Раздел 4. Хранение документов

Раздел 4. Хранение документов

Информация об изменениях:

Пункт 4.1 изменен с 29 января 2019 г. - Указание Банка России от 18 декабря 2018 г. N 5019-У

См. предыдущую редакцию

4.1. Кредитные организации обязаны обеспечить сохранность кассовых документов, бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности. Кредитные организации обязаны хранить кассовые документы, бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета, типовые формы аналитического и синтетического учета и бухгалтерскую (финансовую) отчетность в течение нормативных сроков хранения, но не менее пяти лет.

Ответственность за организацию хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности несет руководитель кредитной организации. Руководитель кредитной организации должен обеспечить безопасные условия хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности и их защиту от изменений. Руководитель по согласованию с главным бухгалтером должен закрепить за работниками бухгалтерской службы места для хранения бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности на бумажном носителе в шкафах и других хранилищах, установить порядок эвакуации документов в случае необходимости при возникновении чрезвычайной ситуации.

Кассовые документы хранятся в порядке, предусмотренном Положением Банка России N 630-П.

Информация об изменениях:

Пункт 4.2 изменен с 1 января 2021 г. - Указание Банка России от 19 мая 2020 г. N 5460-У

См. предыдущую редакцию

4.2. Сформированные в установленном порядке бухгалтерские документы, регистры бухгалтерского учета и типовые формы аналитического и синтетического учета за операционный день помещаются на хранение в следующем порядке.

Сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе за каждый операционный день передаются на архивное хранение в сроки, установленные внутренними документами кредитной организации, но не реже одного раза в год. До истечения срока передачи на архивное хранение, установленного кредитной организацией во внутренних документах, сформированные и сброшюрованные бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся в бухгалтерском подразделении в условиях, исключающих несанкционированный доступ к ним. До передачи на архивное хранение сохранность указанных документов обеспечивает главный бухгалтер или его заместитель.

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета и типовых форм аналитического и синтетического учета на бумажном носителе осуществляется в специально оборудованных помещениях (архивах).

Хранение бухгалтерских документов, регистров бухгалтерского учета, типовых форм аналитического и синтетического учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности, сформированных в электронном виде, осуществляется в порядке, установленном нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета.

В случае когда законодательством Российской Федерации или договором предусмотрено предоставление первичного учетного документа, хранение которого осуществляется в электронном виде, лицу, в том числе органу государственной власти, на бумажном носителе, кредитная организация обязана по требованию указанного лица, в том числе органа государственной власти, распечатать на бумажном носителе первичный учетный документ по форме и содержанию, которые действовали на момент его создания и помещения на хранение в электронном виде. Копия первичного учетного документа на бумажном носителе удостоверяется подписью уполномоченного лица кредитной организации и заверяется ее печатью (штампом).

Абзац утратил силу с 27 марта 2018 г. - Указание Банка России от 15 февраля 2018 г. N 4722-У

Информация об изменениях:

См. предыдущую редакцию.

Порядок хранения документов, не учитываемых на внебалансовых счетах, обеспечивающий их сохранность, определяется руководителем кредитной организации.

Информация об изменениях:

Пункт 4.3 изменен с 1 января 2021 г. - Указание Банка России от 19 мая 2020 г. N 5460-У

См. предыдущую редакцию

4.3. Бухгалтерские документы на бумажном носителе хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.

Допускается формирование бухгалтерских документов на бумажном носителе по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.

Документы на бумажном носителе, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки впереди документов по внебалансовым счетам.

В отдельные сшивы (папки) при хранении документов на бумажном носителе помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгоценными металлами, иностранной валютой, по операциям, совершаемым с использованием платежных карт, по хозяйственным и другим операциям кредитной организации с различными сроками хранения.

В сшивы (папки) помещаются справки о документах, хранение которых осуществляется в электронном виде в соответствии с нормативным актом Банка России о хранении в кредитной организации в электронном виде отдельных документов, связанных с оформлением бухгалтерских, расчетных и кассовых операций при организации работ по ведению бухгалтерского учета. Допускается формирование и хранение в электронном виде справки о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде по каждому счету.

Объединение документов с различными сроками хранения в общие сшивы (папки) не допускается.

Порядок хранения документов, поступивших в кредитную организацию на бумажном носителе, в случае хранения документов дня в электронном виде устанавливается кредитной организацией.

4.4. Сброшюрованные документы подсчитываются, и сумма их сверяется с итогом оборотов по оборотной ведомости. Если общие итоги и итоги по пачкам не совпадают, то производится выверка документов и оборотов по отдельным балансовым счетам.

Мемориальные ордера и другие документы по внебалансовым счетам (за исключением документов, учитываемых в книгах хранилища ценностей) подбираются в возрастающем порядке номеров сначала дебетуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, затем кредитуемых внебалансовых счетов, за исключением счетов N 99998 и N 99999, N 99996 и N 99997, помещаются в документы дня после бухгалтерских документов по балансовым счетам и брошюруются вместе с ними.

Документы по внебалансовым счетам также подсчитываются, и суммы их сверяются с оборотной ведомостью.

4.5. Работники, на которых возложено формирование документов, должны тщательно проверять наличие в мемориальных ордерах, имеющих приложения, ссылки на количество приложенных листов и наличие самих приложений.

Информация об изменениях:

Пункт 4.6 изменен с 1 января 2022 г. - Указание Банка России от 24 марта 2021 г. N 5753-У

См. предыдущую редакцию

4.6. На лицевой стороне обложки папки сброшюрованных документов помещается следующий текст:

     "Срок хранения ___________________________

     Архивный индекс

     ____________________________________________________________________

     (полное или сокращенное фирменное наименование кредитной организации

                           (наименование ее филиала)

Документы за "___"___________ ____ г.

                                     по балансовым       по внебалансовым

                                     счетам              счетам

Сумма                _________ руб. ____ коп.    _________ руб. ____ коп.

Из них:

хранятся на бумажном носителе и находятся в отдельных папках:

кассовые документы   _________ руб. ____ коп.    _________ руб. ____ коп.

по операциям с иностранной валютой:

бухгалтерские документы    _______ руб. ____ коп.  _______ руб. ____ коп.

срок хранения _______________

кассовые документы   _________ руб. ____ коп.    _________ руб. ____ коп.

срок хранения _______________

по операциям с драгоценными металлами:

бухгалтерские документы  _________ руб. ____ коп.  _______ руб. ____ коп.

срок хранения _______________

кассовые документы ___________ руб. ____ коп. ____________ руб. ____ коп.

срок хранения _______________

и так далее по документам с разными сроками хранения;

хранятся в электронном виде:

кассовые документы   _________ руб. ____ коп.    _________ руб. ____ коп.

бухгалтерские документы _________ руб. ____ коп.  ________ руб. ____ коп.

и так далее по документам с разными сроками хранения.".

В каждой папке должна быть лента подсчета сумм документов, находящихся в ней, по балансовым и внебалансовым счетам, и делается надпись:

     "документы сброшюрованы и подшиты __________________________________

_________________________________________________________________________

(подпись бухгалтерского работника, осуществившего сшив и проверку полноты

сброшюрованных документов)".

На лицевой стороне обложки основной папки делается надпись "С данными бухгалтерского учета сверено" и ставится подпись главного бухгалтера (его заместителя) или уполномоченного лица.

Допускается формирование и хранение в электронном виде обложки папки сброшюрованных документов.

Допускается возможность подписания электронной подписью обложек папки сброшюрованных документов, а также справок о количестве и итоговых суммах первичных учетных документов, сформированных и хранящихся в электронном виде.

4.7. Кредитная организация вправе формировать с использованием средств вычислительной техники справочно-информационные базы данных в целях оперативного получения и представления учетно-операционной информации (данных) с предоставлением доступа к этим данным в порядке, установленном руководителем кредитной организации. При этом должна обеспечиваться возможность распечатывания бумажных копий бухгалтерских документов по формам, установленным нормативными актами Банка России. Структура баз данных бухгалтерских документов должна позволять группировать документы в соответствии с требованиями, установленными пунктами 4.2-4.6 настоящей части.

4.8. Выемка бухгалтерских документов (далее - выемка документов) производится в соответствии с законодательством Российской Федерации.

При выемке документов присутствуют уполномоченные представители кредитной организации (главный бухгалтер или другое должностное лицо).

Уполномоченный представитель кредитной организации снимает в порядке, установленном законодательством Российской Федерации, копии с изымаемых документов.

Копию протокола выемки документов получает уполномоченный представитель кредитной организации, присутствовавший при выемке документов.

На место изъятого документа уполномоченным представителем кредитной организации помещаются копия изъятого документа (при наличии) и копия протокола выемки документа. Уполномоченный представитель кредитной организации на обложке папки с документами заверяет своей подписью надпись о выемке документов с указанием даты выемки документов и количества изъятых документов.