Приложение N 1. Положение "О порядке приема граждан и работы с иностранными делегациями и иностранными гражданами в администрации города Томска"

Приложение N 1
к постановлению
от 22 марта 1999 г. N 212

Положение
"О порядке приема граждан и работы с иностранными делегациями
и иностранными гражданами в администрации города Томска"

1. Настоящее Положение разработано на основании закона РФ "О государственной тайне".

2. Положение регламентирует порядок организации приема и работы с иностранными делегациями и иностранными гражданами (далее - делегаций) в администрации города Томска.

3. Прием делегаций в администрации города осуществляется на основе поступивших официальных запросов иностранной стороны или приглашений российской стороны. Регистрация приема делегаций ведется в отдельном журнале, который находится в департаменте общественных и межрегиональных отношений.

4. При осуществлении официальных и деловых визитов иностранных делегаций программа их пребывания, круг обсуждаемых вопросов и состав делегаций согласовываются с мэром города или по его поручению с заместителем Мэра, а также руководителем комитета по территориальной политике и международным отношениям. Прием делегаций, пребывающих в администрацию города с официальными и деловыми визитами, осуществляется структурными подразделениями администрации города, по линии которого проводится прием, координируется департаментом общественных и межрегиональных отношений.

5. Департамент общественных и межрегиональных отношений осуществляет работу по приему в администрации города сотрудников местных органов управления иностранных государств и иностранных представительств в РФ, посольств, консульств, постоянно аккредитованных корреспондентов иностранных средств массовой информации, а также сотрудников постоянных и временных представительств иностранных фирм, предприятий с иностранными инвестициями, банков, фондов, организаций и иностранных граждан, находящихся на территории города и области.

6. Структурное подразделение администрации города, по линии которого готовится программа пребывания, проводит подготовительную работу по приему делегаций, прибывающих в город Томск с официальными и деловыми визитами:

6.1. За 15 суток до посещения составляет программу пребывания (форма N 1), согласовывает с департаментом общественных и межрегиональных отношений и утверждает ее у Мэра города или по его поручению у одного из заместителей Мэра или соответствующего должностного лица, в зависимости от ранга принимаемой делегации. О программе пребывания после ее утверждения информируются уполномоченные органы.

6.2. Согласовывает с департаментом общественных и межрегиональных отношений место, время приема иностранной делегации, список и количество участников переговоров с российской стороны.

6.3. Управляющий делами администрации города по указанию Мэра города рассматривает и утверждает смету расходов на прием делегации в соответствии с нормами расходов на прием и обслуживание делегаций.

7. Объем и характер информации, предназначенной для использования при приеме иностранной делегации, определяется соответствующим руководителем структурного подразделения, по линии которого проводится прием, заблаговременно, в строго соответствии с целями приема и действующим российским законодательством. Ознакомление делегации со сведениями, составляющими государственную тайну, и документами, предназначенными для служебного пользования - не допускается.

8. При подготовке проектов для трансфера и коммерциализации технологий в зарубежные страны следует руководствоваться постановлением Мэра от 11.08.98 г. N 606.

9. Вход в здание и выход делегации из здания администрации города должны осуществляться с сопровождающим лицом принимающей стороны. Запрещается оставлять делегации одних в кабинетах, коридорах, холлах, на территории предприятия, учреждения, организации без сопровождающего лица. Ответственность за нарушение этого положения возлагается на руководителя структурного подразделения, по линии которого проводится прием.

10. Руководители структурных подразделений, по линии которых ведется прием делегации, о каждом приеме, не зависимо от места проведения, составляют отчет в виде протокола или обобщенной справки, копии которых в 3-дневный срок, после окончания приема, направляют в департамент общественных и межрегиональных отношений. В письменных отчетах должны отражаться следующие моменты: когда, где, с кем проводилась встреча; цель ее проведения, кого представляла делегация; кто присутствовал с российской стороны; основное содержание беседы затронутые ключевые вопросы, достигнутые соглашения, решения и т.д.; какая информация, документация получена от делегации и передана им (копии подписанных договоров, соглашений и т.д.) (форма N 2).

11. Департамент общественных и межрегиональных отношений обобщает отчеты и по мере необходимости докладывает мэру города о результатах работы с делегациями.

12. Комитет по информационной политике дает информацию в СМИ о проведенных переговорах.

(форма N 1)

Программа пребывания делегации

_____________________________________________________________________________

(управление, департамент, комитет, отдел администрации города Томска)

Состав делегации: ___________________________________________________________

_____________________________________________________________________________

Цель визита: ________________________________________________________________

Срок пребывания: ____________________________________________________________

Ответственный:_______________________________________________________________

День, время проведения встреч,

переговоров (других мероприятий): ___________________________________________

Подпись:_________________________________

  (руководитель структурного подразделения,

    по линии которого проводится прием)

(форма N 2)

Протокол переговоров (встреч)
с иностранцами

____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, должность лица, ведущего переговоры от имени российской стороны)

____________________________________________________________________________

(фамилия, имя, должность лица, ведущего переговоры от имени иностранной стороны)

____________________________________________________________________________

Проведение встречи разрешил: _________________________________________________

(ф.и.о. руководителя, занимаемая должность)

Встреча состоялась: __________________________________________________________

(место проведения и дата)

Продолжительность встречи: с _____ часов до _____ часов

На встрече присутствовали:

с российской стороны _________________________________________________________

______________________________________________________________________________

с иностранной стороны ________________________________________________________

______________________________________________________________________________

Встреча проводилась на _________________________ языке.

В записи протокола переговоров (встреч) отражаются следующие вопросы:

Существо встречи.

Факты передачи или получения служебной или технической документации (памятные записки, письма, чертежа, технические паспорта, схемы, эскизы и т.п.)

Факты получения или вручения памятных подарков или сувениров.

Протокол переговоров (встречи) визируется проводившим его лицом.

Протокол составил: ___________________________________________________________

(должность, ф.и.о., подпись)

Протокол составлен на _________ листах.