Приложение

Приложение
к постановлению
Губернатора Томской области
от 18 февраля 2014 г. N 9

Порядок
приема иностранных делегаций, делегаций субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций, прибывающих в Томскую область

1. Основанием для приема иностранной делегации, делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций, прибывающих в Томскую область, является:

1) приглашение Губернатора Томской области, заместителя Губернатора Томской области по инвестиционной политике и имущественным отношениям или начальника Департамента международных и региональных связей Администрации Томской области;

2) обращение от уполномоченного лица прибывающей стороны на имя Губернатора Томской области, заместителя Губернатора Томской области по инвестиционной политике и имущественным отношениям или начальника Департамента международных и региональных связей Администрации Томской области о намерении посетить Томскую область с визитом с соответствующей резолюцией.

2. Если обращение уполномоченного лица иностранной делегации, делегации иностранных экспертов, делегации организации иностранного государства о намерении посетить Томскую область с визитом поступило на имя руководителя структурного подразделения Администрации Томской области либо исполнительного органа государственной власти Томской области, данное обращение с соответствующей резолюцией Губернатора Томской области или лица, его замещающего, передается в Департамент международных и региональных связей Администрации Томской области для информирования Министерства иностранных дел Российской Федерации.

3. Функции по организации приема иностранных делегаций, делегаций субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций, прибывающих в Томскую область, между структурными подразделениями Администрации Томской области и исполнительными органами государственной власти Томской области распределяются следующим образом:

1) Департамент международных и региональных связей Администрации Томской области:

а) при необходимости готовит проект поручения Губернатора Томской области, предусматривающего распределение обязанностей между структурными подразделениями Администрации Томской области и исполнительными органами государственной власти Томской области по организации приема иностранной делегации, делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций, прибывающих в Томскую область, с определением ответственных лиц (план мероприятий);

б) информирует о готовящемся визите иностранной делегации, делегации иностранных экспертов, делегации организации иностранного государства Министерство иностранных дел Российской Федерации;

в) ведет переписку об организации предстоящего визита с посольством страны, из которой прибывает иностранная делегация, делегация иностранных экспертов, делегация организации иностранного государства, с Министерством иностранных дел Российской Федерации, с соответствующими органами государственной власти субъекта Российской Федерации, из которого прибывает делегация, делегация российских экспертов, делегация российской организации;

г) при необходимости готовит проект распоряжения Губернатора Томской области о создании рабочей группы по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) и представляет его на согласование в установленном порядке;

д) готовит заседания рабочей группы по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций);

е) разрабатывает совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области проект программы пребывания иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в Томской области, утверждаемой начальником Департамента международных и региональных связей Администрации Томской области, с учетом предложений посольства иностранного государства, из которого прибывает иностранная делегация, иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций), а также участвующих в приеме делегации структурных подразделений Администрации Томской области и исполнительных органов государственной власти Томской области;

ж) готовит пресс-релизы, анонсирующие визит иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций), для опубликования в средствах массовой информации;

з) принимает совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области группы по подготовке визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) от направляющей делегацию стороны и ведет с ними работу по вопросам протокольного обеспечения официальных или рабочих визитов;

и) при необходимости готовит письма-заявки в структурные подразделения Администрации Томской области и исполнительные органы государственной власти Томской области, задействованные в организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций): о размещении членов делегации, бронировании гостиничных номеров и билетов; организации культурной программы; организации сопровождения делегации машинами ГИБДД и обеспечении безопасности членов делегации на территории Томской области; обеспечении делегации автотранспортом; организации питания и обеспечении буфетного обслуживания на приемах; подготовке помещений для переговоров и обеспечении их оргтехникой; подготовке для гостей сувениров и цветов; обеспечении встречи и проводов делегации в залах официальных делегаций аэропорта/вокзала, встречи на автомобиле на территории аэропорта; подготовке и тиражировании материалов о Томской области, в том числе на иностранных языках;

к) готовит и вносит на утверждение Финансово-хозяйственного управления Администрации Томской области смету расходов по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) с указанием источника финансирования по следующим позициям: транспортные услуги, в том числе аренда транспорта; аренда помещений для проведения мероприятий; услуги по организации и проведению мероприятий, в том числе услуги оператора; оплата услуг экспертов, оплата проживания членов приглашенных делегаций на территории Томской области; услуги устного последовательного или синхронного перевода, письменного перевода; приобретение сувениров и подарков с символикой Томской области, цветов, канцелярских принадлежностей для членов делегации; услуги питания (официальный прием (обед/ужин), буфетное обслуживание во время проведения мероприятий и питание членов делегации); услуги по организации встреч и проводов делегаций и отдельных лиц в аэропорту; организация культурной программы (экскурсионное обслуживание, посещение театра, концертных программ, выступление творческих коллективов); опубликование в региональных, федеральных или зарубежных средствах массовой информации материалов о Томской области; оплата расходов на проезд членов приглашенных делегаций; услуги по созданию презентационной продукции (электронные презентации, прикладное программное обеспечение, приложения для мобильных устройств); полиграфические и типографские услуги (разработка экспозиций, логотипов, дизайнерских концепций мероприятий, печатных материалов, изданий о Томской области на различных языках, а также их тиражирование), связанных с приемом делегаций;

л) утверждает дизайнерское оформление и организует приобретение сувениров для вручения иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегациям федеральных органов государственной власти и иным делегациям);

м) представляет Губернатору Томской области информационную папку, включающую следующие информационные материалы: программу пребывания делегации в Томской области; список участников приема у Губернатора Томской области с указанием занимаемых должностей; биографические данные руководителя делегации; краткую справку об иностранном государстве (субъекте Российской Федерации), из которого прибывает делегация; справку о внешнеэкономических и международных связях, состоянии сотрудничества Томской области с иностранным государством (субъектом Российской Федерации), в том числе в сферах, представляющих интерес для иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций); тему и перечень вопросов, предлагаемых для обсуждения во время официальных переговоров; материалы для выступлений; проекты документов для подписания;

н) обеспечивает официальную встречу и проводы иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в аэропорту или на вокзале, сопровождение делегации в соответствии с утвержденной программой пребывания делегации в Томской области согласно государственной протокольной практике;

о) осуществляет совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области протокольно-организационное обеспечение мероприятий, предусмотренных программой пребывания иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в Томской области;

п) обеспечивает организации, расположенные на территории Томской области, информацией о деловых интересах и направлениях деятельности членов делегации, представляющих зарубежные (региональные) фирмы, фонды и организации, заинтересованные в сотрудничестве;

р) при наличии договоренности с иностранными (региональными) партнерами организует проведение запланированных встреч делегации с представителями бизнеса, науки, образования, общественных организаций Томской области, привлекая при необходимости в установленном законодательством порядке для оказания соответствующих услуг организации и физических лиц;

с) готовит окончательную редакцию пресс-релизов по итогам визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) для опубликования в средствах массовой информации;

т) при необходимости готовит проект итогового документа по результатам визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в Томскую область, проведенных встреч, достигнутых договоренностей (проекты соглашений, меморандумов, протоколов);

у) готовит проекты поручений Губернатора Томской области, предусматривающих распределение обязанностей между структурными подразделениями Администрации Томской области и исполнительными органами государственной власти Томской области по реализации договоренностей, достигнутых в ходе визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций), с определением ответственных лиц;

ф) координирует работу всех структурных подразделений Администрации Томской области и исполнительных органов государственной власти Томской области в части организации приема иностранных делегаций (делегации субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций), прибывающих в Томскую область с официальным или рабочим визитом, и исполнения поручений Губернатора Томской области по итогам их визитов;

2) Финансово-хозяйственное управление Администрации Томской области:

а) утверждает сметы расходов по организации приема иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций);

б) оплачивает расходы, предусмотренные сметой расходов по организации приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций);

в) осуществляет в установленном законодательством порядке единовременные закупки сувенирной и канцелярской продукции для организации последующих приемов иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций);

г) обеспечивает иностранные делегации (делегаций субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) транспортом;

д) организует приобретение сувениров и цветов для вручения руководству иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций);

е) обеспечивает подготовку помещений для переговоров;

ж) в установленном законодательством порядке осуществляет заказ на типографские работы, связанные с приемом иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций);

з) организует совместно с Комитетом организационной работы и протокола Администрации Томской области подготовку официального обеда (ужина) от имени Губернатора Томской области и питание членов иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций);

3) Департамент информационной политики и общественных связей Администрации Томской области:

а) обеспечивает освещение визита иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в российских и зарубежных средствах массовой информации;

б) готовит и проводит пресс-конференции в соответствии с программой пребывания иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в Томской области;

в) готовит необходимые материалы для выступлений Губернатора Томской области и заместителей Губернатора Томской области;

4) Комитет общественной безопасности Администрации Томской области:

а) организует взаимодействие Администрации Томской области с правоохранительными органами по обеспечению безопасности пребывания иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) в Томской области;

б) оказывает содействие в выделении автотранспорта ГИБДД для организации кортежа;

5) другие структурные подразделения Администрации Томской области и исполнительные органы государственной власти Томской области, участвующие в приеме иностранных делегаций (делегаций субъектов Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций):

а) готовят для Департамента международных и региональных связей Администрации Томской области по его запросу информацию о предварительной работе с организациями, представленными в составе прибывающей делегации, о целях и задачах приема, а также обоснование необходимости развития данных отношений для Томской области в дальнейшем;

б) вносят предложения в программу приема иностранной делегации (делегации субъекта Российской Федерации, делегаций федеральных органов государственной власти и иных делегаций) по запросу Департамента международных и региональных связей Администрации Томской области;

в) по поручению Губернатора Томской области участвуют в организации официальных встреч и переговоров;

г) готовят проекты пресс-релизов и отчеты по итогам приема с дальнейшим представлением в Департамент международных и региональных связей Администрации Томской области.