Приказ губернатора Санкт-Петербурга от 6 июля 1998 г. N 48-п "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга"

С изменениями и дополнениями от:

25 января, 15 июня 1999 г.

В целях совершенствования организации работы с документами в Администрации Санкт-Петербурга приказываю:

ГАРАНТ:

Настоящая Инструкция действует до внесения в нее изменений и дополнений в части, не противоречащей приказу губернатора Санкт-Петербурга от 24 сентября 1999 г. N 57-п

1. Утвердить Инструкцию по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга и ввести ее в действие с 1 июля 1998 года.

2. Руководителям подразделений Администрации Санкт-Петербурга и структурных подразделений Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга в соответствии с Инструкцией по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга до 1 сентября 1998 года разработать (внести изменения в действующие) инструкции по делопроизводству соответствующих подразделений.

3. С 1 июля 1998 года считать утратившим силу распоряжение мэра Санкт-Петербурга от 11.02.94 N 125-р "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводству и организации документооборота в мэрии Санкт-Петербурга".

4. Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга до 1 августа 1998 года:

4.1. Утратил силу;

Информация об изменениях:

См. текст пункта 4.1

4.2. Утвердить правила, определяющие порядок технического оформления (печатания) документов в Канцелярии Санкт-Петербурга, и правила работы с документами, имеющими реквизит "Для служебного пользования";

4.3. Совместно с Комитетом по внешним связям подготовить и внести на рассмотрение губернатору Санкт-Петербурга проект приказа губернатора Санкт-Петербурга о порядке оформления, регистрации, исполнения и хранения договоров Санкт-Петербурга, различного рода совместных соглашений, заключаемых Администрацией Санкт-Петербурга с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, а также имеющие международный характер.

5. Контроль за выполнением приказа возложить на вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга.

Губернатор Санкт-Петербурга

В.А.Яковлев

Утверждено

приказ губернатора

Санкт-Петербурга

от 6 июля 1998 г. N 48-п

Инструкция
по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга

С изменениями и дополнениями от:

25 января, 15 июня 1999 г.

ГАРАНТ:

Настоящая Инструкция действует до внесения в нее изменений и дополнений в части, не противоречащей приказу губернатора Санкт-Петербурга от 24 сентября 1999 г. N 57-п

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Администрации Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) устанавливает порядок работы со служебной документацией в Администрации Санкт-Петербурга (далее - Администрация) в процессе ее деятельности.

Инструкция регламентирует организацию делопроизводства и рационального документооборота, создание и оформление документов, порядок работы с документами и письмами граждан в Администрации, контроль за их рассмотрением и исполнением, составление номенклатур и формирование дел, подготовку документов и писем граждан к их дальнейшему хранению и использованию.

Порядок оформления, регистрации, исполнения и хранения договоров Санкт-Петербурга, различного рода совместных соглашений, заключаемых Администрацией Санкт-Петербурга с федеральными органами государственной власти, органами государственной власти субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, а также имеющие международный характер, утверждается губернатором Санкт-Петербурга.

Порядок технического оформления (печатания) документов в Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга определяется правилами, утверждаемыми вице-губернатором Санкт-Петербурга - руководителем Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга (далее - руководитель Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга).

1.2. Инструкция разработана в соответствии с федеральными законами и иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, законами Санкт-Петербурга и иными нормативными актами Санкт-Петербурга, основными положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ), действующими государственными стандартами по оформлению организационно-распорядительных документов, Регламентом Администрации Санкт-Петербурга.

1.3. Положения Инструкции распространяются на организацию системы делопроизводства в Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга (далее - Канцелярия), отраслевых и территориальных структурных подразделениях Администрации. Рекомендуется применять положения Инструкции также в отраслевых органах совместного с органами исполнительной власти Российской Федерации и Администрацией Ленинградской области подчинения.

1.4. Канцелярия, отраслевые и территориальные структурные подразделения Администрации (далее - подразделения Администрации) должны организовывать и вести делопроизводство на основании инструкций и других нормативно-методических документов, самостоятельно разрабатываемых и согласованных с соответствующим подразделением Администрации Санкт-Петербурга, осуществляющим управление архивным делом, если они не противоречат настоящей Инструкции. Указанные документы в подразделениях Администрации утверждаются руководителями этих подразделений.

1.5. Ответственность за организацию и правильное ведение делопроизводства в подразделениях Администрации возлагается на их руководителей.

1.6. Методическое руководство и контроль за соблюдением требований Инструкции возлагается на секретариат Канцелярии.

1.7. В Администрации устанавливается смешанная система делопроизводства, по которой

централизованно:

в секретариате Канцелярии ведется организационная и методическая работа по вопросам документационного обеспечения, подготовка проектов поручений губернатора Санкт-Петербурга (далее - губернатор), первых вице-губернаторов Санкт-Петербурга (далее - первые вице-губернаторы) и вице-губернаторов Санкт-Петербурга (далее - вице-губернаторы);

в отделе координации и контроля секретариата Канцелярии осуществляется контрольно-аналитическая работа по исполнению поручений губернатора, первых вице-губернаторов и вице-губернаторов, планов работы Администрации, правовых актов Администрации и их подготовке;

в отделе делопроизводства секретариата Канцелярии осуществляется регистрация и рассылка правовых актов губернатора; прием поступающей и отправка исходящей корреспонденции; регистрация документов, адресованных губернатору, первым вице-губернаторам, вице-губернаторам; информационно-справочная работа о прохождении служебной корреспонденции; техническое оформление (печатание) документов и их хранение;

в Управлении по обращениям и жалобам Канцелярии осуществляется делопроизводство по письменным и устным обращениям граждан;

в Юридическом комитете Канцелярии (далее - Юридический комитет) ведется работа по рассылке поступающих в Администрацию правовых актов в подразделения Администрации в соответствии с их компетенцией и иные организации (в зависимости от содержания поступающих правовых актов);

децентрализованно:

в подразделениях Администрации осуществляется регистрация, рассмотрение информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно этим подразделениям.

1.8. Требования Инструкции распространяются на все служебные документы Администрации несекретного характера и обязательны для всех сотрудников Администрации.

Правила, определяющие порядок работы с секретными, конфиденциальными документами и документами, имеющими реквизит "Для служебного пользования", утверждаются приказом руководителя Канцелярии по согласованию с соответствующим подразделением Администрации Санкт-Петербурга, осуществляющим управление архивным делом.

Требования Инструкции распространяются как на традиционное делопроизводство, так и на организацию работы с машиночитаемыми документами, создаваемыми при помощи компьютеров, иных средств вычислительной техники, и с другими документами независимо от их носителей.

Компьютерные (автоматизированные) технологии обработки информации, содержащейся в документах, должны отвечать требованиям настоящей Инструкции.

1.9. Исполнение (рассмотрение, подготовка ответов) депутатских запросов депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, депутатов иных выборных органов осуществляется в порядке и в сроки, установленные федеральными законами, законами Санкт-Петербурга.

1.10. Сотрудники Администрации несут персональную ответственность за невыполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Об утрате документов немедленно докладывается руководителю подразделения.

1.11. Передача документов (копий документов) из подразделений Администрации работникам других организаций допускается только с разрешения руководителей подразделений.

Передача документов (копий документов) из подразделений Администрации представителям средств массовой информации осуществляется только Комитетом по печати и связям с общественностью Администрации, а также уполномоченными должностными лицами Администрации.

При уходе работника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения другому работнику.

1.12. Нарушение требований Инструкции влечет дисциплинарную ответственность сотрудника Администрации.

2. Общие требования к оформлению документов

2.1. Правовые, организационно-распорядительные и иные документы - постановления, распоряжения, приказы, протоколы, акты, письма и др. (далее - документы), подготавливаемые в Администрации и фиксирующие решения административных и организационных вопросов, а также вопросов управления, взаимодействия, обеспечения регулирования деятельности подразделений Администрации, должны иметь необходимые реквизиты и быть оформлены в соответствии с ГОСТ Р 6.30-97 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", утвержденным Постановлением Госстандарта России от 31 июля 1997 года N 273, а также настоящей Инструкцией.

2.1.1. При подготовке и оформлении соответствующих документов Администрации используют следующие реквизиты:

01 - герб Санкт-Петербурга;

02 - код подразделения Администрации - автора документа;

03 - код формы документа;

04 - наименование автора документа;

05 - справочные данные об авторе документа;

06 - наименование вида документа;

07 - дата документа;

08 - регистрационный номер документа;

09 - ссылка на регистрационный номер и дату документа;

10 - места составления документа;

11 - гриф ограничения доступа к документу;

12 - адресат;

13 - гриф утверждения документа;

14 - резолюция;

15 - заголовок к тексту;

16 - отметка о контроле;

17 - текст документа;

18 - отметка о наличии приложения;

19 - подпись;

20 - гриф согласования документа;

21 - визы согласования документа;

22 - печать;

23 - отметка о заверении копии;

24 - отметка об исполнителе;

25 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело;

26 - отметка о поступлении документа;

27 - отметка для автоматического поиска документа;

2.2. Бланки документов.

2.2.1. Документы, подготавливаемые в Администрации, должны оформляться на бланках определенного образца.

2.2.2. Бланки документов должны иметь поля не менее:

левое - 20 мм;

правое - 10 мм;

верхнее - 20 мм;

нижнее - 10 мм.

2.2.3. Устанавливается два основных формата бланков документов - А4 (210х297 мм) и А5 (148х210 мм). Допускается использование бланков форматом А3 и А6 по ГОСТ 9327.

2.2.4. Для подразделений Администрации, их руководителей устанавливаются следующие виды бланков документов:

общий бланк (формат А4);

бланк письма (формат А4, А5);

бланк резолюции (формат А6);

бланк конкретного вида документа (формат А4).

На бланках писем реквизиты располагаются угловым способом. На общих бланках, бланках резолюций и бланках конкретных видов документов допускается два варианта расположения реквизитов - угловой и продольный.

Общий бланк используют для изготовления любых видов документов (в том числе и правовых актов), кроме писем. Общий бланк включает реквизиты 01 и 04.

Бланк письма включает реквизиты 01, 02, 04, 05 и, при необходимости, ограничительные отметки для верхних границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10; 12, 13, 14; 15; 16; 17. В Администрации применяются следующие бланки писем:

губернатора;

первых вице-губернаторов;

вице-губернаторов;

отраслевых и территориальных подразделений Администрации, их структурных подразделений;

Канцелярии и структурных подразделений Канцелярии.

Бланк резолюции и бланк конкретного вида документа (кроме письма) включает реквизиты 01, 03, 04, 06, 10 и, при необходимости, ограничительные отметки для границ зон расположения реквизитов 07, 08, 09, 10; 15; 16.

2.2.5. Бланки документов изготавливаются на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

ГАРАНТ:

См. приказ Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга администрации Санкт-Петербурга от 15 апреля 1999 г. N 9-пв

Информация об изменениях:

Приказом губернатора Санкт-Петербурга от 25 января 1999 г. N 10-п пункт 2.2.6 инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.2.6. Образцы гербовых бланков документов, подготавливаемых в Администрации, разрабатываются секретариатом Канцелярии и утверждаются руководителем Канцелярии.

Образцы бланков документов подразделений Администрации, не включающие изображение герба Санкт-Петербурга, разрабатываются в подразделениях Администрации и утверждаются их руководителями.

При разработке образцов бланков должны быть соблюдены требования действующих государственных стандартов.

Реквизит 01 располагают над серединой реквизита 04.

Реквизиты 04, 05, 06, 10, ограничительные отметки для реквизитов 07, 08, 09 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

- центрованным (начало и конец каждой строки реквизита равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

- флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

2.2.7. При оформлении многостраничных документов на бланке печатается первый лист документа, последующие - на обычной бумаге одинакового с бланком формата, цвета и качества.

2.3. Требования к оформлению реквизитов документов:

Информация об изменениях:

Приказом губернатора Санкт-Петербурга от 25 января 1999 г. N 10-п в пункт 2.3.1 инструкции внесены изменения"

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3.1. Герб Санкт-Петербурга.

В Администрации, за исключением Управления записи актов гражданского состояния, для изготовления документов используют бланки с воспроизведением герба Санкт-Петербурга (далее - гербовые бланки). Исключение составляют проекты документов, а также письма, направляемые одним подразделением Администрации в другое подразделение Администрации, которые изготавливают на соответствующих бланках без воспроизведения герба Санкт-Петербурга.

Применение гербовых бланков обязательно при изготовлении документов, направляемых:

за рубеж;

в федеральные органы государственной власти;

в органы государственной власти субъектов Российской Федерации;

в Законодательное Собрание Санкт-Петербурга;

в органы местного самоуправления;

в различные учреждения, организации или на предприятия;

гражданам Российской Федерации, иностранным гражданам, лицам без гражданства.

2.3.1.1. Гербовые бланки являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

На гербовых бланках типографским способом или номератором проставляют порядковые номера, а в необходимых случаях и серии этих номеров.

2.3.1.2. Гербовые бланки изготавливают полиграфические и штемпельно-граверные предприятия, имеющие лицензии на соответствующий вид деятельности и сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне, по заказам подразделений Администрации.

Подразделения Администрации осуществляют заказы гербовых бланков на основании образцов, утвержденных в установленном порядке, с соблюдением требований государственных стандартов.

2.3.1.3. Гербовые бланки в подразделениях Администрации подлежат учету. Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам бланков в учетно-регистрационном журнале гербовых бланков, при этом используют следующие реквизиты:

при поступлении гербовых бланков:

наименование вида гербового бланка;

дата поступления;

номер сопроводительного документа;

наименование организации - поставщика гербовых бланков;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

при выдаче гербовых бланков:

наименование вида гербового бланка;

количество экземпляров;

серия и номера гербовых бланков;

наименование подразделения Администрации (его структурного подразделения), фамилия и инициалы должностного лица - получателя гербовых бланков;

расписка в получении;

примечание (отметка об уничтожении и т.д.).

2.3.1.4. Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых шкафах.

2.3.1.5. Контроль за использованием и хранением гербовых бланков в подразделении Администрации возлагают на службу, ответственную за делопроизводство этого подразделения. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков, назначаются распорядительным документом руководителя соответствующего подразделения Администрации.

2.3.1.6. Уничтожение гербовых бланков осуществляют по акту с отметкой в учетно-регистрационном журнале.

2.3.1.7. Учетно-регистрационный журнал гербовых бланков включают в номенклатуру дел соответствующего подразделения Администрации.

2.3.1.8. Допускается тиражирование документов, изготовленных на гербовых бланках, предназначенных для рассылки, средствами оперативной полиграфии Администрации, при условии заверения каждой копии документа печатью соответствующего подразделения Администрации.

2.3.2. Код подразделения Администрации - автора документа.

Код подразделения Администрации проставляют по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО), а также Общероссийскому классификатору органов государственной власти и управления (ОКОГУ).

2.3.3. Код формы документа.

Код формы документа проставляют по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД).

2.3.4. Наименование автора документа.

Наименование подразделения Администрации (его структурного подразделения) являющегося автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в положении о соответствующем подразделении Администрации (о его структурном подразделении).

Сокращенное наименование подразделения Администрации приводится на бланке документа (в скобках, после указания полного наименования данного подразделения только в тех случаях, когда оно закреплено в положении о данном подразделении.

Над наименованием подразделения Администрации указывают наименование вышестоящей организации - Администрация Санкт-Петербурга. Над наименованием структурной единицы (управления, комитета, отдела, сектора) соответствующего подразделения Администрации указывают наименование - этого подразделения Администрации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее Администрацию или соответствующее подразделение Администрации.

2.3.5. Справочные данные об авторе документа.

Справочные данные о подразделении Администрации включают: почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты, адрес (WWW-сервис) в сети "Internet" и др.).

2.3.6. Наименование вида документа.

Наименование вида документа указывается на всех, кроме писем, документах - постановлениях, распоряжениях, приказах, протоколах, справках, заключениях и т.д. - и печатается прописными буквами.

2.3.7. Дата документа.

Датой документа является дата его подписания или утверждения, для протокола - дата заседания (принятия решения), для акта - дата события. Если авторами документа являются несколько подразделений Администрации, то датой документа является наиболее поздняя дата подписания.

2.3.7.1. Дату документа оформляют тремя парами арабских цифр в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Например, дату 15 января 1998 года следует оформить 15.01.98.

Допускается оформление даты документа в следующей последовательности: год, месяц, день месяца. При этом рекомендуется оформлять год четырьмя арабскими цифрами, а месяц и день месяца - парами арабских цифр. Например, дату 15 января 1998 года рекомендуется оформить: 1998.01.15.

При подготовке нормативных и финансовых документов допускается словесно-цифровой способ (без кавычек) оформления даты документа. Например, 15 января 1998 г.

2.3.8. Регистрационный номер документа.

Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера. По усмотрению подразделения Администрации порядковый номер может быть дополнен буквой, характеризующей вид документа (например, порядковый номер приказа будет выглядеть как N 56-п, инструкции - N 56-и), индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях, номером журнала регистрации исходящих документов, индексом тематического классификатора вопросов, содержащихся в документе (если в соответствующем подразделении такой классификатор утвержден) и др.

2.3.8.1. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более подразделениями Администрации, состоит из регистрационных номеров документа каждого из этих подразделений, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

2.3.9. Ссылка на регистрационный номер и дату документа.

Ссылка на регистрационный номер и дату документа включает в себя регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

2.3.10. Место составления документа.

Местом составления или издания документа указывают, если затруднено его определение по реквизитам "Наименование автора документа" и "Справочные данные об авторе документа". В таком случае указывают, как правило, город Санкт-Петербург.

В случае, если документ составлен в ином населенном пункте, не находящимся в границах Санкт-Петербурга, в документе указывают наименование соответствующего населенного пункта.

2.3.11. Гриф ограничения доступа к документу.

Гриф ограничения доступа к документу (секретно, конфиденциально и др.) проставляют без кавычек на первом листе документа и при необходимости дополняют данными, предусмотренными законодательством об информации, отнесенной к государственной тайне или конфиденциальной информации.

2.3.12. Адресат.

Реквизит "Адресат" располагается в правом верхнем углу документа. Если документ изготавливается на гербовом бланке, реквизит "Адресат" размещают на одном уровне с реквизитом "Наименование автора документа" (ниже уровня расположения герба Санкт-Петербурга).

2.3.12.1. В качестве адресата могут быть: органы государственной власти (Российской Федерации, Санкт-Петербурга, иных субъектов Российской Федерации), их структурные подразделения; органы местного самоуправления, их структурные подразделения; предприятия, учреждения, организации, их структурные подразделения; должностные лица; граждане.

2.3.12.2. Документ не должен содержать более четырех адресатов.

Если документ направляется нескольким разным адресатам, то адресаты указываются в документе один под другим. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

2.3.12.3. Если документ является ответным, первым (основным) адресатом указывается автор инициативного документа, на который дается ответ, вне значимости остальных адресатов.

2.3.12.4. Документ печатается в количестве экземпляров, соответствующем количеству адресатов, плюс один (последний экземпляр документа). Последний экземпляр документа, подписанный руководителем подразделения Администрации, подготовившего документ, изготавливается одновременно с подлинником (оригиналом) документа, содержит все его реквизиты (за исключением реквизитов бланка документа, если документ оформляется на бланке) и остается в деле отправителя.

2.3.12.5. Наименование органа государственной власти, органа местного самоуправления, предприятия, учреждения, организации, соответствующего структурного подразделения указывают в именительном падеже, например:

Минюст России

Управление систематизации

законодательства

Должность и фамилию лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, например:

ЗАО "Торговый мир"

Бухгалтерия

Главному бухгалтеру

Николаевой Л.П.

или

Председателю

Законодательного Собрания

Санкт-Петербурга

Кравцову Ю.А.

2.3.12.6. Если документ отправляется в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Территориальные управления

административных районов

Санкт-Петербурга

или

Муниципальные советы

муниципальных образований

Санкт-Петербурга

Информация об изменениях:

Приказом губернатора Санкт-Петербурга от 15 июня 1999 г. N 40-п пункт 2.3.12.7 Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

2.3.12.7. В состав реквизита "Адресат" при необходимости может входить почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Правилами оказания услуг почтовой связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 26.09.97 N 1239.

Если документ адресуется органу государственной власти, органу местного самоуправления, предприятию, учреждению, организации, соответствующему структурному подразделению, указывают его (ее) наименование, а затем почтовый адрес, например:

Комитет по благоустройству и

дорожному хозяйству

ул.Караванная, д.9,

Санкт-Петербург, 191011

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Вербину P.O.

пр.Ветеранов, д.45, кв.4,

Санкт-Петербург, 198253.

2.3.13. Гриф утверждения документа.

Гриф утверждения документа располагается в правом верхнем углу документа.

2.3.13.1. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом.

2.3.13.2. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения, например:

УТВЕРЖДАЮ

Вице-губернатор

Санкт-Петербурга - председатель

Комитета по строительству

Личная

подпись Локтионов В.Л.

17.01.98

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

2.3.13.3. При утверждении документа постановлением, распоряжением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕНО (без кавычек), наименования утверждающего документа в именительном падеже, его даты и номера, например:

УТВЕРЖДЕНО

приказ председателя Комитета

финансов Администрации

Санкт-Петербурга

от 17.05.98 N 12

2.3.14. Резолюция.

2.3.14.1. Резолюция пишется соответствующим должностным лицом, как правило, на документе, в верхней его части на свободном поле. При отсутствии свободного поля на документе резолюция оформляется на отдельном листе (специальном бланке формата А6, скрепляемом с документом).

Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), содержание поручения, срок исполнения (при необходимости), подпись и дату, например:

Ларионовой О.А.

Жукову П.К.

Прошу подготовить проект

распоряжения губернатора

Санкт-Петербурга по данному

вопросу к 24.08.98

Личная подпись

17.07.98

Если резолюция оформляется на специальном бланке, то в левом верхнем углу бланка резолюции могут быть указаны реквизиты (регистрационный номер и дата либо заголовок) документа, к которому относится данная резолюция.

2.3.14.2. При наличии в резолюции нескольких исполнителей указывается ответственный исполнитель (как правило, это лицо, названное в резолюции первым).

2.3.14.3. Если документ направляется на исполнение в подведомственное подразделение, в резолюции обязательно указывается наименование этого подразделения (управления, комитета, отдела, сектора).

2.3.15. Заголовок к тексту.

2.3.15.1. Заголовок к тексту включает краткое содержание документа. Заголовок согласуется с наименованием вида документа.

Заголовок может отвечать на вопросы:

о чем (о ком)?, например:

О создании аттестационной комиссии;

чего (кого)?, например:

Должностная инструкция секретаря-референта.

2.3.16. Отметка о контроле.

Отметка о контроле - это отметка о контроле за исполнением документа, которую обозначают штампом "КОНТРОЛЬ". Организация контроля за исполнением документов осуществляется в порядке, установленном разделом 10 настоящей Инструкции.

2.3.17. Текст документа.

2.3.17.1. Текст документа составляется на русском языке (с учетом особенностей составления документов, отправляемых за рубеж) и, как правило, оформляется в виде связанного текста.

2.3.17.2. Содержание и структура текста документа определяется функциональным назначением документа.

Общими требованиями к тексту документа являются лаконичность, ясность и точность его изложения. Текст документа должен быть изложен грамотно в соответствии с действующими правилами орфографии и пунктуации, в официально-деловом стиле.

При оформлении текста документа (приложения к документу) на двух и более страницах первая страница документа (имеющегося приложения) не нумеруется, а вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Порядковые номера страниц проставляются арабскими цифрами по центру верхнего поля документа без знака точки. Многостраничное приложение к документу нумеруется как самостоятельный документ (с первой страницы приложения).

2.3.17.3. Терминология, употребляемая в документах, должна соответствовать терминологии, установленной законодательными и другими нормативными актами. К терминам, которые могут быть непонятны адресату и применение которых необходимо в тексте документа, должны быть даны разъяснения в скобках. Следует избегать неоправданного употребления иностранных слов.

В тексте документа допускается использование общепринятых сокращений, установленных действующими правилами орфографии, стандартами. Также допускается использование сокращений и аббревиатуры наименований федеральных органов государственной власти, органов государственной власти Санкт-Петербурга и иных субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления муниципальных образований Санкт-Петербурга, предусмотренных в соответствующих правовых актах (положениях).

В реквизитах "Адрес" и "Подпись" сокращения не допускаются. Инициалы, как правило, располагаются перед фамилией (в тексте, в реквизите "Подпись"). В протоколах, выписках при перечислении фамилий в порядке алфавита инициалы следует располагать после фамилий.

Сокращение наименований предприятий, учреждений, организаций должно соответствовать сокращениям, установленным учредительными документами (положениями, уставами) этих организаций. В текстах правовых актов наименование организаций-исполнителей следует приводить полностью.

2.3.17.4. Текст документа состоит, как правило, из двух частей. В первой (вводной, констатирующей) части указывают причины, основания и цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации.

Текст может содержать одну заключительную часть. Например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения; справки, докладные записки - оценку фактов, выводы.

2.3.17.5. В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации - автора документа, дату документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту.

2.3.17.6. Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруются арабскими цифрами.

2.3.17.7. В распорядительных документах (распоряжение, приказ и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также документах, адресованных руководству организации, изложение текста должно идти от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу" и т.п.).

В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа ("постановляет", "решил" и т.п.).

В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("решили", "постановили" и т.п.).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили" и т.п.).

В документах, устанавливающих права и обязанности подразделений Администрации, их структурных подразделений (положения, инструкции), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (справки, акты, заключения), используют форму изложения текста от третьего лица единственного или множественного числа ("комитет осуществляет функции", "в состав комитета входят", "комиссия установила", "комитет полагает").

В письмах используют следующие формы изложения:

от первого лица множественного лица ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

от первого лица единственного числа ("прошу подготовить", "прошу предоставить");

от третьего лица единственного лица ("комитет не возражает", "Администрация Санкт-Петербурга направляет").

2.3.17.8. Документ с ограниченным сроком действия должен иметь соответствующую ссылку в тексте.

2.3.17.9. Сведения о сроке исполнения каких-либо действий (мероприятий) помещаются, как правило, в конце текста и могут быть выделены самостоятельным предложением (без абзаца).

2.3.17.10. Оформление рукописного текста документов должно соответствовать установленным требованиям к оформлению правовых документов. Рукопись пишется четко и разборчиво на стандартных листах бумаги, не допускается писать карандашом, очень мелким почерком и делать многочисленные вставки, сноски, исправления.

2.3.18. Отметки о наличии приложения.

2.3.18.1. Отметку о наличии приложения, названного в тексте, оформляют следующим образом:

Приложение: на 4 л. в 2 экз.

2.3.18.2. Если документ имеет приложение, не названное в тексте, то указывают его наименование, количество листов и количество экземпляров; при наличии нескольких приложений их нумеруют, например:

Приложение: 1. Положение о Городской комиссии по недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга на 2 л. в 1 экз.

2. Состав Городской комиссии по недвижимости при Правительстве Санкт-Петербурга на 1 л. в 1 экз.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывают.

2.3.18.3. В приложении к распорядительному документу на первом его листе в правом верхнем углу пишут Приложение (без кавычек) с указанием наименования распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:

Приложение 2

к приказу губернатора

Санкт-Петербурга

от 14.01.98 N 8-п

2.3.18.4. Если к документу прилагают другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: Инструкция по делопроизводству в Комитете по внешним связям Администрации Санкт-Петербурга и приложения к ней, всего на 52 листах.

2.3.18.5. Если приложение направляют не во все указанные в документе адреса, то отметку о его наличии оформляют следующим образом:

Приложение: на 3 л. в 2 экз. в первый адрес.

2.3.19. Подпись.

2.3.19.1. Подпись является обязательным реквизитом документа и располагается с интервалом не менее двух сантиметров под текстом документа.

2.3.19.2. Проекты документов представляются на подпись соответствующим должностным лицам исходя из их компетенции полностью оформленными, проверенными, согласованными, вместе с приложениями и материалами, на основании которых документ готовился.

Документы информационно-справочного или аналитического характера могут быть подписаны непосредственным составителем документа, если решаемые вопросы не выходят за пределы его компетенции.

2.3.19.3. Подписываются экземпляр документа, отсылаемый адресату, и экземпляр документа, который остается в деле отправителя.

При оформлении документа, направляемого нескольким адресатам, или совместного документа, издаваемого от имени двух или нескольких органов (организаций), подписываются все экземпляры документа.

При массовой рассылке копий документа подписываются только экземпляр документа, оставляемый в деле отправителя, а адресатам рассылаются размноженные и заверенные его копии.

2.3.19.4. В состав реквизита "Подпись" входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи. При оформлении документа на бланке соответствующего органа или должностного лица должность этого лица в реквизите "Подпись" указывается сокращенно, а если документ оформлен не на бланке, приводится полное наименование должности, например:

Председатель Комитета              Личная

                                   подпись                     Г.И.Ткачев

или

Вице-губернатор Санкт-Петербурга -

председатель Комитета по           Личная

внешним связям                     подпись                     Г.И.Ткачев

2.3.19.5. При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности, например:

Председатель Административно-

правового комитета                 Личная подпись            Д.Н.Козак

Заместитель председателя           Личная

Юридического                       подпись

комитета                                                     Е.Е.Русецкая

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне, например:

Председатель Комитета по           Председатель Комитета по

внешним связям                     управлению городским имуществом

Личная     Г.И.Ткачев              Личная                  Г.О.Греф

подпись                            подпись

2.3.19.6. В документе, составленном комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением, например:

Председатель комиссии      Личная подпись                  Б.Д.Никольский

Заместитель

председателя комиссии      Личная подпись                 Т.Н.Кожевникова

Секретарь комиссии         Личная подпись                    И.Е.Листвина

Члены комиссии             Личная подпись                    А.А.Алексеев

                           Личная подпись                      Б.Б.Бочкин

                           Личная подпись                     В.В.Вербина

2.3.19.7. Документ может быть подписан исполняющим обязанности должностного лица с указанием его фактической должности и фамилии.

При этом перед наименованием должности не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам." или косую черту.

2.3.19.8. В подписанные документы не допускается вносить какие-либо изменения или дополнения.

2.3.20. Гриф согласования документа.

2.3.20.1. Подготовленный проект документа (с имеющимися приложениями) подлежит при необходимости согласованию.

Согласование (предварительное рассмотрение и оценка проекта документа) производится до подписания (утверждения) проекта.

Проект документа может быть согласован с подведомственными структурными подразделениями (должностными лицами) подразделения Администрации - автора документа, а также с другими подразделениями Администрации и внешними организациями (органами) по вопросам, входящим в компетенцию или затрагивающим интересы соответствующих подразделений, организаций (органов).

2.3.20.2. Согласование проекта документа оформляется грифом согласования. Гриф согласования состоит из слова СОГЛАСОВАНО без кавычек, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), его личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Председатель

Комитета финансов

Личная подпись И.Ю.Артемьев

23.04.98

2.3.20.3. Для ускорения процесса согласования проект документа может быть размножен и разослан в копиях заинтересованным сторонам. В этом случае согласование документа оформляется, как правило, письмом. Если согласование осуществляют письмом (протоколом и др.), гриф согласования оформляют по следующей форме:

СОГЛАСОВАНО

Письмо Комитета по

здравоохранению

Администрации

Санкт-Петербурга

от 09.07.98 N 4-56

2.3.20.4. Полученные при согласовании проекта документа замечания (дополнения) учитываются. Если замечания не принимаются, составитель проекта документа готовит заключение (отзыв) на замечания и прилагает его к этому проекту.

При внесении незначительных изменений (дополнений) технического характера (устранение опечаток, грамматических ошибок и т.д.), проект документа после перепечатки вторично не подлежит согласованию.

2.3.21. Визы согласования документа.

Согласование документа оформляют визой, которая включает подпись визирующего, расшифровку подписи (инициалы, фамилия) и дату, а при необходимости - также должность лица, визирующего документ, например:

Председатель Юридического комитета

Личная подпись Д.Н.Козак

25.03.98

Согласование проекта правового акта Администрации оформляют в соответствии с Регламентом Администрации Санкт-Петербурга в "Справке о согласовании".

При наличии замечаний по проекту правового акта Администрации визу согласования оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются

Председатель Юридического комитета

Личная подпись Д.Н.Козак

25.03.98

2.3.22. Печать.

Печатью подразделения Администрации, являющегося автором документа, заверяют подлинность подписи должностного лица этого подразделения на документах, предусмотренных специальными нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

2.3.23. Отметка о заверении копии.

2.3.23.1. При заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют: заверительную надпись "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись этого должностного лица; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения, например:

Подпись

Верно

Начальник Протокольного сектора    Личная подпись             О.В.Волкова

26.01.98

Допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации.

2.3.23.2. Администрация и ее подразделения, как правило, могут выдавать копии только издаваемых ими документов (актов губернатора, первых вице-губернаторов, вице-губернаторов, других служебных документов).

2.3.24. Отметка об исполнителе.

Отметка об исполнителе включает фамилию (или фамилию, имя, отчество) исполнителя документа и номер его рабочего телефона (или телефона, по которому с ним можно связаться).

Отметку об исполнителе исполнитель включает при подготовке документа и располагает ее на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу, например:

Петров

314 13 14

или

Петров Лев Иванович

314 13 14

2.3.25. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает следующие данные: ссылку на дату и номер документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такого документа краткие сведения об исполнении; слова "В дело N ..." (указывается номер дела, в котором будет храниться документ).

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем подразделения Администрации, в котором исполнен документ.

2.3.26. Отметка о поступлении документа.

Отметка о поступлении документа в Администрацию (в подразделение Администрации) содержит порядковый номер и дату поступления документа (при необходимости - часы и минуты). Отметку о поступлении документа располагают в правом нижнем углу первого листа документа. Допускается проставлять отметку о поступлении документа в виде штампа.

2.3.27. Отметка для автоматического поиска документа.

Отметка для автоматического поиска документа может включать имя файла, код оператора, а также другие поисковые данные, устанавливаемые в соответствующем подразделении.

3. Особенности оформления документов,
направляемых за рубеж

3.1. Документы, направляемые адресатам в зарубежные страны, оформляются на гербовых бланках для писем:

губернатора;

первых вице-губернаторов;

вице-губернаторов;

отраслевых и территориальных подразделений Администрации;

Канцелярии и структурных подразделений Канцелярии.

3.2. Текст документа, как правило, печатается на русском языке.

Оформление документов, направляемых по линиям факсимильной связи, производится на чистом листе бумаги без использования бланка. Текст печатается прописными буквами на русском языке либо языке адресата.

3.3. В реквизите "Адресат" указывается вначале имя, фамилия, должность лица, которому направляется документ, название учреждения или фирмы, затем адресные данные в следующей последовательности: дом; улица; город; почтовый индекс; страна.

Название страны может быть полным (Соединенные Штаты Америки) или кратким (США), но обязательно должно быть официально принятым (нельзя вместо Федеративная Республика Германия или ФРГ писать Германия).

3.4. Заголовок к тексту не составляется.

3.5. При ответе на документ, поступивший от зарубежного партнера в Администрацию, целесообразно в тексте сделать ссылку на этот документ, например: "На Ваше письмо от... числа".

3.6. При регистрации документа, отправляемого за рубеж, регистрационный номер проставляется на втором экземпляре, остающемся в деле. Первый экземпляр документа имеет только дату подписания.

3.7. Одновременно с документом исполнитель готовит конверт для отправки данного документа с указанием адресных данных адресата (согласно пункту 3.3 настоящей Инструкции) и адреса отправителя. При этом адрес может быть написан как на английском языке, так и на языке страны-адресата.

4. Особенности оформления и выпуска
правовых актов Администрации

4.1. Оформляются правовые акты Администрации на гербовых бланках установленной формы в соответствии с требованиями Инструкции и действующими нормативно-методическими материалами.

Совместный правовой акт может быть оформлен на соответствующем бланке Администрации (без воспроизведения герба Санкт-Петербурга) с указанием наименования органа или должностного лица, совместно с которым издается данный правовой акт, либо на чистом листе бумаги с указанием, от имени каких органов (должностных лиц) принимается (издается) правовой акт.

4.2. Постановления Правительства Санкт-Петербурга, распоряжения и приказы губернатора, распоряжения и приказы руководителей подразделений Администрации изготавливают на гербовых бланках, на которых реквизиты правовых актов располагают продольным способом.

Проекты правовых актов, направляемые на соответствующие согласования (до вынесения на рассмотрение Правительства Санкт-Петербурга или на подпись губернатору, руководителю подразделения Администрации), изготавливают на соответствующих бланках без воспроизведения герба Санкт-Петербурга и в правом верхнем углу указывают слово "Проект".

Согласованные и отредактированные в установленном порядке проекты правовых актов перепечатываются на соответствующие гербовые бланки и вносятся соответственно на рассмотрение Правительства Санкт-Петербурга, на подпись губернатору, руководителю подразделения Администрации.

4.3. Содержание издаваемых правовых актов Администрации не должно противоречить изданным ранее или дублировать их, если при этом не изменяется (отменяется) ранее изданный акт.

4.4. Текст правового акта Администрации содержит, как правило, вводную (констатирующую) и распорядительную части. Если содержание правового акта не нуждается в пояснении, то вводная (констатирующая) часть отсутствует.

4.5. Вводная часть может содержать мотивы и цели издания правового акта.

4.6. Если правовые акты Администрации принимаются на основе (в развитие, во исполнение) правовых актов федеральных органов государственной власти, законов Санкт-Петербурга, постановлений Правительства Санкт-Петербурга, правовых актов губернатора, то вводная часть правового акта Администрации должна содержать ссылку на соответствующий правовой акт с указанием его наименования, даты, индекса и заголовка.

При проведении согласования проекта такого правового акта Администрации к нему необходимо прилагать копию правового акта, на который делается ссылка, объемом не более 3 страниц, а если объем копии правового акта превышает 3 страницы, то к проекту правового акта Администрации прилагают копию части (главы, статьи) правового акта (с указанием вида акта, его заголовка, даты и номера).

4.6.1. В случае, если правовой акт федерального органа государственной власти, закон Санкт-Петербурга, постановление Правительства Санкт-Петербурга или правовой акт губернатора содержит прямое указание органам исполнительной власти субъектов Российской Федерации, Администрации Санкт-Петербурга или ее подразделению по выполнению определенных действий, вводная часть правового акта Администрации, как правило, содержит формулировку "во исполнение", например:

"Во исполнение пункта 5 Указа Президента Российской Федерации от 08.04.97 N 305 "О первоочередных мерах по предотвращению коррупции...".

или

"Во исполнение пункта 2 приказа губернатора Санкт-Петербурга от 20.01.98 N 3-п "Об утверждении Регламента Администрации Санкт-Петербурга"..."

При отсутствии прямого указания ссылка на соответствующий правовой акт федерального органа государственной власти, закон Санкт-Петербурга, постановление Правительства Санкт-Петербурга или правовой акт губернатора указывается в правовом акте Администрации следующим образом:

"В соответствии с п. 29 Правил..., утвержденных Указом Президента Российской Федерации от 13.02.98 N ..." ...".

4.7. Вводная (констатирующая) часть должна быть изложена по возможности кратко и не превышать 1/3 документа (без приложения).

4.8. К проекту правового акта Администрации необходимо прилагать пояснительную записку или аналитическую справку, в которой должны быть изложены обоснования принятия данного правового акта, пояснения о состоянии законодательства в данной сфере правового регулирования. Пояснительную записку (справку) следует изложить объемом не более 3 страниц.

4.9. При необходимости в тексте правового акта Администрации допускается краткое изложение содержания правового акта, послужившего основанием для издания правового акта Администрации.

Издание правового акта Администрации (распоряжения, приказа), воспроизводящего содержание правового акта федерального органа государственной власти, закона Санкт-Петербурга, постановления Правительства Санкт-Петербурга, правового акта губернатора только с целью доведения содержания соответствующего правового акта до исполнителей и не включающее никаких предписаний, не допускается.

4.10. Текст распоряжений и приказов как правовых актов, издаваемых на основе единоначалия, излагается от первого лица единственного числа и начинается словами: "В целях...", "В связи с...", "В соответствии...", "Приказываю...".

4.11. При необходимости распорядительная часть правового акта может разбиваться на пункты и подпункты, которые группируются по их значимости (от наиболее существенных к более второстепенным) либо в последовательности развития темы (содержания) правового акта. Возможна компоновка пунктов и по другим признакам: исполнители, сроки исполнения и т.п.

Каждый пункт, как правило, должен начинаться с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (утвердить, внести, обязать, указать, считать и т.д.). Использовать формулировки "решить вопрос", "обратить внимание" и т.д. в правовых актах Администрации не допускается.

4.12. Тексты правовых актов Администрации (распоряжений, приказов) в распорядительной части обязательно должны содержать пункты, предусматривающие:

конкретные задания исполнителям с указанием реальных сроков их исполнения (при длительных сроках исполнения необходимо указывать промежуточные (контрольные) сроки. При указании срока используется цифровой способ оформления даты;

точное наименование организаций-исполнителей задания (фамилии руководителей организаций указывать не следует; должностное лицо в качестве исполнителя может быть указано только в случае, если выполнение возлагается на него лично);

поручения о контроле исполнения правового акта или его отдельных пунктов с указанием, на кого возложен контроль;

указания о снятии с контроля ранее принятого правового акта в случае его выполнения или принятия нового правового акта взамен ранее принятого;

указание о сроке введения правового акта в действие, если такое указание необходимо;

указание об отмене, изменении или дополнении действующих правовых актов, если издаваемый правовой акт отменяет действующий или принимается в дополнение (изменение) действующего акта;

4.13. Предписания, адресуемые подведомственным подразделениям (управлениям, комитетам, отделам, секторам), формулируются в категоричной форме. В отношении не находящихся в подчинении органов (организаций), расположенных на подведомственной территории применяются глаголы типа "предложить", "рекомендовать". В отдельных случаях возможна и категоричная форма обращения, если правовой акт (распоряжение, приказ) издается по тем вопросам компетенции Администрации, по которым она вправе давать общеобязательные указания.

4.14. Пункт об отмене действующих правовых актов начинается со слов: "Считать утратившим (утратившими) силу...".

4.14.1. Перечень отменяемых правовых актов приводится с указанием даты, номера и заголовка каждого правового акта в хронологической последовательности.

Перечень, содержащий более 4 отменяемых правовых актов, может быть приложен к основному правовому акту. В этом случае пункт об отмене правовых актов формулируется следующим образом: "Считать утратившими силу распоряжения губернатора Санкт-Петербурга согласно приложению".

4.14.2. Пункт об изменении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

"Пункт 3 распоряжения губернатора Санкт-Петербурга от.. N... "О ..." изложить в следующей редакции:

"3. ... (текст новой редакции пункта)."".

4.14.3. Пункт о дополнении отдельного положения действующего правового акта строится по схеме:

"Пункт 4 распоряжения губернатора Санкт-Петербурга от... N... "О..." после слов "..." дополнить словами "..".".

4.15. При существенных и многочисленных изменениях (дополнениях) действующий правовой акт Администрации, как правило, подлежит отмене и издается новый правовой акт, в который включаются все необходимые положения из ранее действовавшего.

4.16. В случае, когда к правовому акту Администрации приобщается другой документ, он указывается в тексте этого правового акта как приложение.

Приложение к правовому акту Администрации, поясняющее или дополняющее содержание этого правового акта, может быть оформлено в виде таблицы, перечня, списка и т.п.

4.17. Если правовым актом Администрации утверждается какой-то документ (положение, устав, правила, инструкция), ссылка на такой документ в тексте правового акта оформляется следующим образом: "Утвердить Положение о...".

В правом верхнем углу первой страницы утверждаемого документа оформляется гриф утверждения согласно пункту 2.3.13 настоящей Инструкции.

4.18. До подписания проекты правовых актов Администрации, подготовленные в соответствии с требованиями Регламента Администрации Санкт-Петербурга и настоящей Инструкции, должны быть согласованы в порядке, установленном пунктами 3.7-3.15 Регламента Администрации Санкт-Петербурга.

4.19. После подписания правовые акты Администрации (кроме распоряжений и приказов руководителей территориальных и отраслевых подразделений Администрации) поступают в протокольный сектор отдела делопроизводства секретариата Канцелярии (далее - протокольный сектор) для регистрации и присвоении соответствующего индекса (порядкового номера).

Распоряжения и приказы руководителей территориальных и отраслевых подразделений Администрации регистрируются аппаратами соответствующих подразделений Администрации. Используется буквенно-цифровая индексация.

Распоряжениям присваиваются в течение года порядковые номера с добавлением буквы "-р", например: "распоряжение губернатора Санкт-Петербурга от 03.01.98 N 5-р".

Приказам присваиваются порядковые номера с добавлением буквы "-п", например: "приказ губернатора Санкт-Петербурга от 05.01.98 N 3-п".

4.20. Датой правовых актов Администрации является дата их подписания, которая, как правило, совпадает с датой их регистрации.

4.21. Правовой акт, издаваемый совместно несколькими организациями (например, губернатором Санкт-Петербурга и главой исполнительной власти другого субъекта Российской Федерации, двумя и более подразделениями Администрации), имеет единую дату (наиболее позднюю дату подписания) и единый регистрационный номер, состоящий из регистрационных номеров правового акта каждой из организаций, которые проставляются через косую черту в порядке указания авторов на правовом акте (слева направо), например: "распоряжение губернатора Санкт-Петербурга и губернатора Ленинградской области от 03.01.98 N 4-р/3-р".

4.22. Подписанные правовые акты Администрации тиражируются протокольным сектором секретариата Канцелярии в соответствии со списком рассылки, который определяется ответственным исполнителем и работником секретариата Канцелярии при подготовке проекта этого правового акта. Кроме этого, осуществляется обязательная рассылка актов в соответствии с установленным перечнем официальной рассылки.

4.23. Копии правовых актов Администрации при тиражировании документов с помощью множительной техники в необходимых случаях заверяются печатью протокольного сектора секретариата Канцелярии.

5. Ведение протоколов совещаний с участием губернатора
Санкт-Петербурга, первых вице-губернаторов Санкт-Петербурга,
вице-губернаторов Санкт-Петербурга, а также заседаний
Правительства Санкт-Петербурга

5.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности подразделений Администрации губернатор, первые вице-губернаторы, вице-губернаторы проводят совещания с руководителями подразделений Администрации, органов местного самоуправления муниципальных образований Санкт-Петербурга, а также различных предприятий, учреждений и организаций.

5.2. Соответствующая служба секретариата Канцелярии или аппарата губернатора (первого вице-губернатора, вице-губернатора) по ходу совещания ведет записи и не позднее следующего рабочего дня оформляет стенографический отчет (приложение 2 к Инструкции) и протокол совещания на бланке протокола (приложение 1 к Инструкции).

В стенографическом отчете указываются дата, время и место проведения совещания, наименование службы, ведущей запись совещания, фамилии и инициалы работников, ведущих запись совещания.

В протоколе совещания указываются дата, время и место проведения совещания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.

5.3. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указываются: выступающие; содержащие принятого решения; ответственные за исполнение; срок реализации.

5.4. Общие требования к оформлению протокола совещания, а также протокола заседания Правительства:

5.4.1. В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание, или указание на то, что данный документ является протоколом заседания Правительства.

5.4.2. Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной.

5.4.2.1. Вводная часть текста располагается под реквизитом "Заголовок", состоит из разделов: "Председатель", "Присутствовали", "Повестка дня", а в тексте протокола заседаний Правительства могут быть также разделы "Постоянные участники заседаний" и "Приглашенные".

В разделе "Председатель" протокола указываются должность, инициалы и фамилия председателя совещания или председательствующего на заседании Правительства.

В разделе "Присутствовали" протокола совещания при количестве участников свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в последовательности, соответствующей занимаемой должности, и с разбивкой по вопросам повестки дня.

В разделе "Присутствовали" протокола заседания Правительства указываются присутствовавшие на заседании члены Правительства. Если на соответствующее заседание Правительства приглашаются постоянные участники заседаний, то в разделе "Постоянные участники заседаний" указываются в алфавитном порядке их фамилии и инициалы, а справа от фамилий - должности участников. Остальные присутствовавшие на заседании Правительства указываются в разделе "Приглашенные".

В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании (заседании). Вопросы располагаются в порядке их важности или сложности и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос о чем?, например: "Об итогах...", "О деятельности...".

5.4.2.2. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания (заседания). Разделы строятся по единой схеме:

1. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ;

2. СЛУШАЛИ-ВЫСТУПИЛИ-РЕШИЛИ и т.д.

Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной.

Протокол краткой формы изложения составляется в случае ведения стенограммы совещания (заседания).

В протоколе краткой формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "ВЫСТУПИЛИ" - фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня. При этом тексты докладов и выступлений прилагаются к протоколу, в котором делают ссылку "Текст доклада прилагается". Раздел "ВЫСТУПИЛИ" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.

В протоколе полной формы изложения в разделах "СЛУШАЛИ" излагается краткое содержание докладов по вопросам повестки дня. В разделах "ВЫСТУПИЛИ" дается запись всех выступлений по каждому вопросу повестки дня, в том числе вопросов к докладчику и ответов на них (слова "вопрос" и "ответ" указывать не следует, вместо них проставляются инициалы и фамилия спрашивающего и отвечающего).

В разделе "РЕШИЛИ" излагается текст принятых на совещании (заседании) решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.

5.5. Протоколы датируются и регистрируются в протокольном секторе, при необходимости тиражируются и рассылаются исполнителям для организации работы по выполнению решений и в сектор контроля для контроля за исполнением.

5.6. Протокол заседания Правительства не позднее чем в 10-дневный срок рассылается членам Правительства и приглашенным (по принадлежности вопросов), а также исполнителям.

5.7. Протокольный сектор при необходимости выдает выписки из протоколов заседаний Правительства, которые оформляются на бланках протоколов заседаний Правительства, а в правом верхнем углу указывается слово "ВЫПИСКА". Выписка не подписывается председательствующим на заседании, а заверяется печатью протокольного сектора.

6. Порядок регистрации и рассмотрения
служебной документации в Администрации

6.1. Регистрация служебных документов - это фиксация фактов поступления документов в Администрацию или отправки их из Администрации путем проставления на документе регистрационного индекса и даты с последующей записью необходимых сведений о документе (в регистрационных формах) в компьютер.

Запись сведений о документе в компьютер производится путем заполнения электронной регистрационной карты. Исключение составляют нормативные правовые акты, письменные обращения граждан, иные документы, которые в соответствии с настоящей Инструкцией регистрируются иным образом.

6.2. Прием, регистрация и отправка документов в Канцелярии осуществляется сектором служебной корреспонденции отдела делопроизводства секретариата Канцелярии (далее - сектор служебной корреспонденции).

В отраслевых и территориальных подразделениях Администрации принимают и регистрируют документы, адресованные им, а также отправляют подготовленные ими документы службы подразделений, ответственные за делопроизводство.

6.2.1. При приемке и отправке документов проверяется правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).

6.2.2. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

6.2.3. На документах, поступивших в Администрацию до 16.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.

На корреспонденции, поступившей после 16.00 часов, проставляется регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.

6.2.4. Корреспонденция, поступившая в Администрацию в нерабочее время, а также в выходные и праздничные дни, принимается дежурной службой Канцелярии с последующей обязательной передачей в сектор служебной корреспонденции для регистрации. Такую корреспонденцию сектор служебной корреспонденции регистрирует как поступившую в рабочий день, следующий за соответствующим выходным или праздничным днем.

6.2.5. Работники сектора служебной корреспонденции производят сортировку полученных документов по следующим группам:

почта губернатора;

почта первых вице-губернаторов и вице-губернаторов;

почта подразделений Администрации;

нормативные правовые акты;

документы для служебного пользования.

6.3. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция, требующая учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях (как создаваемая в Администрации, так и поступающая из других организаций).

Обязательной регистрации подлежат все документы, требующие ответа (как входящие, так и исходящие), а также все без исключения документы, поступающие из федеральных органов государственной власти, органов государственной власти субъектов Российской Федерации, органов местного самоуправления.

6.3.1. Существуют отдельные документы, которые не подлежат регистрации, примерный перечень которых приводится в приложении 3 к Инструкции.

6.3.2. Телефонограммы в адрес губернатора, первых вице-губернаторов, вице-губернаторов, руководителей подразделений Администрации принимаются и регистрируются соответствующими работниками их аппаратов.

6.3.3. Телефаксы, поступившие в Администрацию, регистрируются так же, как служебная корреспонденция, за исключением тех случаев, когда они поступают на иностранном языке. В этом случае они передаются для перевода текста в Комитет по внешним связям Администрации, а затем возвращаются соответственно в сектор служебной корреспонденции или аппарат подразделения Администрации на регистрацию, и датой их регистрации является день поступления текста на русском языке из Комитета по внешним связям.

6.4. Регистрационный индекс входящего документа (входящий номер) документа проставляется в регистрационном штампе в нижнем правом углу документа.

6.4.1. Повторным служебным документам присваивается входящий номер первичной регистрации с добавлением признака повторности.

Повторными считаются документы, поступившие по одному и тому же вопросу из одной организации в течение года, считая от даты первичной регистрации.

В целях удобства работы с документами и комплексного решения вопросов, в них поставленных, за одним и тем же номером регистрируются и документы, не являющиеся повторными, но поступившие из разных организаций по одному и тому же вопросу.

6.5. Проверенные и правильно оформленные документы направляются сектором служебной корреспонденции адресатам курьерской службой, фельдъегерской службой, заказной или простой почтой.

6.6. Из сектора служебной корреспонденции в подразделения Администрации документы передаются под расписку.

6.7. Документы, требующие срочного рассмотрения, с грифами "Срочно", "Весьма срочно", правительственные документы, телеграммы и др. доставляются немедленно адресату.

6.8. Все служебные документы, за исключением писем граждан и нормативных правовых актов, зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции, направляются исполнителям, а также из подразделения в подразделение только через сектор служебной корреспонденции для фиксации информации, содержащейся в резолюциях.

6.8.1. По всем повторным документам в секторе служебной корреспонденции подбираются дела из архива, которые вместе с поступившим документом направляются исполнителю.

В случае, если документ повторный, а при рассмотрении первого документа дело сформировано не было, исполнителю вместе с повторным документом направляется распечатка регистрационной карточки первого документа, содержащейся в компьютере.

6.9. Документы, адресованные губернатору, после регистрации поступают к заместителю начальника секретариата Канцелярии - начальнику отдела делопроизводства.

При необходимости предварительной проработки, подготовки докладов и предложений губернатору или организации исполнения документы, адресованные губернатору, по поручению начальника аппарата губернатора, его заместителей, начальника секретариата Канцелярии, его заместителей направляются по принадлежности вопросов в соответствующие подразделения Канцелярии, подразделения Администрации.

6.10. Документы, адресованные первым вице-губернаторам, вице-губернаторам, руководителям подразделений Администрации, поступают соответственно в аппараты (помощникам) указанных руководителей для доклада и дальнейшего рассмотрения.

6.10.1. Руководители подразделений Администрации рассматривают документы, как правило, в день их поступления в подразделение. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции.

6.11. Сроки исполнения документов, поступивших из других организаций, устанавливаются руководителем подразделения Администрации с учетом срока, установленного организацией, направившей документ, и сроков, установленных законодательством. Сроки исполнения таких документов исчисляются в календарных днях с даты их поступления (регистрации).

6.12. Служебные документы, полученные работниками Канцелярии или отраслевых, территориальных подразделений Администрации, минуя соответственно сектор служебной корреспонденции или аппарат подразделения Администрации, подлежат обязательной регистрации в секторе служебной корреспонденции либо в аппарате подразделения Администрации, которому предоставлено право самостоятельно регистрировать документы.

6.13. Документы с реквизитом "Для служебного пользования" направляются для рассмотрения в соответствии с правилами работы с документами, имеющими реквизит "Для служебного пользования".

6.14. Исходящим документам (кроме ответов на письма граждан) присваиваются самостоятельные регистрационные номера.

Исходящие документы передаются соответственно в сектор служебной корреспонденции или аппарат подразделения Администрации для отправки адресатам курьерской службой, фельдъегерской службой, заказной или простой почтой.

7. Регистрация писем граждан,
порядок и сроки их рассмотрения

7.1. Делопроизводство по письменным обращениям граждан ведется отдельно от других видов делопроизводства и возлагается:

в территориальных и отраслевых подразделениях Администрации - на службы делопроизводства соответствующих подразделений;

в Канцелярии - на сектор писем Управления по обращениям и жалобам Канцелярии (далее - сектор писем).

7.2. Все письма граждан, поступившие непосредственно в территориальные и отраслевые подразделения Администрации, регистрируются их службами делопроизводства, как правило, в день поступления писем в соответствующие подразделения.

7.3. Все поступившие в Канцелярию письменные обращения (далее - письма) граждан первоначально поступают в сектор служебной корреспонденции, который в день их поступления проверяет правильность доставки, производит вскрытие конвертов, проверяет целостность вложений и в расконвертованном виде вместе с конвертом передает в сектор писем для регистрации.

Все письма граждан, поступившие непосредственно в секретариат Канцелярии и другие подразделения Администрации, должны быть переданы в сектор писем для регистрации.

Сектор писем регистрирует письма граждан, поступившие в Канцелярию, как правило, в день их поступления в сектор писем.

7.4. При регистрации на письмах граждан ставится штамп соответственно подразделения Администрации, сектора писем, куда вписывается дата регистрации и входящий номер письма.

Входящий номер письма состоит из индекса тематического - классификатора вопросов, содержащихся в письмах граждан, и порядкового номера письма, например: N 10.5-25 от 21.01.98, где:

10.5 - индекс классификатора;

25 - порядковый номер письма;

21.01.98 - дата регистрации.

7.5. Письма граждан разделяют на следующие виды:

личные - от конкретного заявителя;

коллективные - от группы заявителей, объединенных общими интересами (общая работа, членство в одном из политических и общественных формирований, проживание в одном доме, микрорайоне и др.);

анонимные - от гражданина или группы граждан без указания данных, позволяющих установить личность обратившегося, или не содержащее адресных данных, позволяющих определить, куда следует направлять ответ.

Анонимные письма, как правило, не рассматриваются, а списываются в дело.

7.6. Регистрация писем граждан производится в автоматизированном сетевом режиме ЭВМ. При этом в компьютер вводится следующая информацию:

фамилия, имя, отчество автора, его адрес, номер телефона;

краткая информация о поставленных в письмах вопросах;

весь ход рассмотрения письма с записью поручений (резолюций) соответствующих должностных лиц, фамилиями конкретных исполнителей, результатами рассмотрения, отметками об исполнении и снятии с контроля (если документ взят на контроль);

информация о письме: дата поступления, признак письма (личное или направлено в Администрацию с сопроводительным письмом организации), категория письма (жалоба, заявление, предложение), вид письма (личное, коллективное, анонимное), куда и кому адресовано, к какой социальной группе относится автор (участник Великой Отечественной войны, инвалид Великой Отечественной войны, многодетный и т.д.).

7.7. Все зарегистрированные письма граждан проверяются на повторность поступления соответственно службами делопроизводства подразделений Администрации, сектором писем. При поступлении в подразделения Администрации или Канцелярию повторных писем граждан исполнителю в обязательном порядке подбирается переписка по предыдущим обращениям.

Повторными считается письмо, поступившее от одного и того же лица по одному и тому же вопросу, если со времени первого обращения истек установленный срок рассмотрения или заявитель не согласен с ответом на его обращение.

Повторные письма, а также письма одного и того же гражданина (коллектива граждан) по одному и тому же вопросу, направленные им в различные адреса, а затем поступившие соответственно в подразделение Администрации, Канцелярию, учитываются под регистрационным номером первого письма.

7.8. Службы делопроизводства подразделений Администрации, сектор писем несут в соответствии с законодательством ответственность за хранение регистрационной информации и оперативное представление ее работникам Администрации и заявителям по их запросам.

7.9. Поступившие в Канцелярию письма граждан, рассмотрение которых относится к компетенции отраслевых или территориальных органов Администрации, после регистрации направляются сектором писем в соответствующие подразделения Администрации по принадлежности для разрешения вопросов и подготовки ответа авторам. Письма граждан передаются в подразделения Администрации по реестрам (под расписку).

Если письмо направляется для рассмотрения в подразделение Администрации по поручению, содержащемуся в резолюции губернатора, туда, как правило, направляется подлинник письма, а его копия остается в секторе писем для формирования дела.

Письма граждан, поступившие в подразделения Администрации из сектора писем, должны рассматриваться в порядке и в сроки, установленные настоящей Инструкцией.

Срок рассмотрения этих писем исчисляется с даты регистрации письма в секторе писем. При невозможности рассмотрения письма в указанные сроки необходимо заблаговременно решить вопрос о продлении срока рассмотрения.

7.10. Письма граждан, рассмотрение которых не относится к компетенции Администрации, не позднее чем в 5-дневный срок направляются соответственно службами делопроизводства подразделений Администрации, сектором писем по принадлежности вопроса с одновременным извещением об этом автора письма.

7.11. Письма граждан, поступившие в Канцелярию, адресованные губернатору и требующие доклада, сектор писем направляет в секретариат Канцелярии.

7.12. В случае, если на письме сектором писем проставлен штамп "КОНТРОЛЬ" или "ПОДЛЕЖИТ ВОЗВРАТУ", такие письма при ответе подлежат возврату в сектор писем.

7.13. Запрещается направлять жалобы граждан тем органам и должностным лицам, действия которых обжалуются.

7.14. Рассмотрение поступивших непосредственно в подразделения Администрации писем граждан и принятие по ним решений (например, о направлении конкретным исполнителям) осуществляется руководителями этих подразделений, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать 3 рабочих дней со дня регистрации письма в службе делопроизводства.

Поступившие в Канцелярию письма граждан, адресованные лично губернатору или требующие доклада губернатору, подлежат предварительному рассмотрению (ознакомлению с содержанием и подготовке проекта резолюции) начальником секретариата Канцелярии или заместителем начальника секретариата Канцелярии, которое производится, как правило, ежедневно по рабочим дням и не должно превышать 3 рабочих дней со дня регистрации письма в секторе писем.

ГАРАНТ:

В официальном тексте документа, вероятно, допущена опечатка. О резолюциях см. пункт 2.3.14

Результаты рассмотрения соответствующими руководителями писем граждан отражаются в резолюциях, которые оформляются в соответствии с пунктами 2.12.1 и 2.12.4 настоящей Инструкции.

7.15. Все рассмотренные соответствующими руководителями письма граждан возвращаются для фиксации информации, содержащейся в резолюциях, соответственно в службы делопроизводства подразделений Администрации, сектор писем, откуда они вместе с экземпляром контрольной карты, если исполнение поручения по письму поставлено на контроль, передаются согласно резолюции исполнителям.

7.16. Если исполнение поручения по письму гражданина было поручено нескольким лицам и в резолюции не указан ответственный исполнитель, ответственным за подготовку ответа на письмо является лицо, указанное в резолюции первым.

В этом случае соответственно служба делопроизводства, сектор писем снимают с подлинника письма и резолюции к нему необходимое количество копий и направляют их соисполнителям, а сам подлинник письма и резолюцию к нему направляют ответственному исполнителю.

7.17. Если в резолюции к письму указано несколько исполнителей, то соисполнители не позднее чем за 5 дней до наступления срока ответа на письмо представляют ответственному исполнителю справки на соответствующих бланках писем, в которых отражают результаты рассмотрения своих вопросов.

7.18. Срок рассмотрения исполнителями писем граждан и исполнения поручений по ним не должен превышать 30 календарных дней, а писем, не требующих дополнительной проверки и изучения, - 15 календарных дней со дня регистрации письма соответственно в службе делопроизводства подразделения Администрации или секторе писем, если в резолюции не указан другой срок исполнения.

7.19. Отдельные категории писем рассматриваются в сроки, отличные от сроков, установленных в пункте 7.18. Инструкции. Например, письма военнослужащих и членов их семей рассматриваются не позднее 7 календарных дней со дня их регистрации. Телеграммы, требующие срочного решения, рассматриваются безотлагательно.

7.20. В отдельных случаях, когда для решения вопросов, указанных в письме, необходимо проведение специальной проверки, истребование дополнительных материалов либо принятие других мер, срок рассмотрения исполнителем письма и исполнения поручения по нему может быть продлен руководителем подразделения Администрации, но не более чем на один месяц, а рассмотрения отдельных категорий писем, указанных в пункте 7.19 настоящей Инструкции, и исполнения поручений по ним - не более чем на 7 дней, о чем исполнитель уведомляет автора письма.

Для продления срока рассмотрения письма исполнитель готовит справку о проделанной на текущий период работе по выполнению поручения, указанного в резолюции, с изложением обоснования невозможности исполнения его в сроки в полном объеме. Справка должна быть подготовлена на бланке письма соответствующего подразделения Администрации и подписана его руководителем или лицом, официально его замещающим.

Справки направляются только через службы делопроизводства подразделений Администрации или сектор писем соответственно.

7.21. Ответы на письма граждан даются, как правило, в письменном виде.

В отдельных случаях, с согласия гражданина, ответ может быть дан в устной форме. В таком случае исполнитель составляет справку определенного образца (приложение 4 к Инструкции), в которой должна быть отражена информация, перечисленная в пункте 7.22 Инструкции.

Ответы из подразделений Администрации по исполнению поручений, содержащихся в резолюциях к письмам граждан, зарегистрированным в секторе писем, направляются сектором писем должностному лицу, давшему соответствующее поручение.

7.22. Ответ на письмо гражданина должен содержать:

информацию раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме содержится несколько вопросов;

информацию о результатах проверки всех перечисленных в обращении фактах, четко указав при этом подтвердились факты или нет, в случае подтверждения фактов - информацию о принятых мерах по их устранению;

аргументы, обосновывающие излагаемую в ответе позицию;

аргументированные разъяснения со ссылками на законодательство в случае отказа рассмотрения или решения затрагиваемых в письме вопросов.

7.23. Руководители подразделений Администрации несут персональную ответственность за правильность и полноту ответов, направляемых гражданам, в соответствии с законодательством.

7.24. Рассмотренные письма граждан и оформленные ответы со всеми относящимися к ним материалами передаются соответственно в службы делопроизводства подразделений Администрации или сектор писем, где вся информация вводится в компьютер.

Сотрудники служб делопроизводства, сектора писем, отвечающие за работу с письмами граждан, проверяют все исполненные и подготовленные к отправке документы. В случае небрежного оформления, ненадлежащего исполнения поручения по письму или отсутствия ответов на все поставленные в письме вопросы подготовленный ответ возвращается исполнителю на доработку (без продления срока исполнения).

7.25. Если письмо гражданина (исполнение поручения по нему) было взято на контроль, то снять это письмо с контроля может должностное лицо, давшее контрольное поручение по нему.

7.26. На бланке ответа на письмо гражданина проставляется дата отправки и регистрационный номер письма. Исходящим номером ответа на письмо гражданина является входящий регистрационный номер письма.

Подлинники ответов направляются службами делопроизводства подразделений Администрации гражданам, а сектором писем - в сектор служебной корреспонденции, который осуществляет отправку ответов гражданам.

Копии ответов подшиваются службами делопроизводства подразделений Администрации, сектором писем в соответствующие дела.

7.27. Подразделения Администрации представляют ежеквартально в Управление по обращениям и жалобам Канцелярии не позднее 15-го числа месяца, следующего за отчетным, отчет о работе с письмами граждан, а также предложения по совершенствованию этой работы.

Статистические данные о поступивших в Администрацию письмах (в том числе и информация об исполнительской дисциплине) представляются начальнику Управления по обращениям и жалобам Канцелярии для подготовки информационно-аналитической справки.

Информационно-аналитические справки ежеквартально готовятся Управлением по обращениям и жалобам Канцелярии и доводятся до сведения губернатора, руководителей подразделений Администрации.

8. Организация приема и рассмотрения
устных обращений граждан

8.1. Организацию приема граждан губернатором, членами Правительства Санкт-Петербурга (далее в этой главе именуются должностными лицами Администрации) обеспечивает сектор приема граждан Управления по обращениям и жалобам Канцелярии (далее - сектор приема граждан).

Организацию приема граждан руководителями отраслевых и территориальных подразделений Администрации, не являющимися членами Правительства Санкт-Петербурга (далее в этой главе - руководители подразделений Администрации), обеспечивают аппараты соответствующих подразделений.

Сектор приема граждан при необходимости может привлекать руководителей подразделений Администрации к приему граждан в Канцелярии.

8.1.1. Организация приема граждан включает в себя:

прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по вопросам, затронутым в обращениях;

составление графика приема граждан соответствующим должностным лицом и обеспечение его соблюдения;

предварительная запись граждан на прием к соответствующим должностным лицам;

документационное обеспечение приема граждан;

ведение делопроизводства по обращениям граждан, принятых на приеме;

осуществление контроля за исполнением поручений, принятых соответствующими должностными лицами на приемах граждан.

В отраслевых и территориальных подразделениях Администрации прием граждан может осуществляться без предварительной записи.

8.1.2. Прием граждан осуществляется на двух уровнях:

консультативно-правовая работа, предварительная беседа проводится специалистами соответственно сектора приема граждан или аппарата подразделения Администрации;

решение принципиальных, сложных вопросов, рассмотрение обращений, содержащих жалобы на должностных лиц, производится должностными лицами Администрации или руководителями подразделений Администрации.

8.2. К делопроизводству принимаются заявления граждан о записи на прием к должностным лицам Администрации (руководителям подразделений Администрации), содержащие подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к соответствующему должностному лицу, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции Администрации. Оценку предъявляемых документов делает сотрудник сектора приема граждан (сотрудник аппарата соответствующего подразделения Администрации) и по результатам их рассмотрения осуществляет запись на прием к соответствующему должностному лицу Администрации (руководителю подразделения Администрации).

В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса, содержащегося в обращении гражданина, не относится к компетенции Администрации, либо представленные документы не удовлетворяют требованиям первого абзаца данного пункта Инструкции.

8.3. Учет обращений граждан, касающихся записи на прием, осуществляет соответственно сектор приема граждан или аппарат подразделения Администрации на специальном бланке списка принятых граждан (приложение 5 к Инструкции) с указанием даты составления списка, фамилий, имен, отчеств граждан и содержания предварительной беседы, после чего указанные данные вносятся в компьютер.

8.4. В случае необходимости гражданина принимает губернатор или член Правительства Санкт-Петербурга. В таком случае на каждое обращение гражданина работники сектора приема граждан:

подготавливают карточку личного приема гражданина губернатором, членом Правительства (приложение 6 к Инструкции);

формируют дело, в которое включают законодательные акты, правовые документы Администрации по данному вопросу, справки организаций, рассматривавших обращения и иные материалы.

8.4.1. Решение, принятое соответствующим должностным лицом Администрации на приеме гражданина, оформляется в виде резолюции, содержащей поручения подразделениям Администрации, подписывается должностным лицом, производившим прием, и после регистрации в секторе приема граждан направляется исполнителю, о чем гражданин ставится в известность.

ГАРАНТ:

В официальном тексте документа допущена опечатка. Вероятно, имеется в виду пункт 10.16

8.4.2. Поручения должностных лиц Администрации записываются в карточки личного приема граждан и ставятся на контроль (см. пункт 10.17-10.17. Инструкции).

8.5. Поручение, данное должностным лицом Администрации по обращению гражданина, должно исполняться безотлагательно, если иное не установлено в поручении. В случае, если для исполнения поручения необходимо провести дополнительное изучение и проверку обращения либо истребовать дополнительные материалы, поручение исполняется в срок, не превышающий 30 календарных дней.

8.6. Сроки исполнения поручений могут быть продлены только должностным лицом, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником сектора приема граждан.

Информация о продлении сроков исполнения фиксируется в карточках личного приема граждан.

8.7. Справки-ответы исполнителей анализируются соответственно работниками сектора приема граждан или аппарата руководителя подразделения Администрации и докладываются должностному лицу, давшему поручение.

Помимо справок-ответов исполнители готовят проект ответа заявителю.

В случае, если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, сектор приема граждан повторно направляет исполнителю документы для рассмотрения по существу и ответа.

8.8. Поручение снимается с контроля:

если вопрос решен;

если исполнителем дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо Администрации, давшее поручение рассмотреть обращение, согласен с доводами исполнителя.

Одновременно со снятием поручения с контроля в карточке личного приема делается отметка об исполнении.

8.9. В целях информирования должностных лиц Администрации о состоянии и характере обращений граждан и представителей организаций в приемную мэрии работники приемной готовят:

статистические справки о количестве граждан, принятых губернатором, членами Правительства - 1 раз в месяц, квартал, год;

статистические справки о выполнении поручений должностных лиц Администрации по рассмотрению обращений граждан - 1 раз в месяц, квартал, год.

8.10. Ведение делопроизводства по устным обращениям граждан в Администрацию является составной частью документационного обеспечения Администрации и должно соответствовать правилам и требованиям, изложенным в разделе 2 Инструкции с учетом особенностей, предусмотренных в настоящем разделе.

9. Организация работы с нормативными правовыми актами,
поступающими в Администрацию

9.1. Поступающие в Администрацию нормативные правовые акты, принятые федеральными органами государственной власти, Законодательным Собранием Санкт-Петербурга, органами государственной власти Ленинградской области, органами государственной власти иных субъектов Российской Федерации, органами местного самоуправления, учитываются в секторе служебной корреспонденции.

9.2. В секторе служебной корреспонденции нормативные правовые акты проходят первичный учет на компьютере с указанием вида акта (федеральный конституционный закон, федеральный закон, указ Президента Российской Федерации, постановление Правительства Российской Федерации, распоряжение Президента Российской Федерации и другие нормативные правовые акты, принятые федеральными органами государственной власти; Устав Санкт-Петербурга, закон Санкт-Петербурга, постановление Законодательного Собрания Санкт-Петербурга; закон соответствующего субъекта Российской Федерации, иные нормативные правовые акты органов государственной власти субъектов Российской Федерации; Устав муниципального образования Санкт-Петербурга, иные правовые акты органов местного самоуправления муниципальных образований Санкт-Петербурга), его даты принятия (издания) и номера, а также регистрационного номера и даты поступления (регистрации) в Администрацию.

9.3. Сектором служебной корреспонденции нормативные правовые акты под роспись в реестре передаются для дальнейшей обработки и хранения в Юридический комитет.

9.4. В Юридическом комитете нормативные правовые акты проходят регистрацию через компьютер с заполнением регистрационной карты (приложение 7 к Инструкции), в которой указывается код и порядковый номер регистрации, дата регистрации, вид правового акта, его заголовок, индекс и дата, список подразделений Администрации, в которые необходимо направить документ для ознакомления.

Рассылка документов производится по отраслевому признаку в соответствии с компетенцией подразделений Администрации.

9.5. Регистрационная карта прилагается к нормативному правовому акту, который, передается руководителю Канцелярии для ознакомления, утверждения списка рассылки, дачи поручений по исполнению, а при необходимости - постановке их на контроль (см. раздел 10 Инструкции), а также определения ответственного исполнителя.

Поручения руководителя Канцелярии по исполнению нормативных правовых актов оформляются на бланках резолюций или сопроводительным письмом и направляются вместе с соответствующими регистрационной картой и нормативным правовым актом в Юридический комитет.

Юридический комитет заказывает множительному бюро Управления делами Канцелярии изготовить необходимое для рассылки количество копий и осуществляет их рассылку.

Учет отправляемых правовых актов ведется Юридическим комитетом в специальном журнале, где указывается дата рассылки, адресат рассылки и индекс отправляемого документа.

9.6. Все этапы продвижения правовых актов отмечаются в компьютере и ручной картотеке. После того как осуществлена рассылка, правовой акт помещается в соответствующее дело для дальнейшего хранения.

9.7. При необходимости Юридический комитет осуществляет справочную работу по нормативным правовым актам, поступившим в Администрацию.

10. Организация контроля за исполнением документов

10.1. Основной целью системы контроля является обеспечение высокой эффективности управления городским хозяйством на основе систематической проверки хода исполнения правовых документов Администрации и принятия своевременных мер по безусловному их выполнению в установленные сроки.

10.1.1. Согласно Регламенту Администрации Санкт-Петербурга (см. пункты 2.9, 6.1, 6.4, 9.6 и 10.5) контролю подлежит исполнение:

правовых актов Администрации;

письменных указаний губернатора;

поручений, содержащихся в протоколах совещаний (заседаний) с участием губернатора, протоколах совещаний (заседаний) с участием первых вице-губернаторов и вице-губернаторов;

письменных указаний первых вице-губернаторов, вице-губернаторов;

приказов руководителя Канцелярии;

планов работы Администрации;

поручений должностных лиц Администрации по обращениям граждан;

письменных обращений граждан, на которых имеется резолюция губернатора или начальника секретариата Канцелярии;

поручений по исполнению поступивших в Администрацию нормативных правовых актов (см. раздел 9 настоящей Инструкции).

Контролю также подлежит исполнение поручений губернатора по депутатским запросам депутатов Федерального Собрания Российской Федерации, депутатов Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, поступившим в Администрацию в установленном порядке. Депутатские запросы подлежат исполнению в сроки, установленные законодательством.

10.1.2. В подразделениях Администрации, помимо поручений от вышестоящих должностных лиц Администрации, на контроль ставятся данные руководителем подразделения поручения по исполнению служебных документов, правовых актов, изданных в подразделениях.

10.2. Контроль за исполнением правовых и организационно-распорядительных актов Администрации осуществляют:

сектор контроля секретариата Канцелярии (далее - сектор контроля) - за исполнением распоряжений губернатора, приказов губернатора, постановлений Правительства Санкт-Петербурга, письменных указаний губернатора, поручений, содержащихся в протоколах совещаний (заседаний) с участием губернатора;

аппараты соответствующих первых вице-губернаторов, вице-губернаторов - за исполнением поручений, содержащихся в протоколах совещаний (заседаний) с участием первых вице-губернаторов, вице-губернаторов, и письменных указаний первых вице-губернаторов, вице-губернаторов;

аппараты соответствующих подразделений Администрации - за исполнением приказов и распоряжений руководителей подразделений Администрации.

Контроль за рассмотрением письменных обращений и жалоб граждан осуществляется в секторе писем.

10.3. Контроль за исполнением включает:

поставку на контроль;

контроль за сроками исполнения;

непосредственную проверку хода исполнения;

проверку качества исполнения;

учет и анализ результатов исполнения.

10.3.1. На документах, исполнение которых контролируется, проставляется штамп "КОНТРОЛЬ" с указанием даты поставки на контроль.

10.3.2. Контроль осуществляется с помощью контрольных карт (приложение 8 Инструкции). Исключение составляют письма губернатора, направляемые в федеральные органы государственной власти, контроль прохождения которых осуществляется с помощью контрольных справок (приложение 8а к Инструкции).

Контрольные карты заполняются в одном экземпляре на каждое контролируемое задание (пункт документа, резолюцию и т.д.).

10.4. В сектор контроля для постановки на контроль поступают из:

протокольного сектора - правовые акты Администрации; поручения, содержащиеся в протоколах совещаний (заседаний) с участием губернатора, первых вице-губернаторов, вице-губернаторов, письменные указания первых вице-губернаторов, вице-губернаторов, приказы руководителя Канцелярии;

Юридического комитета - поручения по поступившим в Администрацию правовым актам федеральных органов государственной власти;

сектора писем - письменные обращения граждан, на которых имеется резолюция губернатора, либо начальника секретариата Канцелярии или заместителя начальника секретариата Канцелярии;

секретариата Канцелярии - планы работы Администрации.

10.5. В секторе контроля, соответствующих аппаратах документы подготавливают (кодируют) для последующего ввода информации в компьютер.

10.6. Оформление контрольных карт и их отправка исполнителям осуществляется в срок, не превышающий трех рабочих дней после поступления контролируемых документов (поручений) соответственно в сектор контроля, аппараты первых вице-губернаторов, вице-губернаторов, подразделений Администрации.

10.7. На каждое контролируемое решение оформляется дело, в которое подшивается прошедший регистрацию документ, контрольный лист, контрольные карты со справками исполнителей о выполнении задания и другие материалы, характеризующие исполнение.

10.8. Предупреждение о наступлении сроков исполнения сектор контроля осуществляет с помощью справок предупредительного контроля, которые направляются руководителям подразделений Администрации и исполнителям два раза в месяц. Справка содержит сведения о мероприятиях, которые должны быть выполнены в течение ближайшего времени.

10.8.1. Исполнитель обязан не позднее чем за один рабочий день до наступления срока исполнения представить в сектор контроля соответствующую заполненную контрольную карту.

Допускается прилагать к контрольной карте документы, объясняющие причины невыполнения соответствующего поручения в установленный срок.

10.9. Контрольная карта с информацией о невыполнении или частичном выполнении его и все представленные исполнителем материалы направляются сектором контроля соответствующему руководителю для рассмотрения и принятия одного из следующих решений:

снятие с контроля;

возвращение материалов и контрольной карты для надлежащего исполнения;

установление нового срока исполнения или контроля.

Результаты рассмотрения фиксируются руководителем в контрольных картах, которые вместе с приложенными материалами направляются в сектор контроля.

10.9.1. Снятие документов (поручений) с контроля производится после полного исполнения документов (поручений) и проверки качества исполнения либо при отсутствии возможности их исполнения.

Свидетельством исполнения является наличие подготовленного исполнителем документа (если исполнение документировалось) или справки об исполнении (например, отметки об отправлении ответа на письмо гражданина). Контрольная карта с отметкой об исполнении документа (поручения) и приложенные документы подшиваются в дело.

Снять документ (поручение) с контроля может должностное лицо, поставившее его на контроль, или другое должностное лицо по его поручению.

10.9.2. В случае принятия решения о возвращении материалов и контрольной карты для надлежащего исполнения руководитель указывает на это в контрольной карте. В этом случае исполнитель незамедлительно готовит соответствующие материалы по исполнению документа (поручения).

10.9.3. В случае установления нового срока контроля сектор контроля вводит изменения в компьютер и заполняет новую контрольную карту, которая направляется исполнителю.

Представленная исполнителем контрольная карта с соответствующими материалами подшиваются в дело.

10.10. Правовые акты Администрации снимаются с контроля начальником секретариата Канцелярии по представлению сектором контроля материалов, характеризующих исполнение.

10.11. Поручения губернатора снимаются с контроля руководителем сектора контроля или ведущим специалистом сектора контроля после предварительного рассмотрения материалов, свидетельствующих об исполнении.

Поручения, в исполнении которых отпала необходимость, снимаются с контроля начальником секретариата по указанию лица, давшего поручение.

10.12. Сроки исполнения заданий, содержащихся в правовых актах Администрации, планах работы Администрации, протоколах, поручениях (резолюциях) должностных лиц по служебным документам, указываются в тексте документов либо поручениях (резолюциях) руководителей.

10.12.1. Документы, по которым срок исполнения не указан, исполняются в течение 30 дней.

10.12.2. Сроки исполнения заданий могут изменяться должностными лицами или органами, установившими сроки исполнения.

10.13. В случае, когда исполнение поручения возложено на двух или более исполнителей, ответственность за исполнение несет основной исполнитель, указанный в документе первым, если нет других указаний.

10.14. Замена исполнителя или организации - исполнителя могут быть осуществлены только с разрешения или по указанию руководителя или органа, давшего поручение.

10.15. В секторе писем осуществляется контроль за сроками и качеством рассмотрения писем граждан, поступивших в Администрацию.

10.15.1. Для осуществления контроля ответы из подразделений Администрации, куда были направлены для рассмотрения письма граждан, зарегистрированные ранее в секторе писем, должны вновь направляться в сектор писем, где фиксируется исполнение, вносится соответствующая информация в компьютер и в случае удовлетворительного исполнения делается отметка о снятии с контроля.

10.15.2. Все письма граждан, по рассмотрению которых получены резолюции губернатора, начальника секретариата Канцелярии или заместителя начальника секретариата Канцелярии, ставятся на контроль в секторе контроля.

10.15.3. В случае исполнения поручения по рассмотрению письма гражданина (см. пункты 7.21 и 7.22 Инструкции) в секторе писем оно снимается с контроля только после отправки ответа гражданину.

10.16. В секторе приема граждан осуществляется контроль за рассмотрением устных обращений граждан в Администрацию, по исполнению которых даны поручения должностными лицами Администрации (см. пункты 8.4.1 и 8.4.2 Инструкции).

10.16.1. Карточка личного приема с поручением должностного лица Администрации поступает в сектор приема граждан, где помещается в картотеку текущего контроля. Карточки в картотеке размещаются по срокам исполнения поручения.

10.16.2. Каждый из исполнителей (если в резолюции указано несколько исполнителей) несет ответственность за своевременное и качественное исполнение поручения, данного ему.

10.16.3. Продление срока исполнения поручения по обращению гражданина должно быть оформлено не менее чем за 2-3 дня до его истечения с уведомлением об этом гражданина, обратившегося в Администрацию.

Если заявителю дается промежуточный ответ, в котором указывается срок окончательного рассмотрения его просьбы, эта информация подлежит обязательной постановке на дополнительный контроль.

Также на дополнительный контроль ставится исполнение поручений должностных лиц Администрации в том случае, если во время личного приема гражданину сообщены конкретные сроки рассмотрения его обращения, которые изменились впоследствии.

В этом случае должностное лицо на справке (информации) исполнителя делает отметку "контроль", ставит дату и подпись.

10.16.4. Работники сектора приема граждан приобщают информацию (справку) к карточке учета личного приема и помещают ее в картотеку дополнительного контроля, где карточки также располагаются по срокам исполнения.

11. Составление номенклатуры дел, формирование дел,
подготовка документов к последующему хранению
и использованию

11.1. Номенклатура дел.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, формируемых в процессе работы с документами, с указанием сроков их хранения и оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения. Номенклатура дел является основным учетным документом в делопроизводстве и служит основой для составления описей дел постоянного и временного (более 10 лет) срока хранения и по личному составу.

11.1.1. Службами делопроизводства подразделений Администрации ежегодно до 1 ноября текущего года разрабатываются и составляются сводные номенклатуры дел соответствующих подразделений Администрации на следующий год (приложение 9 к Инструкции) на основе номенклатур дел их структурных подразделений (управлений, отделов, секторов и т.д.).

11.1.2. Сводная номенклатура дел подразделения Администрации визируется начальником службы делопроизводства и подписывается руководителем соответствующего подразделения Администрации, согласовывается с Центральным государственным архивом Санкт-Петербурга (далее - ЦГА) не реже чем один раз в 5 лет, а в случае коренного изменения функций подразделений Администрации и структуры Администрации согласовывается заново независимо от срока ее согласования.

Сводная номенклатура дел Администрации в конце каждого года уточняется, утверждается руководителем соответствующего подразделения Администрации и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

11.1.3. При составлении сводных номенклатур дел подразделений Администрации следует руководствоваться положениями о подразделениях Администрации, их штатным расписанием, планами и отчетами о работе, номенклатурами дел за прошлые годы.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений в том числе, если сводная номенклатура дел подразделения Администрации построена по структурному принципу.

11.1.4. Вновь созданное подразделение Администрации в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и согласовывает ее с ЦГА.

11.1.5. Названиями разделов сводной номенклатуры дел подразделения Администрации являются наименования его структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой соответствующего подразделения Администрации.

11.1.6. После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения Администрации его структурные подразделения получают выписки соответствующих разделов сводной номенклатуры дел для использования в работе.

11.1.7. Графы сводной номенклатуры дел подразделения Администрации заполняются следующим образом.

В графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в соответствующем подразделении Администрации цифрового обозначения его структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре дел этого структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например, 07-15, где 07 - цифровое обозначение соответствующего структурного подразделения, 15 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре дел.

В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей). Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела и их взаимосвязью. Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок типа "разные материалы", "общая переписка" и т.п., а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций.

Заголовок включает в себя: название вида дела или видов документов; наименование соответствующего структурного подразделения; краткое содержание документов, включенных в дело. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка (планы, отчеты, записки и т.д.). Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

наименованием организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресата или корреспондента документа);

наименованием территории, с которой связано содержание документов дела;

датой (хронологическими рамками), к которой относятся документы дела;

сведениями о наличии копий документов дела (если в деле подшиты копии) и другими.

В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела. На дела временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, при их отборе на хранение проставляются срок временного хранения и пометка соответствующей экспертной комиссии "Подлежит экспертизе ценности" (см. пункт 11.4 Инструкции).

В графе "Примечание" приводятся дополнительные сведения о делах, включенных в номенклатуру дел (например, названия документов, используемых при определении сроков хранения дел, отметки о заверении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о передаче дел в другое подразделение Администрации, его структурное подразделение для продолжения, о месте хранения и др.), которые отражают специфику организации делопроизводства в подразделении Администрации.

11.1.8. В течение года службой делопроизводства подразделения Администрации согласованию с ЦГА в утвержденную сводную номенклатуру дел подразделения Администрации могут вноситься изменения и дополнения.

11.1.9. Для упрощения ведения, корректировки, дополнения или переработки утвержденная номенклатура дел соответствующего подразделения Администрации может быть введена его службой делопроизводства в компьютер.

11.2. Формирование дел.

Формирование дел представляет собой группировку исполненных документов в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел. Дела в подразделениях Администрации формируются децентрализованно, то есть в их структурных подразделениях (управлениях, отделах, секторах и т.д.). Формированием дел занимаются службы делопроизводства соответствующих структурных подразделений.

11.2.1. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок сдаются исполнителем работнику службы делопроизводства соответствующего структурного подразделения.

Документы должны быть оформлены и переданы исполнителем в дело в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

В электронную карточку документа вносится отметка "в дело" о включении документа в дело с указанием его номера согласно номенклатуре дел.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю для доработки.

11.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:

помещать в дела документы, по виду, наименованию и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре дел;

помещать в дела только исполненные, правильно оформленные документы, т.е. с наличием необходимых подписей, дат и номеров, отметок об исполнении, подписей, заверяющих копии, и т.п.;

помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;

подшивать в разные дела документы постоянного и временного сроков хранения;

группировать в дела документы одного календарного года (за исключением переходящих дел);

не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, неисполненные, лишние экземпляры, черновики.

11.2.3. Сформированное дело не должно превышать 250 листов. Если дело превышает установленные нормы, следует формировать документы, относящиеся к данному делу, в два или несколько томов (частей) под одним и тем же индексом. При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

11.2.4. Номер дела, в которое будет подшит документ, определяет исполнитель, согласовав номер с работником соответствующей службы делопроизводства. На документе проставляется отметка "в дело N...", дата передачи документа в дело, подпись исполнителя (с расшифровкой фамилии и инициалов), а при необходимости также отметка о решении вопроса, затронутого в данном документе.

11.2.5. На обложках дел (папок) должны указываться согласно номенклатуре дел заголовки дел, отражающие виды и разновидности, а также обобщенное содержание документов, подшитых в данные дела. На корешках обложек дел проставляются индексы дел согласно номенклатуре дел.

11.2.6. По истечении срока хранения дел в подразделениях Администрации по месту формирования дел (через 3 года после окончания дел) документы постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения передаются в подразделение Администрации, осуществляющее управление архивным делом Администрации.

11.2.7. Дела временного срока хранения (до 10 лет включительно) хранятся до истечения срока хранения в соответствующей службе подразделения Администрации, ответственной за хранение документов.

Ответственность за сохранность документов и дел в подразделениях Администрации несут руководители соответствующих служб, ответственных за хранение документов.

11.3. При формировании дела осуществляют систематизацию документов внутри дела. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа.

При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

11.3.1. Документы внутри дела располагаются по хронологии.

Нормативные и организационно-распорядительные документы и приложения к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.

Положения, инструкции и т.п., являющиеся приложениями к распорядительным документам, группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам.

Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Дела переписки группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются по хронологии; документ - ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

11.3.2. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в подразделение Администрации, осуществляющее управление архивным делом Администрации, дела с документами постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, в первый документ календарного года - вверху дела, первым.

11.3.3. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

11.3.4. Перешивка (переформирование) документов из одного дела в другое допускается только при обнаружении ошибки в отнесении документа к соответствующему делу. При перешивке документа из одного дела в другое на вкладыше указывается, куда перешит документ.

11.3.5. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

11.4. Подготовка документов к последующему хранению и использованию.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию включает: экспертизу ценности документов; оформление дел; описание дел; обеспечение сохранности документов; передачу дел в архивную службу соответствующего подразделения Администрации, в подразделение Администрации, осуществляющее управление архивным делом Администрации.

Подготовка документов к последующему хранению и использованию осуществляется ежегодно работниками служб делопроизводства соответствующих подразделений Администрации.

11.4.1. Экспертиза ценности документов проводится в подразделениях Администрации экспертными комиссиями, создаваемыми руководителями соответствующих подразделений Администрации, для установления научной, исторической и практической значимости документов.

При проведении экспертизы ценности документов производится отбор документов постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения для подготовки к передаче в подразделение Администрации, осуществляющее управление архивным делом Администрации; отбор документов временного срока хранения (до 10 лет включительно), подлежащих дальнейшему хранению в архивных службах подразделений Администрации; выделение к уничтожению документов и дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли (в том числе с отметкой "До минования надобности").

При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел; проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

11.4.2. По результатам экспертизы ценности документов соответствующего подразделения Администрации, его структурного подразделения составляются описи дел постоянного и временного (более 10 лет) сроков хранения (приложение 10 к Инструкции) и по личному составу, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 11 к Инструкции).

При этом в номенклатуре дел напротив каждого заголовка дела (в графе "Примечание") делается соответствующая отметка, например "уничтожено 02.04.98" или "передано на хранение в по описи 04.02.98" и т.п.

Каждая запись визируется руководителем соответствующего подразделения Администрации, его структурного подразделения.

11.4.3. Дела постоянного, временного (более 10 лет) срока хранения и по личному составу подлежат полистному просмотру в целях изъятия дублетных экземпляров документов, черновиков, факсограмм, документов, подлежащих возврату, документов временного срока хранения, неоформленных копий документов.

11.4.4. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела (на обложке), подшивке (или переплету), нумерации листов, составлению заверительной надписи.

Дела подразделения Администрации, его структурных подразделений подлежат оформлению при их заведении и по завершении года.

11.4.5. Дела постоянного, временного (более 10 лет) срока хранения и по личному составу подшиваются или переплетаются в твердую обложку, листы нумеруются карандашом в верхнем правом углу, не задевая текста документа, а в конце дела на отдельном листе делается заверительная надпись (приложение 12 к Инструкции).

Дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения подлежат частичному оформлению: допускается хранить их в папках-скоросшивателях, не проводить пересистематизацию документов в делах, листы дел не нумеровать, заверительные надписи не составлять.

11.4.6. Обложка дел постоянного, временного (более 10 лет) срока хранения и по личному составу оформляется в соответствии с существующими правилами (приложение 13 к Инструкции). По окончании года в надписи на обложках этих дел вносятся уточнения, проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

11.4.7. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

11.4.8. На прошедшие экспертизу ценности, сформированные и оформленные (подшитые) дела ежегодно составляются описи.

Описи составляются отдельно на:

дела постоянного срока хранения;

дела временного (более 10 лет) срока хранения;

дела по личному составу.

11.4.9. Каждое дело (том) вносится в опись под самостоятельным порядковым номером с указанием индекса дела по номенклатуре дел. Заголовок дела, которое вносится в опись, должен соответствовать заголовку дела на обложке и в номенклатуре дел.

11.4.10. Описи дел подразделений Администрации, их структурных подразделений составляются в двух экземплярах, подписываются руководителем соответствующего подразделения и лицом, ответственным за делопроизводство.

Один экземпляр описи вместе с документами передается в подразделение Администрации, осуществляющее управление архивным делом Администрации, а второй экземпляр (с отметкой о приеме дел в подразделение Администрации, осуществляющее управление архивным делом Администрации) остается в том подразделении Администрации, его структурном подразделении, в котором составлялась опись.

На дела постоянного, временного (более 10 лет) срока хранения и по личному составу ежегодно составляются сводные описи дел подразделений Администрации. Сводные описи составляются службой делопроизводства соответствующего подразделения Администрации (на основании описей дел его структурных подразделений) по согласованию с подразделением Администрации, осуществляющим управление архивным делом Администрации.

11.4.11. Дела постоянного, временного (более 10 лет) срока хранения и по личному составу с момента их заведения и до передачи на хранение в подразделение Администрации, осуществляющее управление архивным делом Администрации, хранятся по месту их формирования.

11.4.12. Документы, не подлежащие сдаче на дальнейшее хранение в подразделение Администрации, осуществляющее управление архивным делом Администрации, и дела временного (до 10 лет включительно) срока хранения по истечении срока хранения уничтожаются в подразделении Администрации по акту, который согласовывается с соответствующей экспертной комиссией, утверждается руководителем соответствующего подразделения Администрации и хранится постоянно.

Документы, подлежащие уничтожению, должны измельчаться на машинах для уничтожения бумаг или в разорванном виде помещаться перед сдачей на переработку в металлические бачки, матерчатые или крафт-мешки.

Приложение 1

к Инструкции

Образец протокола совещания
(заседания Правительства Санкт-Петербурга)

     Канцелярия губернатора

     Санкт-Петербурга

     Протокол

     совещания          (наименование органов, комиссии и т.п.)

     или

     заседания Правительства

     Санкт-Петербурга

     ___________ 199 __ г.                              N _______

     Совещание началось в 9.00 (Смольный, к. 242)

     ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: губернатор     Санкт-Петербурга    Яковлев    Владимир

     Анатольевич

     ПРИСУТСТВОВАЛИ:

     Члены Правительства:

     (приводятся фамилии  и инициалы присутствовавших на заседании членов

     Правительства).

     Постоянные участники заседаний:

     Фамилия, инициалы                          - должность

     Фамилия, инициалы                          - должность

     Приглашенные: 20 человек (список прилагается)

     ПОВЕСТКА ДНЯ:

     1. О ходе... .

     СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     РЕШИЛИ:

     2. Об итогах... .

     СЛУШАЛИ:

     ВЫСТУПИЛИ:

     РЕШИЛИ:

     Перечень поручений по обсуждаемым вопросам прилагается.

     Совещание закончилось в 12.15.

     Губернатор Санкт-Петербурга -                 Личная

     Председатель Правительства Санкт-Петербурга   подпись    В.А.Яковлев

Приложение 2

к Инструкции

Образец стенографического отчета заседания
Правительства Санкт-Петербурга

Стенографический отчет

______________________________________________________________

Администрация Санкт-Петербурга

Канцелярия губернатора Санкт-Петербурга

РАБОЧЕЕ ЗАСЕДАНИЕ ПРАВИТЕЛЬСТВА

САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

20 апреля 1998 года

Смольный, к. 242

9.00

     ____________________________________________________________________

     Протокольный сектор отдела делопроизводства секретариата

     Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга.

     Исполнители: Иванова Г.О., Петрова Н.Ю.

     Отпечатан 1 экземпляр.

     ____________________________________________________________________

     СОДЕРЖАНИЕ:

     ф.и.о. выступающего                              | стр.

     -------------------------------------------------+-------

     В.А.Яковлев - губернатор  Санкт-Петербурга -     | 3

     открывает заседание                              |

     ...                                              |

     --------------------------------------------------------

     --------------------------------------------------------

     Текст стенограммы

Приложение 3

к Инструкции

Примерный перечень документов,
не подлежащих регистрации.

1. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

2. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы, телефаксы и открытки.

3. Дайджесты прессы (информационные экспресс - бюллетени), обзоры печати, книги, газеты, прейскуранты, каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией.

4. Рекламные материалы, информационные сводки, прогнозы погоды и т.п.

5. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.

6. Планы основных мероприятий.

7. Документы без подписи, а также проекты документов, поступившие без соответствующих сопроводительных писем.

8. Документы с пометкой "Лично".

9. Копии нормативных правовых актов, а также служебных документов.

Приложение 4

к Инструкции

Образец справки по исполнению
письменного обращения гражданина

                                 Справка              N ____________

     По письму гражданина _______________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Проживающего _______________________________________________________

     ____________________________________________________________________

                              текст справки

1. В тексте справки должно быть кратко изложено содержание письма гражданина и отмечен рассматриваемый вопрос (вопросы). Обязательно указываются полностью фамилия, имя и отчество гражданина (или фамилии и инициалы граждан, по коллективному обращению).

2. Ответ строится раздельно по каждому рассмотренному вопросу, если в письме гражданина содержится несколько вопросов. Абзацы нумеруются арабскими цифрами и начинаются подзаголовком, отражающим сущность поставленного вопроса.

3. В справке должны быть указаны сведения об авторе письма, необходимые для рассмотрения и решения поставленного вопроса.

4. В справке сообщается о результатах проверки обнаруженных недостатков по каждому имеющемуся в письме гражданина вопросу или факту, а также о мерах по их устранению.

5. В справке отражается кем и когда был дан ответ автору письма, а также - требует ли заявитель письменного ответа.

     Исполнитель ________________________________________________________

     (указываются наименование должности исполнителя, его личная подпись,

     расшифровка подписи и дата подписания)

Приложение 5

к Инструкции

Образец бланка списка принятых граждан
в Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга.

СПИСОК

принятых граждан в Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга

___________ 199 ___ г.

Прием производил _________________

/-----------------------------------------------------------------------\

|NN |Фамилия, имя, отчество|Содержание темы|КОДЫ для ЭВМ                |

|п/п|                      |               |----------------------------|

|   |                      |               |район|тема|льгота|решение   |

|   |                      |               |     |    |гр-на |          |

|---+----------------------+---------------+-----+----+------+----------|

|   |                      |               |     |    |      |          |

|   |                      |               |     |    |      |          |

|   |                      |               |     |    |      |          |

|   |                      |               |     |    |      |          |

Приложение 6

к Инструкции

Образец карточки личного приема граждан.

КАРТОЧКА

личного приема граждан

должностными лицами Администрации Санкт-Петербурга

N ____________

N дела

______________

Дата	________ 199 __ г.

Содержание заявления

     _________________________| Фамилия, имя и отчество _________________

     _________________________| _________________________________________

     _________________________| Место жительства ________________________

     _________________________| _________________________________________

     _________________________| Место работы ____________________________

     _________________________| _________________________________________

     _________________________| Фамилия, имя и отчество

     _________________________| должностного лица,

     _________________________| ведущего прием __________________________

     _________________________| _________________________________________

     _________________________| РЕЗУЛЬТАТЫ РАССМОТРЕНИЯ

     _________________________| _________________________________________

     _________________________| _________________________________________

     _________________________| _________________________________________

     _________________________| _________________________________________

На оборотной стороне карточки указывается информация о повторных обращениях гражданина в Администрацию Санкт-Петербурга следующим образом:

Повторные обращения

Дата	Фамилия и инициалы должностного лица, ведущего прием	Содержание просьбы, заявления и результаты рассмотрения

Приложение 7

к Инструкции

Образец регистрационной карты поступающих
в Администрацию Санкт-Петербурга
нормативных правовых актов

К документу:_________________________________________________________ N от ______________________________________________________________________ Ответственный исполнитель |Вице-губернатор ________________________________ |___________________________________ ОЗНАКОМИТЬ: |___________________________________ |Юридический комитет |___________________________________ |___________________________________ |___________________________________ |___________________________________ |___________________________________ |___________________________________ |___________________________________ Сектор контроля | _________________________________ | Секретариат _________________________________ |___________________________________ _________________________________ |___________________________________ |___________________________________

Копии направлены В дело

Приложение 8

к Инструкции

Образец контрольной карты документа

АДМИНИСТРАЦИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

______________________________________________________________

КОНТРОЛЬНАЯ КАРТА

Идентификатор: _________

Сектор контроля: _______________

     Исполнитель:_________________

     --------------------------------------------------------------------

     Контроль: __________________________________________________________

     Документ: __________________________________________________________

     ______________________________ от ________ N _______________________

     Заголовок документа:________________________________________________

     --------------------------------------------------------------------

                                               СРОК ИСПОЛНЕНИЯ: _________

     Задание: ___________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

                             (текст задания)

     --------------------------------------------------------------------

     Результат: _________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Наименование должности     Личная  Расшифровка

     руководителя               подпись подписи         Дата: ________

     Исполнитель: _____________________                 Телефон: _____

                   (фамилия, инициалы)

     --------------------------------------------------------------------

     Исполнение принял: ______________________          Дата ____________

                        (фамилия, инициалы)

     Перенос срока, отмена исполнения: __________________________________

                                                 (фамилия, инициалы)

     Новый срок: __________________________             Дата: ___________

     Причина: ___________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

Приложение 8а

к Инструкции

Образец контрольной справки
о прохождении письма губернатора Санкт-Петербурга
в федеральные органы государственной власти

АДМИНИСТРАЦИЯ САНКТ-ПЕТЕРБУРГА

___________________________________________________________

Контрольная справка

о прохождении письма губернатора Санкт-Петербурга в

федеральные органы государственной власти

     Отчетный период: с ______________ по _____________________

                                                Идентификатор:

                                                Сектор контроля:

Подразделение Администрации Санкт-Петербурга,

подготовившее письмо:

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

_________________________________________________________________________

     Заголовок документа: _______________________________________________

_________________________________________________________________________

     Цель обращения: ____________________________________________________

_________________________________________________________________________

Фактическое прохождение документа:
N обращения	Исходящий N письма, дата	Кто подписал	Адресат	Входящий N адресата, дата

     Результат: _________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Возникшие сложности: _______________________________________________

     ____________________________________________________________________

     Дата получения конечного результата | Подпись отв. руководителя

     ___________________ года            | (с расшифровкой), дата подпи-

                                         | сания

     ____________________________________|_______________________________

     Исполнение принял: __________________________ Дата _________________

                        (фамилия, инициалы)

     Перенос срока, отмена исполнения: __________________________________

                                        (фамилия, инициалы)

     Новый срок: _______________________________   Дата: _______________

     Причина: ___________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

Приложение 9

к Инструкции

Образец номенклатуры дел
подразделения Администрации
(его структурного о подразделения)

Администрация Санкт-Петербурга

(Наименование подразделения

Администрации Санкт-Петербурга, его

структурного подразделения)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

______________________

(место составления)

на __________ год

 -----------------------------------------------------------------------

                Наименование подразделения Администрации

                    (его структурного подразделения)

Индекс дела	Заголовок дела (тома, части)	Кол-во дел (томов, частей)	Срок хранения дела (тома, части) и N статей по перечню 1	Примечание
1	2	3	4	5

     Наименование должности руководителя

     соответствующего подразделения          Личная подпись   Расшифровка

                                                              подписи

     Дата

     СОГЛАСОВАНО

     Наименование должности

     лица, согласующего составление

     данной описи (а также

     наименование соответствующей

     организации)

     Подпись    Расшифровка подписи

     Дата

Итоговая запись о категориях и количестве дел,
заведенных в _______ году в подразделении
Администрации Санкт-Петербурга

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой "ЭПК"
1	2	3	4
постоянного
временного (более 10 лет)
временного (до 10 лет включительно)
Итого:

     Наименование должности лица,

     ответственного за делопроизводство      Личная подпись   Расшифровка

                                                              подписи

     Дата

     Итоговые сведения переданы в секретариат

     Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга

     Наименование должности лица,            Личная подпись   Расшифровка

     передавшего сведения                                     подписи

     Дата

Приложение 10

к Инструкции

Образец описи дел постоянного,
временного (более 10 лет) сроков хранения

Администрация Санкт-Петербурга

[гриф утверждения]

ОПИСЬ N _______________________________

дел постоянного (временного) хранения

за _______________ год

____________________________________________________________________

(наименование подразделения Администрации, его структурного подразделения)

/-----------------------------------------------------------------------\

|N  |Индекс|Заголовок  |Дата дела|Кол-во листов|Срок хранения|Примечание|

|п/п|дела  |дела (тома,|(тома,   |в деле (томе,|дела (тома,  |          |

|   |      |части)     |части)   |части)       |части)       |          |

|---+------+-----------+---------+-------------+-------------+----------|

| 1 |  2   |     3     |    4    |      5      |      6      |    7     |

|---+------+-----------+---------+-------------+-------------+----------|

|   |      |           |         |             |             |          |

|   |      |           |         |             |             |          |

|   |      |           |         |             |             |          |

     В данный раздел описи внесено ________________________________ дел,

                                   (цифрами и прописью)

     с N ______ по N ________, в том числе: литерные номера ____________,

     пропущенные номера ____________________

     Наименование должности

     составителя описи          Личная подпись  Расшифровка подписи

     Дата

     Наименование должности руководителя

     подразделения Администрации,

     его структурного подразделения       Личная подпись     Расшифровка

                                                             подписи

     Дата

     СОГЛАСОВАНО

     Наименование должности

     лица, согласующего составление

     данной описи (а также

     наименование соответствующей

     организации)

     Личная подпись    Расшифровка подписи

     Дата

Приложение 11

к Инструкции

Образец акта выделения дела к уничтожению

Администрация Санкт-Петербурга

[гриф утверждения]

Акт N _______

о выделении к уничтожению

документов, не подлежащих хранению

__________________________________

(место составления акта)

     На основании _______________________________________________________

                  (название и выходные данные перечня документов

     ____________________________________________________________________

                     с указанием сроков их хранения)

     отобраны к уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности и

     утратившие практическое значение документы _________________________

     ____________________________________________________________________

     (наименование подразделения Администрации Санкт-Петербурга или

     мэрии Санкт-Петербурга)

/-----------------------------------------------------------------------\

|N  |Заголовок|Дата дела|Номера |Индекс |Кол-во дел|Сроки    |Примечание|

|п/п|дела или |или край-|описей |дела   |(томов,   |хранения |          |

|   |групповой|ние даты |(номен-|(тома, |частей)   |дела (то-|          |

|   |заголовок|дел      |клатур)|части) |          |ма, час- |          |

|   |дел      |         |за год |по но- |          |ти) и но-|          |

|   |         |         |       |менкла-|          |мера ста-|          |

|   |         |         |       |туре   |          |тей по   |          |

|   |         |         |       |или N  |          |перечню  |          |

|   |         |         |       |дела по|          |         |          |

|   |         |         |       |описи  |          |         |          |

|---+---------+---------+-------+-------+----------+---------+----------|

| 1 |    2    |    3    |   4   |   5   |    6     |    7    |    8     |

|---+---------+---------+-------+-------+----------+---------+----------|

|   |         |         |       |       |          |         |          |

|   |         |         |       |       |          |         |          |

     Итого: __________________________ дел за_______________________ годы

            (цифрами и прописью)

     Описи дел постоянного хранения за ____ годы утверждены, а по личному

     составу согласованы   с    ЦГА    Санкт-Петербурга    (протокол    N

     __________от __________________)

     Наименование должности лица,

     проводившего экспертизу ценности

     документов                                  Подпись     Расшифровка

                                                             подписи

     Дата

     СОГЛАСОВАНО

     Протокол ЭК от ___________ N __________

Приложение 12

к Инструкции

Образец заверительного листа

ЛИСТ-ЗАВЕРИТЕЛЬ ДЕЛА N ____________

     В деле подшито (вложено) и пронумеровано ___________________________

     __________________________________________ листа (ов)

     (цифрами и прописью)

     в том числе: литерные листы ________________________________________

     пропущенные номера _______________________ +листов внутренней описи

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

/-----------------------------------------------------------------------\

|Особенности физического состояния и        |Номера листов              |

|формирования дела                          |                           |

|-------------------------------------------+---------------------------|

|                    1                      |             2             |

|-------------------------------------------+---------------------------|

|                                           |                           |

|                                           |                           |

|                                           |                           |

|                                           |                           |

     Наименование должности лица,       Личная

     составившего заверительную         подпись    Расшифровка подписи

     подпись

     Дата

Приложение 13

к Инструкции

Образец обложки дела постоянного,
временного (более 10 лет) хранения
и по личному составу

______________ N

______________ N

______________ N

Администрация Санкт-Петербурга

_____________________________________________________________

________________________________________

(наименование структурного подразделения

________________________________________

Администрации Санкт-Петербурга)

ДЕЛО N _____________

ТОМ N ___________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

     ____________________________________________________________________

                  (заголовок дела по номенклатуре дел)

                                            Начато _________________ года

                                            Окончено _______________ года

                                            На ___________________ листах

                                            Хранитель  ______________ лет

     ЦГА Санкт-Петербурга

     ФОНД N _____________

     ОПИСЬ N ____________

     ДЕЛО N _____________