Некоторые вопросы жизненного цикла управленческих электронных документов (М.П. Бобылева, журнал "Делопроизводство", N 4, октябрь-декабрь 2017 г.)

Некоторые вопросы жизненного цикла управленческих электронных документов

М.П. Бобылева,

к.и.н, доцент

Журнал "Делопроизводство", N 4, октябрь-декабрь 2017 г., с. 3-12.

- Особенности жизненного цикла документа в электронной среде.

- Комплексный жизненный цикл электронного документа при взаимодействии нескольких информационных систем, включая систему архивного хранения.

- Необходимость обеспечения непрерывной системы управления метаданными для поддержания целостности жизненного цикла электронных документов.

В условиях все более активного применения электронных документов в сфере управленческой деятельности и необходимости решения проблем их длительного хранения возрастает актуальность анализа и дальнейшей методологической проработки проблематики жизненного цикла электронных документов*(1).

Концепция жизненного цикла позволяет рассматривать существование во времени документов на любых носителях информации. Начало формирования концепции жизненного цикла документа и ее распространения в среде зарубежных специалистов в области документации относится к 60-м годам XX века. Следует отметить, что еще не так давно в российском документоведении понятие "жизненный цикл документа" широкого распространения не имело, хотя связанные с ним закономерности существования документа бесспорно признавались*(2). Более того, традиционное для отечественного документоведения определение документооборота, понимаемого как движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки, фактически охватывает ряд стадий жизненного цикла документа. Видный российский документовед профессор Т.В. Кузнецова отмечала, что "этапы работы с документами были и остаются одними и теми же во все времена"*(3), констатируя тем самым существование основных стадий жизненного цикла, общих для любых управленческих документов.

"Осознание жизни документа и основных стадий, этапов этой жизни является второй, после определения документа, фундаментальной основой общей теории документа" - этот тезис, высказанный членом-корреспондентом РАН В.П. Козловым в 2009 г. в статье "Общая теория документа", подчеркивает значение научной проработки проблематики жизненного цикла документа*(4).

Концепция жизненного цикла документа (ЖЦД) в настоящее время не просто сохраняет свою актуальность и методологический потенциал, но и получила новый импульс для своего дальнейшего развития в связи с необходимостью методологической проработки вопросов обращения электронных документов и их хранения. Более того, модель ЖЦД лежит в основе создания современных систем управления электронными документами.

С позиций ЖЦД появляется возможность внести дополнительную ясность в само понятие "электронный документ". По мнению профессора М.В. Ларина, это понятие следует относить к "документам, проходящим все стадии своего жизненного цикла - от создания до уничтожения или передачи на вечное архивное хранение - в электронном виде"*(5).

Понятие "жизненный цикл документа" применительно к электронным документам в библиотечном деле нашло отражение в ГОСТ Р 7.0.95-2015, где записано, что "под жизненным циклом электронного документа понимается последовательность событий, которая сопровождает создание и использование электронного документа"*(6). Данное определение не относится к управленческим электронным документам и не охватывает все стадии их жизненного цикла, в том числе связанные с хранением.

Со своей стороны, рассматривая существование во времени документов на любых носителях информации, отметим, что понятие "жизненный цикл документа" охватывает:

во-первых, предсказуемые изменения состояния, закономерности существования документа во времени (стадии его жизненного цикла),

во-вторых, период, в течение которого документ проходит стадии своего существования*(7).

В рамках каждой стадии ЖЦД можно выделить определенные этапы (фазы) и последовательность событий.

На наш взгляд, существуют четыре основные стадии жизненного цикла документа: создание, обращение, хранение, уничтожение. Графическая модель стадий ЖЦД представлена на рис. 1.

                /--------------------------------\

         /------|            Хранение            |-------\

         |      \--------------------------------/       |

         |                                             |

         |                   |   |                       |

/----------------\   /---------------------\   /---------------------\

|    Создание    |--|      Обращение      |--|     Уничтожение     |

\----------------/   \---------------------/   \---------------------/

         |                                               

         \-----------------------------------------------/

Рис. 1. Жизненный цикл документа: основные стадии

Высказываются разные точки зрения на то, что считать началом жизненного цикла управленческого документа - момент придания документу официального статуса или же требуется учитывать период его подготовки. По нашему мнению, началом ЖЦД следует считать работу над проектом документа на этапах оформления, согласования (визирования) и подписания его окончательной версии. Именно в процессе работы по созданию, согласованию (визированию) и подписанию проекта формируется важная часть метаданных, определяющих дальнейшую юридическую значимость документа. Поэтому, на наш взгляд, оставлять эти этапы за рамками ЖЦД и процессов документооборота принципиально неверно*(8). Необходимость учитывать этапы создания электронного документа как часть его жизненного цикла отмечается и в некоторых публикациях зарубежных специалистов. Так, высказываются предложения о целесообразности выделять в качестве самостоятельной "пренатальную" (то есть предшествующую рождению - по аналогии с биологическими объектами) стадию жизненного цикла документа*(9).

Таким образом, началом ЖЦД в организации будет являться начало работы над проектом документа либо получение уже существующего документа, созданного за пределами организации, а завершением ЖЦД - уничтожение документа или передача его на архивное хранение. ЖЦД может оказаться коротким и завершиться на стадии создания, если документ не будет подписан, либо на других стадиях, если после них последует его уничтожение. Стадия уничтожения не является обязательной, так как некоторые документы в силу государственной важности имеют срок хранения "постоянно". Уничтожение документа может быть как предусмотренным (например, по истечении срока хранения по результатам экспертизы ценности), так и случайным (например, физическая утрата в результате непредусмотренных обстоятельств) либо преднамеренным (к примеру, противоправные действия по ликвидации документов как улик). На рис. 1 показано, что стадии обращения и хранения взаимосвязаны: находящийся на хранении документ может быть вновь введен в обращение.

Изменение состояний документа в рамках стадий и этапов ЖЦД отражается в метаданных документа. Метаданные - данные, описывающие контекст, содержание и структуру документов, а также процессы управления ими на протяжении всего жизненного цикла документа. При этом электронный документ должен содержать или постоянно быть связан с метаданными, отражающими операции, совершаемые с документом в процессе деловой деятельности*(10).

Указанные выше стадии жизненного цикла управленческих документов носят самый общий характер и не зависят от материального носителя информации. Однако жизненные циклы бумажных и электронных документов, несмотря на общность основных стадий (создание, обращение, хранение и уничтожение), имеют существенные отличия, связанные, прежде всего, с физической средой обращения документа.

В силу неотделимости информации от ее носителя для бумажных и иных аналоговых (вещественных) документов их жизненный цикл может рассматриваться как единый независимо от перемещений документа в пространстве и во времени, включая завершающие стадии хранения или уничтожения. При этом может происходить физическое перемещение подлинного документа (как носителя информации) не только внутри организации, где он был создан, но и между организациями (в том числе передаче в составе комплекса документов из организации на государственное архивное хранение).

Для электронных документов, существующих не в аналоговой, а в электронной среде, важно рассматривать их жизненный цикл в рамках конкретной информационной системы. Аналогичного мнения придерживаются авторитетные специалисты в области информационных технологий. В частности, А. Афанасьев и К. Синюшин в предисловии к российскому изданию известной книги американского специалиста по информационному менеджменту Дж. Д. Саттона отмечали: "Под жизненным циклом документа в электронной форме понимается все время жизни документа под управлением системы от момента создания или импорта документа до момента экспорта или уничтожения документа"*(11). Сам же Саттон, рассматривая ЖЦД, выделял этапы создания или составления документа, размещения его в структуре системы, сохранения, поиска, распространения и вывода из обращения"*(12).

Если электронный документ был создан, хранился и использовался, а также завершил свой жизненный цикл в рамках одной информационной системы, то это вариант ЖЦД является наиболее простым. Однако практика работы по созданию и развитию современных систем электронного документооборота позволяет выделить более сложные ситуации. К примеру, когда система документооборота интегрирована или взаимодействует с другими информационными системами. После миграции электронного документа из одной информационной системы в другую (англ. migration - перемещение документа в другую информационную систему с сохранением аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования) уже в новой системе совершаются все отмеченные нами четыре стадии ЖЦД, начиная с включения документа в данную информационную систему. На рис. 2 в качестве примера приведены информационные системы ИС 1, ИС 2 и ИС 3.

/ - - - - - - - - - - - \  /---------------------------\

   Передача (миграция      |      Хранение в ИС 1      |

|   документа из ИС 2   |  |                           |

\ - - \ - - - - - - - - /  \---------------------------/

               /------------/                      \-------------\

      |        |                 |      |                          |

/-----------------------\  /--------------------------\  /-----------------\

| Включение документа в |-|     Обращение в ИС 1     |-|Уничтожение в ИС |

|          ИС           |  |                          |  |        1        |

|1 (создание, получение)|  |                          |  |                 |

\-----------------------/  \--------------------------/  \-----------------/

           |                                                    

           |                                                    |

           |                          |                         |

           |                                                   |

           |               / - - - - --- - - - - - - -\         |

           |                   Передача (миграция)    |         |

           |               |    документа из ИС 3               |

           |               \- - - - - - - - - - - - - /         |

           \----------------------------------------------------/

Рис. 2. Вариант жизненного цикла электронного документа с учетом его передачи (миграции) при взаимодействии информационных систем (ИС 1, 2 и 3)

Важно подчеркнуть, что метаданные электронного управленческого документа относятся к конкретной информационной системе. В числе метаданных, связанных с документом в процессе его жизненного цикла, необходимо различать:

метаданные, образующиеся в момент создания документа и его ввода в конкретную информационную систему;

метаданные, образующиеся после ввода документов в данную информационную систему*(13).

Состояния экземпляров электронного документа в рамках их жизненного цикла в разных информационных системах будут различаться. Соответственно будут различия в составе метаданных электронного документа в каждой из систем. Кроме того, могут различаться подходы к классификации документов в разных информационных системах, что будет отражаться в составе применяемых справочников (классификаторов). Продолжительность жизненного цикла экземпляров электронного документа в каждой из информационных систем также может быть разной*(14).

Процессы электронного документооборота, при которых используется взаимодействие информационных систем с приемом-передачей документов и их метаданных (например, межведомственный документооборот), могут рассматриваться как включающие несколько жизненных циклов документа в соответствующих информационных системах.

Вместе с тем важно подчеркнуть актуальность задачи обеспечения непрерывности комплексного жизненного цикла электронного документа, образующегося при взаимодействии нескольких информационных систем, включая систему архивного хранения. О едином, но при этом сложном (комплексном) жизненном цикле электронного документа, включающем несколько вложенных циклов, соответствующих взаимодействующим информационным системам, можно говорить при следующих условиях:

наличие общей цели, связанной с управлением документами, у взаимодействующих информационных систем (определенной степени их интеграции, обмена метаданными);

соблюдение требований аутентичности, целостности, достоверности документов и их пригодности для использования.

Учет этих обстоятельств представляется принципиально важным для решения вопросов долговременного хранения электронных документов. При этом важно различать жизненный цикл электронного документа в системе электронного документооборота (далее - СЭД) и в информационной системе электронного архива (далее - СЭА). Часть метаданных СЭА наследуется из СЭД, другая часть дополняется в СЭА в процессе жизненного цикла документа уже в этой системе.

В СЭД и СЭА формируются и сохраняются метаданные документов:

- создаваемые при включении документа в систему (СЭД или СЭА);

- образующиеся после включения документа в СЭД или СЭА в рамках его жизненного цикла в соответствующей системе;

- используемые при взаимодействии СЭД и СЭА с другими информационными системами;

- связанные с передачей на последующее хранение (из СЭД - в СЭА, из СЭА - в государственный архив).

Процессы, относящиеся к фазам хранения документа в государственном или муниципальном архиве, либо к так называемому "внеофисному" хранению, осуществляются уже за пределами организации. Для электронных документов это означает их передачу в другую информационную систему.

На схеме, иллюстрирующей вариант сложного жизненного цикла электронных документов (рис. 3), выделен контур, соответствующий системе архивного хранения. На рис. 3 также выделен контур публичного обращения документов, связанного с различными формами (в том числе электронными) использования копий документов или выписок из них.

                        / - - - - - - - - - - \

                           Архивное хранение   -\

                        \ - - - --- - - - - - /

                                                |

                        /------------------------------------\

                        |      Хранение       |\             |

          /----------------------------------/ |            |

          |                                  |             |

          |                                   |            

/------------------\    /---------------------\|  /----------------------\

|    Создание,     |---|      Обращение      |+-|     Уничтожение      |

|    получение     |    |                     ||| |                      |

\------------------/    \---------------------/   \----------------------/

          |                       |            ||           

          |                                              |

          |            / - - - - --- - - - - - \-- -\       |

          |                 Публичное обращение             |

          |            \ - - - - - - - - - - - - -  /       |

          \-------------------------------------------------/

Рис. 3. Жизненный цикл документа с учетом его архивного хранения и публичного обращения

Анализируя жизненный цикл управленческого документа, можно выделить несколько вариантов ("ипостасей") его существования (другими словами, его различные состояния):

- проект документа;

- официальный документ (оригинал, подлинник, подписанный экземпляр, а также дубликат документа);

- заверенные копии официального документа;

- опубликованный официальный документ;

- не имеющие юридической силы копии документа.

Архивное хранение подразумевает несколько состояний документов:

a) сами документы в состоянии "покоя", т.е. в неактивном состоянии;

b) копии документов, включенные в фонд пользования, в зависимости от частоты обращения их состояние может считаться полуактивным или неактивным,

с) копии документов, включенные в страховой фонд в неактивном состоянии.

Для электронных документов, долговременно сохраняемых в архиве, также следует различать: сохраняемые в неприкосновенности электронные документы, обращение к которым осуществляется лишь в исключительных случаях; копии электронных документов, включенные в фонд пользования или размещенные в информационных ресурсах общего доступа (например, публикации на сайтах государственных архивов в сети Интернет); а также резервные копии.

В некоторых ситуациях СЭД может выполнять функции фонда пользования электронных документов, переданных в систему, обеспечивающую их архивное хранение. Так, передача документа в СЭА организации не означает его обязательного исключения из СЭД (в пределах срока его хранения). Документ может оставаться востребованным в оперативной работе, для решения задач, связанных с ретроспективным поиском информации в процессах документооборота (в том числе для задач предварительного рассмотрения поступающих документов и подготовки проектов резолюций). Для бумажных документов в таких случаях существует практика их выдачи из архива организации во временное пользование. Для электронных документов данная схема работы теряет актуальность, так как экземпляр электронного документа может продолжать жизненный цикл в СЭД (в пределах установленного срока его хранения) и быть доступным для использования.

Жизненный цикл документа протекает в трех средах:

физической среде (с которой связан носитель информации),

информационной среде (в которой документ связан с другими информационными объектами, в том числе другими документами и метаинформацией),

социальной среде (с которой связаны информационные потребности общества или человека и в которой происходит использование документа).

Информационная среда объединяет физическую и социальную среды и частично принадлежит каждой из них. Именно факторы социальной среды определяют состав и структуру информационной среды в соответствии с имеющимися и потенциальными информационными потребностями, предполагаемый (планируемый) и реальный период востребованности информации, содержащейся в документах, а в совокупности с факторами физической среды влияют также на продолжительность жизненного цикла отдельных документов или их комплексов*(15).

На наш взгляд, продолжительность жизненного цикла документа с учетом стадии его хранения можно определить как функцию от периода востребованности содержащейся в документе информации, а также других жизненных циклов, определяющих физическую возможность существования и использования документа. К ним относятся жизненные циклы:

носителя информации;

средств хранения документа;

средств записи и воспроизведения информации.

Сложность проблемы хранения электронных документов заключается в том, чтобы обеспечить соответствие периода востребованности информации и продолжительности указанных жизненных циклов (которые по времени могут оказаться короче).

При работе с электронными документами важно учитывать, что жизненный цикл программных средств и носителей записи (моральное и физическое старение) может быть меньше, чем требуемый срок хранения документа. Еще не так давно в числе возможных (но не значит, что вполне приемлемых) способов хранения электронных документов предлагалось сохранять также соответствующие технические и программные средства для воспроизведения информации (и, соответственно, обучать персонал пользованию этими средствами для выполнения информационных запросов), либо распечатывать электронные документы на бумаге и заверять сделанные копии.

В настоящее время существует ряд методов, позволяющих избежать таких мер. К их числу относится эмуляция (англ. emulation), под которой в данном случае понимается воспроизведение функционирования одной информационной системы с помощью другой информационной системы (реализованной другими аппаратно-программными средствами). К числу иных способов относятся конверсия (англ. convertion - перемещение документа с одного носителя на другой или преобразование из одного формата в другой), а также миграция документа из одной системы в другую. В настоящее время конверсия и миграция являются наиболее распространенными способами обеспечения сохранности электронных документов, что подтверждает ГОСТ Р ИСО 13008-2015 "Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов". При этом во вводной части указанного стандарта отмечается, что на момент его разработки ни один из известных методов обеспечения долговременной сохранности электронных документов не был признан предпочтительным*(16).

В отношении электронных документов важно принимать во внимание, что проблема их хранения связана с физическими характеристиками вещества и поля как видов материи. Структура и силовые характеристики поля в силу его физической природы являются нестабильными. Поэтому хранение электронных документов в большей мере зависит от динамических факторов, чем хранение бумажных документов. Для обеспечения сохранности электронных документов важно не только соблюдение определенных требований к самим документам, но и устойчивое, непрерывное функционирование соответствующих программно-аппаратных средств, на которых реализованы информационные системы*(17).

Уже сейчас имеются примеры длительного (15-20 лет) практического применения систем электронного документооборота в ряде российских организаций - лидеров в применении современных информационных технологий*(18).

При этом совершенствуются организационно-технологические формы использования СЭД (как на основе централизации информационных ресурсов, так и взаимодействия со смежными системами). Продолжается развитие программных продуктов, используемых для СЭД. Есть примеры практического осуществления перевода (портации) функционирующей СЭД на новое программное обеспечение. С другой стороны, нельзя исключать ситуации вывода из эксплуатации ранее использовавшейся СЭД, при этом также должна решаться задача обеспечения сохранности, аутентичности и целостности хранившихся в данной системе документов в течение требуемых сроков их хранения.

Проблема хранения электронных документов связана не только с традиционными для отечественной теории и практики архивного дела градациями сроков хранения, включая временное (со сроками хранения до 10 лет и свыше 10 лет) и постоянное. Необходимо, как отмечено выше, учитывать продолжительность жизненных циклов носителей информации, средств хранения документа, а также средств записи и воспроизведения информации.

Согласно ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005, аутентичный электронный документ - электронный документ, точность, надежность и целостность которого сохраняются с течением времени. Долговременное хранение электронных документов - это процесс обеспечения долговременной сохранности электронных документов, установленный срок хранения которых превышает срок использования программно-технических средств, применяемых для создания и поддержания этих документов. А под долговременной сохранностью электронных документов понимается период времени, в течение которого электронные документы поддерживаются в качестве доступного и аутентичного свидетельства (доказательства)*(19).

С этих позиций для современных управленческих электронных документов задача обеспечения их долговременной сохранности, аутентичности возникает практически сразу после их создания, и даже 5-летний срок хранения электронного документа при определенных обстоятельствах уже может рассматриваться как долговременный.

В частности, данная проблема имеет большое значение для субъектов финансового рынка, в деятельности которых образуется постоянно возрастающее количество электронных документов, при хранении которых требуется поддержание их юридической силы и значимости. В этих целях в 2017 году Центральным банком Российской Федерации (Банком России) подготовлена технологическая концепция хранения и использования электронных документов с обеспечением их юридической силы для финансового рынка, которая должна способствовать поэтапному решению указанной проблемы, в том числе внесению необходимых изменений в законодательные и нормативные акты*(20).

Для управленческих электронных документов к числу ключевых относится задача обоснования и построения непрерывной системы управления метаданными документов (включая метаданные, связанные с электронной подписью) в процессе их жизненного цикла (в том числе сложного, включающего взаимодействие систем электронного документооборота и систем хранения электронных документов), поддержания их аутентичности и юридической значимости.

Существует проблема, связанная с использованием средств электронной подписи и ограниченным сроком действия сертификата усиленной (усиленной квалифицированной) электронной подписи, которой документ был подписан на стадии обращения.

Когда нормативно установленный срок хранения конкретного вида документов не превышает 5 лет и ЖЦД осуществляется в рамках одной информационной системы (только во внутреннем документообороте организации), то это является аргументом в пользу применения для таких документов простой электронной подписи. Конечно же, важно учитывать обстоятельства, когда необходимость использования усиленной или усиленной квалифицированной электронной подписи для конкретных видов документов может быть установлена нормативно*(21).

Если же для электронных документов с более длительными сроками хранения нормативно установлена необходимость использования усиленной или усиленной квалифицированной электронной подписи, то при передаче таких документов в систему архивного хранения возникает проблема поддержания их аутентичности и юридической значимости. Возможные варианты решения этой проблемы по-прежнему продолжают обсуждаться.

Так, один из предлагаемых подходов заключается в том, чтобы при архивном хранении регулярно "переподписывать" электронные документы с истекающим сроком действия сертификата ранее сформированной электронной подписи. Однако это связано с существенными практическими сложностями и вызывает возражения. Целостность, аутентичность и воспроизводимость электронного документа на этой стадии ЖЦД уже возможно и нужно обеспечивать средствами архивной информационной системы, а не средствами, используемыми в оперативном документообороте. Поэтому все больше число сторонников приобретает точка зрения, что нет необходимости "переподписывать" электронные документы с истекающим сроком действия сертификата электронной подписи. В конечном счете, многое зависит от принципов построения информационной системы, которая будет обеспечивать государственное архивное хранение электронных документов, не имеющих бумажного подлинника и подписанных электронной подписью*(22).

Кроме того, теоретически возможно, чтобы начало фазы архивного хранения включало срок, в течение которого можно аутентифицировать электронный документ и проверить сертификат его электронной подписи. Для этого электронный документ с длительным сроком хранения может быть передан из СЭД в СЭА сразу после формирования дел по итогам делопроизводственного года, то есть когда сертификаты подписи еще могут быть проверены. Тогда при приеме данного документа в СЭА может быть выполнена проверка целостности электронного документа (контейнера электронного документа) и имеющихся электронных подписей. После этого электронный документ включается в СЭА, в которой фиксируется положительный результат проверки его целостности, аутентичности и воспроизводимости, а также действительности сертификата электронной подписи.

Еще один из вариантов решения этой проблемы заключается в следующем. В составе метаданных СЭД, передаваемых вместе с документом (контейнером электронного документа) в СЭА, следует предусмотреть наличие сведений о положительном результате проверки электронной подписи, включая сведения о действительности сертификата подписи должностного лица, подписавшего документ, на момент ранее выполненной проверки (при получении документа, включении его в СЭД). Тогда необходимость в проверке сертификата подписи должностного лица, при включении документа в СЭА и в течение последующего периода хранения не возникает. При этом требуется обеспечить целостность и неизменность комплекса метаданных, передаваемых вместе с документом (контейнером документа) из СЭД в СЭА. Для этого может применяться так называемая транспортная электронная подпись, проверка которой при приеме в СЭА позволяет убедиться в отсутствии искажений в переданном комплексе данных. В течение последующего периода хранения документов в СЭА проверка сертификатов подписей не производится. Аналогичная схема взаимодействия может быть предложена при передаче документов из СЭА в информационную систему государственного архива.

Для решения практических вопросов взаимодействия СЭД и СЭА в российских организациях потребуется пересмотр некоторых норм, установленных действующими "Правилами организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях"*(23).

Так, пунктами 4.1 и 4.2 указанных Правил предусмотрено, что документы Архивного фонда Российской Федерации и документы временных (свыше 10 лет) сроков хранения, в том числе по личному составу, передаются в архив организации не ранее, чем через один год и не позднее, чем через три года после завершения дел в делопроизводстве. При этом дела временных (до 10 лет включительно) сроков хранения в архив не передаются. Они хранятся в структурных подразделениях организации и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

Однако в условиях применения СЭД включенные в нее электронные документы (как постоянного, так и временных сроков хранения) уже физически не находятся в подразделениях, а хранятся в данной информационной системе. Это обстоятельство, а также вопросы применения СЭА, в том числе возможность включения в нее электронных документов временных сроков хранения, должны найти отражение в нормативной базе.

По нашему мнению, в СЭА организации целесообразно включать не только документы постоянного и временных (свыше 10 лет) сроков хранения, но и документы с меньшими сроками хранения. Соответственно СЭА должна поддерживать процессы, обеспечивающие: проведение экспертизы ценности документов; удаление включенных в систему документов в соответствии с актом о выделении к уничтожению; отбор и передачу дел, документов с постоянным сроком хранения в государственный архив.

При хранении электронных документов даже в пределах 10-летнего срока могут потребоваться процедуры проверки целостности и аутентичности электронных документов, а также их конверсии. Такие функциональные возможности должны иметься в СЭА, а проведение указанных процедур должно отражаться в составе метаданных сохраняемых электронных документов.

С учетом изложенного, на наш взгляд, важна дальнейшая проработка методологических вопросов хранения аутентичных электронных документов, управления непрерывностью их жизненного цикла. Это необходимо для развития нормативного регулирования этой сферы, а также типизации функциональных требований к системам электронного документооборота и системам архивного хранения электронных документов с учетом современного уровня развития информационных технологий.

-------------------------------------------------------------------------

*(1) При подготовке данной статьи частично использованы материалы доклада автора "Управление документами в электронной среде: о применении концепций жизненного цикла и континуума документов" на III Международной научно-практической конференции "Управление документацией: прошлое, настоящее, будущее" 23-24 марта 2017 г., посвященной памяти профессора Т.В. Кузнецовой.

*(2) Подробнее см.: Бобылева M.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. - M.: Издательство "Термика", 2016. С. 79-82.

*(3) Кузнецова Т.В. Документооборот - отражение системы управления // Делопроизводство. 2009. N 4. С. 11.

*(4) Козлов В.П. Общая теория документа // Делопроизводство. 2009. N 3. С.

*(5) Ларин М.В. Электронные документы: вопросы теории и практики // Вестник РГГУ. Серия "Документалистика. Документоведение. Архивоведение". 2014. N 2. С. 54.

*(6) ГОСТ Р 7.0.95-2015 Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные документы. Основные виды, выходные сведения, технологические характеристики.

*(7) Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. С. 35.

*(8) Подробнее см.: Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. С. 35-36; Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. - М.: Издательство "Термика", 2016. С. 85-86.

*(9) См.: Afshar М., Ahmad К. A New Hybrid Model For Electronic Record Management // Journal of Theoretical and Applied Information Technology. 2015. Vol. 81. N 3. Р. 489-494.

*(10) См.: ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования.

*(11) Афанасьев А., Синюшин К. Предисловие к русскому изданию // Саттон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - М.: БМикро, 2002. С. ХУ.

*(12) Саттон М. Корпоративный документооборот: принципы, технологии, методология внедрения. - М.: БМикро, 2002. С. 399.

*(13) См.: ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Процессы управления документами. Метаданные для документов. Часть 1. Принципы.

*(14) Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. - М.: Издательство "Термика", 2016. С. 89-90.

*(15) Подробнее см.: Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. - М.: Издательский дом МЭИ, 2010. С. 38.

*(16) См.: ГОСТ Р ИСО 13008-2015. Информация и документация. Процессы конверсии и миграции электронных документов.

*(17) Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. - М.: Издательство "Термика", 2016. С. 94-95.

*(18) Так, к примеру, в 2017 г. исполнилось 20 лет с начала постоянной эксплуатации системы, обеспечивающей управленческий электронный документооборот в Центральном банке Российской Федерации (Банке России).

*(19) ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR 18492:2005. Обеспечение долговременной сохранности электронных документов.

*(20) См.: http://d-russia.ru/tsb-razrabotal-kontseptsiyuhraneniyai-ispolzovaniya-el ektronnyh-dokumentov-s-obespecheniemih-yuridicheskoj-sily-dlya-finansovog o-rynka.html.

*(21) См.: Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. - М.: Издательство "Термика", 2016. С. 96.

*(22) Бобылева М.П. Управленческий документооборот: от бумажного к электронному. Вопросы теории и практики. - М.: Издательство "Термика", 2016. С. 97.

*(23) см.: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов архивного фонда российской федерации и других архивных документов в органах государственной власти, органах местного самоуправления и организациях (утверждены приказом Министерства культуры Российской Федерации от 31 марта 2015 г. N 526, зарег. в Минюсте России 07.09.2015 N 38830).