Приложение. Регламент работы Комитета по молодежной политике

Приложение

к приказу председателя

Комитета по молодежной политике

от 30 декабря 2002 г. N 380-п

Регламент работы Комитета по молодежной политике

1. Общие положения

1.1. Настоящий регламент разработан в соответствии с регламентом работы Администрации Санкт-Петербурга и определяет порядок организации работы Комитета по молодежной политике (далее - Комитет); порядок подготовки и оформления распоряжений и приказов председателя Комитета; порядок организации и контроля за выполнением правовых актов исполнительных органов государственной власти и Комитета, поручений председателя Комитета; порядок проведения деловых совещаний и встреч, протокольных мероприятий, в том числе с участием представителей иностранных государств; порядок организации работы с письменными и устными обращениями граждан.

1.2. Порядок организации работы со служебной документацией определяется Инструкцией по делопроизводству и организации документооборота в Комитете (далее - Инструкция по делопроизводству).

2. Планирование работы Комитета

2.1. Организующей основой деятельности Комитета является квартальный план работы Комитета, разрабатываемый общим отделом на основании квартального плана работы Администрации, указаний губернатора, вице-губернатора, курирующего Комитет, председателя Комитета, предложений структурных подразделений Комитета, подготавливаемых по установленной общим отделом форме.

2.2. Предложения структурных подразделений Комитета в квартальный план представляются в общий отдел не позднее 10 числа месяца, предыдущего планируемому периоду.

2.3. Проект квартального плана работы Комитета разрабатывается общим отделом и за 15 дней до начала планируемого периода направляется на согласование с заместителями председателя Комитета.

2.4. Срок согласования проекта квартального плана работы Комитета не должен превышать трех рабочих дней.

2.5. Проект квартального плана работы Комитета с учетом замечаний общий отдел представляет 25 числа месяца, предыдущего планируемому периоду, на утверждение председателю Комитета.

2.6. По поручению председателя Комитета могут разрабатываться тематические планы работы Комитета.

2.7. Квартальные и тематические планы, утвержденные председателем Комитета, обязательны для исполнения всеми структурными подразделениями Комитета в соответствии с их компетенцией.

2.8. Контроль за выполнением квартальных и тематических планов Комитета, утвержденных председателем Комитета, осуществляет общий отдел.

2.9. Структурные подразделения Комитета разрабатывают квартальный план работы соответствующего подразделения, который утверждается начальником отдела.

3. Порядок подготовки правовых актов
Комитета и их оформление

3.1. В соответствии с регламентом работы Администрации Санкт-Петербурга Комитетом разрабатываются проекты правовых актов органов исполнительной государственной власти.

3.2. Возможно издание совместных правовых актов руководителей структурных подразделений исполнительных государственных органов власти в пределах их компетенции. Порядок их подготовки определяется регламентом работы Администрации Санкт-Петербурга.

3.3. В Комитете издаются следующие правовые акты Комитета:

- распоряжения председателя Комитета;

- приказы председателя Комитета.

3.4. Проекты правовых актов Комитета (далее - проект) разрабатываются структурными подразделениями Комитета на основании поручений и указаний председателя Комитета, заместителей председателя Комитета, а также по собственной инициативе.

3.5. Проект должен отвечать следующим требованиям:

3.5.1. Объем проекта, как правило, не должен превышать трех страниц текста без приложений. К проекту должны быть приложены материалы, послужившие основой для его подготовки. Проект может сопровождаться пояснительной запиской объемом до трех страниц.

3.5.2. Текст проекта должен устанавливать механизм реализации содержащихся в нем положений (дозволения, запреты, санкции и т.п.), быть логичным, лаконичным, ясным, точным, соответствовать действующим правилам орфографии и пунктуации.

3.5.3. Проект должен иметь реквизиты, установленные Инструкцией по делопроизводству, определенный порядок их расположения, а также должен быть оформлен в соответствии с требованиями действующих государственных стандартов и Инструкции по делопроизводству.

3.5.4. Проект должен быть завизирован в "Справке о согласовании" (Инструкция по делопроизводству) должностными лицами Комитета в рамках их компетенции. Процедуру согласования проекта осуществляет лицо, ответственное за подготовку документа.

3.5.5. В обязательном порядке проекты согласовываются:

- касающиеся финансовых средств - с главным бухгалтером Комитета;

- касающиеся личного состава Комитета - с кадровой службой Комитета;

- проект должен быть завизирован юридической службой Комитета.

3.6. Срок согласования проекта каждой из заинтересованных сторон не должен превышать трех дней. Замечания по проекту, несогласие или иная форма решения вопроса отражаются служебной запиской в адрес лица, подготовившего проект, или соответствующей отметкой на справке согласования.

3.7. Правовые акты подписывает (утверждает) председатель Комитета или должностное лицо, исполняющее его обязанности, в пределах полномочий, установленных председателем Комитета.

3.8. Передача проекта на подписание (утверждение) председателю Комитета производится через общий отдел.

3.9. После подписания (утверждения) все правовые акты Комитета направляются в общий отдел для присвоения номера, проставления даты, тиражирования и рассылки соответствующим исполнителям или заинтересованным лицам.

3.10. Процедуру ознакомления заинтересованных сторон с правовым актом Комитета осуществляет лицо, ответственное за его подготовку.

4. Организация контроля и проверки исполнения
правовых и организационных актов исполнительных органов
государственной власти, Администрации и губернатора
Санкт-Петербурга и Комитета

4.1. Контролю подлежит исполнение правовых актов исполнительных органов государственной власти, Администрации, губернатора Санкт-Петербурга и Комитета и их организационных актов (письменных указаний компетентных должностных лиц Администрации, исполнительных органов государственной власти и председателя Комитета, поручений, содержащихся в протоколах совещаний, проводимых с участием компетентных должностных лиц Администрации, исполнительных органов государственной власти и председателя Комитета).

4.2. Контроль и организацию исполнения правовых актов исполнительных органов государственной власти, Администрации, губернатора Санкт-Петербурга и Комитета в целом осуществляет должностное лицо, указанное в правовом акте.

Контроль за исполнением и организацию исполнения отдельных поручений, содержащихся в правовых и организационных актах исполнительных органов государственной власти, Администрации, губернатора Санкт-Петербурга и Комитета, осуществляет руководитель соответствующего структурного подразделения Комитета, которому дано поручение.

Если поручение дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым или определенное должностным лицом, давшим поручение. Все должностные лица, указанные в поручении, представляют свои предложения в рамках своей компетенции ответственному должностному лицу (лицу, указанному первым) в сроки, достаточные для подготовки ответа.

4.3. Общий контроль за исполнением правовых и организационных актов исполнительных органов государственной власти, Администрации, губернатора Санкт-Петербурга и Комитета осуществляет общий отдел.

4.4. Общий отдел:

- обеспечивает с использованием средств вычислительной техники необходимую информационную базу по всем документам, поставленным на контроль, и направляет исполнителям справку предупредительного контроля два раза в месяц;

- представляет председателю Комитета оперативную информацию о состоянии исполнительской дисциплины в структурных подразделениях Комитета.

4.5. Поручения, содержащиеся в правовых и организационных актах губернатора Санкт-Петербурга, курирующего Комитет вице-губернатора Санкт-Петербурга и председателя Комитета, с конкретными сроками исполнения должны исполняться в установленные сроки, без указания конкретных сроков - в течение одного месяца. Поручения с грифом "срочно" должны исполняться в течение трех дней. Все поручения, содержащиеся в правовых и организационных актах, письмах и запросах иных лиц, исполняются в сроки, установленные инструкцией по делопроизводству и организации документооборота.

4.6. В исключительных случаях при невозможности исполнения по объективным причинам отдельных заданий в установленные сроки исполнитель не позднее чем за день до истечения срока исполнения должен получить согласие на перенос срока либо иное решение у должностного лица, издавшего документ или давшего поручение.

Просьба о переносе срока исполнения оформляется в виде служебной записки в адрес вышеуказанного лица.

4.7. Исполненные документы по установленной форме снимаются с контроля.

4.8. По наиболее важным вопросам по решению председателя или заместителей председателя для подведомственных Комитету учреждений могут издаваться контрольные карты с указанием срока исполнения. Исполнитель, указанный в контрольной карте, обязан не позднее чем за 2 рабочих дня до наступления срока исполнения представить в общий отдел Комитета контрольную карту с информацией о выполнении задания, копией документа (если исполнение документировалось). Контрольная карта должна быть завизирована руководителем учреждения.

Показателем исполнительской дисциплины руководителей учреждения является коэффициент исполнительской дисциплины, который определяется общим отделом Комитета из соотношения данных и выполненных заданий Комитета. Значение коэффициентов меньше 1 может явиться основанием для применения к должностным лицам мер материального и дисциплинарного воздействия.

4.9. Ежемесячно на совещании аппарата управления Комитетом заместитель председателя Комитета - начальник общего отдела докладывает председателю Комитета об исполнительской дисциплине в Комитете и подведомственных ему учреждениях.

В зависимости от исполнительской дисциплины сотрудникам Комитета устанавливается ежемесячная премия, а руководителям подведомственных учреждений - квартальные надбавки к должностному окладу.

Руководитель структурного подразделения несет ответственность за исполнительскую дисциплину сотрудников своего подразделения.

5. Подготовка и проведение совещаний в Комитете

5.1. Для определения и выполнения текущих задач Комитета раз в неделю проводится совещание аппарата управления Комитетом.

5.2. Совещание аппарата проводит председатель Комитета.

5.3. В состав аппарата входят заместители председателя, начальник Управления, главный бухгалтер, руководители подведомственных Комитету государственных учреждений, пресс-секретарь Комитета.

5.4. В целях выработки комплексных согласованных решений председатель Комитета или его заместители проводят совещания.

5.5. Совещания с руководителями территориальных управлений административных районов Санкт-Петербурга, руководителями подведомственных учреждений, с представителями общественных организаций, предприятий, органов местного самоуправления проводятся по плану мероприятий на квартал.

5.6. Перечень вопросов, выносимых на рассмотрение, должностные лица, ответственные за их подготовку, состав участников, время и место проведения совещания определяются председателем Комитета, его заместителями (в случае проведения совещания на их уровне).

5.7. Оповещение участников совещания, направление, при необходимости, в их адрес материалов для проработки и регистрацию приглашенных осуществляет лицо (структурное подразделение), ответственное за проведение совещания.

5.8. Работник структурного подразделения, ответственного за проведение совещания, ведет протокол совещания, который должен быть оформлен не позднее следующего рабочего дня. Протокол подписывается должностным лицом, председательствующим на соответствующем совещании.

6. Порядок работы коллегии Комитета

6.1. Для рассмотрения важнейших вопросов, связанных с работой Комитета приказом председателя Комитета, в соответствии с положением о Комитете, создается коллегия Комитета.

6.2. Коллегия осуществляет свою работу согласно положению, утвержденному председателем Комитета.

7. Порядок работы комиссий и рабочих групп,
созданных Комитетом

7.1. Для координации деятельности структурных подразделений в решении наиболее важных задач, стоящих перед Комитетом, приказом по Комитету могут создаваться постоянные и временные комиссии, рабочие группы.

7.2. Функции, полномочия и регламент работы данных комиссий и рабочих групп определяются положениями, утвержденными председателем Комитета.

7.3. В состав комиссий и рабочих групп могут входить сотрудники Комитета, руководители и специалисты других органов исполнительной и законодательной власти (по согласованию), руководители и специалисты предприятий и организаций города (по согласованию), представителей общественности (по согласованию). Персональный состав комиссии (рабочей группы) утверждается председателем Комитета.

8. Организация приема граждан и представителей
организаций в Комитете

8.1. Встречи и беседы председателя Комитета с представителями организаций и учреждений осуществляются по предварительной записи.

8.2. Для решения вопроса о записи на прием к председателю Комитета принимаются заявления граждан, которые должны быть аргументированными, содержать подробную информацию о причинах, побудивших гражданина лично обратиться к председателю Комитета, а также о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено к компетенции Комитета. Оценка предъявленных документов осуществляется общим отделом и по результатам их рассмотрения осуществляется запись на прием к председателю Комитета.

В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса, содержащегося в обращении гражданина, не относится к компетенции Комитета либо представленные документы не удовлетворяют требованиям части первой настоящего пункта.

8.3. Консультативно-правовая работа, предварительная беседа с гражданами осуществля.тся структурными подразделениями Комитета в соответствии с их компетенцией.

ГАРАНТ:

Нумерация сохранена согласно первоисточнику

8.5. Прием граждан в Комитете осуществляется согласно графику, утвержденному председателем Комитета (приложение 1 к Регламенту).

8.6. В графике приема граждан указываются: должность, фамилия, имя и отчество руководителя, ведущего прием, а также дата и время приема.

8.7. Лица, указанные в графике, несут персональную ответственность за выполнение графика. Решение о переносе сроков приема граждан принимается председателем Комитета на основании докладной записки, представленной должностным лицом, которое должно вести прием.

8.8. Предварительная запись на прием к председателю Комитета производится в приемной Комитета.

8.9. Результаты приема и принятое решение фиксируются в карточке и журнале приема. Руководитель, ведущий прием, несет персональную ответственность за принятое решение по рассмотренным обращениям.

8.10. Контроль за исполнением принятых по обращениям граждан решений председателем и заместителями председателя Комитета осуществляется общим отделом в установленном порядке.

8.11. Ответственность за организацию приема и выполнение принятых решений в структурных подразделениях Комитета возлагается на руководителей соответствующих структурных подразделений.

8.12. В случае подписания во время встреч договоров, контрактов и других соглашений указанные документы предварительно согласовываются с руководителями структурных подразделений Комитета, при подписании международных соглашений - с Комитетом по внешним связям и переводятся на соответствующие языки.

8.13. Пресс-конференции и интервью председателя и сотрудников Комитета организует пресс-секретарь Комитета.

9. Организация работы с обращениями граждан

9.1. Все поступившие в Комитет обращения граждан первоначально поступают в общий отдел.

9.2. Зарегистрированные письма передаются для рассмотрения председателю Комитета.

9.3. Председатель Комитета налагает резолюцию о рассмотрении обращения структурными подразделениями Комитета в соответствии с компетенцией.

9.4. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет общий отдел.

9.5. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный либо, с его согласия, устный ответ.

9.6. Письменные ответы подписываются председателем Комитета, заместителями председателя, руководителями структурных подразделений или иными должностными лицами Комитета в соответствии с их компетенцией. В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и его служебный телефон.

Ответы в федеральные органы государственной власти имеют право подписывать председатель Комитета или его заместители.

В случае устного ответа на обращение составляется справка, подписываемая исполнителем, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан ответ, удовлетворен ли заявитель устными разъяснениями.

9.7. Подлинники ответов передаются в общий отдел на отправку. Копии ответов подшиваются в дела в общем отделе.

9.8. Сформированные дела (письма с приложенными к ним материалами) хранятся в общем отделе 3 года, затем передаются в установленном порядке в архив.

10. Порядок внесения изменений и дополнений
в Регламент работы Комитета

10.1. Изменения и дополнения в Регламент работы Комитета вносятся приказом председателя Комитета.