Приложение 1. Положение о проведении конкурса на разработку проекта создания единой системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга

Приложение 1

к приказу вице-губернатора

Санкт-Петербурга -

руководителя Канцелярии

губернатора Санкт-Петербурга

от 1 июля 1998 г. N 5-пв

Положение
о проведении конкурса на разработку проекта
создания единой системы электронного документооборота и
делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга

1. Общие положения

1.1. Положение определяет порядок и условия подготовки, организации проведения, регулирования последствий конкурса на разработку проекта единой системы электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга (далее единая система).

1.2. В Положении используются следующие термины:

- конкурс - форма выбора проекта и размещения заказа на выполнение работ по его реализации, предусматривающая определение подрядчика на соревновательной основе;

- объект конкурса - единая система электронного документооборота и делопроизводства Администрации Санкт-Петербурга;

- предмет конкурса - проект единой системы;

- участник конкурса - юридическое лицо, имеющее право принимать участие в конкурсе, в его подготовке, проведении, утверждении результатов;

- заказчик - Канцелярия губернатора Санкт-Петербурга;

- организатор конкурса - Управление телекоммуникационного и информационного обеспечения Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга;

- конкурсная документация - комплект документов, содержащих исходную информацию о технических, коммерческих, организационных и иных характеристиках объекта и предмета конкурса, а также об условиях и процедуре конкурса;

- конкурсная комиссия - временный орган, создаваемый заказчиком для проведения конкурса;

- претендент - лицо, решившее принять участие в конкурсе;

- предложение претендента - документ о заключении контракта в отношении конкретного предмета конкурса на условиях, определяемых в конкурсной документации;

- альтернативное предложение - предложение, представляемое одновременно с основным, базирующееся на отличающихся от основного предложения условиях, содержащихся в конкурсной документации.

1.3. Конкурс на разработку проекта создания единой системы проводится как открытый конкурс с предварительной квалификацией.

1.4. В конкурсе могут принимать участие любые российские и зарубежные предприятия и организации, независимо от формы собственности.

1.5. Количество претендентов на участие в конкурсе не ограничивается.

2. Участники конкурса

2.1. Основными участниками конкурса являются заказчик, организатор конкурса, конкурсная комиссия и претенденты.

2.2. Заказчик - Канцелярия губернатора Санкт-Петербурга в лице вице-губернатора Санкт-Петербурга - руководителя Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга.

Заказчик при проведении конкурса:

- принимает решение о проведении конкурса и составе претендентов;

- утверждает организатора конкурса, состав конкурсной комиссии, а также перечень и содержание конкурсной документации;

- контролирует работу организатора конкурса и участвует в работе конкурсной комиссии через своих представителей;

- утверждает результаты конкурса;

- заключает договор с победителем конкурса;

- несет все расходы по подготовке и проведению конкурса.

2.3. Организатор конкурса - Управление телекоммуникационного и информационного обеспечения Канцелярии губернатора Санкт-Петербурга.

Организатор конкурса:

- осуществляет организацию конкурса;

- подготавливает материалы для организации конкурса;

- осуществляет публикацию, объявления или рассылку приглашений;

- проверяет при необходимости данные о претендентах, изложенные в заявке на участие в конкурсе;

- формирует предложения по составу конкурсной комиссии и представляет их на утверждение заказчику, в дальнейшем организует работу комиссии;

- привлекает при необходимости сторонние организации, отдельных специалистов для разработки конкурсной документации, обеспечения процедуры проведения конкурса и проведения экспертизы предложений претендентов, направляет и контролирует их деятельность.

- формирует комплект конкурсной документации, согласовывает его с заказчиком и передает претенденту.

Работа сторонних предприятий, организаций и независимых экспертов осуществляется на договорной основе.

2.4. Конкурсная комиссия - создаваемый организатором конкурса временный орган для выбора проекта и исполнителя работ.

Конкурсная комиссия:

- проверяет соответствие претендентов условиям конкурса;

- оценивает материалы предложении претендентов, представленные на конкурс;

- определяет победителя или принимает иное решение по результатам конкурса;

- оформляет протокол по результатам конкурса, осуществляет подготовку проекта решения заказчика и представляет его на утверждение;

- публикует в средствах массовой информации отчет о конкурсе.

Состав конкурсной комиссии утверждается приказом заказчика. Комиссия самостоятельно разрабатывает и утверждает регламент своей работы.

2.5. Претенденты - предприятия и организации любой формы собственности, желающие принять участие в конкурсе. Юридическое лицо приобретает статус претендента с момента обращения в конкурсную комиссию для участия в конкурсе.

Претендент имеет право:

- получить от конкурсной комиссии исчерпывающую информацию по условиям и порядку проведения конкурса;

- обратиться в комиссию с просьбой об отсрочке представления предложения в письменной форме.

Статус претендента утрачивается юридическим лицом в следующих случаях:

- по желанию претендента - на любой подготовительной стадии;

- вследствие не прохождения предварительной квалификации;

- вследствие нарушения претендентом настоящего Положения или нарушения опубликованных условий конкурса, которые предусматривают такие санкции.

2.6. Победитель конкурса имеет право на заключение контракта с заказчиком на условиях, установленных поданным им предложением, составленным в соответствии с конкурсной документацией.

3. Объявление конкурсов

3.1. Объявление о проведении конкурса публикуется организатором конкурса или по его поручению конкурсной комиссией.

3.2. Официальными периодическими изданиями, в которых публикуются все объявления об открытых конкурсах, проводящихся в Санкт-Петербурге, а также результаты их проведения, являются газеты "Санкт-Петербургское Эхо" и "Санкт-Петербургские Ведомости".

3.3. Объявления об открытых конкурсах должны содержать:

наименование заказчика и организатора конкурса;

наименование проекта и предмета конкурса;

ориентировочный объем и сроки выполнения работ;

условия исполнения контракта, необходимость учета ряда ограничений;

адрес, сроки, условия приобретения (выкупа) и другие сведения для получения конкурсной документации;

система стандартов измерений, официальный язык;

срок представления предложений претендентов.

3.4. Объявление о конкурсе должно быть произведено не менее чем за 2 месяца до срока представления предложений.

4. Конкурсная документация

4.1. Организатор конкурса готовит по согласованию с заказчиком следующую документацию:

- приглашение для участия в конкурсе;

- общие сведения об объекте конкурса, включая: общую часть, техническую часть, коммерческую часть, требования к организации работ, требования по оформлению и представлению материалов (предложений) на конкурс;

- условия и порядок проведения конкурса;

- порядок извещения претендентов о результатах конкурса;

- форму заявки об участии в конкурсе и требования по составу документации предложений;

- проект контракта (договора).

4.2. Конкурсная документация передается в комплекте по официальному запросу претендента за плату.

4.3. Порядок и условия выпуска конкурсной документации определяются конкурсной комиссией.

4.4. Приглашение на участие в конкурсе.

Приглашение на участие в конкурсе может быть направлено претенденту в письменном виде, либо сделано в устной форме не менее чем за 2 месяца до проведения конкурса. В приглашении указываются планируемые сроки, место проведения конкурса, условия получения конкурсной документации.

4.5. Общие сведения об объекте конкурса.

В общей части конкурсной документации должны быть отражены следующие данные:

- наименование, основная цель и задачи работы, выносимой на конкурс;

- наименование заказчика работы, организатора конкурса и их реквизиты;

- даты и сроки выполнения работы;

- другие общие сведения, характеризующие предмет конкурса.

4.6. Техническая часть конкурсной документации.

Техническая часть конкурсной документации представляет собой общие данные и описание предмета конкурса. Приводятся его основные технико-экономические показатели, описывается структура системы или ее составных частей, предлагаемый состав аппаратных и программных средств, взаимодействие с организационными структурами и информационными системами. Приводятся требования к создаваемой системе, включая требования по ее сертификации, надежности, гарантийному обслуживанию и т.д.

4.7. Коммерческая часть конкурсной документации.

Коммерческая часть конкурсной документации представляет собой требования к предложениям претендентов по следующим показателям:

- стоимость проекта и порядок ее определения;

- условия и сроки поставки оборудования и программного обеспечения;

- условия и график платежей;

- источник финансирования;

- гарантия конфиденциальности любой документации в рамках проводимого конкурса;

- гарантии на выполнение работ в соответствии с представляемой офертой в случае выигрыша конкурса.

4.8. Требования по организации работы.

Требования по организации работы включают:

- календарные планы (графики) проведения работы;

- состав привлекаемых материальных и трудовых ресурсов;

- перечень привлекаемых контрагентов;

- режим рабочего времени при выполнении работы.

4.9. Требования по оформлению и представлению материалов предложений претендентов на конкурс.

4.9.1. Для участия в конкурсе претендент должен представить следующие документы:

- заявку на участие в конкурсе;

- временное поручительство в форме гарантии банка или банковской справки (по решению заказчика);

- расчет цены предмета конкурса с указанием порядка ее исчисления и распределения по основным видам работ;

- пояснительную записку с приложением необходимой экономической, технической и технологической документации.

В отдельных случаях состав представляемых документов по решению заказчика может быть изменен.

4.9.2. Рекомендуемая форма пояснительной записки предложений должна включать описание проекта, предлагаемой программы, схемы организации, технологии и календарного плана выполнения работ по его реализации, состав привлекаемых материальных и трудовых ресурсов, субподрядных организаций, поставщиков, режим рабочего времени, подготовка кадров, предложения по формам и способам платежей по порядку и условиям финансирования, техника безопасности, данные о руководителях и ответственных лицах и другая информация.

4.9.3. Порядок оформления и доставки предложений претендентов должен включать требования к полноте представления документов и количеству экземпляров, порядок внесения исправлений и подчисток в документах, технические и юридические требования к подписанию и парафированию, требования к упаковке, надписыванию и опечатыванию документов и к способу доставки, срок и адрес для представления, фамилия и должность лица, ответственного за приемку документов, указание на возможность предоставления отсрочек претендентам для подготовки и доставки предложений, порядок внесения и оформления изменений и предложений после их представления в конкурсную комиссию.

4.10. Основными критериями оценки предложений претендентов являются:

- стоимость проведения работы, определяемая с учетом возможных изменений ценовой политики в РФ в период проведения работы;

- опыт работы предприятия в сфере предмета конкурса;

- сроки выполнения работы;

- технические возможности претендента и гарантии качества выполнения работы;

- деловая репутация претендента, его экономическая устойчивость, надежность долгосрочных контактов с соисполнителями и субподрядчиками, возможность привлечения к работе известных фирм-поставщиков аппаратуры и программного обеспечения;

- обеспечение требований Государственной технической комиссии и Федерального агентства правительственной связи и информации;

- обеспечение обучения персонала заказчика при минимальных затратах времени и средств;

- обеспечение требований последующего сопровождения разработки (включая оперативность устранения неисправностей, разработки новых приложений, оказание консалтинговых услуг и т.д.).

5. Регламент проведения конкурса

5.1. Предварительная квалификация

5.1.1. Процедура предварительной квалификации включает:

- подготовку приглашения к участию в предварительной квалификации, опросника претендента и их распространение;

- сбор оформленных опросников, отзывов и другой документации по предварительной квалификации и оценка полученных документов по формальным критериям;

- анализ и оценка технической, организационной и финансовой способности претендента и составление экспертного заключения;

- вынесение решения о результатах предварительной квалификации.

5.1.2. Сообщение о наличии процедуры предварительной квалификации должно в обязательном порядке содержаться в объявлении о проведении конкурса.

5.1.3. В опросник претендента может включаться следующая информация о претенденте:

- наименование, адрес, телефон, телефакс;

- дата, место и орган регистрации;

- организационно-правовая форма, уставный капитал и число сотрудников;

- банковские реквизиты;

- сведения о платежеспособности предприятия;

- заверенные копии учредительных документов, лицензии на определенные виды деятельности, заверенная копия последнего балансового отчета.

5.1.4. Если информация, включаемая в опросник, по мнению претендента, составляет его коммерческую тайну, заказчик не вправе требовать от претендента обязательного ее представления. Указанная информация может предоставляться претендентом по его желанию с правом требовать ее нераспространение.

5.2. Предложения претендентов.

5.2.1. Предложения претендентов должны быть подготовлены и представлены в конкурсную комиссию в соответствии с требованиями и условиями, определенными в конкурсной документации.

5.2.2. Предложения принимаются в двойных конвертах. Во внешнем конверте содержится заявка на участие в конкурсе и материалы для предварительной квалификации (в случае ее проведения). Во внутреннем конверте находятся сами предложения. Внутренний конверт должен быть опечатан претендентом на момент подачи предложений.

5.2.3. Возможность и параметры отклонения предложений от условий, содержащихся в конкурсной документации, не допускаются.

5.2.4. Претендент имеет право вместе с предложениями, составленными в соответствии с условиями, содержащимися в конкурсной документации, представить альтернативные предложения.

5.2.5. Претендент имеет право при отсутствии в конкурсной документации указания на срок действия предложений установить этот срок самостоятельно и указать его в предложениях.

5.2.6. В случае обращения организатора конкурса к претендентам с просьбой о продолжении срока действия предложений претендент имеет право пересмотреть свое предложение о цене.

5.2.7. При приемке предложений конкурсная комиссия проверяет наличие необходимых документов, за исключением содержащихся в запечатанном конверте, и может отказать в их приемке, если документы, представленные претендентом, не надлежащим образом оформлены.

5.2.8. Конкурсная комиссия обязана зарегистрировать предложения и другую документацию немедленно после ее представления и приемки уполномоченным лицом конкурсной комиссии.

5.2.9. Претенденту, представившему предложения, выдается расписка, подтверждающая прием и регистрацию его предложений.

5.2.10. Предложения, представленные претендентами, хранятся вместе с книгой регистрации в специальном сейфе под ответственность лица, осуществляющего их приемку. Ответственность за сохранность представленной документации несет организатор конкурса.

5.3. Процедура конкурса включает:

5.3.1. Конкурсная комиссия выбирает победителем конкурса участника, предложения которого наиболее полно отвечают всем требованиям, содержащимся в конкурсной документации.

5.3.2. Выбор победителя определяется критериями согласно п. 4.10 настоящего Положения.

5.3.3. В ходе рассмотрения предложений конкурсная комиссия имеет право вызывать претендентов для разъяснений, запрашивать у них дополнительные сведения и документы, необходимые для принятия решения.

5.3.4. На заседание комиссии организатором конкурса могут быть приглашены эксперты и другие специалисты, не входящие в состав конкурсной комиссии с правом совещательного голоса.

5.3.5. Обсуждение материалов предложений и подведение итогов конкурса проводится комиссией в отсутствие претендентов.

5.3.6. Претенденты не вправе самостоятельно вносить любые изменения в свои предложения в процессе конкурса. Претендент имеет право в любое время отозвать свои предложения.

5.3.7. При подведении итогов конкурса необходимо участие в заседании конкурсной комиссии не менее двух третей ее состава. Решение конкурсной комиссии об итогах конкурса принимается простым большинством голосов от числа членов, присутствующих на заседании комиссии. В случае равенства голосов принимается решение, за которое проголосовал председатель конкурсной комиссии.

5.3.8. Информация об итогах оценки предложений не сообщается лицам, официально не имеющим отношения к работе конкурсной комиссии. Члены конкурсной комиссии и привлеченные эксперты несут ответственность за разглашение данной информации в порядке, установленном законодательством.

5.3.9. Решение конкурсной комиссии оформляется протоколом за подписью председателя и всех членов комиссии, участвующих в заседании.

5.3.10. Протокол заседания конкурсной комиссии должен содержать:

- наименование, цель и задачи работы;

- стоимость работы, сроки ее реализации;

- перечень претендентов и заключения экспертов по представленным предложениям;

- результаты оценки, указания предприятия - победителя конкурса;

- список членов конкурсной комиссии, присутствующих на заседании и их подписи.

5.4. Утверждение результатов конкурса.

5.4.1. Протокол о результатах конкурса представляется комиссией заказчику в трехдневный срок после принятия соответствующего решения на утверждение.

5.4.2. Заказчик в недельный срок рассматривает представленные документы и принимает решение об утверждении результатов конкурса и его последствия.

5.4.3. Последствиями конкурса могут быть следующие действия:

- подписание протокола между заказчиком и победителем конкурса с целью проведения дальнейших переговоров;

- подписание контракта между заказчиком и победителем конкурса;

- проведение повторного конкурса.

5.4.4. Конкурс считается завершенным после утверждения его результатов заказчиком.

5.4.5. В случае не утверждения результатов конкурса мотивированное решение направляется организатору конкурса и конкурсной комиссии.

5.4.6. Если в результате первичного конкурса победитель не определен или протокол не утвержден, а также в случае, когда контракт между победителем и заказчиком не заключен, заказчик обязан назначить повторный конкурс с тем же предметом конкурса.

5.4.7. Результаты конкурса публикуются заказчиком в недельный срок с момента их утверждения.

6. Заключение контракта

6.1. Заключение контракта между заказчиком и победителем конкурса осуществляется на условиях, содержащихся в конкурсной документации и предложениях победителя конкурса.

6.2. При подписании контракта по взаимному согласию в него могут быть внесены и иные условия, не изменяющие основные условия, содержащиеся в конкурсной документации и предложениях победителя.

6.3. Заказчик не имеет права вести переговоры по предмету конкурса с участниками конкурса или другими лицами с момента объявления результатов конкурса до момента заключения контракта.

6.4. Подписание контракта с иностранной фирмой или российской организацией - победителем конкурса осуществляется заказчиком. Допускается подписание с победителем конкурса предконтрактного соглашения или протокола.

6.5. В случае если победителем конкурса объявлена иностранная фирма, в контракте предусматривается максимальное использование изготавливаемых в РФ оборудования и программного обеспечения, а также выполнение российскими организациями не менее 30% объемов работ и услуг от общего объема.

6.6. Расчеты с российскими организациями, выигравшими конкурс или выполняющими работы на субподряде у иностранных фирм, осуществляются в соответствии с законодательством РФ.

7. Недействительность результатов конкурса и ответственность сторон

7.1. Споры о признании результатов конкурса недействительными рассматриваются судебными органами в порядке, установленном действующим законодательством.

7.2. Организатор, конкурсная комиссия и другие участники конкурса несут ответственность за соблюдение установленных настоящим Положением правил и процедур подготовки и проведения конкурса и за объективность результатов конкурса в порядке, установленном действующим законодательством.