Глава 5. Ведение протокола заседания Коллегии

Глава 5. Ведение протокола заседания Коллегии.

5.1. Протокол заседания ведется секретарем Коллегии, который не позднее следующего рабочего дня должен быть оформлен. В протоколе указываются дата, время и место проведения заседания, состав участников, обсуждаемые вопросы, фамилия и должность председательствующего.

5.2. По каждому рассмотренному вопросу в протоколе указывается кто выпустил и содержание принятого решения, с определением ответственного за исполнение и срока реализации.

5.3. Общие требования к оформлению протокола совещания.

В заголовок текста протокола следует включать наименование совещательного органа, которым проводится совещание.

Текст протокола состоит из двух частей: вводной и основной. Вводная часть текста располагается под реквизитом "заголовок", состоит из разделов "Председатель", "Секретарь", "Присутствовали", "Повестка дня".

Основная часть текста протокола делится на разделы, нумерация которых должна соответствовать нумерации пунктов повестки дня совещания. Разделы строятся по единой схеме: 1. Слушали - выступили - решили; 2. Слушали - выступили - решили и т.д. Раздел "выступили" может отсутствовать, если протокольное решение принимается без обсуждения. Содержание разделов зависит от формы изложения протокола - краткой или полной, т.е. стенографический.

В разделах "Председатель" и "Секретарь" вводной части текста протокола указываются инициалы и фамилии председателя и секретаря совещания.

В разделе "Присутствовали", при количестве участников свыше 15 человек, указывается, как правило, общее количество присутствующих. К протоколу прилагается список (регистрационный лист) участников совещания. При количестве участников до 15 человек в протоколе совещания в разделе "Присутствовали" перечисляются фамилии всех участников совещания в порядке субординации должностей и с разбивкой по вопросам повестки дня.

В разделе "Повестка дня" перечисляются вопросы, подлежащие рассмотрению на совещании. Вопросы располагаются в порядке их важности (сложности) и установленного времени рассмотрения. Формулируется вопрос, как правило, в именительном падеже или с использованием обобщающей фразы, отвечающей на вопрос "О чем?": "Об итогах...", "О деятельности...".

В кратких протоколах в разделах "Слушали" указываются только фамилии докладчиков, а в разделах "Выступили" - фамилии выступавших в прениях по каждому вопросу повестки дня без текстов докладов и выступлений со ссылкой на приложение. Например: "Текст доклада прилагается".

В разделах "Решили" излагается текст принятых на совещании решений с указанием при необходимости конкретных исполнителей, сроков исполнения, должностного лица, ответственного за контроль исполнения.

5.4. Решения Коллегии принимаются простым большинством голосов от общего числа участвующих в заседании членов Коллегии.

Один экземпляр протокола направляется в сектор контроля для работы.

5.5. Протоколы датируются, регистрируются и хранятся в протокольном секторе.

Протоколы и решения Коллегии, а также материалы по подготовке и обсуждению вопросов являются документами служебного пользования.

5.6. Выписки из решений в трехдневный срок направляются протокольным сектором исполнителям.

5.7. Контроль за реализацией принятых Коллегией решений осуществляют члены Коллегии, ответственные за постановку вопросов, или руководители структурных подразделений администрации, определенные решением Коллегии.