Постановление Мэра г. Томска от 16 сентября 1999 г. N 615 "Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Томска" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

Постановление Мэра г. Томска от 16 сентября 1999 г. N 615
"Об утверждении инструкции по делопроизводству в администрации города Томска"

С изменениями и дополнениями от:

31 января, 22 сентября, 4 ноября, 17 ноября 2000 г., 25 марта, 21 ноября, 20 декабря 2002 г.

ГАРАНТ:

Постановлением Мэра г. Томска от 27 мая 2004 г. N 251 настоящее постановление утратило силу

В целях приведения делопроизводства в администрации г. Томска в соответствие с "Государственной системой документационного обеспечения у правления" (ГСДОУ) и ГОСТ Р6.30-97, а также установления в аппарате администрации и ее структурных подразделениях единых правил и порядка работы с документами,

Постановляю:

1. Утвердить инструкцию по делопроизводству в администрации г. Томска.

2. Главам объединенных администраций Южного и Северного округов (Ваксу В.И., Диденко Н.В.), руководителям структурных подразделений администрации г. Томска, самостоятельных департаментов и управлений (Адамян А.Т., Авсейков А.С., Галай В.С., Смольникова Л.В., Солодков С.С., Соляник Г.В., Славиогло Н.П., Ратнер А.М., Учитель А.Н., Хуторянский И.И.) в срок до 01.11.99 г. привести организацию делопроизводства в соответствие с утвержденной Инструкцией.

3. Распоряжение Мэра г. Томска от 18.07.94 г. N 410, от 15.07.96 г. N р468 и постановление Мэра г. Томска от 27.01.94 г. N 34, от 28.08.96 г. N 343 считать утратившими силу.

4. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на заместителя Мэра - управляющего делами администрации г. Томска Мельникова А.А.

Мэр города Томска

А.С. Макаров

Инструкция
по делопроизводству в администрации г. Томска
(утв. постановлением Мэра города Томска от 16 сентября 1999 г. N 615)

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству (далее - Инструкция) устанавливает в аппарате администрации и его структурных подразделениях единые правила и порядок работы с организационно - распорядительными документами несекретного характера, порядок приема, рассмотрения заявлений и жалоб.

1.2. Положения настоящей Инструкции распространяются также на организацию работы с документами, создаваемыми при помощи средств электронновычислительной техники. Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки документной информации должны отвечать требованиям Инструкции.

1.3. Порядок организации работы с секретными документами, с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальной инструкцией.

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в аппарате администрации возлагается на заместителя Мэра - управляющего делами. Во всех других подразделениях - на руководителей структурных подразделений, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.

1.5. Контроль за соблюдением в аппарате администрации и его структурных подразделениях системы организации делопроизводства, методическое руководство по работе с документами, обучение сотрудников возлагается на контрольный комитет, общий отдел, архивный отдел (по своим направлениям деятельности).

1.6. Сотрудники аппарата администрации несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящей инструкции и сохранность находящихся у них служебных документов.

1.7. Составление, оформление и учет документов по финансово-хозяйственной деятельности администрации города Томска производится в порядке, установленном для них инструкциями и положениями вышестоящих органов.

1.8. Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, взаимодействие со средствами массовой информации, а также передача им какой - либо служебной информации допускается только с разрешения непосредственных руководителей.

1.9. При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, увольнении или перемещении по службе, находящиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя структурного подразделения передаются другому сотруднику по акту передачи (приложение 1)

1.10. При утрате документа сотрудник обязан немедленно доложить об этом руководителю структурного подразделения и представить письменное объяснение заместителю Мэра - управляющему делами администрации.

1.11. Во всех случаях ведения делопроизводства, не предусмотренных настоящей Инструкцией, следует руководствоваться положениями "Государственной системы документационного обеспечения управления" и рекомендациями архивных органов.

1.12. Вновь принятые в аппарат администрации сотрудники должны быть ознакомлены с настоящей Инструкцией под роспись руководителем подразделения.

2. Документация администрации

2.1. В соответствии с действующим законодательством администрацией города издаются следующие документы:

нормативно-правовые - постановления Мэра города, и глав объединенных администраций округов;

распорядительные - распоряжения Мэра, и глав объединенных администраций округов, приказы руководителей департаментов, управлений являющихся юридическими лицами;

организационные - положения, должностные инструкции, правила внутреннего распорядка, штатное расписание, которые также утверждаются постановлениями администрации;

другие информационно-справочные документы - акты, докладные и объяснительные записки и т.д.

2.2. В целях совершенствования делопроизводства и эффективного использования средств электронной вычислительной техники в администрации устанавливаются единые правила оформления документов и их реквизитов, проводится унификация состава, форм документов, а также порядка работы с документами.

3. Требования к оформлению документов

3.1. Общие требования.

3.1.1. Документы должны оформляться на стандартных бланках, иметь обязательные реквизиты и определенный порядок их расположения: наименование организации, ее адрес; наименование вида документа; дата; регистрационный номер; заголовок к тексту; текст; подпись; визы согласования документа; телефон и фамилия исполнителя; отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

3.1.2. Состав реквизитов документов должен соответствовать государственному стандарту Российской Федерации. При изготовлении бланков на организационно - техническую документацию необходимо руководствоваться требованием ГОСТ Р 6. 30 - 97. Бланки должны печататься только черной краской. Бланки могут изготавливаться на основе как углового, так и продольного расположения реквизитов.

3.1.3. Структурные подразделения администрации должны иметь свои бланки документов. Изготовление бланков производится типографским способом или на другими множительными средствами.

В бланках структурных подразделений (департамент, управление), указывается наименование подразделения, над ним более мелкими буквами наименование "Администрация города Томска" (приложение 3*), остальные структурные подразделения используют стандартный бланк администрации (приложение 4*).

Бланки структурных подразделений чаще всего используются для составления внутренних документов. Например, в переписке между структурными подразделениями.

3.2.Оформление отдельных реквизитов документов.

3.2.1.Герб города Томска.

Изображение герба города Томска помещается на бланках в левом верхнем углу и должно соответствовать установленному образцу.

3.2.2.Наименование администрации.

Наименование администрации указывается в соответствии с Уставом города, а наименование ее структурных подразделений согласно положениям о них, утвержденным мэром города Томска.

Строчные и прописные буквы в названиях органов власти и их структурных подразделений употребляются согласно приложению 2.

3.2.3. Справочные данные об администрации.

В состав реквизита входят почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с требованиями, изложенными в почтовых правилах Министерства связи РФ.

3.2.4. Наименование вида документа.

Регламентируется Уставом города Томска, настоящей инструкцией и должно соответствовать видам документов, предусмотренные ГСДОУ ("Государственная система документационного обеспечения управления").

3.2.5. Дата документа.

3.2.5.1.Обязательный реквизит любого документа. Основной датой считается дата подписания, утверждения или дата события зафиксированного в нем.

3.2.5.2. Для организационно - распорядительных документов и внутренних справок, служебных записок и т.д. датой в бланке является дата подписания.

Для отправляемых документов дата в бланке одновременно является датой подписания и отправки. Датой протокола или акта является дата события, утверждаемого этими документами. Для утвержденных документов (планов, инструкций) датой документа является дата их утверждения, проставляемая в грифе утверждения документа. Для ряда нормативно - правовых документов существует также дата вступления документа в силу.

Датируются также все стадии оформления и обработки документа. По этим датам устанавливается, где произошла задержка в работе с документом. Поэтому дата входит составной частью в такие реквизиты: гриф согласования, резолюция, отметки о поступлении документа и исполнении документа.

3.2.5.3. Датой документа, подготовленного несколькими организациями, является дата подписания последней организацией.

3.2.5.4. Даты согласования, подписания, утверждения, а также даты, содержащиеся в тексте, оформляются цифровым способом тремя парами арабских чисел в последовательности - число, месяц, год. Например: 22.01.99. Если число одно, то перед ним обязательно ставится 0. Например: 08.01.99. Это положение действует до 2000 года.

В документах, содержащих сведения финансового и нормативного характера, применяется словесно - цифровой способ оформления дат.

Например: 23 января 1999 года, или 5 февраля 1999 года.

При подготовке документа к подписанию заранее печатают месяц и год, а число должно проставляться руководителем подписывающим документ.

3.2.6. Регистрационный номер документа.

3.2.6.1. Регистрация поступающих в администрацию документов проводится по группам: в канцелярии, в приемной по жалобам, в контрольном комитете, в структурных подразделениях (в департаментах и управлениях).

3.2.6.2. На документах, составленных совместно с другими структурами, регистрационный номер состоит из регистрационных номеров каждой организации, поставленных через косую черту в порядке указания авторов документа.

3.2.7. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (на N________ от _____________). Этот реквизит может размещаться на бланке и заполняться при составлении письма - ответа.

3.2.8. Гриф ограничения доступа к документу.

В верхнем правом углу документа на первой странице может быть поставлен гриф ограничения доступа к информации (для служебного пользования, конфиденциально, лично и т.д.) Гриф располагается у правой верхней границы текстового поля на первом листе документа, без кавычек.

3.2.9. Адресат.

3.2.9.1. Адресование, т.е. указание получателя, производится на документах, отправляемых в другие организации, структурные подразделения или частным лицам, а также документах, представляемым руководству (заявления, докладные и объяснительные записки).

Реквизит адресата может состоять из составных частей: наименование учреждения, организации (в именительном падеже); наименование структурного подразделения (в именительном падеже); указание должности получателя (в дательном падеже); фамилия и инициалы (в дательном падеже, инициалы указываются после фамилии, например, Иванову Н.П.); почтовый адрес.

Каждая из указанных составных частей адресата печатается с новой строки. Расстояние между ними 1,5 межстрочных интервала. Длина максимальной строки не должна превышать 9-10 см и ограничивается правой границей текстового поля. Знаки препинания - точки и запятые - не ставятся.

Состав реквизита адресата меняется в зависимости от адресата и вида составляемого документа.

3.2.9.2. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Слово "копия" перед обозначением второго, третьего или четвертого адресата не указывается. Каждый экземпляр документа должен быть отпечатан на бланке, подписан, а адрес, по которому направляется конкретный экземпляр документа, должен быть подчеркнут.

3.2.9.3. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется список на рассылку (приложение 5).

3.2.9.4. Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы власти, органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, в органы местного самоуправления Томской области. В этих случаях почтовый адрес проставляется на конвертах в канцелярии.

3.2.9.5.При направлении документа разовым корреспондентам указывается полный почтовый адрес.

Адрес указывается ниже наименования адресата. Например:

                                  Генеральному директору

                                   Акционерного общества

                                    "Луч" Иванову И.Т.

                                      650090 , г.Барнаул

                                   ул. Мира , 11

3.2.9.6. При адресовании документа частному лицу вначале указывается полный почтовый адрес, затем фамилия и инициалы получателя. Например:

                   634056, Томская область

                      Бакчарский район

                       пос. Филиповка

                 ул. Строителей, д. 10 кв. 6

                        Сидорову Г.К.

3.2.10. Гриф утверждения документа.

Документ утверждается двумя способами, имеющими одинаковую юридическую силу: специально издаваемым документом (чаще всего распорядительным - постановлением, решением, приказом, иногда протоколом) или должностным лицом. На утверждаемом документе проставляется гриф утверждения, имеющий соответственно два варианта оформления.

                          Утверждаю

                        Мэр г.Томска

                 Подпись, инициалы, фамилия

                          06.02.99

Если документ утверждается организационно - распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом), то гриф утверждения включает в себя слово Утверждено или Утвержден со ссылкой на нормативный акт, его дату и номер, например:

                         Утверждено

                     Постановлением Мэра

                          г.Томска

                       25.03.99  N 42

                          или

                        Утвержден

                     Постановлением Мэра

                          г.Томска

                        28.04.99. N 56

Слова Утверждено и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, состав - Утвержден, мероприятия - Утверждены, программа - Утверждена и т.д.

Слова Утверждаю и Утверждено пишутся прописными буквами без кавычек. Далее, в зависимости от вида утверждения, указывается должность, подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия и дата).

Если документ утверждается другим документом, то указывается наименование утверждающего документа в именительном падеже, его дата и номер. Располагается гриф утверждения в верхней правой части документа.

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

ГАРАНТ:

Постановлением Мэра города Томска от 21 ноября 2002 г. N 445 в пункт 3.2.11 настоящей Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.11. Резолюция.

Резолюция - это надпись на документе, сделанная должностным лицом и содержащая принятое решение. Резолюция закрепляет распоряжение руководителя относительно вопроса, отраженного в документе. Резолюция состоит из следующих элементов: текста, подписи, даты. По своему характеру резолюция может быть двух видов. Резолюция, содержащая решение вопроса или указание на порядок подготовки вопроса. Во втором случае текст резолюции должен содержать три части: кому поручается - фамилия и инициалы исполнителя, что поручается, характер и порядок решения вопроса, срок его исполнения.

     Например: Петрову В.В.

     Прошу подготовить проект постановления

     к 10.04.99.

     Личная подпись 02.03.99.

Если в резолюции указано несколько исполнителей, то лицо, указанное первым, является ответственным за исполнение документа и организует работу других исполнителей, привлекаемых по указанию руководителя к решению вопроса, определяет сроки предоставления соисполнителями ответов и предложений, готовит итоговый проект документа (завизированный остальными соисполнителями) и представляет его на подпись лицу, давшему поручение. Инициалы исполнителя указываются после фамилии (как при адресовании). Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

Резолюция переносится в регистрационную форму и может являться основанием взятия документа на контроль. В этом случае срок исполнения документа определяется резолюцией.

3.2.12. Заголовок к тексту.

К тексту документа формируют заголовок, который грамматически согласуется с наименованием вида документа. В нем кратко, четко и ясно отражается основное содержание документа.

Заголовок отвечает на вопрос (о чем?) или (о ком?). Но в таких документах, как протоколы, инструкции, акты, как правило, заголовок отвечает на вопрос кого (чего). Например: должностная инструкция специалиста, протокол заседания профкома. Заголовок составляется тем, кто готовит документ. Он размещается в левом верхнем углу документа над текстом.

Без заголовка разрешается составлять распоряжения, а также короткие документы, выполненные на формате А5: извещения, телеграммы.

3.2.13. Отметка о контроле.

Если документ требует исполнения и берется на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слово "Контроль" на левом поле документа на уровне заголовка. Эта отметка может наноситься резиновым штемпелем или писаться от руки ярким красным, синим, зеленым цветом.

3.2.14. Текст документа.

Текст документа должен быть кратким, четким не допускающим различных толкований и состоящий, как правило, из двух основных частей: преамбула, основание или причина составления документа; вывод, предложение просьба, рекомендация. Содержание должно быть увязано с ранее изданными по данному вопросу документами.

Текст может содержать одну заключительную часть - например: письма, заявления, просьбы без пояснения; справки, докладные записки, оценки фактов, выводы.

Если текст содержит несколько решений, выводов и

т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

В организационно - распорядительных документах изложение идет от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю).

В документах коллегиально - совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (решила, решил)

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

В документах устанавливающих права и обязанности соответствующих подразделений (положение, инструкция), а также содержащих оценку фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав комитета входят, комиссия установила).

В письмах используются следующие формы изложения: от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу рассмотреть);

от третьего лица единственного числа (департамент не возражает).

В тексте документа, подготовленного на основании ранее изданного документа, указывают: дату, номер, полное наименование документа, наименование организации - автора документа.

3.2.15. Отметка о наличии приложения.

3.2.15.1. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров. Например:

Приложение: на 10 л. в 1 экз.

Наличие приложения указывается ниже текста документа перед подписью.

3.2.15.2. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложение: 1. Проект постановления Мэра г.Томска на 1л. в 1 экз.

2. Проект концепции реформы ЖКХ г.Томска на 100 л. в 1 экз.

3.2.15.3. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:

Приложение: письмо главы администрации (губернатора) Томской области от 11.05.98. N 243 и приложение к нему, всего на 5 л.

3.2.15.4. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложения указывается конкретно в какой адрес оно направлено. Например:

Приложение: на 3 л. в первый адрес.

3.2.15.5. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

3.2.15.6. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые реквизиты.

3.2.15.7. Если в тексте организационно - распорядительного документа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу первого листа пишется слово "Приложение", с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение 4

к постановлению Мэра г. Томска

от 10 января 1999 г. N 38

Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку их упоминания в тексте. Знак "N" перед цифровым обозначением не проставляется.

В приложениях к акту помещаются положения, регламенты, перечни, списки, графики, таблицы, образцы документов и др.

3.2.16. Подпись документа.

3.2.16.1. Право подписи документов определяется регламентом работы администрации, положениями о структурных подразделениях и должностными инструкциями.

3.2.16.2. Документы коллегиальных органов подписываются председательствующим на заседании коллегиального органа и секретарем.

3.2.16.3. Подписание руководителями структурных подразделений администрации нормативных актов не допускается.

3.2.16.4. В состав подписи входят: наименование должности подписавшего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, сокращенное - на документе, оформленном на бланке).

Подпись отделяется от текста 3 интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Инициал имени и фамилия печатается у правой границы текстового поля.

Например:

Мэр города Томска

личная подпись А.С. Макаров

3.2.16.5. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну над другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности по субординации.

Например:

Глава администрации (губернатор)

личная подпись В. М. Кресс

Мэр города Томска

личная подпись А.С. Макаров

3.2.16.6. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются.

Например:

Мэр города Томска

Мэр города Владивостока

личная подпись А.С. Макаров

личная подпись В.К. Черепков

3.2.16.7. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии:

личная подпись В.А. Петров

Члены комиссии:

личная подпись И.П. Дуб личная подпись Р.Х. Гришин

3.2.16.8. Проекты документов, подготавливаемых в соответствии или во исполнение поручений и указаний вышестоящих органов и не требующих дополнительной проверки и подготовки, должны быть составлены и подписаны в 3-5 - дневный срок с соблюдением всех требований и содержать ссылку на них.

3.2.17. Гриф согласования документа.

3.2.17.1. Гриф согласования включает в себя слово СОГЛАСОВАНО, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату согласования.

     Например:

     Согласовано

     Мэр г. Томска

     личная подпись  А.С. Макаров

     14.01.99.

3.2.17.2. Если согласование осуществляется документом (письмо, протокол, решение и т.д.), гриф согласования оформляется по следующей форме:

     Согласовано

     Письмо администрации г.Томска

     от 25.01.99. N6

3.2.17.3.Грифы согласований могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

3.2.18. Печать.

3.2.18.1. Печать заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права должностного лица, фиксирующих факт расходования финансовых средств и материальных ценностей, а также предусмотренных нормативными правовыми актами.

3.2.18.2. Печать отдела кадров ставится на справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника, командировочных удостоверениях, копиях распоряжений Мэра по личному составу и о награждениях.

Печать архивного отдела ставится на выдаваемые им архивные справки и копии документов.

3.2.18.3. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

3.2.18.4. Печать протокольной части ставится на копиях постановлений и распоряжений, рассылаемых администрацией.

3.2.18.5. Ответственность за хранение и использование печатей несут руководители, в ведении которых они находятся.

3.2.18.6. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах.

3.2.19. Отметка о заверении копии.

3.2.19.1. Заверение копии документа производится в целях удостоверения ее соответствия подлиннику.

3.2.19.2. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляется заверительная надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Например:

Подпись

Верно

Начальник    отдела   кадров           личная    подпись

П.А. Иванов

3.2.19.3. На копиях исходящих документов, остающихся в деле, допускается не указывать дату заверения и попись сотрудника, заверившего копию.

3.2.19.4. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительная подпись удостоверяются печатью.

3.2.20. Отметка об исполнителе.

3.2.20.1. Отметка об исполнителе включает в себя фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

                                                  Петров

или                  Петров Иван Иванович

                                                23-14-96

23-14-96

3.2.20.2. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает краткие сведения об исполнении, или ссылку на дату и номер документа свидетельствующего об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором храниться документ.

Данная отметка должна быть подписана и датирована исполнителем или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

3.2.21. Визирование документа.

3.2.21.1. При необходимости оценки целесообразности документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и нормативным правовым актам перед подписанием документа производится его визирование.

3.2.21.2. Виза включает в себя личную подпись, ее расшифровку, дату поступления документа, дату визирования, должность визирующего.

3.2.21.3. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

ГАРАНТ:

Постановлением Мэра города Томска от 20 декабря 2002 г. N 491 пункт 3.2.21.4 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2.21.4. Визы проставляются на экземплярах документов, остающихся в администрации, ниже реквизита "подпись", либо на листе согласования, расположенном на обратной стороне документа (приложение N 6)

3.2.21.5. Документы визируются исполнителем, руководителем структурного подразделения и другими лицами, ответственными за подготовку документа.

3.2.21.6. Если в ходе визирования проекта документа вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию должностными лицами.

4. Оформление постановлений и распоряжений

4.1. Мэр города издает правовые акты нормативного характера, (далее акты), рассчитанные на постоянное или долгосрочное действие в форме постановлений. Акты Мэра по оперативным, организационным вопросам, регулирующие трудовые отношения, издаются в форме распоряжений.

4.2. Нормативные правовые акты изготавливаются на бланках (приложения 7, 8, 9*) и должны иметь все основные реквизиты.

Подготовка документов осуществляется в следующем порядке: составление проекта документа, печатание, согласование и визирование, подписание, регистрация и рассылка адресатам.

По указанию заместителя Мэра - управляющего делами может назначаться экспертиза проекта документа.

4.3. Проекты постановлений и распоряжений по поручению Мэра или по собственной инициативе готовят руководители структурных подразделений администрации или подчиненные им исполнители. Подобным образом в окружных администрациях готовятся проекты постановлений и распоряжений, а в департаментах управлениях, муниципальных предприятиях и учреждениях - приказы.

4.4. Текст проектов актов должен быть предельно кратким, суть документа должна быть изложена четко, и исключать возможность двоякого толкования. Текст, как правило, содержит констатирующую (преамбулу) и постановляющую части. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки проекта акта, а также содержаться ссылки на законы или иные акты, в соответствии с которыми он принимается. Постановляющая часть может состоять из пунктов. Каждый пункт должен содержать предписываемое действие, выраженное глаголом неопределенной формы (утвердить, поручить, обязать, указать и т.д.) и указание на исполнителя. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты.

Пункты постановления (распоряжения) группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к более второстепенным) или в последовательности развития темы документа.

4.5. Подготовленный проект постановления в обязательном порядке должен содержать фамилию, инициалы, рабочий телефон исполнителя и его подпись, проставленные под текстом ниже подписи Мэра, или другого должностного лица (первого заместителя Мэра, главы администрации округа), на расстоянии 35 мм от левого обреза листа.

ГАРАНТ:

Постановлением Мэра города Томска от 31 января 2000 г. N 47 второй абзац абзац 2 пункта 4.5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Согласование постановлений, распоряжений производится в порядке, изложенном в п. 3.2.21, обязательно включает визу сотрудника юридического отдела администрации, заместителя (заместителей) Мэра, курирующего (курирующих) соответствующую отрасль городского хозяйства по проблеме и в интересах которых принимается данный нормативно-правовой акт, заместителя Мэра по экономике в части вопросов касающихся экономики, первого заместителя Мэра, начальника финансового управления администрации, если в документе затрагиваются вопросы исполнения бюджета и, далее, визы должностных лиц, указанных в тексте. Последней проставляется виза заместителя Мэра-управляющего делами.

4.6.Проект распоряжения оформляется в том же порядке.

4.7.В тексте проектов постановлений (распоряжений) необходимо указывать конкретных исполнителей, срок исполнения и порядок контроля за исполнением.

4.8.Ответственность за содержание проектов постановлений и распоряжений Мэра и соответствие их требованиям данной Инструкции несут руководители структурных подразделений администрации, в которых подготовлен документ, а равно заместители Мэра, в чьей компетенции находится решение данного вопроса.

4.9.Проекты постановлений и распоряжений после визирования их исполнителем, руководителем соответствующего подразделения и юристом передаются по реестру заведующему протокольной частью для проверки соответствия данных документов требованиям настоящей Инструкции, постановки их на учет и дальнейшего согласования.

ГАРАНТ:

Постановлением Мэра города Томска от 22 сентября 2000 г. N 569 второй абзац пункта 4.9 изложен в новой редакции

См. текст абзаца в предыдущей редакции

Срок рассмотрения проектов постановлений и распоряжений мэра, представленных на согласование, не должен превышать 3-х дней, за исключением документов, требующих дополнительного рассмотрения, но не более 10-ти дней. В случае непредставления исполнителю согласующей организацией, структурным подразделением администрации проекта документа в указанный срок, проект считается согласованным. Согласование действительно в течение трех месяцев. Ответственность за своевременную рассылку проекта распорядительного документа на согласование и контроль за прохождением процедуры согласования возлагается на исполнителя, подготовившего проект.

4.10. После проверки правильности оформления проектов, протокольная часть передает их заместителю Мэра - управляющему делами администрации г.Томска, для представления на подпись мэру.

ГАРАНТ:

Постановлением Мэра города Томска от 31 января 2000 г. второй абзац п. 4.11. настоящей инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.11. Проекты постановлений и распоряжений на подпись Мэра не представляются и возвращаются на доработку в случаях:

- низкого качества проекта;

- отсутствия необходимых и обязательных согласований должностных лиц;

- наличия отрицательных заключений (экспертиз);

- неустраненных принципиальных разногласий по содержанию проектов;

- нарушения порядка визирования, предусмотренного п.п. 3.2.21, 4.5.

В случаях неустранения структурными подразделениями разногласий по проекту документа в течение 3-х дней, решение по его окончательному варианту принимает заместитель Мэра-управляющий делами, либо первый заместитель Мэра.

4.12. В отдельных случаях заместителем Мэра - управляющим делами по поручению Мэра могут готовиться проекты нормативно-правовых и распорядительных документов не прошедших процедуру согласования, определенную данной инструкцией, которые после подписания подлежат неукоснительному исполнению должностными лицами администрации.

4.13. Подписанные мэром постановления и распоряжения возвращаются в протокольную часть для регистрации и размножения в бумажном варианте, после чего через канцелярию направляются исполнителям и в другие инстанции.

ГАРАНТ:

Постановлением Мэра города Томска от 17 ноября 2000 г. N 700 пункт 4.13 настоящей Инструкции дополнен следующим абзацем

Распоряжения мэра г.Томска по личному составу администрации города, а также распоряжения мэра г.Томска о награждениях и поощрениях муниципальных служащих и жителей города регистрируются в отделе кадровой службы.

4.14. Все постановления и распоряжения вводятся в компьютер в машбюро и передаются по компьютерной сети в протокольную часть для регистрации и обработки в компьютерной сети.

4.15. Нумерация принятых постановлений и распоряжений ведется с начала и до конца календарного года. Регистрация осуществляется в журналах регистрации постановлений и распоряжений администрации г. Томска (приложение 30).

4.16. Подлинники постановлений, распоряжений и приложений к ним обрабатываются и формируются в дела, которые хранятся в протокольной части администрации в течение 5 лет, после чего по акту сдаются на хранение в городской архив.

ГАРАНТ:

Постановлением Мэра города Томска от 17 ноября 2000 г. N 700 пункт 4.16 настоящей Инструкции дополнен следующим абзацем

Подлинники распоряжений мэра г.Томска по личному составу администрации города, а также распоряжений мэра г.Томска о награждениях и поощрениях муниципальных служащих и жителей города обрабатываются и формируются в дела, которые хранятся в отделе кадровой службы в течение 5 лет, после чего по акту сдаются в архивный отдел.

4.17. Рассылка принятых постановлений и распоряжений производится на основании списка рассылки, составленного автором проекта (приложение 9).

5. Оформление других видов служебных документов

5.1. Письмо

5.1.1 . Письма печатаются на бланках формата А4 или А5 в зависимости от объема текста. Письма, подготовленные за подписью руководителей структурных подразделений, могут оформляться на бланках структурных подразделений администрации.

5.1.2. Служебное письмо, составленное по одному вопросу, подписывается мэром, одним из его заместителей, в чьей компетенции находится этот вопрос, или руководителем подразделения администрации, где данное письмо подготовлено. На бланке письма - ответа необходимо делать ссылку на дату и номер письма заявителя.

5.2. Справка.

5.2.1. В делопроизводстве администрации города Томска применяется документ - справка. Справки могут быть двух видов: информационного характера, содержащие сведения по какому- либо вопросу (проверке) с изложением конкретных предложений и фактов, и справки, выданные по запросу организаций, учреждений, граждан и содержащие какие - либо сведения о них. Справки второго вида исполняются на общем бланке организации, а при его отсутствии, на листе с обязательным проставлением углового штампа, а в необходимых случаях и гербовой печати.

5.3. Докладная записка (служебная записка).

5.3.1. Докладная записка составляется для обстоятельного изложения, какого - либо вопроса с конкретными выводами и предложениями. В первой части записки излагается содержание вопроса, во второй - выводы и предложения. Записка подписывается автором или авторами. Докладные записки (внешние), направляемые в вышестоящие органы, исполняются как служебные письма (приложение 10) и должны быть подписаны руководителем.

Внутренние докладные записки должны быть подписаны составителем (автором). Датой докладной записки считается дата ее подписания.

5.4. Акт.

5.4.1. Документ, объективно подтверждающий установленные факты и события называется актом. Составляется акт на бланке и, как правило, несколькими лицами (не менее двух) или одним лицом с обязательным участием заинтересованного лица (лиц). Акт подписывается всеми участниками установления фактов и событий. Подписи лиц, присутствующих при составлении акта, ставятся ниже подписей лиц, составивших акт.

5.5 . Протокол.

5.5.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятие решений на заседаниях, совещаниях, конференциях, и т.д. (приложение 11)

Протоколы оформляются на основании стенограмм или звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок, проектов, решений и т.д.) В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится звукозапись, содержание выступлений в протокол не включается. Стенограмма прилагается к протоколу.

5.5.2. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату проведения заседания (совещания), номер, список присутствующих с указанием фамилий участников и их должностей. В отдельных случаях к протоколу прилагается список участников заседания с указанием места их работы и занимаемой должности.

5.5.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. В вводной части заполняются следующие реквизиты:

Председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.

На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

5.5.4. Основная часть протокола подразделяется на разделы, которые располагаются в соответствии с порядком рассматриваемых вопросов. Заголовки разделов нумеруются и подчеркиваются, под чертой в скобках указывается фамилии участников обсуждения, далее формулируются решения, принятые по этим вопросам.

5.5.5.Особое мнение, высказанное участниками, записывается в протоколе после соответствующего решения.

5.5.6. В отдельных случаях протокол строится по схеме: Слушали, Выступили, Постановили (Решили).

5.5.7. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

5.5.8. Датой протокола является дата проведения заседания.

6. Прием, регистрация и рассмотрение входящей
корреспонденции

6.1.Прием корреспонденции.

6.1.1. Корреспонденция, поступающая на имя Мэра и его заместителей, принимается и регистрируется в канцелярии администрации.

6.1.2. Законы Российской Федерации, указы Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения губернатора Томской области, решения государственной Думы Томской области и решения городской Думы передаются в контрольный комитет для регистрации и доклада мэру города Томска.

6.1.3. Корреспонденция, адресованная непосредственно руководителям структурных подразделений, передается им для рассмотрения после регистрации в канцелярии. Письма граждан регистрируются в приемной по личным вопросам граждан.

6.1.4. Секретная корреспонденция и корреспонденция с грифом "Для служебного пользования" принимается только первым отделом администрации г.Томска в порядке, определяемом соответствующими инструкциями.

6.1.5. При приеме корреспонденции (до ее вскрытия) проверяется возможное наличие посторонних вложений, представляющих какую-либо опасность. Порядок приема и действия лиц, принимающих такую корреспонденцию, определяется специальной инструкцией.

6.1.6. При вскрытии конвертов проверяется правильность адресования, комплектность целостность упаковки, документов и приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным (исходящим) номерам, указанным на конвертах. На документе проставляются порядковый (входящий регистрационный) номер и дата поступления.

6.1.7. При отсутствии документов или некоторых из них, а также при наличии у них повреждений, составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии администрации, второй приобщается к поступившему документу, третий (или письмо с сопроводительной запиской) направляется отправителю.

Конверты от поступивших документов не уничтожаются лишь в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки документа.

6.1.8. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы, а также документы, чьи учетные (исходящие) номера не соответствуют указанным на конверте возвращаются отправителю с соответствующими пояснениями.

6.2.Регистрация документов.

6.2.1. Все поступившие документы подлежат регистрации в день поступления. Ряд документов может не регистрироваться, что определяется их перечнем (приложение 12).

6.2.2. Телеграммы и телефонограммы регистрируются в отдельном журнале и исполняются безотлагательно.

6.2.3. Документы, поступившие по факсимильной связи, регистрируются в порядке, установленном для остальных документов.

6.2.4. Входящие и исходящие документы регистрируются отдельно в журналах установленной формы.

6.2.6. На каждом регистрируемом документе, на первом листе в правом нижнем углу проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления документа.

6.2.7. Все зарегистрированные в канцелярии документы (с резолюциями) направляются на исполнение и возвращаются (с отметками об исполнении) только через канцелярию для фиксации информации, содержащейся в резолюции, и контроля за исполнением.

6.3. Порядок прохождения документа.

6.3.1. Зарегистрированные документы передаются сотруднику, который определяет порядок их исполнения. Указание по исполнению дается в форме резолюции, которая проставляется на лицевой сторона первого листа документа или на отдельном листе, где указывается исполнитель, порядок и срок исполнения, ставится личная подпись и дата.

6.3.2. Если в резолюции указывается несколько исполнителей, то ответственным за его исполнение является тот, кто указан первым.

6.3.3. Если документ направляется на исполнение в другую организацию по принадлежности поставленного вопроса, то об этом ставится в известность исполнитель (учреждения, организация) данного документа.

6.3.4. Документы, поручения, письма вышестоящих органов должны исполняться в сроки, указанные в документах и резолюциях. Если срок исполнения не указан в резолюциях и документах, то документ исполняется в месячный срок со дня регистрации.

6.3.5. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело помещается на свободном поле первого листа документа. Пишется "В дело", дата и подпись руководителя. Можно также указать о принятых мерах, например: "Вопрос обсужден... дано разъяснение в личной беседе:" и т.д.

7. Работа с исходящими документами

7.1. Подписанные исходящие документы регистрируются в канцелярии администрации и отправляются, как правило, в день их подписания. Перечень документов, отправляемых спецсвязью, определяет заместитель Мэра - управляющий делами.

7.2. Исходящие документы подписываются мэром, его заместителями, руководителями структурных подразделений администрации (если это право оговорено в положениях об их деятельности) в соответствии с их компетенцией, а также лицами, их официально замещающими.

В последнем случае в реквизите "подпись" указывается точное название должности, например, "исполняющий обязанности управляющего делами" и далее фамилия лица, подписавшего документ. Использование в таких случаях предлога "за" или косой черты перед наименованием должности запрещено.

7.3. Принимая документы на отправку, работник канцелярии должен проверить правильность их оформления, наличие приложений, указанных в основном документе. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям. Кроме того, исполнителям возвращаются приложения или иные вложения, не указанные в основном документе.

7.4.В обязанности работника канцелярии не входит вычитка текста документа на предмет выявления стилистических, лексических и грамматических ошибок. Ответственность за правильное и грамотное оформление документа возлагается на исполнителя и лицо, подписавшее документ.

7.5. Для регистрации исходящих документов применяются журналы регистрации исходящих документов установленной формы. Исходящие документы регистрируются в день их подписания с отметкой о направлении копии в соответствующее дело.

7.6. Регистрационный индекс исходящего документа состоит из номера дела по номенклатуре дел, в которое будет помещена копия отправленного документа, и порядкового номера отправления.

7.7. При ответах на обращения граждан делается ссылка на регистрационный входящий номер запроса, письма, заявления.

7.8. Оформление документов в виде почтовых отправлений осуществляется в соответствии с государственной системой делопроизводства и требованиями предприятий связи.

7.9. Документы, отправляемые адресату по одному и тому же вопросу, должны быть вложены в один конверт.

7.10. Адресатам в пределах города Томска документы могут вручаться под расписку в разносной книге.

7.11.Отправка секретных документов и документов с грифом "Для служебного пользования осуществляется первым отделом администрации г.Томска в порядке, определенном соответствующими инструкциями.

7.12. Построение поисковой системы.

7.12.1. Поисковая система документов в администрации строится на основе регистрационно-контрольных карточек, которые составляют справочную и контрольную картотеки, и журналов учета. Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре дел.

7.12.2. Разделы справочной картотеки соответствуют корреспондентам или видам документов.

Основными разделами контрольной картотеки являются "исполненные документы" и "неисполненные документы". Регистрационно-контрольные карточки в разделе "неисполненные документы" группируются по исполнителям и срокам исполнения.

7.13. Подсчет объема документооборота.

7.13.1. Подсчет количества документов, полученных и созданных в администрации (объем документооборота), производится ежеквартально нарастающим итогом с начала текущего года по регистрационно-контрольным карточкам и журналам учета (приложение 13, 14, 15) .

7.13.2. За единицу подсчета принимается сам документ, без учета копий, создаваемых при печатании и размножении.

Размноженные экземпляры подсчитываются отдельно по указателям на рассылку документов.

7.13.3. Поступающие и созданные в администрации документы также подсчитываются отдельно (приложение 16, 17).

7.13.4. Подсчет объема документооборота осуществляется в структурных подразделениях администрации, сведения передаются в общий отдел для обобщения.

7.13.5. Показатели объема документооборота используются для анализа различных аспектов управленческой деятельности.

8. Организация приема граждан, рассмотрение их писем и жалоб

8.1. Прием посетителей заместителями Мэра ведется согласно расписанию с предварительной записью в приемной по личным вопросам граждан.

Запись осуществляется в течение недели в рабочее время, кроме выходных и праздничных дней. Письменные заявления, переданные на приеме, учитываются и рассматриваются в установленном порядке. Делопроизводство по заявлениям и жалобам граждан ведется отдельно, эта работа возлагается на сотрудников приемной по личным вопросам граждан.

8.2.Руководители структурных подразделений администрации, главы администраций объединенных округов несут персональную ответственность за оперативное рассмотрение писем, организацию приема граждан и принятие по ним соответствующих решений.

8.3. Личный прием граждан мэром осуществляется в соответствии с графиком приема. На двери приемной по личным вопросам помещается информация о времени и месте приема.

8.4. Все поступившие обращения граждан проверяются на повторность. Если это имеет место, или ведется переписка, то новое обращение приобщается к уже имеющимся.

8.5. Если решение вопросов, поставленных в письмах граждан, не относится к ведению администрации города Томска, а находится в компетенции других органов, предприятий, учреждений и организаций, то они не позднее, чем в пятидневный срок пересылаются по назначению с уведомлением гражданина, направившего письмо.

8.6. Поступившие обращения граждан регистрируются на карточках в день их поступления и в тот же день в зависимости от их содержания направляются на доклад руководству. На правом поле первого листа обращения проставляется штамп регистрации с указанием даты поступления ( регистрационного номера. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступления и начальной буквы фамилии автора, например: Д-555. Карточки в картотеке располагаются в алфавитном порядке.

ГАРАНТ:

Постановлением Мэра города Томска от 25 марта 2002 г. N 116 пункт 8.7 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

8.7. Заявления и жалобы разрешаются в срок до одного месяца со дня их поступления, а не требующие дополнительного изучения и проверки - безотлагательно, но не позднее 15 дней.

Предложения граждан рассматриваются в срок до одного месяца, за исключением тех предложений, которые требуют дополнительного изучения, о чем сообщается лицу, внесшему предложение.

Заявления и жалобы военнослужащих и членов их семей разрешаются безотлагательно, но не позднее 7 дней со дня поступления заявления или жалобы.

8.8. В необходимых случаях сроки рассмотрения обращений может быть продлен должностным лицом, давшим поручение по мотивированному представлению исполнителя на срок до одного месяца. О продлении срока должно быть сообщено заявителю. Продление оформляется за 3 дня до истечения срока рассмотрения.

8.9. Проекты ответов (ответы) о рассмотрении писем граждан передаются исполнителями в приемную по личным вопросам граждан г. Томска для доклада руководителям администрации.

8.10. Решения по письмам граждан считаются принятыми, если рассмотрены все поставленные в них вопросы, приняты все возможные меры и заявителям дан ответ в письменной или устной форме. В случае устного ответа делается соответствующая запись в деле. Требования автора обращения о письменном ответе должно быть удовлетворено.

8.11. Контроль за соблюдением сроков исполнения предложений, заявлений и жалоб граждан возлагается на приемную по личным вопросам граждан. На контрольный документ заполняется второй экземпляр регистрационной карточки для контрольной картотеки.

8.12. Контроль осуществляется ежедневно с напоминанием исполнителям за 2 дня до истечения срока о необходимости своевременного ответа заявителям. Исполненные обращения граждан снимаются с контроля, о чем делается отметка в регистрационной карточке. На каждом обращении граждан должна быть отметка "В дело", личная подпись лица, принявшего решение и дата. Если по результатам рассмотрения в ответе даны обещания о выполнении просьбы заявителя, то такое обращение берется на дополнительный контроль.

8.13. Законченные рассмотрением предложения, заявления и жалобы граждан и относящиеся к ним документы в делах располагаются в хронологическом порядке, при большом объеме можно использовать тематическое хранение переписок. Неразрешенные предложения, заявления и жалобы граждан, а также относящиеся к ним и неправильно оформленные документы, " дело помещать запрещается.

8.14. Предложения, заявления и жалобы граждан по завершению календарного года хранятся в сроки, установленные номенклатурой дел и по истечению срока хранения уничтожаются в установленном порядке.

8.15. Запрещается направлять письма на рассмотрение тем должностным лицам, действия которых обжалуются. Не разрешается передавать письма из одного структурного подразделения в другое, минуя приемную по личным вопросам граждан.

8.16. С целью своевременного устранения причин, порождающих обращения граждан, устные и письменные обращения анализируются. Приемная по личным вопросам граждан ежеквартально обобщенные сведения о поступивших письмах и жалобах представляет мэру.

9. Организация контроля за исполнением документов и ведением
делопроизводства

9.1. Общие положения.

9.1.1. Контроль прохождения документов включает: постановку документов (поручений) на контроль, проверку сроков их исполнения (полнота и точность), снятие исполненных документов (поручений) с контроля.

9.1.2. Контролю прохождения подлежат все зарегистрированные документы, по которым даны конкретные поручения руководством администрации.

9.1.3. Контроль за исполнением постановлений и распоряжений Мэра осуществляется, как правило, лицом, которому это поручено в самом документе, либо лицом указанным в резолюции.

Общий контроль за исполнением распорядительных документов в администрации осуществляет контрольный комитет, имеющий право запроса информации об исполнении документа у любого исполнителя.

9.2.Организация контроля прохождения документов и сроков их исполнения.

9.2.1. Документы (поручения) с конкретными датами исполнения выполняются в указанные в них сроки или в сроки, указанные в резолюциях.

Документы (поручения) без определенных в них сроков исполнения выполняются в течение одного месяца.

9.2.2. Отметка о взятии документа на контроль проставляется буквой "К" или словом "Контроль" над резолюцией руководителя. Право постановки документа на контроль в аппарате администрации имеют: мэр города, первый заместитель Мэра, заместитель Мэра - управляющий делами, руководители структурных подразделений (департаментов, управлений), а также председатель контрольного комитета.

9.2.3. Сроки исполнения документов (поручений), поступивших из вышестоящих органов, исчисляются в календарных днях с даты их поступления в администрацию, внутренних документов администрации - с даты их подписания (принятия).

9.2.4. Контроль за сроками исполнения поручений данных руководством по обращению граждан, осуществляется приемной по личным вопросам.

9.2.5. Поручения, имеющие в тексте пометку "срочно", исполняются в 3- дневный срок, "оперативно" - в течение 10 дней.

9.2.6. Телеграммы, требующие срочного решения, исполняются в срок до 2 дней, остальные - в течение 10 дней.

9.2.7. При необходимости изменения срока исполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее, чем за 2 дня до истечения срока, представляет на имя давшего поручение мотивированную просьбу о продлении срока, изменение срока документируется.

9.2.8. Документы и поручения считаются исполненными, если о выполнении доложено должностному лицу, давшему поручение, который выносит резолюцию о снятии документа с контроля и направлении его в дело.

9.2.9. Документы в аппарате администрации снимаются с контроля мэром города, первым заместителем Мэра, заместителем Мэра - управляющим делами, председателем контрольного комитета.

9.2.10. Для осуществления контроля создается контрольная картотека, форму которой руководитель определяет самостоятельно.

9.2.11. Автоматизированный контроль исполнения строится на базе данных автоматизированной регистрации и обеспечивает оперативное информирование исполнителей о состоянии исполнения всех видов документов, поручений, заданий и обращений граждан, а также предварительный контроль сроков подготовки и исполнения, анализ исполнительской дисциплины.

9.2.12. Контрольный комитет ежеквартально готовит мэру города Томска информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

9.2.13. Общий контроль за организацией и ведением делопроизводства осуществляет заместитель Мэра - управляющий делами администрации.

Повседневный контроль осуществляется руководителями структурных подразделений, а в ходе плановых проверок - контрольным комитетом.

9.2.14. В конце года распоряжением Мэра города Томска уточняется состав постоянно действующей экспертной комиссии по проверке всего делопроизводства и уничтожению дел с временным сроком хранения.

9.2.15. По результатам проверки составляется акт, в котором в обязательном порядке указываются выявленные недостатки, предложения по совершенствованию работы по ведению делопроизводства и внесению изменений в номенклатуру дел на следующий год, а также по отбору дел с временным сроком хранения на уничтожение.

9.2.16. Комиссии по проверке делопроизводства и уничтожению дел создаются и в структурных подразделениях администрации, в чьем производстве они находятся в соответствии с номенклатурой дел, и возглавляются руководителями этих подразделений.

9.2.17. Акты проверки делопроизводства и уничтожения дел утверждаются заместителем Мэра - управляющим делами. Результаты проверки делопроизводства докладываются мэру города Томска.

10. Ознакомление с документами администрации
работников
других организаций и представителей средств массовой
информации

10.1. По обращению граждан, учреждений и организаций последние могут быть ознакомлены с документами в части их касающейся, в канцелярии администрации города Томска, в контрольном комитете, в протокольной части и в архивном отделе, с разрешения соответствующего руководителя подразделения.

10.2. Представители контролирующих (вышестоящих) структур, а равно и правоохранительных органов, знакомятся с интересующими их документами на основании предписаний руководителей этих структур или в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

10.3. Сотрудник, к которому обратились представители сторонних организаций для ознакомления с документами, должен убедиться, что это лицо имеет соответствующие полномочия, и поставить в известность о факте такого обращения руководителя подразделения.

10.4. Представители средств массовой информации получают документы или интересующие их сведения у руководителя комитета по связям с общественностью и средствами массовой информации.

11. Машинописные и копировально-множительные работы

11.1. Документы должны печататься с соблюдением требований государственных стандартов, текст печатается через 1,5 интервала, а для издания типографическим способом - через 2 интервала. Название вида документа (акт, устав, справка и т.д.) печатается прописными буквами.

11.2. Печатание производится в порядке поступления материалов. Срочные материалы печатаются вне очереди на основании визы заместителя Мэра - управляющего делами, лица его замещающего или начальника общего отдела.

11.3. Передаваемые для печати документы должны быть написаны разборчиво, на одной стороне листа. Особое внимание следует обращать на написание фамилий, специальных терминов и географических названий. Сокращения слов применяются только общепринятые. На проекте документа должна быть указана фамилия исполнителя и его рабочий телефон.

11.4. При печатании документов должны быть соблюдены следующие размеры полей: левое - 20 мм, правое - не менее 10 мм, верхнее - не менее 20 мм, нижнее - 10 мм. Документы на двух и более листах должны быть пронумерованы. Номер проставляется арабскими цифрами посредине верхнего поля.

11.5. При наличии копировально-множительной техники осуществляется размножение служебной документации. Разрешение на размножение документов дается руководителем подразделения, где готовился этот документ или в чьем ведении он находится.

11.6. На копирование и размножение передаются, как правило, первые экземпляры материалов или рукописные тексты, отвечающие техническим требованиям.

12. Составление номенклатуры дел

12.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в аппарате администрации, с указанием сроков их хранения (приложение 18).

12.2. Номенклатура дел составляется сотрудникам ответственными за делопроизводствах в своих подразделениях и не позднее ноября текущего года представляется в канцелярию администрации для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета и определения сроков хранения, быстрого поиска и обеспечения сохранности документов.

Номенклатура дел разрабатывается на основе состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности администрации.

12.3. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях администрации, штатным расписанием, номенклатурой дел за прошлые годы.

12.4. Номенклатура дел должна охватывать весь объем служебной документации и различного рода картотеки.

12.5. Не включаются в номенклатуру дел документы, не подлежащие регистрации и учету.

12.6. При возникновении новых документируемых участков или новых дел они дополнительно включаются в номенклатуру дел по согласованию с общим отделом.

12.7. Требования к заполнению формы номенклатуры дел.

12.7.1. В графе 1 проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в администрации цифрового обозначения структурного подразделения и его отдела, порядкового номера заголовка в пределах отдела.

12.7.2. В графу 2 включаются заголовки дел.

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разное", "срочные материалы", "общая переписка", а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем порядке: название вида дела (переписка, документы к заседаниям комиссии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.); название администрации или структурного подразделения; краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами: название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологической рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии) и т.д.

12.7.3. В графе 3 указывается количество дел или томов; она заполняется по окончании календарного года.

12.7.4. В графе 4 указывается срок хранения дела и номера статей по Перечню сроков хранения документов.

12.7.5. В графе 5 "Примечание" указываются название перечней документов, использованных при определении сроков хранения документов, проставляются отметки о заведении дел, выделении дел к уничтожению, переходящих делах и др.

Переходящими делами являются дела, в которые сформированы документы с вопросами, не решенными в течение одного года. Они вносятся в номенклатуру дел следующего года с тем же индексом.

12.7.6. По окончании календарного года составляется итоговая запись о количестве фактически заведенных дел (томов).

Сотрудник, ответственный за делопроизводство в структурном подразделении, сообщает эти данные в общий отдел до 1 февраля.

12.7.7. Общий отдел на основе номенклатур дел структурных подразделений один раз в пять лет составляет сводную номенклатуру дел. Законченные дела в течение определенного номенклатурой дел срока хранятся в подразделениях администрации, в чьем производстве они находились, за исключением дел постоянного срока хранения, передающихся на государственное хранение.

13. Формирование дел в делопроизводстве

13.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел, документы вышестоящих органов группируются в дела контрольным комитетом.

13.2.В структурных подразделениях исполненные документы формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел сотрудниками, ответственными за делопроизводство.

13.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила:

- подшивать в дела только исполненные и правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре;

- подшивать документы в дело по одному вопросу в хронологической последовательности вместе с приложениями;

- приложения большого объема могут составлять отдельные тома дела;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих, а также личных дел сотрудников;

- группировать раздельно дела с постоянным и временным сроками хранения;

- подшивать в дело не более 250 листов, при большем количестве листов дело разделять на тома;

- запрещается подшивать лишние экземпляры и черновики.

13.4. Особенности группировки отдельных видов документов.

13.4.1.Распорядительные документы Мэра города Томска и вышестоящих органов группируются в дела по видам и номерам.

13.4.2.Распоряжения и приказы по личному составу группируются отдельно.

Распоряжения о командировках, отпусках подшиваются в отдельные дела.

13.4.3. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Утвержденные в качестве самостоятельного документа - группируются в самостоятельные дела по хронологии.

13.4.4. Предложения граждан по вопросам работы администрации и все документы по их рассмотрению и исполнению формируются по хронологии и имеют постоянный срок хранения. Обращения граждан по личным вопросам подшиваются отдельно и имеют временный срок хранения.

13.4.5. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ - ответ помещается за документом - запросом.

13.4.6. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела прошедшего года. Документ, зарегистрированный в конце года, но исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.

13.4.7. Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Справки с места жительства, медицинские справки о состоянии здоровья и другие документы второстепенного значения группируются отдельно от личных дел.

13.4.8. Лицевые счета на выдачу заработной платы сотрудникам администрации группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

13.4.9. При формировании обложки дела указываются: наименование администрации, структурного подразделения, индекс и заголовок дела в соответствии с номенклатурой, даты начала и окончания дела или год его заведения, срок хранения. На корешке обложки указывается индекс дела и год его заведения (приложение 19).

13.4.10.Документы в структурных подразделениях должны храниться в запирающихся шкафах, в вертикальном положении корешками наружу. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из которой прикрепляется к дверце шкафа.

13.4.11. Контроль за соблюдением правил формирования дел производят руководители структурных подразделений и контрольный комитет совместно с сотрудниками архива в ходе плановых проверок.

13.4.12. Запрещается выносить дела из здания администрации.

13.4.13. Отдельные документы из дел выдаются в исключительных случаях с разрешения руководителя структурного подразделения. При этом в дело, из которого взят документ, подшивается лист - заместитель с указанием: какой документ, когда и кем взят. На листе расписывается сотрудник, получивший документ. Контроль за возвратом документа возлагается на лицо, ответственное за ведение делопроизводства.

14. Экспертиза ценности документов

14.1. Экспертиза ценности документов - определение их ценности с целью отбора на государственное хранение и установления сроков хранения.

14.2. Экспертизу ценности документов осуществляет постоянно действующая экспертная комиссия (ЭК) администрации, которая назначается мэром города Томска.

14.3. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел и проверке правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к последующему хранению.

Экспертиза ценности документов осуществляется по окончании календарного года экспертной комиссией путем полистного просмотра дел на основании перечней документов, с указанием сроков хранения по номенклатуре дел.

14.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении документов с истекшими сроками хранения к уничтожению (приложение 25).

Акт подписывается должностным лицом, проводившим экспертизу ценности документов, и утверждается управляющим делами администрации.

14.5. Уничтожение документов производится после утверждения архивным отделом описи дел постоянного хранения администрации за соответствующий период.

15. Подготовка документов к передаче в архив

15.1 Оформление дел

15.1.1. В архив передаются дела, полностью подготовленные в соответствии с Основными правилами работы ведомственных архивов. (М.1989г.) и настоящей Инструкцией, по акту (приложение 21).

15.1.2. Дела, подлежащие передаче на хранение в архив, оформляются по завершении года. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

15.1.3. Полное оформление предусматривает: подшивку документов дела, нумерацию листов, составление титульного листа, листа - заверителя в конце дела (приложение 27*). В необходимых случаях составляется и подшивается в начале дела внутренняя опись документов (приложение 22).

15.1.4. Документы прошиваются на четыре прокола в специальные обложки с учетом возможности свободного чтения текста, виз и резолюций к ним. При этом все металлические скрепки удаляются.

15.1.5. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме бланков внутренней описи и заверительной подписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графическим карандашом, не задевая текста документа. Употребление чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами.

15.1.6. Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому отдельно.

15.1.7. Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

15.1.8. При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в деле допускается употребление литерных номеров листов. Например: 1, 1а, 1б.

15.1.9. Для учета количества листов в деле оформляется заверительная надпись.

15.1.10. Обложка дела оформляется следующим образом:

- заголовок дела;

- дата заведения и окончания дела (тома);

- срок хранения дела;

- количество листов дела.

Если дело состоит из нескольких томов, то на обложку каждого тома выносится заголовок дела в соответствии с номенклатурой.

Датами заведения и окончания дела (тома) являются даты регистрации (составления) первого и последнего документа, включенного в дело (число, месяц, год). Соответствующими датами личного дела являются даты подписания распоряжений (приказов) о назначении и увольнении сотрудника.

Срок хранения дела должен соответствовать сроку хранения по номенклатуре дел.

Количество листов дела (тома) должно соответствовать заверительной надписи в деле (томе).

15.2. Составление описи дел.

15.2.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с требованиями настоящей Инструкции, ежегодно составляются описи (приложение 20).

15.2.1. Описи составляются сотрудниками структурных подразделений, ответственными за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством архивного отдела.

15.2.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

15.2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при включении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.д.

15.2.5. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел структурного подразделения, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем структурного подразделения и передается вместе с описью в архив.

15.2.6. В конце описи, вслед за последним заголовком, делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

15.2.7. Описи подписываются сотрудником, ответственным за делопроизводство в структурном подразделении, согласовываются с архивным отделом и утверждаются руководителем структурного подразделения.

15.2.8. Описи дел составляются по установленной форме в двух экземплярах: первый - вместе с делами передается в архив, второй - хранится в структурном подразделении.

Опись личных дел составляется в трех экземплярах, два из которых передаются в архив.

15.2.9. Описи структурных подразделений служат основой для составления годового раздела сводной описи дел, которую составляет архив. По истечении установленных сроков хранения согласно сводной описи передаются дела на государственное хранение.

15.3. Передача дел на архивное хранение.

15.3.1. В архив передаются постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится по описям через три года после завершения дел в делопроизводстве и по утвержденному графику.

15.3.2. Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в структурных подразделениях и по истечении срока подлежат уничтожению в установленном порядке.

15.3.3. Передача дел в архив в структурном подразделении производится сотрудником ответственным за делопроизводство. При этом на каждом экземпляре описи против дела, включенного в опись, делается отметка о его наличии.

15.3.4. Если отдельные дела необходимо оставить в структурном подразделении для текущей работы, то после внесения их в опись и передачи на хранение, оформляется выдача этих дел во временное пользование.

15.3.5. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения сотрудник, ответственный за делопроизводство, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и передает их в архив. Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаются по акту в подразделение, являющееся преемником данного структурного подразделения, в случае отсутствия преемника - в архив.

15.3.6. В случае ликвидации или реорганизации администрации в обязанность ликвидационной комиссии, образованной для передачи дел и имущества, входит организация подготовки и передачи на государственное хранение дел постоянного хранения и по личному составу, а также незавершенных делопроизводством дел организации - правопреемнику.

16. Использование архивных материалов

16.1. Документы, находящееся на хранении в архиве, предоставляются сотрудникам для работы в помещении архива или во временное (не более 1 месяца) пользование под расписку в журнале.

16.2. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов. Изымать документы из архивных дел, делать на них пометки, подчеркивать, загибать листы категорически запрещается.

16.3. Архивные копии документов или архивные справки могут предоставляться организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения руководства администрации.

Перечень приложений

Приложение 1

Акт
передачи документов

00.00.0                                           N _____

В                           связи                          с

________________________________________________________

____________________________________________________________

_____

передает

_________________________________________________________

____________________________________________________________

_____

                     (Ф.и.о., должность)

принимает

____________________________________________________________

______

____________________________________________________________

________________

                     (Ф.и.о., должность)

следующие документы:

 NN        Наименование документов        Кол-во Кол-во  Примечани

 пп                                        экз.    дел       е

 1                    2                     3       4        5

Передал                                 Принял

___________________

_____________________

      (подпись)                                   (подпись)

Приложение 2

Употребление прописных и строчных букв

С прописной буквы пишутся названия должностей в системе государственной власти и управления Российской Федерации:

Президент Российской Федерации;

Руководитель Администрации Президента Российской Федерации;

Советник Президента Российской Федерации;

Председатель Конституционного Суда Российской Федерации;

Председатель Верховного Суда Российской Федерации;

Председатель Высшего арбитражного суда Российской Федерации;

Министр финансов Российской Федерации;

Руководитель Аппарата Правительства Российской Федерации.

Аналогично пишутся название должностей в системе представительной, исполнительной и судебной власти субъектов Российской Федерации.

Со строчной буквы пишутся названия следующих должностей:

начальник Государственно-правового управления Президента Российской Федерации:

начальник Контрольного управления Администрации Президента Российской Федерации;

генеральный директор Федерального агентства правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации;

первый заместитель Министра внутренних дел Российской Федерации;

глава администрации Томской области

губернатор Новосибирской области;

мэр Санкт - Петербурга;

премьер правительства Москвы;

В названиях органов при Президенте Российской Федерации с прописной буквы пишутся первое слово и имена собственные, например, Федеральное агентство правительственной связи и информации при Президенте Российской Федерации.

В названиях министерств, государственных комитетов и других центральных органов государственного управления Российской Федерации и республик в ее составе с прописной буквы пишется первое слово. Если в словосочетание входят имена собственные или названия других учреждений, эти имена собственные и названия пишутся так же, как при самостоятельном употреблении. Во множественном числе или не в качестве имени собственного названия указанного типа пишутся со строчной буквы : "правительство" , "министерство" , "государственные комитеты".

Название органов судебной власти принято писать так:

Конституционный Суд Российской Федерации;

Верховный Суд Российской Федерации;

Аналогичным образом пишутся названия соответствующих органов и должностей в республиках в составе Российской Федерации:

Верховный Суд Республики Башкортостан;

Высший арбитражный суд Удмурдской Республики.

Во всех остальных случаях слово "суд", "судья" пишутся со строчной буквы.

В названиях актов высших органов государственной власти и управления Российской Федерации прописные буквы употребляются следующим образом:

Конституция (Основной Закон) Российской Федерации;

Федеративный договор;

Основы законодательства Российской Федерации;

Закон Российской Федерации "О прокуратуре Российской Федерации";

Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях";

Указ Президента Российской Федерации (но: указы Президента);

Название должностей руководителей общественных организаций пишутся со строчной буквы:

председатель Союза арендаторов и предпринимателей России.

С прописной буквы пишутся такие названия, как Герой Российской Федерации. Почетные звания Российской Федерации пишутся в кавычках и с прописной буквы, в других случаях почетные звания пишутся без кавычек и со строчной буквы, например "установить почетное звание "Народный артист Российской Федерации".

Воинские звания, ученые степени и звания пишутся со строчной буквы:

маршал артиллерии (но Главный маршал авиации);

генерал армии;

академик;

лауреат Государственной премии.

Существуют так называемые условные имена собственные. В особом стилистическом употреблении с прописной буквы пишутся слова "Родина", "Отчизна", "Человек" и т.д.

Со строчной буквы пишется первое слово в следующих словосочетаниях:

государственная граница Российской Федерации;

государственная награда Российской Федерации;

Слово "Государственный" пишется с прописной буквы в следующих словосочетаниях:

Государственный герб Российской Федерации;

Государственный гимн Российской Федерации;

Государственный флаг Российской Федерации;

Государственная программа ...

С прописной буквы пишется и слово "республиканский" в словосочетании "Республиканский бюджет Российской Федерации"

Названия департаментов, управлений, комитетов администрации города и области пишутся в тексте со строчной буквы:

департамент недвижимости;

управление культуры и т.д.

Приложение 5

Список
на рассылку документов
(постановление, распоряжение и др.)

Документ

____________________________________________________________

_____

____________________________________________________________

__________________

от              _____________________________              N

____________________________________________

                         Разослать:

_____________________________________________________кол-во

экз.

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

____________________________________________________________

____________

Исполнитель      (должность,      подпись,      N      тел):

___________________________________

____________________________________________________________

____________

Дата

____________________________________________________________

________

Разослано:                                         (подпись)

______________________________________________________

Приложение 6

Лист согласования
к постановлению Мэра города Томска

              _________________________________

                        наименование

              _________________________________

 Ф.И.О.      *     Виза        Дата          Дата      Примечание

   должность               поступления    исполнения

                                на

                           согласование

       1            2           3             4            5

 *     Замечания  по  проекту  постановления  прилагаются  в

 письменном   виде,   о   чем  делается   запись   в   графе

 "примечание".

Приложение 10

Бланк структурного подразделения

                                                              Мэру

                                                     города Томска

                         Служебная записка

                            (Заголовок)

                              (Текст)

Часть   1.  Констатирующая.  С  изложением  фактов  или  описанием

событий.

Часть 2. Излагаются предложения или просьбы.

Ф.И.О.                   подпись             Расшифровка подписи

Приложение 11

Протокол
совещания у Мэра города Томска

__________________________________________________________________

                              ______

                              г.Томск

00.00.0                                                N ____

Присутствовали:

Ф.И.О.            ____________________________           Должность

____________________________

__________________________________________________________________

                              ______

__________________________________________________________________

                              ______

Повестка дня:

1.

__________________________________________________________________

_____

2.

__________________________________________________________________

_____

1.   О подготовке к работе в зимних условиях.

  (Ф.И.О. участников обсуждения).

                              (Текст)

                              Решили:

1.

2.

Председатель             подпись             Фамилия

Секретарь                подпись             Фамилия

Приложение 12

Перечень
документов, не подлежащих регистрации

   1.   Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы

   2.   Извещения о проведении  конференций, заседаний, совещаний ,

     программы их проведения и материалы к ним.

   3.   Планы мероприятий, проводимых органами представительной и

         исполнительной власти города Томска.

    4.   Аналитические обзоры и иные материалы, представляемые для

      сведения.

    5.   Печатные издания (газеты, журналы, брошюры, рекламные

      материалы).

    6.   Бухгалтерские документы.

    7.   Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

    8.   Статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

    9.   Копии приказов руководителей структурных подразделений,

       муниципальных предприятий и учреждений.

    10.  Документы на иностранных языках без перевода.

    11.  Документы без подписей.

Приложение 13

Журнал
регистрации входящих документов

Входящ Дата    От кого         Краткое содержание    Резолюция руководства   Номер дела, где

ий N   регист  поступил,                             (кому и когда передан   находится

доку-  ра-ции  дата и N                              документ для            документ или

мента          документа                             исполнения)             копия документа

                                                                             Отметка об

                                                                             исполнении

  1       2         3                   4                      5                     6

Приложение 14

Журнал
регистрации исходящих документов

NN пп.                                           Отметка об

 Дата.     Адресат        Краткое содержание     исполнении

                                                 N дела

   1          2                    3                   4

Приложение 15

Регистрационно-контрольная карточка

Корреспондент

Дата             Индекс           Дата документа   Индекс

поступления

Краткое содержание                                 Вид документа

                 Листы            Приложения       Копии

Первичный

Вторичный

Резолюция или кому направлено

Срок             Перенесен        Ответственный

исполнения       на               исполнитель

Резолюция или кому направлено

Отметка об исполнении

Краткая запись о документе,                        Дело N.

фиксирующем исполнителя

Приложение 16

Сведения
об объеме документооборота в ___________________________
______________________________________________________
(структурное подразделение)

Наименование вида документа                    Кол-во     Кол-во

                                             документов    экз.

                     1                           2          3

Входящие документы,

        в том числе:

Законодательные и нормативно-правовые акты   _____      ____

Поручения вышестоящих органов                _____      ____

Обращения депутатов                          _____      ____

Входящая      корреспонденция      (письма,

телеграммы, телефонограммы)                  _____      ____

Обращения граждан                            _____      ____

Документы,  подлежащие учету в  структурном

подразделении администрации                  _____      ____

Внутренние  документы  (служебные  записки,  _____      ____

справки)

Исходящие документы,

           в том числе:

Проекты   законодательных   и   нормативно-

правовых     актов,    подготовленных     в  _____      ____

структурном подразделении

Документы        (письма,       телеграммы,

телефонограммы)  за  подписью  руководителя  _____      ____

структурного подразделения

Документы        (письма,       телеграммы,

телефонограммы)  за  подписью   руководства  _____      ____

администрации

Внутренние  документы  (докладные  записки,  _____      ____

справки)

Внутренние документы,

         в том числе:

Приказы                                      _____      ____

Указания руководства (копии)                 _____      ____

Протоколы заседаний, совещаний

                                             _____      ____

      Итого:                                 _____      ____

Подпись отв. исполнителя: ______________________

Дата

Приложение 17

Сведения
об объеме документооборота в аппарате администрации
города Томска за _______________

        Наименование вида документа            Кол-во     Кол-во

                                             документов    экз.

                     1                           2          3

Входящие документы,

        в том числе:

Законодательные и нормативно-правовые акты   _____      ____

Поручения вышестоящих органов                _____      ____

Обращения депутатов                          _____      ____

Входящая      корреспонденция      (письма,  _____      ____

телеграммы, телефонограммы)

Обращения граждан                            _____      ____

Документы,     учтенные    в    структурных  _____      ____

подразделениях администрации

Исходящие документы,

           в том числе:

Проекты   законодательных   и   нормативно-  _____      ____

правовых     актов,    подготовленных     в

администрации

Документы        (письма,       телеграммы,  _____      ____

телефонограммы) за подписью руководства

Документы        (письма,       телеграммы,  _____      ____

телефонограммы)  за подписью  руководителей

структурных подразделений

Внутренние документы,

         в том числе:

Постановления                                _____      ____

Распоряжения                                 _____      ____

Приказы по личному составу                   _____      ____

Протоколы по личному составу                 _____      ____

Протоколы заседаний, совещаний               _____      ____

Докладные записки, справки                   _____      ____

      Итого:                                 _____      ____

Подпись отв. исполнителя: ______________________

Дата

Приложение 18

Форма номенклатуры дел организации

Наименование организации                  Утверждаю

                                          Наименование должности

Номенклатура дел                          руководителя организации

________ N _____________

                                          Подпись

                   (место                 Расшифровка

составления)

   на ______________ год                  подписи

                                          Дата

                         Название раздела

Индек Заголовок дела (тома, части)      Кол-во  Срок        Приме-

с                                       дел     хранения    чание

дела                                    (томов  дела (тома,

                                        ,       части) и  N

                                        частей  статей   по

                                        )       перечню

  1                  2                    3          4        5

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации

Дата                              Подпись         Расшифровка

                                                  подписи

Виза зав.ведомственным архивом

(лица, ответственного за архив)

Одобрено                              Согласовано

   Протокол ЦЭК (ЭК)                     Протокол ЭПК архивного

                            учреждения

от _______ N ______________           от _______ N ______________

      Итоговая запись о категориях и количестве дел, заведенных  в

_________ году в организации.

По срокам хранения     Всего                В том числе:

                                    переходящих      с отметкой

                                                        "ЭПК"

        1                2               3                4

Постоянного

Временного  (свыше

10 лет)

Временного (до  10

лет включительно)

Итого:

Наименование должности руководителя

службы делопроизводства организации

                          Подпись                 Расшифровка

                                                  подписи

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности

передающего сведения

                           Подпись                Расшифровка

                                                  подписи

Дата

Приложение 19

Форма обложки дела постоянного и временного (свыше 10 лет)
хранения

__________________________________________________________________

____

                                             ____________________

                                             ____________________

__________________________________________________________________

____

                                                 Ф.N ___________

                                                 Оп.N __________

                                                 Д.N ___________

__________________________________________________________________

____

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________________________

____

       (наименование учреждения и структурного подразделения)

                     Дело N _____ Том N ______

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________

__________________________________________________________________

____

                         (заголовок дела)

__________________________________________________________________

____

                              (дата)

                                        на _________ лист

                                        Хранить ________

Ф.N _________

Оп.N ________

Д.N ___________

Приложение 20

Форма описи дела постоянного, временного
(свыше 10 лет) хранения и по личному составу
структурного подразделения организации

           ____________________________________________

                    (наименование организации)

           ____________________________________________

             (наименование структурного подразделения)

                                                        Утверждаю:

                                            Наименование должности

                                         руководителя структурного

                                                     подразделения

                                             подпись   Расшифровка

                                                           подписи

                                         Дата

Опись

                         Название раздела

N  Индекс   Заголовок    дела  Дата      Кол-во   Срок      Приме-

п  дела     (тома, части)      дела      листов в хранения  чание

п  (тома,                      (тома,    деле     дела

   части)                      части)    (томе,   (тома,

                                         части)   части)

1  2        3                  4         5        6         7

В данную опись внесено ____________________ дел с N

_____________________

                    (цифрами и прописью)

по N _________________, в том числе:

литерные номера:

пропущенные номера:

Наименование должности

составителя описи              Подпись         Расшифровка

                                               подписи

Дата

Согласовано                            Одобрено

Наименование должности руководителя    Протокол ЭК структурного

службы делопроизводства организации    подразделения

Подпись              Расшифровка подписи   от _______ N ________

Дата

Передал

__________________________________________________________________

___ дел

                       (цифрами и прописью)

и ____________________________________  регистрационно-контрольных

карточек

          (цифрами и прописью)          к документам

                 Наименование должности сотрудника

структурного подразделения   Подпись             Расшифровка

                                                 подписи

Дата

Принял _________________________ дел и ___________________________

            (цифрами и прописью)             (цифрами и прописью)

регистрационно-контрольных карточек к документам

                 Наименование должности работника

ведомственного архива        Подпись             Расшифровка

                                                 подписи

Дата

Приложение 21

         Утверждаю                              Утверждаю

________________________              Директор    государственного

(должность руководителя)              архива

 ________________________             Томской области

Подпись         Расшифровка           ________________________

подписи                               Подпись          Расшифровка

________________________              подписи

________________________              ________________________

                  (гербовая           ________________________

печать)                                                  (гербовая

                                      печать)

Акт N ____
приема-передачи документов на государственное хранение

Основание:   Положение  об  архивном  фонде  РФ  и   положение   о

государственной  архивной службе России от 17 марта  1994  года  N

552.

В связи с _____________________________________________________

              (истечением срока хранения документов)

_____________________________________________________________

   (название фонда) в учрежден., ликвидацией учреждения и т.д.)

_____________________________________________________________

_____________________________________________________________

                           (организация)

сдает, а ______________________________________________________

                            (госархив)

принимает на государственное хранение документы и страховые  копии

за ________________________________________________ годы.

и справочный аппарат к ним:

Приложение 22

Форма внутренней описи документов дела

Внутренняя опись
документов дела N ____

N  Индекс     Дата      Заголовок документа     Номера    Приме-

пп документа  документ                          листов    чание

              а                                 дела

1      2         3                 4                5        6

          Итого     ______________________________________________

документов

                         (цифрами и прописью)

                   Количество листов внутренней описи

                  ______________________________

                                        (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

документов дела

                              Подпись             Расшифровка

                                                  подписи

Дата

Приложение 23

Телефонограмма

00.00.0                                 N___

00.0час

                                                     Руководителям

                                         муниципальных предприятий

     9 октября текущего года в 11.00 в  администрации (г.Томск,

пр. Фрунзе, 73,  зал заседаний,  3 этаж) состоится совещание по

вопросу ____________

___________________________________________________

________________.

___________________________________________________

________________.

     Просим направить на совещание Вашего представителя.

Мэр города               подпись         А.С.Макаров

Передал: ведущий специалист              подпись  Фамилия

Принял секретарь         Фамилия

                         тел.______

________________________________________________

* Приложения 3-4, 7-9 не приводятся