Приложение 1. Правила учета, подготовки и хранения секретариатом документов для рассмотрения государственными конкурсными комиссиями Санкт-Петербурга

ГАРАНТ:

Настоящие Правила вводятся в действие с 15 марта 2004 г.

Приложение 1

к приказу Комитета

от 16 февраля 2004 г. N 39-п

Правила
учета, подготовки и хранения секретариатом документов
для рассмотрения государственными конкурсными
комиссиями Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Правила учета, подготовки и хранения секретариатом государственных конкурсных комиссий Санкт-Петербурга (далее - секретариат) документов для рассмотрения конкурсными комиссиями Санкт-Петербурга (далее - Правила) устанавливают порядок работы со служебной документацией, поступающей в адрес Государственной конкурсной комиссии при Правительстве Санкт-Петербурга и межведомственных государственных конкурсных комиссий и образуемой в процессе их работы.

1.2. Настоящие Правила распространяются на организацию системы делопроизводства в секретариате и регламентируют организацию делопроизводства и документооборота, создание и оформление документов, порядок работы с документами и письмами в секретариате, контроль за их рассмотрением и исполнением, формирование дел, подготовку документов и писем к их дальнейшему хранению и использованию.

1.3. Структурные подразделения управления государственного заказа Санкт-Петербурга Комитета экономического развития, промышленной политики и торговли, осуществляющие функции секретариата (далее - структурные подразделения секретариата) должны организовывать и вести делопроизводство на основании настоящих Правил и Инструкции по делопроизводству Комитета экономического развития, промышленной политики и торговли (далее - Комитет).

1.4. Методическое руководство и контроль за соблюдением настоящих Правил возлагается на отдел документооборота управления государственного заказа Санкт-Петербурга (далее - отдел документооборота).

1.5. В секретариате устанавливается смешанная система делопроизводства, в соответствие с которой в отделе документооборота:

- ведется организационная и методическая работа по вопросам документационного обеспечения;

- прием и обработка поступающей и отправка исходящей корреспонденции;

- информационно-справочная работа о прохождении служебной корреспонденции;

- хранение документов;

В структурных подразделениях секретариата осуществляется рассмотрение документов по существу, информационно-справочная работа по прохождению документов, адресованных непосредственно этим подразделениям.

1.6. Сотрудники секретариата несут персональную ответственность за невыполнение настоящих Правил, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

Об утрате документов немедленно докладывается заместителю председателя Комитета - начальнику управления государственного заказа Санкт-Петербурга.

1.7. Передача документов (копий документов) из секретариата сотрудникам других организаций допускается только с письменного разрешения заместителя председателя Комитета - начальника управления государственного заказа Санкт-Петербурга.

При уходе сотрудника в отпуск, выбытии в командировку, увольнении или переводе на другую должность имеющиеся у него документы передаются по указанию руководителя структурного подразделения секретариата другому сотруднику по акту.

1.8. Нарушение настоящих Правил влечет применение мер дисциплинарной ответственности в установленном порядке.

2. Регистрации и обработка служебной документации.

2.1. Прием, регистрация и отправка документов в секретариате осуществляется отделом документооборота.

2.1.1. При приеме и отправке документов проверяется правильность их оформления: адресование, комплектность, наличие указанных приложений, наличие удостоверяющих реквизитов (подписи, печати, регистрационного номера, фамилии и номера телефона ответственного исполнителя и др.).

2.1.2. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для доработки.

2.1.3. На документах, поступивших в секретариат до 16.00 часов текущего дня, проставляется регистрационный штамп с указанием даты поступления.

На корреспонденции, поступившей после 16.00 часов, может проставляться регистрационный штамп с указанием даты дня, следующего за днем поступления документов.

2.2. Регистрации подлежит вся служебная корреспонденция, требующая учета, исполнения и использования, в том числе в справочных целях.

2.3. Регистрационный индекс входящего документа (входящий номер) проставляется в регистрационном штампе в правом нижнем углу документа и включает:

признак структурного подразделения Комитета (ГЗ);

номер по порядку.

2.4. При поступлении входящей корреспонденции в секретариат в отделе документооборота в обязательном порядке регистрируются:

- конкурсные и иные документы;

- реестровые заявки, содержащие информацию для внесения в соответствующий Реестр государственного заказа Санкт-Петербурга;

- письма, адресованные в секретариат, Государственную конкурсную комиссию при Правительстве Санкт-Петербурга и межведомственные государственные конкурсные комиссии.

Письма и обращения, адресованные непосредственно председателю Комитета или заместителю председателя Комитета - начальнику управления государственного заказа Санкт-Петербурга, проходят регистрацию в отделе контроля и исполнения распорядительных документов организационно-распорядительного управления Комитета в общем порядке.

2.5. После регистрации, по мере поступления, документы передаются на рассмотрение структурного подразделения секретариата.

2.6. При получении документов сотрудник секретариата обязательно расписывается в реестре поступившей корреспонденции.

2.7. Руководители структурных подразделений управления государственного заказа Санкт-Петербурга (далее - Управление) рассматривают документы, как правило, в день их поступления в структурное подразделение. Указание об исполнении документа дается в форме резолюции.

2.8. Не допускается получение служебных документов сотрудниками Управления, минуя соответственно отдел документооборота.

2.9. Исходящим документам присваиваются самостоятельные регистрационные номера. Регистрационный индекс включает:

признак структурного подразделения Комитета (ГЗ);

признак года (два знака);

номер по порядку.

Исходящие документы передаются соответственно в отдел документооборота в 2-х экземплярах, с приложениями и с копией запроса при его наличии для регистрации, передачи или отправки адресатам курьерской службой, заказной или простой почтой.

2.10. Официально поступившими в секретариат и официально исходящими документами секретариата считаются документы, прошедшие регистрацию в порядке, установленном настоящими Правилами, в отделе документооборота.

3. Работа со служебной документацией в секретариате и ее оформление.

3.1. В структурных подразделениях секретариата готовятся следующие документы:

- протокол заседания конкурсных комиссий (протокол вскрытия конвертов, итоговый протокол);

- протокол заседания рабочей группы.

- письма, обращение, ответы на запросы, информационные и справочные материалы для участников процесса формирования, размещения и исполнения государственного заказа Санкт-Петербурга.

3.1.1. Протоколы оформляются в соответствие с требованиями, установленными к формам документов.

3.2. По итогам конкурсной или иной процедуры секретари комиссий передают в отдел документооборота следующие документы:

- сопроводительное письмо, с указанием перечня документов передаваемых государственному заказчику Санкт-Петербурга;

- конкурсную и иную документацию (в соответствие с Положением о секретариате);

- выписку из итогового решения конкурсной комиссии.

3.3. Отдел документооборота передает документы представителю государственного заказчика Санкт-Петербурга при предъявлении им подлинника доверенности, о чем производится соответствующая запись в журнале регистрации. Подлинник доверенности подшивается в дело.

Представитель государственного заказчика обязан проверить комплект документов согласно описи вложения (приложению к сопроводительному письму).

3.4. Письма, оформленные на гербовом бланке секретариата, утвержденном в установленном порядке, подписывает заместитель председателя Комитета - начальник Управления государственного заказа Санкт-Петербурга или лицо, исполняющее обязанности в его отсутствие в соответствии с приказом председателя Комитета.

4. Учет и хранение.

4.1. Учет и хранение документов в секретариате осуществляется в соответствие с Инструкцией по делопроизводству Комитета и Номенклатурой дел Комитета.