Глава 8. Порядок работы со служебными документами

Глава 8. Порядок работы со служебными документами

8.1. Организация работы со служебными документами осуществляется в соответствии с требованиями инструкции по делопроизводству.

8.2. Ответственность за организацию и ведение делопроизводства в администрации возлагается на Общий отдел. В подразделениях администрации возлагается на руководителя или лицо, ответственное за ведение делопроизводства.

8.3. Служебные документы принимаются и регистрируются сектором делопроизводства в день поступления.

8.4. Служебные документы сектором делопроизводства вводятся в базу данных "Служебная корреспонденция". Ответственные исполнители имеют право доступа к указанной базе данных для просмотра документов, расписанных в их адрес.

8.5. После регистрации служебные документы направляются по принадлежности руководству.

Сектор делопроизводства при необходимости подбирает имеющуюся переписку по данному вопросу и направляет согласно резолюции главы, его заместителей соответствующему исполнителю (исполнителям) для рассмотрения или для подготовки заключений, справок, необходимых для принятия решения.

8.6. Поступившие в администрацию служебные документы рассматриваются исполнителями в срок, установленный руководством, в случае отсутствия установленного срока - в течение одного месяца. Продление срока рассмотрения осуществляется по согласованию с руководством администрации.

8.7. Контроль за исполнением служебных документов осуществляет сектор делопроизводства.

8.8. Ответы на документы подписывают глава или его заместители по принадлежности вопросов.

8.9. Если документ адресован нескольким исполнителям, то исполнитель, указанный в резолюции первым, является основным, а другие - соисполнителями. Основной исполнитель готовит по документу ответ, либо заключение, соисполнители представляют ему необходимые материалы.

8.10. Служебные документы считаются исполненными и списываются в дело на основании ответа, завизированного исполнителем и подписанного соответствующим руководителем. Если исполнение не документируется, исполнитель составляет справку об исполнении или делает отметку на основном документе о результатах исполнения и сдает его в сектор делопроизводства.

8.11. Прием и рассылку служебных писем осуществляет Общий отдел, массовую рассылку - отделы и исполнители, прием и рассылку электронной почты организует Информационно-аналитический отдел.

8.12. Поступившие в администрацию правовые нормативные акты, поручения Губернатора Санкт-Петербурга принимаются сектором делопроизводства и передаются главе, после чего направляются руководителям подразделений согласно его резолюции по принадлежности вопроса.

8.13. Запросы по требованию Уставного суда Санкт-Петербурга рассматриваются в соответствии с Законом Санкт-Петербурга N 438-60 от 18.06.2001 (в течение 20 дней).

8.14. Проекты постановлений Правительства Санкт-Петербурга, распоряжений Губернатора Санкт-Петербурга направленные для согласования в администрацию рассматриваются в течение 7 рабочих дней.

8.15. Договоры, заключаемые структурными подразделениями администрации, составляются и подписываются в экземплярах по числу сторон, имеющих одинаковую юридическую силу. Экземпляры договоров выдаются всем сторонам. Один экземпляр договора, если в нем не установлен другой срок, хранится в течение 3-х лет в делах соответствующего структурного подразделения администрации.