Приложение 1. Порядок приема и регистрации обращений граждан в администрации Города Томска и её органах

Приложение 1

к распоряжению

Администрации г. Томска

от 28 сентября 2011 г. N р 1040

Порядок
приема и регистрации обращений граждан
в администрации Города Томска и её органах

С изменениями и дополнениями от:

9 ноября 2011 г.

1. Общие положения

1.1. Порядок приема и регистрации обращений граждан в администрации Города Томска и её органах (далее - Порядок) разработан в соответствии с Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" и Законом Томской области от 11.01.2007 N 5-ОЗ "Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления".

1.2. Настоящим Порядком определяется порядок приема и регистрации письменных и устных обращений граждан в администрации Города Томска и её органах.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации г. Томска от 9 ноября 2011 г. N р 1206 настоящее приложение дополнено пунктом 1.3

1.3. Особенности приема и регистрации запросов граждан о предоставлении муниципальных услуг устанавливаются административными регламентами предоставления муниципальных услуг. В случае если административными регламентами предоставления муниципальных услуг особенности приема и регистрации запросов граждан не установлены, то применяются положения настоящего распоряжения.

2. Прием и регистрация письменных обращений
граждан в администрации Города Томска и её органах

2.1. Принимаются и регистрируются:

1) письменные обращения, поступившие в администрацию Города Томска или её органы, одним из следующих способов:

- доставленные лично гражданином,

- доставленные нарочным,

- почтовым отправлением,

- специальной связью;

2) обращения в форме электронного документа, поступившие по информационно-телекоммуникационной сети;

3) письма граждан, поступившие из редакций средств массовой информации, политических партий и общественных организаций (в том числе с просьбой проинформировать о результатах рассмотрения);

4) письма с просьбами о личном приеме.

2.2. Регистрация обращения гражданина не может превышать в общей сложности трех дней с момента поступления обращения в администрацию Города Томска или её орган.

2.3. Прием обращений ведется уполномоченными муниципальными служащими по работе с обращениями граждан в администрации Города Томска или её органах (далее- муниципальный служащий по работе с обращениями граждан).

Для приема обращений в форме электронного документа, поступивших через раздел "Прием обращений граждан" Официального портала муниципального образования "Город Томск" (электронный адрес: http://www2.admin.tomsk.ru/), используется программное обеспечение, предусматривающее заполнение гражданином следующих реквизитов, необходимых для работы с обращением, и для направления ему ответа по адресу электронной почты или почтовому адресу:

- фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) гражданина;

- адрес электронной почты (если ответ должен быть направлен в форме электронного документа);

- почтовый адрес (если ответ должен быть направлен в письменной форме).

2.4. Регистрация обращений ведется с использованием сетевой автоматизированной системы учета и контроля обращений, а также в карточке регистрации обращений граждан.

Перед регистрацией обращение проверяется на повторность и многократность.

Повторными обращениями являются предложения, заявления, жалобы, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, являются первичными.

Многократными являются обращения, поступившие три и более раз по одному и тому же вопросу, на который автору даны исчерпывающие ответы.

Если обращение подписано двумя и более авторами, обращение является коллективным, о чем делается отметка в сетевой автоматизированной системе учета и контроля обращений.

При регистрации вносится следующая информация о поступившем обращении:

- дата поступления обращения;

- повторность (многократность) обращения;

- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);

- данные об обратившемся гражданине: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии), почтовый адрес и (или) адрес электронной почты;

- тема (темы) обращения.

Регистрация обращений ведется в электронном виде и на бумажных карточках регистрации обращений граждан.

Датой поступления считается дата, указанная на регистрационном штампе администрации Города Томска или её органа.

Регистрационный штамп проставляется на правом поле первого листа обращения с указанием даты поступления и регистрационного номера. Регистрационный номер состоит из порядкового номера поступления, начальной буквы фамилии заявителя, например "Д-555". Если обращение коллективное, то регистрационный номер состоит из порядкового номера поступления и начальными буквами - кол, например "Кол-555".

Датой поступления обращения в форме электронного документа считается дата, указанная на регистрационном штампе администрации Города Томска или её органа в карточке регистрации обращений граждан.

По требованию гражданина муниципальным служащим по работе с обращениями граждан ставится отметка о принятии обращения на втором экземпляре обращения, который остается у гражданина, либо на копии обращения.

2.5. Зарегистрированные обращения передаются должностным лицам администрации Города Томска, которым адресовано обращение, в день регистрации обращения.

3. Регистрация устного обращения

3.1. Регистрация устного обращения осуществляется в день проведения личного приема в соответствии с графиком личного приема граждан Мэром Города Томска, первым заместителем Мэра Города Томска, заместителями Мэра Города Томска, руководителями органов администрации Города Томска, утвержденным муниципальным правовым актом администрации Города Томска.

3.2. Устные обращения, поступившие в ходе "прямого эфира", регистрируются муниципальным служащим по работе с обращениями граждан по поручению Мэра Города Томска или уполномоченного им должностного лица не позднее трех дней со дня проведения "прямого эфира".

3.3. Датой поступления устного обращения считается дата, указанная на карточке регистрации обращений граждан администрации Города Томска или её органа.