Постановление Совета Министров РСФСР от 27 августа 1969 г. N 512 "Об утверждении Правил изменения и восстановления записей актов гражданского состояния, Условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах записи актов гражданского состояния, а также порядка передачи этих книг на хранение в государственный архив"

1. Утвердить согласованные с Министерством внутренних дел СССР прилагаемые Правила изменения и восстановления записей актов гражданского состояния.

2. Утвердить согласованные с Главным архивным управлением при Совете Министров СССР прилагаемые Условия хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах записи актов гражданского состояния, а также порядок передачи этих книг на хранение в государственный архив.

3. Обязать Советы Министров автономных республик, исполнительные комитеты районных, городских, областных и краевых Советов депутатов трудящихся обеспечить надлежащие условия хранения книг регистрации актов гражданского состояния в районных, городских, областных, краевых и республиканских (АССР) архивах органов записи актов гражданского состояния.

Зам. Председателя Совета Министров РСФСР

А. Школьников

Зам. Управляющего Делами Совета Министров РСФСР

В. Мокрушин

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Совета
Министров РСФСР
от 27 августа 1969 г. N 512

Правила
изменения и восстановления записей актов гражданского состояния

1. Исправление ошибок и внесение изменений в записи актов гражданского состояния при наличии достаточных оснований и при отсутствии спора между заинтересованными лицами производятся органами записи актов гражданского состояния (ЗАГСа).

При наличии спора между заинтересованными лицами вопросы внесения изменений в записи и исправления их решаются в судебном порядке.

2. Заявления о внесении изменений в записи актов гражданского состояния и об исправлении их подаются в отдел (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся по месту жительства заявителя.

К заявлению должно быть приложено свидетельство о регистрации акта гражданского состояния, подлежащее замене.

3. Если нуждающаяся в изменении или исправлении запись акта гражданского состояния находится в другом отделе (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся, отдел (бюро) ЗАГСа, принявший заявление, истребует копию этой записи.

В случае отсутствия записи в отделе (бюро) ЗАГСа и в архиве органа ЗАГСа области, края, республики (АССР) по месту регистрации акта гражданского состояния, изменение или исправление записи может быть произведено только после восстановления утраченной записи.

4. Внесение изменений в записи актов гражданского состояния и исправление их производятся на основании:

а) соответствующих документов об усыновлении (удочерении), установлении отцовства, перемене фамилии, имени, отчества;

б) решения исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся об изменении фамилии несовершеннолетнего ребенка;

в) заявления матери, не состоящей в браке, о внесении в книгу регистрации актов о рождении и в свидетельство о рождении ребенка, родившегося до 1 октября 1968 г., сведений об отце ребенка;

г) заключения отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся, составленного по месту жительства заявителя и утвержденного исполнительным комитетом районного (городского) Совета депутатов трудящихся;

д) решения суда.

Отдел (бюро) ЗАГСа, принявший заявление, вносит необходимые изменения или исправления в запись акта гражданского состояния или направляет соответствующее извещение (а в случаях, указанных в подпунктах "б", "в" и "д" настоящего пункта, - решение исполкома, заявление матери или решение суда) в отдел (бюро) ЗАГСа по месту нахождения нуждающейся в изменении или исправлении записи.

Заключение, предусмотренное подпунктом "г" настоящего пункта, составляется в следующих случаях:

если в записи акта гражданского состояния не указаны фамилия, имя, отчество или национальность родителей;

если в запись акта гражданского состояния включены неправильные сведения;

если фамилия или имя ребенку при регистрации рождения были присвоены без учета пожеланий родителей;

если в записи акта о рождении ребенку было записано неполное имя (уменьшительное, ласкательное, сокращенное);

при необходимости исправления фамилии или имени в связи с изменением пола (у гермафродитов);

если в момент регистрации были допущены ошибки (искажения, пропуск сведений или отдельных слов).

5. Внесение изменений в записи актов гражданского состояния и исправление их производятся отделом (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся по месту нахождения записи. При этом выписывается новое свидетельство о регистрации акта гражданского состояния, которое выдается заявителю или пересылается в отдел (бюро) ЗАГСа для вручения заявителю по месту его жительства.

Об изменениях, внесенных в записи актов гражданского состояния, и об исправлении их сообщается в областной, краевой или республиканский (АССР) архив органа ЗАГСа.

Изменения или исправления записей производятся путем зачеркивания в них имеющихся и внесения новых сведений или внесения дополнительных сведений.

На первом и втором экземплярах записи акта гражданского состояния производится запись с указанием даты и основания изменения или исправления, которая заверяется подписью лица, произведшего запись, и печатью.

6. Отказ органов ЗАГСа в изменении записей актов гражданского состояния или в исправлении их может быть обжалован в народный суд по месту жительства заявителя.

В случае отказа органа ЗАГСа в изменении или исправлении записи акта гражданского состояния по просьбе заявителя ему выдается копия заключения.

7. Заявления о внесении изменений в записи актов гражданского состояния и об исправлении их советские граждане, постоянно проживающие за границей, подают в консульские учреждения СССР за границей.

Внесение изменений в записи и исправление их производятся отделом (бюро) ЗАГСа по месту нахождения записи по ходатайствам консульских учреждений СССР за границей.

8. Внесение изменений в записи актов гражданского состояния иностранцев и лиц без гражданства, проживающих на территории СССР и зарегистрировавших акты гражданского состояния в органах записи актов гражданского состояния СССР, и исправление записей актов гражданского состояния указанных иностранцев и лиц без гражданства производятся на общих основаниях.

9. Восстановление записей актов гражданского состояния производится при наличии документов, подтверждающих, что соответствующая запись ранее имелась.

Утрата записи должна быть подтверждена областным, краевым или республиканским архивом органа ЗАГСа по месту, где находилась утраченная запись.

Архив органа ЗАГСа, подтверждающий утрату записи, обязан проверить наличие записи по книгам населенного пункта, указанного в заявлении. Проверка производится за 7 лет (за тот год, который указан в заявлении, а также за три года предшествующих и три года последующих).

Справка об отсутствии записи может выдаваться (высылаться) только после проверки наличия записи в отделе (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся, в котором должны храниться первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния населенного пункта, указанного в заявлении.

В справке указывается на кого, за какой период и по каким населенным пунктам произведена проверка наличия записи в книгах регистрации актов гражданского состояния, а также сохранились ли за проверяемый период (полностью или частично) книги регистрации актов гражданского состояния и записи в них.

10. Заявления о восстановлении записей актов гражданского состояния подаются в отдел (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся по месту жительства заявителя.

К заявлению прилагаются:

а) справка областного, краевого или республиканского архива органа ЗАГСа об отсутствии записи в книгах регистрации актов гражданского состояния;

б) выписка из домовой или похозяйственной книги о проживании лица, в отношении которого подано заявление о восстановлении записи;

в) документы, подтверждающие сведения, необходимые для восстановления записи.

11. При приеме заявления о восстановлении записи акта гражданского состояния заявитель предупреждается об ответственности за сообщение ложных сведений органам ЗАГСа по статье 201 Уголовного кодекса РСФСР.

12. В заявлении о восстановлении записи акта о рождении указывается место и время рождения заявителя, места проживания, учебы и работы, а также другие сведения, необходимые для установления личности (место и время регистрации брака, развода, рождения детей, сведения о родителях).

В отдельных случаях по требованию отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся заявителями представляются фотокарточки для направления вместе с запросами по месту их прежнего жительства.

Факты, указанные в заявлении, а также записи в документах, вызывающие сомнения в их достоверности, подлежат проверке путем запросов в соответствующие предприятия, учреждения и организации.

13. При восстановлении записи акта о рождении в необходимых случаях производится медицинское освидетельствование для определения возраста лица, в отношении которого восстанавливается запись.

Медицинское освидетельствование производится в тех случаях, когда в документах, представленных заявителем, и в материалах проверки отсутствуют сведения о возрасте лица, в отношении которого восстанавливается запись акта о рождении, или содержатся противоречивые данные о его возрасте. Определение возраста в этих случаях производится комиссией, образуемой исполнительным комитетом районного (городского) Совета депутатов трудящихся, на основании медицинского заключения и совокупности других данных о возрасте лица.

В состав комиссии по определению возраста включаются заведующий отделом (бюро) ЗАГСа, а также представители органов внутренних дел и здравоохранения. К работе комиссий по определению возраста привлекаются представители заинтересованных учреждений (при восстановлении записей актов о рождении на лиц пенсионного возраста - отделов социального обеспечения, при восстановлении записей актов о рождении на лиц призывного возраста - военкоматов и т.п.).

Заключение о восстановлении записи акта о рождении отделом ЗАГСа составляется после решения комиссии по определению возраста.

14. Записи актов о рождении детей в возрасте до 18 лет восстанавливаются по заявлениям родителей, опекунов, попечителей, администрации детских учреждений и других лиц, на воспитании которых находится ребенок.

Записи актов о рождении несовершеннолетних в возрасте от 16 до 18 лет могут восстанавливаться по их заявлениям при наличии у них документов, удостоверяющих личность.

15. Материалы о восстановлении записей актов о рождении на лиц, неоднократно судимых и имеющих несколько фамилий, имен и отчеств, передаются для проверки в органы внутренних дел по месту нахождения отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся, принявшего заявление о восстановлении записи.

Органы внутренних дел после проверки возвращают материалы в отдел (бюро) ЗАГСа с заключением о результатах проверки.

16. Восстановление записей актов о браке, усыновлении (удочерении), установлении отцовства, перемене фамилии, имени, отчества, расторжении брака, смерти производится только на основании документов, подтверждающих, что та или иная запись имела место, или на основании решения суда.

17. На основании представленных документов и результатов проверки отдел (бюро) ЗАГСа по месту жительства заявителя составляет заключение о восстановлении (или об отказе в восстановлении) утраченной записи акта гражданского состояния, которое подлежит утверждению исполнительным комитетам районного (городского) Совета депутатов трудящихся.

В заключении должно быть указано: кем и когда подано заявление о восстановлении записи и какая запись восстанавливается; результаты проверки сведений, сообщенных заявителем; мнение отдела (бюро) ЗАГСа о восстановлении (или об отказе в восстановлении) утраченной записи. При восстановлении записи акта о рождении указывается какими документами подтверждается возраст лица, на которое восстанавливается запись о рождении. В заключении указываются все сведения, которые должны быть занесены в соответствующие графы восстанавливаемой записи, или к нему прилагается заполненный бланк акта восстанавливаемой записи с указанием сведений, подтвержденных документами и материалами проверки. Бланк записи заверяется подписью лица, составившего заключение, и печатью.

Заключение о восстановлении записи акта гражданского состояния составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр заключения с материалами проверки направляется в отдел (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся по месту, где находилась утраченная запись. Второй экземпляр заключения направляется в отдел ЗАГСа соответствующего Совета Министров автономной республики, исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся (по месту составления заключения). Третий экземпляр остается в отделе (бюро) ЗАГСа, составившем заключение.

В тех случаях, когда восстанавливается запись, находившаяся в этом же отделе (бюро) ЗАГСа, заключение о восстановлении записи составляется в двух экземплярах.

Заключение об отказе в восстановлении записи акта гражданского состояния составляется в трех экземплярах. Первый экземпляр с материалами проверки хранится в отделе (бюро) ЗАГСа. Второй экземпляр пересылается в отдел ЗАГСа Совета Министров автономной республики, исполнительного комитета краевого, областного, Московского и Ленинградского городских Советов депутатов трудящихся. Третий экземпляр вручается или пересылается заявителю.

18. Регистрация восстановленной записи актов гражданского состояния производится отделом (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся по месту, где находилась утраченная запись.

Запись составляется в двух экземплярах. Второй экземпляр восстановленной записи направляется в областной, краевой, республиканский (АССР) архив органа ЗАГСа.

Запись актов о рождении производится в книгах регистрации восстановленных актов о рождении; записи о восстановлении других актов - в книгах текущей регистрации.

Каждый экземпляр восстановленной записи нумеруется одним и тем же номером.

Нумерация восстановленных записей о рождении начинается с первого номера и ведется последовательно в течение года. Восстановленные записи о регистрации других актов гражданского состояния нумеруются номером предыдущей записи с прибавлением буквы "В".

19. На основании восстановленной записи выписывается свидетельство о регистрации акта гражданского состояния, которое выдается заявителю или пересылается в отдел (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся для вручения заявителю по месту его жительства.

На свидетельствах, выдаваемых на основании восстановленной записи, производится надпись или проставляется штамп "Запись восстановлена".

20. При невозможности восстановления органами ЗАГСа утраченной записи факт регистрации акта гражданского состояния устанавливается в судебном порядке.

21. Заявления о восстановлении записей актов гражданского состояния советские граждане, постоянно проживающие за границей, подают в консульские учреждения СССР за границей.

Восстановление записей производится отделами (бюро) ЗАГСа, где соответствующая запись ранее имелась, по ходатайствам консульских учреждений СССР за границей.

22. Восстановление записей актов гражданского состояния иностранцев и лиц без гражданства, проживающих на территории СССР и зарегистрировавших акты гражданского состояния в органах записи актов гражданского состояния СССР, производится на общих основаниях.

23. Записи актов гражданского состояния могут быть аннулированы по решению суда, а восстановленные или повторно составленные записи - по решению суда или по заключению областного краевого или республиканского (АССР) органа ЗАГСа.

Об аннулировании записей сообщается лицам, по заявлениям которых был зарегистрирован акт гражданского состояния, а также в областной, краевой или республиканский (АССР) архив органа ЗАГСа.

Выданное на основании аннулированной записи акта гражданского состояния свидетельство изымается.

24. Аннулирование записей актов гражданского состояния производится органами ЗАГСа, в которых хранятся записи, подлежащие аннулированию, путем перечеркивания записи по диагонали. На аннулированной записи акта указывается дата и основания аннулирования записей. Указанная отметка заверяется подписью лица, аннулировавшего запись, и печатью.

Изъятые свидетельства уничтожаются. В документах, удостоверяющих личность граждан, погашаются отметки органов ЗАГСа о регистрации аннулированных актов путем надписи "Аннулировано", которая заверяется подписью лица, произведшего надпись, и печатью.

Если аннулированная запись акта о заключении брака или расторжении брака произведена не по месту жительства супругов, то соответствующая надпись в документах, удостоверяющих личность, производится органами ЗАГСа по месту их жительства на основании сообщение органа ЗАГСа, аннулировавшего запись.

УТВЕРЖДЕНЫ
постановлением Совета
Министров РСФСР
от 27 августа 1969 г. N 512

Условия
хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в органах записи актов гражданского состояния, а также порядок передачи этих книг на хранение в государственный архив

I. Место хранения и учет книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг до передачи в государственные архивы

1. Записи актов гражданского состояния, поступившие на хранение в архив органа ЗАГСа, подбираются и брошюруются в книги.

В книгах сосредоточиваются записи одного вида акта гражданского состояния по городу, району, а внутри района - по поселкам и сельсоветам в алфавитном порядке.

В конце книги указывается количество листов, актовых записей и ставится печать соответствующего органа ЗАГСа.

2. Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги пронумеровываются, учитываются в журнале по форме N 1 согласно приложению и раскладываются в хронологическом порядке отдельно по видам записей по каждому району, городу, поселку, сельсовету.

3. Первые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния, составленных на территории данного района (города), а также метрические книги, составленные до образования органов ЗАГСа, хранятся в архиве отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся.

Вторые экземпляры книг регистрации актов гражданского состояния и метрические книги, составленные на территории данной области, края, автономной республики, хранятся в областном, краевом или республиканском (АССР) архиве органа ЗАГСа.

Книги регистрации актов гражданского состояния, составленные консульскими учреждениями СССР за границей, хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Московского областного Совета депутатов трудящихся.

4. Метрические книги бывших русских консульских учреждений за границей (до 1916 года), метрические книги полковых церквей, кирх, костелов и синагог, находившихся на территории дореволюционной России, хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Ленинградского городского Совета депутатов трудящихся.

5. Метрические книги русских церквей в Маньчжурии за период с 1901 по 1921 годы хранятся в архиве отдела ЗАГСа исполнительного комитета Приморского краевого Совета депутатов трудящихся.

II. Оборудование архивов органов ЗАГСа

6. Для обеспечения сохранности книг регистрации актов гражданского состояния, а также метрических книг и создания необходимых условий для работы над ними архиву органа ЗАГСа предоставляется специальное помещение.

Помещение архива должно быть изолированным от других помещений и санитарно-технических коммуникаций, сухим и гарантированным от затопления.

Хранилища книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг отделяются от рабочих комнат архива. Окна первого этажа архивохранилища заделываются металлическими решетками. Установка печей и дымоходов в помещениях архивохранилищ не допускается.

В качестве искусственного освещения разрешается только электрическое.

Помещения, отведенные под архивохранилища, должны отвечать действующим противопожарным нормам.

7. Архивохранилища оборудуются металлическими стеллажами. Стеллажи устанавливаются на расстоянии 10-15 см от стен; если торцы стеллажей примыкают к стенам, устанавливаются ограничители, не допускающие укладку книг регистрации актов гражданского состояния вплотную к стене. Расстояние от пола до нижней полки стеллажа должно быть 10-15 см. Ширина главных проходов между стеллажами может достигать 1-1,2 м, остальных проходов - 70-80 см. Для уменьшения влияния света на архивные книги стеллажи рекомендуется устанавливать перпендикулярно стенам, в простенках между оконными проемами.

III. Режим хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в архивах органов ЗАГСа

8. В помещении архива устанавливается специальный режим хранения, то есть определенные технические и санитарно-гигиенические условия, обеспечивающие наилучшую сохранность книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, а также необходимые условия работы с ними.

9. В архивохранилищах рекомендуется поддерживать постоянную температуру в пределах от +14 до +20° С, относительную влажность воздуха от 50 до 65%.

Для контроля за температурой и влажностью воздуха в архивохранилище устанавливаются термометры и гигрометры или психрометры, согласно показаниям которых принимаются меры к обеспечению нормальной температуры и влажности воздуха.

10. Для предохранения архивохранилищ от пыли необходимо:

а) обеспечить максимальную герметичность архивохранилищ и оборудовать вентиляционную систему противопыльными фильтрами;

б) периодически проводить обеспыливание документальных материалов с помощью пылесосов и практиковать влажную уборку с применением 1%-ного раствора формалина;

в) при проветривании архивохранилищ окна и форточки затягивают марлей, смоченной 50%-ным раствором глицерина и тщательно отжатой.

11. В случае появления в архивохранилищах плесени, насекомых и грызунов немедленно принимаются меры к их уничтожению.

12. В архивохранилищах запрещается:

а) курение:

б) применение нагревательных электроприборов;

в) хранение посторонних предметов (портфелей, сумок, продуктов питания и т.п.).

13. Дверь в архивохранилище в нерабочее время закрывается, опечатывается или пломбируется. Печать или пломбир хранится у заведующего архивом органа ЗАГСа или у сотрудника, ответственного за архив; архив открывается и закрывается в их присутствии; обеспечивается внешняя охрана архива.

14. При отсутствии специального помещения для архива отдела (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны храниться в металлических шкафах.

15. Вход в архивохранилище и ознакомление с записями в книгах регистрации актов гражданского состояния и метрических книгах посторонним лицам без разрешения заведующего отделом (бюро) ЗАГСа исполнительного комитета районного (городского) Совета депутатов трудящихся, заведующего областным, краевым, республиканским (АССР) архивом органа ЗАГСа, а с записями в книгах регистрации усыновления (удочерения) также без разрешения органов опеки и попечительства, - запрещается.

16. В случае пожара, наводнения или другого стихийного бедствия, а также при обнаружении злоумышленного проникновения в архив посторонних лиц, с участием представителя соответствующих органов (пожарной охраны, внутренних дел, технического надзора, государственного архива и др.) составляется соответствующий акт и принимаются меры к охране материалов.

17. Обеспечение надлежащих условий хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в архивах отделов (бюро) ЗАГСа исполнительных комитетов районных (городских) Советов депутатов трудящихся, а также в областных, краевых, республиканских (АССР) архивах органов ЗАГСа возлагается на исполнительные комитеты районных, городских, областных, краевых Советов депутатов трудящихся и Советы Министров автономных республик.

IV. Сроки хранения книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг и порядок их передачи в государственные архивы

18. Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги хранятся в архивах органов ЗАГСа в течение 75 лет со времени их составления.

По истечении 75 лет вторые экземпляры книг из областного, краевого, республиканского (АССР) архива органа ЗАГСа, оформленные согласно установленным правилам постановки документальной части делопроизводства и работы архивов учреждений, организаций и предприятий СССР, передаются на хранение в соответствующие государственные архивы. Недостающие или неисправимо поврежденные экземпляры книг заменяются идентичными книгами, которые изымаются из архивов отделов (бюро) ЗАГСа исполнительных комитетов районных (городских) Советов депутатов трудящихся.

19. Архивы органов ЗАГСа сдают в государственный архив книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги по описям по форме N 2 и оформляют сдачу актом по форме N 3 согласно приложению. Описи составляются в трех экземплярах, а акты в двух экземплярах.

Описи в двух экземплярах и один экземпляр акта остаются в государственном архиве; третий экземпляр описи со вторым экземпляром акта возвращаются в архив органа ЗАГСа.

Книги регистрации актов гражданского состояния и метрические книги должны быть доставлены в государственный архив средствами архива органа ЗАГСа.

20. После передачи вторых экземпляров книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг в государственные архивы, оставшиеся первые экземпляры указанных книг в архивах отделов (бюро) ЗАГСа исполнительных комитетов районных (городских) Советов депутатов трудящихся подлежат уничтожению. Акт о выделении к уничтожению книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг согласовывается соответственно с областным, краевым, республиканским (АССР) архивом органа ЗАГСа и утверждается исполнительным комитетом районного (городского) Совета депутатов трудящихся.

Уничтожение книг регистрации актов гражданского состояния и метрических книг, как правило, осуществляется путем их переработки на предприятиях вторичного сырья в присутствии представителя соответствующего архива органа ЗАГСа.