Приложение N 9. Инструкция по ведению систематизированного учета правовых актов в системе МВД России

Приложение N 9
к приказу МВД России
от 25.08.2017 N 680

Инструкция
по ведению систематизированного учета правовых актов в системе МВД России

С изменениями и дополнениями от:

23 марта 2018 г.

I. Общие положения

1. Систематизированный учет правовых актов ¹ в органах внутренних дел Российской Федерации ² ведется в целях обеспечения полной и достоверной правовой информацией сотрудников. Федеральных государственных гражданских служащих и работников системы МВД России ³ при осуществлении своей служебной деятельности.

------------------------------

¹ Далее - "систематизированный учет".

² Далее - "органы внутренних дел".

³ Далее - "сотрудники".

------------------------------

2. Систематизированный учет включает в себя индексирование, заполнение учетных карточек, поддержание правовых актов в контрольном состоянии на бумажных носителях и (или) в форме электронных документов (с помощью автоматизированных банков данных) для обеспечения оперативности, удобства поиска, режима секретности, получения своевременной и достоверной правовой информации.

3. В органах внутренних дел систематизированный учет правовых актов осуществляется:

3.1. В центральном аппарате МВД России - Договорно-правовым департаментом Министерства внутренних дел Российской Федерации ⁴.

------------------------------

⁴ Далее - "ДПД МВД России".

------------------------------

3.2. В территориальных органах МВД России, образовательных, научных организациях системы МВД России, окружных управлениях материально-технического снабжения системы МВД России ⁵ - правовыми управлениями (отделами, отделениями, группами), старшими юрисконсультами, юрисконсультами или специально назначенными сотрудниками ⁶.

------------------------------

⁵ Далее - "подразделения системы МВД России".

⁶ Далее - "правовые подразделения (сотрудники)".

------------------------------

4. Постановке на систематизированный учет подлежат:

4.1. Законодательные и подзаконные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти, правовые акты субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, затрагивающие сферу деятельности органов внутренних дел, межведомственные нормативные правовые акты, согласованные (подписанные) МВД России, поступающие в органы внутренних дел, ведомственные нормативные правовые акты.

4.2. Правовые акты. издаваемые подразделениями системы МВД России.

4.3. Правовые акты, поступившие в подразделения системы МВД России.

5. Не подлежат постановке на систематизированный учет:

5.1. Приказы, имеющие индивидуально-определенный характер, в том числе приказы по личному составу в системе МВД России о назначении, перемещении или освобождении от должности, награждении, присвоении званий, премировании, назначении пенсии, предоставлении льгот конкретным лицам, привлечении к дисциплинарной ответственности.

5.2. Правовые акты однократного действия, в том числе акты о созыве конференций, проведении совещаний, культурно-массовых мероприятий, об организации и проведении профилактических мероприятий краткосрочного характера.

5.3. Иные источники, не содержащие сведений нормативно-правового характера: рекомендации, методические указания, сборники, журналы, учебники, пособия, юридическая литература по правовым вопросам, информационно-справочные материалы.

5.4. Правовые акты, поступившие в подразделения системы МВД России, не имеющие пометки "для служебного пользования" и не содержащие сведений, составляющих государственную тайну, если они поддерживаются в контрольном состоянии в специализированной территориально распределенной автоматизированной системе "Юрист" ¹ или автоматизированной информационно-поисковой системе "Правовые акты подразделения системы МВД России" ², - в подразделениях, указанных в подпункте 3.2 настоящей Инструкции.

------------------------------

¹ Далее - "СТРАС "Юрист".

² Далее - "АИПС "ПА-Регион".

------------------------------

5.5. Правовые акты, издаваемые территориальными органами МВД России на районном уровне, филиалами образовательных, научных организаций системы МВД России, не имеющие пометки "для служебного пользования" и не содержащие сведений, составляющих государственную тайну.

6. Методическую помощь подразделениям, указанным в подпункте 3.2 настоящей Инструкции, по вопросам ведения систематизированного учета осуществляет ДПД МВД России.

7. Проверку соблюдения требований настоящей Инструкции осуществляют:

7.1. Территориальные органы МВД России на окружном, межрегиональном и региональном уровнях - в подчиненных им территориальных органах МВД России и организациях системы МВД России.

7.2. Образовательные, научные организации системы МВД России - в филиалах указанных организаций.

7.3. Окружные управления материально-технического снабжения системы МВД России - на базах хранения ресурсов.

8. Ответственность за организацию ведения систематизированного учета в подразделениях, указанных в подпункте 3.2 настоящей Инструкции, возлагается на руководителя соответствующего подразделения системы МВД России.

II. Регистрация, индексирование и хранение правовых актов

9. Регистрация правовых актов, изданных в системе МВД России, а также поступивших в органы внутренних дел, осуществляется подразделениями делопроизводства и режима в соответствии с порядком, установленным в системе МВД России.

Регистрация правовых актов, имеющих гриф ограничения доступа, осуществляется в отдельных журналах ¹.

------------------------------

¹ В соответствии с приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015 "О мерах по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации" (зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный N 24160).

------------------------------

10. После регистрации подразделение делопроизводства и режима в течение трех суток передает один экземпляр (копию) правового акта в правовое подразделение (сотруднику) для ведения систематизированного учета.

11. Индексирование правовых актов:

11.1. Правовые акты, указанные в пункте 4 настоящей Инструкции (с учетом положений пункта 5 Инструкции), индексируются в соответствии с Классификатором систематизированной картотеки правовых актов в системе МВД России ² (приложение N 10 к приказу).

------------------------------

² Далее - "Классификатор".

------------------------------

11.2. Отдельные разделы и подразделы Классификатора при необходимости могут быть детализированы. При этом используются свободные последующие уровни разделов и подразделов Классификатора для отражения вопросов, относящихся непосредственно к деятельности органов внутренних дел.

11.3. Правовому акту присваивается индекс (сочетание цифр), обозначающий раздел, подраздел, пункт Классификатора, наименование которого соответствует признаку правовой информации, содержащейся в правовом акте.

11.4. Правовой акт индексируется по содержанию в целом, затем по содержанию отдельных его частей, если их необходимо взять на учет по другим индексам Классификатора. Правовой акт в целом может быть взят на учет и по нескольким индексам.

11.5. Индексы, по которым правовой акт учтен, проставляются на нижнем поле первой страницы правового акта.

12. После индексирования и заполнения карточки систематизированной картотеки ³ экземпляр правового акта, принятого на систематизированный учет ⁴, хранится:

------------------------------

³ Далее - "учетная картотека".

⁴ Далее - "контрольный экземпляр правового акта".

------------------------------

12.1. В фонде правовых актов МВД России в порядке, предусмотренном главой V настоящей Инструкции, - для ДПД МВД России.

12.2. В фонде правовых актов подразделения системы МВД России ¹ - для подразделений, указанных в подпункте 3.2 настоящей Инструкции.

------------------------------

¹ Формирование данного фонда осуществляется правовыми подразделениями (сотрудниками) в соответствии с пунктом 41 настоящей Инструкции.

------------------------------

12.3. В библиотеке образовательной, научной организации системы МВД России или филиала образовательной, научной организации системы МВД России - для образовательной, научной организации системы МВД России.

13. При отсутствии возможностей обеспечения организации сохранности правового акта в соответствии с подпунктами 12.2 и 12.3 настоящей Инструкции хранение контрольного экземпляра правового акта осуществляется подразделением делопроизводства и режима в порядке, установленном в системе МВД России.

14. Контрольный экземпляр правового акта не подлежит уничтожению по миновании надобности.

III. Ведение систематизированной картотеки правовых актов

15. Ведение систематизированной картотеки правовых актов ² в органах внутренних дел производится на бумажных носителях или в электронном виде.

------------------------------

² Далее - "ведение картотеки".

------------------------------

16. Ведение картотеки не осуществляется при наличии правового акта в справочных правовых системах, содержащих официальные тексты правовых актов, в том числе в СТРАС "Юрист" и АИПС "ПА-Регион".

17. В подразделениях, указанных в подпункте 3.2 настоящей Инструкции, обязательно ведение картотеки для правовых актов, имеющих пометку "для служебного пользования" и содержащих сведения, составляющие государственную тайну.

18. На каждый правовой акт, согласно проставленному на нем индексу Классификатора, составляется учетная карточка в соответствии с образцами заполнения карточек систематизированной картотеки (приложение N 1 к Инструкции).

19. В учетной карточке указываются: индекс по Классификатору (в специальной графе в верхнем левом углу), вид правового акта (закон, указ, постановление, распоряжение, приказ); наименование органа, издавшего правовой акт; число, месяц, год издания и номер правового акта; полное название правового акта (основное содержание, если нет названия).

20. Учетные карточки на бумажных носителях размещаются в картотечных ящиках в соответствии с указанными в них индексами по разделам и подразделам Классификатора строго в хронологическом порядке.

21. Разделы и подразделы Классификатора разделяются карточками-разделителями, которые должны быть несколько выше учетных. В карточках-разделителях указываются индекс и наименование раздела и подраздела. Индексы разделов указываются также на картотечных ящиках.

22. Бланки для учетных карточек изготавливаются преимущественно типографским способом из плотной бумаги различных цветов соответственно видам правовых актов.

23. Для организации и ведения картотеки в электронном виде используется стандартное программное обеспечение или иное, позволяющее осуществлять поиск информации по атрибутам карточек правовых актов.

24. Электронная карточка, составляемая на правовые акты, должна соответствовать образцам заполнения учетных карточек.

25. Ведение картотеки в электронном виде предусматривает обязательное резервное копирование и хранение электронной картотеки.

IV. Поддержание правовых актов в контрольном состоянии

26. Все правовые акты, взятые на систематизированный учет, поддерживаются в контрольном состоянии.

Ответственность за достоверность и поддержание в контрольном состоянии правовых актов возлагается на руководителя правового подразделения (сотрудника).

27. Поддержание правовых актов в контрольном состоянии не осуществляется при наличии данного правового акта в справочных правовых системах, содержащих официальные тексты правовых актов, поддерживаемые в контрольном состоянии.

Официальные тексты нормативных правовых актов МВД России, не имеющие грифа ограничения доступа, поддерживаются в контрольном состоянии в СТРАС "Юрист".

Официальные тексты правовых актов подразделений системы МВД России, не имеющих грифа ограничения доступа, поддерживаются в контрольном состоянии в АИПС "ПА-Регион".

28. При отсутствии правового акта в справочной правовой системе все изменения (в том числе дополнения) вносятся в бумажный экземпляр правового акта.

29. В тексты контрольных экземпляров правовых актов вносятся отметки об их изменении (в том числе дополнении), распространении или продлении, признании правовых актов (или их составных частей - глав, пунктов, подпунктов, абзацев ¹) утратившими силу ².

------------------------------

¹ Далее - "составная часть".

² Далее - "контрольные отметки".

------------------------------

При отсутствии правового акта, в который необходимо внести контрольные отметки, напротив соответствующей составной части (пункта, подпункта, абзаца) вновь изданного правового акта делается запись: "В фонде нет".

30. Контрольные отметки должны точно отражать формулировку нормы правового акта, которым вносятся изменения (в том числе дополнения), и содержать ссылку на данный правовой акт (при этом указываются его вид, дата и номер).

31. В контрольной отметке допускаются следующие сокращения: утратил силу - "у. с.";

действие правового акта продлено - "продл. на ... (до)";

новая редакция - "нов. ред.";

исключены слова - "искл. слова";

заменены слова - "замен, слова";

дополнен(а) - "доп.";

изменен(а) - "изм.";

смотри - "см.";

фонд - "Ф.".

Сокращаются также наименования вида правового акта и источников его опубликования.

32. Текст правового акта (или его составной части) с отметкой о признании утратившим силу перечеркивается прямой чертой по диагонали текста.

Если признание утратившим силу правового акта (или его составной части) поставлено в зависимость от наступления определенного условия, то перечеркивание не производится, а в текст правового акта (или его составной части) вносятся контрольные отметки с указанием соответствующего условия.

33. В случае когда в правовом акте дается новая редакция составной части ранее принятого правового акта, то прежняя редакция составной части ранее принятого правового акта перечеркивается и делается ссылка на вновь принятый правовой акт (указываются его дата и номер).

34. Если в правовом акте содержится предписание о признании утратившим силу правового акта (или его составной части), об изменении (в том числе дополнении) правового акта (или его составной части) в редакции другого правового акта, то контрольная отметка вносится в первоначально изданный правовой акт.

35. При наличии в правовом акте предписания:

а) об исключении из текста отдельных слов, цифр или предложений - в тексте ранее принятого правового акта отдельные слова, цифры или предложения перечеркиваются прямой линией, но так, чтобы их можно было прочитать;

б) о замене слов или цифр - новые слова или цифры вносятся в текст правового акта, а ранее предусмотренные перечеркиваются прямой линией;

в) о продлении действия правового акта на определенный срок - в тексте правового акта обязательно указывается срок, на который продлено действие данного акта.

36. Отметка "см." вносится в действующие правовые акты в случае:

а) ссылки в правовом акте на ранее изданный правовой акт;

б) издания правового акта в соответствии с ранее принятым правовым актом;

в) имеющегося в правовом акте указания: "в порядке", "применительно к порядку", "в порядке и на условиях", "в размерах и на условиях";

г) содержания в правовом акте поручений об издании, или утверждении других правовых актов, или о внесении предложений об изменении действующих;

д) издания правовых актов, подготовленных во исполнение поручений, содержащихся в ранее изданных правовых актах.

37. Контрольные отметки производятся на верхнем поле первой страницы, а также на отдельной вклейке или на полях напротив соответствующей части правового акта.

38. В правовых актах, на основании которых делаются контрольные отметки, подчеркиваются предписание о признании утратившими силу, изменении (в том числе дополнении), распространении или продлении срока действия правового акта, а также дата и номер изданного правового акта, что свидетельствует о внесении соответствующей контрольной отметки в ранее принятый правовой акт.

39. В правовых актах, изданных МВД России совместно с федеральными органами исполнительной власти и организациями, подчеркиваются дата и номер, присваиваемые органом внутренних дел.

В составляемых на эти правовые акты учетных карточках подчеркиваются указанные дата и номер.

V. Порядок комплектования и использования фонда правовых актов МВД России

40. В МВД России ведется фонд правовых актов МВД России, представляющий собой совокупность правовых актов, взятых на систематизированный учет и подлежащих хранению в соответствии с порядком, установленным настоящей Инструкцией.

41. Требования настоящей главы применяются при комплектовании фондов правовых актов подразделений системы МВД России.

42. Фонд правовых актов МВД России располагается в служебных кабинетах, размещение и оборудование которых должно соответствовать установленным нормативам и нормам, предъявляемым к режимным помещениям.

43. Ведение фонда правовых актов МВД России возлагается на ДПД МВД России.

44. Комплектование фонда правовых актов МВД России:

44.1. При поступлении подлежащего постановке на систематизированный учет правового акта и его регистрации в Департаменте делопроизводства и работы с обращениями граждан и организаций МВД России ¹ один экземпляр (копия) в течение трех суток передается в ДПД МВД России для комплектования фонда правовых актов МВД России.

------------------------------

¹ Далее-"ДДО МВД России".

------------------------------

44.2. Официальные экземпляры законодательных и подзаконных актов Российской Федерации, затрагивающих деятельность органов внутренних дел, передаются в фонд правовых актов МВД России для постановки на систематизированный учет с отметками об ознакомлении с ними должностных лиц.

44.3. Контроль за своевременностью передачи правовых актов в ДПД МВД России обеспечивается ДДО МВД России.

45. Регистрация правовых актов:

45.1. Поступающие в фонд правовых актов МВД России правовые акты регистрируются в отдельных журналах (приложение N 2 к Инструкции) в зависимости от их вида (законодательные, президентские, правительственные, ведомственные) и от степени секретности ². В начале каждого следующего года нумерация начинается с первого номера.

------------------------------

² Регистрация правовых актов, имеющих гриф ограничения доступа, осуществляется в отдельных учетных формах в соответствии с приказом МВД России от 11 марта 2012 г. N 015 "О мерах по обеспечению режима секретности в органах внутренних дел Российской Федерации" (зарегистрирован в Минюсте России 15 мая 2012 года, регистрационный N 24160).

------------------------------

45.2. На оборотной стороне первого листа (обложки) каждого экземпляра и несброшюрованного с ним приложения проставляется штамп, в котором указываются порядковый учетный номер по журналу и дата поступления. Несброшюрованное с основным документом приложение регистрируется отдельной строкой за тем же номером, что и основной документ.

45.3. Не разрешается без регистрации брать на учет правовые акты и включать их в фонд правовых актов МВД России.

45.4. Помимо указанных в подпункте 4.1 настоящей Инструкции, регистрации подлежат следующие правовые акты, поступившие в фонд правовых актов МВД России:

международные правовые акты Российской Федерации по вопросам, касающимся деятельности МВД России, многосторонние международные договоры Российской Федерации межведомственного характера, которыми предусмотрено возложение функции депозитария на МВД России;

межведомственные соглашения, заключенные по линии МВД России.

46. Хранение правовых актов:

46.1. Правовые акты, содержащие сведения, составляющие государственную тайну, для удобства пользования хранятся в металлических хранилищах по видам, степени секретности и годам издания. Несекретные акты содержатся в папках-файлах либо брошюруются в тома и хранятся на стеллажах по видам согласно хронологии.

46.2. Правовые акты группируются по годам, подшиваются или переплетаются в отдельные тома, которые нумеруются.

46.3. В папках (томах) составляются внутренние описи правовых актов, находящихся в томе (приложение N 4 к Инструкции).

47. Законодательные и подзаконные акты Российской Федерации, нормативные правовые акты Министерства внутренних дел Российской Федерации подшиваются или переплетаются отдельно друг от друга.

48. Тома на полках помещаются раздельно по видам правовых актов согласно хронологии, порядковым номерам правовых актов и томов.

49. Папки (тома) в номенклатуру дел не включаются и регистрируются в журнале учета папок (томов) фонда правовых актов МВД России (приложение N 3 к Инструкции), который ведется как переходящий из года в год с нарастающей порядковой нумерацией.

50. На торцевой стороне папки (тома) указываются гриф ограничения доступа к документам, инвентарный номер по журналу учета папок (томов) фонда правовых актов МВД России, вид находящихся в ней правовых актов и крайние даты приобщенных документов.

51. Работа сотрудников подразделений системы МВД России с контрольными экземплярами правовых актов осуществляется в помещении фонда правовых актов МВД России. Правовые акты получаются ими под расписку в журнале учета выдачи правовых актов, включающем в себя следующие реквизиты: дата выдачи; вид документа, номер, дата его издания (если документ находится в томе, указываются вид документов, содержащихся в томе, год издания, регистрационный номер по журналу); кому выдан (инициалы, фамилия, подразделение), расписка в получении; расписка в обратном приеме, дата.

В исключительных случаях по мотивированному рапорту начальник ДПД МВД России может разрешить выдачу правовых актов на рабочее место сотрудника на срок не более трех дней.

52. Ознакомление с правовыми актами, имеющими гриф ограничения доступа, производится:

Информация об изменениях:

Подпункт 52.1 изменен с 23 марта 2018 г. - Приказ МВД России от 23 марта 2018 г. N 155

См. предыдущую редакцию

52.1. Для сотрудников центрального аппарата МВД России, федерального казенного учреждения "Главный информационно-аналитический центр Министерства внутренних дел Российской Федерации", федерального казенного учреждения "Главный центр специальных перевозок Министерства внутренних дел Российской Федерации", федерального казенного учреждения "Главный центр административно-хозяйственного и транспортного обеспечения Министерства внутренних дел Российской Федерации", федерального казенного учреждения "Главный центр связи и защиты информации Министерства внутренних дел Российской Федерации", федерального государственного казенного учреждения "Экспертно-криминалистический центр Министерства внутренних дел Российской Федерации", федерального казенного учреждения "Центр кинологического обеспечения Министерства внутренних дел Российской Федерации", федерального казенного учреждения "Объединенная редакция Министерства внутренних дел Российской Федерации", федерального государственного казенного учреждения ^Всероссийский научно-исследовательский институт Министерства внутренних дел Российской Федерации", федерального казенного учреждения "Центр метрологического обеспечения" Министерства внутренних дел Российской Федерации, федерального казенного учреждения "Научно-производственное объединение "Специальная техника и связь" Министерства внутренних дел Российской Федерации, федерального казенного учреждения "Научный центр безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации", федерального казенного учреждения здравоохранения "Центральная медико-санитарная часть Министерства внутренних дел Российской Федерации", Центра специального назначения в области обеспечения безопасности дорожного движения Министерства внутренних дел Российской Федерации - при предъявлении ими служебного удостоверения и справки о допуске к государственной тайне соответствующей формы.

52.2. Для сотрудников иных подразделений и организаций, созданных для выполнения задач и осуществления полномочий возложенных на МВД России, а также для командированных сотрудников иных органов государственной власти - при предъявлении предписания на выполнение задания по установленной форме ¹, а также служебного удостоверения и справки о допуске к государственной тайне соответствующей формы.

------------------------------

¹Постановление Правительства Российской Федерации от 6 февраля 2010 г. N 63 "Об утверждении Инструкции о порядке допуска должностных лиц и граждан Российской Федерации к государственной тайне" (Собрание законодательства Российской Федерации, 2010. N 7, ст. 762; 2012, N 45. ст. 6261; 2016, N 13, ст. 1833; 2017, N 2, ст. 377).

------------------------------

53. Порядок пользования сотрудниками фондом правовых актов МВД России определяется Правилами, которые разрабатываются на основании настоящей Инструкции и утверждаются начальником ДПД МВД России.

54. Наличие правовых актов и соблюдение правил обращения с ними проверяются ежеквартально соответствующей комиссией по проверке секретного делопроизводства.