Приложение. Методические рекомендации о порядке выведения обеспечивающих функций органов исполнительной власти Томской области и бюджетных учреждений на аутсорсинг

Приложение к приказу

Департамента финансов

Томской области

от 12 марта 2007 г. N 6-1

Методические рекомендации
о порядке выведения обеспечивающих функций органов исполнительной
власти Томской области и бюджетных учреждений на аутсорсинг

I. Общие положения

1. Настоящие Методические рекомендации о порядке выведения обеспечивающих функций органов исполнительной власти Томской области и бюджетных учреждений на аутсорсинг (далее - Методические рекомендации) разработаны в соответствии с Программой реформирования системы управления общественными финансами Томской области, утвержденной Распоряжением Главы Администрации (Губернатора) Томской области от 27 октября 2005 г. N 627-р (в редакции распоряжения Главы Администрации (Губернатора) Томской области от 10.11.2006 г. N 591-р) в целях стандартизации деятельности по идентификации и выводу обеспечивающих функций органов исполнительной власти Томской области (далее ОИВ) и бюджетных учреждений на аутсорсинг и определяет механизм расчета полной себестоимости обеспечивающих функций, порядок идентификации обеспечивающих функций, которые возможно передать на аутсорсинг и оценки экономического эффекта от передачи обеспечивающих функции на аутсорсинг.

2. В настоящих Методических рекомендациях используются следующие понятия и термины:

основная деятельность - деятельность ОИВ, бюджетного учреждения непосредственно связанная с достижением целей и решением задач, закрепленных за ОИВ, бюджетным учреждением;

обеспечивающая деятельность - деятельность не направленная на решение конкретной тактической задачи ОИВ, бюджетного учреждения, а ориентированная на обеспечение функционирования ОИВ, бюджетного учреждения, включая организационное, документационное и информационное обеспечение, делопроизводство, работу с кадрами, защиту сведений, составляющих государственную тайну, материально-техническое обеспечение, архивное хранение документов непосредственно связанная с обеспечением осуществления основной деятельности ОИВ, бюджетного учреждения;

основная функция - функция ОИВ, бюджетного учреждения непосредственно направленная на реализацию основной деятельности ОИВ, бюджетного учреждения;

обеспечивающая функция - функция ОИВ, бюджетного учреждения непосредственно связанная с обеспечением надлежащей реализации основной деятельности и основных функций ОИВ или бюджетного учреждения, а также обеспечения управленческих функций ОИВ;

аутсорсинг - выполнение сторонней организацией определенных функций, которые не являются профильным для ОИВ или бюджетного учреждения, но, тем не менее, необходимых для полноценного решения стоящих перед ними задач;

внешний исполнитель - любая организация (государственная или негосударственная) который передается на исполнение конкретная функция.

II. Порядок выделения основных и обеспечивающих функций

3. Основные и обеспечивающие функции имеются как у ОИВ, так и бюджетного учреждения#, оказывающего бюджетную услугу.

Основными функциями ОИВ являются функции по управлению бюджетными учреждениями, все остальные функции можно рассматривать как обеспечивающие и в случае наличия экономической целесообразности их возможно передать на аутсорсинг.

Критерием от отнесения# функций бюджетного учреждения к основным является направленность на предоставление бюджетных услуг. Остальные функции бюджетного учреждения, не попадающие под этот критерий, следует относить к обеспечивающим.

Структура и содержание перечня обеспечивающих функций бюджетных учреждений определяется по форме согласно приложению 1 к настоящим Методическим рекомендациям.

4. Для определения обеспечивающих функций ОИВ, бюджетного учреждения, которые возможно передать на аутсорсинг, проводится процедура "Качественной оценки", которая заключается в следующем:

4.1. Устанавливается, является ли оцениваемая функция универсальной или специализированной.

Универсальная функция - содержание функции не меняется или меняется незначительно применительно к различным ОИВ, бюджетным учреждениям (например, представительское автотранспортное обеспечение, канцелярское обеспечение).

Универсальная функция может быть централизована или выведена на аутсорсинг.

Специализированная функция - содержание функции меняется существенно в зависимости от ОИВ, или ее исполнение в каждом органе исполнительной власти носит индивидуальный характер (например, специальные средства и виды связи, специализированные каналы связи).

Вопрос о способе исполнения специализированной функции должен решаться в индивидуальном порядке. Данные функции не всегда могут быть переданы на аутсорсинг в связи с возможными рисками или отсутствием возможностей у рыночных поставщиков.

4.2. Определяется возможность четко сформулировать для оцениваемой функции требования к процессу ее выполнения и конечному результату.

Если оцениваемая функция и результат ее исполнения могут быть формализовано описаны любым доступным способом (текстовым, графическим или смешанным), данная функция является формализуемой и может быть выведена на аутсорсинг в связи с тем, что ОИВ, бюджетное учреждение может четко сформулировать требования по отношению к внешнему исполнителю (поставщику) и закрепить их в договоре (соглашении).

Если оцениваемая функция и результат ее исполнения не могут быть четко формализованы, данная функция является неформализуемой. В случае выявления данной функции ее выведение на аутсорсинг будет затруднено в связи со сложностью формулирования предмета договора (соглашения), заключаемого с внешним исполнителем (поставщиком).

4.3. Устанавливается, есть ли на открытом рынке предложение аналогичное или схожее с функциями, которые оцениваются.

Оценка рыночного предложения проводится следующими способами:

сбор информации о предложении из открытых источников;

рассылка предварительных запросов поставщикам (без оферты).

Функции, для которых существуют аналоги на открытом рынке, то есть на открытом рынке существует предложение со стороны поставщиков, которое соответствует формализованным требованиям ОИВ, бюджетного учреждения целесообразно выделить на аутсорсинг.

Если для функции явных аналогов не существует, то есть действующие на открытом рынке предложения поставщиков не соответствуют формализованному описанию требований к содержанию функции и ее результату следует оценить возможность и целесообразность фрагментации функции на составляющие и поиск аналога для ее элементов.

5. Обеспечивающую функцию ОИВ, бюджетного учреждения можно передавать на аутсорсинг, если "Качественная оценка" показала, что функция является:

универсальной;

формализуемой;

рыночной (для нее существуют аналоги на открытом рынке).

III. Порядок определения (формирования) себестоимости
обеспечивающих функций

6. Расходы, образующие себестоимость, группируются в соответствии с их экономическим содержанием по следующим элементам:

а) материальные затраты;

б) затраты на оплату труда;

в) отчисления на социальные нужды;

г) амортизация;

д) прочие затраты.

7. Затраты ОИВ, относящиеся к осуществлению им управленческой деятельности, являются прямыми затратами ОИВ. Затраты, связанные с выполнением ОИВ обеспечивающих функций, являются накладными затратами.

Калькуляционной единицей для бюджетного учреждения является бюджетная услуга. В рамках расчета себестоимости оказания бюджетной услуги к прямым относятся затраты непосредственно связанные с ее оказанием, к накладными относятся затраты на выполнение обеспечивающих функций.

8. При расчете полной себестоимости деятельности ОИВ все затраты на исполнение управленческих функций относятся к группе "Прямые затраты", все затраты на исполнение обеспечивающих функций - к группе "Накладные затраты".

Для расчета стоимости исполнения обеспечивающих функций необходимо распределить суммарные накладные затраты по элементам затрат между действующими статьями затрат.

9. При расчете полной себестоимости по оказанию бюджетной услуги все затраты на исполнение основных функций относятся к группе "Прямые затраты", все затраты на исполнение обеспечивающих функций - к группе "Накладные затраты". Для расчета полной себестоимости исполнения основных функций Накладные затраты распределяются по бюджетным услугам.

Распределение накладных затрат следует производить пропорционально:

численности персонала, задействованного при оказании каждой бюджетной услуги;

фонду оплаты труда персонала, задействованного при оказании каждой бюджетной услуги;

сумме основных затрат в стоимости каждой функции при оказании бюджетной услуги.

Для расчета стоимости исполнения обеспечивающих функций необходимо распределить суммарные затраты по элементам Накладных затрат между действующими статьями затрат.

10. Расчет затрат ОИВ, бюджетного учреждения по обеспечивающим функциям, расчет стоимости оказания бюджетных услуг осуществляется по формам согласно приложению 2 к настоящим Методическим рекомендациям. Указанные формы являются примерными и должны уточнятся для каждого ОИВ и бюджетного учреждения.

11. Калькулирование себестоимости обеспечивающих функций осуществляется путем распределения накладных расходов:

по элементам затрат;

распределения сумм по элементам затрат между статьями затрат.

12. Учет затрат производится путем последовательного осуществления следующих действий:

документального оформления операций;

принятия затрат к учету;

ввода данных о расходах в информационную систему в разрезе статей учета;

первичной обработки данных о произведенных хозяйственных операциях.

IV. Порядок оценки эффективности передачи обеспечивающих
функций на аутсорсинг

13. Определение экономической целесообразности передачи на аутсорсинг обеспечивающих функций, выявленных по результатам процедуры "Качественной оценки" осуществляется путем оценки экономической эффективности от передачи функции на аутсорсинг.

14. Оценка экономической эффективности от передачи функции на аутсорсинг производится после осуществления калькулирования себестоимости обеспечивающих функций в следующем порядке.

14.1. Определяется стоимость аналога функции на открытом рынке (для функций, у которых по итогам рыночного исследования был выявлен аналог).

В стоимость включаются следующие элементы:

непосредственно стоимость договора на оказание аналогичной услуги внешним исполнителем;

расходы на ведение и сопровождение договора (оценка юридической чистоты, расходы на регистрацию и прочие расходы, вытекающие из договора).

14.2. Оценивается экономический эффект от вывода исполнения функции за пределы ОИВ, бюджетного учреждения путем сопоставления расходов и оценки будущих расходов.

В рамках прямого сопоставления расходов проводится сравнение стоимости исполнения функции ОИВ или бюджетным учреждением со стоимостью аналога на открытом рынке.

Решение о выводе функции на исполнение внешним исполнителем рекомендуется принимать в том случае, если расходы, связанные с выводом функции за пределы ОИВ или бюджетного учреждения будут ниже, чем расходы ОИВ или бюджетным учреждением по исполнению данной функции.

В рамках оценки будущих расходов рассматриваются следующие элементы:

расходы ОИВ, бюджетного учреждения по содержанию служащих, работников высвободившихся в связи с передачей функции на аутсорсинг,

расходы ОИВ или бюджетного учреждения по управлению активами (зданиями, сооружениями, материальными ценностями), высвободившимися в результате передачи функции на аутсорсинг.

Общий экономический эффект от передачи обеспечивающей функции на аутсорсинг в среднесрочной перспективе можно определить по формуле:

                                             ССi + ДРi - РСi

                                          ( ___________________ )

 ЭЭ = (ССо - РСо) + сумма (от i = 1 до 3)               i        ,

                                                  (1 + E)

где

ЭЭ - общий экономический эффект от передачи обеспечивающей функции на аутсорсинг;

ССо - полная себестоимость реализации функции за последний отчетный год;

i - номер года с момента передачи функции на аутсорсинг;

E - ставка дисконтирования в процентах;

РСо - текущая стоимость приобретения услуги по исполнению функции на рынке;

ССi - прогнозная себестоимость реализации функции в i-ом году;

РСi - прогнозная стоимость приобретения услуги по исполнению функции на рынке в i-ом году;

ДРi - дополнительные расходы бюджета области после передачи функции на аутсорсинг связанные с

содержанием служащих, работников высвободившихся в связи с передачей функции на аутсорсинг,

управлением активами (зданиями, сооружениями, материальными ценностями), высвободившимися в результате передачи функции на аутсорсинг.

Функцию подлежит передаче на аутсорсинг, только если общий экономический эффект положителен.

Пример расчета общего экономического эффекта приведен в Приложении 3 к настоящим Методическим рекомендациям.

V. Порядок передачи обеспечивающих функций на аутсорсинг

15. После принятия решения о том, что обеспечивающая функция подлежит передаче на аутсорсинг ОИВ или бюджетное учреждение, ранее исполнявшее эту функцию самостоятельно, в рамках действующего законодательства, определяет механизм и процедуры передачи этой функции стороннему исполнителю.

16. Предложения о передаче функций на аутсорсинг должны формироваться в рамках процедуры по актуализации перечня функций, исполняемых ОИВ или бюджетным учреждением.