Откройте актуальную версию документа прямо сейчас
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.
Приложение N 1
к распоряжению главы
территориального управления
Методика
системной координации процесса планирования,
организации и контроля работы отделов и служб
территориального исполнительного органа
Настоящая методика разработана в целях создания единообразного, методически оформленного, направленного процесса планирования, организации и контроля в деятельности отделов и служб территориального исполнительного органа:
- единообразие в типовых формах исполнительных и распорядительных документов (ИРД);
- методика в следовании определенному алгоритму подачи информации в ИРД;
- направленность в учитывании фактора времени года при проведении определенных мероприятий и работ.
I. Планирование работы территориального
исполнительного органа, его отделов и служб
Планирование работы территориального исполнительного органа, его отделов и служб заключается в выстраивании в приоритетном порядке, по степени важности мероприятий, направленных на реализацию полной функции государственного управления по предметам ведения территориального исполнительного органа.
1. Организующей основой деятельности территориального исполнительного органа, его отделов и служб являются квартальные планы работы, которые разрабатываются в соответствии с решениями вышестоящих органов государственной власти, прогнозом социально-экономического развития Санкт-Петербурга и района, учетом состояния дел в отраслях хозяйственного и социально-культурного развития, предложениями населения, результатами анализа заявлений и жалоб граждан, указаниями главы территориального управления, его заместителей.
2. План работы территориального исполнительного органа содержит перечень мероприятий, расположенных в приоритетном порядке, по степени важности и реализующий полную функцию государственного управления по предметам ведения исполнительного государственного органа.
План работы разрабатывается организационным отделом, согласовывается с заместителями главы территориального исполнительного органа и утверждается распоряжением главы территориального исполнительного органа.
3. Порядок подготовки и утверждения квартального плана работы территориального исполнительного органа:
- предложения руководителей территориального исполнительного органа, отделов и служб передаются в организационный отдел за 30 дней до начала планируемого периода;
- организационный отдел обобщает поступившие предложения и составляет проект плана, который представляется на согласование руководителям территориального исполнительного органа не позднее, чем за 25 дней до начала планируемого периода;
- руководители территориального исполнительного органа передают свои замечания и дополнения по проекту плана в организационный отдел не позднее, чем за 20 дней до начала планируемого периода;
- организационный отдел дорабатывает проект плана, визирует его у заместителей главы территориального исполнительного органа и представляет в общий отдел для подписания главой территориального исполнительного органа;
- рассылка плана работы после подписания главой территориального исполнительного органа производится в соответствии со списком рассылки организационным отделом в течение 3-х дней.
4. План работы территориального исполнительного органа после утверждения главой территориального исполнительного органа направляется организационным отделом в секретариат Канцелярии Администрации Санкт-Петербурга.
5. Отделы и службы территориального исполнительного органа разрабатывают планы своей работы на квартал.
План работы отдела (службы) содержит перечень мероприятий, расположенных в приоритетном порядке, по степени важности и реализующий весь спектр предметов ведения отдела (службы).
Порядок оформления плана следующий:
1. Методическая работа:
1.1. Проведение анализа работы в целом (отдельных направлений).
1.2. Составление отчетов, справок, аналитических записок.
1.3. Разработка методической документации.
2. Организационная работа.
2.1. Проведение совещаний, семинаров с руководителями подведомственных служб, предприятий, организаций, заседаний комиссий.
2.2. Участие в работе вышестоящих органов, органов территориального управления, в работе комиссий.
2.3. Текущая работа по направлениям деятельности отдела (службы).
3. Контрольная работа.
3.1. Организация и контроль за исполнением правовых и организационных актов.
3.2. Контроль за работой подведомственных служб.
3.3. Контроль за решением текущих вопросов по направлениям деятельности отдела (службы).
По каждому пункту плана указываются сроки исполнения, ответственный исполнитель. При включении в план проведения мероприятия указываются дополнительно время и место его проведения.
Планы работы, подписанные руководителями отделов и служб утверждаются заместителями главы территориального исполнительного органа (кураторами) и представляются в организационный отдел за 30 дней до начала планируемого периода.
6. При разработке квартальных планов работы территориального исполнительного органа, его отделов и служб следует учитывать необходимость проведения определенных мероприятий и работ в соответствии с фактором времени года: подготовка школ к новому учебному году, прохождение зимнего максимума, Месячников благоустройства и озеленения, летней оздоровительной кампании, призыву на воинскую службу, проведение мероприятий к памятным датам и другие.
7. По поручению главы территориального исполнительного органа, его заместителей могут разрабатываться тематические планы работы территориального исполнительного органа. Методика разработки, порядок подготовки и утверждения тематических планов такой же, как квартальных планов работы.
8. Квартальные и тематические планы обязательны для исполнения всеми отделами и службами территориального исполнительного органа в соответствии с их компетенцией.
9. Контроль за исполнением планов работы территориального исполнительного органа осуществляется заместителями главы территориального исполнительного органа в соответствии с распределением обязанностей. Если мероприятия, предусмотренные планами работы, по каким-либо причинам не могут быть выполнены в установленные сроки, руководители отделов и служб согласовывают изменения и уточнения с главой или заместителями главы территориального исполнительного органа и информируют организационный отдел, который вносит изменения в план работы территориального управления.
Общий контроль за исполнением планов работы территориального исполнительного органа осуществляет организационный отдел.
Ответственность за исполнение планов работы отделов и служб территориального исполнительного органа возлагается на начальников отделов и служб.
II. Организация работы отделов и служб
территориального исполнительного органа
Организация работы отделов и служб территориального исполнительного органа заключается в заблаговременной подготовке и проведении всех необходимых работ и мероприятий по реализации полной функции государственного управления по предметам ведения территориального исполнительного органа.
1. Организация работы отделов и служб территориального исполнительного органа строится на основании Регламента работы территориального исполнительного органа, Положения об отделе (службе) и плана работы.
2. Организация работы включает:
- организацию, проведение и участие в совещаниях, заседаниях, встречах, мероприятиях;
- обеспечение подготовки и исполнения правовых и организационных актов, контроля за их исполнением, решение профессиональных вопросов по направлению деятельности;
- ведение делопроизводства (оформление протоколов совещаний, заседаний, встреч, ведение номенклатуры дел);
- работу с письмами, заявлениями, обращениями вышестоящих органов, предприятий и организаций, депутатов различных уровней, граждан, организацию устного приема;
- порядок подачи информации в исполнительно-распоряительных документах;
- подготовку отчетов, справок, аналитических записок по направлениям деятельности отдела (службы).
3. Организация и проведение совещаний, заседаний, встреч осуществляется в соответствии с порядком, определенным в разделе 1 настоящего документа.
4. Обеспечение подготовки и исполнения правовых и организационных актов, контроля за их исполнением строится в соответствии с Регламентом работы территориального исполнительного органа, Инструкцией о делопроизводстве.
Решение профессиональных вопросов определено Положением об отделе (службе) территориального исполнительного органа, задачами, решениями и поручениями руководителей территориального исполнительного органа.
5. Для четкой организации делопроизводства в отделе (службе) необходимо определить номенклатуру дел - систематизированный перечень дел, документов, справочного материала, формируемых в процессе работы, а также порядок их систематизации, оформления и хранения.
5.1. Ведение делопроизводства должно входить в должностные обязанности одного из сотрудников отдела.
5.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие правила:
- в дела помещать документы по виду и содержанию соответствующие заголовкам дел по номенклатуре;
- помещать вместе все документы, относящиеся к решению одного вопроса;
- документы постоянного и временного хранения подшиваются в разные дела;
- группировать в дела документы одного календарного года;
- не подшивать в дело документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики;
- на обложке дел (папок) должны указываться названия документов, подшитых в данное дело согласно номенклатуре дел.
5.3. Ответственность за сохранность документов и дел в отделе (службе) несут руководители соответствующего отдела (службы) и сотрудники, ответственные за делопроизводство.
5.4. Порядок работы в отделах (службах) с письмами, заявлениями, обращениями граждан, предприятий, организаций, депутатов различных уровней, организация устного приема, определен Регламентом работы территориального исполнительного органа.
Проведение данной работы должно входить в обязанности одного из сотрудников отдела.
Ежемесячно по графику, утвержденному главой территориального исполнительного органа, руководитель отдела (службы) проводит в микрорайонах встречи и приемы жителей, представителей общественных организаций, депутатов муниципальных советов.
6. Подготовка исполнительно-распорядительных документов строится с учетом общих требований к составлению и оформлению ИРД, а также требований к грамматическому и орфографическому оформлению документов.
Общие требования включают в себя:
- использование утвержденных бланков;
- правильное указание даты, номера документа, адресования, согласования, подписания и утверждения документа, проставление печати, оформление копий и выписок.
Требования к грамматическому и орфографическому оформлению определяются необходимостью грамотного изложения информации в документах.
Требования к составлению и оформлению ИРД определены Регламентом работы территориального исполнительного органа и Инструкцией по делопроизводству.
7. В соответствии с распоряжениями и поручениями главы территориального исполнительного органа, его заместителей, а также по производственной необходимости отделы (службы) территориального исполнительного органа подготавливают отчеты, справки, аналитические записки по направлениям своей деятельности.
Отчет, справка, записка - это информационный документ, который должен содержать следующие реквизиты: наименование отдела (может быть не указано отдельным реквизитом, а включено в реквизит "подпись"), название вида документа, заголовок к тексту, текст, отметка о наличии приложений (при необходимости), подпись.
Текст документа состоит из:
- констатации каких-либо фактов;
- характеристики существующего положения с анализом состояния дел по конкретному направлению деятельности;
- выводы по существу излагаемых вопросов, предложения по их решению.
Текст информационного документа может оформляться в виде таблицы, делиться на разделы, иметь пояснения.
Дата (период времени), к которому относятся приводимые в документе сведения, включается в заголовок к тексту, либо помещается в начале текста: "По состоянию на..." или "За период с ...".
Документ подписывается руководителем отдела (службы).
Перед составлением отчета, справки, записки необходимо изучить имеющийся по данному вопросу материал, в том числе других отделов (служб), проанализировать его, а затем приступить к написанию документа.
8. Руководители отделов (служб) территориального исполнительного органа готовят ежемесячно до 1 числа каждого месяца отчеты о проделанной работе и направляют их в отдел экономики, промышленной политики и торговли для составления сводного отчета территориального исполнительного органа об итогах деятельности за месяц, который до 5 числа ежемесячно направляется в секретариат Канцелярии Администрации Санкт-Петербурга.
9. Ответственность за организацию работы в отделах (службе) несет руководитель отдела (службы).
10. Общий контроль за организацией работы отделов и служб территориального исполнительного органа осуществляет организационный отдел и общий отдел по своим направлениям деятельности.
2.1. Подготовка и проведение совещаний, заседаний
коллегиальных органов, комиссий территориального
исполнительного органа
1. Порядок организации работы территориального исполнительного органа, его отделов и служб определяется Регламентом работы территориального исполнительного органа и направлен на исполнение возложенных на них обязанностей по предметам ведения территориального исполнительного органа.
2. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности отделов и служб глава территориального исполнительного органа, его заместители проводят в соответствии с планами работы совещания с руководителями отделов и служб территориального управления, предприятий, организаций и учреждений:
2.1. Глава территориального исполнительного органа - еженедельно, по понедельникам.
2.2. Первый заместитель главы территориального исполнительного органа - еженедельно, по понедельникам.
2.3. Заместители главы территориального исполнительного органа - ежемесячно, по планам работы - с руководителями курируемых отделов и служб по рассмотрению вопросов финансирования, выполнения городского заказа, целевых программ, текущим вопросам.
2.4. В соответствии с планами работы территориального исполнительного органа или по мере необходимости - с руководителями предприятий, организаций и учреждений.
3. Руководители отделов и служб территориального исполнительного органа для решения конкретных вопросов по направлениям своей деятельности проводят совещания, семинары, встречи с руководителями подведомственных служб, предприятий и организаций.
4. Повестку дня совещания, семинара, встречи, список приглашенных участников, обеспечение их явки и регистрацию обеспечивает отдел или служба территориального управления, проводящая данное мероприятие или организационный отдел.
5. В каждом отделе и службе территориального исполнительного органа должен быть определен сотрудник, на которого возлагается обязанность по ведению делопроизводства, осуществлению контроля за исполнением плана работы, принятых на совещаниях решений.
6. Сотрудник, отвечающий за делопроизводство в отделе (службе), которая организует проведение совещания, или сотрудник организационного отдела по ходу совещания ведет протокол совещания, который должен быть оформлен не позднее следующего рабочего дня.
Протокол подписывается должностным лицом, председательствующим на совещании.
7. Общие требования к оформлению протокола совещания:
Текст протокола состоит из вводной и основной частей.
7.1. В вводной части текста указывается дата, время, место проведения совещания, состав участников, фамилия и должность председательствующего, повестка дня.
7.2. Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых соответствует пунктам повестки дня. По каждому разделу указывается кого слушали, кто выступил, содержание выступления и принятое решение или поручение руководителя территориального управления с определением ответственного за исполнение и срок реализации.
Раздел "Выступили" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения.
В разделе "Присутствовали" при количестве присутствующих свыше 15 человек указывается, как правило, общее количество, список присутствующих прилагается к протоколу.
Копии протоколов или выписки из них направляются исполнителям для организации работы по выполнению принятых решений или поручений руководителей территориального исполнительного органа.
8. В отделах и службах территориального исполнительного органа еженедельно проводятся совещания, на которых рассматривается ход выполнения плана работы, определяются задачи работников отдела (службы) по основным направлениям деятельности.
Сотрудник, ответственный за делопроизводство в отделе (службе), ведет протокол совещания.
9. Подготовка и проведение заседаний коллегиальных органов, комиссий территориального исполнительного органа осуществляются в соответствии с Положениями о конкретном коллегиальном органе Комиссии.
Организационное и материально-техническое обеспечение проведения заседаний коллегиальных органов, ведение делопроизводства осуществляет организационный отдел; комиссии - ответственный секретарь комиссии.
III. Контроль и проверка исполнения
организационных актов территориального
исполнительного органа
Контроль и проверка исполнения заключается в выявлении отклонений от реализуемой полной функции государственного управления по предметам ведения территориального исполнительного органа. Характер отклонений, показывающий уровень качества управления, является предметом дополнительной методической и организационной работы.
1. Контролю подлежит исполнение организационных актов территориального исполнительного органа - решений, письменных поручений, содержащихся в протоколах заседаний коллегиальных органов, совещаний проводимых в территориальном исполнительного органа.
2. Организационные акты территориального исполнительного органа оформляются на бланках установленной формы в соответствии с требованиями Инструкции по делопроизводству.
3. Контроль за исполнением и организацию исполнения организационных актов осуществляет руководитель территориального исполнительного органа или отдела (службы), кому поручено исполнение решения или поручения.
Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное первым или определенное руководителем, давшим поручение.
4. Общий контроль за исполнением организационных актов, содержащихся в протоколах заседаний коллегиальных органов, совещаний, проводимых главой территориального исполнительного органа или его заместителями, осуществляет организационный отдел.
5. Руководители отделов (служб) назначают ответственных по контролю - исполнителей, которые обеспечивают сбор, обработку и подготовку информации о ходе и результатах исполнения решения или поручения.
В отделах (службах) территориального исполнительного органа обеспечивается необходимый учет находящихся у них на контроле организационных актов, кроме того, на контроль ставятся также данные руководителем отдела (службы) поручения по исполнению служебных документов, правовых актов.
6. При необходимости учет и контроль фактического исполнения организационных актов может осуществляться сотрудником, ответственным в территориальном исполнительного органа за осуществление контроля за исполнением распорядительных документов.
7. Решения и поручения, содержащиеся в организационных актах с конкретными сроками исполнения, должны исполняться в установленные сроки, без указания конкретных сроков - в течение одного месяца.
8. В исключительных случаях при невыполнении или неполном выполнении по объективным причинам решений или поручений, содержащихся в организационных актах, решение о переносе сроков принимают глава территориального исполнительного органа или его заместители.
9. Снятие с контроля исполненных организационных актов производится после полного исполнения и проверки качества исполнения лицом, ответственным за их исполнение.
Если вы являетесь пользователем интернет-версии системы ГАРАНТ, вы можете открыть этот документ прямо сейчас или запросить по Горячей линии в системе.