Вопрос: Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку работника? Как это сделать правильно? (ответ Государственной инспекции труда в Новгородской области, сентябрь 2017 г.)

Кто имеет право вносить изменения в трудовую книжку работника? Как это сделать правильно?

Ответственность за организацию работы по ведению, хранению, учету и выдаче трудовых книжек и вкладышей в них возлагается на работодателя. Ответственность за ведение, хранение, учет и выдачу трудовых книжек несет специально уполномоченное лицо, назначаемое приказом (распоряжением) работодателя. Т.е. уполномоченным лицом может быть секретарь, кадровик, бухгалтер или иное лицо, на которого возложена эта функция. Внесение изменений в раздел "Сведения о работе" приведены в разделе 3 Инструкции. Перечислю некоторые моменты, на которые нужно обратить внимание.

Пунктом 11 правил и пунктом 1.1 Инструкции установлено, что в трудовой книжке недопустимы сокращения. Например, нельзя писать "Пр." вместо слова "Приказ" и "Расп." вместо "Распоряжение", "пер." вместо "переведен" и т.д. Аналогично нельзя сокращать слова "пункт", "часть", "статья" и "Трудовой кодекс Российской Федерации".

Неправильную запись в трудовой книжке можно исправить. Основное правило таково: В разделах трудовой книжки, содержащих сведения о работе или сведения о награждении, зачеркивание, замазывание, подделывание неточных или неправильных записей не допускается. Изменение записей производится путем признания их недействительными и внесения правильных записей. (п. 1.2 Инструкции). Чтобы исправить ошибку, нужно внести запись со следующим порядковым номером (он проставляется в графе 1). В графе 2 указывается дата внесения правильной записи. В графе 3 нужно написать, запись за каким номером считается недействительной, а в графе 4 продублировать дату и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя.

Из пункта 27 Правил следует, что исправления в трудовую книжку должен вносить тот работодатель, который допустил ошибку. Но в то же время новый работодатель также может внести исправительную запись на основании официального документа прежнего работодателя. Такими документами могут быть заверенные прежним работодателем копии приказов о приеме и увольнении работника.

Если организация, которая сделала неправильную запись, реорганизована или ликвидирована, исправление должен сделать правопреемник, а в случае ликвидации организации - работодатель по новому месту работы на основании соответствующего документа (например, справки из архива). (п. 27 Правил).

При увольнении все записи, внесенные в трудовую книжку сотрудника за время его работы у работодателя, заверяются подписью работодателя или лица, ответственного за ведение трудовых книжек, печатью организации (кадровой службы) и подписью самого работника (п. 35 Правил). Работник ставит подпись рядом с подписью работодателя или на следующей строке.

На заполнение (внесение исправлений) раздела "Сведения о награждении" распространяются те же правила, что и на раздел "Сведения о работе".

"Запись за номером таким-то недействительна" можно объединять с текстом новой правильной записи или же ее можно вносить с индивидуальным номером записи в графе.

Государственная инспекция труда

в Новгородской области

20 сентября 2017 г.