Приложение 1. Примерное положение об отделе (отделении, группе) документационного обеспечения таможенных органов

Приложение 1

к п.п.1.3. и 1.4.

Примерное положение
об отделе (отделении, группе) документационного обеспечения таможенных органов

1. Общие положения

1.1. Отдел (отделение, группа) документационного обеспечения (далее - отдел, отделение, группа или отдел, отделение) осуществляет функции документационного обеспечения в таможенном органе.

1.2. Отдел (отделение) является структурным подразделением таможенного органа и подчиняется непосредственно начальнику таможенного органа.

1.3. В своей работе отдел (отделение, группа) руководствуется действующим законодательством; приказами, распоряжениями Государственного таможенного комитета Российской Федерации (ГТК России); положениями о региональном таможенном управлении, таможне, таможенном посте; правилами и методическими указаниями Росархива; другими действующими нормативными, методическими документами в области документационного обеспечения управления, делопроизводства, архивного дела и настоящим положением.

1.4. Отдел (отделение) возглавляет:

в таможенном управлении - начальник, назначаемый приказом начальника таможенного управления по согласованию с Административным управлением ГТК России;

в таможне - начальник, назначаемый приказом начальника таможни по согласованию с отделом документационного обеспечения таможенного управления.

1.5. Отдел (отделение) имеет круглую печать с обозначением наименования таможенного органа.

2. Задачи и функции

2.1. Основными задачами отдела (отделения, группы) являются:

обеспечение организации делопроизводства в таможенном органе в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

разработка, внедрение новых технологических процессов работы с документами и документной информацией на основе использования средств организационной и вычислительной техники, в том числе упорядочение состава документов и информационных показателей, сокращение их количества и оптимизация документопотоков;

осуществление контроля за своевременным прохождением, исполнением и качественным оформлением документов, анализ исполнительской дисциплины;

обеспечение отбора, учета и сохранности документов, образующихся в деятельности таможенного органа, их архивное хранение, а также организация работы архива таможенного органа, экспертной комиссии (ЭК) по экспертизе документов, в том числе подведомственных таможенных органов;

организация методической помощи в работе с документами, в том числе и подведомственным таможенным органам;

обеспечение режима доступа и использования документной информации.

2.2. Отдел (отделение, группа) в соответствии с возложенными на него задачами осуществляет следующие функции:

организует в целом делопроизводство в таможенном органе;

разрабатывает, внедряет новые технологические процессы работы с документами и документной информацией, способствующие повышению культуры работы с ними, сокращению сроков прохождения и исполнения документов; принимает меры по упорядочению состава документов, оптимизации документопотоков и документооборота в целом;

принимает участие в постановке задач, проектировании, эксплуатации и совершенствовании (в части информационного обеспечения) автоматизированных информационных систем, а также новейших информационных технологий (в том числе безбумажных), применяемых в таможенном органе;

обеспечивает своевременное рассмотрение документов, представляемых для доклада руководству таможенного органа;

проверяет качество оформления документов, представляемых на подпись руководству таможенного органа;

оформляет, выпускает, хранит подлинники организационно-распорядительных документов (приказов, распоряжений и др.) таможенного органа, обеспечивает их рассылку и ознакомление с ними;

осуществляет экспедиционную обработку, прием, регистрацию, учет, хранение, доставку и рассылку корреспонденции (входящей, исходящей, внутренней), в том числе переданной по специальным средствам связи, ведет справочную работу по ней;

обеспечивает соответствующий режим доступа к документам и использования информации, содержащейся в них;

организует и осуществляет машинописное (или с применением средств вычислительной техники) изготовление, копирование, оперативное размножение документов;

организует контроль за своевременным исполнением документов и соответствии с резолюциями руководства таможенного органа, анализирует состояние исполнительской дисциплины;

осуществляет методическое руководство и контроль за организацией документационного обеспечения в структурных подразделениях таможенного органа и подведомственных таможенных органах;

разрабатывает и внедряет после согласования с Центральной экспертный комиссией (ЦЭК) ГТК России нормативно-методические документы в области документационного обеспечения;

разрабатывает сводную номенклатуру дел таможенного органа, номенклатуру дел отдела, формирует дела отдела (отделения, группы) и осуществляет контроль за формированием дел в структурных подразделениях;

организует работу по приему руководством управления, таможни посетителей по личным вопросам, а также делопроизводство по обращениям граждан в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и работе архива в таможенных органах;

организует работу с документами для служебного пользования (ДСП) на основе соответствующих инструкций;

организует техническое обслуживание созываемых руководством управления, таможни совещаний и заседаний;

организует экспертизу научной и практической ценности документов при их отборе на государственное хранение, работу архива и ЭК таможенного управления, таможни, таможенного поста со статусом юридического лица;

осуществляет подготовку документов отдела (отделения) к сдаче в архив таможенного органа;

организует и проводит мероприятия по повышению квалификации сотрудников, занятых документационным обеспечением деятельности таможенного органа и подведомственных таможенных органов.

3. Права и ответственность

3.1. Отдел (отделение, группа) имеет право:

осуществлять проверку организации делопроизводства в структурных подразделениях таможенного органа и в подведомственных таможенных органах, о результатах проверок докладывать руководству;

запрашивать у руководителей структурных подразделений и таможенных органов информацию, необходимую для выполнения функций контроля исполнения;

вносить руководству таможенного органа предложения по совершенствованию форм и методов работы с документами в аппарате таможенного органа;

участвовать в постановке задач и проектировании автоматизированных информационных систем, связанных с работой отдела (отделения, группы);

возвращать исполнителям на доработку документы, оформленные с нарушением установленных действующими инструкциями требований;

привлекать специалистов структурных подразделений таможенного органа, подведомственных таможенных органов к подготовке проектов нормативно-методических документов по вопросам документационного обеспечения, делопроизводства и архива;

участвовать в оперативных совещаниях таможенного органа при рассмотрении вопросов, отнесенных к компетенции отдела (отделения, группы).

3.2. Начальник отдела (отделения) несет персональную ответственность перед начальником управления, таможни за осуществление задач и функций, предусмотренных настоящим положением.

3.3. Квалификационные требования, права, обязанности и ответственность сотрудников отдела (отделения, группы) определяются должностными инструкциями, разрабатываемыми на основании настоящего положения.