Приложение. Стандарт делопроизводства в Администрации города Томска

Приложение
к распоряжению
Администрации г. Томска
от 10 июня 2014 г. N р 535

Стандарт
делопроизводства в Администрации города Томска

С изменениями и дополнениями от:

6 августа 2014 г.

I. Общие положения

1.1. Настоящий Стандарт делопроизводства в администрации Города Томска (далее по тексту - Стандарт) устанавливает в администрации Города Томска и ее отраслевых и территориальных органах, структурных подразделениях (далее по тексту - администрация Города Томска) единые правила и порядок работы с организационно-распорядительными документами несекретного характера.

Положения настоящего Стандарта распространяются также на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники. Автоматизированные технологии обработки документной информации в администрации Города Томска должны отвечать требованиям настоящего Стандарта.

Порядок организации работы с секретными документами, с грифом "Для служебного пользования" устанавливается специальной инструкцией.

Составление, оформление и учет документов по финансово-хозяйственной деятельности администрации Города Томска производятся в порядке, установленном действующим законодательством.

1.2. Для целей настоящего Стандарта используются следующие термины и определения:

Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.

Органы администрации Города Томска - отраслевые (функциональные) и территориальные органы, входящие в структуру администрации Города Томска, и являющиеся юридическими лицами.

Структурные подразделения администрации Города Томска - отраслевые (функциональные) подразделения, входящие в структуру администрации Города Томска, не являющиеся юридическими лицами.

1.3. Правовой основой Стандарта является действующее законодательство Российской Федерации и Томской области, а также требования государственных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", положения "Государственной системы документационного обеспечения управления" (ГСДОУ), Устав Города Томска, решения Думы Города Томска, Регламент работы администрации Города Томска, а также иные муниципальные правовые акты муниципального образования "Город Томск".

1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в администрации Города Томска возлагается на управляющего делами администрации Города Томска. В органах и структурных подразделениях администрации Города Томска - на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.

Ответственность за организацию делопроизводства в управлении экономического развития администрации Города Томска (в части регистрации входящей и исходящей корреспонденции) возлагается на комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.

Контроль за соблюдением в администрации Города Томска, ее органах и структурных подразделениях требований делопроизводства, методическое руководство по работе с документами, обучение сотрудников возлагаются на комитет по общим вопросам администрации Города Томска, контрольное управление администрации Города Томска и комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска (по своим направлениям деятельности).

1.5. Сотрудники администрации Города Томска несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Стандарта и сохранность находящихся у них служебных документов.

Поступившие на муниципальную службу в администрацию Города Томска граждане должны быть ознакомлены их непосредственным руководителем с настоящим Стандартом под роспись.

При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска передаются другому сотруднику по акту передачи документов, утвержденному приложением 2 к настоящему Стандарту.

При утрате находящегося на исполнении документа сотрудник обязан немедленно представить письменное объяснение руководителю соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска, который доводит указанную информацию до сведения лица, давшего поручение об исполнении документа.

1.6. Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, а также передача им какой-либо служебной информации осуществляются в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск".

1.7. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляются в порядке, определенном муниципальным правовым актом администрации Города Томска.

1.8. В случаях возникновения вопросов по организации делопроизводства, не предусмотренных настоящим Стандартом, следует руководствоваться положениями и рекомендациями архивных органов.

1.9. Руководители органов и структурных подразделений администрации Города Томска утверждают собственный порядок работы с документами, не противоречащий требованиям настоящего Стандарта, в случае наличия объективной необходимости регламентировать особенности документооборота в соответствующем органе или структурном подразделении администрации Города Томска.

II. Документация администрации

2.1. В соответствии с действующим законодательством об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, Уставом Города Томска, Мэром Города Томска и должностными лицами администрации Города Томска издаются следующие муниципальные правовые акты:

- Мэром Города Томска - постановления и распоряжения администрации Города Томска;

- руководителями органов администрации Города Томска - распоряжения и приказы.

2.2. В состав документов также входят:

- документация по личному составу;

- документация по заявлениям и обращениям граждан и организаций;

- другие системы документации (плановая, отчетная, финансовая и т.д.).

2.3. В связи с особенностями документации по личному составу и бухгалтерской документации рекомендуется руководителям кадровой службы и бухгалтерии на основе типовой инструкции разрабатывать собственные инструкции по кадровому и бухгалтерскому делопроизводству.

III. Оформление документов

3.1. Бланки документов

3.1.1. Документы должны оформляться на стандартных бланках, имеющих набор реквизитов, идентифицирующих автора и удостоверяющих подлинность письменного документа.

3.1.2. Состав реквизитов документов и их расположение должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.

Состав реквизитов документов администрации Города Томска и порядок их размещения на угловом и продольном бланках утвержден в соответствии с приложениями 3-5 к настоящему Стандарту.

3.1.3. Бланки документов постоянного срока хранения должны изготавливаться на белой бумаге высших сортов.

Для документов временного срока хранения допускается использование бланков, изготовленных с помощью компьютера или средств оперативной полиграфии (ксерокопии).

3.1.4. Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).

3.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:

30 - левое;

10 - правое;

20 - верхнее;

20 - нижнее.

Текст документа печатается шрифтом - Times New Roman, размером шрифта от N 12 до N 14, в зависимости от объема документа, при использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. Междустрочный интервал - одинарный. Название вида документа (акт, устав, справка и т.д.) печатается прописными буквами.

При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.

Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.

3.1.6. Для Мэра Города Томска, администрации Города Томска, и ее должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков документов:

- общий бланк;

- бланк письма;

- бланк конкретного вида документа.

Формы бланков документов утверждены в соответствии с приложениями 6 -15 к настоящему Стандарту.

3.1.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.

Продольный бланк письма администрации Города Томска может быть использован только Мэром Города Томска, управляющим делами администрации Города Томска.

3.1.8. Бланк документа, в зависимости от расположения реквизитов, может иметь два варианта - угловой и продольный. Бланки с угловым расположением реквизитов используются в основном для писем.

3.1.9. В бланках органов и структурных подразделений администрации Города Томска, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы (департамент, управление и др.), указываются наименование подразделения, над ним более мелкими буквами наименование "Администрация Города Томска". Органы и структурные подразделения администрации Города Томска, руководители которых не имеют право издавать распорядительные документы, используют стандартный бланк администрации Города Томска.

3.2. Оформление реквизитов документов

3.2.1. Герб Города Томска (реквизит 02)

Герб Города Томска помещается на бланках документов в соответствии с муниципальным правовым актом Думы Города Томска.

Изображение герба Города Томска установленного образца помещается на бланках документов администрации Города Томска и Мэра Города Томска и располагается над серединой реквизита "наименование организации".

3.2.2. Код организации (реквизит 04)

Код администрации Города Томска и ее органов, являющихся юридическими лицами, проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).

3.2.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05)

Основной государственный регистрационный номер администрации Города Томска и ее органов, являющихся юридическими лицами, (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

3.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06)

Идентификационный номер администрации Города Томска и ее органов, являющихся юридическими лицами/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.

3.2.5. Код формы документа (реквизит 07)

Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) в унифицированных формах документов.

3.2.6. Наименование организации (реквизит 08)

Наименование администрации Города Томска указывается в соответствии с Уставом Города Томска. Наименование органов и структурных подразделений администрации Города Томска должно соответствовать положениям о них, утверждаемым в установленном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск" порядке.

3.2.7. Справочные данные об организации (реквизит 09)

В состав реквизита входят почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, ИНН, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с требованиями правовых актов, регулирующих вопросы оказания услуг почтовой связи.

3.2.8. Наименование вида документа (реквизит 10)

Наименование вида документа позволяет судить о назначении документа и регламентируется Уставом Города Томска, настоящим Стандартом и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.

В письме реквизит "Вид документа" не указывается.

3.2.9. Дата документа (реквизит 11)

3.2.9.1. Является обязательным реквизитом любого вида документов.

Для избежания волокиты и соблюдения установленных сроков исполнения документов датируются все стадии подготовки, согласования, визирования, оформления, принятия и исполнения документа.

3.2.9.2. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.

Для документов, подготовленных совместно несколькими органами или структурными подразделениями администрации Города Томска, дата должна быть единой.

Для правовых актов дата вступления документа в силу определяется в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск".

3.2.9.3. Датируются также все стадии оформления и обработки документа, поэтому дата входит составной частью в реквизиты: гриф согласования документа, виза согласования документа, резолюция, отметка о поступлении документа и др. По этим датам устанавливается путь и время прохождения документа.

3.2.9.4. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 7 сентября 2008 г. следует оформлять 07.09.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например - 7 сентября 2008 г., а также оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день месяца - 2008.09.07.

3.2.10. Регистрационный номер документа (реквизит 12)

Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

3.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)

Ссылка включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (на N ______ от ________________). В обязательном порядке указывается ссылка на регистрационный номер документа администрации Города Томска. При составлении письма-ответа этот реквизит размещается на бланке и заполняется исполнителем. При отсутствии указанной ссылки документ возвращается комитетом по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска на доработку исполнителю.

3.2.12. Место составления документа (реквизит 14)

Указывается в том случае, если оно отсутствует в реквизитах "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.

3.2.13. Адресат (реквизит 15)

3.2.13.1. Реквизит "Адресат" - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.

Адресование, т.е. указание получателя, производится на всех документах в правой верхней части первого листа.

Длина максимальной строки для обозначения адресата не должны превышать 7-8 см (30-35 знаков шрифтом N 12 или N 14).Строки выравниваются по левому краю и продолжаются до правой границы текстового поля. Расстояние между строками - один межстрочный интервал. Знаки препинания между составными частями адресата не ставятся.

В качестве адресата могут выступать учреждения и организации, их органы, должностные и физические лица.

3.2.13.2. Наименование организации и ее органа указывают в именительном падеже, а должность адресата - в дательном. Инициалы получателя указываются перед фамилией.

Пример: Администрация Города Томска

Департамент культуры администрации Города Томска

главному специалисту С.И. Петрову

3.2.13.3. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно:

Бухгалтериям муниципальных учреждений Города Томска.

3.2.13.4. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Слово "копия" перед обозначением второго, третьего или четвертого адресата не указывается. Необходимое количество экземпляров готовится исполнителем документа.

При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется список на рассылку документов, по форме согласно приложению 20 к настоящему Стандарту.

3.2.13.5. Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления муниципального образования "Город Томск" и Томской области. В этих случаях почтовый адрес проставляется на конвертах в комитете по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.

3.2.13.6. В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, а именно:

- наименование улицы, номер дома, номер квартиры;

- населенный пункт (город, поселок);

- район;

- область, край, автономный округ, республика;

- страна (для международных почтовых отправлений);

- почтовый индекс.

Если письмо адресуется организации, то указываются ее наименование, затем почтовый адрес:

Редакция журнала "Отечественные

архивы"

Б. Пироговская ул., д. 17,

Москва, Г-435, 119817

При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем его почтовый адрес:

Сидорову Г.К.

ул. Строителей, д. 10, кв. 2,

пос. Филипповка, Бакчарский район,

Томская обл., 634056

3.2.13.7. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.

Председателю садового товарищества

"Можайские дали"

В.А. Бунееву

3.2.14. Резолюция (реквизит 17)

3.2.14.1. Резолюция - это надпись на документе или отдельном листе формата А6, прилагаемом к документу, сделанная должностным лицом и дающая указания по исполнению документа.

При оформлении резолюции на бланках резолюций должностных лиц администрации Города Томска, утвержденных в соответствии с приложением 15 к настоящему Стандарту, по возможности делается ссылка на вид документа, его автора, дату и регистрационный номер.

3.2.14.2. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым, либо лицо, в отношении которого имеется отметка "ответственный исполнитель", "отв. исп.").

Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей, определяет сроки представления соисполнителями предложений (в том случае, если документ не имеет в тексте резолюции пометку "срочно", "оперативно"), готовит итоговый проект ответа на документ (согласованный с остальными соисполнителями, не предоставившими свои предложения) и представляет его на подпись лицу, давшему поручение. Ответственность за содержание итогового проекта ответа на документ несет ответственный исполнитель.

Если ответственным исполнителем сроки представления соисполнителями предложений не определены соисполнители осуществляют предоставление предложений в сроки сокращенные вдвое от установленных действующим законодательством Российской Федерации сроков.

В случае подготовки ответа на документ, имеющий в тексте резолюции пометку "срочно", соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю свои предложения в течение 5 часов с момента его получения или осуществить согласование итогового проекта ответа на документ в течение 3 часов с момента его получения.

В случае подготовки ответа на документ, имеющий в тексте резолюции пометку "оперативно", соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю свои предложения не позднее 3 рабочих дней до истечения срока исполнения документа или осуществить согласование итогового проекта ответа на документ в течение 1 рабочего дня с момента его получения.

В случае если соисполнитель в установленные сроки не предоставил свое предложение, либо не осуществил согласование итогового проекта ответа на документ, то поручение таким соисполнителем считается неисполненным.

В случае если проект итогового ответа на документ не согласован соисполнителями, либо не содержит в приложении предложений соисполнителей, то такой документ не подлежит регистрации сотрудниками комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, не передается на подпись должностному лицу наложившему резолюцию и возвращается ответственному исполнителю. В таком случае поручение по документу ответственным исполнителем считается неисполненным.

3.2.14.3. В тексте резолюции, по возможности кратком, должна использоваться устоявшаяся терминология:

- "На контроль"

- "Внесите предложения"

- "Для руководства"

- "Для учета в работе"

- "Для исполнения к указанному сроку" и т.п.

3.2.14.4. Резолюция переносится в электронные карточки документов и является основанием постановки документа на контроль (в том случае, если исполнение документа поставлено должностным лицом на контроль). Срок исполнения документа определяется резолюцией, либо действующим законодательством Российской Федерации, Томской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск" (в том случае, если срок исполнения документа резолюцией не определен).

3.2.15. Отметка о контроле (реквизит 19)

Если документ поставлен на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слово "Контроль" на правом верхнем поле документа на уровне грифа утверждения. Эта отметка пишется от руки ярким красным или синим цветом.

3.2.16. Заголовок к тексту (реквизит 18)

3.2.16.1. Кратко, четко отражает основное содержание документа и согласуется с наименованием вида документов. Располагается в левом верхнем углу под датой и номером документа. В конце заголовка точка не ставится.

Заголовок может отвечать на вопросы:

О чем? (о ком?): постановление о проведении комплексной проверки.

Чего (кого?): протокол заседания расширенной комиссии, должностная инструкция специалиста.

3.2.16.2. Заголовок составляется исполнителем документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.

3.2.16.3. Заголовок вносится при регистрации документа в соответствующие регистрационные формы. Наличие заголовка сокращает время регистрации и поиска документа.

3.2.17. Текст документа (реквизит 20)

3.2.17.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.

3.2.17.2. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты или события, послужившие основанием для издания документа. Она начинается словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если документ издается на основании других документов, то в преамбуле указываются наименования этих документов в творительном падеже, их даты, номера и заголовки (документы излагаются последовательно исходя из их юридической силы).

Преамбула завершается словами:

Постановляю, приказываю, прошу (в зависимости от вида документа).

3.2.17.3. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков их исполнения. Она может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

3.2.17.4. В качестве исполнителей указываются органы или структурные подразделения администрации Города Томска или конкретные должностные лица.

3.2.17.5. Последний пункт распорядительной части должен содержать сведения о подразделении и должностном лице, на которое возлагается контроль за исполнением документа.

3.2.17.6. Если документ изменяет, отменяет, дополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (или пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка "Отменить".

3.2.17.7. В организационно-распорядительных документах изложение идет от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю).

В документах коллегиально-совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (решила, решил).

Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).

В документах, устанавливающих права и обязанности органов (положение, инструкция), а также содержащих оценку фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав комитета входят, комиссия установила).

В письмах используются следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);

- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу рассмотреть);

- от третьего лица единственного числа (департамент не возражает).

3.2.18. Отметка о наличии приложения (реквизит 21)

3.2.18.1. Реквизит "Приложение" отделяется от текста одним - двумя межстрочными интервалами и располагается перед реквизитом "Подпись".

Слово "Приложение" печатается с абзаца, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.

3.2.18.2. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров.

Например:

Приложение: на 10 л. в 1 экз.

3.2.18.3. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:

Приложения:

1. Проект постановления администрации Города Томска "Об утверждении Порядка проведения проверок" на 1 л. в 1 экз.

2. Проект концепции реформы ЖКХ муниципального образования "Город Томск" на 100 л. в 1 экз.

3.2.18.4. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:

Приложение: письмо Губернатора Томской области от 11.05.2008 N 243 и приложение к нему, всего на 5 л.

3.2.18.5. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:

Приложение: брошюра в 2 экз.

3.2.18.6. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложения указывается конкретно, в какой адрес оно направлено.

Например:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

3.2.18.7. Если в тексте организационно-распорядительного документа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу первого листа пишется слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:

Приложение 4

к постановлению

администрации Города Томска

от 10.01.2013 N 38

Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку их упоминания в тексте.

3.2.18.8. В соответствии с Регламентом работы администрации Города Томска каждое приложение к проекту постановления или распоряжения администрации Города Томска визируется на оборотной стороне последнего листа приложения руководителем органа или структурного подразделения администрации Города Томска, подготовившего документ, при этом указываются фактическая должность руководителя, фамилия и его личная подпись. Указанное требование не распространяется на являющиеся приложениями к постановлениям и распоряжениям администрации Города Томска сметы и иные финансовые документы, которые визируются на лицевой стороне последнего листа приложения уполномоченными в соответствии с муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск" лицами.

3.2.18.9. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые реквизиты.

3.2.19. Подпись документа (реквизит 22)

3.2.19.1. Мэром Города Томска или по его поручению первым заместителем Мэра Города Томска, заместителями Мэра Города Томска подписываются документы, направляемые от имени администрации Города Томска:

- руководителям федеральных органов государственной власти Российской Федерации (территориальных органов федеральных органов государственной власти Российской Федерации);

- депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;

- членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;

- в органы прокуратуры (по результатам рассмотрения внесенных ими представлений и протестов);

- высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации (их заместителям);

- председателям законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации;

- председателям избирательных комиссий субъектов Российской Федерации;

- председателям контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации;

- уполномоченным по правам человека (ребенка, коренных малочисленных народов) в субъектах Российской Федерации;

- председателю Думы Города Томска (при внесении на рассмотрение в Думу Города Томска проектов решений Думы Города Томска);

- руководителям органов местного самоуправления (муниципальных органов) иных муниципальных образований Российской Федерации;

- по результатам исполнения документов (поручений), рассмотрения личных и коллективных обращений граждан, обращений юридических лиц, поставленных Мэром Города Томска на контроль.

Иные документы, направляемые от имени администрации Города Томска, подписываются заместителями Мэра Города Томска, управляющим делами администрации Города Томска в соответствии с распределением полномочий между ними по направлениям деятельности администрации Города Томска.

Документы, направляемые от имени органов и структурных подразделений администрации Города Томска, подписываются соответствующими руководителями органов и структурных подразделений администрации Города Томска в соответствии с их компетенцией.

Служебные письма на имя Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, а также документы в органы прокуратуры (за исключением направляемых по результатам рассмотрения представлений и протестов) направляются только после согласования их с заместителем Мэра Города Томска, курирующим соответствующее направление деятельности администрации Города Томска.

3.2.19.2. В состав подписи входят: наименование должности подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка.

Подпись отделяется от текста 3 интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Например:

Мэр Города Томска

личная подпись И.О.Ф.

3.2.19.3. Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на бланке документа, отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности. При этом обязательно указываются фактическая должность лица, подписавшего документ, и его фамилия. Не допускается ставить предлог "за" или косую черту перед наименованием должности.

3.2.19.4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности по субординации. Например:

Губернатор Томской области

личная подпись И.О.Ф.

Мэр Города Томска

личная подпись И.О.Ф.

3.2.19.5. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:

Мэр Города Томска

Мэр города Владивостока

личная подпись И.О.Ф

. личная подпись И.О.Ф.

3.2.19.6. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии, например:

Председатель комиссии: личная подпись

В.А. Петров

Члены комиссии: личная подпись

Р.Х. Гришин

личная подпись

И.П. Дуб

Секретарь комиссии: личная подпись

ь В.А. Ветрова

3.2.20. Печать (реквизит 25)

3.2.20.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права должностного лица, фиксирующих факт расходования финансовых средств и материальных ценностей, а также в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами.

3.2.20.2. Оттиск печати кадровой службы ставится на справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника, командировочных удостоверениях, копиях распоряжений администрации Города Томска по личному составу и о награждениях.

Оттиск печати архивного отдела комитета по общим вопросам администрации Города Томска ставится на выдаваемые им архивные справки и копии документов.

Оттиск печати протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска ставится на копиях муниципальных правовых актов администрации Города Томска, направляемых исполнителям.

Оттиск печати комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска ставится на копиях входящих и исходящих документов администрации Города Томска.

3.2.20.3. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личную подпись.

3.2.20.4. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах.

Ответственность за хранение и использование печатей несут руководители органов и структурных подразделений администрации Города Томска, в ведении которых они находятся.

3.2.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26)

3.2.21.1. Заверение копии документа производится в целях удостоверения ее соответствия подлиннику.

3.2.21.2. При заверении соответствия копии документа подлиннику (если иное прямо не предусмотрено действующим законодательством) ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Например:

Верно

Начальник отдела кадров личная подпись П.А. Иванов

20.06.2013

3.2.21.3. Заверение копий исходящих документов осуществляется уполномоченными сотрудниками комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска. Копии исходящих документов, остающиеся в деле, не заверяются.

3.2.21.4. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати.

3.2.22. Отметка об исполнителе (реквизит 27)

Включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

Владимир Иванович Петров

(3822) 23 54 96

3.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)

Включает краткие сведения об исполнении или ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.

Данная отметка должна быть подписана и датирована исполнителем или руководителем органа или структурного подразделения администрации Города Томска, в котором исполнен документ.

Отметка об исполнении и направлении в дело документа, подготовленного за подписью Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, ставится уполномоченными сотрудниками комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томск.

3.2.24. Отметка о поступлении документов в организацию (реквизит 29)

Проставляется в нижнем правом углу документа в виде штампа, в котором указываются очередной порядковый номер и дата поступления документа (при необходимости - часы и минуты).

При поступлении обращения в порядке, определенном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", по требованию заявителя на его экземпляре ставиться штамп о принятии с указанием даты принятия документа.

IV. Подготовка и оформление основных служебных документов

4.1. Постановления и распоряжения

4.1.1. Правовые акты Мэра Города Томска и администрации Города Томска принимаются в форме постановлений и распоряжений администрации Города Томска.

Постановления администрации Города Томска принимаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления муниципального образования "Город Томск" федеральными законами и законами Томской области, и оформляются по форме согласно приложению 16 к настоящему Стандарту.

Распоряжения администрации Города Томска принимаются по вопросам организации работы администрации Города Томска и оформляются по форме согласно приложению 17 к настоящему Стандарту, за исключением распоряжений по вопросам труда и охраны труда, которые оформляются по формам, утвержденным уполномоченным федеральным органом государственной власти в сфере трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.

4.1.2. Подготовка проектов муниципальных правовых актов осуществляется в бумажном виде (в системе бумажного документооборота) или посредством электронного документооборота с использованием информационной подсистемы "Создание и согласование проектов распоряжений и постановлений администрации Города Томска".

Подготовка проектов постановлений и распоряжений администрации Города Томска в бумажном виде осуществляется в исключительных случаях по поручению Мэра Города Томска и его заместителей. Необходимость подготовки муниципальных правовых актов администрации Города Томска в бумажном виде определяется особым порядком согласования этих проектов или спецификой разрабатываемых муниципальных правовых актов.

4.1.3. Подготовка муниципальных правовых актов в системе электронного документооборота с использованием информационной подсистемы "Создание и согласование проектов распоряжений и постановлений администрации города Томска" включает в себя следующие основные процедуры: разработку проектов исполнителем; согласование проектов; подготовку замечаний к проектам; создание новых редакций проектов на основе поступивших замечаний; направление согласованных проектов в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска на регистрацию в базе проектов и на подпись Мэру Города Томска и регламентируется отдельными муниципальными правовыми актами администрации Города Томска.

4.1.4. Подготовка муниципальных правовых актов в бумажном виде осуществляется в следующем порядке: составление проекта муниципального правового акта, согласование и визирование, печатание, подписание, регистрация и рассылка адресатам и регламентируется настоящим Стандартом.

4.1.5. Проекты постановлений и распоряжений администрации Города Томска по поручению Мэра Города Томска и его заместителей, управляющего делами администрации Города Томска, заявлениям граждан или организаций, а также по собственной инициативе готовят руководители органов или структурных подразделений администрации Города Томска или подчиненные им исполнители.

4.1.6. Текст проекта муниципального правового акта должен быть предельно кратким, суть муниципального правового акта должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Текст, как правило, содержит констатирующую и постановляющую части. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки проекта акта, а также содержатся ссылки на законы или иные акты, в соответствии с которыми он принимается. Постановляющая часть может состоять из пунктов. Каждый пункт должен содержать предписываемое действие, выраженное глаголом неопределенной формы (утвердить, поручить, обязать, указать и т.д.), и указание на исполнителя. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты.

Пункты муниципального правового акта группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа.

В тексте проектов муниципальных правовых актов необходимо указывать конкретных исполнителей, срок исполнения и порядок контроля за его исполнением.

В текст проектов муниципальных нормативных правовых актов, затрагивающих интересы населения городского округа и (или) вопросы социально-экономического развития муниципального образования "Город Томск", в обязательном порядке включаются положения о должностном лице, ответственном за разъяснение положений указанных муниципальных правовых актов населению муниципального образования "Город Томск", с указанием сроков и форм такого разъяснения.

В качестве должностного лица, ответственного за разъяснение положений муниципальных нормативных правовых актов населению муниципального образования "Город Томск", указывается руководитель отраслевого или территориального органа, структурного подразделения администрации Города Томска, подготовившего соответствующий проект муниципального нормативного правового акта, либо определенное руководителем органа или структурного подразделения администрации Города Томска иное должностное лицо указанного органа или структурного подразделения администрации Города Томска. Формами разъяснения положений муниципальных правовых актов могут быть: устные разъяснения должностного лица на личном приеме или по телефону (в этом случае в проекте муниципального правового акта указываются дни и часы личного приема должностного лица и (или) номера телефонов); разъяснения путем письменных ответов должностного лица на обращения граждан (в этом случае в проекте муниципального правового акта указывается адрес, по которому направляются письменные обращения граждан); путем размещения разъяснений на официальном сайте органа или структурного подразделения администрации Города Томска - при его наличии (в этом случае в проекте муниципального правового акта указывается адрес официального сайта органа или структурного подразделения администрации Города Томска в сети Internet). Указание в проекте муниципального правового акта конкретной формы разъяснения его положений населению не является основанием для неисполнения должностными лицами органов и структурных подразделений администрации Города Томска требований, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

Например:

"3. Определить должностным лицом, ответственным за разъяснение положений настоящего постановления населению муниципального образования "Город Томск", начальника департамента городского хозяйства администрации Города Томска П.П. Петрова. Разъяснения осуществляются еженедельно по вторникам и четвергам с 10.00 до 13.00 по телефону (3822) 52-69-97 либо в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".

В проекте муниципального нормативного правового акта необходимо указывать, что документ подлежит направлению в структурное подразделение Администрации Томской области, определенное Губернатором Томской области, выполняющее функции уполномоченного органа по ведению Регистра муниципальных нормативных правовых актов в Томской области.

4.1.7. Подготовленный проект муниципального правового акта в обязательном порядке должен содержать фамилию, инициалы, рабочий телефон исполнителя и его подпись.

В правом верхнем углу документа должно стоять слово "Проект" (в случае подготовки проекта муниципального правового акта в системе бумажного документооборота).

4.1.8. Ответственность за содержание проектов постановлений и распоряжений администрации Города Томска и соответствие их требованиям настоящего Стандарта несут исполнитель и руководители органов и структурных подразделений администрации Города Томска, в которых подготовлен документ, а также заместители Мэра Города Томска, в чьей компетенции находится решение данного вопроса. Ответственность за содержание проектов постановлений и распоряжений администрации Города Томска в части отсутствия в них орфографических и пунктуационных ошибок, опечаток несет исполнитель, подготовивший соответствующий проект, а также сотрудник протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска, осуществлявший подготовку соответствующего проекта для передачи на подпись Мэру Города Томска.

4.1.9. Проекты муниципальных правовых актов после визирования их в порядке, установленном настоящим Стандартом, за исключением постановлений и распоряжений администрации Города Томска имеющих гриф "Для служебного пользования", "Секретно", "Совершенно секретно", передаются исполнителем в одном экземпляре в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска на бумажном носителе и в форме электронного документа для проверки соответствия данного муниципального правового акта требованиям настоящего Стандарта, а также на предмет отсутствия в нем орфографических и пунктуационных ошибок, опечаток, распечатываются сотрудником протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска (без слова "Проект") и передаются на подпись Мэру Города Томска. Порядок подготовки постановлений и распоряжений администрации Города Томска с грифом "Для служебного пользования", "Секретно", "Совершенно секретно" определяется отдельным муниципальным правовым актом администрации Города Томска.

Проекты муниципальных правовых актов о внесении изменений в действующие муниципальные правовые акты администрации Города Томска представляются в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска вместе с электронным вариантом актуальной редакции действующего муниципального правового акта администрации Города Томска (с учетом вносимых проектом муниципального правового акта изменений). В отдельных случаях электронный вариант актуальной редакции действующего муниципального правового акта администрации Города Томска представляется в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска в течение 10 рабочих дней со дня принятия муниципального правового акта, предусматривающего внесение изменений в муниципальный правовой акт администрации Города Томска.

Ответственность за согласование и визирование документа несет исполнитель.

4.1.10. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.

Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов: о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности его содержания; соответствии документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию органа (учреждения), издающего документ.

Согласование проектов документов производится с учреждениями, предприятиями, организациями, органами и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.

Согласование производится как внутри органа или учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными органами).

4.1.11. Формой внутреннего согласования проекта документа является визирование проекта.

Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.

Начальник планового отдела (подпись) А.М. Иванов

01.01.2013

Виза проставляется на оборотной стороне первого листа проекта документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник юридического отдела

Личная подпись А.С. Иванов

01.01.2013

Форма листа согласования (визирования) проекта постановления (распоряжения) утверждена приложением 18 к настоящему Стандарту.

4.1.12. Визирование проектов постановлений и распоряжений администрации Города Томска осуществляется в порядке, установленном муниципальными правовыми актами, регламентирующими работу администрации Города Томска и ее органов в конкретной области городского хозяйства, а при отсутствии таковых - Регламентом работы администрации Города Томска.

4.1.13. Проекты нормативных муниципальных правовых актов администрации Города Томска после согласования (визирования) проекта начальником департамента правового обеспечения администрации Города Томска и (или) уполномоченным им сотрудником департамента правового обеспечения администрации Города Томска направляются в органы прокуратуры, осуществляющие надзор за соблюдением администрацией Города Томска и Мэром Города Томска Конституции Российской Федерации и исполнением законов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствии с установленным распределением полномочий для заключения в порядке, установленном Регламентом работы администрации Города Томска.

4.1.14. Согласование проекта документов проводится с органами, управлениями и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.

Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.

Например:

Согласовано

Генеральный директор ОАО "Поиск"

________________ _________________________

личная подпись инициалы, фамилия

01.01.2013

Если согласование осуществляется документом (письмо, протокол, решение и т.д.), гриф согласования оформляется по следующей форме:

Согласовано

Письмо Росархива

от 30.08.2013 N 01-15/155-К

Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов, управлений и организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Все замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.

4.1.15. Должностные лица обязаны визировать проекты постановлений и распоряжений администрации Города Томска, как правило, в день поступления документов на согласование, но не более чем в течение 7 рабочих дней.

Проекты муниципальных правовых актов об утверждении положений, порядков, регламентов, муниципальных программ, городских долгосрочных целевых программ, ведомственных целевых программ, об установлении тарифов, а также проекты муниципальных правовых актов о внесении изменений в указанные муниципальные правовые акты путем изложения содержащихся в них положений, порядков, регламентов, муниципальных программ, городских долгосрочных целевых программ, ведомственных целевых программ в новой редакции подлежат визированию в срок не более 10 рабочих дней.

Руководителем департамента правового обеспечения администрации Города Томска проекты ненормативных муниципальных правовых актов администрации Города Томска в сфере земельных и градостроительных отношений подлежат визированию в срок не более 10 рабочих дней.

Проекты муниципальных правовых актов с резолюцией "срочно" первого заместителя Мэра Города Томска, заместителя Мэра Города Томска - Руководителя аппарата администрации Города подлежат визированию в срок не более одного рабочего дня.

Проекты ненормативных муниципальных правовых актов администрации Города Томска в сфере земельных и градостроительных отношений, а также связанные с их подготовкой запросы о предоставлении информации в сфере земельных и градостроительных отношений, подлежат направлению должностными лицами, ответственными за исполнение документа, для согласования (рассмотрения) в департамент правового обеспечения администрации Города Томска с понедельника по четверг - в часы работы администрации Города Томска, в пятницу - до 13.00 местного времени.

4.1.16. Сроки согласования проектов муниципальных правовых актов администрации Города Томска определяются должностными лицами, ответственными за исполнение документа (в том числе при согласовании проектов в электронном документообороте), с учетом требований настоящего Стандарта.

В том случае, если при согласовании проекта муниципального правового акта в электронном документообороте, установленный должностным лицом, ответственным за исполнение документа, срок согласования проекта муниципального правового акта не соответствуют срокам, установленным пунктом 4.1.15 настоящего Стандарта, должностные лица, визирующие проект муниципального правового акта, в течение двух рабочих дней с момента поступления проекта муниципального правового акта на согласование вправе направить исполнителю отрицательную визу с указанием необходимости привести сроки согласования проекта муниципального правового акта в соответствие с требованиями пункта 4.1.15 настоящего Стандарта.

4.1.17. Проекты постановлений и распоряжений администрации Города Томска на подпись Мэру Города Томска не представляются и возвращаются на доработку в случаях:

- низкого качества проекта;

- отсутствия необходимых и обязательных согласований и виз должностных лиц;

- отсутствия в тексте нормативного муниципального правового акта, затрагивающего интересы населения городского округа и (или) вопросы социально-экономического развития муниципального образования "Город Томск", положений о должностном лице, ответственном за разъяснение положений указанного муниципального правового акта населению муниципального образования "Город Томск", о сроках и формах такого разъяснения;

- отсутствия заключения органов прокуратуры на проект нормативного муниципального правового акта администрации Города Томска (кроме случаев, когда заключение органов прокуратуры не было получено в сроки, указанные в сопроводительном письме, - в этом случае к проекту муниципального правового акта должна быть приложена копия сопроводительного письма о направлении проекта в органы прокуратуры);

- неустраненных принципиальных разногласий по содержанию проектов;

- нарушения порядка визирования.

В случаях неустранения органами разногласий по проекту документа в течение 3 рабочих дней решение по его окончательному варианту принимает первый заместитель Мэра Города Томска или заместитель Мэра Города Томска - Руководитель аппарата администрации Города.

4.1.18. Подготовленный исполнителями и согласованный в установленном настоящим Стандартом порядке проект муниципального правового акта (со словом "Проект"), за исключением муниципальных правовых актов, имеющих гриф "Для служебного пользования", "Секретно", "Совершенно секретно", поступает в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска в бумажном и электронном вариантах для проверки соответствия данного муниципального правового акта требованиям настоящего Стандарта, а также на предмет отсутствия в нем орфографических и пунктуационных ошибок, опечаток и распечатки на бланке утвержденного образца (без слова "Проект"). Подготовленные таким образом постановления и распоряжения администрации Города Томска на оборотной стороне листа визируются начальником протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска и только после этого передаются протокольной частью комитета по общим вопросам администрации Города Томска на подпись Мэру Города Томска.

Подлинники муниципальных правовых актов подписываются и регистрируются ручкой-роллером (в том числе шариковой) с пастой или гелем синего или фиолетового цвета.

4.1.19. Подписанные Мэром Города Томска постановления и распоряжения администрации Города Томска возвращаются в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска для регистрации, ввода в базу данных и размножения в бумажном варианте, после чего через отдел по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска направляются исполнителям и в другие инстанции.

Подписанные Мэром Города Томска постановления и распоряжения администрации Города Томска, имеющие гриф "Для служебного пользования", "Секретно", "Совершенно секретно", возвращаются в отдел защиты информации (1 отдел) для регистрации, ввода в базу данных и размножения в бумажном варианте, после чего отдел защиты информации (1 отдел) в соответствии с пунктом 5.4.9 настоящего Стандарта направляет копии постановлений и распоряжений администрации Города Томска исполнителям и в другие инстанции.

Постановления и распоряжения администрации Города Томска о внесении изменений в действующие муниципальные правовые акты администрации Города Томска вводятся протокольной частью комитета по общим вопросам администрации Города Томска в электронную базу данных вместе с актуальной редакцией действующего муниципального правового акта администрации Города Томска (с учетом вносимых изменений), либо актуальная редакцией действующего муниципального правового акта администрации Города Томска вводится протокольной частью комитета по общим вопросам администрации Города Томска в электронную базу данных в течение 10 рабочих дней со дня принятия муниципального правового акта, предусматривающего внесение изменений в муниципальный правовой акт администрации Города Томска, в случаях определенных пунктом 4.1.8 настоящего Стандарта.

Принятые муниципальные правовые акты на электронном и бумажном носителях и иные дополнительные сведения, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации и Томской области, в установленном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами порядке направляются в структурное подразделение Администрации Томской области, определенное Губернатором Томской области, выполняющее функции уполномоченного органа по ведению Регистра муниципальных нормативных правовых актов в Томской области. Постановления и распоряжения администрации Города Томска о внесении изменений в действующие муниципальные правовые акты администрации Города Томска направляются в структурное подразделение Администрации Томской области, определенное Губернатором Томской области, выполняющее функции уполномоченного органа по ведению Регистра муниципальных нормативных правовых актов в Томской области, вместе с актуальной редакцией основного акта.

4.1.20. Нумерация принятых постановлений и распоряжений администрации Города Томска ведется с начала и до конца календарного года. Регистрация осуществляется в журналах регистрации постановлений и распоряжений администрации Города Томска, которые ведутся по форме согласно приложению 19 к настоящему Стандарту.

4.1.21. Рассылка принятых постановлений и распоряжений администрации Города Томска производится на основании списка на рассылку документов, составленного протокольной частью комитета по общим вопросам администрации Города Томска по форме согласно приложению 20 к настоящему Стандарту. Постановления и распоряжения администрации Города Томска, имеющие гриф "Для служебного пользования", "Секретно", "Совершенно секретно", рассылаются отделом мобилизационной работы или отделом защиты информации (1 отдел)).

4.1.22. Подлинники постановлений и распоряжений вместе с подлинниками приложений и листами согласований или визами формируются в дела, которые хранятся в протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска в течение 3 лет, после чего по акту сдаются на хранение в архивный отдел комитета по общим вопросам администрации Города Томска.

Документы, послужившие основанием для подготовки постановления или распоряжения администрации Города Томска, хранятся в структурном подразделении или органе администрации Города Томска, подготовившем соответствующий муниципальный правовой акт. Указанные документы формируются в дела, имеющие срок хранения "постоянно". Документы подлежат передаче на муниципальное хранение только в случае ликвидации (упразднения) органа или подразделения администрации Города Томска.

Подлинники постановлений и распоряжений администрации Города Томска, имеющие гриф "Для служебного пользования", "Секретно", "Совершено секретно", вместе с подлинниками приложений и листами согласований или визами формируются в дела, которые хранятся в отделе защиты информации (1 отдел) администрации Города Томска в соответствии с номенклатурой дел.

4.1.23. Подлинники распоряжений по вопросам труда и охраны труда формируются в дела, которые хранятся в кадровой службе в течение 3 лет, после чего по акту сдаются в архивный отдел комитета по общим вопросам администрации Города Томска.

4.1.24. В отдельных случаях заместителем Мэра Города Томска - Руководителем аппарата администрации Города Томска по поручению Мэра Города Томска готовятся проекты постановлений и распоряжений администрации Города Томска, не прошедшие процедуру согласования, определенную настоящим Стандартом, которые после подписания подлежат неукоснительному исполнению должностными лицами администрации Города Томска, ее органов и структурных подразделений.

4.1.25. Муниципальные правовые акты администрации Города Томска подлежат актуализации в связи с изменением действующего законодательства Российской Федерации, Томской области, муниципальных правовых актов муниципального образования "Город Томск", на основании которых они были разработаны, а также в связи со структурными и кадровыми изменениями в администрации Город Томска, ее органах и структурных подразделениях в течение 30 календарных дней с момента вступления в силу указанных изменений, если иные сроки не определенны действующим законодательством Российской Федерации, Томской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск".

Ответственность за своевременное внесение изменений в муниципальный правовой акт администрации Города Томска несет разработчик муниципального правового акта, а также руководитель органа или структурного подразделения администрации Города Томска, в котором подготовлен указанный муниципальный правовой акт администрации Города Томска.

4.2. Положение, правила, инструкция

4.2.1. Положение - нормативный документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска, либо порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска.

4.2.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

4.2.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

4.2.4. Констатирующей частью этих документов служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения.

4.2.5. Основной текст может делиться на главы, разделы, подразделы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими цифрами.

4.2.6. Положения, правила, инструкции вводятся в действие путем утверждения.

Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг органов, организаций, учреждений, должностных лиц и граждан.

Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения, если иной порядок не предусмотрен действующим законодательством, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск" или самим актом.

Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.

4.2.7. Утверждение документа производится двумя способами: должностным лицом или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, решения, приказа) в соответствии с требованиями действующего законодательства.

На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.

Гриф утверждения оформляется следующим образом:

Утверждаю

Мэр Города Томска

________________ ________________

(личная подпись) (инициалы, фамилия)

________________________________

(дата)

Слова Утверждено и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, состав - Утвержден, мероприятия - Утверждены, программа - Утверждена и т.д.

Слова Утверждаю и Утверждено пишутся прописными буквами без кавычек.

4.2.8. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

4.2.9. Если документ утверждается организационно-распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом), то в тексте организационно-распорядительного документа дается ссылка "согласно приложению", на первой странице приложения в правом верхнем углу первого листа пишется слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.

4.3. Служебные письма

4.3.1. Служебные письма готовятся как:

- ответы о выполнении поручений Мэра Города Томска или его заместителей;

- сопроводительные письма к проектам постановлений и распоряжений администрации Города Томска;

- ответы на запросы различных организаций и частных лиц;

- инициативные письма.

4.3.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией должностных лиц, наложивших соответствующие резолюции, либо определяются в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации. Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководителя.

4.3.3. Служебные письма печатаются на бланках организации формата А4 и А5.

4.3.4. Право подписи служебных писем (за исключением случаев, указанных в пунктах 4.3.5, 4.3.6 настоящего Стандарта) устанавливается в положениях и должностных инструкциях. Там же должен быть оговорен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

4.3.5. Служебная переписка между органами администрации Города Томска осуществляется за подписью руководителей соответствующих органов администрации Города Томска (лиц, исполняющих их обязанности на период отсутствия руководителей или невозможности осуществления ими должностных обязанностей, в соответствии с действующим законодательством и установленным в органе администрации Города Томска распределением полномочий).

4.3.6. Служебные письма на имя Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, заместителя Мэра Города Томска - Руководителя аппарата администрации Города Томска направляются только за подписью заместителя Мэра Города Томска, курирующего соответствующее направление деятельности администрации Города Томска.

4.3.7. В случае поступления служебного письма, оформленного с нарушением требований пунктов 4.3.3, 4.3.5 и 4.3.6 настоящего раздела Стандарта, адресат возвращает его корреспонденту документа без рассмотрения с соответствующим пояснением. В таком случае, документ не регистрируется в установленном порядке и передается корреспонденту документа.

4.4. Протокол

4.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д.

Протоколы оформляются на основании стенограмм или звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок, проектов, решений и т.д.). В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится звукозапись, содержание выступлений в протокол не включается. Стенограмма прилагается к протоколу.

4.4.2. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату проведения заседания (совещания), номер, список присутствующих с указанием фамилий участников и их должностей. В отдельных случаях к протоколу прилагается список участников заседания с указанием места их работы и занимаемой должности.

4.4.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты:

Председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.

На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.

Основная часть протокола подразделяется на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Заголовки разделов нумеруются.

Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали, Выступили, Постановили (Решили).

Особое мнение, высказанное участниками, записывается в протоколе после соответствующего решения.

Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.

Датой протокола является дата проведения заседания.

4.5. В администрации могут создаваться и другие документы, не предусмотренные настоящим Стандартом. Их оформление должно соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 и ГСДОУ.

V. Организация документооборота

5.1. Документооборот

5.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.

5.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации Города Томска, ее органах и структурных подразделениях, регламентируются настоящим Стандартом, положениями об органах и структурных подразделениях администрации Города Томска и должностными инструкциями их работников.

5.2. Прием корреспонденции

5.2.1. Прием корреспонденции в администрации ведется децентрализовано:

- корреспонденция, поступающая на имя Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, управляющего делами администрации Города Томска, заместителя управляющего делами администрации Города Томска, обращения юридических лиц и коллективные обращения юридических лиц, протоколы совещаний должностных лиц Администрации Томской области принимается в отделе по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска;

- копии федеральных законов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Губернатора Томской области, постановлений Законодательной Думы Томской области и решений Думы Города Томска, исполнительные документы Управления Федеральной службы судебных приставов (постановления, извещения, протоколы об административном правонарушении) - в контрольном управлении администрации Города Томска;

- личные и коллективные обращения граждан - в отделе по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска;

- корреспонденция, адресованная органам администрации Города Томска, в том числе с грифом "Для служебного пользования" - в этих подразделениях;

- секретная корреспонденция - в режимно-секретных подразделениях органов администрации Города Томска, а в случае их отсутствия - в отделе защиты информации (1 отдел) администрации Города Томска;

- корреспонденция с пометкой "Для служебного пользования", в том числе проекты, копии и экземпляры правовых актов, поступающая на имя Мэра Города Томска, его заместителей, - в отделе защиты информации (1 отделе) администрации Города Томска.

5.2.2. При приеме корреспонденции (до ее вскрытия) проверяется возможное наличие посторонних вложений, представляющих какую-либо опасность.

5.2.3. При вскрытии конвертов проверяются правильность адресования, целостность упаковки, комплектность документов и приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным (исходящим) номерам, указанным на конвертах. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.

5.2.4. При отсутствии документов или некоторых из них, а также при наличии у них повреждений составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в комитете по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, второй приобщается к поступившему документу, третий (или письмо с сопроводительной запиской) направляется отправителю.

Конверты от поступивших документов сохраняются лишь в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки документа.

5.2.5. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы, а также документы, чьи учетные (исходящие) номера не соответствуют указанным на конверте, возвращаются отправителю с соответствующими пояснениями.

5.2.6. Документы, адресованные Мэру Города Томска или не имеющие конкретного адресата, предварительно рассматриваются в комитете по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска в целях их первоначальной обработки.

5.2.7. В процессе первоначальной обработки проводится предварительное распределение корреспонденции на документы, требующие подготовки проектов резолюций и передачи на рассмотрение Мэру Города Томска, и документы, направляемые непосредственно заместителям Мэра Города Томска, в органы и структурные подразделения администрации Города Томска в соответствии с вопросами, отнесенными к их компетенции. Документы также распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.

Нерегистрируемая корреспонденция:

Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.

Извещения о проведении конференций, заседаний, совещаний, программы их проведения и материалы к ним.

Планы мероприятий, проводимых органами местного самоуправления муниципального образования "Город Томск".

Аналитические обзоры и иные материалы, представляемые для сведения.

Печатные издания (газеты, журналы, брошюры, рекламные материалы).

Бухгалтерские документы.

Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.

Статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

Копии приказов руководителей органов администрации Города Томска, муниципальных предприятий и учреждений.

Документы без подписей.

Документы, не подлежащие регистрации, передаются по назначению в органы и структурные подразделения администрации Города Томска и подлежат учету в этих органах и структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.

5.2.8. Подписные издания сортируются и распределяются в соответствии с реестром подписки.

5.2.9. Корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода в комитет по общим вопросам администрации Города Томска.

5.3. Регистрация и распределение поступившей корреспонденции, порядок прохождения документов

5.3.1. Все поступившие документы, за исключением документов, указанных в пункте 5.2.7 настоящего Стандарта, регистрируются путем записи учетных данных о документе, фиксирующих факт его создания, отправления или получения.

5.3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения или используемые в справочных целях независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.

5.3.3 Документы регистрируются: поступающие от юридических лиц и граждан - в течение трех дней, остальные - в день поступления, создаваемые - в день подписания или утверждения.

5.3.4. Документы регистрируются в электронных регистрационных карточках сетевой автоматизированной системы учета и контроля обращений "Канцелярия администрации" Lotus Notes (далее - информационная система "Канцелярия"). На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование организации, дату и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре.

5.3.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из судебных органов, служебная переписка, обращения граждан. Телеграммы, телефонограммы, факсограммы и документы в электронной форме, поступающие на электронный адрес администрации Города Томска, регистрируются в общем порядке.

5.3.6. Протоколы аппаратных совещаний Мэра Города Томска, Администрации Томской области, поставленные на контроль Мэром Города Томска, заместителем Мэра Города Томска - Руководителем аппарата администрации Города, передаются для организации контроля в контрольное управление администрации Города Томска.

5.3.7. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, регистрируется и распределяется в первый рабочий день, следующий за днем поступления.

5.3.8. Документы с отметкой о срочности доставки и исполнения, а также документы, представляющих особую важность, регистрируются вне очереди и доставляются по назначению немедленно, остальные - в течение дня по мере их поступления.

5.3.9. Зарегистрированные документы передаются в день регистрации на рассмотрение заместителям Мэра Города Томска в соответствии с установленным распределением полномочий по направлениям деятельности администрации Города Томска через советников (помощников).

5.3.10. Рассмотренные Мэром Города Томска документы через комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска направляются заместителям Мэра Города Томска, руководителям органов и структурных подразделений администрации Города Томска для ознакомления и исполнения. По рассмотренным заместителями Мэра Города Томска и руководителями органов и структурных подразделений администрации Города Томска документам также готовятся резолюции.

Все последующие резолюции не должны искажать содержания поручений вышестоящего руководства, они могут уточняться и конкретизироваться.

5.3.11. Документы с резолюциями Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, управляющего делами администрации Города Томска передаются в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, где в электронных карточках документов информационной системы "Канцелярия" фиксируются даты передачи, фамилии и инициалы исполнителей, тексты резолюций и сроки исполнения в случае, если контроль по документам необходим.

В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, то документ и резолюция руководителя ксерокопируются по количеству исполнителей. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым.

На документах с резолюцией, требующих ответа, проставляется штамп канцелярии "Подлежит возврату".

В случае регистрации документов в отделе по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, документы сканируются, с резолюциями направляются на исполнение в электронной форме в ИС "Канцелярия". В бумажной форме документы на исполнение не передаются.

При необходимости документы, зарегистрированные в отделе по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, сканируются, направляются в электронной форме в ИС "Канцелярия". На бумажном носителе в данном случае документы не передаются

5.3.12. По мере регистрации и внесения в информационной системе "Канцелярия" текстов резолюций и других сведений об исполнении документов, документы раскладываются в отделе по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска в соответствующие ячейки. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в органах и структурных подразделениях администрации Города Томска, не реже двух раз в течение рабочего дня под роспись в специальном журнале получают поступившую корреспонденцию и доставляют ее в органы и структурные подразделения администрации Города Томска.

Сотрудники, ответственные за делопроизводство в органах и структурных подразделениях администрации Города Томска, должны не позднее 11 часов дня под роспись в специальном журнале получать корреспонденцию, поступающую с резолюциями Мэра Города Томска.

5.3.13. Ошибочно поступившая в орган или структурное подразделение администрации Города Томска корреспонденция незамедлительно возвращается в отдел по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.

5.3.14. Передача зарегистрированного документа из одного органа или структурного подразделения администрации Города Томска в другие производится через комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска. Не допускается передача через комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска проектов документов: постановлений, распоряжений, договоров и т.п.

5.3.15. В случае, если по документу, подготовленному органом или структурным подразделением администрации Города Томска, имеется резолюция первого заместителя Мэра Города Томска, заместителя Мэра Города Томска или управляющего делами администрации Города Томска о необходимости организовать дальнейшую работу по указанному документу органам или структурным подразделениям администрации Города Томска, их должностным лицам, то комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска осуществляет регистрацию соответствующего документа и передает его на исполнение в органы или структурные подразделения администрации Города Томска, их должностным лицам, указанным в резолюции.

5.3.16. Если решение вопроса не относится к компетенции администрации Города Томска, ее органов и структурных подразделений, то документ не позднее 7 дней с даты его регистрации направляется на исполнение в другие органы, организации и должностным лицам по принадлежности поставленного вопроса, с обязательным уведомлением автора данного документа.

5.4. Работа с исходящими документами

5.4.1. Документы, созданные в администрации Города Томска, ее органах или структурных подразделениях, завизированные исполнителем и оформленные в соответствии с требованием настоящего Стандарта, передаются на подпись Мэру Города Томска, заместителям Мэра Города Томска, управляющему делами администрации Города Томска через комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска не позднее 4 календарных дней до окончания срока их рассмотрения.

5.4.2. Подготовленные на подпись Мэру Города Томска документы (кроме постановлений, распоряжений администрации Города Томска и соглашений), а также доверенности представляются в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска в одном экземпляре. Подготовленные на подпись заместителям Мэра Города Томска, управляющему делами администрации Города Томска, его заместителя документы представляются в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска в трех экземплярах.

5.4.3. Начальник отдела по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, начальник отдела по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска осуществляют контроль за сроками прохождения документов, зарегистрированных на имя Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, управляющего делами администрации Города Томска каждый по своему направлению.

5.4.4. В проект исходящего документа должны быть включены следующие реквизиты: адресат, почтовый адрес, ссылка на регистрационный номер и дату обращения (указывается как регистрационный номер и дата администрации Города Томска (адресата), так и регистрационный номер и дата адресанта), фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя, отметки о количестве листов и экземпляров приложений.

Неправильно оформленные проекты исходящих документов, а также проекты исходящих документов, содержащие грамматические, орфографические и стилистические ошибки, возвращаются исполнителям. Кроме того, исполнителям возвращаются приложения или иные вложения, не указанные в основном документе.

5.4.5. Ответственность за правильное и грамотное оформление документа возлагается на исполнителя.

5.4.6. Подписанные исходящие документы регистрируются в комитете по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска в день их подписания должностным лицом и рассылаются не позднее двух рабочих дней, следующих за днем их подписания. В случае, когда исходящий документ подписан Мэром Города Томска, сотрудник отдела по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска в день регистрации документа изготавливает копии документа для хранения в деле и направления исполнителю документа.

В случае регистрации документа в отделе по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, подписанные и зарегистрированные ответы направляются исполнителю в электронной форме (в таком случае в бумажной форме подписанные и зарегистрированные ответы исполнителю не направляются).

Перечень документов, отправляемых спецсвязью, определяет заместитель Мэра Города Томска - Руководитель аппарата администрации Города. Документы, направляемые в Думу Города Томска и органы прокуратуры должны быть согласованы с заместителем Мэра Города Томска - Руководителем аппарата администрации Города Томска.

5.4.7. Исходящие документы регистрируются в электронных карточках информационной системы "Канцелярия".

5.4.8. Оформление документов в виде почтовых отправлений осуществляется в соответствии с государственной системой делопроизводства и требованиями почтовых правил.

Адресатам в пределах муниципального образования "Город Томск" документы могут вручаться под расписку в разносной книге.

Специалисты, ответственные за делопроизводство, осуществляют оформление исходящих документов, подписанных руководителями или сотрудниками структурных подразделений администрации Города Томска, в виде почтовых отправлений (оформляют исходящие документы в конверты) и передают их в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска для осуществления франкирования и направлению адресату не позднее следующего рабочего дня после дня их поступления.

5.4.9. Отправка секретных документов и документов с грифом "Для служебного пользования" осуществляется в администрации Города Томска отделом защиты информации (1 отдел) администрации Города Томска, в органах администрации Города Томска - режимно-секретными подразделениями органов администрации Города Томска, а в случае их отсутствия - отделом защиты информации (1 отдел) администрации Города Томска.

5.4.10. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем готовится список на рассылку документов и необходимое количество экземпляров документа в соответствии с требованиями пункта 5.4.2 настоящего Стандарта.

5.4.11. Отправка и прием документов, а также соглашений, договоров, а также иных документов, осуществляется с сопроводительными письмами.

5.4.12. Канцелярия ежедневно (в рабочие дни) производит обработку подписанных и зарегистрированных документов для рассылки (отправки), сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование и передачу на отправку.

5.4.13. При необходимости исходящий документ может быть доставлен адресату исполнителем самостоятельно (в том числе при необходимости срочной доставки документа адресату). При этом на копии исходящего документа, остающегося в деле делается отметка о том, что исходящий документ передан через исполнителя, о чем последний расписывается и ставит дату передачи. При этом адресатом делается отметка на копии исходящего письма - подпись получателя, расшифровка и дата.

При необходимости дополнительной отправки исходящего документа факсом направление исходящего документа факсом осуществляется исполнителем.

5.4.14. Подписанные Мэром Города Томска соглашения после подписания иными сторонами соглашений направляются в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска для регистрации и организации хранения подлинников документов и листов согласования (визирования) к ним.

5.5. Работа с документами в органе, структурном подразделении администрации Города Томска

5.5.1. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в органе или структурном подразделении администрации Города Томска, регистрирует полученные в комитете по работе с обращениями граждан документы в информационной системе "Канцелярия" соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска.

Документы передаются руководителю органа или структурного подразделения администрации Города Томска в день поступления, документы, требующие безотлагательного исполнения - немедленно.

5.5.2. С учетом содержащихся в документах вопросов руководитель органа или структурного подразделения администрации Города Томска поручает их рассмотрение и исполнение к определенным срокам конкретным сотрудникам органа или структурного подразделения администрации Города Томска. Поручения, как правило, оформляются в письменной форме на свободном от текста верхнем поле первой страницы документа или на бланке формата А6 в виде резолюции.

Проекты документов, представленные для согласования, также рассматриваются в первую очередь и в сроки определенные пунктом 4.1.14 настоящего Стандарта и возвращаются авторам с визой согласования или заключением.

Исполнители в указанные в резолюциях сроки докладывают или представляют в письменной форме информацию руководителям соответствующих органов или структурных подразделений администрации Города Томска о ходе работы по исполнению документов.

Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и полное исполнение документа и обязаны в установленные сроки представить ответственному исполнителю необходимые материалы.

5.5.3. Работа с документом предусматривает:

- сбор и анализ информации, подготовку предложений по организации исполнения документа в соответствии с резолюцией;

- при необходимости - подготовку проекта муниципального правового акта, письма, телеграммы, соглашения и т.п. во исполнение поступившего документа: разработку текста, согласование проекта с заинтересованными лицами, представление согласованного и оформленного в соответствии с требованиями настоящего Стандарта проекта документа на подпись руководителю, передачу подписанного документа со списком рассылки для регистрации, конвертирования и отправки.

5.5.4. При подготовке исполнителем проектов исходящего документа, доверенности, соглашения (в том числе о предоставлении межбюджетных трансфертов, о взаимном сотрудничестве), подписание которых осуществляется Мэром Города Томска, исполнитель обеспечивает проведение внутреннего согласования проектов исходящего документа, доверенности, соглашения с уполномоченными должностными лицами в следующем порядке.

Исполнитель готовит лист согласования (визирования) проектов исходящего документа, доверенности, соглашения по форме согласно приложению 31 к настоящему Стандарту, распечатывает его на оборотной стороне отдельного листа, содержащего текст первого листа исходящего документа, доверенности, соглашения (без указания в нем реквизита документа "Подпись документа"), прикладывает к проектам исходящего документа, доверенности, соглашения и передает указанные документы с приложением листа согласования (визирования) уполномоченным должностным лицам.

5.5.4.1. Проект доверенности подлежит визированию в следующей последовательности:

- поверенным;

- руководителем органа администрации Города Томска, в котором поверенный замещает должность муниципальной службы;

- сотрудником департамента правового обеспечения администрации Города Томска.

5.5.4.2. Проект соглашения о предоставлении межбюджетных трансфертов подлежит визированию в следующей последовательности:

- руководителем органа администрации Города Томска, являющегося получателем средств межбюджетных трансфертов;

- начальником департамента финансов администрации Города Томска;

- начальником департамента правового обеспечения администрации Города Томска.

5.5.4.3. Проекты иных соглашений подлежат визированию в следующей последовательности:

- руководителем органа администрации Города Томска к сфере деятельности которого относится решение вопросов, предусмотренных проектом соглашения.

- начальником департамента правового обеспечения администрации Города Томска.

5.5.5. Поступившие для рассмотрения Мэру Города Томска документы о присвоении наград федерального, регионального уровней (наградные листы для представления к награждению государственными наградами Российской Федерации, ходатайства о награждении наградами и присвоении почетных званий Томской области и др.) регистрируются в отделе по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениям граждан и юридических лиц администрации Города Томска и после рассмотрения их Мэром Города Томска сканируются и направляются в электронной форме в ИС "Канцелярия" управляющему делами администрации Города Томска для рассмотрения на предмет целесообразности присвоения наград федерального, регионального уровней.

Управляющий делами администрации Города Томска обеспечивает направление в следующие органы и структурные подразделения администрации Города Томска (далее по тексту пункта - ответственные исполнители) запросов о предоставлении сведений, необходимых для принятия решения о целесообразности присвоения лицу награды федерального или регионального уровней:

1) в департамент управления муниципальной собственностью администрации Города Томска о наличии у награждаемого и (или) организации, ходатайствующей о присвоении награды федерального или регионального уровней:

- задолженности перед бюджетом муниципального образования "Город Томск" (в части арендных платежей, платы по договору купли-продажи муниципального имущества, платы за право заключить договор о развитии застроенной территории, платы за право заключить договор аренды земельного участка для комплексного освоения в целях жилищного строительства, штрафов, неустоек и прочих платежей);

- нарушений исполнения заключенных с администрацией Города Томска и ее органами соглашений, договоров (договоров аренды, безвозмездного пользования, купли-продажи, договоров о развитии застроенной территории, инвестиционных договоров на реконструкцию (восстановление) объектов муниципальной собственности, договоров на установку и эксплуатацию рекламных конструкций, а также иных договоров, возможность заключения которых предусмотрена действующим законодательством Российской Федерации);

- предписаний о демонтаже рекламных конструкций.

2) в комитет общественной безопасности администрации Города Томска о наличии вынесенных городской административной комиссией города Томска в отношении награждаемого и (или) организации, ходатайствующей о присвоении награды федерального или регионального уровней, постановлений о привлечении к административной ответственности за совершение административных правонарушений, предусмотренных Кодексом Томской области об административных правонарушениях.

3) в администрации районов Города Томска о наличии у награждаемого и (или) организации, ходатайствующей о присвоении награды федерального или регионального уровней:

- задолженности перед бюджетом муниципального образования "Город Томск" (в части платы за жилое помещение);

- нарушений исполнения заключенных с администрациями районов Города Томска соглашений и договоров (договоров найма жилых помещений и др.);

- вынесенных в отношении них административными комиссиями администраций соответствующих районов Города Томска постановлений о привлечении к административной ответственности за совершение административных правонарушений, предусмотренных Кодексом Томской области об административных правонарушениях.

Ответственные исполнители осуществляют предоставление указанных сведений управляющему делами администрации Города Томска в срок не более 10 календарных дней со дня регистрации в администрации Города Томска документов о присвоении наград федерального, регионального уровней.

На основании поступивших от ответственных исполнителей сведений управляющий делами администрации Города Томска готовит и предоставляет Мэру Города Томска заключение о целесообразности награждения лица наградой федерального или регионального уровней в срок не более 5 календарных дней со дня получения сведений от ответственных исполнителей.

Общий срок для направления Мэру Города Томска заключения о целесообразности награждения лица наградой федерального или регионального уровней составляет 15 календарных дней со дня регистрации в администрации Города Томска документов о присвоении наград федерального, регионального уровней

5.5.6. Документы (соглашения, протоколы), требующие согласования или утверждения Мэром Города Томска, направляются в его адрес с сопроводительными письмами через отдел по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска для регистрации и передачи Мэру Города Томска. После рассмотрения Мэром Города Томска возвращаются в отдел по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска для передачи в органы и структурные подразделения администрации Города Томска, подготовившие документ.

5.5.7. При представлении документа на подпись должностному лицу необходимо учитывать, что документы подписываются в соответствии с компетенцией руководителей. Не допускается подписание ответа руководителем, не имеющим соответствующих полномочий.

Ответ на поступивший документ направляется, как правило, за подписью лица, которому документ адресован. Ответ от имени администрации Города Томска направляется за подписью должностных лиц, указанных в пункте 3.2.19.1 настоящего Стандарта.

При наличии резолюции "Для подготовки ответа" исполнителю следует подготовить проект ответа, лист согласования (визирования) проекта исходящего документа, направить указанные документы непосредственному руководителю для визирования и далее передать указанные документы для визирования (подписания) автору резолюции.

5.5.8. Исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений администрации Города Томска, их сотрудниками регистрируются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в указанных структурных подразделениях администрации Города Томска, и передаются адресатам через соответствующие ячейки в отделе по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.

В случае необходимости отправки в виде почтового отправления исходящего документа, подписанного руководителем или должностным лицом структурного подразделения администрации Города Томска, сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации Города Томска, передает оформленный в конверт исходящий документ в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска для осуществления его франкирования и отправления адресату.

5.5.9. На документах, направленных для ознакомления и учета в работе, проставляются подписи ознакомившихся с ними руководителей и специалистов, после чего документы возвращаются в канцелярию и помещаются в дело.

При оперативном решении вопросов и в случае отсутствия необходимости в документированном подтверждении исполнения поручения (резолюции) исполнитель делает на документах или листах формата А6 заверенные личной подписью отметки. Например: "Решение принято.", "15.02.2013 проведено совещание.", "Участие в конференции нецелесообразно." и т.п.

О завершении работы с документом исполнитель информирует сотрудника, ответственного за делопроизводство, который вносит в информационную систему "Канцелярия" органа или структурного подразделения администрации Города Томска отметку об исполнении и возвращает документ в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.

При поступлении исполненного документа в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска за подписью руководителя органа или структурного подразделения администрации Города Томска документ передается должностному лицу администрации Города Томска, наложившему резолюцию, для принятия решения о снятии поручения с контроля и списании "В дело". Отметка об исполнении документа и направлении его "В дело" помещается в нижнем левом углу первого листа исходящего документа и включает в себя слово "В дело", дату и подпись руководителя. Допускается также указание о принятых мерах, например: "Вопрос обсужден: дано разъяснение в личной беседе" и т.д. Документ возвращается в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска для отметки о списании и помещении "В дело".

При необходимости с документа, находящегося на хранении, сотрудниками комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска снимается копия (по согласованию с председателем комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска).

5.6. Работа с обращениями и запросами депутатов всех уровней и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации

5.6.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней и членов Совета Федерации осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Томской области.

5.6.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата (члена Совета Федерации), имеющее подпись депутата (члена Совета Федерации) и дату.

При обращении депутата (члена Совета Федерации) в администрацию Города Томска по вопросам своей деятельности должностные лица должны предоставить депутату (члену Совета Федерации) всю информацию, связанную с его деятельностью, в предусмотренном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами порядке.

При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации о государственной тайне.

5.6.3. Должностное лицо, которому направлен запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его регистрации в администрации Города Томска или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.

При обращении члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, в администрацию Города Томска (ее органы) или к Мэру Города Томска соответствующие должностные лица безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня регистрации обращения в администрации Города Томска) дают ответ и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. Если обращение требует дополнительной проверки или истребования каких-либо дополнительных материалов, должностные лица обязаны проинформировать об этом обратившегося члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы.

На депутатский запрос, если иное не установлено действующим законодательством, ответ должен быть дан должностным лицом в письменной форме не позднее 15 дней со дня его регистрации в администрации Города Томска.

На депутатское обращение, если иное не установлено действующим законодательством, должностное лицо, которому оно адресовано, обязано дать ответ в письменной форме не позднее 20 дней со дня регистрации обращения в администрации Города Томска, либо в иной срок, согласованный с инициатором обращения.

5.6.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.7. Документационное обеспечение совещаний

Протоколы совещаний должностных лиц администрации Города Томска регистрируются советниками (помощниками) должностных лиц администрации Города Томска в информационной системе "Проекты и поручения", обеспечивающей их постановку на контроль и рассылку ответственным исполнителям в системе электронного документооборота.

VI. Организация контроля прохождения документов и сроков их исполнения

6.1. Система контроля исполнения включает в себя: постановку документов (поручений) на контроль, контроль за порядком и соблюдением установленных сроков исполнения документов (поручений), снятие исполненных документов (поручений) с контроля, направление исполненного документа в дело, учет, обобщение и анализ хода и результатов исполнения документов, информирование руководителей в целях своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

6.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, которые поставлены на контроль уполномоченными должностными лицами администрации Города Томска.

6.3. Постановку документов (поручений) на контроль и снятие их с контроля осуществляют: Мэр Города Томска, заместители Мэра Города Томска, управляющий делами администрации Города Томска и начальник контрольного управления администрации Города Томска. В органах и структурных подразделениях администрации Города Томска - руководители соответствующих органов и структурных подразделениях администрации Города Томска.

6.4. Контроль за исполнением документов (поручений) осуществляют: Мэр Города Томска, его заместители, руководители органов и структурных подразделений администрации Города Томска, должностные лица, которым поручено осуществление контроля за исполнением документов (поручений).

Кроме того, в установленном муниципальными правовыми актами порядке контроль за исполнением правовых актов и поручений осуществляет контрольное управление администрации Города Томска.

В ходе осуществления контроля контрольным управлением администрации Города Томска 3 раза в неделю в автоматизированной системе формируется список поручений, поставленных на контроль, который направляется на адрес электронной почты исполнителям, а также сотрудникам, ответственным в органах и структурных подразделениях администрации Города Томска за делопроизводство и исполнительскую дисциплину.

6.5. Контроль за подготовкой ответов на обращения граждан или юридических лиц с отметкой о контроле осуществляет контрольное управление администрации Города Томска в следующем порядке: ответственный исполнитель представляет проект ответа на обращение заявителя для визирования в контрольное управление администрации Города Томска. После визирования проекта ответа на обращение начальником контрольного управления администрации Города Томска специалист контрольного управления администрации Города Томска передает проект ответа на обращение заявителя ответственному исполнителю. Ответственный исполнитель передает проект ответа на обращение заявителя на подпись руководителю через комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.

В случае не предоставления ответственным исполнителем проекта ответа на обращение заявителя в контрольное управление администрации Города Томска для согласования, сотрудник отдела по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска передает проект ответа в контрольное управление администрации Города Томска для согласования самостоятельно (в том случае, если проект ответа не подписан руководителем наложившим резолюцию о контроле).

В случае не согласования ответа на обращение гражданина или юридического лица контрольным управлением администрации Города Томска такой ответ передается для принятия решения, должностному лицу, наложившему резолюцию о необходимости контроля исполнения документа.

6.6. Контроль за соблюдением установленных законодательством сроков исполнения документов (поручений) осуществляет комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска (при этом специальная отметка о контроле не делается).

6.7. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях: внутренних - с даты подписания (утверждения) документа или опубликования в средствах массовой информации, а поступивших из органов государственной власти и местного самоуправления, организаций и обращений граждан - со дня, следующего за днем их регистрации в администрации Города Томска.

6.8. Сроки исполнения документов определяются должностными лицами, накладывающими резолюцию об исполнении документа, в соответствии со сроками, установленными действующим законодательством.

Сводная таблица сроков исполнения документов содержится в приложении 32 к настоящему Стандарту.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

- с конкретной датой исполнения - в сроки, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации;

- имеющие в тексте резолюции пометку "срочно" исполняются в течение 24 часов с момента их получения исполнителем (соисполнителями), имеющие пометку "оперативно" - в срок, не превышающий пяти рабочих дней;

- имеющие в тексте резолюции конкретную дату исполнения - в указанные сроки;

- остальные - в срок не более 30 календарных дней;

Сотрудники комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска осуществляют вручение документов, имеющих в тексте резолюции пометку "срочно", исполнителю (соисполнителям) в течение часа с момента их поступления в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.

В случае если последний день установленного срока исполнения документа приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается следующий за ним рабочий день.

6.9. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении не позднее 3-х дней до истечения этого срока. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

6.10. Приостановить исполнение документов, а также отменить их имеют право только должностные лица - авторы поручения, резолюции.

6.11. В случае исполнения документа несколькими органами или структурными подразделениями администрации Города Томска подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

6.12. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнения или перемещения работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем и службой, обеспечивающей контроль исполнения, все контролируемые им документы.

6.13. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным лицам или если по представленным по нему материалам о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку. Документы, содержащие несколько поручений с различными сроками исполнения, снимаются с контроля раздельно по каждому поручению.

6.14. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

6.15. Документы в администрации Города Томска снимаются с контроля Мэром Города Томска, заместителями Мэра Города Томска, управляющим делами администрации Города Томска и начальником контрольного управления администрации Города Томска.

По документам, исполнение которых завершается подготовкой письма, информации, справки и т.п., а также носящим ознакомительный характер, допускается списание "В дело" председателем комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.

Исполненные и снятые с контроля оригиналы документов возвращаются в орган, осуществляющий регистрацию данных документов на текущее хранение и помещаются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

6.16. Координирует работу по организации контроля за прохождением и исполнением документов в органах и структурных подразделениях администрации Города Томска, их возвратом на текущее и архивное хранение комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, контрольное управление администрации Города Томска, комитет по общим вопросам администрации Города Томска по своим направлениям.

6.17. Контроль за сроками исполнения поручений Мэра Города Томска, его заместителей по обращениям граждан осуществляет отдел по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.

6.18. Контроль за исполнением поручений протоколов аппаратных совещаний, проводимых Мэром Города Томска, возлагается на контрольное управление администрации Города Томска. Контроль за исполнением поручений протоколов совещаний, проводимых Мэром Города Томска (за исключением аппаратных совещаний), первым заместителем Мэра Города Томска, заместителями Мэра Города Томска возлагается на их советников (помощников).

6.19. Контрольное управление администрации Города Томска ежеквартально готовит Мэру Города Томска информацию о состоянии исполнительской дисциплины.

6.20. Сотрудники отдела по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска несут персональную ответственность за своевременную и правильную регистрацию обращений, обеспечение контроля за соблюдением установленного законом срока рассмотрения обращений. Еженедельно в автоматизированной системе формируется список поручений по обращениям граждан, который направляется на электронную почту исполнителям, а также ответственным за делопроизводство сотрудникам органов и структурных подразделений администрации Города Томска.

6.21. Должностные лица администрации Города Томска несут персональную ответственность за правильность определения исполнителя по рассмотрению обращения, наличие оснований для принятия решения об оставлении обращения без ответа по существу поставленных вопросов, о безосновательности рассмотрения и прекращении переписки с гражданином по данному вопросу, соблюдение сроков рассмотрения обращения, содержание подписываемого ответа.

6.22. Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за соблюдение сроков рассмотрения обращения в соответствии с действующим законодательством, своевременность продления сроков рассмотрения обращения, содержание подготовленного ответа, а также за соблюдение требований Федерального закона от 27.07.2006 N 152-ФЗ "О персональных данных".

При рассмотрении обращения несколькими исполнителями ответственность за своевременное направление ответственному исполнителю необходимых материалов для обобщения и подготовки окончательного ответа заявителю и их содержание в равной степени несут все указанные в резолюции исполнители.

Ответственность за своевременное рассмотрение обращений, поступивших на личном приеме граждан, возлагается на должностных лиц администрации Города Томска, проводивших прием, а также на их помощников (советников).

Персональная ответственность должностных лиц, муниципальных служащих администрации Города Томска закрепляется в соответствующих должностных инструкциях.

VII. Организация документов в делопроизводстве

Основными видами работ, обеспечивающими правильную организацию документов в делопроизводстве, являются составление номенклатуры дел и формирование дел.

7.1. Составление номенклатуры дел

7.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

7.1.2. Номенклатура дел предназначена для:

- классификации документов;

- порядка формирования дел в делопроизводстве;

- определения сроков хранения документов;

- группировки исполненных документов в дела;

- систематизации и учета дел;

- индексации дел;

- использования в качестве основы для составления описей дел с постоянным и временным (до 10 лет) сроками хранения;

- использования в качестве основы для составления актов о выделении к уничтожению дел с истекшими сроками хранения.

7.1.3. Номенклатура дел разрабатывается на основе состава и содержания документов, образующихся в процессе деятельности администрации Города Томска, ее органов и структурных подразделений, и должна охватывать весь объем служебной документации, различного рода картотеки и базы данных. Не включаются в номенклатуру дел документы, не подлежащие регистрации и учету.

7.1.4. Номенклатура дел составляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в органе или структурном подразделении администрации Города Томска, и не позднее ноября текущего года представляется в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска.

Комитет по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц администрации Города Томска на их основе составляет сводную номенклатуру дел администрации Города Томска. После утверждения экспертной комиссией (ЭК) администрации Города Томска и согласования с ЭК архивного органа (комитета по делам архивов департамента по культуре и туризму Томской области) номенклатуру утверждает Мэр Города Томска.

Выписки из соответствующих разделов утвержденной номенклатуры комитет по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц администрации Города Томска направляет в органы и структурные подразделения администрации Города Томска.

7.1.5. Вновь созданный орган или структурное подразделение администрации Города Томска обязано в месячный срок разработать и согласовать с комитетом по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц администрации Города Томска свою номенклатуру дел.

7.1.6. В конце каждого года номенклатуру корректируют, перепечатывают, представляют на утверждение Мэру Города Томска и вводят в действие с 1 января следующего календарного года.

В случае изменения структуры администрации Города Томска номенклатуру пересоставляют и согласовывают с ЭК архивного органа (комитета по делам архивов департамента по культуре и туризму Томской области) независимо от срока ее предыдущего согласования.

7.1.7. Комитет по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц администрации Города Томска проводит регулярные проверки правильности помещения исполненных документов в соответствующие дела по номенклатуре.

7.1.8. Составляют номенклатуру по единой для всех организаций форме, установленной "Основными правилами работы ведомственных архивов". Она содержит 5 граф.

7.1.9. Графа первая "Индекс дела".

Состоит из двух частей - цифрового обозначения подразделения и порядкового номера дела. Номера подразделениям присваивают составители сводной номенклатуры, начиная ее, как правило, с комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, куда входят отдел по работе с обращениями граждан и отдел по работе с обращениями юридических лиц или контрольного управления администрации Города Томска как имеющих наибольший документооборот. Индексы обозначаются арабскими цифрами 01, 02, 03 и т.д.

Подразделения, имеющие многоступенчатую структуру (департамент - комитет - отдел), будут иметь и многоступенчатое цифровое обозначение. Так, отдел муниципального заказа комитета по экономическому анализу департамента экономики в номенклатуре будет обозначен 04-01-05 (где 04 - обозначение департамента, 04-01 - комитета в департаменте, 04-01-05 - отдела в комитете департамента).

Вторая часть "индекса дела" - порядковый номер дела, под которым оно включено в номенклатуру, также обозначается арабскими цифрами.

Таким образом, дела с заголовком "Отчеты о работе" в разных органах будут иметь разный индекс:

годовой отчет о работе бухгалтерии: 03-05 (где 03 - обозначение бухгалтерии, 05 - порядковый номер дела);

годовой отчет архивного отдела комитета по общим вопросам: 02-03-05 (где 02 - комитет по общим вопросам, 02-03 - архивный отдел в составе комитета, 05 - порядковый номер дела);

годовой отчет отдела муниципального заказа комитета по экономическому анализу департамента экономики: 04-01-05-05 (04 - департамент экономики, 04-01 - комитет в департаменте, 04-01-05 - отдел в составе этого комитета, 05 - порядковый номер дела).

7.1.10. Графа вторая "Заголовок дела (тома, части)".

Заголовок дела должен в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Например: "Постановления администрации Города Томска N 1 - N 250".

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующем порядке: название вида дела (переписка, документы к заседаниям комиссии и т.д.) или видов документов (протоколы, приказы и т.д.), название органа или структурного подразделения администрации Города Томска; краткое содержание документов дела, название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); название территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологической рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в дело подшиты копии) и т.д.

Термин "документы" применяют в тех случаях, когда они (документы) связаны между собой процессом решения одного или нескольких взаимосвязанных вопросов, но не связаны последовательностью делопроизводства. При употреблении этого термина обязательно указывается, какие именно документы включены в дело.

Например: "Документы о состоянии жилого фонда Города Томска (аналитические справки, обзоры, протоколы совещаний)".

В заголовках дел, содержащих переписку, указывают название корреспондента и вопрос, по которому она ведется. Если корреспондентов несколько, можно указать только одного или двух основных:

"Переписка с департаментом финансов администрации Города Томска об исполнении доходной части бюджета".

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок: "разное", "срочные материалы", "общая переписка", а также вводных слов и сложных синтаксических оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Если в заголовках дел употребляются сокращенные названия учреждений, организаций и др. (ЖКХ, МТР и т.д.), к номенклатуре дел прилагают список сокращений с их расшифровкой.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов и их взаимосвязью. В начале располагают дела с организационно-распорядительной документацией, затем - планово-отчетные и переписка. В конце разделов помещаются регистрационные и учетные журналы, картотеки и базы данных.

7.1.11. В графе 3 указывается количество дел или томов; она заполняется по окончании календарного года.

7.1.12. В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей по "Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" М., 2000.

7.1.13. В графе 5 "Примечание" указываются названия других перечней документов, использованных при определении сроков хранения документов, проставляются отметки о заведении дел, выделении дел к уничтожению, переходящих делах и др.

7.2. Формирование дел

7.2.1. Исполненные документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.

7.2.2. Дела формируются лицами, ответственными за делопроизводство в органах и структурных подразделениях администрации Города Томска.

7.2.3. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

- каждый документ, помещенный в дело, должен быть оформлен в соответствии с требованиями государственного, отраслевого стандартов и других нормативных актов;

- подшивать в дела только исполненные документы;

- подшивать документы в дело по одному вопросу в хронологической последовательности вместе с приложениями;

- приложения большого объема могут составлять отдельные тома дела;

- группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих, а также личных дел сотрудников;

- группировать раздельно дела с постоянным и временным сроками хранения;

- подшивать в дело не более 250 листов, при большем количестве листов дело разделять на тома;

- запрещается подшивать лишние экземпляры и черновики.

7.2.4. Постановления и распоряжения администрации Города Томска группируются в дела по видам документов и их номерам.

7.2.5. Уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами, а утвержденные в качестве самостоятельного документа - группируются в самостоятельные дела по хронологии.

7.2.6. Распоряжения по личному составу группируются отдельно от распоряжений по основным вопросам. Распоряжения о командировках, отпусках формируются в отдельные дела.

7.2.7. Переписка группируется, как правило, за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности: документ-ответ помещается перед документом-запросом. Документы-ответы за подписью Мэра Города Томска помещаются в дело в виде копий документов.

При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела прошедшего года. Документ, зарегистрированный в конце года, но исполненный в новом году, подшивается вместе с ответом в дело предыдущего года.

7.2.8. Документы в личных делах располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

7.2.9. Лицевые счета на выдачу заработной платы сотрудникам администрации Города Томска группируются в самостоятельные дела в пределах года и располагаются по алфавиту фамилий.

7.3. Оформление дел

7.3.1. Дела подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

7.3.2. При заведении дела оформляется его обложка. На ней должно быть указаны название органа, заголовок дела и его номер по номенклатуре, дата, срок хранения документов.

7.3.3. По окончании календарного года сотрудниками, ответственными за делопроизводство в своих органах и структурных подразделениях администрации Города Томска, при методической помощи архивного отдела комитета по общим вопросам администрации Города Томска, комитета по рассмотрению обращений граждан и юридических лиц администрации Города Томска проводится полное или частичное оформление дел.

7.3.4. Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дел предусматривает:

- систематизацию или пересистематизацию документов в деле и расположение их в хронологической последовательности в порядке, обратном тому, который сложился в текущем делопроизводстве (т.е. в начале дела (сверху) располагают самый ранний документ, в конце (внизу) - самый поздний);

- подшивку или переплет дела;

- нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи в деле;

- составление, в необходимых случаях, внутренней описи документов дела (в личных делах - обязательно);

- внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (уточнение названия подразделения, индекса и заголовка дела, даты дела и т.д.).

7.3.5. Документы прошиваются в четыре прокола в твердые обложки с учетом возможности свободного чтения текста, виз и резолюций к ним. При этом все металлические скрепки удаляются.

7.3.6. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов все листы, кроме бланков внутренней описи и заверительной надписи, нумеруются арабскими цифрами в правом верхнем углу простым графическим карандашом, не задевая текста документа. Употребление чернил или цветных карандашей для нумерации листов запрещается. Фотографии и другие иллюстрированные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу. Листы внутренней описи документов нумеруются отдельно римскими цифрами.

Листы дел, состоящих из нескольких томов (частей), нумеруются по каждому тому отдельно.

Сложенный лист разворачивается и нумеруется в правом верхнем углу. При этом лист любого формата, подшитый за один край, нумеруется как один лист.

При наличии отдельных ошибок в нумерации листов в деле допускается употребление литерных номеров листов. Например: 1, 1а, 1б.

7.3.7. Для учета количества листов в деле оформляется лист-заверитель. Количество листов дела (тома) должно соответствовать заверительной надписи в деле (томе).

7.3.8. Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения допускается хранить в скоросшивателях без нумерации и составления заверительной надписи. У них уточняется только обложка дела.

7.4. Оперативное хранение документов

7.4.1. В течение 3-х лет с момента создания дела хранятся по месту их формирования.

Руководители органов и структурных подразделений администрации Города Томска и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, несут ответственность за сохранность документов и дел.

7.4.2. Документы в подразделениях должны храниться в запирающихся шкафах в вертикальном положении корешками наружу. В целях повышения оперативности поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, выписка из которой прикрепляется к дверце шкафа.

7.4.3. Запрещается выносить дела из здания администрации Города Томска.

7.4.4. Отдельные документы из дел выдаются в исключительных случаях с разрешения руководителя органа или структурного подразделения администрации Города Томска. При этом в дело, из которого взят документ, помещается лист - заместитель с указанием: какой документ, когда и кем взят. На листе расписывается сотрудник, получивший документ. Контроль за возвратом документа возлагается на лицо, ответственное за ведение делопроизводства в соответствующем органе или структурном подразделении администрации Города Томска.

VIII. Порядок передачи документов в архив

Сдача документов в архив предусматривает проведение ряда последовательных операций: экспертиза ценности, составление описей, составление актов на дела, не подлежащие дальнейшему хранению.

8.1. Экспертиза ценности документов

8.1.1. Экспертиза ценности документов - определение их ценности с целью отбора на муниципальное хранение и установления сроков хранения.

8.1.2. Экспертиза ценности документов проводится: при составлении номенклатуры дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к последующему хранению.

8.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности в администрации Города Томска создается экспертная комиссия (ЭК), члены которой назначаются Мэром Города Томска.

Функции и права ЭК, а также порядок ее работы определяется положением, утвержденным Мэром Города Томска.

8.1.4. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

8.1.5. Дела включаются в акт на уничтожение, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января того года, в котором составляется акт. Например, дела с 5-летним сроком хранения, законченные делопроизводством в 2005 году, можно включать в акт не ранее 2011 года.

8.2. Составление описей

8.2.1. На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности и оформленные в соответствии с "Основными правилами работы ведомственных архивов" и требованиями настоящего Стандарта, составляются описи.

8.2.2. Описи составляются сотрудниками, ответственными за делопроизводство, под непосредственным методическим руководством архивного отдела комитета по общим вопросам администрации Города Томска.

8.2.3. Описи составляются отдельно на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) срока хранения и по личному составу.

8.2.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

- заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел;

- каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером. Если дело состоит из нескольких томов, то каждый том вносится в опись под самостоятельным номером;

- графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела;

- при включении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, все остальные однородные дела обозначаются словом "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью);

- графа описи "Примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния и т.д.

8.2.5. В случае обнаружения отсутствия дел, числящихся по номенклатуре дел, принимаются меры по их розыску. Если принятые меры не дали результатов, то на необнаруженные дела составляется справка о причинах отсутствия дел, которая подписывается руководителем и передается вместе с описью в архив.

8.2.6. В конце описи, вслед за последним заголовком, делается итоговая запись, в которой указываются (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера дел и пропущенные номера).

8.2.7. Описи подписываются сотрудником, ответственным за делопроизводство, согласовываются с архивным отделом комитета по общим вопросам администрации Города Томска и утверждаются руководителем соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска.

8.3. Передача дел на архивное хранение

8.3.1. В архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) сроков хранения и по личному составу. Их передача производится по акту или описям через три года после завершения дел в делопроизводстве и по утвержденному графику.

Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаче в архив не подлежат, они хранятся в подразделениях и по истечении срока подлежат уничтожению в установленном порядке.

8.3.2. Передача дел в архив производится сотрудником, ответственным за делопроизводство. При этом на каждом экземпляре описи против дела, включенного в опись, делается отметка о его наличии. Вместе с делами передаются регистрационные журналы и регистрационные карточки.

8.3.3. Если отдельные дела необходимо оставить в органе или структурном подразделении администрации Города Томска для текущей работы, то после внесения их в опись и передачи на хранение оформляется выдача этих дел во временное пользование.

8.3.4. В случае ликвидации или реорганизации органа или структурного подразделения администрации Города Томска сотрудник, ответственный за делопроизводство в указанном органе или структурном подразделении, в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации органа или структурного подразделения администрации Города Томска формирует дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и передает их в архив. Дела временного (до 10 лет) срока хранения передаются по акту в орган или структурное подразделение администрации Города Томска, являющееся преемником данного органа, в случае отсутствия преемника - в архив.

В случае ликвидации или реорганизации администрации Города Томска в обязанность ликвидационной комиссии, образованной для передачи дел и имущества, входит организация подготовки и передачи на муниципальное хранение дел постоянного хранения и по личному составу, а незавершенных делопроизводством дел - организации-правопреемнику.

8.4. Использование архивных материалов

8.4.1. Документы, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются сотрудникам администрации Города Томска, ее органов или структурных подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более 1 месяца) пользование под расписку в журнале.

8.4.2. Сотрудники несут ответственность за сохранность полученных архивных материалов. Изымать документы из архивных дел, делать на них пометки, подчеркивать, загибать листы категорически запрещается.

8.4.3. Архивные копии документов или архивные справки выдаются организациям и гражданам в части, касающейся их социально-правовых интересов, по их письменным запросам в порядке определенным муниципальными правовыми актами администрации Города Томска.

IX. Ознакомление с документами администрации города Томска контролирующих и правоохранительных органов, граждан, организаций и представителей средств массовой информации

9.1. Граждане, учреждения и организации могут быть ознакомлены с документами в части, их касающейся, в комитете по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска и архивном отделе комитета по общим вопросам администрации Города Томска с разрешения руководителя соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска в порядке определенном действующим законодательством Российской Федерации и муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск".

9.2. Представители контролирующих и правоохранительных органов знакомятся с интересующими их документами в порядке, предусмотренном действующим законодательством.

9.3. Представители средств массовой информации получают документы или интересующие их сведения у руководителя комитета по информационной политике администрации Города Томска в порядке определенном действующим законодательством Российской Федерации.