Дефектная ведомость (подготовлено экспертами компании "Гарант", октябрь 2019 г.)

Дефектная ведомость

Дефектная ведомость составляется при повреждении или поломке объектов основных средств и является документом, обосновывающим необходимость проведения ремонтных работ (это следует из письма Минфина России от 04.12.2008 N 03-03-06/4/94), смотрите также письма Минфина России от 30.10.2007 N 03-03-06/1/745, от 02.04.2007 N 03-03-06/1/203.

Как изложено в письме Минфина России от 14.01.2019 N 02-07-10/868 "Об особенностях оформления дефектной ведомости", практика применения дефектной ведомости указывает, что данный документ используется для оформления предполагаемых объемов работ по ремонту для целей планирования закупок материалов, работ, услуг (не является первичным учетным документом).

Из этого следует, что дефектная ведомость не является документом, оформляющим факт хозяйственной жизни - осуществление ремонта.

Вместе с тем дефектная ведомость поможет обосновать произведенные затраты (например, при проверках в организациях госсектора ревизоры рассматривают списание запасных частей для ремонта основного средства при отсутствии дефектных ведомостей в качестве нарушения).

Дефектная ведомость может являться приложением к первичному учетному документу, оформляющему фактически произведенные объемы работ по ремонту. В ней указываются перечень выявленных дефектов объекта и рекомендации по их устранению.

На основании части 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете (далее - Закон N 402-ФЗ) все формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта, а разрабатывает лицо, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.

Закон N 402-ФЗ не предусматривает обязательного применения унифицированных форм первичных учетных документов. Однако при разработке собственных форм первичных учетных документов организации могут в качестве образца использовать и унифицированные формы, утвержденные Госкомстатом России.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они содержат обязательные реквизиты, указанные в части 2 ст. 9 Закона N 402-ФЗ. При составлении собственных документов рекомендуем также воспользоваться правилами по оформлению документов, приведенными в ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов".

При ремонте оборудования вместо дефектной ведомости может быть использован акт о выявленных дефектах оборудования, форма которого может быть разработана на основе унифицированной формы N ОС-16, утвержденной постановлением Госкомстата России от 21.01.2003 N 7.

В качестве документа, подтверждающего расходы по налогу на прибыль, дефектная ведомость Налоговым кодексом РФ не поименована.

Вместе с тем, согласно п. 1 ст. 252 НК РФ, расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Таким образом, обязанность налогоплательщика - документально подтвердить необходимость проведения ремонтных работ. Такого же мнения придерживаются и специалисты.

Приведем мнение Г.Г. Лалаева, к. э. н., доцента Государственного университета Минфина России, советника государственной гражданской службы РФ 2-го класса: "Поскольку унифицированная форма дефектной ведомости для целей налогообложения не утверждена, необходимость проведения ремонта (текущего или капитального) и расходы организация с учетом п. 1 ст. 252 НК РФ вправе подтвердить любыми документами, оформленными в соответствии с требованиями законодательства РФ (дефектная ведомость, ведомость дефектов, акт обследования технического состояния и т.д.). Главное, чтобы содержание такого документа свидетельствовало о наличии и описании дефекта (поломки) конкретной детали (узла, элемента), а также необходимости устранения выявленной поломки" (см. материал: "Вопрос: организация, осуществляющая текущий ремонт автомобилей собственными силами, не составляет дефектные ведомости, но у нее имеются акты осмотра автомобиля, из которых следует, что он нуждается в ремонте (перечислены конкретные неисправности, указано, что дефект должен исправляться путем замены той или иной запчасти). Может ли такой акт при отсутствии дефектной ведомости подтверждать необходимость проведения ремонтных работ? ("Строительство: бухгалтерский учет и налогообложение", N 4, апрель 2012 г.)".

Аналогичной позиции придерживаются и судьи. Так, например, в постановлении Седьмого ААС от 14.11.2014 N 07АП-7100/14 изложено, что судом первой инстанции правильно указано на обязательность составления дефектных ведомостей или иных аналогичных документов, поскольку в данном случае необходимость проведения ремонта должна иметь документальную подтвержденность.

Обязательность составления дефектной ведомости возникает также в следующих случаях:

- когда это предусмотрено договором на выполнение работ (см. постановление АС Северо-Кавказского округа от 24.11.2015 N Ф08-7772/15 по делу N А32-42220/2013);

- когда это предусмотрено локальным нормативным актом организации (например, "Порядком проведения ремонта") (см. постановление АС Западно-Сибирского округа от 13.03.2015 N Ф04-15722/15 по делу N А27-13282/2013).

В дефектную ведомость включаются:

- сведения об объекте основных средств (наименование, место нахождения/установки, инвентарный номер, заводской номер, год выпуска объекта основных средств);

- описание дефектов;

- наименование работ для приведения объекта основных средств в состояние, пригодное к эксплуатации;

- подписи членов комиссии.

Дефектную ведомость утверждает руководитель организации.

4 октября 2019 г.