Приложение. Порядок комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в таможенный орган

Информация об изменениях:

Приказом ФТС России от 31 октября 2013 г. N 2070 в приложение внесены изменения

См. текст приложения в предыдущей редакции

Приложение
к приказу Федеральной таможенной службы
от 7 декабря 2007 г. N 1515

Порядок комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в таможенный орган

С изменениями и дополнениями от:

25 августа 2008 г., 31 октября 2013 г.

I. Общие положения

1. Порядок комплектования таможенных документов, формирования их в дела и передачи на хранение в таможенный орган (далее - Порядок) определяет технологию комплектования, формирования в дела и хранения в таможенном органе следующих таможенных документов и прилагаемых к ним документов:

листов с обозначением "1" комплектов ТД1 и ТД2 и дополнительно прикладываемых листов формата А4, в которых указаны необходимые сведения, если в соответствующих графах грузовой таможенной декларации (ГТД) недостаточно места для заявления сведений или для проставления должностным лицом таможенного органа служебных отметок, и являющихся неотъемлемой частью ГТД, или листов с обозначением "1/6" комплектов ТД3 и ТД4 ГТД, первых листов корректировки ГТД и обязательств о подаче таможенной декларации и представлении необходимых документов и сведений в случае выпуска товаров до подачи таможенной декларации;

таможенной декларации по форме, установленной нормативным или правовым актом ФТС России (ГТК России), и обязательств о подаче таможенной декларации и представлении необходимых документов и сведений в случае выпуска товаров до подачи таможенной декларации, в том числе:

таможенной декларации в виде письменного заявления;

пассажирской таможенной декларации по установленной форме на временно ввозимые (вывозимые) физическими лицами транспортные средства, не предназначенные для производственной или иной коммерческой деятельности, удостоверения ввоза транспортного средства и первых листов оформленных таможенных приходных ордеров (ТПО) и добавочных листов к таможенным приходным ордерам (ДТПО);

таможенной декларации CN 23, сопроводительных адресов СР 71 либо бланка-пачки СР 72, ярлыка "Таможня" CN 22, установленных Всемирной почтовой конвенцией;

отрывного листа (ваучера) карнета АТА;

пассажирской таможенной декларации по установленной форме или письменного заявления физического лица по установленной форме, предназначенного для декларирования товаров (за исключением автомобилей), перемещаемых через таможенную границу Российской Федерации физическими лицами для личных, семейных, домашних и иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд и первых листов оформленных таможенных приходных ордеров (ТПО) и добавочных листов к таможенным приходным ордерам (ДТПО);

пассажирской таможенной декларации и таможенной декларации на автомобиль (транспортное средство) по установленной форме, в отношении транспортных средств, ввозимых на таможенную территорию Российской Федерации (за исключением ввозимых временно), вывозимых с таможенной территории Российской Федерации в несопровождаемом багаже физическими лицами для личных, семейных, домашних и иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд и ввезенных ранее в Российскую Федерацию временно, в случае принятия ввезшими их физическими лицами решения об их таможенном оформлении в целях выпуска для свободного обращения на таможенной территории Российской Федерации и первых листов оформленных таможенных приходных ордеров (ТПО) и добавочных листов к таможенным приходным ордерам (ДТПО);

листов с обозначением "2" комплектов ТД1 и ТД2 или листов с обозначением "2/7" комплектов ТД3 и ТД4 оформленной ГТД, представленных в таможенный орган, расположенный в месте убытия товаров с таможенной территории Российской Федерации, если оставление в таможенном органе этих таможенных документов предусмотрено нормативными или правовыми актами ФТС России (ГТК России);

въездной или выездной декларации на транспортное средство по форме, установленной ФТС России (ГТК России), документов к ней и удостоверения ввоза транспортного средства.

2. Настоящий Порядок применяется:

1) в отношении таможенных документов и прилагаемых к ним документов после завершения таможенного оформления и действия таможенного режима или таможенной процедуры в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса Российской Федерации в отношении товаров и/или транспортных средств, сведения о которых содержатся в этих документах;

2) в отношении таможенных документов и прилагаемых к ним документов в случае условного выпуска товаров в соответствии со статьей 151 Таможенного кодекса Российской Федерации, в том числе и при помещении товаров под таможенный режим свободной таможенной зоны (далее - условно выпущенные товары).

3. Комплектование таможенных документов и прилагаемых к ним документов осуществляется в процессе таможенного оформления и таможенного контроля товаров и транспортных средств, сведения о которых заявляются и/или указываются в этих документах.

4. Для передачи на хранение подготавливаются таможенные документы и прилагаемые к ним документы при условии завершения:

всех таможенных операций и таможенных процедур, а также таможенного контроля в отношении товаров, сведения о которых содержатся в таможенной декларации и выпущенных в соответствии с таможенным режимом, предусмотренным для ввозимых на таможенную территорию Российской Федерации товаров;

таможенного оформления и таможенного контроля в отношении товаров, сведения о которых содержатся в таможенной декларации, и выпущенных в соответствии с таможенным режимом, предусмотренным для вывозимых с таможенной территории Российской Федерации товаров, а при применении периодического временного декларирования - на которые оформлена полная таможенная декларация;

таможенного оформления и таможенного контроля в отношении товаров, декларирование которых осуществлялось с подачей неполной таможенной декларации, при представлении всех недостающих сведений;

таможенного контроля в отношении транспортных средств, перемещаемых в соответствии с положениями главы 22 Таможенного кодекса Российской Федерации;

действия процедуры временного ввоза (вывоза) товаров и транспортных средств физическими лицами для личных, семейных, домашних и иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд в соответствии с положениями главы 23 Таможенного кодекса Российской Федерации;

а также:

сразу, после принятия решения о запрете выпуска всех товаров или транспортных средств, сведения о которых заявлены в таможенной декларации;

сразу, после отзыва таможенной декларации;

в случае, когда ГТД стала считаться неподанной в соответствии с пунктом 4 статьи 130 или пунктом 7 статьи 138 Таможенного кодекса Российской Федерации.

Оформленные таможенные документы и прилагаемые к ним документы формируются в комплект - укомплектованные таможенные документы (далее - УТД) и подготавливаются к передаче в архив таможенного органа.

Состав комплекта документов зависит от заявленного таможенного режима, в соответствии с которым производилось таможенное оформление, и регламентируется Таможенным кодексом Российской Федерации, соответствующими нормативными правовыми актами ФТС России.

Хранение оформленных таможенных документов и прилагаемых к ним документов на условно выпущенные товары, в отношении которых таможенный контроль не завершен, осуществляется на таможенном посту в соответствии с разделом V Порядка.

5. Таможенные декларации, по которым предоставлена отсрочка (рассрочка) по уплате таможенных платежей, и прилагаемые к ним документы, на основании которых производилось таможенное оформление товаров и по которым таможенная стоимость товара не принята таможенным органом и таможенные платежи не внесены в бюджет в полном объеме, подготавливаются для хранения только после уплаты таможенных платежей.

6. Срок хранения УТД составляет 3 года кроме:

УТД, в состав которых входят таможенные декларации на товары, оформленные в соответствии с таможенным режимом экспорта - их срок хранения составляет 6 лет;

пассажирской таможенной декларации по установленной форме или письменного заявления физического лица по установленной форме, предназначенного для декларирования товаров (за исключением автомобилей), перемещаемых через таможенную границу Российской Федерации физическими лицами для личных, семейных, домашних и иных не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд и первых листов оформленных таможенных приходных ордеров (ТПО) и добавочных листов к таможенным приходным ордерам (ДТПО) - их срок хранения составляет 2 года.

7. В отдельных случаях, связанных с осуществлением деятельности правоохранительных подразделений таможенных органов, по решению экспертной комиссии таможенного органа таможенная документация может храниться больше установленного настоящим приказом срока.

8. В целях подготовки к передаче на хранение УТД должностные лица таможенного поста, осуществляющие таможенное оформление и таможенный контроль товаров и транспортных средств, передают оформленные УТД должностному (ым) лицу (ам) таможенного поста, назначенному (ым) в соответствии с приказом таможенного органа ответственным (ыми) за прием УТД, подготовку их к передаче на хранение (далее - уполномоченное должностное лицо) для дальнейшего централизованного хранения и использования не позднее следующего рабочего дня после выполнения условий, указанных в пункте 4 настоящего Порядка.

9. Для формирования УТД в дела и хранения их в таможенном органе определяются места для хранения УТД. Ответственность за прием, хранение и использование УТД возлагается на специально предусмотренное в штатном расписании таможенного поста должностное лицо или на уполномоченное должностное лицо таможенного поста, назначенное приказом начальника таможни (далее - уполномоченное должностное лицо).

II. Подготовка и передача УТД на хранение в таможенный орган

10. Прием УТД уполномоченным должностным лицом фиксируется на таможенном посту в журнале учета УТД (приложение N 1).

11. Уполномоченное должностное лицо проверяет по приложенной к УТД описи, составленной в соответствии с нормативным правовым актом ФТС России, наличие включенных в комплект документов.

В тех случаях, когда составление описи не предусмотрено правовыми актами ФТС России, такая опись составляется уполномоченным должностным лицом по форме в соответствии с приложением N 24 к Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. N 536 (зарегистрирован Минюстом России 27 января 2006 г., рег. N 7418).

Валовая нумерация листов документов в комплекте не осуществляется*.

При наличии документов, не включенных в опись, они должны быть внесены в нее уполномоченным должностным лицом с изменением итоговой записи внутренней описи. За достоверность и полноту комплекта документов, передаваемых уполномоченному должностному лицу, несут ответственные должностные лица, производившие таможенные операции по таможенному оформлению и таможенному контролю товаров с применением/использованием таможенного документа.

В конце описи уполномоченное должностное лицо составляет итоговую запись по форме:

      В опись включено ______________________________ документов.

                          (цифрами и прописью)

     Количество листов внутренней описи _________________________

                                          (цифрами и прописью)

Наименование должности лица,

составившего внутреннюю опись

УТД                               (подпись)    (расшифровка подписи)

Дата

12. На таможенном посту УТД хранятся в специально отведенных, оборудованных и опечатываемых помещениях, приспособленных для хранения документов.

13. Ответственность за сохранность документов в УТД в соответствии с приложенной внутренней описью после приема от должностных лиц, осуществляющих таможенное оформление и таможенный контроль, несет уполномоченное должностное лицо.

14. Уполномоченное должностное лицо выдает УТД для использования только по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями.

15. Выдача уполномоченным должностным лицом в структурные подразделения таможенного органа УТД для осуществления контроля за таможенной стоимостью, начислением и взысканием таможенных платежей производится в соответствии с правовыми актами ФТС России и распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями, утвержденным начальником (заместителем начальника) таможенного органа. Выдача УТД фиксируется в книге выдачи (приложение N 2).

16. УТД формируются в течение двух недель в дела (далее - дела с УТД) уполномоченным должностным лицом в соответствии со следующими основными правилами:

дела с УТД формируются отдельно по видам таможенных документов, указанных в пункте 1 настоящего Порядка, в порядке возрастания их номеров и с учетом сроков хранения УТД, установленных в пункте 6 настоящего Порядка;

в деле может быть подшито несколько УТД. Для облегчения дальнейшего поиска рекомендуется отделять их друг от друга разделителями с указанием номера УТД;

первым документом в комплекте должен быть таможенный документ, затем располагаются внутренняя опись и документы в той последовательности, в которой указаны во внутренней описи;

количество листов в деле должно составлять примерно 250 листов. Не допускается разделять УТД по разным делам.

17. Допускается формировать в дела и хранить УТД в папках-скоросшивателях или папках-регистраторах с арочным механизмом для облегчения дальнейшего их использования.

18. К каждому сформированному делу прикладывается перечень УТД, включенных в данное дело (приложение N 3). В конце перечня делают итоговую запись о количестве включенных в дело УТД, которую подписывают передающая и принимающая стороны.

19. На обложках дел с УТД, оформляемых в соответствии с установленными требованиями, должны быть указаны следующие реквизиты: название таможенного органа, структурного подразделения, индекс дела согласно номенклатуре дел, заголовок дела с указанием номеров первой и последней УТД (например, с N 0000196 по N 0000210), дата, срок хранения.

20. Описи к делам с УТД составляются по установленной форме (приложение N 4) раздельно по УТД, имеющим разные сроки хранения.

21. Порядок передачи для хранения дел с УТД определяется начальником таможенного органа.

III. Обеспечение сохранности УТД, порядок доступа к ним и их использование**

22. Помещение для хранения УТД определяется начальником таможенного органа.

23. Ответственность за сохранность дел с УТД, переданных на хранение, несет уполномоченное должностное лицо таможенного органа.

24. Выдача хранящихся УТД и дел с УТД структурным подразделениям таможенного органа осуществляется только по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями (приложение N 5).

25. Учет выданных дел ведется в книге выдачи дел (документов) (приложение N 6). На место выданных дел (документов) кладут карту-заместитель дела (приложение N 7).

26. После возврата должностными лицами структурных подразделений таможенного органа УТД (дел с УТД) уполномоченное должностное лицо проверяет наличие таможенных документов и прилагаемых к ним документов согласно внутренней описи. Карта-заместитель вкладывается в дело.

27. Внесение необходимых уточнений и изменений, дополнений, корректировок, поправок в УТД, а также внесение дополнительных документов в комплект осуществляется по письменному разрешению начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями, должностными лицами таможенного поста или функционального подразделения таможни, являющегося инициатором совершения таких действий, либо которому начальником (заместителем начальника) таможенного органа поручено совершение этих действий. Это должностное лицо также вносит необходимые изменения и дополнения во внутреннюю опись УТД.

28. Копии с УТД снимают согласно заявке, подписанной начальником (заместителем начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями.

29. Выдача УТД правоохранительным, судебным органам производится на основании постановления о производстве выемки и протокола выемки с обязательным информированием начальника таможенного органа. Снятие копий с выдаваемых документов, которые подкладывают на место изымаемых, является обязательным условием. Протоколы выемки хранятся в отдельном деле вместе с актами о выдаче документов.

30. Приобщение УТД к делам об административных правонарушениях осуществляется в соответствии с установленным порядком с обязательным снятием копий.

31. Выдача (направление) УТД, находящиеся на хранении, вышестоящим таможенным органам осуществляется в соответствии с их письменным запросом и разрешением начальника (заместителя начальника) таможенного органа в соответствии с распределением обязанностей между начальником таможенного органа и его заместителями и с сопроводительным письмом и обязательным указанием в графе 6 книги выдачи даты и номера письма-запроса и сопроводительного письма таможенного органа на срок до 3 месяцев.

IV. Уничтожение дел с УТД

32. После истечения срока хранения, дела с УТД подлежат уничтожению в соответствии с установленным порядком.

33. Дела с УТД, у которых в соответствии с нормативными актами ФТС России сроки хранения истекли**, включаются в акт о выделении к уничтожению УТД, не подлежащих хранению (приложение N 8), который составляется в двух экземплярах. После согласования с экспертной комиссией, акт утверждается начальником таможенного органа или лицом, его замещающим.

34. После утверждения акта о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению, дела с УТД передаются на предприятия по переработке макулатуры, которые могут обеспечить измельчение дел в присутствии представителя таможенного органа или в измельченном бумагорезательной машиной виде, а также могут сжигаться в присутствии представителей комиссии, состоящей из представителей таможенного органа.

35. Квитанция о приеме макулатуры предприятиями по ее переработке прикладываются к первому экземпляру акта о выделении к уничтожению дел с УТД, не подлежащих хранению.

В случае сожжения дел в акте о выделении к уничтожению дел с УТД делается соответствующая запись, под которой подписываются председатель и члены комиссии, присутствующие при сожжении дел с УТД.

V. Порядок хранения УТД в случае условного выпуска товаров в соответствии со статьей 151 Таможенного кодекса Российской Федерации

ГАРАНТ:

См. письмо Федеральной таможенной службы от 4 февраля 2009 г. N 01-11/4616, разъясняющее сроки хранения таможенных и других документов, оформленных на товары, выпущенные условно, с предоставлением льгот по уплате таможенных платежей

36. Хранение УТД в случае условного выпуска товаров в соответствии со статьей 151 Таможенного кодекса Российской Федерации, в том числе и при помещении товаров под таможенный режим свободной таможенной зоны (далее - условно выпущенные товары), осуществляется в местах для хранения УТД таможенного поста, осуществившего выпуск таких товаров в соответствии с избранным таможенным режимом.

В целях обеспечения проведения таможенного контроля за целевым использованием условно выпущенных товаров либо соблюдения условий заявленного таможенного режима, а также обеспечения сохранности указанных УТД в течение всего периода нахождения условно выпущенных товаров на таможенной территории Российской Федерации они передаются уполномоченному должностному лицу таможенного поста для формирования их в дела и хранения в местах для хранения УТД таможенного поста.

Сроки передачи на хранение УТД на условно выпущенные товары определяет начальник таможенного поста.

До передачи на хранение УТД на условно выпущенные товары хранятся в отделах таможенного оформления и таможенного контроля в помещениях и шкафах, приспособленных для хранения документов.

37. Прием УТД на условно выпущенные товары уполномоченным должностным лицом осуществляется по специальному журналу установленной формы (приложение N 1 к Порядку), заведенному только на данные УТД.

38. Прием-передача УТД на условно выпущенные товары осуществляется в соответствии с пунктом 11 Порядка.

39. УТД на условно выпущенные товары формируются уполномоченным должностным лицом в дела по следующим критериям:

1) отдельно по заявленным в них таможенным режимам, указанным в подпункте 2 пункта 1 статьи 151 Таможенного кодекса Российской Федерации, в порядке возрастания номеров УТД;

2) отдельно с пометкой "целевая льгота" в порядке возрастания номеров, если товары подлежат условному выпуску при заявлении таможенного режима "выпуск для внутреннего потребления" в связи с предоставлением льгот по уплате таможенных пошлин, налогов в соответствии с законодательством Российской Федерации, сопряженных с ограничением по пользованию и распоряжению товарами (подпункт 1 пункта 1 статьи 151 Таможенного кодекса Российской Федерации);

3) отдельно с пометкой "соблюдение ограничений" в порядке возрастания номеров, если товары были выпущены в соответствии с таможенным режимом "выпуск для внутреннего потребления" без представления документов и сведений, подтверждающих соблюдение ограничений, установленных в соответствии с законодательством о государственном регулировании внешнеторговой деятельности (подпункт 3 пункта 1 статьи 151 Таможенного кодекса Российской Федерации);

4) отдельно с пометкой "отсрочка (рассрочка)" в порядке возрастания номеров, если товары подлежат условному выпуску при заявлении таможенного режима "выпуск для внутреннего потребления" в связи с предоставлением отсрочки или рассрочки уплаты таможенных пошлин, налогов (пункт 4 статьи 151 Таможенного кодекса Российской Федерации).

В деле может быть подшито несколько УТД, которые рекомендуется отделять друг от друга разделителями с указанием их номеров для быстроты поиска.

Первым документом в комплекте должен быть таможенный документ, затем - внутренняя опись и документы в той последовательности, в которой они указаны во внутренней описи.

В случае изменения состава документов во внутреннюю опись вносятся соответствующие изменения и дополнения.

40. УТД на условно выпущенные товары могут формироваться в дела в папках-скоросшивателях или папках-регистраторах с арочным механизмом. Допускается формировать УТД в папках-накопителях (коробках).

41. Обложки дел (коробок) оформляются согласно требованиям пункта 19 Порядка. Срок хранения в этом случае не проставляется, но обязательно указываются заявленные таможенные режимы, а в случаях, предусмотренных подпунктами 2, 3 и 4 пункта 43 Порядка, указываются слова "целевая льгота", "соблюдение ограничений" либо "отсрочка (рассрочка)" соответственно.

42. На сформированные и оформленные в течение года дела с УТД на условно выпущенные товары составляется опись по установленной форме (приложение N 4 к Порядку) отдельно по каждой категории дел, сформированных согласно пункту 43 Порядка.

В наименовании описи в обязательном порядке указывается заявленный в УТД режим, а в случаях, предусмотренных подпунктами 2, 3 и 4 пункта 43 Порядка, указываются слова "целевая льгота", "соблюдение ограничений" либо "отсрочка (рассрочка)" соответственно.

Описи формируются в отдельные дела по каждой категории дел, сформированных согласно пункту 43 Порядка в пределах года.

43. Дела с УТД на условно выпущенные товары размещаются на специально отведенных для них стеллажах отдельно от УТД, оформленных на товары, не имеющие статуса условно выпущенных.

44. Выдача УТД на условно выпущенные товары осуществляется в соответствии с пунктом 15 Порядка.

45. Начальник таможенного поста (лицо, им уполномоченное) периодически (не реже одного раза в квартал) организовывает проверку УТД в архивохранилищах с целью выявления УТД, оформленных на условно выпущенные товары, в отношении которых завершено (изменено) действие таможенного режима или в отношении которых завершен таможенный контроль. Результаты данной работы фиксируются в акте, составляемом в произвольной форме, в котором указываются номера УТД на товары, утратившие статус условно выпущенных товаров, по которым соблюдены условия, предусмотренные пунктами 4, 5 Порядка. Акты утверждаются начальником таможенного поста.

46. УТД, включенные в утвержденный акт, изымаются уполномоченным должностным лицом и формируются в отдельные дела, которые оформляются в соответствии с пунктом 16 Порядка. Дела включаются в сдаточные описи на УТД, подготовленные к передаче в на хранение в таможенный орган.

Утвержденные акты формируются совместно со сдаточными описями в дела таможенного поста.

47. Срок хранения УТД, оформленных на условно выпущенные товары и по которым соблюдены все условия, предусмотренные пунктами 4, 5 Порядка, составляет 3 года.

Начальник Управления делами

А.И. Свечников

------------------------------

* В отдельных случаях допускается нумеровать листы как в комплекте документов, так и в деле с УТД

** Исключена

Информация об изменениях:

См. текст сноски "**"

** Сроки хранения исчисляются со дня завершения в соответствии с требованиями и положениями Таможенного кодекса Российской Федерации действия таможенного режима, заявленного в таможенной декларации Дела включаются в акт, если предусмотренный для них срок хранения истек к 1 января года, в котором составляется акт