Глава 9. Организация приема граждан и представителей организаций в администрации Санкт-Петербурга

Глава 9. Организация приема граждан и представителей
организаций в администрации Санкт-Петербурга

9.1. Организацию приема граждан и представителей организаций (далее - прием граждан), обращающихся в Администрацию, обеспечивает Управление по обращениям и жалобам Канцелярии (далее - Управление по обращениям и жалобам).

9.1.1. Сектор приема граждан Управления по обращениям и жалобам (далее - сектор приема граждан) осуществляет:

прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по обращениям;

составление графика приема граждан членами Правительства и руководителями структурных подразделений Администрации, обеспечение его соблюдения и документального оформления;

предварительную запись на прием, подготовку необходимых материалов;

контроль за исполнением решений, принятых руководителем, ведущим прием;

подготовку информационно-аналитических материалов с анализом причин и характера устных обращений граждан, а также предложений по совершенствованию работы по личному приему граждан.

9.1.2. Для решения вопроса о записи на прием к должностным лицам Администрации сотрудник сектора приема граждан принимает от гражданина заявление, которое должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции соответствующих органов. Оценку предъявляемых документов делает сотрудник сектора приема граждан и по результатам рассмотрения представленных документов осуществляет запись на прием к должностному лицу Администрации по принадлежности вопроса.

В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции Администрации, либо представленные документы не удовлетворяют требованиям части первой настоящего пункта.

9.2. Сектор приема граждан осуществляет регистрацию устных обращений граждан и их документальное оформление, ведет справочно-поисковую картотеку, направляет документы на рассмотрение в структурные подразделения Администрации, подразделения Канцелярии и иные организации, подведомственные Администрации.

9.3. Каждое обращение регистрируется:

в списке принятых граждан в приемной Канцелярии с указанием фамилии, имени, отчества гражданина, даты и повторности обращения;

в карточке личного приема граждан руководителями структурных подразделений Администрации, первыми вице-губернаторами и вице-губернаторами (данная форма заполняется только в том случае, если решением вопроса занимается соответствующее должностное лицо Администрации);

в журнале приема посетителей должностными лицами Администрации.

9.4. В соответствующую графу списка принятых граждан в секторе приема граждан вносится запись о содержании беседы сотрудника сектора приема граждан с гражданином.

9.5. В случае записи гражданина на прием к должностному лицу Администрации работника сектора приема граждан подготавливают следующие документы:

карточку личного приема граждан руководителями структурных подразделений и первыми вице-губернаторами и вице-губернаторами;

справку-заключение с рекомендациями;

дело, в которое включают копии нормативных правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга по данному вопросу, справки подведомственных организаций, рассматривавших обращение.

9.6. Принятое должностным лицом Администрации решение записывается в карточке личного приема.

Решение оформляется в виде поручения структурным подразделениям Администрации, подведомственным организациям и с сопроводительным письмом на бланке сектора приема граждан, за подписью начальника сектора приема граждан после регистрации в секторе приема граждан направляется адресату.

Поручение должностного лица Администрации ставится на контроль. При этом формируется контрольная картотека в соответствии с инструкцией по делопроизводству.

9.7. Поручение должностного лица Администрации по обращению гражданина должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней, если иное не установлено в поручении. Поручения по рассмотрению обращений, не требующих дополнительного изучения и проверки, исполняются безотлагательно.

9.8. Продление сроков исполнения поручений возможно только руководителем, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником сектора приема граждан.

Информация о продлении сроков фиксируется в карточке учета личного приема граждан руководителями структурных подразделений и вице-губернаторами.

9.9. Справки-ответы исполнителей анализируются сотрудниками сектора приема граждан и докладываются должностному лицу Администрации, направившему документы для рассмотрения в подведомственную организацию. Помимо справок-ответов исполнители готовят проект ответа заявителю.

В случае, если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, сектор приема граждан повторно направляет документы в подведомственную организацию с поручением для рассмотрения по существу и ответа.

9.10. Поручение снимается с контроля если вопрос решен, а также если подведомственной организацией дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо Администрации, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

9.11. В карточке учета личного приема делается отметка об исполнении. Одновременно делается запись об исполнении в журнале приема посетителей должностными лицами Администрации.

9.12. В целях информирования должностных лиц Администрации о состоянии и характере обращений граждан в сектор приема работники сектора приема граждан готовят:

статистические справки о количестве записавшихся на прием к должностным лицам Администрации - 1 раз в месяц, квартал, полугодие, год;

статистические справки о выполнении поручений должностных лиц Администрации по рассмотрению обращений - 1 раз в месяц, квартал, полугодие, год;

тематические справки по обращениям граждан - 2 раза в год;

справки по обращениям граждан в соответствии с классификатором вопросов - 1 раз в месяц, квартал, полугодие, год.