Глава 9. Организация приема граждан и представителей организаций в Комитете

Глава 9. Организация приема граждан и представителей организаций
в Комитете

9.1. Организацию приема граждан и представителей организаций (далее - прием граждан), обращающихся в Комитет, обеспечивает организационный отдел, инспекция, секретарь Коллегии.

9.1.1. Специалисты организационного отдела осуществляют:

- прием граждан, оказание консультационной помощи по обращениям;

- составление графика приема граждан председателем Комитета и руководителями структурных подразделений Комитета;

- предварительную запись на прием к председателю Комитета, первому заместителю председателя Комитета и заместителям председателя Комитета;

- подготовку необходимых материалов;

- контроль за исполнением решений, принятых руководителем, ведущим прием;

- подготовку информационно-аналитических материалов с анализом причин и характера устных обращений граждан, а также предложений по совершенствованию работы по личному приему граждан.

9.1.2. Для решения вопроса о записи на прием к председателю Комитета и его заместителям работник организационного отдела принимает от гражданина заявление, которое должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции соответствующих органов. Оценку предъявляемых документов делает работник организационного отдела и по результатам рассмотрения представленных документов осуществляет запись на прием к должностному лицу Комитета по принадлежности вопроса.

В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции Комитета либо представленные документы не удовлетворяют требованиям части первой настоящего пункта.

9.2. Работник организационного отдела осуществляет регистрацию устных обращений граждан и их документальное оформление, ведет справочно-поисковую картотеку, направляет документы на рассмотрение в структурные подразделения Комитета и иные организации, подведомственные Комитету.

9.3. Каждое обращение регистрируется:

- в списке принятых граждан в приемной Комитета с указанием фамилии, имени, отчества гражданина, даты и повторности обращения;

- в карточке личного приема граждан руководителями Комитета и структурных подразделений Комитета (данная форма заполняется только в том случае, если решением вопроса занимается соответствующее должностное лицо Комитета).

9.3.1. Руководители структурных подразделений Комитета ведут журнал приема посетителей.

9.4. В соответствующую графу списка принятых граждан вносится запись о содержании беседы сотрудника организационного отдела с гражданином.

9.5. В случае записи гражданина на прием к председателю Комитета и его заместителям работник организационного отдела подготавливает следующие документы:

- карточку личного приема граждан руководителями Комитета;

- справку-заключение с рекомендациями;

- дело, в которое включают копии нормативных правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга по данному вопросу, справки структурных подразделений и подведомственных организаций, рассматривавших обращение.

9.6. Принятое должностным лицом Комитета решение записывается в карточке личного приема.

Решение оформляется в виде поручения структурным подразделениям Комитета, подведомственным организациям и с сопроводительным письмом на бланке, за подписью руководителя после регистрации направляется адресату.

Поручение должностного лица Комитета ставится на контроль. При этом формируется контрольная картотека в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

9.7. Поручение должностного лица Комитета по обращению гражданина должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней, если иное не установлено в поручении. Поручения по рассмотрению обращений, не требующих дополнительного изучения и проверки, [должно] исполняться безотлагательно.

9.8. Продление сроков исполнения поручений возможно только руководителем, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником организационного отдела.

Информация о продлении сроков фиксируется в карточке учета личного приема граждан.

9.9. Справки-ответы исполнителей анализируются работником организационного отдела и докладываются должностному лицу Комитета, направившему документы для рассмотрения в структурное подразделение или в подведомственную организацию. Помимо справок-ответов исполнители готовят проект ответа заявителю.

В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, специалист организационного отдела повторно направляет документы в структурное подразделение или подведомственную организацию с поручением для рассмотрения по существу и ответа.

9.10. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен, а также, если структурным подразделением или подведомственной организацией дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо Комитета, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

9.11. В карточке учета личного приема делается отметка об исполнении. Одновременно делается запись об исполнении в журнале приема посетителей должностными лицами Комитета.

9.12. В целях информирования должностных лиц Комитета о состоянии и характере обращений граждан работники организационного отдела готовят:

- статистические справки о количестве записавшихся на прием к должностным лицам Комитета - 1 раз в месяц, квартал, полугодие, год;

- статистические справки о выполнении поручений должностных лиц Комитета по рассмотрению обращений - 1 раз в месяц, квартал, полугодие, год;

- тематические справки по обращениям граждан - 2 раза в год;

- справки по обращениям граждан в соответствии с классификатором вопросов - 1 раз в месяц, квартал, полугодие, год.