Пояснительная записка к проекту федерального закона N 1162885-7 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)" (не действует)

Пояснительная записка
к проекту федерального закона N 1162885-7 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)"

Досье на проект федерального закона

Проект федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)" (далее соответственно - Кодекс, законопроект) реализует задачи, поставленные национальной программой "Цифровая экономика Российской Федерации", Общенациональным планом действий, обеспечивающих восстановление занятости и доходов населения, рост экономики и долгосрочные структурные изменения в экономике.

В настоящее время работодатель самостоятельно выбирает форму ведения документов, связанных с работой (на бумажном носителе или в электронном виде), за исключением тех, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации. Соответственно, нет законных оснований для оформления этих кадровых документов только в электронном виде (к ним относятся трудовой договор, ученический договор, договор о материальной ответственности и порядка 30 видов других кадровых документов).

Законопроект подготовлен в целях оптимизации взаимодействия между работодателями и работниками (в том числе их представительными органами), закрепляет возможность и механизмы ведения и использования документов, связанных с работой, в электронном виде без дублирования на бумажном носителе с целью создания больших возможностей для удаленного трудоустройства: соискатель сможет подобрать себе работодателя из другого региона, дистанционно пройти собеседование и заключить трудовой договор. Предоставление возможности работодателям ведения электронного документооборота повысит оперативность оформления официальных трудовых отношений. Работники смогут без посещения кадровой службы подписывать документы, связанные с их работой, поданные ими или предназначенные для них, электронной подписью, иметь быстрый доступ к необходимым документам. Принятие законопроекта позволит им оперативно получить государственные, муниципальные, банковские и иные услуги, где требуется предоставление данных от работодателя - необходимые сведения можно будет запросить через информационную систему.

Следует отметить, что в 2020 - 2021 гг. в соответствии с Федеральным законом от 24 апреля 2020 г. N 122-ФЗ "О проведении эксперимента по использованию электронных документов, связанных с работой" был проведен эксперимент по переводу в электронную форму документов и сведений о работнике в части трудовых отношений, направленный на отработку механизмов ведения и применения данных документов без дублирования на бумажном носителе, по итогам которого направлены доклады в Правительство Российской Федерации, содержащие положительные результаты проведенного эксперимента. Также в рамках эксперимента была выявлена избыточная норма об оформлении приказа о приеме на работу, содержание которого аналогично некоторым положениям трудового договора. В этой связи данная норма исключается из Кодекса.

Законопроектом предполагается, что под электронным документооборотом в сфере трудовых отношений понимается создание, использование и хранение его участниками документов, оформленных в электронном виде без дублирования на бумажном носителе (далее - электронные документы).

Требования, устанавливаемые проектируемой статьей законопроекта, применяются только в отношении документов, оформление которых в письменном виде или ознакомление с которыми под роспись работника прямо предусмотрено трудовым законодательством Российской Федерации.

О переходе на электронный кадровый документооборот работодатель уведомляет работников (лиц, поступающих на работу), которые, в свою очередь, вправе отказаться от ведения их кадровых документов в электронном виде.

Локальным нормативным актом могут быть установлены порядок и способы получения работодателем согласия на переход на электронный документооборот и отказа от такого перехода.

Коллективным договором может быть предусмотрено распространение работодателем электронного документооборота на всех работников, если более пятидесяти процентов работников дали согласие на переход на электронный документооборот.

Электронный кадровый документооборот осуществляется посредством:

федеральной государственной информационной системы "Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - платформа "Работа в России"), включая взаимодействие через Единый портал государственных и муниципальных услуг (функций) (далее - ЕПГУ), взаимодействующий с федеральной государственной информационной системы "Единая система идентификации и аутентификации в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме" (далее - ЕСИА) и платформой "Работа в России", при условии регистрации работодателя на платформе "Работа в России";

иной информационной системы, позволяющей обеспечить подписание электронного документа, в соответствии с требованиями настоящего Кодекса, хранение электронного документа, а также фиксацию факта его получения сторонами трудовых отношений (далее - информационная система работодателя).

При подписании электронных документов используются усиленная квалифицированная электронная подпись (УКЭП), усиленная неквалифицированная электронная подпись, в том числе сертификат ключа проверки которой создан и используется в инфраструктуре, обеспечивающей информационно-технологическое взаимодействие информационных систем, используемых для предоставления государственных и муниципальных услуг в электронной форме, в установленном Правительством Российской Федерации порядке, а также простая электронная подпись работника, ключ которой получен в соответствии с правилами использования простой электронной подписи при обращении за получением государственных и муниципальных услуг в электронной форме, установленными Правительством Российской Федерации.

Для более значимых кадровых документов в информационной системе работодателя законопроектом предусматривается особый режим их подписания.

Работник или лицо, поступающее на работу, вправе использовать ранее полученную самостоятельно УКЭП.

Локальным нормативным актом работодатель также устанавливает порядок предоставления работнику и лицу, поступающему на работу, доступа к информационной системе работодателя (при необходимости) и соответствующего вида электронной подписи с учетом проектируемых требований.

В целях повышения эффективности осуществления электронного документооборота для работников, работодателей, государственных органов, в том числе проактивного обеспечения соблюдения трудового законодательства, а также возможности передачи электронных документов, связанных с работой, из информационной системы работодателя в личный кабинет работника на платформу "Работа в России", предоставления в единообразном формате электронных документов в контрольно-надзорные и иные органы, Минтруд России утвердит единые требования к формам (составу обязательных типов данных) и форматам базовых электронных документов, определяющих условия трудовых отношений.

Формат электронного документа - описание структуры файла, содержащего сведения электронного документа. Формой электронного документа является совокупность установленных трудовым законодательством реквизитов, которые в нем представлены.

В рамках положений законопроекта предполагается установление требований к форматам и формам электронных документов, формируемых в информационных системах работодателей, в виде трудовых договоров, договоров о материальной ответственности, ученических договоров, договоров на получение образования без отрыва или с отрывом от работы.

В части иных электронных документов предполагается утверждение требований лишь к форматам документов, формируемых в информационных системах работодателей. В части форматов документов обязательным условием будет наличие принципа машиночитаемости документов.

Необходимо отметить, что реализация данных требований позволит обеспечить межведомственное электронное информационное взаимодействие, при их формировании исключить часть нарушений трудового законодательства, даст возможность проведения автоматизированным способом контроля трудовых отношений и формирования аналитической информации за счет автоматизированной обработки электронных кадровых документов.

При внедрении требований к срокам перехода на электронный кадровый документооборот или новых форматов электронных документов будут предусмотрены переходные периоды для комфортной реализации доработок программного обеспечения со стороны хозяйствующих субъектов.

В рамках развития платформы "Работа в России" Рострудом будет обеспечена разработка и утверждение форм и форматов для всех электронных документов, используемых в рамках эталонных моделей (бизнес-схем) документирования процессов в сфере трудовых отношений, обеспечивающих предотвращение нарушений трудового законодательства. Модели будут предусматривать применение форматно-логического и параметрического контроля не только к отдельно взятым кадровым документам и содержащимся в них данным, но и цепочкам связанных документов, в том числе последовательности и срокам их формирования. Указанные модели вместе с формами и форматами предоставят работодателю доступный инструмент предупреждения нарушений трудового законодательства на этапе формирования документов, которые могут возникать в силу недостаточной правовой подготовки сотрудника, осуществляющего кадровое делопроизводство, или случайной ошибки.

Реализованные на платформе "Работа в России" эталонные модели (бизнес-схемы) процессов трудовых отношений будут носить рекомендательный характер и для информационных систем работодателей. Работодатели, использующие для электронного кадрового документооборота платформу "Работа в России" или доработавшие свои информационные системы для соответствия единым требованиям к формам и форматам документов, а также эталонным моделям документирования процессов в сфере трудовых отношений, получат преференции в виде снижения категории риска и периодичности проведения проверок (вплоть до полной отмены плановых проверок в отношении работодателей низкой категории риска).

Следует отметить, что в случае использования работодателем собственной информационной системы для ведения электронного документооборота, работодатель за свой счет несет все расходы по созданию и (или) эксплуатации информационной системы работодателя, а также созданию, использованию и хранению электронных документов, в том числе расходы по получению работником электронной подписи (в случае ее отсутствия) и ее использованию.

Законопроектом предусматривается отложенное вступление в силу нормы, предусматривающей разработку единых требований к формам и форматам электронных документов, поскольку участникам электронного документооборота (работодателям) потребуется время для развития (доработки) собственных информационных систем с целью обеспечения их соответствия данным требованиям. Документы, сформированные в информационной системе работодателя до вступления в силу единых норм, будут являться юридически значимыми.

Законопроект не устанавливает новые обязательные требования, учитывая, что в настоящее время работодатели ведут документооборот на бумажных носителях. Решение о переходе на электронный документооборот принимается организацией самостоятельно.

В законопроекте отсутствуют требования, которые связаны с осуществлением предпринимательской и иной экономической деятельности и оценка соблюдения которых осуществляется в рамках государственного контроля (надзора), муниципального контроля, нормы о привлечении к административной ответственности, предоставлении лицензий и иных разрешений, аккредитации, оценки соответствия продукции, иных форм оценки и экспертизы (далее - обязательные требования), о соответствующем виде государственного контроля (надзора), виде разрешительной деятельности и предполагаемой ответственности за нарушение обязательных требований или последствиях их несоблюдения.

Законопроект соответствует положениям Договора о Евразийском экономическом союзе, а также не противоречит положениям иных международных договоров Российской Федерации.

Финансово-экономическое обоснование к проекту федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)"

В целях реализации Федерального закона Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)" потребуются бюджетные ассигнования федерального бюджета.

Размер средств, необходимых для выполнения мероприятий, направленных на модернизацию электронного сервиса "Электронный кадровый документооборот" федеральной государственной информационной системы "Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - платформа "Работа в России") в части использования электронных документов, связанных с работой, составляет:

- в 2022 году - 350 425 706 (триста пятьдесят миллионов четыреста двадцать пять тысяч семьсот шесть) рублей 30 копеек;

- в 2023 году - 251 986 543 (двести пятьдесят один миллион девятьсот восемьдесят шесть тысяч пятьсот сорок три) рубля 27 копеек.

Предельная стоимость сопровождения в 2022 году составит 198 768 159,00 (сто девяносто восемь миллионов семьсот шестьдесят восемь тысяч сто пятьдесят девять) рублей 00 копеек, в том числе:

- базовое сопровождение - 94 126 659 (девяносто четыре миллиона сто двадцать шесть тысяч шестьсот пятьдесят девять) рублей 00 копеек;

- расчетная стоимость сопровождения организаций, прогнозируемых для подключения к подсистеме ЭКД в 2022 году, на основании основного сценария - 104 641 500 (сто четыре миллиона шестьсот сорок одна тысяча пятьсот) рублей 00 копеек.

Предельная стоимость сопровождения в 2023 году составит 305 762 823 (триста пять миллионов семьсот шестьдесят две тысячи восемьсот двадцать три) рубля 00 копеек, в том числе:

- базовое сопровождение - 96 479 823 (девяносто шесть миллионов четыреста семьдесят девять тысяч восемьсот двадцать три) рубля 00 копеек;

- расчетная стоимость сопровождения организаций, прогнозируемых для подключения к подсистеме ЭКД в 2023 году, на основании основного сценария - 209 283 000 (двести девять миллионов двести восемьдесят три тысячи) рублей 00 копеек.

Средства на указанные цели предусмотрены в полном объеме в федеральном бюджете на 2021 год и на плановый период 2022 и 2023 годов в составе бюджетных ассигнований на реализацию федерального проекта "Цифровое государственное управление" национальной программы "Цифровая экономика Российской Федерации".

Использование электронного сервиса "Электронный кадровый документооборот" платформы "Работа в России" будет бесплатным как для работников, так и для работодателей.

Наряду с возможностью использования электронного сервиса "Электронный кадровый документооборот" платформы "Работа в России" предусматривается возможность ведения работодателями электронного кадрового документооборота с использованием собственной информационной системы. В этом случае работодатель самостоятельно несет расходы по ведению электронных документов, включая расходы по приобретению и использованию электронной подписи работника.

Перечень федеральных законов, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)"

Принятие Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)" не потребует признания утратившими силу, приостановления, изменения или принятия иных федеральных законов.

Перечень нормативных правовых актов Президента Российской Федерации, Правительства Российской Федерации и федеральных органов исполнительной власти, подлежащих признанию утратившими силу, приостановлению, изменению или принятию в связи с принятием Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)"

Принятие Федерального закона "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации (в части регулирования электронного документооборота в сфере трудовых отношений)" потребует принятия следующих нормативных правовых актов:

1. Постановления Правительства Российской Федерации о внесении изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2015 г. N 885.

Внесение изменений в постановление Правительства Российской Федерации от 25 августа 2015 г. N 885 необходимо в целях закрепления положений по ведению электронного кадрового документооборота в сфере трудовых отношений в федеральной государственной информационной системы "Единая цифровая платформа в сфере занятости и трудовых отношений "Работа в России" (далее - платформа "Работа в России"), и, в частности, для установления правил регистрации работодателя на платформе "Работа в России", обеспечения возможности взаимодействия платформы "Работа в России" и Единого портала государственных и муниципальных услуг (функций).

Примерный срок подготовки - в течение 3 месяцев со дня принятия на заседании Правительства Российской Федерации решения о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

Ответственный исполнитель - Минтруд России.

Соисполнитель - Роструд.

2. Приказа Минтруда России об утверждении регламента использования подсистемы "Электронный кадровый документооборот" платформы "Работа в России".

Принятие данного приказа Минтруда России необходимо в целях регламентации порядка использования работодателями и работниками (соискателями) указанной подсистемы "Электронный кадровый документооборот", а также в целях соблюдения законодательства Российской Федерации об электронной подписи.

Примерный срок подготовки - в течение 3 месяцев со дня принятия на заседании Правительства Российской Федерации решения о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

Ответственный исполнитель - Минтруд России.

Соисполнитель - Роструд.

3. Приказа Минтруда России об утверждении единых требований к составу и форматам электронных документов.

Принятие данного приказа Минтруда России необходимо в целях унификации подходов к формированию, подписанию и хранению кадровых документов в электронном виде, обеспечения возможности проверки юридической значимости документа как в информационной системе работодателя, так и в государственной системе, исключения возможности некорректного формирования и подписания электронных кадровых документов, сформированных посредством государственной системы.

Примерный срок подготовки - в течение 6 месяцев со дня принятия на заседании Правительства Российской Федерации решения о внесении законопроекта в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации.

Ответственный исполнитель - Минтруд России.

Соисполнитель - Минцифры России, Росархив, Роструд.