Глава 7. Подготовка и проведение совещаний в администрации

Глава 7. Подготовка и проведение совещаний в администрации

7.1. В целях выработки согласованных решений, координации деятельности и информирования о работе администрации, глава, заместители главы администрации проводят совещания с руководителями структурных подразделений администрации, районных служб, предприятий, организаций и учреждений, с общественностью района, в следующем порядке:

7.1.1. Совещание аппарата администрации - 2-ой четверг, 1 раз в 3 месяца (февраль, май, август, ноябрь).

7.1.2. Районное информационное совещание - 4-ый четверг, 1 раз в 3 месяца (январь, апрель, июль, октябрь).

7.2. Руководители подразделений администрации проводят совещания с руководителями подведомственных служб согласно квартальному плану работы администрации и планам работы отдела.

7.3. Разработку повестки дня, оповещение участников совещания, направление при необходимости в их адрес материалов для проработки и регистрацию приглашенных обеспечивают Организационно-административный отдел и протокольный сектор (по п.п.7.1.1. и 7.1.2.) или соответствующие подразделения администрации (по п.7.2.).

Повестка дня совещания направляется подготовившим его подразделением в электронном виде в Информационно-аналитический отдел для размещения на сервере администрации.

7.4. При проведении закрытых совещаний (закрытого обсуждения отдельных вопросов) подготовка материалов, допуск, оформление протоколов и принимаемых решений осуществляются с соблюдением установленных правил работы с секретными документами и режима секретности.

Закрытые совещания проводятся только в специально выделенных аттестованных помещениях с соблюдением требований руководящих документов по защите информации.

7.5. Начальник протокольного сектора (по п.п.7.1.1 и 7.1.2) или работник соответствующего подразделения администрации ведет протокол совещания, который должен быть оформлен в течение пяти рабочих дней. Протокол подписывается должностным лицом, председательствующим на совещании и начальником протокольного сектора (по п.п.7.1.1. и 7.1.2.). Выписки из него протокольный сектор или соответствующее подразделение администрации, направляют исполнителям для организации работы по выполнению принятых решений.