Приложение. Инструкция по осуществлению операций с наличными денежными средствами в условиях казначейской системы исполнения бюджета Санкт-Петербурга

Информация об изменениях:

Распоряжением Комитета финансов Правительства Санкт-Петербурга от 24 ноября 2004 г. N 173-р настоящая Инструкция изложена в новой редакции

См. текст Инструкции в предыдущей редакции

ГАРАНТ:

Настоящая инструкция вводится в действие с 1 июля 2004 г.

Приложение

к распоряжению председателя

Комитета финансов Санкт-Петербурга

от 11 мая 2004 г. N 65-р

Инструкция по осуществлению операций с наличными денежными
средствами в условиях казначейской системы исполнения бюджета
Санкт-Петербурга

С изменениями и дополнениями от:

10 июня, 24 ноября 2004 г., 9 марта 2005 г.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по осуществлению операций с наличными денежными средствами в условиях казначейской системы исполнения бюджета Санкт-Петербурга (далее - Инструкция) регламентирует порядок оформления и совершения операций по выдаче наличных денежных средств на выплату заработной платы, компенсационных, социальных и других выплат в бюджетных учреждениях, финансируемых за счет средств бюджета Санкт-Петербурга и имеющих открытые лицевые счета в Комитете финансов Санкт-Петербурга (далее - бюджетное учреждение).

Инструкция разработана в соответствии с Положением Центрального банка Российской Федерации от 05.01.1998 N 14-П "О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации", Положением Банка России от 09.10.2002 N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации".

1.2. В настоящей Инструкции используются следующие понятия и термины:

Комитет финансов Санкт-Петербурга (далее - Комитет финансов) - исполнительный орган государственной власти Санкт-Петербурга, на который возложены функции по организации исполнения и исполнению бюджета Санкт-Петербурга и осуществляющий платежи за счет бюджетных средств от имени и по поручению бюджетных учреждений;

Управление Комитета финансов Санкт-Петербурга по району Санкт-Петербурга (далее - Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга) - структурное подразделение Комитета финансов, выполняющее функции по осуществлению операций с наличными денежными средствами;

Управление казначейства - структурное подразделение Комитета финансов, осуществляющее функции по организации финансирования и финансированию расходов бюджета Санкт-Петербурга на основе казначейской системы исполнения бюджета;

Управление учета и отчетности - главная бухгалтерия - структурное подразделение Комитета финансов, осуществляющее функции ведения бухгалтерского учета и составления отчетности по исполнению бюджета Санкт-Петербурга;

главный распорядитель бюджетных средств - орган государственной власти Санкт-Петербурга, определенный перечнем главных распорядителей бюджетных средств, ежегодно утверждаемым постановлением Правительства Санкт-Петербурга, имеющий право распределять бюджетные средства по подведомственным бюджетным учреждениям и осуществляющий исполнение соответствующей части бюджета Санкт-Петербурга;

денежный чек - документ установленной формы, предназначенный для оформления операции выдачи наличных денежных средств получателю в кассе банка, оформленный в установленном порядке и являющийся распоряжением на выдачу их доверенному лицу, указанному в денежном чеке;

чековая книжка - документ установленной формы, представляющий сброшюрованные, соединенные в виде книжки бланки денежных чеков;

Автоматизированная информационная система бюджетного процесса - электронное казначейство (далее - АИС БП-ЭК) - совокупность организационных, программных и технических мероприятий, классификаторов, баз данных, автоматизированно обеспечивающих производство трудоемких операций и взаимодействие участников многостадийного бюджетного процесса, разработанных на основе требований бюджетного законодательства;

бюджетная роспись по подведомственным бюджетным учреждениям и иным получателям средств бюджета, имеющим лицевые счета (далее - бюджетная роспись) - часть сводной росписи бюджета Санкт-Петербурга, определяющая поквартальное распределение доходов бюджетных учреждений от платных услуг, предпринимательской и иной приносящей доход деятельности и расходов бюджетных учреждений, иных получателей средств бюджета, имеющих лицевые счета, в соответствии с бюджетной классификацией, составление и ведение которой осуществляется в соответствии с распоряжением председателя Комитета финансов от 23.02.2001 N 23-р "Об утверждении порядка составления и ведения бюджетной росписи по подведомственным бюджетным учреждениям" (с изменениями и дополнениями);

банк - кредитная организация, в которой Комитет финансов открывает счета по учету средств бюджета Санкт-Петербурга для выдачи наличных денежных средств.

1.3. Комитет финансов открывает в банках счета по учету средств бюджета Санкт-Петербурга для выдачи наличных денежных средств для каждого Управления Комитета финансов по району Санкт-Петербурга (далее - счета Комитета финансов для выдачи наличных денежных средств). Руководитель Комитета финансов выдает руководителю Управления Комитета финансов по району Санкт-Петербурга (его заместителю), старшему бухгалтеру (лицу, его замещающему) доверенность на осуществление работы с соответствующим счетом Комитета финансов для выдачи наличных денежных средств.

1.4. Операции по выдаче наличных денежных средств бюджетному учреждению со счета Комитета финансов для выдачи наличных денежных средств производятся строго в пределах бюджетных назначений в соответствии с бюджетной росписью, утвержденной главным распорядителем бюджетных средств.

Информация об изменениях:

Распоряжением Комитета финансов Правительства Санкт-Петербурга от 9 марта 2005 г. N 26-р текст Инструкции дополнен пунктом 1.5

1.5. Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга оформляет документы на получение наличных денежных средств по денежным чекам Комитета финансов бюджетным учреждениям по территориальному принципу (по месту нахождения бюджетного учреждения).

2. Порядок работы с чековыми книжками в Управлении Комитета
финансов по району Санкт-Петербурга

2.1. Банк обеспечивает Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга по его заявлению чековыми книжками.

2.2. Полученные Управлением Комитета финансов по району Санкт-Петербурга чековые книжки, являющиеся документом строгой отчетности, подлежат регистрации в Журнале учета бланков чековых книжек по форме согласно приложению 1 к настоящей Инструкции. Чековые книжки хранятся в охраняемом помещении в несгораемом металлическом шкафу, который по окончании рабочего дня закрывается ключом и опечатывается.

Ответственность за сохранность чековых книжек до передачи их бюджетному учреждению несет назначаемый приказом председателя Комитета финансов работник Управления Комитета финансов по району Санкт-Петербурга, с которым в установленном порядке должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности. На время отсутствия ответственного лица по уважительной причине приказом председателя Комитета финансов назначается другое ответственное лицо, с которым в установленном порядке должен быть заключен договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

В Управлениях Комитета финансов по районам Санкт-Петербурга осуществляются проверки условий хранения чековых книжек и соответствия фактического количества бланков денежных чеков данным Журнала учета бланков чековых книжек. Проверки проводятся ежемесячно (внезапно), а также при смене лица, ответственного за сохранность чековых книжек.

Проведение проверок хранения чековых книжек осуществляется комиссией, назначаемой приказом председателя Комитета финансов. Результаты проверок оформляются актом по форме согласно приложению 2 к настоящей Инструкции, оформленным надлежащим образом. Акты хранятся в течение пяти лет.

2.3. Выдача чековых книжек бюджетному учреждению осуществляется работником Управления Комитета финансов по району Санкт-Петербурга, ответственным за сохранность чековых книжек, с регистрацией в Журнале учета бланков чековых книжек под расписку.

Чековая книжка выдается работником Управления Комитета финансов по району Санкт-Петербурга лицу, уполномоченному бюджетным учреждением, на основании заявления по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции и доверенности по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции.

Перед выдачей чековой книжки бюджетному учреждению работник Управления Комитета финансов по району Санкт-Петербурга, ответственный за сохранность чековых книжек, проверяет:

- правильность заполнения заявления и доверенности, соответствие подписей и оттиска печати имеющимся образцам в карточке образцов подписей и оттиска печати бюджетного учреждения;

- наличие всех чеков в данной книжке путем полистного пересчета.

На лицевой стороне чековой книжки записываются номер(а) лицевого(ых) счета(ов) и наименование бюджетного учреждения. Реквизиты бюджетного учреждения могут проставляться штампом.

3. Оформление чековых книжек бюджетным учреждением

3.1. Чековые книжки, являющиеся бланком строгой отчетности, должны храниться в бюджетном учреждении в металлическом несгораемом шкафу. Ответственность за сохранность полученных чековых книжек несет назначаемый приказом руководителя бюджетного учреждения работник бюджетного учреждения, с которым в установленном порядке заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности. На время отсутствия ответственного лица по уважительной причине приказом руководителя бюджетного учреждения назначается другое лицо, с которым на время отсутствия ответственного лица в установленном порядке заключается договор о полной индивидуальной материальной ответственности.

3.2. Для получения наличных денежных средств бюджетное учреждение оформляет денежный чек в порядке, установленном нормативными документами Центрального банка Российской Федерации. Лицевая и оборотная стороны денежного чека заполняются бюджетным учреждением и подписываются уполномоченными работниками Управления Комитета финансов по району Санкт-Петербурга.

Передоверие права на получение наличных денежных средств по денежному чеку не допускается. Денежные чеки действительны в течение десяти календарных дней, не считая дня выписки денежного чека. Денежные чеки выписываются чернилами черного, синего или фиолетового цветов либо шариковой ручкой соответствующих цветов. Номер денежного чека должен соответствовать номеру и серии книжки, зарегистрированной в Журнале учета бланков чековых книжек.

В случае закрытия лицевого счета бюджетного учреждения, открытого в Комитете финансов, изменения наименования бюджетного учреждения, закрытия или изменения счета Комитета финансов для выдачи наличных денежных средств бюджетное учреждение возвращает Управлению Комитета финансов по району Санкт-Петербурга чековые книжки с корешками использованных денежных чеков и оставшимися неиспользованными чеками для их погашения по заявлению в произвольной форме, в котором указываются номера неиспользованных чеков.

Хранение корешков использованных чековых книжек и погашенных (аннулированных) денежных чеков осуществляется в соответствии с правилами организации государственного архивного дела.

3.3. В кассах бюджетного учреждения могут храниться наличные денежные средства в пределах лимитов, установленных Управлением Комитета финансов по району Санкт-Петербурга. Бюджетное учреждение представляет в Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга письменное заявление и расчеты по форме согласно приложению 5 к настоящей Инструкции. Лимит остатка кассы устанавливается бюджетным учреждениям в пределах среднедневного расхода наличных денежных средств, для чего сумма фактических выплат наличными денежными средствами за последние три месяца (кроме расходов на заработную плату, выплат компенсационного и социального характера) делится на число рабочих дней за указанный период. Лимит остатка кассы может пересматриваться в течение года по представленному бюджетным учреждением в Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга обоснованному обращению.

Бюджетному учреждению устанавливается единый лимит остатка кассы для совершения операций со средствами бюджета Санкт-Петербурга и для учета наличных средств, полученных из внебюджетных источников.

4. Оформление и исполнение документов по выдаче наличных денежных
средств

4.1. Выплата наличных денежных средств бюджетному учреждению на заработную плату, компенсационные, социальные выплаты и другие расходы осуществляется в сроки, согласованные с Управлением Комитета финансов по району Санкт-Петербурга.

4.2. Выдача наличных денежных средств бюджетному учреждению на заработную плату, компенсационные, социальные выплаты и другие нужды по срокам, приходящимся на пятницу, субботу и воскресенье, может производиться, в целях рассредоточения нагрузки, начиная с четверга. Выплата наличных денежных средств по срокам, приходящимся на праздничные дни, может производиться до дня их наступления. В бюджетных учреждениях, выходные дни которых не совпадают с общеустановленными днями, выплата наличных денежных средств может производиться накануне выходных дней этих бюджетных учреждений или в сроки, согласованные с Управлением Комитета финансов по району Санкт-Петербурга.

Выплата наличных денежных средств для расчетов с увольняемыми работниками, работниками, уходящими в отпуск, а также в случаях, предусмотренных федеральными законами и иными правовыми актами Российской Федерации, производится независимо от установленных сроков выплаты заработной платы.

4.3. При выдаче в виде аванса наличных денежных средств подотчетным лицам на хозяйственные, командировочные и другие расходы, связанные с уставной деятельностью бюджетного учреждения, руководитель бюджетного учреждения несет ответственность за своевременное представление подотчетными лицами авансовых отчетов и возврат остатков неиспользованного аванса в установленные сроки в кассу бюджетного учреждения.

Неиспользованный остаток аванса (в случае превышения установленного лимита остатка кассы) должен быть возвращен бюджетным учреждением на счет Комитета финансов для выдачи наличных денежных средств не позднее трех рабочих дней после сдачи подотчетным лицом в бухгалтерию учреждения авансового отчета.

4.4. Для получения наличных денежных средств на выплату заработной платы, компенсационных, социальных и других выплат бюджетное учреждение оформляет следующие документы:

- денежный чек;

- поручение на оплату расходов, предусматривающее получение наличных денежных средств по чеку (3 экземпляра);

- поручение на оплату расходов, предусматривающее перечисление налогов и других удержаний (2 экземпляра) (только при получении наличных денежных средств на выплату заработной платы).

4.5. Денежный чек может быть оформлен для выдачи наличных денежных средств как по одному поручению на оплату расходов, так и по нескольким поручениям на оплату расходов. Денежный чек на получение наличных денег по средствам, полученным от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности, оформляется отдельно. Дата денежного чека должна соответствовать дате платежа, указываемой в поручении на оплату расходов, предусматривающем получение наличных денежных средств по чеку.

4.6. Поручение на оплату расходов, предусматривающее получение наличных денежных средств, составляется в электронном виде в АИС БП-ЭК и на бумажном носителе по установленной форме.

Поля раздела "Данные о получателе" поручения на оплату расходов, предусматривающего получение наличных денежных средств, должны быть заполнены следующим образом:

- в поле "ИНН получателя" указывается ИНН Комитета финансов;

- в поле "Наименование получателя" указывается: Комитет финансов Санкт-Петербурга;

- в полях "Текущий счет", "БИК", "Корреспондентский счет отделения банка", "Наименование отделения банка" указываются номер счета Комитета финансов для выдачи наличных денежных средств, а также реквизиты банка, в котором открыт счет;

- в полях: "Документ-основание", "Дата документа-основания" указываются наименование, номер и дата документа на выплату заработной платы, прочих выплат;

- в поле "Форма оплаты" указывается "05" (получение наличных денежных средств);

- в поле "Дата платежа" указывается дата на один рабочий день ранее даты получения наличных денежных средств.

Поручения на оплату расходов формируются отдельно по каждому коду бюджетной классификации расходов.

4.7. Для получения наличных денежных средств бюджетное учреждение представляет:

- главному распорядителю бюджетных средств - поручение на оплату расходов, предусматривающее получение наличных денежных средств по чеку (2 экземпляра), и поручение на оплату расходов, предусматривающее перечисление налогов и других удержаний (только при получении наличных денежных средств на заработную плату) (2 экземпляра);

- в Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга - оформленный денежный чек вместе с чековой книжкой и поручение на оплату расходов, предусматривающее получение наличных денежных средств по чеку, после получения электронной отметки главного распорядителя бюджетных средств.

4.8. Главный распорядитель бюджетных средств осуществляет прием поручений на оплату расходов в соответствии с установленным Комитетом финансов порядком финансирования расходов бюджета Санкт-Петербурга при казначейской системе исполнения бюджета.

4.9. Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга проверяет:

- правильность заполнения денежного чека (соответствие суммы, указанной на лицевой стороне денежного чека, общей сумме и разбивке по символам, указанным на обороте денежного чека; идентичность сумм, проставленных цифрами и прописью; соответствие суммы чека сумме представленных поручений на оплату расходов, предусматривающих получение наличных денежных средств по чеку);

- соответствие паспортных данных лица, которому доверено получение указанных в денежном чеке наличных денежных средств, паспортным данным, указанным в доверенности, составленной по форме согласно приложению 4 к настоящей Инструкции.

4.10. Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга в специальное WEB-приложение АИС БП-ЭК "Регистрация чеков" заносит реквизиты денежного чека, дату его принятия и указывает номера поручений на оплату расходов по данному чеку.

4.11. Процедура подтверждения исполнения денежных обязательств по сводным реестрам поручений на оплату расходов осуществляется в соответствии с установленным Комитетом финансов порядком финансирования расходов бюджета Санкт-Петербурга при казначейской системе исполнения бюджета.

Управление казначейства на основании проверенных и имеющих разрешительную надпись сводных реестров поручений на оплату расходов с учетом дат платежей, указанных в поручениях на оплату расходов, формирует реестр финансирования на пополнение счета по выдаче наличных денежных средств по форме согласно приложению 6 к настоящей Инструкции, предусматривающий перечисление бюджетных средств на счета Комитета финансов для выдачи наличных денежных средств. Реестр финансирования на пополнение счета по выдаче наличных денежных средств по расходам от предпринимательской и иной приносящей доход деятельности формируется отдельно.

4.12. После завершения процедуры подтверждения исполнения денежных обязательств по сводному реестру поручений на оплату расходов Управлением казначейства в АИС БП-ЭК (получения электронной отметки на сводном реестре поручений на оплату расходов) уполномоченные работники Управления Комитета финансов по району Санкт-Петербурга (лица, имеющие право подписи денежных чеков на получение наличных денежных средств) подписывают полученные от бюджетного учреждения денежные чеки, ставят печать Комитета финансов.

Оформленные денежные чеки вместе с чековыми книжками передаются бюджетному учреждению под роспись в Журнале регистрации выданных денежных чеков (приложение 7 к настоящей Инструкции). Выдача чека бюджетному учреждению должна осуществляться не ранее дня, соответствующего дате платежа в поручении на оплату расходов, предусматривающем перечисление денежных средств для выдачи денег по данному чеку.

Дата выдачи денежного чека фиксируется в специальном WEB-приложении АИС БП-ЭК "Регистрация чеков" в день выдачи чека.

4.13. Для получения наличных денежных средств бюджетное учреждение представляет денежный чек в банк.

4.14. В случае установления ошибки в заполнении денежного чека он перечеркивается, на нем делается отметка "аннулировано", производится соответствующая запись в Журнале регистрации выданных денежных чеков и ставится соответствующая отметка в специальном WEB-приложении АИС БП-ЭК "Регистрация чеков". Бюджетным учреждением повторно представляется денежный чек, выписанный взамен старого. Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга заносит в специальное WEB-приложение АИС БП-ЭК "Регистрация чеков" реквизиты нового денежного чека, дату его принятия и указывает номера поручений на оплату расходов по данному чеку.

4.15. Утвержденный Управлением казначейства сводный реестр поручений на оплату расходов, по которому еще не прошла оплата расходов, может быть отозван в части одного (нескольких) либо всех входящих в него поручений на оплату расходов на основании письменного обращения главного распорядителя бюджетных средств с обоснованием причин отзыва.

Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга аннулирует денежный чек, оформленный по отозванным поручениям на оплату расходов.

4.16. Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга получает из банка и обрабатывает выписки по счету Комитета финансов для выдачи наличных денежных средств. Операции по выдаче (возврату) наличных денег отражаются в лицевых счетах соответствующих бюджетных учреждений на основании проведенных управлениями Комитета финансов по району Санкт-Петербурга документов.

5. Возврат денежных средств

5.1. В целях недопущения превышения лимита остатка наличных денежных средств в кассе бюджетное учреждение производит возврат неиспользованного остатка наличных денежных средств.

5.2. Для осуществления возврата наличных денежных средств бюджетное учреждение составляет поручения на оплату расходов по форме оплаты "05" (в электронном виде в АИС БП-ЭК и на бумажном носителе) с указанием отрицательных сумм, соответствующих суммам необходимого возврата. Поручения на оплату расходов формируются бюджетным учреждением отдельно по каждому коду бюджетной классификации расходов. Подписанное руководителем и главным бухгалтером бюджетного учреждения и заверенное печатью этого учреждения поручение на оплату расходов передается на бумажном носителе и в электронном виде в Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга для дальнейшей обработки.

5.3. Бюджетное учреждение на каждое поручение на оплату расходов, составленное в соответствии с пунктом 5.2 настоящей Инструкции, заполняет объявление на взнос наличными по форме, установленной приложением 3 к Положению Банка России от 09.10.2002 N 199-П "О порядке ведения кассовых операций в кредитных организациях на территории Российской Федерации". Бюджетное учреждение в день, указанный в оформленном надлежащим образом объявлении на взнос наличными, представляет его в банк вместе с возвращаемыми наличными средствами.

5.4. Поля "Объявления на взнос наличными" должны быть заполнены следующим образом:

- в поле "Дата" указывается дата сдачи наличности в банк, которая соответствует датам, указанным в поручениях на оплату расходов с отрицательными суммами;

- в поле "От кого" указывается точное наименование бюджетного учреждения;

- в поле "Получатель" указывается: Комитет финансов Санкт-Петербурга, далее в скобках указывается наименование бюджетного учреждения и номер его лицевого счета;

- в поле "Источник взноса" указываются номера поручений на оплату расходов с отрицательными суммами.

5.5. Сумма депонентов и неиспользованная сумма по прочим полученным под отчет денежным средствам должны быть внесены в банк по объявлению на взнос наличными по истечении трех рабочих дней после установленного срока использования средств.

5.6. После приема денег банк выдает ответственному лицу бюджетного учреждения квитанцию, объявление на взнос наличными остается у кассового работника банка, ордер передается в операционный отдел банка и далее с выпиской банка передается в Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга.

5.7. Управление Комитета финансов по району Санкт-Петербурга при обработке полученной из банка выписки идентифицирует суммы, внесенные на счет Комитета финансов для выдачи наличных денежных средств по объявлениям на взнос наличными с представленными бюджетными учреждениями поручениями на оплату расходов с отрицательными суммами.

5.8. Денежный чек после окончания срока действия перечеркивается, на нем делается отметка "аннулировано", и производится соответствующая запись в Журнале регистрации выданных денежных чеков. Уполномоченный работник Управления Комитета финансов по району Санкт-Петербурга ставит дату аннулирования чека и отметку об аннулировании поручений на оплату расходов, предусматривающих получение наличных денежных средств по данному чеку, в специальном WEB-приложении АИС БП-ЭК "Регистрация чеков".

5.9. Управление казначейства формирует и направляет главному распорядителю бюджетных средств реестр аннулированных поручений на оплату расходов по просроченным чекам по форме согласно приложению 8 к настоящей Инструкции с формулировкой "Истечение срока действия денежного чека, оформленного по поручению на оплату расходов".

5.10. Невостребованные денежные средства на счете Комитета финансов для выдачи наличных денежных средств по просроченным денежным чекам и денежные средства, зачисленные по объявлениям на взнос наличными, учитываются Управлением казначейства при формировании реестра финансирования на пополнение счета по выдаче наличных денежных средств.