Приложение. Положение об Архивном комитете Санкт-Петербурга и Ленинградской области

Приложение

к распоряжению мэра

Санкт-Петербурга и

Губернатора Ленинградской области

от 26/22 марта 1996 г. N 254-р/44-рг

Положение
Об Архивном управлении Санкт-Петербурга
и Ленинградской области

1. Общие положения

1.1. Архивное управление Санкт-Петербурга и Ленинградской области (далее - Управление) является органом государственной исполнительной власти города и области и вместе с подведомственными архивными учреждениями входит в систему Государственной архивной службы России.

1.2. Управление подчинено мэру Санкт-Петербурга и Губернатору Ленинградской области. Общую координацию его деятельности осуществляет заместитель мэра Санкт-Петербурга - руководитель аппарата Мэрии и заместитель Губернатора Ленинградской области по административным вопросам.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется Конституцией Российской Федерации, законами и другими нормативными правовыми актами Российской Федерации, Санкт-Петербурга и Ленинградской области, а также приказами и указаниями Государственной архивной службы России, настоящим Положением.

1.4. Управление организует выполнение возложенных на него задач непосредственно и через Центральные архивы Санкт-Петербурга, Ленинградский областной архив, архивные отделы городских и районных администраций области и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в регионе.

Управление сотрудничает с Российским обществом историков-архивистов, Санкт-Петербургским научным обществом историков и архивистов, профессиональными союзами и другими общественными организациями.

1.5. Управление наделено правами юридического лица, имеет печать с изображением Государственного герба России, штампы и бланки со своим наименованием.

1.6. Управление финансируется за счет бюджетов Санкт-Петербурга и Ленинградской области, а также за счет иных, не запрещенных законодательством источников, имеет самостоятельный баланс, текущий расчетный счет, счет специальных средств и валютный счет.

1.7. Место нахождения Управления - Санкт-Петербург, Английская набережная, 4.

1.8. Реорганизация Управления осуществляется мэром Санкт-Петербурга и Губернатором Ленинградской области в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2. Основные задачи

Основными задачами Управления являются:

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда, хранящихся в государственных архивах Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в Санкт-Петербурге и области, управление государственными архивами, обеспечение их функционирования.

2.3. Координация деятельности отраслевых и территориальных органов государственной исполнительной власти Санкт-Петербурга и Ленинградской области, государственных учреждений, организаций и предприятий *) города и области в сфере архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание им организационно-методической помощи в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации; взаимодействие по этим вопросам с администрациями городов и районов области.

2.4. Ведение государственного учета документов Архивного фонда, хранящихся в государственных и ведомственных архивах Санкт-Петербурга и Ленинградской области, осуществление контроля за сохранностью и использованием указанных документов.

2.5. Контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, законодательных и иных нормативных актов органов государственной представительной и исполнительной власти Санкт-Петербурга и Ленинградской области об Архивном фонде и архивах.

3. Функции

Управление в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы Санкт-Петербурга и Ленинградской области, обеспечивает соблюдение действующих правил передачи документов в государственные архивы, решает в установленном порядке вопрос о сроках передачи документов из государственных районных и городских архивов, осуществляющих временное хранение, в областной государственный архив в г.Выборге.

3.2. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда, хранящихся в государственных районных, городских и ведомственных архивах Санкт-Петербурга и Ленинградской области, государственных музеях и библиотеках и представляет в установленном порядке сведения по учету в Государственную архивную службу России (Росархив).

3.3. Осуществляет межотраслевое организационно-методическое руководство и контроль за работой ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацией документов в делопроизводстве государственных организаций, а также негосударственных организаций на основе договорных отношений;

совместно с другими отраслевыми органами государственной и исполнительной власти Санкт-Петербурга и Ленинградской области и государственными организациями участвует в мероприятиях по развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и совершенствованию их работы.

3.4. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспективных и текущих планов развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений.

3.5. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение Законодательных Собраний Санкт-Петербурга и Ленинградской области, мэра Санкт-Петербурга и Губернатора Ленинградской области проекты правовых, в том числе нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.

3.6. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию сети и структуры подведомственных архивных учреждений.

3.7. В соответствии с законодательными и иными правовыми актами Российской Федерации, Санкт-Петербурга и Ленинградской области решает вопросы о передаче в пределах Санкт-Петербурга и области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы; вносит в Росархив предложения о передаче документов из государственных архивов города и области в государственные архивы других республик, краев и областей в составе Российской Федерации.

3.8. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

3.9. Организует создание баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

3.10. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела; по указаниям Росархива руководит деятельностью Зонального научно-методического совета Северного и Северо-Западного районов Российской Федерации.

3.11. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению подведомственными учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.12. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах.

3.13. Проверяет выполнение государственными организациями, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных нормативных актов в области архивного дела, обеспечения сохранности и использования архивных фондов, организации документов в делопроизводстве.

3.14. Содействует государственным организациям в совершенствовании организации документов в делопроизводстве на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации.

3.15. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их документов.

3.16. Осуществляет преимущественное право государства на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

3.17. Ведет регистрацию специальных разрешений юридическим и физическим лицам на собирание старинных документальных памятников на территории города и области, выдаваемых Росархивом по заключению Управления, и осуществляет контроль за их сбором.

3.18. Выдает в установленном порядке юридическим и физическим лицам разрешения на временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Санкт-Петербурга и Ленинградской области.

3.19. Организует публикационную и научно-информационную деятельность государственных архивов; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации и эффективности использования документов.

3.20. Координирует соблюдение порядка пользования архивными документами государственной части Архивного фонда Российской Федерации, в том числе порядка заключения подведомственными государственными архивами лицензионных договоров на их коммерческое использование.

3.21. Контролирует деятельность подведомственных архивных учреждений по привлечению внебюджетных средств, включая инвалюту, в том числе по реализации платных работ и услуг.

3.22. Разрабатывает и представляет в установленном порядке предложения к проектам бюджетов Санкт-Петербурга и Ленинградской области о расходах на содержание Архивного управления и непосредственно подчиненных ему архивных учреждений, обеспечивает их финансирование в пределах выделенных ассигнований на соответствующий период.

3.23. Ведет бухгалтерский и статистический учет и отчетность, в том числе в подведомственных архивных учреждениях; организует контрольно-ревизионную работу во взаимодействии с местными финансовыми органами в соответствии с действующим законодательством.

3.24. Осуществляет в установленном порядке деловые связи с архивными учреждениями государств - участников Содружества Независимых Государств, а также зарубежных стран.

3.25. Организует выявление и приобретение (получение) по согласованию с Росархивом профильных архивных документов, находящихся за рубежом.

3.26. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны документов; принимает меры по материально-техническому обеспечению непосредственно подчиненных архивных учреждений, организации строительства архивных зданий.

3.27. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных и ведомственных архивов, созывает научно-практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве; разрабатывает вопросы научной организации труда и экономики архивного дела.

3.28. Организует повышение квалификации работников архивных учреждений, сотрудников ведомственных архивов и делопроизводственных подразделений организаций различных форм собственности.

3.29. Содействует решению вопросов улучшения условий труда работников подведомственных архивных учреждений, их социальной защиты.

3.30. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции, осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений и жалоб и организацией приема граждан в подведомственных архивных учреждениях.

3.31. Осуществляет по поручению Правительства Российской Федерации, Росархива, мэра Санкт-Петербурга и Губернатора Ленинградской области другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Права

Управлению предоставляется право:

4.1. Получать от государственных организаций независимо от ведомственной подчиненности, а также от негосударственных организаций на договорной основе необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.2. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве государственных организаций, независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения; заслушивать представителей органов государственной власти и организаций по указанным вопросам.

4.3. Давать в пределах своей компетенции государственным организациям обязательные для исполнения указания по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

Должностные лица Управления для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения организаций.

4.4. Делегировать свои полномочия:

4.4.1. в части осуществления организационно-методического руководства деятельностью ведомственных архивов и организацией документов в делопроизводстве организаций - непосредственно подчиненным государственным архивам;

4.4.2. в части осуществления контроля за соблюдением законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах, законодательных и иных правовых актов Ленинградской области в сфере архивного дела - районным, городским архивам (архивным отделам в районах, городах области).

4.5. Ставить вопрос перед правоохранительными органами о привлечении государственных организаций, независимо от их ведомственной подчиненности, к уголовной, административной и иной установленной законодательными и другими правовыми актами Российской Федерации, Санкт-Петербурга и Ленинградской области ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах.

4.6. Создавать межведомственные комиссии и советы для рассмотрения вопросов архивного дела и организации документов в делопроизводстве, в том числе для определения степени секретности и рассекречивания документов в соответствии с действующим законодательством.

4.7. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые государственными организациями.

4.8. Объявлять конкурсы на лучшее выполнение работ в области архивоведения, документоведения и археографии, утверждать в соответствии с действующим законодательством условия конкурсов.

4.9. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним на праве оперативного управления имуществом, в том числе недвижимым.

5. Организация работы

5.1. Управление осуществляет возложенные на него функции на основе сочетания единоначалия и коллегиальности в условиях гласности, в контакте с общественностью, трудовыми коллективами архивных учреждений. Сотрудники Управления являются государственными служащими.

5.2. Управление возглавляет начальник, который, как и его заместители, назначаются и освобождаются от должности совместным распоряжением мэра Санкт-Петербурга и Губернатора Ленинградской области.

Начальник несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач, распределяет обязанности между своими заместителями и другими сотрудниками.

5.3. Начальник Управления:

5.3.1. Издает в пределах своей компетенции приказы, инструкции, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует и проверяет их исполнение;

5.3.2. В необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов государственной исполнительной власти Санкт-Петербурга и Ленинградской области приказы и инструкции.

5.3.3. Распоряжаться кредитами и средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований.

5.3.4. Определяет структуру Управления и утверждает в пределах установленных численности работников и фонда оплаты труда штатные расписания аппарата Управления и подведомственных архивных учреждений, а также сметы расходов на их содержание в пределах утвержденных бюджетных средств на соответствующий период.

5.3.5. Назначает и освобождает от должности сотрудников аппарата Управления, руководителей Центральных государственных архивов Санкт-Петербурга, Ленинградского областного государственного архива в г.Выборге, Лаборатории обеспечения сохранности документов, Технической дирекции Архивного центра и всех работников указанных подведомственных учреждений по представлению руководителей.

5.3.6. Утверждает положения о структурных подразделениях аппарата Управления и непосредственно подчиненных ему архивных учреждениях, а также положения и составы их научных советов.

5.4. В Управлении образуется коллегия в составе начальника (председатель коллегии), его заместителей - по должности и членов коллегии. Состав коллегии и положение о ней утверждаются начальником Управления.

Коллегия Архивного управления, являющаяся совещательным органом, рассматривает важнейшие вопросы государственного регулирования развития архивного дела, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения указаний вышестоящих органов и собственных решений, подбора и расстановки кадров; проекты важнейших приказов и инструкций; заслушивает доклады и отчеты руководителей подведомственных архивных учреждений, представителей других организаций.

Решения коллегии оформляются приказами начальника.

5.5. При Управлении действует Центральная экспертно-проверочная методическая комиссия (ЦЭПМК) для рассмотрения вопросов методического обеспечения всех направлений деятельности архивных учреждений и вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда, отбором их на хранение в государственные архивы Санкт-Петербурга и Ленинградской области и экспертизой ценности документов.

Положение об указанной комиссии и ее состав утверждаются начальником Управления.

-----------------------------

*) Далее - государственных организаций