Распоряжение Мэра г. Томска от 18 июля 1994 г. N 410 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в отделах, комитетах и управлениях мэрии города Томска"(утратило силу)

Распоряжение Мэра г. Томска от 18 июля 1994 г. N 410
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в отделах,
комитетах и управлениях мэрии города Томска"

ГАРАНТ:

Постановлением Мэра г. Томска от 16 сентября 1999 г. N 615 настоящее распоряжение признано утратившим силу

В целях дальнейшего совершенствования системы делопроизводства, более быстрого прохождения документов в отделах и управлениях мэрии и на этой основе улучшения управленческой деятельности.

1. Инструкцию по делопроизводству в отделах, комитетах и управлениях мэрии города Томска - утвердить.

Руководителям структурных подразделений мэрии города Томска изучить настоящую Инструкцию в своих коллективах, в соответствии с требованиями Инструкции обеспечить ведение делопроизводства.

2. Контрольному отделу мэрии (Полев В.А.) в ходе проверок исполнительской дисциплины в отделах и управлениях особое внимание уделять состоянию делопроизводства, работе по приему граждан по личным вопросам, рассмотрению жалоб и заявлений.

Мэр города Томска

Г.В.Коновалов

Утверждено Приложение

Распоряжением Мэра

г.Томска

от 18 июля 1994 г. N 410

Инструкция
по делопроизводству в аппарате
мэрии города Томска

I. Общие положения

1. Настоящая инструкция определяет организацию, правила и порядок работы с документами несекретного характера в аппарате мэрии города Томска. Правила и порядок работы с секретными документами устанавливается специальной инструкцией.

Проекты постановлений, распоряжений Мэра города Томска, другие служебные документы на стадии их подготовки в подразделениях мэрии являются конфидициальными и не подлежат разглашению.

Ответственность за организацию ведения делопроизводства в аппарате мэрии возлагается на управляющего делами. В структурных подразделениях мэрии порядок ведения делопроизводства определяют начальники управлений и председатели комитетов, в администрациях районов - Главы районных администраций. На них же возлагается обязанность по обеспечению сохранности имеющихся документов. При смене руководителей все документы передаются по акту.

Вновь принятые работники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией.

II. Прием, регистрация и направление поступающей
корреспонденции

Корреспонденция, поступающая на имя Мэра принимается и регистрируется в канцелярии. Указы Президента, Постановления Правительства РФ, Постановления и Распоряжения Главы Администрации области принимаются канцелярией и передаются в контрольный отдел для регистрации и доклада Мэру города Томска. Незарегистрированные документы рассмотрению не подлежат.

Корреспонденция, адресованая непосредственно руководителям структурных подразделений, передается им канцелярией в нераспечатанном виде для регистрации и рассмотрения. Письма граждан регистрируются в приемной по жалобам.

Не подлежат регистрации поступающие статистические сборники, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, рекламные извещения, поздравительные письма и телеграммы, пригласительные билеты и другая корреспонденция по определению управляющего делами.

При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность и целостность документов, приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый номер и дата поступления.

При недостаче или повреждении документа составляется акт в 3- х экземплярах, один из которых остается в канцелярии мэрии, второй - приобщается к поступившему документу, третий - направляется отправителю. Конверты от поступивших документов не уничтожаются лишь в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя, дату отправки и получения документа. Неправильно адресованные или ошибочно вложенные документы пересылаются по принадлежности или возвращаются отправителю. Пакеты с пометкой "Лично" учитываются попакетно и передаются адресатам в закрытом виде.

III. Контроль за исполнением документов и поручения

Контроль за исполнением документов и поручений Мэра осуществляют заместители Мэра, руководители структурных подразделений. В целом контроль за прохождением документов в мэрии возлагается на контрольный отдел, который имеет право запросить информацию об исполнении документов у любого исполнителя.

Конечная дата исполнения указывается в тексте документа.

Срок исполнения поручения, если он не определен в поручении, устанавливается в один месяц. Поручение с пометкой "срочно" исполняются в трехдневный срок.

При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за 2 дня до истечения срока представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока. В случае удовлетворения просьбы о продлении об этом сообщается в контрольный отдел.

Документы и поручения считаются исполненными, если о выполнении доложено должностному лицу, давшему поручение, который накладывает резолюцию о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

Контрольный отдел ежеквартально готовит Мэру города Томска информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

IV. Подготовка, оформление и рассылка
документов Мэра города Томска

В пределах своих полномочий Мэр города издает постановления и распоряжения. Проекты этих документов по поручению Мэра или по собственной инициативе готовят руководители структурных подразделений мэрии. Порядок составления и оформления документов определяются единой государственной системой делопроизводства.

Решения Мэра нормативного характера, рассчитанные на постоянное или многократное действие, оформляются в форме постановления. В форме распоряжения оформляются решения Мэра по оперативным, организационным и кадровым вопросам.

Ответственность за качество постановлений и распоряжений Мэра несут руководители структурных подразделений мэрии подготовившие и завизировавшие эти документы.

Проекты подготовленных документов должны в обязательном порядке содержать указание о том, что необходимо сделать, кому и к какому сроку, а также на кого возлагается контроль за исполнением документа. Постановления и распоряжения издающиеся на основании документов вышестоящих органов, должны содержать ссылки на них с указанием наименования документа, его номера и даты. В конце документа должны быть указаны ранее принятые постановления и распоряжения, которые при этом отменяются или утрачивают силу.

Подготовленные проекты документов должны быть завизированы всеми должностными лицами, которые упоминаются в документах в качестве исполнителей, а также заместителем Мэра, курирующим соответствующие вопросы, управляющим делами, юридическим отделом, начальником финуправления, работником протокольной части.

Визирование производится на первом экземпляре документа. Замечания и дополнения к проекту излагаются в письменном виде на отдельном листе.

Подготовленные и завизированные документы передаются протокольной частью управляющему делами для доклада Мэру города Томска. Документы подписывает Мэр города Томска, либо заместитель, исполняющий обязанности Мэра. Документы, подготовленные с нарушением установленного порядка, и не прошедшие необходимого согласования, управляющий делами возвращает на доработку.

Подписанные Мэром постановления и распоряжения передаются в протокольную часть для их оформления и рассылки.

Выпускаемым документам присваивается порядковый номер по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений. К порядковому номеру распоряжения Мэра добавляется буква "Р".

Рассылаемые постановления и распоряжения Мэра, ' указания протокольной части, направляются через канцелярию адресатам согласно указателю рассылки, составленному и завизированному исполнителем документа.

Подлинники подписанных документов хранятся в протокольной части мэрии_____ года, затем по акту сдаются на хранение в архив.

V. Рассмотрение писем и организация приема граждан

Руководители структурных подразделений мэрии, главы районных администраций несут персональную ответственность за оперативное рассмотрение писем и организацию приема граждан и принятия по ним соответствующих решений. В мэрии города Томска эта работа возлагается на приемную по жалобам. В служебных помещениях на видном месте должна быть помещена информация о времени и месте приема граждан по личным вопросам. Поступившие письма и заявления должнны быть рассмотрены в срок до одного месяца со дня их регистрации в приемной по жалобам, а письма, не требующие дополнительного изучения и проверки - в срок до 15 дней.

В необходимых случаях срок рассмотрения письма может быть продлен должностным лицом, давшим поручение по мотивированному представлению исполнителя на срок до 1 месяца. О продлении срока должно быть сообщено заявителю.

Поступившие и зарегистрированные в премной по жалобам письма в зависимости от их содержания направляются на доклад Мэру или его заместителям. Если поручение по письму дано нескольким исполнителям, то работу по его рассмотрению организует исполнитель, указанный в нем первым.

Запрещается направлять письма на рассмотрение тем исполнителям , действия которых обжалуются. Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя приемную по жалобам.

Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты все возможные меры, заявителям дан ответ в письменной или устной форме.

Проекты ответов (ответы) о рассмотрении писем граждан передаются в приемную по жалобам мэрии для доклада руководителям мэрии.

Прием посетителей руководителями мэрии ведется согласно расписания с предварительной записью в приемной по жалобам. Запись осуществляется в течение недели в рабочее время, кроме выходных и праздничных дней. Учет посетителей и высказанных ими просьб, предложений, жалоб ведется по карточкам установленной формы. письменные заявления, переданные на приеме, учитываются и рассматриваются в установленном порядке.

Приемная по жалобам ежеквартально делает анализ и обобщение поступивших писем и жалоб и представляет Мэру города Томска информацию о состоянии этой работы.

YI. Порядок прохождения исходящих документов

Подписанные документы регистрируются в канцелярии мэрии и отправляются, как правило, в день их подписания. Перечень документов, отправляемых спецсвязью, определяет начальник общего отдела.

Принимая документы к отправке, работник канцелярии должен проверить правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям.

Документы, отправляемые одновременно одному и тому же адресату должны быть вложены в один конверт.

Адресатам в пределах города Томска документы могут вручаться под расписку в разносной книге.

YII. Формирование дел, передача их в архив

Перечень дел, которые формируются и ведутся в мэрии, определяется номенклатурой дел. Номенклатура дел разрабатывается начальником общего отдела в последнем квартале текущего года на следующий год, согласовывается с руководителями отделов, областным архивом и утверждается Мэром города Томска. Аналогичным образом разрабатываются номенклатуры дел в комитетах и управлениях и утверждаются их руководителями.

В номенклатуру дел включаются все дела, формируемые и ведущиеся в отделах мэрии.

После утверждения номенклатуры дел отделы мэрии получают выписки соответствующих разделов для использования в работе.

В течение года по согласованию с начальником общего отдела и областным архивом в утвержденную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

При изменении структуры мэрии в сводную номенклатуру дел вносятся соответствующие изменения.

Документы с постоянными и временными сроками хранения формируются раздельно. Сроки хранения определяются начальником общего отдела по согласованию с работниками архива. Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

В дело подшиваются все документы по данному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При их отсутствии исполнитель на документе делает запись о местонахождении приложений. Каждое дело должно содержать не более 250 листов. Если документов больше, то заводится второй том дела.

Документы в деле располагают снизу вверх в хронологическом порядке.

Включение в дело документов по решениям, принятым в разные годы, а также черновиков, вариантов, размноженных копий не допускается.

В делах переписки постоянного срока хранения составляется внутренняя опись. В конце каждой внутренней описи делается итоговая запись о количестве листов в деле.

Помещать секретные документы в несекретные дела запрещается. Секретные документы формируются в деле с грифом "Секретно".

Законченные дела в течение определенного номенклатурой дел срока хранения хранятся в подразделении мэрии. После чего дела постоянного срока хранения сдаются в государственный архив, а дела, срок хранения которых истек, уничтожаются в общем отделе по акту. Акт уничтожения документов утверждает управляющий делами мэрии

Документы по личному составу (приказы, личные дела, личные карточки, лицевые счета) на государственное хранение не передаются и хранятся в общем отделе мэрии или структурных подразделениях в течение 75 лет.

Изъятие и выдача документов из сформированных дел постоянного хранения не разрешается. В исключительных случаях (например по требованию судебно-следственных органов) такое изъятие производится с разрешения руководителя учреждения с обязательным оставлением в деле заверенной копии изъятого документа и акта о причинах изъятия подлиника.

В течение текущего года на временно выданное дело в канцелярии заполняется карточка-заместитель, в которой указывается номер дела дата выдачи, дата возврата и роспись о выдаче и возврате дела.

Мэрия города Томска                     Утверждено:

 номенклатура дел                       Постановлением

    на 1994 год                         Мэра города Томска

       О2-07                            от__________ N_____

----------------------------------------------------------------

Индекс    Заголовок дела,     Кол-во    Срок      Примечание

дела      тома, части         томов,    хранения

                              дел

----------------------------------------------------------------

1         2                   3         4         5

----------------------------------------------------------------

               Отдел контроля - 01

----------------------------------------------------------------

1         2                   3         4         5

----------------------------------------------------------------

               Общий отдел - О2

----------------------------------------------------------------

1         2                   3         4         5

----------------------------------------------------------------

               Отдел формирования плана капитального

               строительства и застройки - 03

----------------------------------------------------------------

1         2                   3         4         5

----------------------------------------------------------------

               Бухгалтерия - 04

----------------------------------------------------------------

1         2                   3         4         5

----------------------------------------------------------------

               Профсоюзный комитет - 05

     Итоговая запись  о количестве  и категориях дел,

заведенных в 199___ году.

----------------------------------------------------------------

По срокам хранения       Всего          В том числе

                                        ------------------------

                                        переходящих  с отметкой

                                                     ЭПК

----------------------------------------------------------------

1                        2              3              4

----------------------------------------------------------------

Постоянного

----------------------------------------------------------------

Временного (свыше 10 лет)

----------------------------------------------------------------

Временного (до 10 лет включительно)

----------------------------------------------------------------

Итого:

----------------------------------------------------------------

----------------------------------------------------------------

Дата и    Корреспондент  Краткое                  Отметка об

индекс                   содержание               исполнении

докум.                                            документа

----------------------------------------------------------------

1         2              3                        4

----------------------------------------------------------------

Входящий N     Дата      От кого поступил    По вопросу

Резолюция           Отметка об испол    Номер дела,где

документа      регистра- дата и N документа  (краткое

руководства(кому    нении и отправке    находится до-

               ции вход.                     содержание)

и когда передан     ответа              кумент или копия

               докум.

документ для                            документа

исполнения)

-------------------------------------------------------------------------------------------------------

1              2         3                   4            5                   6                   7

-------------------------------------------------------------------------------------------------------