Приложение. Положение об организации контроля за исполнением документов в Московской северной таможне

Приложение
к приказу Московской северной таможни
от 22 августа 2006  г. N 430

Положение
об организации контроля за исполнением документов в Московской северной таможне

1. Общие положения

1.1. Положение об организации контроля за исполнением документов в Московской северной таможне (далее - Положение) разработано в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах (региональных таможенных управлениях, таможнях, таможенных постах), утвержденной приказом ФТС России от 18.10.2004 N 160, приказа ЦТУ от 21.07.2006 N 275 "О совершенствовании работы по организации контроля за исполнением документов в Центральном таможенном управлении" в целях обеспечения своевременного и качественного исполнения поручений, содержащихся во входящей корреспонденции, резолюциях руководства Московской северной таможни (далее - таможни), распорядительных документах таможни.

1.2. Целью контроля исполнения служебных документов является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, поступившие в таможню и требующие исполнения, а также поручения, содержащиеся в резолюциях руководства таможни, организационно-распорядительных документах, издаваемых в процессе деятельности таможни, протоколах оперативных совещаний, проводимых начальником таможни, мероприятия, содержащиеся в планах работы таможни.

1.3. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют:

1.3.1. Документов ФТС России, ЦТУ, таможенных органов, правоохранительных органов, организаций с поручениями (резолюциями) руководства таможни, приказов по основной деятельности и распоряжений таможни, обращений и запросов депутатов, обращений должностных лиц таможенных органов и граждан, поручений, содержащихся в решениях коллегий ФТС России, ЦТУ, в протоколах оперативных совещаний у начальника таможни - отдел документационного обеспечения, если иное не оговорено в резолюции (или тексте распорядительного документа).

1.3.2. Поручений, содержащихся в планах работы (мероприятий) вышестоящих органов и таможни - отдел таможенных процедур и таможенного контроля.

1.3.3. Жалоб на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц, протестов прокурора, заявлений о предоставлении консультации, обращений юридических и физических лиц, связанных с рассмотрением дел об административных правонарушениях - правовой отдел.

1.3.4. Документов с поручениями начальника структурного подразделения - ответственные за делопроизводство структурного подразделения.

1.3.5. Контроль исполнения документов по существу вопроса осуществляют руководители структурных подразделений таможни.

2. Организация контроля в отделе документационного обеспечения

2.1. Контроль за исполнением документов в отделе документационного обеспечения осуществляется с применением автоматизированной системы контроля исполнения документов.

2.2. Контроль исполнения включает в себя: постановку на контроль, предварительную проверку и регулирование хода исполнения; информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах; снятие с контроля; направление исполненного документа в дело; учет, обобщение, анализ хода и результатов исполнения документов.

2.3. Отметку о контроле за исполнением документа обозначают буквой "К", словом или штампом "Контроль" с указанием даты контроля;

на подлежащих контролю исполнения в структурных подразделениях - штамп "Контроль в подразделении".

2.4. Отдел документационного обеспечения осуществляет:

2.4.1. Систематический контроль за ходом исполнения документов, поставленных на контроль, с применением форм опережающего контроля (ежедекадное направление в структурные подразделения сводок-напоминаний по документам со сроком исполнения в последующие 10 дней, информирование руководителей и ответственных за ведение делопроизводства структурных подразделений по телефону за 1 - 2 дня до истечения контрольного срока по наиболее важным документам).

Проверку и анализ исполнения контрольных документов за прошедший месяц до 2 числа следующего месяца по каждому структурному подразделению.

В случае, если за структурным подразделением числится неисполненный документ, на имя начальника таможни (по структурным подразделениям прямого подчинения) или курирующего заместителя начальника таможни направляется сводка неисполненных документов.

ОДО на основании ежемесячных справок, получаемых от структурных подразделений (приложение 1), не реже одного раза в месяц готовит сводные данные о состоянии исполнительской дисциплины в таможенном органе, на основании которых формируются оперативные и аналитические отчеты для информирования руководства таможенного органа в установленные им сроки.

2.4.2. Ежемесячное обобщение и анализ данных контроля, составление информационных справок о состоянии исполнительской дисциплины в таможне и представление их начальнику таможни.

4. Организация контроля исполнения документов

4.1. Постановка документов на контроль осуществляется в соответствии со сроками, определенными в документах, резолюциях руководства таможни, или сроками, установленными действующим законодательством Российской Федерации.

4.2. При отсутствии в документе или резолюции точно установленного срока исполнения он исчисляется в календарных днях:

документов, поступивших из вышестоящих таможенных органов, органов государственной власти субъектов Российской Федерации и местного самоуправления, внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа;

документов, поступивших из других организаций, предприятий, таможенных органов и обращений граждан - с даты поступления в таможню.

Сроки исполнения документов приведены в приложении 3 к настоящему Положению.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

Указанный порядок исчисления сроков исполнения документов не распространяется:

на обращения граждан, порядок рассмотрения которых установлен уголовно-процессуальным законодательством, законодательством о гражданском судопроизводстве, законодательством об административных правонарушениях, трудовым законодательством Российской Федерации;

на жалобы на решения, действия (бездействие) таможенного органа или его должностных лиц, порядок рассмотрения и разрешения которых установлен главой 7 Таможенного кодекса Российской Федерации.

4.3. Если поручение дано нескольким исполнителям, то должностное лицо, указанное в поручении первым или ответственным, является основным исполнителем данного поручения, если не оговорено другое, несет ответственность за его исполнение и организует работу соисполнителей по его выполнению. Основной исполнитель определяет сроки представления предложений соисполнителям, порядок согласования и подготовки итогового проекта документа. В случае необходимости исполнения поручения в сжатые сроки он организует исполнение поручения в оперативном порядке. Все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки (или в срок, не превышающий двух третей от общего срока исполнения) необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Итоговый документ в обязательном порядке визируется всеми соисполнителями документа, указанными в поручении.

В случае направления правовым отделом в связи с рассмотрением жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц, протеста прокурора, жалобы на постановление по делу об административном правонарушении, запроса в иное структурное подразделение таможни данное структурное подразделение ответственно за своевременное и качественное исполнение запроса и представление правовому отделу в установленные сроки (или в срок, не превышающий 10 календарных дней) необходимых материалов: заключений, документов, сведений.

При обращении должностного лица правового отдела, уполномоченного на проведение консультаций, с письменным запросом в структурное подразделение таможни, в функции которого входит практическое разрешение вопросов таможенного дела, требуемая информация должна быть представлена в срок, не превышающий 5-ти рабочих дней.

4.4. Передача контрольных документов из одного подразделения в другое производится только через отдел документационного обеспечения, который вносит отметки о передаче документа в электронные картотеки и передает документ в соответствующее структурное подразделение.

В случае поступления жалобы на решения, действия (бездействие) таможенных органов и/или их должностных лиц в иное структурное подразделение, минуя правовой отдел, она передается этим структурным подразделением в правовой отдел в срок, не превышающий 2-х рабочих дней.

4.5. Документы, поставленные на контроль в отделе документационного обеспечения, передаются в структурные подразделения с отметкой о контроле и указанием срока исполнения.

4.6. Ответственные за ведение делопроизводства в структурном подразделении на основе полученных документов формируют контрольную картотеку по срокам исполнения.

4.7. Если к установленному сроку документ исполнить не представляется возможным, ответственный исполнитель не менее, чем за 3 дня до истечения срока должен обратиться к лицу, установившему срок, с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения.

Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или организация - автор документа.

Об установлении новых сроков исполнения в обязательном порядке сообщается в отдел документационного обеспечения и в отдел таможенных процедур и таможенного контроля (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) с предоставлением документа, подтверждающего изменение сроков.

4.8. Ответственные за ведение делопроизводства в структурных подразделениях ежедневно проверяют ход исполнения документов (поручений), срок исполнения которых истекает в ближайшие два дня. Полученные данные доводятся до сведения непосредственного исполнителя и руководства структурного подразделения.

4.9. Исполнитель представляет лицам, осуществляющим контроль, достоверную информацию по всем вопросам, связанным с ходом исполнения документов (поручений).

4.10. Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях передают на регистрацию в отдел документационного обеспечения исходящие письма-ответы структурных подразделений на контрольные документы вместе с документами-запросами (основаниями) и дополнительной копией.

Перед регистрацией исходящих документов должностные лица отдела документационного обеспечения проверяют наличие на документе подписей и соответствующих виз (в т.ч. и соисполнителей, указанных в резолюции), приложений к документам, фамилии и номера телефона исполнителя, а также правильность написания адресата, номера и даты документа, на который дается ответ.

Письма, оформленные с нарушениями Типовой инструкции по делопроизводству и работе архива в таможенных органах, возвращаются в структурное подразделение на доработку.

5. Снятие документов с контроля

5.1. Снятие документов с контроля осуществляет руководство таможни или по его поручению отдел документационного обеспечения. На документах, снятых с контроля, проставляются отметки об исполнении документа и направлении его в дело. Информация об исполнении документа отражается в электронной карточке.

5.2. Документ (поручение) считается исполненным и снимается с контроля после выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения, сообщения результатов заинтересованным организациям или лицам.

Промежуточный ответ, равно как и запрос по исполняемому документу (поручению), не может служить основанием для признания документа (поручения) исполненным.

5.3. Для снятия с контроля исполнители представляют в отдел документационного обеспечения или отдел таможенных процедур и таможенного контроля (в соответствии с п. 1.3 настоящего Положения) копию ответа или другие материалы, свидетельствующие об исполнении документа (справки, докладные записки и др.).

О ходе выполнения приказов и распоряжений таможни, протоколов оперативных совещаний у начальника таможни структурным подразделением, которому дано в них поручение, в установленный срок вносится докладная записка на имя начальника таможни или должностного лица, на которого возложен контроль за исполнением приказа, распоряжения. Докладная записка должна содержать информацию о полноте и своевременности выполнения документа, фактические данные, характеризующие результаты работы, предложения о снятии документа с контроля или о продлении сроков исполнения.

После получения резолюции руководства таможни докладная записка передается в отдел документационного обеспечения для снятия поручений с контроля или продления сроков исполнения.

5.4. Снять документ с контроля без исполнения может только то должностное лицо, которое поставило его на контроль.

5.5. Снятие с контроля документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", производится руководителями структурных подразделений таможни.

Ответственные за делопроизводство в структурных подразделениях представляют в отдел документационного обеспечения сведения об исполнении и списании в дело документов, имеющих штамп "Контроль в подразделении", по мере их исполнения, но не реже одного раза в месяц.

Начальник отдела документационного обеспечения таможни

Т.Ю. Якименко