Вы можете открыть актуальную версию документа прямо сейчас.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Вход
- Главная
- Распоряжение Администрации г. Томска от 10 июня 2014 г. N р 535 "Об утверждении Стандарта делопроизводства в администрации Города Томска"
- Приложение. Стандарт делопроизводства в Администрации города Томска
Приложение. Стандарт делопроизводства в Администрации города Томска
Приложение
к распоряжению
Администрации г. Томска
от 10 июня 2014 г. N р 535
Стандарт
делопроизводства в Администрации города Томска
С изменениями и дополнениями от:
6 августа, 15 сентября, 15, 26 декабря 2014 г., 19, 30 января, 14 апреля, 20 июля, 30 сентября, 12 октября, 21 декабря 2015 г., 20 февраля, 13 мая, 18 июля, 9 августа, 15, 20, 21, 26 сентября, 26 декабря 2016 г., 15, 31 марта, 15, 16, 23 мая, 19 июля, 8 августа, 2, 16 ноября, 5, 25 декабря 2017 г., 31 января, 22 февраля, 23 апреля, 3 сентября 2018 г.
I. Общие положения
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 15 мая 2017 г. N р 520 в пункт 1.1 настоящего приложения внесены изменения
1.1. Настоящий Стандарт делопроизводства в администрации Города Томска (далее по тексту - Стандарт) устанавливает в администрации Города Томска и ее отраслевых и территориальных органах, структурных подразделениях (далее по тексту - администрация Города Томска) единые правила и порядок работы с организационно-распорядительными документами несекретного характера.
Положения настоящего Стандарта распространяются также на организацию работы с документами, независимо от вида носителя, включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль исполнения, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий, создаваемыми при помощи средств электронно-вычислительной техники. Автоматизированные технологии обработки документной информации в администрации Города Томска должны отвечать требованиям настоящего Стандарта.
Порядок организации работы с секретными документами, с пометкой "Для служебного пользования" устанавливается специальной инструкцией.
Составление, оформление и учет документов по финансово-хозяйственной деятельности администрации Города Томска производятся в порядке, установленном действующим законодательством.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 20 июля 2015 г. N р 797 в пункт 1.2 настоящего приложения внесены изменения
1.2. Для целей настоящего Стандарта используются следующие термины и определения:
Организационно-распорядительный документ - вид письменного документа, в котором фиксируется решение административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования деятельности органов государственной власти и местного самоуправления, учреждений, предприятий, организаций, их подразделений и должностных лиц.
Органы администрации Города Томска - отраслевые (функциональные) и территориальные органы, входящие в структуру администрации Города Томска, и являющиеся юридическими лицами.
Структурные подразделения администрации Города Томска - отраслевые (функциональные) подразделения, входящие в структуру администрации Города Томска, не являющиеся юридическими лицами.
Регулирующие органы - отраслевые и территориальные органы администрации Города Томска, непосредственно осуществляющие функции по решению вопросов местного значения, а также иных вопросов, отнесенных действующим законодательством к компетенции органов местного самоуправления, в соответствующей сфере общественных отношений в соответствии с установленным в администрации Города Томска распределением полномочий.
1.3. Правовой основой Стандарта является действующее законодательство Российской Федерации и Томской области, а также требования государственных стандартов Российской Федерации - ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", положения "Государственной системы документационного обеспечения управления" (ГСДОУ), Устав Города Томска, решения Думы Города Томска, Регламент работы администрации Города Томска, а также иные муниципальные правовые акты муниципального образования "Город Томск".
Информация об изменениях:
Пункт 1.4 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
1.4. Ответственность за организацию делопроизводства в администрации Города Томска возлагается на управляющего делами администрации Города Томска. В органах и структурных подразделениях администрации Города Томска - на их руководителей, которые определяют ответственных за ведение делопроизводства.
Контроль за соблюдением в администрации Города Томска, ее органах и структурных подразделениях требований делопроизводства, методическое руководство по работе с документами, обучение сотрудников возлагаются на комитет по общим вопросам администрации Города Томска, контрольное управление администрации Города Томска (по своим направлениям деятельности).
1.5. Сотрудники администрации Города Томска несут персональную ответственность за соблюдение требований настоящего Стандарта и сохранность находящихся у них служебных документов.
Поступившие на муниципальную службу в администрацию Города Томска граждане должны быть ознакомлены их непосредственным руководителем с настоящим Стандартом под роспись.
При уходе сотрудника в отпуск, выезде в командировку, увольнении или перемещении по службе имеющиеся у него на исполнении документы по указанию руководителя соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска передаются другому сотруднику по акту передачи документов, утвержденному приложением 2 к настоящему Стандарту.
При утрате находящегося на исполнении документа сотрудник обязан немедленно представить письменное объяснение руководителю соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска, который доводит указанную информацию до сведения лица, давшего поручение об исполнении документа.
1.6. Передача документов, их копий сотрудникам других организаций, а также передача им какой-либо служебной информации осуществляются в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск".
1.7. Взаимодействие с представителями средств массовой информации, передача им служебной информации или документов осуществляются в порядке, определенном муниципальным правовым актом администрации Города Томска.
1.8. В случаях возникновения вопросов по организации делопроизводства, не предусмотренных настоящим Стандартом, следует руководствоваться положениями и рекомендациями архивных органов.
1.9. Руководители органов и структурных подразделений администрации Города Томска утверждают собственный порядок работы с документами, не противоречащий требованиям настоящего Стандарта, в случае наличия объективной необходимости регламентировать особенности документооборота в соответствующем органе или структурном подразделении администрации Города Томска.
II. Документация администрации
2.1. В соответствии с действующим законодательством об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации, Уставом Города Томска, Мэром Города Томска и должностными лицами администрации Города Томска издаются следующие муниципальные правовые акты:
- Мэром Города Томска - постановления и распоряжения администрации Города Томска;
- руководителями органов администрации Города Томска - распоряжения и приказы.
2.2. В состав документов также входят:
- документация по личному составу;
- документация по заявлениям и обращениям граждан и организаций;
- другие системы документации (плановая, отчетная, финансовая и т.д.).
2.3. В связи с особенностями документации по личному составу и бухгалтерской документации рекомендуется руководителям кадровой службы и бухгалтерии на основе типовой инструкции разрабатывать собственные инструкции по кадровому и бухгалтерскому делопроизводству.
III. Оформление документов
3.1. Бланки документов
3.1.1. Документы должны оформляться на стандартных бланках, имеющих набор реквизитов, идентифицирующих автора и удостоверяющих подлинность письменного документа.
3.1.2. Состав реквизитов документов и их расположение должны соответствовать требованиям ГОСТ Р 6.30-2003.
Состав реквизитов документов администрации Города Томска и порядок их размещения на угловом и продольном бланках утвержден в соответствии с приложениями 3-5 к настоящему Стандарту.
3.1.3. Бланки документов постоянного срока хранения должны изготавливаться на белой бумаге высших сортов.
Для документов временного срока хранения допускается использование бланков, изготовленных с помощью компьютера или средств оперативной полиграфии (ксерокопии).
3.1.4. Для изготовления бланков применяется бумага форматов А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм).
3.1.5. Каждый лист документа, оформленный как на бланке, так и без него, должен иметь поля не менее, мм:
30 - левое;
10 - правое;
20 - верхнее;
20 - нижнее.
Текст документа печатается шрифтом - Times New Roman, размером шрифта от N 12 до N 14, в зависимости от объема документа, при использовании таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров. Междустрочный интервал - одинарный. Название вида документа (акт, устав, справка и т.д.) печатается прописными буквами.
При изготовлении документов на двух и более страницах вторая и последующая страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посередине верхнего поля листа.
Допускается печатание документа с использованием оборотной стороны листа.
3.1.6. Для Мэра Города Томска, администрации Города Томска, и ее должностных лиц устанавливаются следующие виды бланков документов:
- общий бланк;
- бланк письма;
- бланк конкретного вида документа.
Формы бланков документов утверждены в соответствии с приложениями 6 - 15 к настоящему Стандарту.
3.1.7. Общий бланк используют для изготовления любых видов документов, кроме письма.
Продольный бланк письма администрации Города Томска может быть использован только Мэром Города Томска, управляющим делами администрации Города Томска.
3.1.8. Бланк документа, в зависимости от расположения реквизитов, может иметь два варианта - угловой и продольный. Бланки с угловым расположением реквизитов используются в основном для писем.
3.1.9. В бланках органов и структурных подразделений администрации Города Томска, руководители которых имеют право издавать распорядительные документы (департамент, управление и др.), указываются наименование подразделения, над ним более мелкими буквами наименование "Администрация Города Томска". Органы и структурные подразделения администрации Города Томска, руководители которых не имеют право издавать распорядительные документы, используют стандартный бланк администрации Города Томска.
3.2. Оформление реквизитов документов
3.2.1. Герб Города Томска (реквизит 02)
Герб Города Томска помещается на бланках документов в соответствии с муниципальным правовым актом Думы Города Томска.
Изображение герба Города Томска установленного образца помещается на бланках документов администрации Города Томска и Мэра Города Томска и располагается над серединой реквизита "наименование организации".
3.2.2. Код организации (реквизит 04)
Код администрации Города Томска и ее органов, являющихся юридическими лицами, проставляется по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО).
3.2.3. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица (реквизит 05)
Основной государственный регистрационный номер администрации Города Томска и ее органов, являющихся юридическими лицами, (ОГРН) проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.
3.2.4. Идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) (реквизит 06)
Идентификационный номер администрации Города Томска и ее органов, являющихся юридическими лицами/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляется в соответствии с документами, выданными налоговыми органами.
3.2.5. Код формы документа (реквизит 07)
Код формы документа проставляется по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) в унифицированных формах документов.
3.2.6. Наименование организации (реквизит 08)
Наименование администрации Города Томска указывается в соответствии с Уставом Города Томска. Наименование органов и структурных подразделений администрации Города Томска должно соответствовать положениям о них, утверждаемым в установленном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск" порядке.
3.2.7. Справочные данные об организации (реквизит 09)
В состав реквизита входят почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, ИНН, адрес электронной почты и др.). Почтовый и телеграфный адрес указываются в соответствии с требованиями правовых актов, регулирующих вопросы оказания услуг почтовой связи.
3.2.8. Наименование вида документа (реквизит 10)
Наименование вида документа позволяет судить о назначении документа и регламентируется Уставом Города Томска, настоящим Стандартом и должно соответствовать видам документов, предусмотренных ОКУД.
В письме реквизит "Вид документа" не указывается.
3.2.9. Дата документа (реквизит 11)
3.2.9.1. Является обязательным реквизитом любого вида документов.
Для избежания волокиты и соблюдения установленных сроков исполнения документов датируются все стадии подготовки, согласования, визирования, оформления, принятия и исполнения документа.
3.2.9.2. Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события.
Для документов, подготовленных совместно несколькими органами или структурными подразделениями администрации Города Томска, дата должна быть единой.
Для правовых актов дата вступления документа в силу определяется в соответствии с действующим законодательством и муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск".
3.2.9.3. Датируются также все стадии оформления и обработки документа, поэтому дата входит составной частью в реквизиты: гриф согласования документа, виза согласования документа, резолюция, отметка о поступлении документа и др. По этим датам устанавливается путь и время прохождения документа.
3.2.9.4. Дата документа оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: день, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год - четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 7 сентября 2008 г. следует оформлять 07.09.2008. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например - 7 сентября 2008 г., а также оформление даты в обратной последовательности: год, месяц, день месяца - 2008.09.07.
3.2.10. Регистрационный номер документа (реквизит 12)
Регистрация документа - фиксация факта создания или поступления в организацию документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.11 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
3.2.11. Ссылка на регистрационный номер и дату документа (реквизит 13)
Ссылка включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ (на N ______ от ________________). В обязательном порядке указывается ссылка на регистрационный номер документа администрации Города Томска. При составлении письма-ответа этот реквизит размещается на бланке и заполняется исполнителем. При отсутствии указанной ссылки документ возвращается комитетом по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска на доработку исполнителю.
3.2.12. Место составления документа (реквизит 14)
Указывается в том случае, если оно отсутствует в реквизитах "Наименование организации" и "Справочные данные об организации". Место составления указывают с учетом принятого административно-территориального деления, оно включает в себя только общепринятые сокращения.
3.2.13. Адресат (реквизит 15)
3.2.13.1. Реквизит "Адресат" - это совокупность точной и полной информации, на основе которой документ может быть доставлен адресату.
Адресование, т.е. указание получателя, производится на всех документах в правой верхней части первого листа.
Длина максимальной строки для обозначения адресата не должны превышать 7-8 см (30-35 знаков шрифтом N 12 или N 14).Строки выравниваются по левому краю и продолжаются до правой границы текстового поля. Расстояние между строками - один межстрочный интервал. Знаки препинания между составными частями адресата не ставятся.
В качестве адресата могут выступать учреждения и организации, их органы, должностные и физические лица.
3.2.13.2. Наименование организации и ее органа указывают в именительном падеже, а должность адресата - в дательном. Инициалы получателя указываются перед фамилией.
Пример: Администрация Города Томска
Департамент культуры администрации Города Томска
главному специалисту С.И. Петрову
3.2.13.3. Если документ отправляют в несколько однородных организаций, то их указывают обобщенно:
Бухгалтериям муниципальных учреждений Города Томска.
3.2.13.4. Документ не должен содержать более четырех адресатов.
Слово "копия" перед обозначением второго, третьего или четвертого адресата не указывается. Необходимое количество экземпляров готовится исполнителем документа.
При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем документа составляется список на рассылку документов, по форме согласно приложению 20 к настоящему Стандарту.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.13.5 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
3.2.13.5. Почтовый адрес не указывается на документах, направляемых в федеральные органы власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации, органы местного самоуправления муниципального образования "Город Томск" и Томской области. В этих случаях почтовый адрес проставляется на конвертах в комитете по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска.
3.2.13.6. В состав реквизита "Адресат" должен входить почтовый адрес. Элементы почтового адреса указывают в последовательности, установленной правилами оказания услуг почтовой связи, а именно:
- наименование улицы, номер дома, номер квартиры;
- населенный пункт (город, поселок);
- район;
- область, край, автономный округ, республика;
- страна (для международных почтовых отправлений);
- почтовый индекс.
Если письмо адресуется организации, то указываются ее наименование, затем почтовый адрес:
Редакция журнала "Отечественные
архивы"
Б. Пироговская ул., д. 17,
Москва, Г-435, 119817
При адресовании документа физическому лицу вначале указываются фамилия и инициалы получателя, затем его почтовый адрес:
Сидорову Г.К.
ул. Строителей, д. 10, кв. 2,
пос. Филипповка, Бакчарский район,
Томская обл., 634056
3.2.13.7. Допускается центрировать каждую строку реквизита "Адресат" по отношению к самой длинной строке.
Председателю садового товарищества
"Можайские дали"
В.А. Бунееву
3.2.14. Резолюция (реквизит 17)
3.2.14.1. Резолюция - это надпись на документе или отдельном листе формата А6, прилагаемом к документу, сделанная должностным лицом и дающая указания по исполнению документа.
При оформлении резолюции на бланках резолюций должностных лиц администрации Города Томска, утвержденных в соответствии с приложением 15 к настоящему Стандарту, по возможности делается ссылка на вид документа, его автора, дату и регистрационный номер.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.14.2 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 2 ноября 2017 г. N р 1413
3.2.14.2. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.
При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым, либо лицо, в отношении которого имеется отметка "ответственный исполнитель", "отв. исп.").
Ответственный исполнитель организует работу соисполнителей, определяет сроки представления соисполнителями предложений (в том случае, если документ не имеет в тексте резолюции пометку "срочно", "оперативно"), готовит итоговый проект ответа на документ и представляет его на подпись лицу, давшему поручение. Соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю свои предложения в срок, определенный ответственным исполнителем, или срок, указанный в абзаце четвертом настоящего пункта. Ответственность за содержание итогового проекта ответа на документ несет ответственный исполнитель.
Если ответственным исполнителем сроки представления соисполнителями предложений не определены, соисполнители осуществляют предоставление предложений в сроки, сокращенные вдвое от установленных действующим законодательством Российской Федерации сроков.
В случае подготовки ответа на документ, имеющий в тексте резолюции пометку "срочно", соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю свои предложения в течение 5 часов с момента его получения.
В случае подготовки ответа на документ, имеющий в тексте резолюции пометку "оперативно", соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю свои предложения не позднее 3 рабочих дней до истечения срока исполнения документа.
В случае, если соисполнитель в установленные сроки не предоставил свои предложения либо у соисполнителя по содержанию итогового проекта ответа, подготовленного ответственным исполнителем, имеются принципиальные разногласия, то решение по содержанию окончательного ответа и об определении лица, ответственного за подготовку проекта ответа, принимает лицо, давшее поручение.
Работа исполнителей (соисполнителей) с запросом информации редакции средства массовой информации осуществляется в порядке, указанном в подразделе 5.6-1 настоящего Стандарта.
3.2.14.3. В тексте резолюции, по возможности кратком, должна использоваться устоявшаяся терминология:
- "На контроль"
- "Внесите предложения"
- "Для руководства"
- "Для учета в работе"
- "Для исполнения к указанному сроку" и т.п.
3.2.14.4. Резолюция переносится в электронные карточки документов и является основанием постановки документа на контроль (в том случае, если исполнение документа поставлено должностным лицом на контроль). Срок исполнения документа определяется резолюцией, либо действующим законодательством Российской Федерации, Томской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск" (в том случае, если срок исполнения документа резолюцией не определен).
3.2.15. Отметка о контроле (реквизит 19)
Если документ поставлен на контроль, на нем проставляется отметка о контроле в виде буквы "К" (контроль) или слово "Контроль" на правом верхнем поле документа на уровне грифа утверждения. Эта отметка пишется от руки ярким красным или синим цветом.
3.2.16. Заголовок к тексту (реквизит 18)
3.2.16.1. Кратко, четко отражает основное содержание документа и согласуется с наименованием вида документов. Располагается в левом верхнем углу под датой и номером документа. В конце заголовка точка не ставится.
Заголовок может отвечать на вопросы:
О чем? (о ком?): постановление о проведении комплексной проверки.
Чего (кого?): протокол заседания расширенной комиссии, должностная инструкция специалиста.
3.2.16.2. Заголовок составляется исполнителем документа. К тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок можно не составлять.
3.2.16.3. Заголовок вносится при регистрации документа в соответствующие регистрационные формы. Наличие заголовка сокращает время регистрации и поиска документа.
3.2.17. Текст документа (реквизит 20)
3.2.17.1. Текст документа должен быть кратким, четким, не допускающим различных толкований и может состоять из 2 частей: констатирующей (преамбулы) и распорядительной.
3.2.17.2. В констатирующей части кратко излагаются цели и задачи, факты или события, послужившие основанием для издания документа. Она начинается словами "В целях", "В соответствии", "Во исполнение" и т.д. Если документ издается на основании других документов, то в преамбуле указываются наименования этих документов в творительном падеже, их даты, номера и заголовки (документы излагаются последовательно исходя из их юридической силы).
Преамбула завершается словами:
Постановляю, приказываю, прошу (в зависимости от вида документа).
3.2.17.3. Распорядительная часть должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков их исполнения. Она может делиться на пункты и подпункты, которые нумеруются арабскими цифрами.
3.2.17.4. В качестве исполнителей указываются органы или структурные подразделения администрации Города Томска или конкретные должностные лица.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.17.5 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 25 декабря 2017 г. N р 1705
3.2.17.5. В проектах муниципальных нормативных правовых актов администрации Города Томска, а также муниципальных ненормативных правовых актов администрации Города Томска, которыми вносятся изменения, признаются утратившими силу либо отменяются муниципальные ненормативные правовые акты администрации Города Томска, пункт о контроле за исполнением документа не указывается.
Проект муниципального ненормативного правового акта администрации Города Томска должен содержать сведения о заместителе Мэра Города Томска с учетом распределения полномочий между заместителями Мэра Города Томска, на которого возлагается контроль за исполнением документа. В случае если проект муниципального ненормативного правового акта администрации Города Томска затрагивает несколько областей городского хозяйства и (или) в случае когда исполнительно-распорядительные полномочия в конкретной области городского хозяйства, по вопросам которой подготовлен проект муниципального ненормативного правового акта, не распределены ни одному из заместителей Мэра Города Томска, то в пункте о контроле за исполнением документа указывается контрольное управление администрации Города Томска.
Проект муниципального нормативного правового акта администрации Города Томска, содержащий в постановляющей части поручения исполнительно-распорядительного характера в отношении администрации Города Томска, органов администрации Города Томска, их должностных лиц (за исключением поручений об обеспечении опубликования муниципальных нормативных правовых актов администрации Города Томска, их направления в Регистр муниципальных нормативных правовых актов в Томской области, размещения отдельных муниципальных правовых актов на Официальном портале муниципального образования "Город Томск"), должен содержать пункт о контроле за исполнением поручений исполнительно-распорядительного характера. В таком пункте контроль за исполнением поручений исполнительно-распорядительного характера возлагается на контрольное управление администрации Города Томска.
В целях проверки соблюдения установленных настоящим пунктом требований к контролю за исполнением документа (поручений исполнительно-распорядительного характера) до направления проекта муниципального ненормативного правового акта администрации Города Томска либо проекта акта, указанного в абзаце третьем настоящего пункта, управляющему делами администрации Города Томска такой проект подлежит направлению на согласование начальнику контрольного управления администрации Города Томска. В данном случае проект подлежит согласованию в течение 3 рабочих дней со дня поступления.
Постановку муниципальных правовых актов администрации Города Томска, указанных в первом предложении абзаца второго настоящего пункта, на дополнительный контроль в контрольное управление администрации Города Томска и снятие их с контроля осуществляет Мэр Города Томска и начальник контрольного управления администрации Города Томска.
3.2.17.6. Если документ изменяет, отменяет, дополняет ранее изданный документ или какие-либо его положения, то один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ (или пункт документа) с указанием его даты, номера и заголовка "Отменить".
3.2.17.7. В организационно-распорядительных документах изложение идет от первого лица единственного числа (постановляю, приказываю).
В документах коллегиально-совещательных органов текст излагается от третьего лица единственного числа (решила, решил).
Текст протокола излагается от третьего лица множественного числа (слушали, выступили, решили).
В документах, устанавливающих права и обязанности органов (положение, инструкция), а также содержащих оценку фактов и выводы (акт, справка), используется форма изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа (отдел осуществляет функции, в состав комитета входят, комиссия установила).
В письмах используются следующие формы изложения:
- от первого лица множественного числа (просим направить, направляем на рассмотрение);
- от первого лица единственного числа (считаю необходимым, прошу рассмотреть);
- от третьего лица единственного числа (департамент не возражает).
3.2.18. Отметка о наличии приложения (реквизит 21)
3.2.18.1. Реквизит "Приложение" отделяется от текста одним - двумя межстрочными интервалами и располагается перед реквизитом "Подпись".
Слово "Приложение" печатается с абзаца, после него ставится двоеточие. Текст информации о приложении печатается через один межстрочный интервал.
3.2.18.2. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о наличии приложений включает в себя сведения о количестве листов и количестве экземпляров.
Например:
Приложение: на 10 л. в 1 экз.
3.2.18.3. Если документ имеет приложения, не названные в тексте, то указывается их наименование с указанием количества листов и экземпляров в каждом приложении. При наличии нескольких приложений их нумеруют. Например:
Приложения:
1. Проект постановления администрации Города Томска "Об утверждении Порядка проведения проверок" на 1 л. в 1 экз.
2. Проект концепции реформы ЖКХ муниципального образования "Город Томск" на 100 л. в 1 экз.
3.2.18.4. Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, то отметка о наличии приложения делается по следующей форме:
Приложение: письмо Губернатора Томской области от 11.05.2008 N 243 и приложение к нему, всего на 5 л.
3.2.18.5. Если приложение сброшюровано, то количество листов не указывается. Например:
Приложение: брошюра в 2 экз.
3.2.18.6. Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то в отметке о наличии приложения указывается конкретно, в какой адрес оно направлено.
Например:
Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.
3.2.18.7. Если в тексте организационно-распорядительного документа дается ссылка "согласно приложению", то на первой странице приложения в правом верхнем углу первого листа пишется слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера. Например:
Приложение 4
к постановлению
администрации Города Томска
от 10.01.2013 N 38
Если приложений несколько, то они нумеруются по порядку их упоминания в тексте.
3.2.18.8. Исключен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 2 ноября 2017 г. N р 1413
Информация об изменениях:
3.2.18.9. Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь все необходимые реквизиты.
3.2.19. Подпись документа (реквизит 22)
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.19.1 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 25 декабря 2017 г. N р 1705
3.2.19.1. Мэром Города Томска или по его письменному поручению первым заместителем Мэра Города Томска, заместителями Мэра Города Томска подписываются документы, направляемые от имени администрации Города Томска:
- Президенту Российской Федерации (по результатам исполнения данных им поручений и указаний)"
- руководителям федеральных органов государственной власти Российской Федерации (территориальных органов федеральных органов государственной власти Российской Федерации);
- депутатам Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации;
- членам Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации;
- руководителю УМВД России по Томской области;
- в органы прокуратуры (по результатам рассмотрения внесенных ими представлений и протестов);
- высшим должностным лицам (руководителям высших исполнительных органов государственной власти) субъектов Российской Федерации (их заместителям);
- председателям законодательных (представительных) органов государственной власти субъектов Российской Федерации;
- председателям избирательных комиссий субъектов Российской Федерации;
- председателям контрольно-счетных органов субъектов Российской Федерации;
- уполномоченным по правам человека (ребенка, коренных малочисленных народов) в субъектах Российской Федерации;
- председателю Думы Города Томска (при внесении на рассмотрение в Думу Города Томска проектов решений Думы Города Томска);
- руководителям органов местного самоуправления (муниципальных органов) иных муниципальных образований Российской Федерации;
- по результатам исполнения документов (поручений), рассмотрения личных и коллективных обращений граждан, обращений юридических лиц, поставленных Мэром Города Томска на контроль.
Иные документы, направляемые от имени администрации Города Томска, подписываются заместителями Мэра Города Томска, управляющим делами администрации Города Томска в соответствии с распределением полномочий между ними по направлениям деятельности администрации Города Томска.
Документы, направляемые от имени органов и структурных подразделений администрации Города Томска, за исключением документов, направляемых руководителю УМВД России по Томской области, подписываются соответствующими руководителями органов и структурных подразделений администрации Города Томска в соответствии с их компетенцией.
Служебные письма на имя Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, а также документы в органы прокуратуры (за исключением направляемых по результатам рассмотрения представлений и протестов) направляются только после согласования их с заместителем Мэра Города Томска, курирующим соответствующее направление деятельности администрации Города Томска.
Служебные письма на имя Мэра Города Томска по вопросам формирования основных направлений бюджетной и налоговой политики муниципального образования "Город Томск", развития налогооблагаемой базы и доходных источников муниципального образования "Город Томск" направляются после согласования с заместителем Мэра Города Томска по экономическому развитию и инновациям.
Содержание документов, указанных в настоящем пункте, и подписываемых Мэром Города Томска, до передачи их на подпись Мэру Города Томска в обязательном порядке подлежит согласованию с начальником контрольного управления администрации Города Томска. В данном случае проект документа подлежит согласованию в течение 1 рабочего дня со дня поступления.
3.2.19.1-1. Отменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 22 февраля 2018 г. N р 185
Информация об изменениях:
3.2.19.2. В состав подписи входят: наименование должности подписавшего документ (при использовании должностного бланка наименование должности не указывается), личная подпись и ее расшифровка.
Подпись отделяется от текста 3 интервалами. Наименование должности печатается от левой границы текстового поля. Например:
|
Мэр Города Томска |
личная подпись И.О.Ф. |
3.2.19.3. Утратил силу с 1 июля 2018 г. - Распоряжение Администрации г. Томска от 12 мая 2017 г. N р 515 (в редакции распоряжения Администрации г. Томска от 17 июля 2017 г. N р 865).
Информация об изменениях:
3.2.19.4. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности по субординации. Например:
|
Губернатор Томской области |
личная подпись И.О.Ф. |
|
Мэр Города Томска |
личная подпись И.О.Ф. |
3.2.19.5. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. Например:
|
Мэр Города Томска |
Мэр города Владивостока |
|
личная подпись И.О.Ф. |
личная подпись И.О.Ф. |
3.2.19.6. В документах, составленных комиссией, указываются не должности лиц, а их обязанности в составе комиссии, например:
|
Председатель комиссии: личная подпись |
В.А. Петров |
|
Члены комиссии: личная подпись |
Р.Х. Гришин |
|
личная подпись |
И.П. Дуб |
|
Секретарь комиссии: личная подпись |
В.А. Ветрова |
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 12 мая 2017 г. N р 515 (в редакции распоряжения Администрации г. Томска от 17 июля 2017 г. N р 865) пункт 3.2 раздел III настоящего приложения дополнен подпунктом 3.2.19.7, вступающим в силу с даты введения в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
3.2.19.7. При подписании документа лицом, исполняющим обязанности руководителя, подпись оформляется с указанием статуса должностного лица в соответствии с распоряжением администрации Города Томска о возложении обязанностей (полномочий). Например,
|
И.о. Мэра Города Томска |
И.О. Фамилия |
или
|
Исполняющий обязанности |
И.О. Фамилия |
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 12 мая 2017 г. N р 515 (в редакции распоряжения Администрации г. Томска от 17 июля 2017 г. N р 865) пункт 3.2 раздел III настоящего приложения дополнен подпунктом 3.2.19.8, вступающим в силу с даты введения в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
3.2.19.8. При подписании документа лицом, имеющим право подписи в случае временного отсутствия руководителя, исправления в наименование должности и расшифровку фамилии уже подготовленного и согласованного проекта документа вносятся от руки или с использованием соответствующих штампов. Не допускается ставить косую черту, надпись "за" перед наименованием должности лица в подписи, если документ подписывает иное должностное лицо.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 12 мая 2017 г. N р 515 (в редакции распоряжения Администрации г. Томска от 17 июля 2017 г. N р 865) пункт 3.2 раздел III настоящего приложения дополнен подпунктом 3.2.19.9, вступающим в силу с даты введения в действие ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов"
3.2.19.9. Отметка об электронной подписи используется при визуализации электронного документа, подписанного электронной подписью, с соблюдением следующих требований:
1) место размещения отметки об электронной подписи должно соответствовать месту размещения собственноручной подписи в аналогичном документе на бумажном носителе;
2) элементы отметки об электронной подписи должны быть видимыми и читаемыми при отображении документа в натуральном размере;
3) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрываться или накладываться друг на друга;
4) элементы отметки об электронной подписи не должны перекрывать элементы текста документа и другие отметки об электронной подписи (при наличии).
Отметка об электронной подписи в соответствии с законодательством Российской Федерации включает фразу "Документ подписан электронной подписью", номер сертификата ключа электронной подписи, фамилию, имя, отчество владельца сертификата, срок действия сертификата ключа электронной подписи. Отметка об электронной подписи может включать изображение Герба Города Томска в соответствии с действующим законодательством. Например,
3.2.20. Печать (реквизит 25)
3.2.20.1. Оттиск печати заверяет подлинность подписи должностного лица на документах, удостоверяющих права должностного лица, фиксирующих факт расходования финансовых средств и материальных ценностей, а также в случаях, предусмотренных нормативными правовыми актами.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.20.2 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
3.2.20.2. Оттиск печати кадровой службы ставится на справках, подтверждающих трудовую деятельность сотрудника, командировочных удостоверениях, копиях распоряжений администрации Города Томска по личному составу и о награждениях.
Оттиск печати архивного отдела комитета по общим вопросам администрации Города Томска ставится на выдаваемые им архивные справки и копии документов.
Оттиск печати протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска ставится на копиях муниципальных правовых актов администрации Города Томска, направляемых исполнителям.
Оттиск печати комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска ставится на копиях входящих и исходящих документов администрации Города Томска.
3.2.20.3. Оттиск печати проставляется так, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ, и его личную подпись.
3.2.20.4. Печати хранятся в сейфах или металлических шкафах.
Ответственность за хранение и использование печатей несут руководители органов и структурных подразделений администрации Города Томска, в ведении которых они находятся.
3.2.21. Отметка о заверении копии (реквизит 26)
3.2.21.1. Заверение копии документа производится в целях удостоверения ее соответствия подлиннику.
3.2.21.2. При заверении соответствия копии документа подлиннику (если иное прямо не предусмотрено действующим законодательством) ниже реквизита "Подпись" проставляются заверительная надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; его личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.
Например:
Верно
Начальник отдела кадров личная подпись П.А. Иванов
20.06.2013
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.21.3 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
3.2.21.3. Заверение копий исходящих документов осуществляется уполномоченными сотрудниками комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска. Копии исходящих документов, остающиеся в деле, не заверяются.
3.2.21.4. При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки отметка о заверении копии удостоверяется оттиском печати.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.22 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 2 ноября 2017 г. N р 1413
3.2.22. Отметка об исполнителе (реквизит 27)
Включает в себя фамилию, имя и отчество исполнителя документа и номер его телефона. Отметку об исполнителе располагают на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
Например:
Владимир Иванович Петров
(3822) 23 54 96
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.23 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
3.2.23. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело (реквизит 28)
Включает краткие сведения об исполнении или ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего об исполнении, слова "В дело", номер дела, в котором будет храниться документ.
Данная отметка должна быть подписана и датирована исполнителем или руководителем органа или структурного подразделения администрации Города Томска, в котором исполнен документ.
Отметка об исполнении и направлении в дело документа, подготовленного за подписью Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, ставится уполномоченными сотрудниками комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска.
Информация об изменениях:
Пункт 3.2.24 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 2 ноября 2017 г. N р 1413
3.2.24. Отметка о поступлении документов в организацию (реквизит 29)
При поступлении обращения в порядке, определенном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", по требованию заявителя на его экземпляре ставиться штамп о принятии с указанием даты принятия документа.
IV. Подготовка и оформление основных служебных документов
4.1. Постановления и распоряжения
4.1.1. Правовые акты Мэра Города Томска и администрации Города Томска принимаются в форме постановлений и распоряжений администрации Города Томска.
Постановления администрации Города Томска принимаются по вопросам местного значения и вопросам, связанным с осуществлением отдельных государственных полномочий, переданных органам местного самоуправления муниципального образования "Город Томск" федеральными законами и законами Томской области, и оформляются по форме согласно приложению 16 к настоящему Стандарту.
Распоряжения администрации Города Томска принимаются по вопросам организации работы администрации Города Томска и оформляются по форме согласно приложению 17 к настоящему Стандарту, за исключением распоряжений по вопросам труда и охраны труда, которые оформляются по формам, утвержденным уполномоченным федеральным органом государственной власти в сфере трудовых отношений и иных непосредственно связанных с ними отношений.
4.1.2. Подготовка проектов муниципальных правовых актов осуществляется в бумажном виде (в системе бумажного документооборота) или посредством электронного документооборота с использованием информационной подсистемы "Создание и согласование проектов распоряжений и постановлений администрации Города Томска".
Подготовка проектов постановлений и распоряжений администрации Города Томска в бумажном виде осуществляется в исключительных случаях по поручению Мэра Города Томска и его заместителей. Необходимость подготовки муниципальных правовых актов администрации Города Томска в бумажном виде определяется особым порядком согласования этих проектов или спецификой разрабатываемых муниципальных правовых актов.
4.1.3. Подготовка муниципальных правовых актов в системе электронного документооборота с использованием информационной подсистемы "Создание и согласование проектов распоряжений и постановлений администрации города Томска" включает в себя следующие основные процедуры: разработку проектов исполнителем; согласование проектов; подготовку замечаний к проектам; создание новых редакций проектов на основе поступивших замечаний; направление согласованных проектов в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска на регистрацию в базе проектов и на подпись Мэру Города Томска и регламентируется отдельными муниципальными правовыми актами администрации Города Томска.
4.1.4. Подготовка муниципальных правовых актов в бумажном виде осуществляется в следующем порядке: составление проекта муниципального правового акта, согласование и визирование, печатание, подписание, регистрация и рассылка адресатам и регламентируется настоящим Стандартом.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 26 сентября 2016 г. N р 1094 пункт 4.1.5 настоящего приложения изложен в новой редакции
4.1.5. Проекты постановлений и распоряжений администрации Города Томска по поручению Мэра Города Томска и его заместителей, управляющего делами администрации Города Томска, заявлениям граждан или организаций, а также по собственной инициативе (в пределах предмета деятельности органа или структурного подразделения администрации Города Томска) готовят руководители органов или структурных подразделений администрации Города Томска или подчиненные им исполнители.
Сотрудниками органов администрации Города Томска, сотрудниками юридических служб органов администрации Города Томска, а также должностными лицами, осуществляющими правовое сопровождение деятельности органов администрации Города Томска, на постоянной основе проводится мониторинг действующего федерального законодательства и законодательства Томской области в части выявления пробелов в правовом регулировании отношений, составляющих предмет деятельности соответствующего органа администрации Города Томска, и своевременное восполнение пробелов в правовом регулировании. По результатам выявленных пробелов в правовом регулировании указанными лицами обеспечивается подготовка проектов муниципальных правовых актов, направленных на восполнение пробелов в правовом регулировании в срок не позднее одного месяца со дня их выявления.
Информация об изменениях:
Пункт 4.1.6 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 25 декабря 2017 г. N р 1705
4.1.6. Текст проекта муниципального правового акта должен быть предельно кратким, суть муниципального правового акта должна быть изложена четко и исключать возможность двоякого толкования. Текст, как правило, содержит констатирующую и постановляющую части. В преамбуле указываются фактические обстоятельства и мотивы, послужившие основанием для подготовки проекта акта, а также содержатся ссылки на законы или иные акты, в соответствии с которыми он принимается. Постановляющая часть может состоять из пунктов. Каждый пункт должен содержать предписываемое действие, выраженное глаголом неопределенной формы (утвердить, поручить, обязать, указать и т.д.), и указание на исполнителя. Для детализации предписываемых действий текст может делиться на подпункты.
Пункты муниципального правового акта группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа.
В тексте проектов муниципальных ненормативных правовых актов, а также актов, указанных в абзаце третьем пункта 3.2.17.5 настоящего Стандарта, указываются конкретные исполнители и сроки исполнения.
В текст проектов муниципальных нормативных правовых актов, затрагивающих интересы населения городского округа и (или) вопросы социально-экономического развития муниципального образования "Город Томск", в обязательном порядке включаются положения о должностном лице, ответственном за разъяснение положений указанных муниципальных правовых актов населению муниципального образования "Город Томск", с указанием сроков и форм такого разъяснения.
В качестве должностного лица, ответственного за разъяснение положений муниципальных нормативных правовых актов населению муниципального образования "Город Томск", указывается руководитель отраслевого или территориального органа, структурного подразделения администрации Города Томска, подготовившего соответствующий проект муниципального нормативного правового акта, либо определенное руководителем органа или структурного подразделения администрации Города Томска иное должностное лицо указанного органа или структурного подразделения администрации Города Томска. Формами разъяснения положений муниципальных правовых актов могут быть: устные разъяснения должностного лица на личном приеме или по телефону (в этом случае в проекте муниципального правового акта указываются дни и часы личного приема должностного лица и (или) номера телефонов); разъяснения путем письменных ответов должностного лица на обращения граждан (в этом случае в проекте муниципального правового акта указывается адрес, по которому направляются письменные обращения граждан); путем размещения разъяснений на официальном сайте органа или структурного подразделения администрации Города Томска - при его наличии (в этом случае в проекте муниципального правового акта указывается адрес официального сайта органа или структурного подразделения администрации Города Томска в сети Internet). Указание в проекте муниципального правового акта конкретной формы разъяснения его положений населению не является основанием для неисполнения должностными лицами органов и структурных подразделений администрации Города Томска требований, предусмотренных Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Например:
"3. Определить должностным лицом, ответственным за разъяснение положений настоящего постановления населению муниципального образования "Город Томск", начальника департамента городского хозяйства администрации Города Томска П.П. Петрова. Разъяснения осуществляются еженедельно по вторникам и четвергам с 10.00 до 13.00 по телефону (3822) 52-69-97 либо в порядке, предусмотренном Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
В проекте муниципального нормативного правового акта необходимо указывать, что документ подлежит направлению в структурное подразделение Администрации Томской области, определенное Губернатором Томской области, выполняющее функции уполномоченного органа по ведению Регистра муниципальных нормативных правовых актов в Томской области.
4.1.7. Подготовленный проект муниципального правового акта в обязательном порядке должен содержать фамилию, инициалы, рабочий телефон исполнителя и его подпись.
В правом верхнем углу документа должно стоять слово "Проект" (в случае подготовки проекта муниципального правового акта в системе бумажного документооборота).
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 15 мая 2017 г. N р 520 в пункт 4.1.7.1 настоящего приложения внесены изменения
4.1.7.1. К подготовленному руководителем органа или структурного подразделения администрации Города Томска или подчиненным ему исполнителем проекту постановления и распоряжения администрации Города Томска перед его направлением на согласование (визирование) готовится пояснительная записка (образец согласно приложению 17.1 к настоящему Стандарту).
Пояснительная записка оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и должна содержать следующие реквизиты:
- наименование вида документа - печатается прописными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру;
- заголовок печатается строчными буквами, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится. В заголовке указывается полное наименование проекта постановления и распоряжения администрации Города Томска, к которому подготовлена пояснительная записка;
- текст пояснительной записи должен быть кратким, понятным и не превышать 1 страницы. В пояснительной записке должны быть отражены следующие вопросы: обоснование необходимости принятия проекта постановления и распоряжения администрации Города Томска, цели принятия проекта постановления и распоряжения администрации Города Томска, инициатор проекта постановления и распоряжения администрации Города Томска. Если проект постановления или распоряжения администрации Города Томска подготовлен во исполнение поручения, сформированного на основании зарегистрированного протокола аппаратного совещания Мэра Города Томска, то в обосновании к пояснительной записке дополнительно указывается дата и номер такого поручения.
Пояснительная записка не прилагается к проектам постановлений и распоряжений администрации Города Томска, имеющим пометку "Для служебного пользования", гриф "Секретно, "Совершено секретно", а также к проектам распоряжений по вопросам труда и охраны труда.
4.1.8. Ответственность за содержание проектов постановлений и распоряжений администрации Города Томска и соответствие их требованиям настоящего Стандарта несут исполнитель и руководители органов и структурных подразделений администрации Города Томска, в которых подготовлен документ, а также заместители Мэра Города Томска, в чьей компетенции находится решение данного вопроса. Ответственность за содержание проектов постановлений и распоряжений администрации Города Томска в части отсутствия в них орфографических и пунктуационных ошибок, опечаток несет исполнитель, подготовивший соответствующий проект, а также сотрудник протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска, осуществлявший подготовку соответствующего проекта для передачи на подпись Мэру Города Томска.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 15 мая 2017 г. N р 520 в пункт 4.1.9 настоящего приложения внесены изменения
4.1.9. Проекты муниципальных правовых актов после визирования их в порядке, установленном настоящим Стандартом, за исключением постановлений и распоряжений администрации Города Томска, имеющих пометку "Для служебного пользования" и относящихся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, а также имеющих гриф "Секретно", "Совершенно секретно", передаются исполнителем в одном экземпляре в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска на бумажном носителе и в форме электронного документа для проверки соответствия данного муниципального правового акта требованиям настоящего Стандарта, а также на предмет отсутствия в нем орфографических и пунктуационных ошибок, опечаток, распечатываются сотрудником протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска (без слова "Проект") и передаются на подпись Мэру Города Томска. Порядок подготовки постановлений и распоряжений администрации Города Томска с пометкой "Для служебного пользования" и относящихся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, а также имеющих гриф "Секретно", "Совершенно секретно" определяется отдельным муниципальным правовым актом администрации Города Томска.
Проекты муниципальных правовых актов о внесении изменений в действующие муниципальные правовые акты администрации Города Томска представляются в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска вместе с электронным вариантом актуальной редакции действующего муниципального правового акта администрации Города Томска (с учетом вносимых проектом муниципального правового акта изменений). В отдельных случаях электронный вариант актуальной редакции действующего муниципального правового акта администрации Города Томска представляется в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска в течение 10 рабочих дней со дня принятия муниципального правового акта, предусматривающего внесение изменений в муниципальный правовой акт администрации Города Томска.
Ответственность за согласование и визирование документа несет исполнитель.
4.1.10. Согласование является способом предварительного рассмотрения и оценки проекта документа.
Согласование должно обеспечить правильное и всестороннее решение вопросов: о качестве подготовленного документа, его целесообразности, своевременности, экономической и научно-технической обоснованности его содержания; соответствии документа действующему законодательству и правовым актам, определяющим компетенцию органа (учреждения), издающего документ.
Согласование проектов документов производится с учреждениями, предприятиями, организациями, органами и должностными лицами, которые в соответствии с их компетенцией имеют непосредственное отношение к вопросам, содержащимся в проекте документа.
Согласование производится как внутри органа или учреждения (с различными подразделениями и должностными лицами), так и вне его (с подчиненными и неподчиненными органами).
4.1.11. Формой внутреннего согласования проекта документа является визирование проекта.
Визы включают в себя должность визирующего документ, личную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату.
Начальник планового отдела (подпись) А.М. Иванов
01.01.2013
Виза проставляется на оборотной стороне первого листа проекта документа. Замечания, особые мнения и дополнения к проекту документа оформляются на отдельном листе. В этом случае виза оформляется следующим образом:
Замечания прилагаются.
Начальник юридического отдела
Личная подпись А.С. Иванов
01.01.2013
Форма листа согласования (визирования) проекта постановления (распоряжения) утверждена приложением 18 к настоящему Стандарту.
Информация об изменениях:
Пункт 4.1.12 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 22 февраля 2018 г. N р 185
4.1.12. Визирование проектов постановлений и распоряжений администрации Города Томска осуществляется в порядке, установленном муниципальными правовыми актами, регламентирующими работу администрации Города Томска и ее органов в конкретной области городского хозяйства, а при отсутствии таковых в следующем порядке (за исключением проектов распоряжений администрации Города Томска о награждении наградами администрации Города Томска, проектов муниципальных правовых актов администрации Города Томска о проведении публичных мероприятий):
- ответственным(ми) за исполнение документа органом(-ми) или должностным(-ми) лицом(-ми). В случае если ответственным за подготовку проекта муниципального правового акта является орган администрации Города Томска, проект в обязательном порядке визируется непосредственным исполнителем, руководителем соответствующего структурного подразделения органа администрации Города Томска (при наличии), сотрудником юридической службы органа администрации Города Томска (при наличии), руководителем органа администрации Города Томска;
- заместителем (заместителями) Мэра Города Томска, курирующим (курирующими) соответствующую отрасль городского хозяйства, по проблеме и в интересах которой принимается данный муниципальный правовой акт;
- начальником управления экономического развития администрации Города Томска в части вопросов, касающихся экономики;
- заместителем Мэра Города Томска - начальником департамента финансов администрации Города Томска либо лицом, его замещающим, в части вопросов формирования и исполнения бюджета муниципального образования "Город Томск";
- начальником департамента правового обеспечения администрации Города Томска и (или) уполномоченным им сотрудником департамента правового обеспечения администрации Города Томска;
- начальником контрольного управления администрации Города Томска;
- заместителем Мэра Города Томска по экономическому развитию.
Особое мнение по проекту муниципального правового акта при его согласовании (визировании) излагается письменно и в обязательном порядке прилагается к проекту. Если в ходе визирования проекта муниципального правового акта вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию (визированию) должностными лицами, к сфере деятельности которых относятся внесенные в проект муниципального правового акта изменения. Под существенными изменениями проекта муниципального правового акта понимаются изменения, не носящие технического характера.
Визирование проектов распоряжений администрации Города Томска о награждении наградами администрации Города Томска осуществляется председателем комитета по общим вопросам администрации Города Томска и управляющим делами администрации Города Томска в срок, установленный пунктом 4.1.15 настоящего Стандарта.
Визирование проектов муниципальных правовых актов администрации Города Томска о проведении публичных мероприятий осуществляется председателем комитета общественной безопасности администрации Города Томска, управляющим делами администрации Города Томска, заместителем Мэра Города Томска по безопасности в день поступления проекта на согласование.
Информация об изменениях:
Пункт 4.1.13 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 22 февраля 2018 г. N р 185
4.1.13. Проекты нормативных муниципальных правовых актов администрации Города Томска, руководителей органов администрации Города Томска после согласования (визирования) проекта начальником контрольного управления администрации Города Томска или уполномоченным им сотрудником контрольного управления администрации Города Томска в обязательном порядке направляются в органы прокуратуры, осуществляющие надзор за соблюдением администрацией Города Томска и Мэром Города Томска Конституции Российской Федерации и исполнением законов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствии с установленным распределением полномочий для заключения. Проект правового акта направляется сопроводительным письмом, подготовленным исполнителем документа, за подписью заместителя Мэра Города Томска по экономическому развитию (в случае подготовки проекта нормативного муниципального правового акта администрации Города Томска) либо за подписью руководителя органа администрации Города Томска (в случае подготовки проекта нормативного муниципального правового акта руководителя органа администрации Города Томска). В сопроводительном письме указывается просьба представить заключение на направляемый проект в определенный срок, который не может быть менее трех и более четырнадцати рабочих дней со дня поступления проекта. В случае поступления положительного заключения органов прокуратуры либо непоступления в указанный в сопроводительном письме срок заключения органов прокуратуры на проект нормативного муниципального правового акта последний подлежит дальнейшему визированию в общем порядке. В случае поступления отрицательного заключения органов прокуратуры на представленный проект решение по его окончательному варианту принимает Мэр Города Томска (в случае подготовки проекта нормативного муниципального правового акта администрации Города Томска) либо руководитель органа администрации Города Томска (в случае подготовки проекта нормативного муниципального правового акта руководителя органа администрации Города Томска).
4.1.14. Согласование проекта документов проводится с органами, управлениями и организациями, интересы которых в нем затрагиваются - внешнее согласование.
Внешнее согласование документа оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования включает в себя слово Согласовано, наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования; или название документа, подтверждающего согласование, его дату и индекс.
Например:
Согласовано
Генеральный директор ОАО "Поиск"
________________ _________________________
личная подпись инициалы, фамилия
01.01.2013
Если согласование осуществляется документом (письмо, протокол, решение и т.д.), гриф согласования оформляется по следующей форме:
Согласовано
Письмо Росархива
от 30.08.2013 N 01-15/155-К
Гриф согласования располагается ниже реквизита "Подпись" в левом нижнем углу документа.
Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования" если содержание документа затрагивает интересы нескольких органов, управлений и организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".
Все замечания докладываются руководителю, подписывающему документ.
Информация об изменениях:
,Пункт 4.1.15 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 22 февраля 2018 г. N р 185
4.1.15. Должностные лица обязаны визировать проекты постановлений и распоряжений администрации Города Томска, как правило, в день поступления документов на согласование, но не более чем в течение 7 рабочих дней.
Проекты муниципальных правовых актов об утверждении положений, порядков, регламентов, муниципальных программ, городских долгосрочных целевых программ, ведомственных целевых программ, об установлении тарифов, а также проекты муниципальных правовых актов о внесении изменений в указанные муниципальные правовые акты путем изложения содержащихся в них положений, порядков, регламентов, муниципальных программ, городских долгосрочных целевых программ, ведомственных целевых программ в новой редакции подлежат визированию в срок не более 10 рабочих дней.
Руководителем департамента правового обеспечения администрации Города Томска проекты ненормативных муниципальных правовых актов администрации Города Томска в сфере земельных и градостроительных отношений подлежат визированию в срок не более 10 рабочих дней.
Проекты муниципальных правовых актов с резолюцией "срочно" первого заместителя Мэра Города Томска, заместителя Мэра Города Томска по экономическому развитию подлежат визированию в срок не более одного рабочего дня.
Проекты ненормативных муниципальных правовых актов администрации Города Томска в сфере земельных и градостроительных отношений, а также связанные с их подготовкой запросы о предоставлении информации в сфере земельных и градостроительных отношений, подлежат направлению должностными лицами, ответственными за исполнение документа, для согласования (рассмотрения) в департамент правового обеспечения администрации Города Томска с понедельника по четверг - в часы работы администрации Города Томска, в пятницу - до 13.00 местного времени.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 8 августа 2017 г. N р 978 раздел IV настоящего приложения дополнен пунктом 4.1.15.1
4.1.15.1. При первичном рассмотрении проекта постановления или распоряжения администрации Города Томска, визирующим проект должностным лицом при наличии замечаний к проекту в части вопросов, указанных в абзаце втором пункта 4.1.10 настоящего Стандарта, в предусмотренные пунктом 4.1.15 настоящего Стандарта сроки готовится соответствующее заключение, в котором отражаются все имеющиеся замечания к проекту.
После устранения замечаний проект повторно представляется исполнителем документа на согласование соответствующему должностному лицу и рассматривается указанным должностным лицом в срок не более одного рабочего дня со дня поступления проекта. Повторное рассмотрение проекта должностным лицом, визирующим проект муниципального правового акта, заключается в проверке проекта на предмет устранения замечаний, указанных при первичном рассмотрении проекта в соответствии с абзацем первым настоящего пункта.
При повторном рассмотрении проекта указание на иные замечания, не указанные при первичном рассмотрении проекта, не допускается, за исключением случаев внесения исполнителем документа в проект новых структурных единиц проекта (преамбулы, части, разделы, главы, статьи, пункты, подпункты и абзацы), отсутствующих в редакции проекта при первичном его рассмотрении, а также случаев изложения исполнителем отдельных структурных единиц проекта и отдельных слов и выражений в них в новой редакции в рамках устранения замечаний, указанных при первичном рассмотрении проекта, при наличии замечаний к новой редакции соответствующих структурных единиц.
В случае неустранения замечаний, указанных при первичном рассмотрении проекта, должностные лица, визирующие проект муниципального правового акта, направляют в срок не более одного рабочего дня со дня поступления проекта исполнителю отрицательную визу с указанием необходимости учесть все замечания, указанные при первичном рассмотрении проекта.
В случае внесения исполнителем документа в проект новых структурных единиц проекта, отсутствующих в редакции проекта при первичном его рассмотрении, а также в случае изложения исполнителем отдельных структурных единиц проекта и отдельных слов и выражений в них в новой редакции в рамках устранения замечаний, указанных при первичном рассмотрении проекта, при наличии замечаний к новой редакции соответствующих структурных единиц проекта и отдельных слов и выражений в них, должностные лица, визирующие проект муниципального правового акта, направляют в срок не более одного рабочего дня со дня поступления проекта исполнителю отрицательную визу с указанием необходимости привести сроки согласования повторной редакции проекта муниципального правового акта в соответствие с требованиями пункта 4.1.15 настоящего Стандарта.
4.1.16. Сроки согласования проектов муниципальных правовых актов администрации Города Томска определяются должностными лицами, ответственными за исполнение документа (в том числе при согласовании проектов в электронном документообороте), с учетом требований настоящего Стандарта.
В том случае, если при согласовании проекта муниципального правового акта в электронном документообороте, установленный должностным лицом, ответственным за исполнение документа, срок согласования проекта муниципального правового акта не соответствуют срокам, установленным пунктом 4.1.15 настоящего Стандарта, должностные лица, визирующие проект муниципального правового акта, в течение двух рабочих дней с момента поступления проекта муниципального правового акта на согласование вправе направить исполнителю отрицательную визу с указанием необходимости привести сроки согласования проекта муниципального правового акта в соответствие с требованиями пункта 4.1.15 настоящего Стандарта.
Информация об изменениях:
Пункт 4.1.17 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 22 февраля 2018 г. N р 185
4.1.17. Проекты постановлений и распоряжений администрации Города Томска на подпись Мэру Города Томска не представляются и возвращаются на доработку в случаях:
- низкого качества проекта;
- отсутствия необходимых и обязательных согласований и виз должностных лиц;
- отсутствия в тексте нормативного муниципального правового акта, затрагивающего интересы населения городского округа и (или) вопросы социально-экономического развития муниципального образования "Город Томск", положений о должностном лице, ответственном за разъяснение положений указанного муниципального правового акта населению муниципального образования "Город Томск", о сроках и формах такого разъяснения;
- отсутствия заключения органов прокуратуры на проект нормативного муниципального правового акта администрации Города Томска (кроме случаев, когда заключение органов прокуратуры не было получено в сроки, указанные в сопроводительном письме, - в этом случае к проекту муниципального правового акта должна быть приложена копия сопроводительного письма о направлении проекта в органы прокуратуры);
отсутствия пояснительной записки; наличия пояснительной записки оформленной с нарушением требований, предусмотренных пунктом 4.1.7.1 настоящего Стандарта;
- неустраненных принципиальных разногласий по содержанию проектов;
- нарушения порядка визирования.
В случаях неустранения органами разногласий по проекту документа в течение 3 рабочих дней со дня начала процедуры по их урегулированию решение по его окончательному варианту принимает первый заместитель Мэра Города Томска, а в случае отсутствия первого заместителя Мэра Города Томска или невозможности исполнения им должностных обязанностей - заместитель Мэра Города Томска по экономическому развитию.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 15 мая 2017 г. N р 520 в пункт 4.1.18 настоящего приложения внесены изменения
4.1.18. Подготовленный исполнителями и согласованный в установленном настоящим Стандартом порядке проект муниципального правового акта (со словом "Проект"), за исключением муниципальных правовых актов, имеющих пометку "Для служебного пользования" и относящихся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, а также имеющих гриф "Секретно", "Совершенно секретно", поступает в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска в бумажном и электронном вариантах для проверки соответствия данного муниципального правового акта требованиям настоящего Стандарта, а также на предмет отсутствия в нем орфографических и пунктуационных ошибок, опечаток и распечатки на бланке утвержденного образца (без слова "Проект").
Подлинники муниципальных правовых актов подписываются и регистрируются ручкой-роллером (в том числе шариковой) с пастой или гелем синего или фиолетового цвета.
Информация об изменениях:
Пункт 4.1.19 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
4.1.19. Подписанные Мэром Города Томска постановления и распоряжения администрации Города Томска возвращаются в протокольную часть комитета по общим вопросам администрации Города Томска для регистрации, ввода в базу данных и размножения в бумажном варианте, после чего через отдел по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска направляются исполнителям и в другие инстанции.
Подписанные Мэром Города Томска постановления и распоряжения администрации Города Томска, имеющие пометку "Для служебного пользования" и относящиеся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, а также имеющие гриф "Секретно", "Совершенно секретно", возвращаются в отдел мобилизационной работы и защиты информации администрации Города Томска для регистрации, ввода в базу данных и размножения в бумажном варианте, после чего отдел мобилизационной работы и защиты информации администрации Города Томска в соответствии с пунктом 5.4.9 настоящего Стандарта направляет копии постановлений и распоряжений администрации Города Томска исполнителям и в другие инстанции.
Постановления и распоряжения администрации Города Томска о внесении изменений в действующие муниципальные правовые акты администрации Города Томска вводятся протокольной частью комитета по общим вопросам администрации Города Томска в электронную базу данных вместе с актуальной редакцией действующего муниципального правового акта администрации Города Томска (с учетом вносимых изменений), либо актуальная редакцией действующего муниципального правового акта администрации Города Томска вводится протокольной частью комитета по общим вопросам администрации Города Томска в электронную базу данных в течение 10 рабочих дней со дня принятия муниципального правового акта, предусматривающего внесение изменений в муниципальный правовой акт администрации Города Томска, в случаях определенных пунктом 4.1.8 настоящего Стандарта.
Принятые муниципальные правовые акты на электронном и бумажном носителях и иные дополнительные сведения, предусмотренные действующим законодательством Российской Федерации и Томской области, в установленном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами порядке направляются в структурное подразделение Администрации Томской области, определенное Губернатором Томской области, выполняющее функции уполномоченного органа по ведению Регистра муниципальных нормативных правовых актов в Томской области. Постановления и распоряжения администрации Города Томска о внесении изменений в действующие муниципальные правовые акты администрации Города Томска направляются в структурное подразделение Администрации Томской области, определенное Губернатором Томской области, выполняющее функции уполномоченного органа по ведению Регистра муниципальных нормативных правовых актов в Томской области, вместе с актуальной редакцией основного акта.
Подписанные Мэром Города Томска нормативные муниципальные правовые акты администрации Города Томска в обязательном порядке направляются комитетом по общим вопросам администрации Города Томска через отдел по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска в органы прокуратуры, осуществляющие надзор за соблюдением администрацией Города Томска и Мэром Города Томска Конституции Российской Федерации и исполнением законов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствии с установленным распределением полномочий. Указанные в настоящем абзаце нормативные муниципальные правовые акты направляются сопроводительным письмом, подготовленным за подписью заместителя Мэра Города Томска по управлению делами, в срок не позднее 5 рабочих дней со дня подписания Мэром Города Томска нормативного муниципального правового акта.
Подписанные руководителем нормативные муниципальные правовые акты руководителя органа администрации Города Томска в обязательном порядке направляются исполнителем документа в органы прокуратуры, осуществляющие надзор за соблюдением администрацией Города Томска и Мэром Города Томска Конституции Российской Федерации и исполнением законов, действующих на территории Российской Федерации, в соответствии с установленным распределением полномочий. Указанные в настоящем абзаце нормативные муниципальные правовые акты направляются сопроводительным письмом, подготовленным за подписью руководителя органа администрации Города Томска, в срок не позднее 5 рабочих дней со дня подписания руководителем органа администрации Города Томска нормативного муниципального правового акта.
4.1.20. Нумерация принятых постановлений и распоряжений администрации Города Томска ведется с начала и до конца календарного года. Регистрация осуществляется в журналах регистрации постановлений и распоряжений администрации Города Томска, которые ведутся по форме согласно приложению 19 к настоящему Стандарту.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 15 мая 2017 г. N р 520 в пункт 4.1.21 настоящего приложения внесены изменения
4.1.21. Рассылка принятых постановлений и распоряжений администрации Города Томска производится на основании списка на рассылку документов, составленного протокольной частью комитета по общим вопросам администрации Города Томска по форме согласно приложению 20 к настоящему Стандарту. Постановления и распоряжения администрации Города Томска, имеющие гриф "Для служебного пользования", "Секретно", "Совершенно секретно", рассылаются отделом мобилизационной работы и защиты информации администрации Города Томска).
Постановления и распоряжения администрации Города Томска, имеющие пометку "Для служебного пользования" и относящиеся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, а также имеющие гриф "Секретно", "Совершенно секретно", рассылаются отделом мобилизационной работы и защиты информации администрации Города Томска.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 15 мая 2017 г. N р 520 в пункт 4.1.22 настоящего приложения внесены изменения
4.1.22. Подлинники постановлений и распоряжений вместе с подлинниками приложений и листами согласований или визами, а также пояснительными записками к ним формируются в дела, которые хранятся в протокольной части комитета по общим вопросам администрации Города Томска в течение 3 лет, после чего по акту сдаются на хранение в архивный отдел комитета по общим вопросам администрации Города Томска.
Документы, послужившие основанием для подготовки постановления или распоряжения администрации Города Томска, хранятся в структурном подразделении или органе администрации Города Томска, подготовившем соответствующий муниципальный правовой акт. Указанные документы формируются в дела, имеющие срок хранения "постоянно". Документы подлежат передаче на муниципальное хранение только в случае ликвидации (упразднения) органа или подразделения администрации Города Томска.
Подлинники постановлений и распоряжений администрации Города Томска, имеющие пометку "Для служебного пользования" и относящиеся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, а также имеющие гриф "Секретно", "Совершено секретно", вместе с подлинниками приложений и листами согласований или визами, а также пояснительными записками к ним формируются в дела, которые хранятся в отделе мобилизационной работы и защиты информации администрации Города Томска в соответствии с номенклатурой дел.
4.1.23. Подлинники распоряжений по вопросам труда и охраны труда формируются в дела, которые хранятся в кадровой службе в течение 3 лет, после чего по акту сдаются в архивный отдел комитета по общим вопросам администрации Города Томска.
Информация об изменениях:
Пункт 4.1.24 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 22 февраля 2018 г. N р 185
4.1.24. В отдельных случаях первым заместителем Мэра Города Томска, заместителем Мэра Города Томска по экономическому развитию по поручению Мэра Города Томска готовятся проекты постановлений и распоряжений администрации Города Томска, не прошедшие процедуру согласования, определенную настоящим Стандартом, которые после подписания подлежат неукоснительному исполнению должностными лицами администрации Города Томска, ее органов и структурных подразделений.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 20 июля 2015 г. N р 797 подпункт 4.1.25 подраздела 4.1 настоящего приложения изложен в новой редакции
4.1.25. Муниципальные правовые акты администрации Города Томска подлежат актуализации в связи с изменением действующего законодательства Российской Федерации, Томской области, муниципальных правовых актов муниципального образования "Город Томск", а также в связи со структурными и кадровыми изменениями в администрации Города Томска, ее органах и структурных подразделениях в течение 30 календарных дней со дня вступления в силу указанных изменений, если иные сроки не определены действующим законодательством Российской Федерации, Томской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск".
Ответственность за своевременное внесение изменений в муниципальный правовой акт администрации Города Томска несет разработчик муниципального правового акта (орган администрации Города Томска, структурное подразделение администрации Города Томска). В случае отсутствия (упразднения) органа администрации Города Томска, структурного подразделения администрации Города Томска либо изменения перечня полномочий указанных органа, структурного подразделения ответственность за своевременное внесение изменений в муниципальный правовой акт администрации Города Томска несет их правопреемник, а в случае его отсутствия - регулирующий орган.
4.2. Положение, правила, инструкция
4.2.1. Положение - нормативный документ, устанавливающий системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска, либо порядок формирования, задачи, обязанности, права, ответственность и организацию работы соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска.
4.2.2. В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.
4.2.3. В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.
4.2.4. Констатирующей частью этих документов служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение, сфера распространения.
4.2.5. Основной текст может делиться на главы, разделы, подразделы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия и нумероваться римскими цифрами, а пункты и подпункты - арабскими цифрами.
4.2.6. Положения, правила, инструкции вводятся в действие путем утверждения.
Утверждение - особый способ удостоверения документа после его подписания, санкционирующий распространение действия документа на определенный круг органов, организаций, учреждений, должностных лиц и граждан.
Документ, подлежащий утверждению, приобретает юридическую силу с момента его утверждения, если иной порядок не предусмотрен действующим законодательством, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск" или самим актом.
Документы утверждаются соответствующими органами или должностными лицами, в компетенцию которых входит решение вопросов, изложенных в этих документах.
4.2.7. Утверждение документа производится двумя способами: должностным лицом или изданием соответствующего распорядительного документа (постановления, решения, приказа) в соответствии с требованиями действующего законодательства.
На документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа.
Гриф утверждения оформляется следующим образом:
Утверждаю
Мэр Города Томска
________________ ________________
(личная подпись) (инициалы, фамилия)
________________________________
(дата)
Слова Утверждено и Утвержден согласуются в роде и числе с первым словом наименования приложения: положение - Утверждено, состав - Утвержден, мероприятия - Утверждены, программа - Утверждена и т.д.
Слова Утверждаю и Утверждено пишутся прописными буквами без кавычек.
4.2.8. При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.
4.2.9. Если документ утверждается организационно-распорядительным документом (постановлением, распоряжением, приказом), то в тексте организационно-распорядительного документа дается ссылка "согласно приложению", на первой странице приложения в правом верхнем углу первого листа пишется слово "Приложение" с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 15 декабря 2014 г. N р 1269 пункт 4.2 раздела IV настоящего приложения дополнен подпунктом 4.2.10, вступающим в силу с 1 января 2015 г.
4.2.10. Руководители органов администрации Города Томска, не являющихся юридическими лицами, осуществляют подготовку должностных инструкций муниципальных служащих, замещающих должности муниципальной службы в соответствующих органах администрации Города Томска, оформляемых отдельным документом, и представляют их в комитет по вопросам муниципальной службы и кадрам администрации Города Томска.
4.3. Служебные письма
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 9 августа 2016 г. N р 895 в пункт 4.3.1 подраздела 4.3 раздела IV настоящего приложения внесены изменения
4.3.1. Служебные письма готовятся как:
- ответы о выполнении поручений Мэра Города Томска или его заместителей;
- сопроводительные письма к проектам постановлений и распоряжений администрации Города Томска;
- ответы на запросы юридических и физических лиц;
- обращения органов и структурных подразделений администрации Города Томска, адресованные иным органам и структурным подразделениям администрации Города Томска, и ответы адресатов на указанные обращения;
- инициативные письма;
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 9 августа 2016 г. N р 895 пункт 4.3.2 подраздела 4.3 раздела IV настоящего приложения изложен в новой редакции
4.3.2. Срок подготовки служебных писем в виде ответов о выполнении поручений Мэра Города Томска или его заместителей, ответов на запросы юридических и физических лиц устанавливается резолюцией должностных лиц, наложивших соответствующую резолюцию, либо определяется в соответствии с требованиями действующего законодательства Российской Федерации, Томской области, муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск" (в том случае, если срок подготовки служебного письма не определен).
Срок подготовки ответов на обращения, указанные в абзаце пятом пункта 4.3.1 настоящего раздела Стандарта, составляет не более 5 рабочих дней со дня его регистрации адресатом в случае, когда иной срок подготовки ответа не установлен в таком обращении либо в ином муниципальном правовом акте, регулирующем порядок и сроки рассмотрения отдельных видов документов.
4.3.3. Служебные письма печатаются на бланках организации формата А4 и А5.
4.3.4. Право подписи служебных писем (за исключением случаев, указанных в пунктах 4.3.5, 4.3.6 настоящего Стандарта) устанавливается в положениях и должностных инструкциях. Там же должен быть оговорен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.
4.3.5. Служебная переписка между органами администрации Города Томска осуществляется за подписью руководителей соответствующих органов администрации Города Томска (лиц, исполняющих их обязанности на период отсутствия руководителей или невозможности осуществления ими должностных обязанностей, в соответствии с действующим законодательством и установленным в органе администрации Города Томска распределением полномочий).
Информация об изменениях:
Пункт 4.3.6 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 22 февраля 2018 г. N р 185
4.3.6. Служебные письма, указанные в абзаце шестом пункта 4.3.1 настоящего Стандарта, на имя Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, направляются только за подписью заместителя Мэра Города Томска, курирующего соответствующее направление деятельности администрации Города Томска.
4.3.7. В случае поступления служебного письма, оформленного с нарушением требований пунктов 4.3.3, 4.3.5 и 4.3.6 настоящего раздела Стандарта, адресат возвращает его корреспонденту документа без рассмотрения с соответствующим пояснением. В таком случае, документ не регистрируется в установленном порядке и передается корреспонденту документа.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 26 декабря 2014 г. N р 1337 пункт 4.3 раздела IV настоящего приложения дополнен подпунктом 4.3.8
4.3.8. В случае предъявления исков к муниципальному образованию "Город Томск", администрации Города Томска, органам администрации Города Томска в размере от 500 000 (пятьсот тысяч) рублей:
4.3.8.1. руководители органов администрации Города Томска в срок не позднее 2-х рабочих дней информируют служебным письмом с приложением копии иска Мэра Города Томска, заместителя Мэра Города Томска, курирующего соответствующее направление деятельности органа администрации Города Томска, начальника департамента правового обеспечения администрации Города Томска, начальника департамента финансов администрации Города Томска;
4.3.8.2. совершение действий по признанию иска, признанию фактических обстоятельств по делу, выражению согласия с исковыми требованиями, заключению мирового соглашения, а также принятие решений об отсутствии оснований для оспаривания судебного акта в апелляционном и кассационном порядке допускается исключительно при наличии письменного согласования:
- начальника департамента правового обеспечения администрации Города Томска;
- начальника департамента финансов администрации Города Томска;
- заместителя Мэра Города Томска, курирующего соответствующее направление деятельности органа администрации Города Томска;
- Мэра Города Томска.
Для получения письменного согласования, указанным выше лицам направляется письменный запрос с пояснениями по делу, обосновывающими необходимость совершения действий по признанию иска, признанию фактических обстоятельств по делу, выражению согласия с исковыми требованиями, заключению мирового соглашения или принятия решения об отсутствии оснований для оспаривания судебного акта в апелляционном и кассационном порядке.
Согласование осуществляется путем направления в течение 3-х рабочих дней письменного ответа на запрос, за исключением согласования Мэра Города Томска. Согласование Мэра Города Томска осуществляется путем проставления соответствующей визы
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 21 декабря 2015 г. N р 1403 пункт 4.3 раздела IV настоящего приложения дополнен подпунктом 4.3.9
4.3.9. При наличии вступившего в законную силу решения суда общей юрисдикции о предоставлении жилого помещения (любой категории лиц) департамент правового обеспечения администрации Города Томска, администрации районов Города Томска в течение 3 (трех) рабочих дней со дня вступления указанного решения суда в законную силу направляют указанное решение с отметкой о вступлении в законную силу в комитет жилищной политики администрации Города Томска.
При наличии вступившего в законную силу решения суда общей юрисдикции о предоставлении жилого помещения детям-сиротам и детям, оставшимся без попечения родителей, а также лицам из их числа, по договору специализированного найма комитет жилищной политики администрации Города Томска в течение 3 (трех) рабочих дней со дня получения указанного решения суда направляет ходатайство о выделении межбюджетных трансфертов на исполнение судебных актов в Департамент по вопросам семьи и детей Томской области.
4.4. Протокол
4.4.1. Протокол - документ, в котором фиксируется ход обсуждения вопросов и принятия решений на заседаниях, совещаниях, конференциях и т.д.
Протоколы оформляются на основании стенограмм или звукозаписей хода заседаний, а также других материалов (справок, проектов, решений и т.д.). В тех случаях, когда заседание стенографируется или производится звукозапись, содержание выступлений в протокол не включается. Стенограмма прилагается к протоколу.
4.4.2. Протокол имеет следующие обязательные реквизиты: наименование документа, дату проведения заседания (совещания), номер, список присутствующих с указанием фамилий участников и их должностей. В отдельных случаях к протоколу прилагается список участников заседания с указанием места их работы и занимаемой должности.
4.4.3. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Во вводной части заполняются следующие реквизиты:
Председатель, секретарь, присутствовали, повестка дня.
На бланке протокола эти реквизиты могут иметь типографское исполнение.
Основная часть протокола подразделяется на разделы, соответствующие пунктам повестки дня. Заголовки разделов нумеруются.
Текст каждого раздела строится по схеме: Слушали, Выступили, Постановили (Решили).
Особое мнение, высказанное участниками, записывается в протоколе после соответствующего решения.
Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем.
Датой протокола является дата проведения заседания.
4.5. В администрации могут создаваться и другие документы, не предусмотренные настоящим Стандартом. Их оформление должно соответствовать требованиям ГОСТа Р 6.30-2003 и ГСДОУ.
V. Организация документооборота
5.1. Документооборот
5.1. Движение документов с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки образует документооборот.
5.2. Порядок прохождения документов и операции, производимые с ними в администрации Города Томска, ее органах и структурных подразделениях, регламентируются настоящим Стандартом, положениями об органах и структурных подразделениях администрации Города Томска и должностными инструкциями их работников.
5.2. Прием корреспонденции
Информация об изменениях:
Пункт 5.2.1 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.2.1. Прием корреспонденции в администрации ведется децентрализовано:
- корреспонденция, в том числе обращения юридических лиц, обращения граждан, объединений граждан, поступающая на имя Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, управляющего делами администрации Города Томска, заместителя управляющего делами администрации Города Томска, копии федеральных законов Российской Федерации, указов Президента Российской Федерации, постановлений Законодательной Думы Томской области и решений Думы Города Томска, постановлений и распоряжений Губернатора Томской области, исполнительные документы Управления Федеральной службы судебных приставов (постановления, извещения, протоколы об административном правонарушении), копии протоколов совещаний должностных лиц Администрации Томской области принимается в контрольном управлении администрации Города Томска;
- корреспонденция, в том числе обращения граждан, объединений граждан, включая юридических лиц, поступающая на имя руководителей структурных подразделений администрации Города Томска, руководителей органов администрации Города Томска, а также с пометкой "Для служебного пользования", - в этих подразделениях и органах;
- секретная корреспонденция - в режимно-секретных подразделениях органов администрации Города Томска, а в случае их отсутствия - в отделе мобилизационной работы и защиты информации администрации Города Томска;
- корреспонденция с пометкой "Для служебного пользования" и относящаяся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, в том числе проекты, копии и экземпляры правовых актов, поступающая на имя Мэра Города Томска, его заместителей, - в отделе мобилизационной работы и защиты информации администрации Города Томска.
- корреспонденция с пометкой "Для служебного пользования" и не относящаяся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, поступающая на имя Мэра Города Томска, его заместителей, - в отделе по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска.
Порядок отнесения корреспонденции с пометкой "Для служебного пользования" к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны устанавливается отдельным муниципальным правовым актом администрации Города Томска.
5.2.2. При приеме корреспонденции (до ее вскрытия) проверяется возможное наличие посторонних вложений, представляющих какую-либо опасность.
5.2.3. При вскрытии конвертов проверяются правильность адресования, целостность упаковки, комплектность документов и приложений к ним, сверяется соответствие их номеров учетным (исходящим) номерам, указанным на конвертах. Заказная корреспонденция сверяется с записями почтовых реестров.
Информация об изменениях:
Пункт 5.2.4 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.2.4. При отсутствии документов или некоторых из них, а также при наличии у них повреждений составляется акт в трех экземплярах, один из которых остается в комитете по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска, второй приобщается к поступившему документу, третий (или письмо с сопроводительной запиской) направляется отправителю.
Конверты от поступивших документов сохраняются лишь в случаях, когда только по ним можно установить адрес отправителя и дату отправки документа.
5.2.5. Неправильно адресованные, ошибочно вложенные документы, а также документы, чьи учетные (исходящие) номера не соответствуют указанным на конверте, возвращаются отправителю с соответствующими пояснениями.
Информация об изменениях:
Пункт 5.2.6 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.2.6. Документы, адресованные Мэру Города Томска и заместителям Мэра Города Томска или не имеющие конкретного адресата, предварительно рассматриваются в комитете по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска в целях их первоначальной обработки.
Информация об изменениях:
Пункт 5.2.7 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 31 января 2018 г. N р 66
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.
5.2.7. В процессе первоначальной обработки проводится предварительное распределение корреспонденции на документы, требующие подготовки проектов резолюций и передачи на рассмотрение Мэру Города Томска, документы, направляемые непосредственно заместителям Мэра Города Томска (содержащие в строке адресат указание на конкретное должностное лицо - заместителя Мэра Города Томска), и документы, не имеющие конкретного адресата. Документы также распределяются на регистрируемые и нерегистрируемые.
Нерегистрируемая корреспонденция:
Пригласительные билеты, поздравительные письма и телеграммы.
- рекламные извещения, письма коммерческого и рекламного характера, плакаты, программы и повестки совещаний, конференций, извещения о проведении заседаний, а также материалы к указанным мероприятиям;
Планы мероприятий, проводимых органами местного самоуправления муниципального образования "Город Томск".
Аналитические обзоры и иные материалы, представляемые для сведения.
Печатные издания (газеты, журналы, брошюры, рекламные материалы).
Бухгалтерские документы.
Месячные, квартальные, полугодовые отчеты.
Статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.
Копии приказов руководителей органов администрации Города Томска, муниципальных предприятий и учреждений.
Документы без подписей.
Документы, не подлежащие регистрации, передаются по назначению в органы и структурные подразделения администрации Города Томска и подлежат учету в этих органах и структурных подразделениях в соответствии с номенклатурой дел.
5.2.8. Подписные издания сортируются и распределяются в соответствии с реестром подписки.
5.2.9. Корреспонденция на иностранных языках направляется предварительно для аннотирования или перевода в комитет по общим вопросам администрации Города Томска.
5.3. Регистрация и распределение поступившей корреспонденции, порядок прохождения документов
Информация об изменениях:
Пункт 5.3.1 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 31 января 2018 г. N р 66
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.
5.3.1. Все поступившие документы, за исключением документов, указанных в абзацах 2-12 пункта 5.2.7 настоящего Стандарта, регистрируются путем записи учетных данных о документе, фиксирующих факт его создания, отправления или получения.
5.3.2. Регистрации подлежат все документы, требующие исполнения или используемые в справочных целях независимо от способа их доставки, передачи или создания. Регистрируются документы, поступающие из других организаций и от физических лиц, а также создаваемые - внутренние и отправляемые.
Информация об изменениях:
Пункт 5.3.3 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 2 ноября 2017 г. N р 1413
5.3.3. Документы, поступающие в администрацию Города Томска, регистрируются в день поступления (за исключением документов, поступающих от юридических лиц и граждан), поступающие в администрацию Города Томска от юридических лиц и граждан - в течение 3 календарных дней, создаваемые - в день подписания или утверждения.
5.3.4. Документы регистрируются в электронных регистрационных карточках сетевой автоматизированной системы учета и контроля обращений "Канцелярия администрации" Lotus Notes (далее - информационная система "Канцелярия"). На полученном документе проставляется регистрационный штамп в правой нижней части лицевой стороны первой страницы документа. Регистрационный штамп содержит наименование организации, дату и регистрационный номер. Регистрационный номер состоит из порядкового номера, который может дополняться индексом дела по номенклатуре.
5.3.5. Регистрация документов производится в пределах групп, в зависимости от названия вида документа, автора и содержания. Например, отдельно регистрируются документы, поступившие из судебных органов, служебная переписка, обращения граждан. Телеграммы, телефонограммы, факсограммы и документы в электронной форме, поступающие на электронный адрес администрации Города Томска, регистрируются в общем порядке.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 20 февраля 2016 г. N р 151 пункт 5.3.6 подраздела 5.3 раздела V настоящего приложения изложен в новой редакции
5.3.6. Протоколы аппаратных совещаний Мэра Города Томска, Администрации Томской области, поставленные на контроль Мэром Города Томска, заместителем Мэром Города Томска - Руководителем аппарата администрации Города, документы, содержащие поручения и указания, данные Мэру Города Томска Президентом Российской Федерации, а также поручения и указания Губернатора Томской области, данные Мэру Города Томска во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации, передаются для организации контроля в контрольное управление администрации Города Томска.
5.3.7. Корреспонденция, поступившая в нерабочее время, регистрируется и распределяется в первый рабочий день, следующий за днем поступления.
5.3.8. Документы с отметкой о срочности доставки и исполнения, а также документы, представляющих особую важность, регистрируются вне очереди и доставляются по назначению немедленно, остальные - в течение дня по мере их поступления.
Информация об изменениях:
Пункт 5.3.9 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 31 января 2018 г. N р 66
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.
5.3.9. Зарегистрированные документы передаются в день регистрации на рассмотрение Мэру Города Томска или заместителям Мэра Города Томска (в зависимости от адресата) через советников (помощников).
Зарегистрированные документы, не имеющие конкретного адресата, передаются на рассмотрение заместителю Мэру Города Томска по управлению делами через советника (помощника).
Информация об изменениях:
Пункт 5.3.10 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.3.10. Рассмотренные Мэром Города Томска документы через комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска направляются заместителям Мэра Города Томска, руководителям органов и структурных подразделений администрации Города Томска для ознакомления и исполнения. По рассмотренным заместителями Мэра Города Томска документам также готовятся резолюции.
Резолюции заместителей Мэра Города Томска на документах, адресованных непосредственно заместителям Мэра Города Томска либо переданных им для рассмотрения Мэром Города Томска или заместителем Мэра Города Томска по управлению делами, могут содержать поручения только органам и должностным лицам, координация деятельности которых осуществляется конкретными заместителями Мэра Города Томска в соответствии с установленным в администрации Города Томска распределением полномочий.
Если резолюция подготовлена не в соответствии с требованиями абзаца второго настоящего пункта Стандарта, то орган (должностное лицо) вправе в течение 2 рабочих дней со дня поступления поручения в работу подготовить служебное письмо на имя должностного лица, наложившего резолюцию, о направлении поручения на исполнение в соответствии с требованиями абзаца второго настоящего пункта Стандарта. Если орган (должностное лицо) по документу в указанный срок не осуществил действия, предусмотренные настоящим абзацем, на него возлагается обязанность по исполнению поручения.
Все последующие резолюции не должны искажать содержания поручений вышестоящего руководства, они могут уточняться и конкретизироваться.
Информация об изменениях:
Пункт 5.3.11 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.3.11. Документы с резолюциями Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, управляющего делами администрации Города Томска передаются в комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска, где в электронных карточках документов информационной системы "Канцелярия" фиксируются даты передачи, фамилии и инициалы исполнителей, тексты резолюций и сроки исполнения в случае, если контроль по документам необходим.
В случае если дата передачи документов должностными лицами, указанными в абзаце первом настоящего пункта Стандарта, в комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска отличается от даты, указанной в резолюции должностных лиц более, чем на 1 рабочий день, то на резолюциях дополнительно проставляется штамп с указанием даты поступления документов в комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска.
На документах с резолюцией, требующих ответа, проставляется штамп канцелярии "Подлежит возврату".
Документы сканируются и направляются на исполнение в электронной форме в информационной системе "Канцелярия". Подлинник дополнительно передается исполнителю. В случае если в резолюции указано несколько исполнителей, то подлинник дополнительно передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым, остальным исполнителям документ в бумажной форме не передается. Документы на исполнение в бумажной форме также не передаются при регистрации документов в отделе по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска.
Информация об изменениях:
Пункт 5.3.12 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.3.12. По мере регистрации и внесения в информационной системе "Канцелярия" текстов резолюций и других сведений об исполнении документов, документы раскладываются в отделе по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска в соответствующие ячейки. Сотрудники, ответственные за делопроизводство в органах и структурных подразделениях администрации Города Томска, не реже двух раз в течение рабочего дня под роспись в специальном журнале получают поступившую корреспонденцию и доставляют ее в органы и структурные подразделения администрации Города Томска.
Сотрудники, ответственные за делопроизводство в органах и структурных подразделениях администрации Города Томска, должны не позднее 11 часов дня под роспись в специальном журнале либо в информационной системе "Канцелярия" получать корреспонденцию, поступающую с резолюциями Мэра Города Томска.
Информация об изменениях:
Пункт 5.3.13 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.3.13. Ошибочно поступившая в орган или структурное подразделение администрации Города Томска корреспонденция незамедлительно возвращается в отдел по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска.
Информация об изменениях:
Пункт 5.3.14 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.3.14. Передача зарегистрированного документа из одного органа или структурного подразделения администрации Города Томска в другие производится через комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска. Не допускается передача через комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска проектов документов: постановлений, распоряжений, договоров и т.п.
Информация об изменениях:
Пункт 5.3.15 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.3.15. В случае, если по документу, подготовленному органом или структурным подразделением администрации Города Томска, имеется резолюция первого заместителя Мэра Города Томска, заместителя Мэра Города Томска или управляющего делами администрации Города Томска о необходимости организовать дальнейшую работу по указанному документу органам или структурным подразделениям администрации Города Томска, их должностным лицам, то комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска осуществляет регистрацию соответствующего документа и передает его на исполнение в органы или структурные подразделения администрации Города Томска, их должностным лицам, указанным в резолюции.
5.3.16. Если решение вопроса не относится к компетенции администрации Города Томска, ее органов и структурных подразделений, то документ не позднее 7 дней с даты его регистрации направляется на исполнение в другие органы, организации и должностным лицам по принадлежности поставленного вопроса, с обязательным уведомлением автора данного документа.
5.4. Работа с исходящими документами
Информация об изменениях:
Пункт 5.4.1 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.4.1. Документы, созданные в администрации Города Томска, ее органах или структурных подразделениях, завизированные исполнителем и оформленные в соответствии с требованием настоящего Стандарта, передаются на подпись Мэру Города Томска, заместителям Мэра Города Томска, управляющему делами администрации Города Томска через комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска не позднее 5 календарных дней до дня окончания срока их рассмотрения (за исключением ответов на запросы информации редакции средства массовой информации).
Информация об изменениях:
Пункт 5.4.2 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.4.2. Подготовленные на подпись Мэру Города Томска документы (кроме постановлений, распоряжений администрации Города Томска и соглашений), а также доверенности представляются в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска в одном экземпляре. Подготовленные на подпись заместителям Мэра Города Томска, управляющему делами администрации Города Томска, его заместителя документы представляются в комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска в трех экземплярах.
Информация об изменениях:
Пункт 5.4.3 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.4.3. Начальник отдела по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска, начальник отдела по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска осуществляют контроль за сроками прохождения документов, зарегистрированных на имя Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, управляющего делами администрации Города Томска каждый по своему направлению.
Информация об изменениях:
Пункт 5.4.4 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.4.4. В проект исходящего документа должны быть включены следующие реквизиты: адресат, почтовый адрес, ссылка на регистрационный номер и дату обращения (указывается как регистрационный номер и дата администрации Города Томска (адресата), так и регистрационный номер и дата адресанта), фамилия, имя, отчество и номер телефона исполнителя (указывается непосредственный исполнитель, подготовивший проект исходящего документа), отметки о количестве листов и экземпляров приложений.
Неправильно оформленные проекты исходящих документов, а также проекты исходящих документов, содержащие грамматические, орфографические и стилистические ошибки, возвращаются исполнителям. Кроме того, исполнителям возвращаются приложения или иные вложения, не указанные в основном документе.
Проект исходящего документа по результатам рассмотрения представления об устранении нарушений закона должен содержать выводы об обоснованности доводов, изложенных в представлении, а также о лицах, виновных в нарушении закона.
5.4.5. Ответственность за правильное и грамотное оформление документа возлагается на исполнителя.
Информация об изменениях:
Пункт 5.4 дополнен пунктом 5.4.5.1. - Распоряжение Администрации г. Томска от 2 ноября 2017 г. N р 1413
5.4.5.1. Должностное лицо администрации Города Томска в срок не позднее 3 календарных дней со дня поступления проекта исходящего документа осуществляет следующие действия:
- рассматривает предоставленный исполнителем проект исходящего документа и подписывает его;
- направляет представленный проект исходящего документа на доработку исполнителю (в том числе в случае отсутствия необходимых виз должностных лиц администрации Города Томска);
- в случае если проект исходящего документа содержит информацию о том, что работа будет продолжена, подписывает исходящий документ и ставит рассмотрение документа по существу на дополнительный контроль.
Информация об изменениях:
Пункт 5.4.6 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.4.6. Подписанные исходящие документы регистрируются в комитете по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска в день их подписания должностным лицом и рассылаются не позднее двух рабочих дней, следующих за днем их подписания (за исключением ответов на запросы информации редакции средства массовой информации, ответов на обращения граждан и юридических лиц). В случае когда исходящий документ подписан Мэром Города Томска, сотрудник комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска в день регистрации документа изготавливает копии документа для хранения в деле и направления исполнителю документа через информационную систему "Канцелярия".
В случае регистрации документа в отделе по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска подписанные и зарегистрированные ответы направляются исполнителю в электронной форме (в таком случае в бумажной форме подписанные и зарегистрированные ответы исполнителю не направляются).
Перечень документов, отправляемых спецсвязью, определяет заместитель Мэра Города Томска по безопасности.
5.4.7. Исходящие документы регистрируются в электронных карточках информационной системы "Канцелярия".
Информация об изменениях:
Пункт 5.4.8 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.4.8. Оформление документов в виде почтовых отправлений осуществляется в соответствии с государственной системой делопроизводства и требованиями почтовых правил.
Адресатам в пределах муниципального образования "Город Томск" документы могут вручаться под расписку в разносной книге.
Специалисты, ответственные за делопроизводство, осуществляют оформление исходящих документов, подписанных руководителями или сотрудниками структурных подразделений администрации Города Томска, в виде почтовых отправлений (оформляют исходящие документы в конверты) и передают их в комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска для осуществления франкирования и направлению адресату не позднее следующего рабочего дня после дня их поступления.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 15 мая 2017 г. N р 520 пункт 5.4.9 настоящего приложения изложен в новой редакции
5.4.9. Отправка секретных документов и документов с пометкой "Для служебного пользования" и относящихся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, осуществляется в администрации Города Томска отделом мобилизационной работы и защиты информации администрации Города Томска, в органах администрации Города Томска - режимно-секретными подразделениями органов администрации Города Томска, а в случае их отсутствия - отделом мобилизационной работы и защиты информации администрации Города Томска.
Отправка корреспонденции с пометкой "Для служебного пользования" и не относящейся к деятельности структурных подразделений по защите государственной тайны, осуществляется отделом по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска.
5.4.10. При направлении документа более чем в четыре адреса исполнителем готовится список на рассылку документов и необходимое количество экземпляров документа в соответствии с требованиями пункта 5.4.2 настоящего Стандарта.
5.4.11. Отправка и прием документов, а также соглашений, договоров, а также иных документов, осуществляется с сопроводительными письмами.
5.4.12. Канцелярия ежедневно (в рабочие дни) производит обработку подписанных и зарегистрированных документов для рассылки (отправки), сортировку, адресование, вложение в конверты, заклеивание, взвешивание, франкирование и передачу на отправку.
Информация об изменениях:
Пункт 5.4.13 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.4.13. При необходимости исходящий документ может быть доставлен адресату исполнителем либо сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в органе или структурном подразделении администрации Города Томска самостоятельно (в том числе при необходимости срочной доставки документа адресату). При этом на копии исходящего документа, остающегося в деле делается отметка о том, что исходящий документ передан через исполнителя либо сотрудника, ответственного за ведение делопроизводства в органе или структурном подразделении администрации Города Томска, о чем последний расписывается и ставит дату передачи. При этом адресатом делается отметка на копии исходящего письма - подпись получателя, расшифровка и дата.
При необходимости дополнительной отправки исходящего документа факсом направление исходящего документа факсом осуществляется исполнителем либо сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в органе или структурном подразделении администрации Города Томска.
Лицо, осуществляющее доставку документа, несет персональную ответственность за доставку исходящего документа адресату.
Информация об изменениях:
Пункт 5.4.14 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.4.14. Подписанные Мэром Города Томска соглашения после подписания иными сторонами соглашений направляются в комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска для регистрации и организации хранения подлинников документов и листов согласования (визирования) к ним.
5.5. Работа с документами в органе, структурном подразделении администрации Города Томска
Информация об изменениях:
Пункт 5.5.1 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.5.1. Сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в органе или структурном подразделении администрации Города Томска, регистрирует полученные в комитете по работе с обращениями контрольного управления документы в информационной системе "Канцелярия" соответствующего органа или структурного подразделения администрации Города Томска.
Документы передаются руководителю органа или структурного подразделения администрации Города Томска в день поступления, документы, требующие безотлагательного исполнения - немедленно.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 20 июля 2015 г. N р 797 в подпункт 5.5.2 подраздела 5.5 настоящего приложения внесены изменения
5.5.2. С учетом содержащихся в документах вопросов руководитель органа или структурного подразделения администрации Города Томска поручает их рассмотрение и исполнение к определенным срокам конкретным сотрудникам органа или структурного подразделения администрации Города Томска. Поручения, как правило, оформляются в письменной форме на свободном от текста верхнем поле первой страницы документа или на бланке формата А6 в виде резолюции.
Проекты документов, представленные для согласования, также рассматриваются в первую очередь и в сроки определенные пунктом 4.1.15 настоящего Стандарта и возвращаются авторам с визой согласования или заключением.
Исполнители в указанные в резолюциях сроки докладывают или представляют в письменной форме информацию руководителям соответствующих органов или структурных подразделений администрации Города Томска о ходе работы по исполнению документов.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и полное исполнение документа и обязаны в установленные сроки представить ответственному исполнителю необходимые материалы.
5.5.3. Работа с документом предусматривает:
- сбор и анализ информации, подготовку предложений по организации исполнения документа в соответствии с резолюцией;
- при необходимости - подготовку проекта муниципального правового акта, письма, телеграммы, соглашения и т.п. во исполнение поступившего документа: разработку текста, согласование проекта с заинтересованными лицами, представление согласованного и оформленного в соответствии с требованиями настоящего Стандарта проекта документа на подпись руководителю, передачу подписанного документа со списком рассылки для регистрации, конвертирования и отправки.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 20 марта 2017 г. N р 245 в пункт 5.5.4 настоящего приложения внесены изменения
5.5.4. При подготовке исполнителем проектов исходящего документа, доверенности, соглашения, заключаемого от имени муниципального образования "Город Томск" или администрации Города Томска (в том числе соглашения о предоставлении межбюджетных трансфертов, о взаимном сотрудничестве), подписание которых осуществляется Мэром Города Томска или по его письменному поручению иным должностным лицом, исполнитель обеспечивает проведение внутреннего согласования проектов исходящего документа, доверенности, соглашения с уполномоченными должностными лицами в следующем порядке.
Исполнитель готовит лист согласования (визирования) проектов исходящего документа, доверенности, соглашения по форме согласно приложению 31 к настоящему Стандарту, распечатывает его на оборотной стороне отдельного листа, содержащего текст первого листа исходящего документа, доверенности, соглашения (без указания в нем реквизита документа "Подпись документа"), прикладывает к проектам исходящего документа, доверенности, соглашения и передает указанные документы с приложением листа согласования (визирования) уполномоченным должностным лицам.
Проект исходящего документа по вопросам формирования основных направлений бюджетной и налоговой политики муниципального образования "Город Томск", развития налогооблагаемой базы и доходных источников муниципального образования "Город Томск" направляется на визирование заместителю Мэра Города Томска по экономическому развитию и инновациям.
5.5.4.1. Проект доверенности подлежит визированию в следующей последовательности:
- поверенным;
- руководителем органа администрации Города Томска, в котором поверенный замещает должность муниципальной службы;
- сотрудником департамента правового обеспечения администрации Города Томска.
Информация об изменениях:
Пункт 5.5.4.2 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 22 февраля 2018 г. N р 185
5.5.4.2. Проект соглашения о предоставлении межбюджетных трансфертов подлежит визированию в следующей последовательности:
- руководителем органа администрации Города Томска, являющегося получателем средств межбюджетных трансфертов;
- заместителем (заместителями) Мэра Города Томска, курирующим (курирующими) соответствующую отрасль городского хозяйства;
- начальником департамента управления муниципальной собственностью администрации Города Томска;
- заместителем Мэра Города Томска - начальником департамента финансов администрации Города Томска;
- начальником департамента правового обеспечения администрации Города Томска.
5.5.4.3. Проекты иных соглашений подлежат визированию в следующей последовательности:
- руководителем органа администрации Города Томска к сфере деятельности которого относится решение вопросов, предусмотренных проектом соглашения.
- начальником департамента правового обеспечения администрации Города Томска.
Информация об изменениях:
Пункт 5.5.5 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.5.5. Поступившие для рассмотрения Мэру Города Томска документы о присвоении наград федерального, регионального уровней (наградные листы для представления к награждению государственными наградами Российской Федерации, ходатайства о награждении наградами и присвоении почетных званий Томской области и др.) регистрируются в отделе по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска и после рассмотрения их Мэром Города Томска сканируются и направляются в электронной форме в информационной системе "Канцелярия" управляющему делами администрации Города Томска для рассмотрения на предмет целесообразности присвоения наград федерального, регионального уровней.
Управляющий делами администрации Города Томска обеспечивает направление в следующие органы и структурные подразделения администрации Города Томска (далее по тексту пункта - ответственные исполнители) запросов о предоставлении сведений, необходимых для принятия решения о целесообразности присвоения лицу награды федерального или регионального уровней:
1) в департамент управления муниципальной собственностью администрации Города Томска о наличии у награждаемого и (или) организации, ходатайствующей о присвоении награды федерального или регионального уровней:
- задолженности перед бюджетом муниципального образования "Город Томск" (в части арендных платежей, платы по договору купли-продажи муниципального имущества, платы за право заключить договор о развитии застроенной территории, платы за право заключить договор аренды земельного участка для комплексного освоения в целях жилищного строительства, штрафов, неустоек и прочих платежей);
- нарушений исполнения заключенных с администрацией Города Томска и ее органами соглашений, договоров (договоров аренды, безвозмездного пользования, купли-продажи, договоров о развитии застроенной территории, инвестиционных договоров на реконструкцию (восстановление) объектов муниципальной собственности, договоров на установку и эксплуатацию рекламных конструкций, а также иных договоров, возможность заключения которых предусмотрена действующим законодательством Российской Федерации);
- предписаний о демонтаже рекламных конструкций.
2) в комитет общественной безопасности администрации Города Томска о наличии вынесенных городской административной комиссией города Томска в отношении награждаемого и (или) организации, ходатайствующей о присвоении награды федерального или регионального уровней, постановлений о привлечении к административной ответственности за совершение административных правонарушений, предусмотренных Кодексом Томской области об административных правонарушениях.
3) в администрации районов Города Томска о наличии у награждаемого и (или) организации, ходатайствующей о присвоении награды федерального или регионального уровней:
- задолженности перед бюджетом муниципального образования "Город Томск" (в части платы за жилое помещение);
- нарушений исполнения заключенных с администрациями районов Города Томска соглашений и договоров (договоров найма жилых помещений и др.);
- вынесенных в отношении них административными комиссиями администраций соответствующих районов Города Томска постановлений о привлечении к административной ответственности за совершение административных правонарушений, предусмотренных Кодексом Томской области об административных правонарушениях.
Ответственные исполнители осуществляют предоставление указанных сведений управляющему делами администрации Города Томска в срок не более 10 календарных дней со дня регистрации в администрации Города Томска документов о присвоении наград федерального, регионального уровней.
На основании поступивших от ответственных исполнителей сведений управляющий делами администрации Города Томска готовит и предоставляет Мэру Города Томска заключение о целесообразности награждения лица наградой федерального или регионального уровней в срок не более 5 календарных дней со дня получения сведений от ответственных исполнителей.
Общий срок для направления Мэру Города Томска заключения о целесообразности награждения лица наградой федерального или регионального уровней составляет 15 календарных дней со дня регистрации в администрации Города Томска документов о присвоении наград федерального, регионального уровней
Информация об изменениях:
Пункт 5.5.6 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.5.6. Документы (соглашения, протоколы), требующие согласования или утверждения Мэром Города Томска, направляются в его адрес с сопроводительными письмами через отдел по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска для регистрации и передачи Мэру Города Томска. После рассмотрения Мэром Города Томска возвращаются в отдел по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска для передачи в органы и структурные подразделения администрации Города Томска, подготовившие документ.
5.5.7. При представлении документа на подпись должностному лицу необходимо учитывать, что документы подписываются в соответствии с компетенцией руководителей. Не допускается подписание ответа руководителем, не имеющим соответствующих полномочий.
Ответ на поступивший документ направляется, как правило, за подписью лица, которому документ адресован. Ответ от имени администрации Города Томска направляется за подписью должностных лиц, указанных в пункте 3.2.19.1 настоящего Стандарта.
При наличии резолюции "Для подготовки ответа" исполнителю следует подготовить проект ответа, лист согласования (визирования) проекта исходящего документа, направить указанные документы непосредственному руководителю для визирования и далее передать указанные документы для визирования (подписания) автору резолюции.
Информация об изменениях:
Пункт 5.5.8 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.5.8. Исходящие документы, подписанные руководителями структурных подразделений администрации Города Томска, их сотрудниками регистрируются сотрудниками, ответственными за ведение делопроизводства в указанных структурных подразделениях администрации Города Томска, и передаются адресатам через соответствующие ячейки в отделе по работе с обращениями юридических лиц комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска.
В случае необходимости отправки в виде почтового отправления исходящего документа, подписанного руководителем или должностным лицом структурного подразделения администрации Города Томска, сотрудник, ответственный за ведение делопроизводства в структурном подразделении администрации Города Томска, передает оформленный в конверт исходящий документ в комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска для осуществления его франкирования и отправления адресату. Исходящий документ, подписанный руководителем или должностным лицом органа администрации Города Томска, направляется сотрудником, ответственным за ведение делопроизводства в органе администрации Города Томска, самостоятельно посредством электронной либо почтовой связи.
Информация об изменениях:
Пункт 5.5.9 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.5.9. На документах, направленных для ознакомления и учета в работе, проставляются подписи ознакомившихся с ними руководителей и специалистов, после чего документы возвращаются в канцелярию и помещаются в дело.
При оперативном решении вопросов и в случае отсутствия необходимости в документированном подтверждении исполнения поручения (резолюции) исполнитель делает на документах или листах формата А6 заверенные личной подписью отметки. Например: "Решение принято.", "15.02.2013 проведено совещание.", "Участие в конференции нецелесообразно." и т.п.
О завершении работы с документом исполнитель информирует сотрудника, ответственного за делопроизводство, который вносит в информационную систему "Канцелярия" органа или структурного подразделения администрации Города Томска отметку об исполнении и возвращает документ в комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска.
При поступлении исполненного документа в комитет по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска за подписью руководителя органа или структурного подразделения администрации Города Томска документ передается должностному лицу администрации Города Томска, наложившему резолюцию, для принятия решения о снятии поручения с контроля и списании "В дело". Отметка об исполнении документа и направлении его "В дело" помещается в нижнем левом углу первого листа исходящего документа и включает в себя слово "В дело", дату и подпись руководителя. Допускается также указание о принятых мерах, например: "Вопрос обсужден: дано разъяснение в личной беседе" и т.д. Документ возвращается в комитет по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска для отметки о списании и помещении "В дело".
При необходимости с документа, находящегося на хранении, сотрудниками комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска снимается копия (по согласованию с председателем комитета по работе с обращениями граждан и юридических лиц администрации Города Томска).
Информация об изменениях:
Раздел 5 дополнен пунктом 5.5-1. - Распоряжение Администрации г. Томска от 16 ноября 2017 г. N р 1476
5.5-1. Особенности согласования решений администрации Города Томска о предоставлении субсидий из бюджета муниципального образования "Город Томск"
5.5-1.1. Решения администрации Города Томска о предоставлении (об отказе в предоставлении) субсидий из бюджета муниципального образования "Город Томск" в случаях доведения до администрации Города Томска в соответствии с бюджетным законодательством Российской Федерации как получателю бюджетных средств лимитов бюджетных обязательств на предоставление субсидий на соответствующий финансовый год (соответствующий финансовый год и плановый период) принимаются в следующих формах (если иное не предусмотрено порядком предоставления субсидий либо порядком определения объема и предоставления субсидий):
1) решение о предоставлении субсидии - в форме муниципального правового акта администрации Города Томска;
2) решение об отказе в предоставлении субсидии - в форме информационного письма администрации Города Томска за подписью должностного лица, определенного муниципальным правовым актом администрации Города Томска, определяющим порядок предоставления субсидий соответствующего вида.
5.5.-1.2. Визирование проектов муниципальных правовых актов администрации Города Томска, указанных в подпункте 1 пункта 5.5-1.1 настоящего Стандарта, осуществляется в срок не более 7 календарных дней следующими должностными лицами и в следующей последовательности:
- непосредственным исполнителем документа, руководителем соответствующего структурного подразделения органа администрации Города Томска (при наличии), руководителем органа администрации Города Томска;
- заместителем (заместителями) Мэра Города Томска, курирующим (курирующими) соответствующую отрасль городского хозяйства, в рамках которой осуществляется предоставление субсидий соответствующего вида;
- руководителем департамента финансов администрации Города Томска либо лицом, его замещающим;
- начальником департамента правового обеспечения администрации Города Томска либо лицом, его замещающим;
- управляющим делами администрации Города Томска либо лицом, его замещающим.
5.5.-1.3. При согласовании проектов муниципальных правовых актов администрации Города Томска, указанных в подпункте 1 пункта 5.5.-1.1 настоящего Стандарта, исполнитель документа обеспечивает:
1) включение в текст проектов муниципальных правовых актов, определяющих порядок предоставления субсидий соответствующего вида, положений о порядке принятия администрацией Города Томска решений о предоставлении (об отказе в предоставлении) субсидий с учетом пункта 5.5.-1 настоящего Стандарта;
2) одновременное предоставление визирующему лицу документов, являющихся основанием для принятия решения о предоставлении субсидии соответствующего вида, в том числе документов, представленных заявителем для получения субсидии.
5.6. Работа с обращениями и запросами депутатов всех уровней и членов Совета Федерации Федерального Собрания Российской Федерации
5.6.1. Подготовка и направление ответов на обращения и запросы депутатов разных уровней и членов Совета Федерации осуществляются в соответствии с законодательством Российской Федерации и Томской области.
5.6.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата (члена Совета Федерации), имеющее подпись депутата (члена Совета Федерации) и дату.
При обращении депутата (члена Совета Федерации) в администрацию Города Томска по вопросам своей деятельности должностные лица должны предоставить депутату (члену Совета Федерации) всю информацию, связанную с его деятельностью, в предусмотренном действующим законодательством и муниципальными правовыми актами порядке.
При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке, установленном действующим законодательством Российской Федерации о государственной тайне.
5.6.3. Должностное лицо, которому направлен запрос члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы, должно дать ответ на него в письменной форме не позднее чем через 30 дней со дня его регистрации в администрации Города Томска или в иной, согласованный с инициатором запроса, срок.
При обращении члена Совета Федерации, депутата Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации по вопросам, связанным с их деятельностью, в администрацию Города Томска (ее органы) или к Мэру Города Томска соответствующие должностные лица безотлагательно (при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня регистрации обращения в администрации Города Томска) дают ответ и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. Если обращение требует дополнительной проверки или истребования каких-либо дополнительных материалов, должностные лица обязаны проинформировать об этом обратившегося члена Совета Федерации или депутата Государственной Думы.
На депутатский запрос, если иное не установлено действующим законодательством, ответ должен быть дан должностным лицом в письменной форме не позднее 15 дней со дня его регистрации в администрации Города Томска.
На депутатское обращение, если иное не установлено действующим законодательством, должностное лицо, которому оно адресовано, обязано дать ответ в письменной форме не позднее 20 дней со дня регистрации обращения в администрации Города Томска, либо в иной срок, согласованный с инициатором обращения.
5.6.4. Обращения и запросы депутатов и документы по их рассмотрению формируются в дела в соответствии с номенклатурой дел.
Информация об изменениях:
Раздел V дополнен подразделом 5.6-1. - Распоряжение Администрации г. Томска от 2 ноября 2017 г. N р 1413
5.6-1. Особенности работы с запросами информации редакции средства массовой информации
5.6-1.1. Подготовка и направление ответа на запросы информации редакции средства массовой информации (далее - запрос СМИ) осуществляются в соответствии с Законом Российской Федерации от 27.12.1991 N 2124-1 "О средствах массовой информации", Федеральным законом от 09.02.2009 N 8-ФЗ "Об обеспечении доступа к информации о деятельности государственных органов и органов местного самоуправления".
5.6-1.2. Сведения на запрос СМИ должны быть предоставлены в семидневный срок со дня получения письменного запроса, если в трехдневный срок со дня получения письменного запроса не вручено уведомление об отказе в предоставлении запрашиваемой информации либо уведомление об отсрочке в предоставлении запрашиваемой информации.
5.6-1.3. При наличии в резолюции о рассмотрении запроса СМИ нескольких исполнителей:
1) ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым, либо лицо, в отношении которого имеется отметка "ответственный исполнитель", "отв. исп.") организует работу соисполнителей, определяет сроки представления соисполнителями предложений (в том случае, если документ не имеет в тексте резолюции пометку "срочно", "оперативно"), готовит итоговый проект ответа на запрос СМИ (согласованный с остальными соисполнителями, не предоставившими свои предложения) и представляет его на подпись лицу, давшему поручение. Ответственность за содержание итогового проекта ответа на запрос СМИ несет ответственный исполнитель;
2) если ответственным исполнителем сроки представления соисполнителями предложений не определены, соисполнители осуществляют предоставление предложений не позднее 5 календарных дней до окончания срока получения сведений на запрос СМИ;
3) в случае подготовки ответа на запрос СМИ, имеющий в тексте резолюции пометку "срочно", соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю свои предложения в течение 5 часов с момента его получения или осуществить согласование итогового проекта ответа на запрос СМИ в течение 3 часов с момента его получения;
4) в случае подготовки ответа на запрос СМИ, имеющий в тексте резолюции пометку "оперативно", соисполнители обязаны предоставить ответственному исполнителю свои предложения не позднее 6 календарных дней до окончания срока получения сведений на запрос СМИ или осуществить согласование итогового проекта ответа на запрос СМИ в течение 1 календарного дня с момента его получения.
5.6-1.4. В случае если соисполнитель в установленные сроки не предоставил свое предложение либо не осуществил согласование итогового проекта ответа на запрос СМИ, то поручение таким соисполнителем считается неисполненным.
5.6-1.5. В случае если проект итогового ответа на запрос СМИ не согласован соисполнителями либо не содержит в приложении предложений соисполнителей, то такой документ не подлежит регистрации сотрудниками контрольного управления администрации Города Томска, не передается на подпись должностному лицу, наложившему резолюцию, и возвращается ответственному исполнителю. В таком случае поручение по документу ответственным исполнителем считается неисполненным.
5.6-1.6. Проект ответа на запрос СМИ, подготовленный в соответствии с требованиями настоящего Стандарта, передается на подпись должностному лицу администрации Города Томска в соответствии с компетенцией через контрольное управление администрации Города Томска не позднее 3 календарных дней до окончания срока получения сведений на запрос СМИ.
5.6-1.7. Подписанный проект ответа на запрос СМИ регистрируется контрольным управлением администрации Города Томска в день его подписания должностным лицом и рассылается любым доступным способом, позволяющим подтвердить получение адресатом, не позднее дня окончания срока получения сведений на запрос СМИ.
Информация об изменениях:
Раздел V дополнен подразделом 5.6-2. - Распоряжение Администрации г. Томска от 2 ноября 2017 г. N р 1413
5.6-2. Особенности работы с обращениями граждан и юридических лиц. Организация личного приема граждан
Информация об изменениях:
Пункт 5.6-2.1 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 31 января 2018 г. N р 66
Изменения распространяют свое действие на правоотношения, возникшие с 1 декабря 2017 г.
5.6-2.1. Рассмотрение обращений граждан и юридических лиц осуществляется администрацией Города Томска, ее органами, Мэром Города Томска, первым заместителем Мэра Города Томска, заместителями Мэра Города Томска, управляющим делами администрации Города Томска, заместителем управляющего делами администрации Города Томска, руководителями отраслевых и территориальных органов администрации Города Томска и иными уполномоченными должностными лицами администрации Города Томска и ее органов.
Распределение обращений граждан и юридических лиц осуществляется с учетом требований пунктов 5.2.6, 5.2.7, 5.3.9, 5.3.10 настоящего Стандарта.
5.6-2.2. Требования настоящего пункта Стандарта распространяются на все обращения, поступившие от следующих категорий граждан и юридических лиц (далее по тексту настоящего пункта - заявители):
- граждан Российской Федерации;
- иностранных граждан и лиц без гражданства, за исключением случаев, установленных международным договором Российской Федерации или федеральным законом;
- объединений граждан, включая юридические лица (далее по тексту настоящего пункта - юридические лица).
Требования настоящего пункта Стандарта не распространяются на обращения, поступившие от федеральных органов исполнительной власти, органов исполнительной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления, государственных или муниципальных учреждений, государственных или муниципальных унитарных предприятий.
При поступлении предложений, жалоб и заявлений по телефону гражданам разъясняется порядок рассмотрения обращений граждан, установленный Федеральным законом от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации", Законом Томской области от 11.01.2007 N 5-ОЗ "Об обращениях граждан в государственные органы Томской области и органы местного самоуправления".
5.6-2.3. Сроки рассмотрения обращений граждан и юридических лиц:
1) общий срок рассмотрения письменного обращения не должен превышать 30 календарных дней со дня регистрации обращения в администрации Города Томска или ее органе, включая направление ответа на обращение;
2) в исключительных случаях, а также в случае направления запроса в другие органы, другому должностному лицу срок рассмотрения письменного обращения заявителя может быть продлен не более чем на 30 календарных дней с уведомлением об этом обратившегося заявителя и обоснованием необходимости продления сроков;
3) Мэром Города Томска, первым заместителем Мэра Города Томска, заместителями Мэра Города Томска, управляющим делами администрации Города Томска, заместителем управляющего делами администрации Города Томска, руководителями отраслевых и территориальных органов администрации Города Томска (далее по тексту настоящего пункта - должностные лица администрации Города Томска) устанавливаются сокращенные сроки подготовки ответа на обращение, если обращение не требует проверки, требует срочного вмешательства, на обращение в сфере инвестиционной и предпринимательской деятельности, а также в иных случаях в соответствии с действующим законодательством.
В случаях, когда последний день срока приходится на нерабочий день, днем окончания срока считается ближайший следующий за ним рабочий день.
5.6-2.4. Информирование о порядке рассмотрения обращений заявителей в администрации Города Томска и ее органах, в том числе о ходе рассмотрения обращения осуществляют муниципальные служащие, уполномоченные в установленном муниципальными правовыми актами муниципального образования "Город Томск" порядке на осуществление работы с обращениями граждан и юридических лиц в администрации Города Томска и ее органах (далее по тексту настоящего пункта - муниципальный служащий по работе с обращениями).
5.6-2.5. Рассмотрение обращений заявителей, поступивших в письменной форме, включает в себя следующие процедуры:
- прием, предварительная обработка и регистрация обращения;
- рассмотрение обращения должностным лицом администрации Города Томска и наложение резолюции;
- внесение муниципальным служащим по работе с обращениями в базу данных содержания резолюции, информации о назначенном исполнителе (соисполнителях), отметки о постановке на контроль сроков рассмотрения обращения, сроках исполнения поручений и направление обращения и прилагаемых к нему документов исполнителю (соисполнителям);
- рассмотрение обращения исполнителем (муниципальным служащим, определенным в резолюции должностного лица администрации Города Томска в качестве ответственного за выполнение поручений по конкретному обращению), а также соисполнителем(-ями);
- рассмотрение и подписание ответа на обращение должностным лицом администрации Города Томска;
- отправка ответа на обращение заявителю.
5.6-2.6. Прием, предварительная обработка и регистрация обращения.
5.6-2.6.1. Обращение в письменной форме может поступить в администрацию Города Томска или ее органы одним из следующих способов:
- доставлено лично;
- доставлено нарочным;
- почтовым отправлением;
- по адресу электронной почты: mail@admin.tomsk.ru либо через раздел "Администрация"/ "Виртуальная приемная"/ "Обращение в администрацию" Официального портала муниципального образования "Город Томск";
- через раздел "Бизнесу"/ "Канал прямой связи для инвесторов" Официального портала муниципального образования "Город Томск";
- специальной связью;
- факсом (при поступлении обращения гражданина, перенаправленного из государственного органа, органа местного самоуправления или от должностного лица в порядке, определенном частями 3 и 4 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации");
5.6-2.6.2. Предварительная обработка поступивших обращений:
1) на стадии предварительной обработки поступивших обращений муниципальный служащий по работе с обращениями отбирает обращения:
- содержащие нецензурные или оскорбительные выражения, угрозы жизни, здоровью и имуществу должностного лица, а также членов его семьи;
- обращения, текст которых не поддается прочтению;
- обращения, в которых не указаны фамилия гражданина (наименование юридического лица), направившего обращение или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ;
2) муниципальный служащий по работе с обращениями также проверяет поступившее обращение на неоднократность.
Неоднократными являются обращения, поступившие от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени подачи первого обращения истек установленный законодательством срок рассмотрения и заявитель не согласен с принятым по его обращению решением. Обращения одного и того же автора по одному и тому же вопросу, поступившие до истечения срока рассмотрения, являются первичными.
5.6-2.6.3. Регистрация обращения заявителя (включая прием и предварительное рассмотрение) не может превышать в общей сложности трех календарных дней со дня поступления обращения в администрацию Города Томска, ее органы или должностным лицам, указанным в пункте 5.6-2.1 настоящего Стандарта. В случае поступления обращения в день, предшествующий праздничным или выходным дням, его регистрация может производиться в рабочий день, следующий за праздничными или выходными днями.
5.6-2.6.4. Регистрация обращений ведется с использованием информационной системы "Канцелярия".
Если обращение подписано двумя и более авторами, обращение является коллективным, о чем делается отметка в информационной системе "Канцелярия".
При регистрации вносится следующая информация о поступившем обращении:
- дата поступления обращения;
- заголовок - краткое содержание (суть) обращения;
- повторность (неоднократность) обращения;
- вид обращения (заявление, предложение, жалоба);
- данные об обратившемся: фамилия, имя, отчество (последнее - при наличии) заявителя - физического лица, наименование заявителя - юридического лица, фамилию, имя, отчество (последнее - при наличии) руководителя заявителя - юридического лица, почтовый адрес и (или) адрес электронной почты (последний - при наличии), контактный номер телефона (при наличии);
- тема (темы) обращения в соответствии с типовым общероссийским тематическим классификатором обращений граждан, организаций и общественных объединений. При регистрации обращений, поступивших через раздел "Бизнесу"/ "Канал прямой связи для инвесторов" Официального портала муниципального образования "Город Томск", указывается тема "Канал прямой связи для инвесторов".
Датой регистрации считается дата, указанная на регистрационном штампе администрации Города Томска или ее органа.
Датой регистрации обращения в форме электронного документа считается дата, указанная в информационной системе "Канцелярия" администрации Города Томска или ее органа.
5.6-2.6.5. По требованию заявителя муниципальным служащим по работе с обращениями ставится штамп с указанием даты принятия обращения на втором экземпляре обращения, который остается у заявителя, либо на копии обращения.
5.6-2.6.6. По обращениям, указанным в подпункте 1 пункта 5.6-2.6.2 настоящего Стандарта, муниципальный служащий по работе с обращениями готовит и направляет письменное предложение должностному лицу администрации Города Томска об оставлении обращения без ответа по существу поставленных вопросов, о подготовке заявителю информационного письма о недопустимости злоупотребления правом, о том, что ответ на обращение не дается и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией в связи с тем, что текст письменного обращения не поддается прочтению, соответственно.
5.6-2.6.7. Зарегистрированные обращения передаются должностным лицам администрации Города Томска не позднее следующего рабочего дня со дня регистрации обращения.
5.6-2.6.8. Исключен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
Информация об изменениях:
5.6-2.6.9. Муниципальный служащий по работе с обращениями по письменным обращениям, содержащим информацию о фактах возможных нарушений законодательства Российской Федерации в сфере миграции, организует направление указанных обращений в течение пяти календарных дней со дня регистрации в территориальный орган федерального органа исполнительной власти, осуществляющего правоприменительные функции, функции по контролю, надзору и оказанию государственных услуг в сфере миграции, и Губернатору Томской области с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации его обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
5.6-2.7. Рассмотрение обращения должностным лицом администрации Города Томска и наложение резолюции.
5.6-2.7.1. Должностное лицо администрации Города Томска по результатам ознакомления с текстом обращения, прилагаемыми документами:
- определяет исполнителей, характер, сроки действий и сроки рассмотрения обращения, дает необходимые поручения, в том числе о рассмотрении обращения с выездом на место;
- при наличии оснований, предусмотренных подпунктом 1 пункта 5.6-2.6.2 настоящего Стандарта, готовит поручение муниципальному служащему по работе с обращениями о подготовке заявителю информационного письма следующего содержания:
а) о недопустимости злоупотребления правом;
б) о том, что ответ на обращение не дается, и оно не подлежит направлению на рассмотрение в государственный орган, орган местного самоуправления или должностному лицу в соответствии с их компетенцией в связи с тем, что текст письменного обращения не поддается прочтению;
- если решение поставленных в письменном обращении вопросов относится к компетенции нескольких органов администрации Города Томска или должностных лиц, должностное лицо администрации Города Томска, наложившее резолюцию, в своей резолюции указывает исполнителей. При этом указывается ответственный исполнитель (лицо, названное в резолюции первым, либо лицо, в отношении которого имеется отметка "ответственный исполнитель", "отв. исп."). На ответственного исполнителя возложена ответственность за подготовку окончательного ответа заявителю.
Максимальный срок для подготовки поручения и передачи обращения с поручением муниципальному служащему по работе с обращениями - два календарных дня со дня получения должностным лицом администрации Города Томска или ее органа такого обращения.
5.6-2.8. Внесение муниципальным служащим по работе с обращениями в базу данных содержания резолюции, информации о назначенном исполнителе (соисполнителях), отметки о постановке на контроль сроков рассмотрения обращения, сроках исполнения поручений и направление обращения и прилагаемых к нему документов исполнителю (соисполнителям).
5.6-2.8.1. По результатам рассмотрения обращения должностным лицом администрации Города Томска муниципальный служащий по работе с обращениями:
- вносит в информационную систему "Канцелярия" содержание резолюции, информацию о назначенном исполнителе (соисполнителях), отметку о постановке на контроль сроков рассмотрения обращения, сроках исполнения поручений;
- осуществляет сканирование документов и направляет их с резолюцией на исполнение в электронной форме в информационной системе "Канцелярия" исполнителю (соисполнителю(-ям)). В бумажной форме документы на исполнение не передаются.
Максимальный срок для направления обращения и прилагаемых к нему документов исполнителю (соисполнителю(-ям)) - один рабочий день со дня получения обращения от должностного лица администрации Города Томска.
5.6-2.9. Рассмотрение обращения исполнителем (муниципальным служащим, определенным в резолюции должностного лица администрации Города Томска в качестве ответственного за выполнение поручений по конкретному обращению), а также соисполнителем(-ями).
5.6-2.9.1. Максимальный срок рассмотрения обращения исполнителем составляет не более 25 календарных дней со дня регистрации обращения.
В случае если письменное обращение, поступившее в адрес Мэра Города Томска, в администрацию Города Томска, содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию Мэра Города Томска, администрации Города Томска и ее структурных подразделений, но входит в компетенцию иных государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, исполнитель по обращению в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения в администрации Города Томска направляет обращение в соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления и соответствующему должностному лицу с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
В случае если письменное обращение, поступившее в отраслевой или территориальный орган администрации Города Томска на имя соответствующего руководителя, содержит вопросы, решение которых не входит в компетенцию такого должностного лица или органа администрации Города Томска, но входит в компетенцию иного должностного лица или органа администрации Города Томска, иных государственных органов, органов местного самоуправления и должностных лиц, исполнитель по обращению в течение семи календарных дней со дня регистрации обращения в органе администрации Города Томска направляет обращение в соответствующий орган администрации Города Томска или соответствующему должностному лицу администрации Города Томска, соответствующий государственный орган, орган местного самоуправления и соответствующему должностному лицу с уведомлением гражданина, направившего обращение, о переадресации обращения, за исключением случая, указанного в части 4 статьи 11 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации".
Если исполнитель по обращению в указанный срок не осуществил действия, предусмотренные абзацами 2, 3 настоящего подпункта, на него возлагается обязанность по подготовке ответа заявителю по существу поставленных в нем вопросов путем совершения, в том числе действий, предусмотренных подпунктом 5.6-2.9.3 настоящего Стандарта.
5.6-2.9.2. В процессе рассмотрения обращения по существу исполнитель:
- обеспечивает объективное, всестороннее и своевременное рассмотрение обращения, в случае необходимости - с участием заявителя, направившего обращение (в случае рассмотрения обращения заявителя, обратившегося в Управление Президента Российской Федерации по работе с обращениями граждан и организаций, и перенаправленного в соответствии с частью 3 статьи 8 Федерального закона от 02.05.2006 N 59-ФЗ "О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации" в администрацию Города Томска, исполнитель в обязательном порядке рассматривает обращение с непосредственным участием заявителя, направившего данное обращение);
- запрашивает в установленном действующим законодательством порядке, в том числе в электронной форме, необходимые для рассмотрения обращения документы и материалы в других государственных органах, органах местного самоуправления, органах администрации Города Томска, в муниципальных учреждениях и предприятиях, у иных должностных лиц, за исключением судов, органов дознания и органов предварительного следствия;
- принимает меры, направленные на восстановление или защиту нарушенных прав, свобод и законных интересов заявителя;
- подготавливает проект письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов, за исключением случаев, предусмотренных действующим законодательством Российской Федерации;
- подготавливает уведомление заявителя о направлении его обращения на рассмотрение в другой государственный орган, орган местного самоуправления или иному должностному лицу в соответствии с их компетенцией;
- инициирует проведение служебной проверки.
5.6-2.9.3. В случае необходимости получения дополнительной информации по вопросам, поставленным в обращении, в иных органах государственной власти, в органах местного самоуправления, органах администрации Города Томска, муниципальных предприятиях и учреждениях, у должностных лиц администрации Города Томска и ее органов, в других организациях исполнителем подготавливается запрос.
Запрос должен содержать:
- данные об обращении, по которому запрашивается информация;
- вопрос обращения, для разрешения которого необходима информация;
- вид запрашиваемой информации, содержание запроса;
- срок, в течение которого необходимо предоставить информацию по запросу.
Запрос направляется:
- в органы государственной власти, органы местного самоуправления - за подписью Мэра Города Томска или уполномоченного им должностного лица или должностного лица, подготовившего поручение о рассмотрении обращения;
- в органы администрации Города Томска, должностным лицам администрации Города Томска и ее органов, в муниципальные организации муниципального образования "Город Томск" - за подписью должностного лица, подготовившего поручение о рассмотрении обращения, исполнителя (соисполнителей) или иного уполномоченного должностного лица в соответствии с их должностными инструкциями.
5.6-2.9.4. При направлении запроса в соответствии с подпунктом 5.6-2.9.3 настоящего Стандарта ответственный исполнитель решает вопрос о необходимости продления срока рассмотрения обращения заявителя и в случае принятия решения о необходимости продления срока рассмотрения обращения заявителя не позднее, чем за четыре календарных дня до окончания срока рассмотрения обращается к должностному лицу администрации Города Томска, подготовившему поручение, с мотивированной просьбой о продлении срока рассмотрения обращения заявителя не более чем на 30 календарных дней.
При необходимости продления срока рассмотрения обращения гражданина по основаниям, не предусмотренным подпунктом 5.6-2.9.3 настоящего Стандарта, ответственный исполнитель обязан обратиться к должностному лицу администрации Города Томска, подготовившему поручение, с мотивированной просьбой о продлении срока исполнения не позднее, чем за четыре дня до дня истечения срока рассмотрения обращения.
О продлении срока рассмотрения обращения в обязательном порядке уведомляется заявитель, направивший обращение.
5.6-2.9.5. При рассмотрении обращения исполнитель осуществляет все предоставленные ему полномочия в соответствии с должностной инструкцией.
В случае недостаточности полномочий исполнителя для всестороннего и полного решения вопросов, поставленных в обращении, оформление необходимых документов и совершение действий осуществляются через должностных лиц администрации Города Томска.
5.6-2.9.6. В случае если рассмотрение обращения поручено нескольким исполнителям ответственный исполнитель:
- определяет порядок и сроки подготовки ответа на обращение, в том числе определяет сроки представления соисполнителями предложений;
- организует работу соисполнителей;
- осуществляет контроль за полнотой и правильностью подготовки материалов по обращению всеми соисполнителями и соблюдение ими установленных сроков;
- формирует окончательный ответ по обращению (согласованный с остальными соисполнителями, не предоставившими свои предложения).
Если ответственным исполнителем сроки представления соисполнителями предложений не определены, соисполнители осуществляют предоставление предложений в сроки, сокращенные вдвое от установленных действующим законодательством Российской Федерации сроков (либо от установленных в резолюции должностного лица администрации Города Томска).
В случае если соисполнитель в установленные сроки не предоставил свое предложение либо не осуществил согласование итогового проекта ответа на документ, то поручение таким соисполнителем считается неисполненным.
В случае если проект итогового ответа на документ не согласован соисполнителями либо не содержит в приложении предложений соисполнителей, то такой документ не подлежит регистрации сотрудниками отдела по работе с обращениями граждан комитета по работе с обращениями контрольного управления администрации Города Томска, не передается на подпись должностному лицу администрации Города Томска, наложившему резолюцию, и возвращается ответственному исполнителю. В таком случае поручение по документу ответственным исполнителем считается неисполненным.
5.6-2.9.7. В случае если текст письменного обращения не поддается прочтению, исполнителем готовится письменный ответ, в котором заявителю излагаются причины невозможности рассмотрения обращения, если фамилия (наименование) или почтовый адрес заявителя поддаются прочтению.
5.6-2.9.8. В случае если в письменном обращении не указаны фамилия (наименование) заявителя, направившего обращение, или почтовый адрес, по которому должен быть направлен ответ, письменный ответ заявителю не дается, о чем исполнитель письменно уведомляет должностное лицо администрации Города Томска, подготовившее поручение о рассмотрении обращения. Если в указанном обращении содержатся сведения о подготавливаемом, совершаемом или совершенном противоправном деянии, а также о лице, его подготавливающем, совершающем или совершившем, обращение подлежит направлению в государственный орган в соответствии с его компетенцией.
5.6-2.9.9. При подготовке ответа на обращение, в котором обжалуется судебное решение, исполнитель указывает в ответе на обращение основания для возвращения обращения заявителю, и разъясняет порядок обжалования данного судебного решения в срок, не превышающий 7 календарных дней со дня регистрации обращения.
5.6-2.9.10. Подготовленные проекты ответов должны соответствовать следующим требованиям:
- ответ должен содержать конкретную и четкую информацию по всем вопросам, поставленным в обращении;
- если просьба, изложенная в обращении, не может быть решена положительно, то указывается, по каким причинам она не может быть удовлетворена;
- в ответ должны быть включены следующие реквизиты: адресат, почтовый адрес либо адрес электронной почты, ссылка на регистрационный номер и дату обращения, фамилия, инициалы и номер телефона исполнителя.
Проект ответа должен быть завизирован исполнителем (содержать личную подпись), в случае необходимости, иными должностными лицами.
5.6-2.9.11. Подготовленный по результатам рассмотрения обращения проект ответа на обращение передается исполнителем муниципальному служащему по работе с обращениями в электронной форме в информационной системе "Канцелярия", не позднее, чем за пять календарных дней до дня окончания установленного срока рассмотрения обращений, если иное не установлено в поручении должностного лица администрации Города Томска.
Муниципальный служащий по работе с обращениями передает проект ответа на обращение должностному лицу администрации Города Томска в день получения ответа на обращение от исполнителя.
5.6-2.10. Рассмотрение и подписание ответа на обращение должностным лицом администрации Города Томска.
5.6-2.10.1. Должностное лицо администрации Города Томска, подготовившее поручение по обращению заявителя, в срок не позднее 3 календарных дней со дня поступления проекта ответа на обращение, осуществляет одно из следующих действий:
- рассматривает предоставленный исполнителем ответ на обращение и подписывает его;
- направляет представленный ответ на обращение на доработку исполнителю с соответствующими поручениями (в том числе в случае отсутствия необходимых виз должностных лиц администрации Города Томска);
- при необходимости (в ответе содержится информация о том, что работа будет продолжена) ставит рассмотрение обращения на дополнительный контроль.
5.6-2.10.2. По результатам осуществления действий, указанных в подпункте 5.6-2.10.1 настоящего Стандарта, должностное лицо администрации Города Томска не позднее дня рассмотрения и (или) подписания им ответа, передает ответ на обращение муниципальному служащему по работе с обращениями.
5.6-2.11. Отправка ответа на обращение заявителю.
5.6-2.11.1. Муниципальный служащий по работе с обращениями в течение 2 календарных дней со дня поступления подписанного ответа, но не позднее дня окончания установленного срока рассмотрения обращения направляет заявителю подписанный должностным лицом администрации Города Томска ответ на обращение на почтовый адрес, указанный в обращении, а также на адрес электронной почты (при его указании в обращении). По желанию заявителя ответ на обращение может быть вручен ему лично.
В случае поступления обращения через разделы "Администрация"/ "Виртуальная приемная"/ "Обращение в администрацию" Официального портала муниципального образования "Город Томск" и "Бизнесу"/ "Канал прямой связи для инвесторов" Официального портала муниципального образования "Город Томск" и при отсутствии почтового адреса, по которому должен быть направлен ответ, ответ на обращение направляется по адресу электронной почты, указанному в обращении.
5.6-2.11.2. После направления ответа на обращение заявителю муниципальный служащий по работе с обращениями снимает обращение с контроля. В случае если документ, содержащий ответ по существу, содержит указание на предоставление заявителю дополнительной информации, контроль за подготовкой и направлением такой информации заявителю осуществляют органы или структурные подразделения администрации Города Томска, подготовившие указанный документ.
5.6-2.12. Рассмотрение устных обращений включает в себя следующие действия:
- регистрация устного обращения;
- рассмотрение устного обращения должностным лицом администрации Города Томска и наложение резолюции;
- внесение муниципальным служащим по работе с обращениями в информационную систему "Канцелярия" данных о содержании резолюции, информации о назначенном исполнителе (соисполнителях), отметки о постановке на контроль сроков рассмотрения обращения, сроках исполнения поручений и направление обращения и прилагаемых к нему документов исполнителю;
- рассмотрение устного обращения исполнителем;
- рассмотрение и подписание ответа на обращение должностным лицом администрации Города Томска;
- отправка ответа на обращение заявителю.
5.6-2.12.1. Для целей настоящего Стандарта под устным обращением понимается обращение, поступившее в ходе личного приема Мэра Города Томска, первого заместителя Мэра Города Томска, заместителей Мэра Города Томска, управляющего делами администрации Города Томска, заместителя управляющего делами администрации Города Томска и иных должностных лиц администрации Города Томска, а также обращение, поступившее в ходе прямого эфира.
5.6-2.12.2. Муниципальный служащий по работе с обращениями:
- проверяет у гражданина документ, удостоверяющий личность;
- готовит карточку регистрации обращений граждан, после проведения личного приема карточка со сведениями заносится в информационную систему "Канцелярия" и направляется исполнителю в соответствии с резолюцией должностного лица, осуществляющего личный прием;
- при необходимости запрашивает информацию у должностных лиц администрации Города Томска, органов администрации Города Томска об истории вопроса, готовит подборку обращений гражданина, которая передается должностному лицу администрации Города Томска, осуществляющему личный прием.
5.6-2.12.3. Устные обращения, поступившие в ходе прямого эфира, муниципальным служащим, ответственным за организацию и проведение прямого эфира, направляются для регистрации и контроля муниципальному служащему по работе с обращениями.
Максимальный срок регистрации устного обращения, поступившего в ходе прямого эфира - три рабочих дня с даты проведения прямого эфира.
5.6-2.12.4. Рассмотрение устного обращения должностным лицом администрации Города Томска и наложение резолюции.
Информация об изменениях:
Подпункт 5.6-2.12.4.1 изменен. - Распоряжение Администрации г. Томска от 23 апреля 2018 г. N р 440
5.6-2.12.4.1. Личный прием должностным лицом администрации Города Томска осуществляется в соответствии с графиком личного приема граждан Мэром Города Томска, первым заместителем Мэра Города Томска, заместителями Мэра Города Томска, руководителями органов администрации Города Томска.
Последовательность приглашения на личный прием определяется муниципальным служащим, на которого должностным лицом администрации Города Томска возложена обязанность по организации личного приема, с учетом перечня категорий граждан, имеющих право на личный прием в первоочередном порядке, а также состояния здоровья обратившегося, удаленности места проживания, даты и времени обращения гражданина.
В целях обеспечения конфиденциальности сведений о гражданах должностным лицом администрации Города Томска одновременно ведется прием только одного гражданина, за исключением случаев коллективного обращения граждан.
График личного приема утверждается грифом утверждения должностным лицом администрации Города Томска, осуществляющим личный прием граждан. В случае изменения кадрового состава администрации Города Томска, места, дня, времени личного приема график личного приема утверждается в новой редакции не позднее трех рабочих дней со дня произошедших изменений. Сводная информация о графике личного приема должностных лиц, указанных в абзаце первом настоящего пункта, размещается в общедоступном для граждан месте в администрации Города Томска, на Официальном портале муниципального образования "Город Томск" в разделе "Администрация"/ "Органы администрации"/ "Администрация Города Томска"/ "Контрольное управление администрации Города Томска"/ "Обращения граждан"/ "График приема". Информация о графике личного приема руководителя органа администрации Города Томска, являющегося юридическим лицом, размещается в общедоступном для граждан месте органа администрации Города Томска.
График личного приема должен содержать информацию о месте приема, лицах, осуществляющих прием, а также об установленных днях и времени приема.
Запись на личный прием осуществляется советником (помощником) должностного лица администрации Города Томска либо муниципальным служащим, на которого должностным лицом администрации Города Томска возложена обязанность по организации личного приема, в рабочее время, кроме выходных и праздничных дней. По телефону запись граждан на личный прием к должностным лицам администрации Города Томска не производится.
5.6-2.12.4.2. На личном приеме, который ведет должностное лицо администрации Города Томска, присутствуют советник (помощник) должностного лица администрации Города Томска либо муниципальный служащий, на которого должностным лицом администрации Города Томска возложена обязанность по организации личного приема, и муниципальный(-ые) служащий(-е), приглашенный(-ые) на личный прием указанным должностным лицом администрации Города Томска.
Должностное лицо администрации Города Томска, осуществляющее личный прием, выслушивает устное обращение заявителя, при необходимости дает соответствующие поручения, которые фиксируются в карточке регистрации обращений граждан (в отношении заявителей - физических лиц) советником (помощником) должностного лица администрации Города Томска либо муниципальным служащим, на которого должностным лицом администрации Города Томска возложена обязанность по организации личного приема.
5.6-2.12.4.3. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства являются очевидными и не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение с согласия заявителя может быть дан устно в ходе личного приема, о чем делается запись в карточке регистрации обращений граждан (в отношении заявителей - физических лиц). В остальных случаях должностным лицом администрации Города Томска дается соответствующее поручение о рассмотрении обращения и подготовке письменного ответа по существу поставленных в обращении вопросов.
При поступлении устного обращения в ходе прямого эфира, по которому требуются исключительно разъяснения поставленных вопросов, ответ дается непосредственно в прямом эфире.
5.6-2.12.4.4. В случае когда в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию должностного лица администрации Города Томска, ведущего личный прием (прямой эфир), заявителю дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
5.6-2.12.4.5. Во время личного приема заявитель имеет право сделать устное заявление и при необходимости оставить письменное обращение по существу поднимаемых им вопросов.
5.6-2.12.4.6. В ходе личного приема заявителю отказывается в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных в обращении вопросов.
5.6-2.12.4.7. Приглашение граждан на личный прием, контроль за исполнением поручений, указаний, данных во время личного приема граждан, своевременностью и качеством исполнения поручений, данных в результате личного приема, возлагается на советника (помощника) должностного лица администрации Города Томска либо муниципального служащего, на которого должностным лицом администрации Города Томска возложена обязанность по организации личного приема.
Личный прием граждан должностными лицами администрации Города Томска ведется согласно предварительной записи. Документ, удостоверяющий личность граждан, предъявляется непосредственно перед личным приемом советнику (помощнику) должностного лица администрации Города Томска либо муниципальному служащему, на которого должностным лицом администрации Города Томска возложена обязанность по организации личного приема.
5.6-2.12.4.8. Рассмотрение устного обращения должностным лицом администрации Города Томска и наложение резолюции осуществляется непосредственно при проведении личного приема.
5.6-2.12.5. Внесение муниципальным служащим по работе с обращениями в информационную систему "Канцелярия" содержания резолюции, информации о назначенном исполнителе (соисполнителях), отметки о постановке на контроль сроков рассмотрения обращения, сроках исполнения поручений и направление обращения и прилагаемых к нему документов исполнителю осуществляется в порядке, определенном пунктом 5.6-2.8 настоящего Стандарта.
5.6-2.12.6. Рассмотрение устного обращения исполнителем и подготовка ответа на обращение осуществляются в порядке, определенном пунктом 5.6-2.9 настоящего Стандарта.
5.6-2.12.7. Рассмотрение и подписание должностным лицом администрации Города Томска ответа на обращение осуществляются в порядке, определенном пунктом 5.6-2.10 настоящего Стандарта.
5.6-2.12.8. Отправка ответа на обращение заявителю осуществляется в порядке, определенном пунктом 5.6-2.11 настоящего Стандарта.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 20 июля 2015 г. N р 797 подраздел 5.7 настоящего приложения изложен в новой редакции
5.7. Организационное обеспечение совещаний и порядок исполнения поручений протоколов аппаратных совещаний Мэра Города Томска
5.7.1. Протоколы совещаний должностных лиц администрации Города Томска (за исключением аппаратных совещаний) регистрируются советниками (помощниками) должностных лиц администрации Города Томска в информационной системе "Проекты и поручения", обеспечивающей их постановку на контроль и рассылку исполнителям в системе электронного документооборота.
5.7.2. Процесс контроля и исполнения поручений протоколов аппаратных совещаний Мэра Города Томска осуществляется в системе электронного документооборота в информационной подсистеме "Проекты и поручения", за исключением случаев, указанных в подпункте 5.7.3 настоящего пункта Стандарта, и включает в себя следующие процедуры:
- разработка проекта протокола аппаратного совещания Мэра Города Томска;
- регистрация проекта протокола аппаратного совещания Мэра Города Томска;
- формирование поручений на основании зарегистрированного протокола аппаратного совещания и определение ответственного исполнителя по каждому поручению (при наличии нескольких исполнителей);
- рассылка поручения исполнителям, в том числе ответственному исполнителю;
- формирование исполнителями отчетов об исполнении поручения и направление их ответственному исполнителю;
- формирование ответственным исполнителем сводного отчета об исполнении поручения и направление его Мэру Города Томска;
- контроль процесса исполнения поручений.
Направление поручений исполнителями друг другу не допускается.
5.7.3. Использование бумажного документооборота в процессе контроля и исполнения поручений протоколов аппаратных совещаний Мэра Города Томска допускается только в отдельных (исключительных) случаях, необходимость которого определяется Мэром Города Томска.
5.7.4. При наличии нескольких исполнителей Мэром Города Томска определяется ответственный за исполнение поручения исполнитель.
Ответственный исполнитель организует работу исполнителей, определяет сроки представления исполнителями отчетов, готовит сводный отчет об исполнении поручения и направляет его Мэру Города Томска. Ответственность за содержание сводного отчета по поручению несет ответственный исполнитель.
Если ответственным исполнителем сроки представления исполнителями отчетов не определены, исполнители осуществляют предоставление отчетов в сроки, сокращенные на одну треть от установленных в информационной подсистеме "Проекты и поручения" сроков.
Если поручение дается одному исполнителю, определение ответственного исполнителя не осуществляется. Ответственность за содержание отчета несет исполнитель.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 21 сентября 2016 г. N р 1075 раздел V настоящего приложения дополнен пунктом 5.7.5
5.7.5. Управление информатизации и муниципальных услуг администрации Города Томска:
- обеспечивает техническую возможность осуществления аудиозаписи со стационарных микрофонов в ходе аппаратных совещаний, проводимых Мэром Города Томска;
- проводит аудиозапись аппаратных совещаний;
- осуществляет хранение аудиозаписей аппаратных совещаний, проводимых Мэром Города Томска, в течение одного года;
- обеспечивает передачу копии аудиозаписи аппаратного совещания, проводимого Мэром Города Томска, в день осуществления аудиозаписи, в контрольное управление администрации Города Томска в целях разработки проекта протокола аппаратного совещания Мэра Города Томска.
Комитет по общим вопросам администрации Города Томска представляет в управление информатизации и муниципальных услуг администрации Города Томска информацию о дате и времени проведения аппаратных совещаний не позднее, чем за 1 рабочий день до дня их проведения.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 20 февраля 2016 г. N р 151 настоящее приложение дополнено подразделом 5.8
5.8. Организация исполнения документов, содержащих поручения и указания Президента Российской Федерации
5.8.1. В целях настоящего Стандарта к документам, содержащим поручения и указания Президента Российской Федерации, относятся документы, содержащие поручения и указания Президента Российской Федерации, данные Мэру Города Томска Президентом Российской Федерации, а также поручения и указания Губернатора Томской области, данные Мэру Города Томска во исполнение поручений и указаний Президента Российской Федерации (далее - поручения).
5.8.2. С целью организации исполнения поручений Мэр Города Томска путем наложения соответствующей резолюции определяет ответственного исполнителя и (или) соисполнителей по исполнению поручения и подготовке доклада об исполнении поручения, а также срок подготовки доклада об исполнении поручения (далее - поручение Мэра Города Томска).
Ответственный исполнитель обеспечивает подготовку проекта доклада и организует работу по исполнению поручения Мэра Города Томска.
В пределах установленного срока ответственный исполнитель запрашивает у соисполнителей информацию, необходимую для исполнения поручения Мэра Города Томска, организует проведение совещаний.
В случае если поручение требует разработки и принятия муниципальных правовых актов либо срок исполнения поручения превышает 2 календарных месяца ответственный исполнитель в течение 5 рабочих дней со дня дачи поручения Мэра Города Томска готовит план работы по исполнению поручению, отражающий этапы и содержание работы, порядок взаимодействия с соисполнителями (далее - план работы).
Соисполнители представляют ответственному исполнителю сводную информацию в срок, установленный планом работы (при наличии), либо при отсутствии плана работы - в течение первой половины срока, установленного поручением Мэра Города Томска.
5.8.3. В проекте доклада отражаются:
а) реквизиты поручения;
б) мероприятия, проведенные в целях реализации поручения, и достигнутые результаты;
в) перечень правовых актов, соглашений, контрактов (с указанием реквизитов), принятых (заключенных) во исполнение поручения (при наличии);
г) вывод о полноте исполнения поручения.
5.8.4. В случае если Мэр Города Томска определен в поручении Президента Российской Федерации ответственным исполнителем, проект доклада готовится за подписью Мэра Города Томска на имя Президента Российской Федерации.
В случае если Мэр Города Томска определен в поручении Президента Российской Федерации соисполнителем, проекта доклада в форме письма готовится за подписью Мэра Города Томска на имя ответственного исполнителя.
5.8.5. В случае если Мэр Города Томска определен в поручении, данном Губернатором Томской области, ответственным исполнителем, проект доклада готовится за подписью Мэра Города Томска на имя Губернатора Томской области.
В случае если Мэр Города Томска определен в поручении, данном Губернатором Томской области, соисполнителем, проект доклада в форме письма готовится за подписью Мэра Города Томска на имя ответственного исполнителя.
5.8.6. Проект доклада (письмо с проектом доклада) представляется ответственным исполнителем на подпись Мэру Города Томска не позднее чем за 5 рабочих дней до истечения срока, указанного в поручении Мэра Города Томска.
Если срок исполнения не указан, проект доклада (письмо с проектом доклада) представляется на подпись Мэру Города Томска не позднее чем за 3 рабочих дня до истечения 30 календарных дней со дня подписания поручения.
Если указанные в абзацах первом, втором настоящего пункта предельные сроки представления проекта доклада (письма с проектом доклада) приходятся на нерабочий день, проект доклада (письмо с проектом доклада) представляется в предшествующий ему рабочий день.
Если поручение Мэра Города Томска содержит резолюцию "Срочно", проект доклада (письмо с проектом доклада) готовится и представляется не позднее 3 рабочих дней со дня наложения резолюции.
5.8.7. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения, данного Губернатором Томской области, ответственный исполнитель не позднее чем по истечении первой половины установленного поручением срока готовит проект письма на имя Губернатора Томской области, содержащего обоснованные предложения по корректировке срока исполнения, с приложением проекта письма в адрес Президента Российской Федерации.
В случае если в ходе исполнения поручения, данного Губернатором Томской области, возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный поручением срок, ответственный исполнитель готовит доклад с проектом письма на имя Президента Российской Федерации с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения.
5.8.8. При наличии обстоятельств, препятствующих исполнению поручения, данного Президентом Российской Федерации, ответственный исполнитель не позднее чем по истечении первой половины установленного поручением срока подготавливает проект письма на имя Президента Российской Федерации по корректировке срока исполнения.
В случае если в ходе исполнения поручения, данного Президентом Российской Федерации, возникли обстоятельства, препятствующие его надлежащему исполнению в установленный поручением срок, ответственный исполнитель подготавливает доклад с проектом письма на имя Президента Российской Федерации с указанием причин, препятствующих его своевременному исполнению, конкретных мер, принимаемых для обеспечения его исполнения, и предложений о продлении срока исполнения.
5.8.9. В случае неисполнения поручения Мэра Города Томска в установленный им срок либо несвоевременного исполнения поручения Мэра Города Томска ответственный исполнитель представляет Мэру Города Томска служебную записку с обоснованием причин, препятствующих своевременному исполнению, с указанием соисполнителей, не представивших информацию и предложения, а также предложения об ответственности должностных лиц.
Неисполненные в срок поручения Мэра Города Томска остаются на контроле до их исполнения.
5.8.10. Поручения снимаются с контроля контрольным управлением администрации Города Томска на основании информации, поступившей из Администрации Президента Российской Федерации, аппарата полномочного представителя Президента Российской Федерации в Сибирском федеральном округе или Администрации Томской области либо опубликованной на официальной сайте Президента Российской Федерации.
5.8.11. Контрольное управление администрации Города Томска ежеквартально информирует Мэра Города Томска о своевременности исполнения поручений и поручений Мэра Города Томска.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 15 сентября 2016 г. N р 1057 раздел V настоящего приложения дополнен подразделом 5.9
5.9. Порядок предоставления информации для целей оценки эффективности деятельности муниципальных служащих
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 19 июля 2017 г. N р 869 в пункт 5.9.1 настоящего приложения внесены изменения
5.9.1. Руководители органов администрации Города Томска ежемесячно в срок не позднее первого рабочего дня месяца, следующего за отчетным месяцем, информируют комитет по бухгалтерскому учету администрации Города Томска:
1) о количестве рассмотренных в отчетном месяце обоснованных представлений и протестов органов прокуратуры, внесенных соответствующему органу администрации Города Томска (при наличии вины соответствующего органа администрации Города Томска или должностного лица органа администрации Города Томска), обоснованных предписаний контролирующих органов, вынесенных по результатам контрольных мероприятий уполномоченных государственных органов, Счетной палаты Города Томска, поступивших непосредственно на имя руководителя органа администрации Города Томска;
2) о соблюдении в отчетном месяце сроков рассмотрения актов прокурорского реагирования, предписаний и представлений, вынесенных по результатам контрольных мероприятий уполномоченных государственных органов, Счетной палаты Города Томска, поступивших непосредственно на имя руководителя органа администрации Города Томска, и их количестве.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 19 июля 2017 г. N р 869 в пункт 5.9.2 настоящего распоряжения внесены изменения
5.9.2. Контрольное управление администрации Города Томска ежемесячно в срок не позднее первого рабочего дня месяца, следующего за отчетным месяцем, информирует комитет по бухгалтерскому учету администрации Города Томска:
1) о количестве рассмотренных в отчетном месяце руководителями органов администрации Города Томска и руководителями структурных подразделений администрации Города Томска обоснованных представлений и протестов органов прокуратуры и лицах, виновных в допущенных нарушениях закона, обоснованных предписаний контролирующих органов, вынесенных по результатам контрольных мероприятий уполномоченных государственных органов, Счетной палаты Города Томска;
2) о соблюдении в отчетном месяце руководителями органов администрации Города Томска сроков рассмотрения актов прокурорского реагирования, предписаний и представлений, вынесенных по результатам контрольных мероприятий уполномоченных государственных органов, Счетной палаты Города Томска, и их количестве.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 19 июля 2017 г. N р 869 в пункт 5.9.3 настоящего приложения внесены изменения
5.9.3. Комитет по бухгалтерскому учету администрации Города Томска обеспечивает внесение информации, полученной согласно пунктам 5.9.1 и 5.9.2 настоящего Стандарта, в информационную систему "Премирование руководителей" в срок не позднее первых четырех рабочих дней месяца, следующего за отчетным месяцем.
Информация об изменениях:
Распоряжением Администрации г. Томска от 20 сентября 2016 г. N р 1071 раздел 5 настоящего распоряжения дополнен подразделом 5.9
ГАРАНТ:
Нумерация разделов приводится в соответствии с источником
5.9. Работа с обращениями и иными документами, содержащими сведения о фактах самовольного строительства
5.9.1. Обращения граждан, юридических лиц, органов власти, правоохранительных органов, должностных лиц указанных органов, содержащие сведения о фактах возведения, создания на территории муниципального образования "Город Томск" зданий, сооружений или других строений, имеющих признаки самовольной постройки (далее - постройка), поступающие в администрацию Города Томска либо в ее органы (далее - обращения по вопросам самовольного строительства), в установленном настоящим Стандартом порядке направляются для рассмотрения по существу в департамент архитектуры и градостроительства администрации Города Томска. Направление указанных обращений в департамент архитектуры и градостроительства администрации Города Томска, а также их рассмотрение департаментом архитектуры и градостроительства администрации Города Томска осуществляются с учетом особенностей, предусмотренных пунктами 5.9.2 - 5.9.8, 5.9.14 настоящего Стандарта
5.9.2. Сведения о фактах возведения, создания на территории муниципального образования "Город Томск" построек, содержащиеся в поступивших в администрацию Города Томска либо ее органы обращениях по вопросам самовольного строительства, в обязательном порядке подлежат предварительному рассмотрению и оценке межведомственной комиссией по вопросам сноса самовольных построек (далее - Комиссия) в соответствии с Положением о межведомственной комиссии по вопросам сноса самовольных построек", утвержденном распоряжением администрации Города Томска от 15.01.2014 N р13 (далее - Положение о Комиссии).
В случае, если в обращении по вопросу самовольного строительства, поступившем в департамент архитектуры и градостроительства администрации Города Томска, содержатся сведения, которые ранее рассматривались Комиссией, и при этом в обращении не приводятся какие-либо новые фактические обстоятельства, рассмотрение такого обращения осуществляется департаментом архитектуры и градостроительства администрации Города Томска с учетом ранее принятого решения Комиссии, без совершения действий, предусмотренных пунктами 5.9.6 - 5.9.8 настоящего Стандарта.
5.9.3. Обращения по вопросам самовольного строительства, поступившие в администрацию Города Томска, регистрируются и направляются в департамент архитектуры и градостроительства администрации Города Томска для рассмотрения по существу в порядке, установленном пунктами 5.2, 5.3 настоящего Стандарта.
5.9.4. В случае поступления обращения по вопросам самовольного строительства в орган администрации Города Томска (за исключением департамента архитектуры и градостроительства администрации Города Томска), а также в случае непосредственного выявления органом администрации Города Томска (за исключением департамента архитектуры и градостроительства администрации Города Томска) в процессе осуществления своей деятельности факта возведения, создания на территории муниципального образования "Город Томск" постройки, соответствующий орган администрации Города Томска (далее - орган администрации, обладающий сведениями о фактах самовольного строительства) в срок не позднее 7 календарных дней с даты регистрации обращения либо выявления факта обеспечивает подготовку, получение и направление в департамент архитектуры и градостроительства администрации Города Томска следующей информации и документов:
1) подлинника обращения по вопросам самовольного строительства, а в случае выявления факта возведения, создания на территории муниципального образования "Город Томск" постройки в процессе осуществления своей деятельности - документов, фиксирующих указанный факт (служебное письмо должностного лица органа администрации, выявившего самовольное строительство (постройку), акт об обнаружении самовольного строительства (постройки) и др.);
2) сведений о полном наименовании и месте нахождения юридического(их) лица (лиц), или об имени, отчестве (при наличии), фамилии и месте жительства физического(их) лица (лиц), осуществляющего(их) (осуществившего(их)) возведение, создание постройки (построек), либо являющегося (являющихся) владельцем(ами) соответствующей(их) постройки (построек) и (или) земельного участка, на котором она (они) расположена(ы), с приложением документов, из которых указанные сведения были установлены, а в случае отсутствия или невозможности представления таких документов - с указанием информации об источниках получения сведений;
3) копий находящихся на хранении документов (распорядительных актов, договоров, других правоустанавливающих, а также правоудостоверяющих документов), содержащих сведения об образовании, распоряжении земельным(и) участком (участками) (переходе прав на земельный(ые) участок (участки)), на котором(ых) расположена(ы) постройка(и) либо уведомление об отсутствии указанных документов;
4) копий находящихся на хранении обращений (заявлений, жалоб) граждан, организаций, органов власти, правоохранительных органов по вопросам, связанным с предоставлением земельного(ых) участка(ов) и осуществлением строительства на нем (них) постройки (построек), результатов их рассмотрения либо уведомления об отсутствии указанных документов;
5) сведений о своем участии в рассмотренных либо рассматриваемых в судах спорах в отношении постройки (построек) либо земельного(ых) участка(ов), на котором(ых) расположена(ы) постройка(и), с приложением копий судебных постановлений (при наличии) либо уведомления об отсутствии указанных сведений.
5.9.5. В случае, если органом администрации, обладающим сведениями о фактах самовольного строительства, является департамент управления муниципальной собственностью администрации Гор
-
Приложение 1. Список сокращений, используемых в стандарте делопроизводства Администрации города Томска
-
Приложение 2. Акт передачи документов
-
Приложение 3. Состав реквизитов документов
-
Приложение 4. Схема расположения реквизитов документа
-
Приложение 5. Схема расположения реквизитов документа
-
Приложение 6. Форма бланка документа
-
Приложение 7. Форма бланка документа
-
Приложение 8. Форма бланка документа
-
Приложение 9. Форма бланка документа
-
Приложение 9.1 Форма бланка документа
-
Приложение 10. Форма бланка документа
-
Приложение 10.1 Форма бланка документа
-
Приложение 11. Форма бланка документа
-
Приложение 12. Форма бланка документа
-
Приложение 13. Форма бланка документа
-
Приложение 14. Форма бланка документа
-
Приложение 15. Форма бланка документа
-
Приложение 16. Форма бланка документа
-
Приложение 17. Форма бланка документа
-
Приложение 17.1. Пояснительная записка к проекту постановления (распоряжения) администрации Города Томска
-
Приложение 18. Лист согласования (визирования) к постановлению (распоряжению) администрации Города Томска
-
Приложение 19. Журнал регистрации постановлений и распоряжений администрации Города Томска
-
Приложение 20. Список на рассылку документов (постановление, распоряжение и др.)
-
Приложение 21. Протокол заседания ландшафтной комиссии
-
Приложение 22. Журнал учета служебных документов, поступающих по каналам факсимильной связи
-
Приложение 23. Номенклатура дел
-
Приложение 24. Номенклатура дел
-
Приложение 25. Заявки на выдачу копий постановлений и распоряжений администрации Города Томска
-
Приложение 26. Внутренняя опись документов дела
-
Приложение 27. Лист-заверитель дела
-
Приложение 28. Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению
-
Приложение 29. Опись дел структурного подразделения организации постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу
-
Приложение 30. Акт приема-передачи документов на хранение
-
Приложение 31. Лист согласования (визирования) к проекту исходящего документа, доверенности, соглашения
-
Приложение 32. Сводная таблица сроков исполнения документов
-
Приложение 33. Отчет о неисполненных предписаниях (постановления, представления, решения) органов (должностных лиц), осуществляющих государственный надзор (контроль), об устранении нарушений законодательства, или судебных актах, содержащих требования неимущественного характера или требования о присуждении имущества в натуре, связанные с осуществлением полномочий органов местного самоуправления, которые требуют финансирования из бюджета муниципального образования "Город Томск"
-
Приложение 34. Отчет об исполнении требований, содержащихся в судебных актах, актах иных органов и должностных лиц, на основании исполнительных документов, которые поступили в адрес администрации Города Томска