Приложение. Инструкция по взаимодействию специалистов Комитета по природопользованию, охране окружающей среды и обеспечению экологической безопасности с представителями средств массовой информации

Приложение

к приказу

от 14 марта 2005 г. N 5-ос

Инструкция
по взаимодействию специалистов Комитета по природопользованию,
охране окружающей среды и обеспечению экологической безопасности
с представителями средств массовой информации

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция разработана в соответствии с законом Российской Федерации "О средствах массовой информации" (с изменениями на 02.11.2004) и определяет порядок взаимодействия работников Комитета по природопользованию, охране окружающей среды и обеспечению экологической безопасности (далее - Комитет) с представителями средств массовой информации.

1.2. Под средством массовой информации (далее - СМИ) понимается периодическое печатное издание, радио-, теле-, видеопрограмма, кинохроникальная программа, либо иная форма периодического распространения массовой информации.

1.3. Для координации взаимодействия работников Комитета со СМИ из числа штатных работников отдела международного сотрудничества и экологического просвещения выделен главный специалист, отвечающий за связь со СМИ (далее - "пресс-секретарь").

2. Формы взаимодействия со СМИ

2.1. Взаимодействие работников Комитета со СМИ происходит на основании запросов редакций, по инициативе работников Комитета через пресс-секретаря в соответствии с приказом, либо иным путем.

2.2. Распространение информации о деятельности Комитета может происходить путем непосредственного контакта с представителями СМИ в ходе проведения пресс-конференций, круглых столов, брифингов, интервью или бесед, либо в иной форме по согласованию с председателем Комитета.

2.3. Информирование общественности о деятельности Комитета возможно без непосредственного контакта с представителями СМИ через "Информационный бюллетень Правительства Санкт-Петербурга", официальный сайт Комитета и официальный портал Правительства Санкт-Петербурга, а также путем распространения пресс-релизов, информационных и иных материалов по согласованию с председателем Комитета.

3. Работа с запросами и иными обращениями СМИ

3.1. Законом "О средствах массовой информации" допускается как письменный, так и устный запрос редакции СМИ информации о деятельности Комитета.

3.2. Все первичные (устные) запросы представителей СМИ поступают на рассмотрение пресс-секретаря, которым определяется, в какой форме Комитет может предоставить ту или иную информацию.

3.3. Запросы в письменной форме поступают на рассмотрение председателя Комитета, который определяет ответственных заместителей председателя для предоставления необходимой информации по направлениям деятельности подразделений Комитета.

На основании резолюции председателя Комитета пресс-секретарь дает рекомендации представителям СМИ о возможности контактов с исполнителем каждого запроса.

3.4. Председателем Комитета по представлению заместителей председателя Комитета могут быть определены ответственные за подготовку и передачу информации специалисты, к которым пресс-секретарь может направлять представителей СМИ напрямую, минуя руководителя соответствующего подразделения.

3.5. Исходя из рекомендаций пресс-секретаря, представители СМИ устанавливают контакты со специалистами Комитета, указанными в п. 3.4 настоящей Инструкции.

3.6. Пресс-секретарь информирует ответственных за подготовку и передачу информации специалистов Комитета о поступивших обращениях СМИ и в необходимых случаях представляет информацию о конкретных СМИ или журналистах.

3.7. Запросы СМИ, на которые целесообразно отвечать председателю Комитета или его заместителям, поступают в виде предложений от пресс-секретаря в устном (письменном) виде.

3.8. Допускается непосредственное обращение представителей СМИ к специалистам Комитета, ответственным за подготовку и передачу информации, в случаях, если запросы представителей СМИ являются повторными, уточняющими предоставленную ранее информацию или являются продолжением постоянных контактов с конкретными журналистами.

3.9. Ответы на запросы СМИ передаются представителям СМИ при согласовании с пресс-секретарем. Письменные ответы должны быть завизированы ответственным за подготовку и передачу информации специалистом подразделения Комитета согласно п. 3.4 настоящей Инструкции.

3.10. Специалисты Комитета самостоятельно принимают решение о том, будет ли их ответ на запрос СМИ письменным или устным, и согласовывают это решение с автором запроса.

3.11. В случае незапланированного (неожиданного) обращения представителей СМИ во время проведения мероприятий вне Комитета, специалисты должны во избежание появления сюжетов и публикаций, содержащих неполную (некорректную) информацию, рекомендовать представителям СМИ обратиться в Комитет с письменным запросом (далее - в соответствии с п. 3.2.) и предоставить соответствующие контактные телефоны.

О подобных контактах с представителями СМИ необходимо оперативно проинформировать пресс-секретаря.

3.12. В соответствии с Федеральным законом "О средствах массовой информации" редакции СМИ имеют право запрашивать информацию о деятельности государственных органов власти как в устной, так и в письменной форме. По запросам СМИ государственные органы обязаны предоставлять информацию о своей деятельности. Предоставление представителям СМИ иной информации не является обязательным.

ГАРАНТ:

Нумерация приводится согласно источнику

3.12. Отказ в предоставлении информации о деятельности Комитета возможен только в случае, если она содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или иную специально охраняемую тайну (в соответствии с Федеральным законом "Об информации, информатизации и защите информации", Федеральным законом "О государственной тайне").

3.13. Официальное уведомление об отказе вручается (направляется) представителю редакции в трехдневный срок со дня получения письменного запроса СМИ и его регистрации в канцелярии Комитета. В уведомлении должна быть указана причина отказа, должностное лицо, принявшее такое решение, подпись и дата.

3.14. Ответы на запросы СМИ должны даваться оперативно, в рамках существующего законодательства, не более чем в семидневный срок. Если на подготовку ответа требуется время, превышающее семидневный срок, то в трехдневный срок со дня получения запроса в редакцию должно быть направлено официальное уведомление об отсрочке с указанием ее причины, даты, к которой информация будет предоставлена, и должностного лица, принявшего такое решение.

3.15. Представители СМИ имеют право по договоренности с пресс-секретарем посещать Комитет, получать доступ к информационным материалам (за исключением составляющих государственную, коммерческую или иную специально охраняемую тайну), копировать и воспроизводить со ссылкой на источник предоставленные для ознакомления материалы, быть принятыми сотрудником Комитета в связи со своим запросом (при необходимости в присутствии пресс-секретаря), излагать личные суждения в публикуемых материалах.

4. Взаимодействие сотрудников Комитета, ответственных
за подготовку и передачу информации с пресс-секретарем

4.1. Сотрудники структурных подразделений Комитета, ответственные за подготовку и передачу информации, еженедельно передают пресс-секретарю материалы о прошедших и планируемых мероприятиях своего подразделения, подведомственных предприятий, а также предприятий, учреждений и организаций, с которыми структурное подразделение осуществляет взаимодействие, реализует проекты.

Для осуществления оперативного информирования СМИ о природоохранных мероприятиях (чрезвычайных ситуациях, происшествиях, аварийных ситуациях с возможными экологическими последствиями), руководители подразделений Комитета (или по согласованию с ними - ответственные за подготовку и передачу информации) сообщают по запросу пресс-секретаря необходимую для распространения информацию. Ответственность за достоверность, актуальность и достаточность оперативной информации несет начальник структурного подразделения, представляющего информацию.

4.2. Подготовленные тексты информационных сообщений и материалов (см. п. 4.1. настоящей Инструкции), передаются пресс-секретарю в электронном виде в формате "doc" (или на бумажном носителе с визами руководителей подразделений либо ответственных за подготовку и передачу информации) для осуществления окончательной литературной редакции и последующего размещения на официальном сайте Комитета, официальном портале Правительства Санкт-Петербурга, в "Информационном бюллетене Правительства Санкт-Петербурга", информации пресс-службы Губернатора, других СМИ.

4.3. Сообщения о прошедших и планируемых мероприятиях своего подразделения, подведомственных предприятий, а также предприятий, учреждений и организаций, с которыми структурное подразделение осуществляет взаимодействие, реализует проекты, предназначенные для публикации в выходящем по понедельникам "Информационном бюллетене Администрации Санкт-Петербурга", передаются пресс-секретарю для редактирования не позднее 17 часов предшествующей среды.

4.4. В необходимых случаях специалисты Комитета обсуждают с пресс-секретарем наиболее эффективные способы распространения информации о деятельности Комитета, формы взаимодействия со СМИ (брифинг, пресс-конференция, телевизионный сюжет или прямой эфир на радио).

4.5. О планируемых пресс-конференциях необходимо информировать пресс-секретаря не позднее, чем за 15 рабочих дней до проведения мероприятия в связи с необходимостью выпуска соответствующего распоряжения по Комитету для определения поставщика услуг. Необходимые материалы предоставляются пресс-секретарю не позднее, чем за 10 рабочих дней. В экстренных случаях сроки предоставления необходимых материалов (но не дата информирования пресс-секретаря) к мероприятию могут быть изменены.

4.6. Специалист подразделения, готовящего пресс-конференцию, согласовывает с пресс-секретарем дату пресс-конференции, предоставляет пресс-секретарю справку по теме (основу для составления пресс-релиза) и при необходимости оповещает о явке на пресс-конференцию членов президиума. Подразделение при необходимости готовит пакет материалов (брошюры, буклеты, сборники) для участников мероприятия и журналистов. По запросу пресс-секретаря ответственный за подготовку и передачу информации предоставляет развернутые тезисы к выступлению на мероприятии председателя Комитета или заместителей председателя Комитета.

4.7. Пресс-секретарь отвечает за подготовку и проведение пресс-конференций, приглашение журналистов, распространение пресс-релизов, информационное взаимодействие с Управлением пресс-службы Губернатора Санкт-Петербурга, разъяснение темы мероприятий журналистам в устной форме по запросам.

4.8. В случае необходимости по согласованию с руководителями Комитета пресс-секретарь готовит и распространяет пресс-релизы, иные материалы без проведения пресс-конференций.

4.9. Пресс-секретарь ведет постоянный мониторинг подписных изданий СМИ, ведет учет сюжетов с участием специалистов Комитета на ТВ, предоставляет в информационно-аналитический отдел материалы печатных СМИ для размещения во внутренней сети Комитета (интранете) и последующего ознакомления сотрудников Комитета.

4.10. В случае появлении замечаний по поводу опубликованных в СМИ сведений, пресс-секретарь незамедлительно информируется об этом, затем по согласованию с председателем Комитета принимается соответствующе решение.

4.11. Пресс-секретарь может обращаться непосредственно к руководителям подразделений Комитета с устным запросом проводить фото- и видеосъемку наиболее актуальных и значимых для имиджа Комитета событий для последующего размещения фотоматериалов на сайте Комитета и создания видеоархива Комитета.

4.12. Пресс-секретарь запрашивает и получает от подразделений Комитета необходимые информационные материалы для обеспечения полноты и общедоступности информации об экологической обстановке в Санкт-Петербурге.