Приложение 55. Примерная должностная инструкция инспектора, ответственного за архив, отдела (отделения) документационного обеспечения таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица

Приложение 55

к п.15.9.1.

Примерная должностная инструкция
инспектора, ответственного за архив, отдела (отделения) документационного обеспечения таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица

1. Общие положения

1.1. Инспектор является ответственным за архив таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица.

1.2. Инспектор назначается и освобождается от занимаемой должности в установленном порядке по представлению начальника отдела (отделения)* документационного обеспечения.

1.3. Инспектор подчинен непосредственно начальнику отдела.

1.4. Инспектор в своей деятельности руководствуется:

положением об отделе документационного обеспечения;

положением об архиве таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

приказами, распоряжениями, инструкциями ГТК России и указанных таможенных органов;

типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

методическими документами соответствующего госархива;

настоящей должностной инструкцией.

1.5. Ответственный за архив должен иметь среднее специальное образование и стаж работы по делопроизводству не менее 3 лет.

2. Права и ответственность

2.1. Инспектор имеет право:

контролировать выполнение установленных правил работы с документами в отделах и других структурных подразделениях таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

запрашивать от отделов и других структурных подразделений сведения, необходимые для работы архива, с учетом обеспечения выполнения всех возложенных на архив задач.

2.2. Инспектор несет ответственность за выполнение возложенных на архив задач.

3. Основные задачи и обязанности

3.1. Основной задачей инспектора является обеспечение отбора, упорядочения, комплектования, использования, сохранности принимаемых в архив документов (в т.ч. законченных делопроизводством документов практического назначения), создание научно-справочного аппарата (НСА) к ним; подготовка и своевременная передача на государственное хранение образующихся в деятельности таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица документов Архивного фонда Российской Федерации, осуществление контроля за формированием и оформлением дел в делопроизводстве отделов и других структурных подразделений указанных таможенных органов.

3.2. Для выполнения указанной задачи инспектор обязан:

принимать (не позднее, чем через 3 года после завершения делопроизводством), учитывать и хранить документы отделов и других структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

разрабатывать и согласовывать с соответствующим госархивом графики представления описей на рассмотрение экспертно-проверочной комиссии (ЭПК) госархива и передачи документов Архивного фонда Российской Федерации на государственное хранение;

составлять и представлять (не позднее, чем через 2 года после завершения делопроизводством) годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу на рассмотрение экспертной комиссии (ЭК) таможенного управления, таможни, а также таможенного поста со статусом юридического лица и ЭПК соответствующего госархива;

осуществлять учет и обеспечивать полную сохранность принятых на хранение дел; контролировать соблюдение в помещениях архива условий, необходимых для обеспечения сохранности документов;

создавать, пополнять, совершенствовать НСА к хранящимся в архиве делам и документам; обеспечивать его преемственность с НСА соответствующего государственного архива;

организовать использование документов (информировать руководство и сотрудников таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица о составе, содержании документов архива; выдавать в установленном порядке дела, документы или копии документов, архивные справки; исполнять запросы организаций, заявления граждан об установлении трудового стажа и другим вопросам социально-правового характера);

вести учет использования документов, хранящихся в архиве;

проводить экспертизу ценности документов, хранящихся в архиве; участвовать в работе ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

оказывать методическую помощь в составлении номенклатур дел указанных таможенных органов; контролировать правильность формирования и оформления дел в делопроизводстве, а также подготовку дел к передаче в архив;

участвовать в проведении мероприятий по повышению квалификации сотрудников службы делопроизводства таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица; принимать участие в разработке положений и инструкций по ведению делопроизводства в указанных таможенных органах;

ежегодно представлять в соответствующий государственный архив сведения о составе и объеме документов по установленной форме;

подготавливать и в установленном порядке передавать на хранение в соответствующий государственный архив документы Архивного фонда Российской Федерации;

выполнять отдельные поручения начальника отдела.

4. Взаимоотношения по службе

4.1. Инспектор:

принимает годовые разделы описей дел, документы и дела, подлежащие сдаче в архив, - от структурных подразделений таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

представляет годовые разделы описей дел постоянного хранения и по личному составу в ЭК указанных таможенных органов и ЭПК госархива;

выдает в установленном порядке дела и документы сотрудникам указанных таможенных органов.

4.2. Инспектор в процессе работы взаимодействует с ответственными за делопроизводство в отделах и других структурных подразделениях, хозяйственной службой таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица и соответствующим государственным архивом.

-------------------

* В дальнейшем тексте - отдел.