Памятка командированному сотруднику (для бюджетной сферы) (подготовлено экспертами компании "Гарант")

Памятка командированному сотруднику (для бюджетной сферы)

1. Перед командировкой

1.1. Ознакомьтесь с приказом (распоряжением) на командировку и подпишите его.

1.2. Получите аванс на командировочные расходы в кассе или проверьте зачисление аванса на командировку на банковскую карту.

1.3. Если предполагаются расходы от имени учреждения, возьмите доверенность.

2. В ходе командировки

Расходы, понесенные во время командировки, обязательно должны быть подтверждены документально. Сохраняйте все документы: счета, чеки, квитанции, талоны и т.п., - даже если Вы считаете их избыточными. При отсутствии подтверждающих расходы документов у работодателя нет обязанности их компенсировать.

2.1. Подтверждение проезда

В общем случае факт проезда подтверждают авиа-, железнодорожные билеты, документы (билеты) на проезд автомобильным или водным транспортом.

Факт покупки билета - понесенных расходов - подтверждается кассовым чеком (распечаткой электронного кассового чека) или выпиской с Вашей банковской карты (банковского счета).

В случае приобретения электронных билетов:

- при перелете на воздушном транспорте - распечатайте маршрут/квитанцию электронного пассажирского билета и багажной квитанции (выпиской из автоматизированной информационной системы оформления воздушных перевозок или электронный многоцелевой документ. Кроме того, сам факт авиаперелета желательно подтвердить посадочным талоном;

- при поездках на железнодорожном транспорте - распечатайте контрольный купон электронного проездного документа (билета) (выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте) (приложение к приказу Минтранса РФ от 21.08.2012 N 322). Если в стоимость проезда по железной дороге не входит плата за постельные принадлежности, возьмите у проводника документ, подтверждающий оплату этой услуги. После окончания поездки не забудьте забрать свой билет у проводника.

При следовании к месту командировки на автомобиле обязательно составьте путевой лист. Во время поездки сохраняйте все кассовые чеки, квитанции и иные документы, подтверждающие маршрут следования.

2.2. Подтверждение проживания

Если бронировали и/или оплачивали жилье самостоятельно, подтвердите факт оплаты кассовым чеком или бланком строгой отчетности. Электронный кассовый чек или бланк строгой отчетности надо распечатать.

Для подтверждения факта проживания не забудьте взять в гостинице (общежитии и т.п.) счет или иной подобный документ.

Если гостиницу оплатило учреждение, и в сумме выделен НДС, кроме счета надо взять счет-фактуру.

В случае найма жилья у физического лица расходы подтверждаются договором найма и распиской. Проверьте в этих документах наличие реквизитов, позволяющих идентифицировать наймодателя (ФИО, паспортные данные), а также информацию об адресе предоставленного жилья.

2.3. Подтверждение цели командировки

Сохраните документы, подтверждающие выполнение задания и/или обосновывающие цель командировки (например: акт выполненных работ или оказанных услуг, договор или проект договора, план и программа конференции или семинара, др.).

3. По возвращении из командировки

Заполните авансовый отчет или отчет о расходах подотчетного лица с приложением всех документов.

Если при заполнении авансового отчета или отчета о расходах подотчетного лица возникли затруднения, обратитесь в бухгалтерию.

Командированным на заметку

Чтобы комфортно было не только на работе, но и во время поездок, предлагаем ознакомиться с нашими памятками пассажирам:

Памятка авиапутешественнику Памятка ж/д путешественнику Памятка путешественнику, выезжающему за границу Памятка по ввозу продуктов из-за рубежа