Приложение N 1. Порядок работы Городской информационной системы Персонифицированного учета обеспечения противодиабетическими средствами больных сахарным диабетом при амбулаторном лечении ИС "Диафарм-СПб" (далее - Порядок)

Приложение N 1

к распоряжению Комитета по здравоохранению

от 6 ноября 2003 г. N 368-р

Порядок работы Городской информационной системы
Персонифицированного учета обеспечения противодиабетическими
средствами больных сахарным диабетом при амбулаторном лечении
ИС "Диафарм-СПб" (далее - Порядок)

1. Участники Городской информационной системы ИС "Диафарм-СПб" Участниками ИС "Диафарм-СПб" являются:

1. Санкт-Петербургский Территориальный диабетологический центр (далее - ТДЦ);

2. Главный эндокринолог;

3. Врачи-эндокринологи;

4. Районные диабетологические центры (далее - РДЦ);

5. Аптеки;

6. Санкт-Петербургское государственное учреждение здравоохранения "Медицинский информационно-аналитический центр "Общественное здравоохранение" (далее - МедфармИнфоцентр).

ГАРАНТ:

Нумерация пунктов сохранена согласно первоисточнику

1. Перечень и форма предоставления информации

2.1. В ИС "Диафарм-СПб" вводу, обработке и передаче между участниками подлежит следующая информация:

- Сведения о больных сахарным диабетом;

- Сведения о потребности больных, прикрепленных к РДЦ и ТДЦ, в противодиабетических средствах (ПДС);

- Сведения о противодиабетических средствах, выделяемых районам и ТДЦ для бесплатного отпуска (разнарядки ПДС);

- Сведения об отпуске ПДС в аптеках;

2.2. Каждому больному сахарным диабетом, состоящему на учете в РДЦ и ТДЦ присваивается уникальный ПИН-код, который служит для идентификации всей информации о лекарственном обеспечении пациента, имеющейся в информационной системе.

2.3. Участники информационной системы осуществляют ввод информации, а так же прием и передачу данных в электронном виде средствами телекоммуникационной сети, при отсутствии сети на дискетах.

2.4. Вид и сроки предоставляемой информации для каждого из участников системы определяется регламентом работы.

2.5. ИС "Диафарм-СПб" обеспечивает обмен данными с Регистрами больных сахарным диабетом РДЦ и ТДЦ в части персональной информации о больных, а так же Городской информационной системой льготного лекарственного обеспечения ИС "ИнФар-Л" в части сведений о поступлении и отпуске в аптеках ПДС.

3. Регламенты работы

3.1. Санкт-Петербургский Территориальный диабетологический центр (СПбТДЦ)

Больные сахарным диабетом, направленные врачом поликлиники в диспансерную группу СПбТДЦ, должны быть зарегистрированы по месту медицинского обслуживания в установленном порядке.

Врачи СПбТДЦ, выписывая рецепты больным диспансерной группы, обеспечивают нанесение ПИН-кода больного на рецепт. Ведение базы персональных данных о больных сахарным диабетом, состоящих на диспансерном учете в СПбТДЦ, осуществляется в регистре СПбТДЦ ответственным сотрудником, назначенным приказом по учреждению (далее - оператором).

Оператор:

- Вносит в базу данных регистра СПбТДЦ сведения о новых больных сахарным диабетом (первичная регистрация) в течение календарного месяца при постановке на учет в диспансерную группу после заполнения врачом СПбТДЦ карты регистра.

- Делает необходимую отметку при снятии больного с учета в диспансерной группе в регистре СПбТДЦ в течение календарного месяца.

- Ежемесячно производит синхронизацию регистра СПбТДЦ и ИС "Диафарм-ТДЦ" в части персональной информации. При этом все новые учетные записи и изменения уже существовавших учетных записей передаются в ИС "Диафарм-ТДЦ".

- Ежемесячно производит обмен данными с ИС "Диафарм-Центр".# после синхронизации с регистром больных сахарным диабетом СПбТДЦ. При этом в центр передаются новые учетные записи о факте постановки на учет в ТДЦ, сведения о больных снятых с учета.

- Получает информацию из Центра о присвоенных ПИН-кодах по вновь зарегистрированным больным, а так же сведения о выявленных двойниках.

При отпуске больному сахарным диабетом противодиабетических средств в прикрепленной к СПбТДЦ аптеке, информация с рецепта, включая ПИН больного, заносится ответственным сотрудником аптеки в подсистему ИС "Диафарм-Аптека" и ежедневно передается в подсистему "Диафарм-Центр".

Руководитель СПбТДЦ обеспечивает:

- Ежемесячное формирование заявки на противодиабетические средства для больных СПбТДЦ и больных, наблюдающихся в районах, получающих пенфильные формы инсулина, ее передачу телекоммуникационными средствами в Центр

- Прием разнарядки в СПбТДЦ от Главного эндокринолога, осуществляемый в соответствии с датой закупки противодиабетических средств.

- Распределение поступивших по разнарядке противодиабетических средств по врачам, ведущим прием больных диспансерной группы. Разнарядка доводится до врачей и заведующего аптекой в бумажном виде без использования программных средств ИС "Диафарм-СПб".

- Прием оператором данных из аптеки об отпуске противодиабетических средств по рецептам, выписанным больным, прикрепленным к СПбТДЦ, а так же сведения о наличии противодиабетических препаратов в аптеке, осуществляющей отпуск по рецептам СПбТДЦ.

3.2. Главный эндокринолог Комитета по здравоохранению

Главный эндокринолог:

- формирует сводную заявку на противодиабетические лекарственные средства на основе заявок районных диабетологических центров и Территориального диабетологического центра.

- осуществляет ежемесячный прием заявок от районных эндокринологов, в срок до 25 числа каждого месяца телекоммуникационными средствами или на дискете из Центра.

- передает сформированную сводную заявку в Комитет по здравоохранению в бумажном виде.

- формирует разнарядки на РДЦ и ТДЦ по мере поступления противодиабетических средств.

- Сформированную разнарядку по районам города передается в Центр средствами телекоммуникации или на дискете.

- осуществляет ежедневный прием данных от аптек об отпуске противодиабетических препаратов, а так же сведений о наличии противодиабетических препаратов в аптеках.

2.1. Врачи эндокринологи

Врач эндокринолог районной поликлиники:

- Осуществляет выписку рецептов на противодиабетические средства больным сахарным диабетом, прикрепленным к данной поликлинике, в соответствии с разнарядкой, полученной от районного эндокринолога.

- В период использования в качестве идентификаторов больных стикеров с ПИН-кодами, при выписке рецептов больным, прикрепленным к данной поликлинике, наклеивает стикер с ПИН-кодом на обратную сторону рецепта (в одном экземпляре).

- При первичном обращении больного наклеивает стикер с резервным ПИН-кодом.

- При обращении больного, сменившего базовую поликлинику и уже состоявшего на учете в другой поликлинике и имеющего присвоенный ПИН-код, получает стикеры с ПИН-кодами вместе с картой диспансерного учета. В случае их утери обращается к администратору ИС "Диафарм-СПб" в Центр по телефонам: 164-44-92, 164-44-29, факс 164-86-62.

- При снятии с учета больного сахарным диабетом в случае смены базовой поликлиники передает неиспользованные стикеры с ПИН-кодами вместе с картой диспансерного учета в новую поликлинику.

- Организует прием и хранение стикеров с ПИН-кодами больных сахарным диабетом в соответствии со списком прикрепленных больных, а так же резервных ПИН-кодов для вновь регистрируемых больных.

- При постановке на учет новых больных сахарным диабетом (первичной регистрации) передает карту регистрации нового больного с наклеенным ПИН-кодом в РДЦ не позднее 25 числа текущего месяца. При снятии с учета передает карту снятия с учета в РДЦ не позднее 25 числа текущего месяца.

2.2. Районные диабетологические центры (РДЦ)

Главный врач медицинского учреждения, имеющего в структуре своего учреждения РДЦ:

- Обеспечивает организацию работ по учету персональных данных о больных сахарным диабетом, состоящих на учете в РДЦ в Регистре больных сахарным диабетом. Все пациенты РДЦ также должны быть зарегистрированы у врача-эндокринолога в базовой поликлинике по месту прикрепления. Учет и актуализация персональной информации обеспечивается в стандартных программных средствах Регистра.

- Назначает ответственного сотрудника для получения стикеров с ПИН-кодами больных сахарным диабетом, состоящих на учете в районном Регистре и передачи их в поликлиники района. Получение стикеров ответственным лицом осуществляется ежемесячно с 1 по 5 число в Центре (телефон для справок: 164-44-92, 164-86-62, адрес: Транспортный пер, дом 6, ст. метро "Лиговский пр").

Районный эндокринолог (руководитель РДЦ) обеспечивает:

- ввод данных в Регистр информацию о больных сахарным диабетом района при постановке на учет новых пациентов до 30 числа текущего месяца; при этом карта регистрации нового больного должна поступать в РДЦ не позднее 25 числа текущего месяца;

- отметку о снятии больного с учета в Регистре больных сахарным диабетом РДЦ до 30 числа текущего месяца, при этом карта снятия с учета должна поступать в РДЦ не позднее 25 числа текущего месяца;

- выполнение работ по синхронизации (обмену данными в части информации о больных) Регистра больных сахарным диабетом ТДЦ и ИС "Диафарм-РДЦ" ежемесячно 30 числа.

- Ежемесячно 30 числа после синхронизации с Регистром больных сахарным диабетом РДЦ производит обмен данными ИС "Диафарм-РДЦ" и ИС "Диафарм-Центр". При этом Центр получает сведения о больных, поставленных на учет и снятых с учета. РДЦ получает сведения о присвоенных ПИН-кодах, а так же сведения о "двойниках" - пациентах, имеющих отметку о постановке на учете в нескольких поликлиниках города.

- Формирует Заявку на пенфильные формы для больных сахарным диабетом, состоящих на учете в РДЦ в срок до 25 числа каждого месяца на основе списка больных, получающих инсулины и передает ее Главному эндокринологу телекоммуникационными средствами через Центр.

- Формирует Заявку на другие противодиабетические средства для больных сахарным диабетом, состоящих на учете в РДЦ в срок до 25 числа и передает ее Главному эндокринологу телекоммуникационными средствами через Центр.

- Осуществляет распределение противодиабетических средств по мере поступления разнарядки от Главного эндокринолога по поликлиникам района и доводит эту информацию до врачей эндокринологов. Для своевременного получения разнарядки прием электронной почты в системе осуществляется ежедневно, в соответствии с регламентом, принятым в РДЦ.

- По мере надобности осуществляет прием сведений об отпуске противодиабетических средств в аптеках по рецептам, выписанным в ТДЦ, а так же сведения о наличии противодиабетических средств в аптеках.

2.2. Аптеки

Руководитель аптеки организует работу по персонифицированному учету рецептов на противодиабетические средства на основе взаимодействия с Городской информационной системой льготного лекарственного обеспечения ИС "ИнФар(Л)".

Ежедневно сотрудник аптеки:

- Перед началом сеанса работы в ИС "Диафарм-Аптека" осуществляет прием данных о поступлении и разнарядке противодиабетических препаратов в аптеку из ИС "ИнФар(Л)-аптека";

- Осуществляет ввод данных об отпущенных противодиабетических средствах, включая информацию о ПИН-коде больного. Считывание ПИН-кода осуществляется при помощи сканера и ввод в систему осуществляется автоматически;

- При отсутствии ПИН-кода на рецепте в программе вручную вводит нулевое значение ПИН-кода, а в поле "комментарии" заносит информацию о больном (ФИО);

- В конце сеанса работы в ИС "Диафарм-аптека" передает данные об отпущенных рецептах в ИС "ИнФар(Л)-аптека"

- Ежедневно до 12 часов передает сведения об отпуске противодиабетических средств за предыдущий день в Центр.

3.6 СПб ГУЗ "МедФармИнфоЦентр" (Центр).

Организация работ по обмену информацией между участниками ИС "Диафарм-СПб" и ведению общегородских баз данных.

СПб ГУЗ "МедФармИнфоЦентр" осуществляет:

- Прием учетных записей больных сахарным диабетом от РДЦ и ТДЦ ежемесячно до 30 числа.

- Сверку "двойников" по общегородской базе данных больных сахарным диабетом, передачу этой информации в РДЦ и ТДЦ до 5 числа следующего месяца.

- Распечатку стикеров с ПИН-кодами для зарегистрированных больных и резервные ПИН-коды для РДЦ и ТДЦ ежемесячно с 1 по 5 число.

- Ежедневно после приема сведений об отпуске лекарств в аптеках формирует список больных, для которых требуется распечатка стикеров ПИН-кодов, распечатывает стикеры и сообщает ответственным представителям РДЦ о готовности стикеров с ПИН-кодами.

- Прием заявок на противодиабетические ЛС от РДЦ и ТДЦ ежемесячно в срок до 26 числа.

- Передачу принятых заявок Главному эндокринологу ежемесячно в срок до 27 числа.

- Прием районных разнарядок на противодиабетические ЛС от Главного эндокринолога по мере их формирования.

- Передачу принятых разнарядок в РДЦ и ТДЦ в течение суток с момента поступления информации в Центр.

- Ежедневный прием данных от аптек об отпуске противодиабетических препаратов;

- Ежедневную передачу данных в РДЦ и ТДЦ от аптек об отпуске противодиабетических препаратов по рецептам, выписанным больным, прикрепленным к РДЦ и ТДЦ, а так же сведений о наличии противодиабетических препаратов в районных аптеках.

СПб ГУЗ "МедФармИнфоЦентр" осуществляет ведение и администрирование общегородских баз данных:

- ПИН-кодов больных сахарным диабетом;

- Ежемесячных заявок РДЦ и ТДЦ на противодиабетические ЛС;

- Разнарядок на противодиабетические ЛС по районам города и ТДЦ;

- Отпуска противодиабетических препаратов по льготным рецептам в аптеках.