Постановление губернатора Ленинградской области от 30 декабря 1997 г. N 534-пг "Об утверждении Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области" (с изменениями и дополнениями) (утратило силу)

ГАРАНТ:

Постановлением Губернатора Ленинградской области от 29 декабря 2005 г. N 253-пг настоящее постановление признано утратившим силу

Постановление губернатора Ленинградской области
от 30 декабря 1997 г. N 534-пг
"Об утверждении Инструкции по делопроизводству
в органах исполнительной власти Ленинградской области"

С изменениями и дополнениями от:

16 декабря 1999 г., 21 января 2005 г.

1. Утвердить и ввести в действие с 1 января 1998 года прилагаемую Инструкцию по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области (далее - Инструкция).

2. Ответственность за соблюдение требований Инструкции в органах исполнительной власти Ленинградской области возложить на их руководителей.

3. Руководителям структурных подразделений аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области до 1 февраля 1998 года назначить ответственных за делопроизводство в подразделениях и ознакомить (под роспись) работников подразделений с настоящей Инструкцией.

4. Рекомендовать руководителям областных подразделений федеральных органов исполнительной власти и органов местного самоуправления Ленинградской области на основании требований настоящей Инструкции обеспечить единую систему делопроизводства в соответствующих органах исполнительной власти и органах местного самоуправления.

5. Управлению делами Правительства Ленинградской области до 1 февраля 1998 года изготовить по заявкам комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления необходимое количество экземпляров Инструкции и печатно-бланочной продукции.

6. Признать утратившим силу постановление Правительства Ленинградской области от 29 мая 1995 года N 201 "Об утверждении Временной инструкции по делопроизводсту в Правительстве Ленинградской области".

7. Контроль за исполнением требований Инструкции по делопроизводству в органах исполнительной власти Ленинградской области возложить на комитет по вопросам государственной службы и местного самоуправления при Губернаторе Ленинградской области.

Губернатор

В.Густов

Утверждена

постановлением Губернатора

Ленинградской области

от 30 декабря 1997 г. N 534-пг

Инструкция
по делопроизводству в органах исполнительной власти
Ленинградской области

С изменениями и дополнениями от:

16 декабря 1999 г., 21 января 2005 г.

Раздел 1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция устанавливает систему документирования и организации работы с документами в органах исполнительной власти Ленинградской области.

Инструкция определяет основные правила подготовки, оформления, прохождения и контроля исполнения документов несекретного характера, рассмотрения обращений граждан в органах исполнительной власти Ленинградской области и их структурных подразделениях (далее - структурные подразделения).

Инструкция разработана в соответствии с законодательством Российской Федерации и Ленинградской области, постановлениями и распоряжениями Губернатора и Правительства Ленинградской области, положениями Государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ) и с учетом опыта организации документационного обеспечения (делопроизводства) в органах исполнительной власти Ленинградской области.

1.2. Правила и порядок работы с документами, установленные настоящей Инструкцией, обязательны для всех государственных служащих Ленинградской области (далее - работники).

Работники структурных подразделений ответственны за выполнение требований Инструкции, сохранность служебных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

1.3. Организация и совершенствование информационного и документационного обеспечения на основе единой технической политики и применения, современных программно-технических средств автоматизированной подготовки и обработки документов, внедрение и сопровождение информационных технологий, организационно-методическое руководство службами делопроизводства (ответственными за делопроизводство) структурных подразделений осуществляются департаментом делопроизводства комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления (далее - департамент делопроизводства).

По этим и другим вопросам организации документационного обеспечения департамент делопроизводства взаимодействует с органами исполнительной власти Ленинградской области, подразделениями Правительства, а также с областными подразделениями федеральных органов исполнительной власти и органами местного самоуправления Ленинградской области.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства, соблюдение установленных настоящей Инструкцией правил и порядка работы с документами и обращениями граждан в органах исполнительной власти Ленинградской области возлагается на их руководителей.

1.5. Ведение делопроизводства в подразделениях аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области осуществляется службой делопроизводства (работником, ответственным за делопроизводство).

Руководитель структурного подразделения назначает из числа работников подразделения ответственного за делопроизводство в подразделении.

Положение о службе делопроизводства, должностные инструкции работников службы делопроизводства (ответственного за делопроизводство) разрабатываются на основе настоящей Инструкции и утверждаются руководителем подразделения.

1.6. На работников службы делопроизводства (ответственных за делопроизводство) подразделения возлагается выполнение следующих основных обязанностей:

прием, учет (регистрация) и распределение (направление) входящих (поступающих) документов;

учет (регистрация) внутренних документов;

передача документов на рассмотрение (на доклад) руководителю подразделения или его заместителю и после получения соответствующих указаний (резолюций) - передача их непосредственно работнику ответственному исполнителю (далее - исполнитель);

учет (регистрация) исходящих (отправляемых) документов, передача их на отправку адресатам (отправка адресатам);

контроль за прохождением и сроками рассмотрения документов, организация справочно-информационной работы;

организация работы с письмами граждан;

подготовка проекта номенклатуры дел подразделения;

ведение и формирование дел в соответствии с номенклатурой дел, передача их в архив департамента делопроизводства;

выдача работникам документов и текущих дел, контроль за их возвратом;

проверка (сверка) наличия документов, находящихся на исполнении у работников;

анализ состояния делопроизводства и информирование руководителя подразделения об исполнении документов и поручений; подготовка предложений по совершенствованию работы с документами;

обеспечение сохранности находящихся в пользовании персональных электронно-вычислительных машин (ПЭВМ) и хранящейся в них базы данных о документах подразделения;

ознакомление работников с нормативными и иными правовыми актами, распорядительными, информационными и методическими документами по вопросам, относящимся к документационному обеспечению (делопроизводству);

инструктаж вновь принятых работников и проведение с ними практических занятий по вопросам работы с документами;

подготовка заявок на изготовление печатно-бланочной продукции, получение средств оргтехники, канцелярских товаров, организация их учета;

учет печатей и штампов, используемых в подразделении.

1.7. Служебная информация, содержащаяся в проектах постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, проектах других служебных документов, не подлежит разглашению (распространению).

1.8. Передача работникам других организаций копий зарегистрированных документов, за исключением постановлений и распоряжений, допускается только по указанию (разрешению) руководителя структурного подразделения и по согласованию с начальником департамента делопроизводства, о чем делаются соответствующие записи на подлинниках документов, а также в учетных карточках.

Передача документов (копий документов) представителям средств массовой информации осуществляется только пресс-центром комитета по информации и печати, а также специально уполномоченными на то должностными лицами Правительства.

1.9. В случае утраты зарегистрированных в департаменте делопроизводства документов руководитель структурного подразделения обязан проинформировать департамент о факте утраты и провести служебное расследование.

1.10. В структурных подразделениях могут разрабатываться не противоречащие настоящей Инструкции методические документы, конкретизирующие отдельные вопросы организации документационного обеспечения (делопроизводства).

1.11. В структурных подразделениях Правительства, областных органах исполнительной власти, имеющих статус юридического лица, прием, отправка, учет, регистрация, рассмотрение, контроль за сроками рассмотрения документов, их хранение и сдача в государственный архив осуществляется самостоятельно в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

Раздел 2. Подготовка и оформление законопроектов для внесения
в Законодательное собрание Ленинградской области.
Оформление областных законов, поступивших Губернатору
для подписания и обнародования

2.1. Подготовка проектов законов, предусмотренных для внесения Губернатором, Правительством в Законодательное собрание, осуществляется в соответствии с планами законопроектных работ Правительства Ленинградской области.

Координация работы по подготовке законопроектов и контроль за выполнением планов законопроектных работ Правительства осуществляются комитетом по вопросам государственной службы и местного самоуправления.

Для организации разработки законопроектов, носящих комплексный, межотраслевой характер, могут создаваться комиссии. В состав комиссий включаются работники структурных подразделений, представители областных подразделений федеральных органов государственной власти, общественных организаций, ученые (по согласованию).

Законопроекты, подготавливаемые структурными подразделениями, в обязательном порядке проходят процедуру согласований (визирования) в соответствии с требованиями раздела 3 настоящей Инструкции.

2.2. Для доклада Губернатору перед внесением законопроекта в Законодательное собрание представляются следующие документы:

проект закона;

пояснительная записка к проекту закона;

заключение юридического комитета о результатах юридической экспертизы законопроекта;

проект письма Губернатора в Законодательное собрание.

2.3. Пояснительная записка к проекту областного закона, как правило, должна содержать:

обоснование необходимости принятия законопроекта;

цели и задачи принятия законопроекта;

состояние законодательства в рассматриваемой сфере правового регулирования и место законопроекта в системе действующего законодательства;

финансово-экономическое обоснование (если реализация законопроекта не требует материальных и иных затрат, то это также отражается в записке);

ожидаемые социально-экономические последствия принятия законопроекта.

2.4. Законопроекты, имеющие отрицательное заключение вице-губернаторов, юридического комитета, либо получившие при согласовании (визировании) существенные замечания нередакционного характера, возвращаются исполнителю для доработки и устранения замечаний.

Для снятия внутренних противоречий по законопроектам, подготовленным в Правительстве, могут создаваться согласительные комиссии из работников подразделений. Состав комиссий и сроки доработки законопроекта определяются указанием вице-губернатора.

2.5. Принятые Законодательным собранием законы направляются для подписания и обнародования Губернатору через его аппарат после юридической экспертизы и полистного визирования председателем юридического комитета, с регистрацией в канцелярии.

2.6. Законы, подписанные Губернатором, передаются его аппаратом в комитет по вопросам государственной службы и местного самоуправления для их оформления к выпуску и опубликованию.

Копии законов направляются адресатам согласно указателю рассылки.

2.7. Подлинники областных законов после их выпуска вместе с другими документами, связанными с их рассмотрением и принятием, и указателями рассылки находятся в протокольном секторе общего отдела департамента делопроизводства (далее - протокольный сектор) и в установленном порядке сдаются в архив.

Раздел 3. Подготовка и оформление проектов постановлений и
распоряжений Губернатора, Правительства
Ленинградской области

3.1. Постановлениями Губернатора оформляются решения Губернатора нормативного характера, то есть предписания, рассчитанные на постоянное или многократное действие, а также решения о назначении на должность и освобождении от должности руководителей областных органов исполнительной власти, о награждении.

В форме распоряжений Губернатора принимаются решения Губернатора по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы Правительства.

В форме постановлений Правительства принимаются решения, принятые на заседании Правительства.

Порядок подготовки, согласования и внесения на рассмотрение заседания Правительства постановлений Правительства определяется Регламентом Правительства Ленинградской области.

В форме распоряжений Правительства принимаются решения Правительства по оперативным, организационным и кадровым вопросам, а также по вопросам работы Правительства, подписываемые от имени Правительства первыми вице-губернаторами в соответствии с распределением обязанностей и полномочиями, данными Губернатором.

Проекты постановлений, распоряжений Губернатора и Правительства Ленинградской области вносятся исключительно органами исполнительной власти и структурными подразделениями аппарата управления.

Руководители органов местного самоуправления Ленинградской области, предприятий и организаций, расположенных на ее территории, могут инициативным порядком направить проекты нормативных актов в комитеты и другие структурные подразделения по принадлежности вопросов для выработки заключений и внесения в установленном порядке.

Проекты постановлений и распоряжений по кадровым вопросам подготавливаются в департаменте государственной службы и кадров комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ленинградской области от 21 января 2005 г. N 7-пг пункт 3.2 Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.2. Персональную ответственность за соответствие проекта правового акта Ленинградской области (далее - проект правового акта) правилам юридико-технического оформления документов, действующему федеральному и областному законодательству, а также за своевременное согласование и внесение проекта правового акта несет руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области (далее - руководитель ответственного органа), которому поручена подготовка проекта правового акта либо от имени которого вносится проект правового акта.

Разработку, обеспечение согласования и доработку проекта правового акта (при необходимости) осуществляют назначенные руководителем ответственного органа работники, в должностные обязанности которых входит правовое (юридическое) обеспечение деятельности ответственного органа.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ленинградской области от 21 января 2005 г. N 7-пг пункт 3.3 Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.3. Согласование проекта правового акта производится в целях обеспечения соответствия его формы и содержания правилам юридико-технического оформления документов, действующему федеральному и областному законодательству, а также предотвращения нанесения ущерба интересам Российской Федерации, Ленинградской области и законным интересам третьих лиц.

Рассмотрение и согласование проекта правового акта должностным лицом (кроме руководителя юридического комитета), указанным в листе согласования, осуществляется в течение трех рабочих дней с даты его передачи на рассмотрение и согласование, указанной в маршрутном листе согласования (визирования) проекта правового акта (далее - маршрутный лист) (приложение 1 к настоящей Инструкции). Юридический комитет вправе установить более короткий срок рассмотрения и согласования проекта правового акта.

Юридический комитет осуществляет рассмотрение и согласование проекта правового акта, а также подготовку заключения по результатам правовой (юридической) экспертизы проекта правового акта в течение пяти рабочих дней с даты его передачи на рассмотрение и согласование, указанной в маршрутном листе. Заключение юридического комитета не требуется в случае положительных результатов правовой (юридической) экспертизы проекта правового акта по кадровым вопросам, о расходовании бюджетных средств из резервных фондов, о награждении или поощрении, признании действующего правового акта утратившим силу.

Согласование проекта правового акта о признании утратившим силу действующего правового акта или о внесении изменений в действующий правовой акт в случае, если правовой акт был оспорен в суде или опротестован прокурором, другими надзорными или контролирующими органами либо признан судом недействующим полностью или в части, должно быть полностью завершено до истечения срока, установленного юридическим комитетом.

Отметка в маршрутном листе о дате (день месяца, месяц, год, время) получения и возврата проекта правового акта заверяется подписью ответственного за делопроизводство.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ленинградской области от 21 января 2005 г. N 7-пг пункт 3.4 Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.4. Проект правового акта принимается на согласование ответственными за делопроизводство при наличии:

пояснительной записки с указанием статей (пунктов, частей, подпунктов) федеральных и/или областных законов, предоставляющих Губернатору Ленинградской области или Правительству Ленинградской области полномочия регулировать соответствующие правоотношения, а также конкретных целей принятия нормативного правового акта и сведений о наличии в областном бюджете расходов на их достижение;

технико-экономического обоснования, сметы расходов, проекта договора (соглашения), действующего договора (соглашения) инвестиционного проекта и/или иных подобных документов (к проектам правовых актов, предусматривающих выделение бюджетных средств, предоставление государственного имущества Ленинградской области или приобретение имущества в собственность Ленинградской области);

документов и/или материалов, которые должны быть приложены к проекту правового акта в соответствии с требованиями федерального или областного законодательства либо в отсутствии которых невозможно установить правомерность принятия соответствующего правового акта;

замечаний и дополнений к проекту правового акта, о которых есть отметки в листе согласования, а также заключений ответственного органа;

листа согласования, скрепленного с проектом правового акта;

маршрутного листа.

Ответственный за делопроизводство вправе не принять проект правового акта по причине отсутствия любого из указанных документов или материалов, а также оформления любого из этих документов или материалов с нарушением правил пунктов 3.5 или 3.6 настоящей Инструкции. На оборотной стороне маршрутного листа делается соответствующая запись.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ленинградской области от 21 января 2005 г. N 7-пг пункт 3.5 Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5. В листе согласования в обязательном порядке указываются полное наименование проекта правового акта, наименование подготовившего его ответственного органа, а также фамилия и инициалы согласующих должностных лиц:

вице-губернатора Ленинградской области - руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области;

первого вице-губернатора Ленинградской области или вице-губернатора Ленинградской области, курирующего соответствующее направление деятельности или круг вопросов;

должностных лиц, о которых упоминается в проекте правового акта;

председателя юридического комитета;

руководителя ответственного органа;

руководителя управления делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

В листе согласования к проекту правового акта Правительства Ленинградской области в обязательном порядке указываются фамилия и инициалы первого вице-губернатора Ленинградской области.

В листе согласования к проекту нормативного правового акта Правительства Ленинградской области указываются фамилия и инициалы членов Правительства Ленинградской области.

Если в проекте правового акта предусматривается осуществление расходов областного бюджета, уменьшение доходов областного бюджета, перемещение бюджетных средств, возникновение, прекращение или изменение долговых обязательств Ленинградской области, в лист согласования к такому проекту включаются фамилия и инициалы:

вице-губернатора Ленинградской области - председателя комитета финансов;

вице-губернатора Ленинградской области - председателя комитета экономического развития.

Если в проекте правового акта предусматриваются действия по распоряжению или отчуждению государственного имущества Ленинградской области либо приобретение в собственность Ленинградской области имущества, в лист согласования к такому проекту включаются фамилия и инициалы:

вице-губернатора Ленинградской области - председателя комитета финансов;

вице-губернатора Ленинградской области - председателя комитета экономического развития;

вице-губернатора Ленинградской области - председателя Ленинградского областного комитета по управлению государственным имуществом.

В целях осуществления внешнего согласования проекта правового акта по усмотрению руководителя ответственного органа в листе согласования могут быть дополнительно указаны фамилия и инициалы руководителей заинтересованных органов исполнительной власти Ленинградской области, органов местного самоуправления, государственных органов и организаций, а также иных должностных лиц.

В нижней части листа согласования указываются:

количество страниц проекта правового акта (без листа согласования, пояснительной записки, прилагаемых материалов и документов);

количество листов приложенных к проекту правового акта документов и материалов, включая пояснительную записку (возможны исправления);

дата, фамилия, имя, отчество, подпись и номер рабочего телефона ответственного работника.

Подпись ответственного работника располагается на лицевой стороне каждой страницы проекта правового акта, пояснительной записки и иных прилагаемых к проекту правового акта документов и материалов.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ленинградской области от 21 января 2005 г. N 7-пг пункт 3.6 Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.6. Согласование проекта правового акта оформляется визой должностного лица, указанного в листе согласования, с проставлением даты визирования. Отказ от визирования не допускается.

Прием проекта правового акта на визирование осуществляется только при наличии согласования (виз).

вице-губернатора Ленинградской области, курирующего соответствующее направление деятельности или круг вопросов;

руководителя ответственного органа;

ответственного исполнителя.

Проект правового акта принимается юридическим комитетом до согласования первым вице-губернатором Ленинградской области, вице-губернатором Ленинградской области - руководителем аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области и руководителем управления делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области только после получения всех согласований (виз) должностных лиц, указанных в листе согласования.

3.7. Визированию также подлежат:

проекты документов по вопросам государственной и муниципальной службы, организации работы Правительства, органов местного самоуправления, изменения структуры и штатного расписания, кадровых изменений, награждения, организации делопроизводства и контроля, проекты положений об органах исполнительной власти - председателем комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления;

проекты документов по вопросам планирования и исполнения областного бюджета, целевого использования бюджетных средств, предоставления ссуд за счет средств областного бюджета - председателем комитета финансов;

проекты документов по вопросам налогообложения, предоставления льгот по уплате налогов в бюджет области - Управлением федерального казначейства Минфина России по Ленинградской области;

проекты документов, предусматривающие выделение, распределение или использование средств и ресурсов бюджета Ленинградской области (направляемых на финансирование целевых программ, бюджетных ссуд, инвестиций, централизованных закупок, материально-технического обеспечения, определяемых статьями бюджета финансового года, инвестиционных ресурсов, включая поручительства Правительства Ленинградской области); любые имущественные и неимущественные права, связанные с выполнением функций заказчика или подрядчика (поставщика) по договорам и работам, финансируемым как непосредственно из областного бюджета, так и за счет кредитов, привлекаемых с использованием гарантий и поручительств Правительства области, права на участие в реализации инвестиционных проектов, выполнение подрядных работ (поставок), в том числе права на получение регионального заказа - с комитетом по экономике и инвестициям;

проекты документов, предусматривающие выделение финансов по смете расходов Правительства или из внебюджетного фонда Ленинградской области, - главным бухгалтером управления делами Правительства и управляющим делами;

проекты документов, затрагивающие вопросы содержания и использования зданий и помещений Правительства, - управляющим делами Правительства;

проекты документов, затрагивающие интересы областных подразделений федеральных органов государственной власти - с полномочным представителем Президента Российской Федерации в Ленинградской области;

проекты документов по вопросам выделения земельных участков под карьеры и для добычи полезных ископаемых - председателем межведомственного консультационного совета предприятий строительных материалов (Ленстройматериалы);

проекты документов, предусматривающие создание, реорганизацию и ликвидацию хозяйствующих субъектов (в случаях, предусмотренных антимонопольным законодательством), а также предоставление льгот (льготных кредитов, бюджетных ссуд, товарных кредитов, права пользования природными ресурсами и т.д.) отдельному хозяйствующему субъекту или нескольким хозяйствующим субъектам - Ленинградским территориальным антимонопольным управлением.

3.8. Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей последовательности:

с подведомственными Правительству и сторонними организациями, когда они выступают обязательной стороной в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа;

с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной сфере (экологический, пожарный и т.п.);

с общественными организациями в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях;

с вышестоящими органами в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом, располагаемым ниже подписи на лицевой стороне документа, начиная от границы его левого поля, и включает в себя слово "Согласовано", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), и остальные реквизиты в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

3.9. Проекты документов, подготовленные в соответствии с поручением (резолюцией), должны иметь визы всех соисполнителей, указанных в поручении (резолюции).

3.10. Полноту согласования проектов официальных документов могут определять вице-губернаторы, начальник департамента делопроизводства, руководитель аппарата Губернатора, председатель юридического комитета и - в случае необходимости проведения дополнительного согласования - возвращать проект исполнителю с указанием об этом.

3.11. Полученные в процессе согласования проекта документа замечания (дополнения) учитываются исполнителем при его доработке.

Если замечания не принимаются, исполнитель проекта готовит заключение на замечания и прилагает его к проекту за подписью руководителя структурного подразделения и соответствующего вице-губернатора.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка: "Замечания прилагаются". Короткие замечания могут быть записаны на проекте рядом с визой. Замечания обязательно докладываются лицу, подписывающему документ.

3.12. При правках редакционного характера проект документа после перепечатки вторично не визируется.

Если в процессе доработки в проект вносятся изменения нередакционного характера, то он подлежит повторному визированию должностными лицами и руководителями заинтересованных органов и организаций.

3.13. Проект документа, имеющий более двух существенных замечаний, возвращается исполнителю начальником департамента делопроизводства.

Исполнитель проекта проводит необходимую работу по устранению замечаний и доработке документа, его повторному визированию.

При невозможности в рабочем порядке устранить замечания создается по указанию курирующего вице-губернатора и под его председательством согласительная комиссия, на заседании которой рассматриваются возникшие противоречия и принимается решение о дальнейшей судьбе документа.

3.14. Внесение изменений нередакционного характера в текст проекта документа после визирования в юридическом комитете не допускается.

Проекты документов, признанные юридическим комитетом противоречащими действующему законодательству, возвращаются исполнителю с соответствующим заключением.

3.15. Документы, подготовленные с нарушением установленных требований и не прошедшие необходимого согласования, могут быть возвращены комитетом по вопросам государственной службы и местного самоуправления должностным лицам, внесшим проекты постановлений и распоряжений.

3.16. При наличии всех согласований тексты официальных документов проходят редактирование в протокольном секторе.

3.17. Тексты согласованных проектов постановлений и распоряжений переносятся на бланки установленной формы только в бюро подготовки документов с пометкой "на бланк", сделанной заведующим протокольным сектором.

3.18. Подготовленные в соответствии с установленными требованиями проекты постановлений и распоряжений вместе с обосновывающими документами передаются начальником департамента делопроизводства руководителю аппарата Губернатора для доклада Губернатору.

3.19. Подписанные Губернатором постановления и распоряжения возвращаются аппаратом Губернатора в департамент делопроизводства для их оформления и выпуска.

Выпускаемым документам присваиваются порядковые номера по единой нумерации, которая ведется с начала и до конца года раздельно для постановлений и распоряжений.

Копии постановлений и распоряжений направляются адресатам согласно указателю рассылки, составленному и подписанному исполнителем документа.

Копии постановлений и распоряжений направляются в юридический комитет для их систематизации и организации информационно-справочной работы, в том числе с применением программно-технических средств.

Постановления и распоряжения, изменяющие или дополняющие ранее принятые документы, направляются учреждениям и организациям, которым они рассылались.

Замена ранее разосланных документов производится по указанию начальника департамента делопроизводства.

3.20. Подлинники постановлений и распоряжений после их выпуска вместе с документами, на основании которых принято решение, и указателями рассылки хранятся в протокольном секторе и в установленном порядке сдаются в архив.

3.21. Подлинники проектов постановлений и распоряжений, не принятые к подписанию, вместе с приложениями и справочными материалами к проектам возвращаются департаментом делопроизводства исполнителям.

3.22. В необходимых случаях Губернатор Ленинградской области может изменять процедуру подготовки, согласования, оформления и выпуска подписываемых им постановлений и распоряжений, о чем делается отметка на проекте документа.

Раздел 4. Подготовка и оформление проектов служебных документов
Губернатора и Правительства Ленинградской области

4.1. Проекты писем и телеграмм Губернатора готовятся работниками его аппарата и структурных подразделений.

Подготовленные проекты писем и телеграмм визируются непосредственными исполнителями, руководителями структурных подразделений, курирующими вице-губернаторами.

На проектах писем визы проставляются на втором экземпляре, лицевой стороне последнего листа в нижней его части, а при отсутствии места - на оборотной стороне.

Фамилию исполнителя (составителя) документа и номер его служебного телефона располагают на оборотной стороне последнего листа всех экземпляров документа в левом нижнем углу, например: "Иванов 999 99 99", а на втором экземпляре указывается и структурное подразделение, подготовившее проект.

Проекты писем Губернатора, направляемые на имя Президента Российской Федерации, Председателя Правительства Российской Федерации, проходят обязательное согласование в юридическом комитете и редактирование в протокольном секторе, после чего передаются заведующим протокольным сектором в бюро подготовки документов для переноса на бланки установленной формы и через департамент делопроизводства направляются на подпись Губернатору.

Проекты писем, исходящих из Правительства в федеральные органы государственной власти по вопросам бюджетного финансирования, проходят обязательное согласование в комитете финансов, по вопросам инвестиций - в комитете по экономике и инвестициям.

Руководитель подразделения, подготовившего документ в адрес федеральных органов власти, готовит необходимый перечень документов (копий), которые следует направить в представительство Правительства Ленинградской области при Правительстве Российской Федерации и передает их в канцелярию.

Письма, телеграммы, телетайпограммы, направляемые из Правительства Ленинградской области и адресованные одновременно всем руководителям органов исполнительной власти области либо органов местного самоуправления, кроме подписанных Губернатором, направляются адресатам только по согласованию с первым вице-губернатором.

4.2. Оформление, регистрация и отправка служебных документов осуществляется в соответствии с разделом 9 настоящей Инструкции.

Раздел 5. Контроль исполнения постановлений, распоряжений,
поручений и других документов Губернатора, Правительства

5.1. Контроль исполнения постановлений, распоряжений и поручений Губернатора, Правительства осуществляют аппарат Губернатора, структурные подразделения в соответствии с их функциями.

5.2. Отдел контроля исполнения распорядительных документов департамента делопроизводства комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления (далее - отдел контроля) обеспечивает:

организацию системы контроля исполнения постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства, письменных поручений Губернатора, а также служебных документов с пометкой "контроль", "К" или указанием сроков исполнения;

анализ и обобщение поступающих на имя Губернатора информаций о ходе и результатах исполнения документов, подготовку соответствующих предложений для доклада Губернатору;

учет и контроль по срокам и существу исполнения поручений Губернатора, обобщение состояния их исполнения и подготовку соответствующей информации.

5.3. Контроль сроков исполнения поручений, данных Губернатором по обращениям граждан, осуществляет отдел обращений и заявлений граждан департамента делопроизводства.

5.4. Руководители структурных подразделений определяют из числа работников подразделения исполнителей документов и поручений Губернатора.

Исполнители обеспечивают контроль, сбор, обработку и обобщение поступающей информации, подготовку необходимых документов, проектов информаций о ходе и результатах выполнения контролируемых документов и поручений.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ленинградской области от 21 января 2005 г. N 7-пг пункт 5.5 Инструкции внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

5.5. Документы исполняются в указанные в них сроки. Если срок исполнения не определен в поручении, он устанавливается равным одному месяцу. Срок исполнения поручения исчисляется в календарных днях с момента регистрации поручения.

Поручения, имеющие в тексте пометку "Срочно", исполняются в трехдневный срок, а требующие дополнительного изучения поставленных вопросов - в течение 10 дней.

При необходимости продления срока выполнения поручения должностное лицо, которому дано поручение, не позднее чем за три дня до истечения срока представляет на имя Губернатора мотивированную просьбу о продлении срока исполнения.

Исполнение документов, указанных в пункте 13.1 настоящей Инструкции, осуществляется в сроки, установленные в разделе 13 Инструкции и юридическим комитетом.

5.6. Если поручение Губернатора дано нескольким должностным лицам, то работу по его исполнению координирует должностное лицо, указанное в поручении первым, или против фамилии которого стоит пометка "отв.", "свод", "созыв".

Ответственный исполнитель в случае необходимости обеспечивает соисполнителей копиями документа, организует сбор и обобщение необходимой информации, проведение совещаний и других мероприятий.

Информация о выполнении такого поручения и ответ автору обращения представляется ответственным исполнителем по согласованию с соисполнителями, если в поручении не содержится иных указаний.

5.7. О ходе и результатах выполнения каждого поручения Губернатора представляется информация за подписью должностного лица, которому было дано поручение, а в его отсутствие - лица, исполняющего его обязанности. В информации о выполнении поручения должны быть отражены конкретные результаты исполнения поручения и содержаться сведения об информировании автора обращения.

К информации об исполнении поручения Губернатора прилагаются подлинник этого поручения и подлинник соответствующего документа.

Поручение Губернатора снимается с контроля на основании его резолюции или по предложению руководителя аппарата Губернатора.

5.8. На имя Губернатора представляются также информации о выполнении поручений руководителя аппарата Губернатора, данных им в соответствии с указаниями Губернатора по поступившим на его имя обращениям. К информации прилагаются подлинники поручений и подлинники соответствующих документов.

5.9. После представления информации на имя Губернатора об исполнении его поручения допускается направление дополнительной информации за подписью руководителя аппарата Губернатора или начальника департамента делопроизводства.

5.10. Информации о выполнении постановлений, распоряжений и поручений Губернатора, Правительства до их представления Губернатору анализируются и обобщаются в аппарате Губернатора и отделе контроля.

Информации, отвечающие требованиям, необходимым для снятия поручений с контроля или продления сроков их исполнения, направляются через отдел контроля в аппарат Губернатора для подготовки доклада Губернатору.

Информации, не отвечающие установленным требованиям, возвращаются аппаратом Губернатора или отделом контроля исполнителям для доработки и повторного представления.

Если исполнение поручения завершилось изданием постановления или распоряжения Губернатора, Правительства, то для снятия поручения с контроля допускается представление информации за подписью руководителя структурного подразделения о выполнении поручения указанным способом.

5.11. Департамент делопроизводства ежеквартально информирует руководство Правительства о состоянии контроля в структурных подразделениях.

5.12. Работу по исполнению поручений вице-губернаторов структурные подразделения осуществляют в соответствии с их функциями и требованиями к организации контроля, изложенными в настоящем разделе Инструкции.

Контроль исполнения поручений первых вице-губернаторов и вице-губернаторов осуществляют их аппараты.

Раздел 6. Прием, учет, регистрация и распределение
поступающих в Правительство документов

6.1. Документы, поступающие в Правительство на имя Губернатора, вице-губернаторов и Правительства, принимаются, учитываются и регистрируются в канцелярии.

6.2. Поступившие в Правительство копии законодательных актов, постановлений палат Федерального Собрания Российской Федерации, постановлений Конституционного Суда Российской Федерации, указов и распоряжений Президента Российской Федерации, постановлений и распоряжений Правительства Российской Федерации учитываются, регистрируются, систематизируются и хранятся в юридическом комитете.

Юридический комитет обеспечивает подготовку проектов резолюций Губернатора, контроль исполнения указанных документов.

6.3. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан осуществляются отделом обращений и заявлений граждан.

6.4. Структурные подразделения регистрируют адресованные непосредственно им документы самостоятельно.

6.5. Телефонограммы в адрес Губернатора, вице-губернаторов, руководителей структурных подразделений принимаются работниками их аппаратов.

6.6. Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается для перевода в комитет по международным связям, затем вместе с текстом перевода направляется по назначению.

6.7. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другие документы - по определению департамента делопроизводства. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в Правительство, приведен в приложении 2 к Инструкции.

6.8. При вскрытии конвертов с документами работником канцелярии проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним; сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. В правом верхнем углу входящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (по форме согласно приложению 3 к Инструкции) в трех экземплярах, один из которых остается в канцелярии, другой приобщается к поступившему документу, третий посылается отправителю.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается надпись или ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".

Конверты от вложенных в них документов не уничтожаются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения документов.

На пакетах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления и учетный номер, пакеты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.

6.9. В канцелярии документ, поступивший до 15 часов, регистрируется в автоматизированной системе "Канцелярия" в день поступления, поступивший после 15 часов регистрируется датой следующего дня путем заполнения электронной регистрационной карточки.

Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы "Канцелярия" не менее трех лет.

6.10. Канцелярия направляет поступившие документы адресатам по назначению.

Документы, адресованные Губернатору, при необходимости предварительной проработки, подготовки информации и предложений направляются по поручению (указанию) начальника департамента делопроизводства вице-губернаторам или в подразделения.

Информации об исполнении или ходе выполнения постановлений, распоряжений и поручений Губернатора, Правительства направляются в отдел контроля исполнения распорядительных документов.

Документы, адресованные вице-губернаторам, структурным подразделениям, направляются в их аппараты.

6.11. В подразделения документы передаются в день их регистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" (далее - срочные документы) передаются немедленно.

Зарегистрированные документы передаются в подразделения под роспись (с указанием даты и времени передачи документа, фамилии работника, принявшего документ).

Документы, поступившие в адрес подразделений, передаются канцелярией в соответствующие подразделения.

Документы, подготовленные в структурном подразделении и используемые внутри этого подразделения, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) службой делопроизводства в соответствующем журнале, карточке.

Переписка по вопросам текущей деятельности между подразделениями аппарата управления органами исполнительной власти ведется без регистрации документов в канцелярии.

Документы подразделений аппарата управления органами исполнительной власти, адресованные Губернатору (за исключением документов, указанных в приложении 2 к Инструкции) подлежат регистрации в канцелярии.

6.12. Зарегистрированные в канцелярии документы передаются из одного подразделения в другое только через канцелярию с переадресацией в автоматизированной системе "Канцелярия".

Передача документов внутри структурного подразделения осуществляется через ответственного за делопроизводство с отметкой в карточке установленной формы.

6.13. При работе с документами, поступившими в структурное подразделение и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.

6.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни работник подразделения с разрешения своего непосредственного руководителя передает другому работнику через службу делопроизводства (ответственного за делопроизводство) находящиеся у него на исполнении документы. При увольнении все числящиеся за исполнителем документы сдаются в службу делопроизводства.

6.15. Поступившие документы докладываются работником службы делопроизводства руководителю подразделения и согласно его резолюциям передаются работникам на исполнение. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя, дату.

6.16. Состояние работы с документами в структурном подразделении (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работником службы делопроизводства подразделения.

Служба делопроизводства подразделения ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении у работников, с данными, занесенными в базу данных "Канцелярия", представляет руководителю подразделения справку о прохождении и исполнении документов.

Раздел 7. Подготовка и оформление документов в подразделениях.
Отправка документов. Оформление поручений

Основные требования к подготовке и оформлению документов

7.1. При подготовке и оформлении документов работники подразделений руководствуются следующими основными требованиями:

документы печатаются, как правило, на бланках установленной формы;

письма, адресованные Президенту Российской Федерации, Председателю Правительства Российской Федерации, руководителям федеральных органов государственной власти по вопросам, входящим в компетенцию Губернатора, оформляются на бланках Губернатора или Правительства за подписью Губернатора;

письма за подписью вице-губернаторов по вопросам, входящим в их компетенцию, оформляются на бланках вице-губернаторов или Правительства;

письма руководителей структурных подразделений и их заместителей по вопросам, входящим в компетенцию подразделений, оформляются на бланках подразделений, соответствующих положениям об этих подразделениях;

при переписке между подразделениями аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области бланки не используются;

к документу объемом более одной страницы составляется заголовок, в краткой форме раскрывающий его основное содержание;

содержание документа должно быть кратким, аргументированным, обеспечивать точное и однозначное восприятие содержащейся в нем информации;

фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой или оборотной стороне последнего листа в левом нижнем углу документа;

исходящие письма отправляются с подписью. Копия исходящего документа, завизированная исполнителем (при необходимости с указателем рассылки), помещается в дело в соответствии с номенклатурой дел;

в письмах-ответах указываются номер и дата документа, на который дается ответ, дата и номер письма выносятся в заголовок его первого листа;

документы подписываются должностными лицами в соответствии с предоставленными им полномочиями. При подписании документа указывается должность (полное наименование, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное - на документе, оформленном на бланке) и приводится расшифровка подписи лица, подписывающего документ. Инициалы имени и отчества (или инициал имени) ставятся перед фамилией;

подписание документа, на котором обозначена подпись одного должностного лица, другим должностным лицом (с предлогом "за" или косой чертой перед наименованием должности подписывающего) не допускается;

представляемые на подпись документы должны быть завизированы исполнителями и другими должностными лицами, ответственными за подготовку документов. Виза включает в себя личную подпись (с расшифровкой) и дату, а при необходимости - наименование должности визирующего. Виза проставляется на лицевой стороне последнего листа документа на нижнем его поле: на первом экземпляре (подлиннике) распорядительных и других внутренних документов, приложения к документу, на копии отправляемого документа (кроме телеграммы);

датой документа является дата его подписания, утверждения или составления, проставляемая словесно-цифровым способом (например: 12 мая 1997 года) либо цифровым способом, то есть тремя парами арабских цифр, разделенными точками, в последовательности: число, месяц, год (например: 15.04.97). Словесно-цифровой способ применяется в текстах документов, при датировании правовых актов, финансовых и других служебных документов; цифровой способ датирования используется при написании резолюций, визировании, проставлении отметок об исполнении документов и в иных случаях;

при направлении документа руководителю подразделения или организации их наименование входит в состав наименования должности адресата (все реквизиты адресата пишут в дательном падеже); при направлении документа в подразделение или в организацию их наименование пишут в именительном падеже, а должность и фамилию адресата - в дательном; при адресовании документа в несколько однородных структурных подразделений или организаций их наименования указываются обобщенно, например: "Руководителям структурных подразделений Правительства"; "Исполнительным органам муниципальных образований";

адресат указывается в правом верхнем поле документа;

полный почтовый адрес указывается в случае направления документа разовому корреспонденту;

почтовый адрес располагается после фамилии адресата;

в ответах на письма граждан сначала указывается почтовый адрес, а затем фамилия и инициалы имени и отчества адресата;

в адресной части письма, телеграммы может быть указано не более четырех адресатов, при этом каждый экземпляр документа должен быть оформлен и подписан, а адресат, которому направляется конкретный экземпляр, подчеркивается. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется указатель рассылки, который подписывается исполнителем, и на каждом экземпляре документа указывается только один адресат;

если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них после текста до подписи дается по форме: "Приложение: упомянутые документы на... л. в... экз.". Приложения, не названные в тексте, перечисляются с указанием наименования, количества листов и экземпляров каждого. Если приложения сброшюрованы, то количество листов в них можно не указывать;

на документах, подлежащих утверждению, гриф утверждения проставляется в правом верхнем углу первого листа документа. Если документ утверждается должностным лицом, то гриф утверждения состоит из следующих элементов: слова "УТВЕРЖДАЮ", наименования должности, подписи, инициала имени и фамилии лица, утвердившего документ, даты утверждения. Если документ утверждается распорядительным актом, то гриф утверждения включает слово "УТВЕРЖДЕН" в соответствующем роде и числе, наименование распорядительного документа, его дату и номер;

отправляемому документу присваивается регистрационный номер, который состоит из индекса структурного подразделения и порядкового номера документа подразделения. Исходящий номер может быть дополнен индексом дела по номенклатуре дел;

регистрационные номера письмам и телеграммам, подписанным Губернатором, вице-губернаторами, присваиваются в канцелярии;

регистрационные номера письмам и телеграммам, подписанным руководителями (заместителями руководителей) подразделений аппарата управления органами исполнительной власти, присваиваются в канцелярии, после чего копия документа вместе с экземпляром регистрационной карточки возвращается в подразделение и помещается в соответствующее дело согласно номенклатуре дел.

7.2. Служебные письма зарубежным адресатам (в том числе посольствам и представительствам иностранных государств) оформляются на бланках или на стандартных листах бумаги.

На бланке в правом верхнем углу первого листа письма указываются адрес зарубежного корреспондента, напечатанный латинским шрифтом и включающий фамилию (имя и фамилию) адресата, наименование организации (фирмы), должность адресата, название города и страны.

Если письмо оформляется не на бланке, то в правом верхнем углу его первого листа указываются наименование города, дата отправления (словесно-цифровым способом) и регистрационный номер, а в левом нижнем углу этого же листа - адрес зарубежного корреспондента с инициалом имени, фамилией и наименованием официальной должности. Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона на подлиннике письма не указываются, но проставляются на копии письма, остающейся в деле.

Проект письма зарубежному адресату подлежит согласованию с комитетом по международным связям.

7.3. Телеграммы за подписью должностных лиц оформляются в следующем порядке:

текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается ее содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк); печатается без переноса слов, абзацев, исправлений и не должен превышать двух машинописных страниц;

подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой, где указываются должность и фамилия лица, подписавшего телеграмму (без инициалов имени и отчества);

для отправки передаются три экземпляра телеграммы.

Отправка документов

7.4. Исходящие документы передаются в канцелярию для обработки и отправки адресатам.

На отправку передаются подлинник отправляемого документа и подписанный исполнителем указатель рассылки (при направлении документа более четырем адресатам). При этом в канцелярию дополнительно передается необходимое количество оформленных для отправки адресатам копий документа в соответствии с указателем рассылки. Для отправки телеграммы представляются оформленный ее подлинник и две копии, два экземпляра указателя рассылки, подписанные исполнителем.

Экземпляр документа (письма, телеграммы) с проставленным исходящим номером и датой отправки возвращается в соответствующее подразделение аппарата.

Документы отправляются адресатам в зависимости от срочности их доставки. Степень срочности доставки документа определяется руководителем подразделения.

Документы, направляемые по домашним адресам, отправляются через почтовое отделение связи.

Неправильно оформленные для отправки документы возвращаются исполнителям на доработку. Документы неслужебного характера к отправке не принимаются.

Служебные документы подразделений аппарата управления органами исполнительной власти, направляемые по всем видам связи, отправляются только через канцелярию и за номерами, присвоенными им канцелярией.

Раздел 8. Рассмотрение обращений членов Совета Федерации,
депутатов Государственной Думы Федерального Собрания
Российской Федерации и депутатов Законодательного собрания
Ленинградской области

8.1. В настоящем разделе Инструкции определены особенности работы с обращениями членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы Федерального Собрания Российской Федерации и депутатов Законодательного собрания Ленинградской области (далее - обращения депутатов) к Губернатору, Правительству Ленинградской области.

8.2. В качестве обращения депутата (депутатов) рассматривается письмо, написанное на бланке члена Совета Федерации, депутата (фракции, депутатской группы) Государственной Думы и депутата Законодательного собрания с соответствующей подписью (подписями).

8.3. Обращения депутатов регистрируются в канцелярии.

Обращения депутатов, к которым приложены письма граждан, регистрируются в отделе обращений и заявлений граждан.

8.4. Поступившие в департамент делопроизводства обращения депутатов направляются:

адресованные Губернатору - в аппарат Губернатора;

адресованные вице-губернаторам - в их аппараты;

адресованные подразделениям - в соответствующие подразделения.

8.5. Подразделения обеспечивают рассмотрение обращений депутатов и в случае подготовки по ним проектов поручений или других предложений направляют их в установленном порядке Губернатору.

8.6. Направление исполнителям поручений, данных по обращениям депутатов, контроль исполнения этих поручений осуществляются в соответствии с требованиями настоящей Инструкции.

8.7. Обращения депутатов по вопросам, связанным с их депутатской деятельностью, должны рассматриваться исполнителями безотлагательно.

В случае необходимости проведения в связи с обращением депутата дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом депутату в десятидневный срок со дня получения его обращения.

8.8. Обращения депутатов, адресованные непосредственно в структурные подразделения, и документы по их рассмотрению формируются в этих подразделениях в дела в соответствии с номенклатурой дел.

Раздел 9. Рассмотрение обращений граждан

9.1. В аппарате управления органами исполнительной власти организация централизованного учета и обеспечение своевременного рассмотрения письменных и устных обращений граждан осуществляется отделом обращений и заявлений граждан.

9.2. Письма (телеграммы) граждан, поступившие на имя Губернатора, в адрес Правительства, регистрируются в отделе обращений и заявлений граждан департамента делопроизводства в автоматизированной системе "Указ".

Письма граждан, поступившие с сопроводительными письмами из палат Федерального Собрания Российской Федерации, пересланные из вышестоящих государственных органов регистрируются в отделе обращений и заявлений граждан.

9.3. В отделе обращений и заявлений граждан на лицевой стороне первого листа в правом верхнем углу письма (телеграммы) проставляется регистрационный штамп.

9.4. Письма (телеграммы) граждан, подлежащие рассмотрению в структурных подразделениях, направляются в эти подразделения с распечатками электронных учетных карточек, содержащих краткую аннотацию на письмо (телеграмму), а также другую информацию, необходимую для работы с письмом (телеграммой).

Письма (телеграммы), направляемые для доклада Губернатору, передаются в аппарат Губернатора.

В структурных подразделениях письма (телеграммы) граждан учитываются в учетно-контрольных карточках или журналах.

Переадресовка писем (телеграмм) граждан из одного подразделения в другое осуществляется через отдел обращений и заявлений граждан или с его уведомлением.

9.5. Письма (телеграммы) граждан рассматриваются в подразделениях в срок до одного месяца со дня их регистрации в отделе обращений и заявлений граждан. В отдельных случаях срок рассмотрения письма (телеграммы) может быть продлен должностным лицом, давшим поручение, но не более чем на один месяц, о чем исполнитель уведомляет автора.

9.6. Если подразделение сочтет необходимым направить письмо (телеграмму) гражданина на рассмотрение в орган исполнительной власти либо муниципальное образование, то оно отправляется с сопроводительным письмом за подписью руководителя подразделения или его заместителя. В сопроводительном письме обязательно оговаривается порядок ответа заявителю, а при необходимости - и Правительству. В таком случае в правом верхнем углу первого листа письма ставятся штампы "Контроль" и "Письмо подлежит возврату в Правительство Ленинградской области".

Если рассмотрение письма закончено непосредственно в подразделении (то есть по нему не дано поручение руководства и не принято иное решение), автор извещается об этом, как правило, в письменной, а в отдельных случаях - в устной форме, о чем исполнителем делается запись в правом нижнем углу первого листа письма с указанием даты разговора с заявителем.

9.7. Письма граждан считаются разрешенными, если рассмотрены все поставленные в них вопросы и даны ответы заявителям.

Копии всех документов, связанных с рассмотрением писем граждан, направляются в отдел обращений и заявлений граждан для корректировки базы данных автоматизированной системы.

Законченные делопроизводством письма граждан в структурных подразделениях формируются в дела в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

9.8. Контроль за своевременным, объективным и полным рассмотрением писем граждан, направленных в структурные подразделения, осуществляют руководители этих подразделений.

9.9. Справочную работу по законченным делопроизводством письмам граждан ведет отдел обращений и заявлений граждан.

9.10. Прием посетителей в приемной Правительства организуется работниками отдела обращений и заявлений граждан ежедневно, кроме выходных дней. Учет посетителей и высказанных ими предложений, просьб и жалоб ведется на карточках установленной формы.

Переданные на приеме посетителями письменные заявления учитываются и рассматриваются как письма граждан.

9.11. Отдел обращений и заявлений граждан ведет анализ и обобщение поступающих писем, систематически готовит на имя Губернатора справки о количестве и характере поступивших и рассмотренных письменных и устных обращений граждан.

Раздел 10. Изготовление и использование
бланков документов, печатей и штампов

Изготовление и использование бланков документов

10.1. Бланки документов, применяемые в органах управления исполнительной власти, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

10.2. Бланки постановлений, распоряжений, писем Губернатора, Правительства являются бланками строгой отчетности и подлежат учету соответственно в протокольном секторе и канцелярии.

Бланки Губернатора, Правительства используются при подготовке проектов документов в аппарате управления органами исполнительной власти.

В отдельных случаях бланки писем Губернатора могут выдаваться областным органам исполнительной власти для оперативной подготовки проектов документов, но только по указанию (разрешению) руководителя аппарата Губернатора или начальника департамента делопроизводства.

В журнале учета указываются фамилия должностного лица, давшего разрешение, наименование органа и фамилия его представителя, получившего бланки, а также номера выданных бланков.

10.3. Введение в обращение новых бланков для подразделений аппарата управления органами исполнительной власти осуществляется по согласованию с департаментом делопроизводства на основании предложений подразделений, включающих образцы (макеты) бланков.

Не разрешается изготовление бланков организационно-распорядительных документов на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

10.4. Департамент делопроизводства:

получает от подразделений аппарата управления органами исполнительной власти заявки на изготовление бланков организационно-распорядительных документов, а также образцы (макеты) бланков;

оформляет заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции;

осуществляет хранение и учет выдачи изготовленных бланков документов;

обеспечивает контроль правильности использования бланков документов.

10.5. Управление делами при изготовлении бланков постановлений, распоряжений и писем Губернатора обеспечивает их максимальную защищенность от подделки.

Управление делами обеспечивает изготовление в типографиях:

бланков организационно-распорядительных документов и другой печатно-бланочной продукции - по заказам комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления;

печатной продукции для всех подразделений аппарата управления органами исполнительной власти, используемой при оформлении и передаче документов на хранение в архив, - по заказам архива.

Руководители подразделений несут ответственность за обеспечение сохранности бланков документов и правильность их использования.

Изготовление и использование печатей и штампов

10.6. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в структурных подразделениях используются гербовые и другие печати.

Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

10.7. Печать Правительства Ленинградской области с изображением Государственного герба Российской Федерации (гербовая печать) и факсимиле подписи Губернатора хранятся у руководителя аппарата Губернатора.

Гербовые печати проставляются на командировочных удостоверениях, на платежных поручениях, других финансовых документах на получение денежных средств и в иных установленных случаях.

Гербовые печати проставляются в департаменте государственной службы и кадров комитета по вопросам государственной службы и местного самоуправления на удостоверениях должностных лиц.

10.8. В Правительстве Ленинградской области печать с изображением Государственного герба Российской Федерации и со своим наименованием (гербовая печать) могут иметь подразделения, являющиеся юридическими лицами.

10.9. На копиях областных законов, постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (негербовая) печать протокольного сектора.

Печать управления делами применяется при оформлении гарантийных писем и других финансовых документов.

При отправке документов на пакетах проставляется специальная печать "Для пакетов", на телеграммах - печать "Канцелярия".

10.10. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

10.11. Изготовление гербовых и других печатей для подразделений аппарата управления органами исполнительной власти производится по их письменным заявкам управлением делами.

К представляемому письму руководителя подразделения по этому вопросу прилагается образец печати, согласованный с юридическим комитетом, образцы штампов.

10.12. Заявки подразделений аппарата управления на изготовление печатей и штампов направляются в департамент делопроизводства, который передает их в управление делами для размещения и исполнения заказов.

10.13. Изготовленные печати и штампы учитываются в департаменте делопроизводства в специальном журнале. Печати выдаются под расписку руководителям подразделений, штампы - работникам службы делопроизводства.

В структурных подразделениях печати и штампы должны учитываться в специальном журнале, выдаваться работникам под расписку, храниться в металлических шкафах или сейфах.

Журналы учета печатей и штампов изготавливаются и выдаются подразделениям департаментом делопроизводства, на них проставляется пометка "Для служебного пользования", листы журналов нумеруются, прошиваются и опечатываются.

10.14. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов в подразделениях аппарата управления осуществляет департамент делопроизводства. Департамент делопроизводства незамедлительно ставится в известность в случае утери печати, штампа.

10.15. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы возвращаются в департамент делопроизводства и уничтожаются по акту. В журналах учета подразделения и департамента делопроизводства проставляются соответствующие отметки.

10.16. Ответственность и контроль за порядком использования и хранения печатей и штампов в структурных подразделениях возлагаются на руководителей подразделений.

При смене руководителя подразделения печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета подразделения и департамента делопроизводства.

Раздел 11. Техническое обеспечение работы с документами
Печатание документов

11.1. Печатание документов в аппарате управления органами исполнительной власти осуществляется в бюро подготовки документов, а также (до трех печатных страниц) непосредственно в подразделениях аппарата с использованием программно-технических средств, компьютерной и машинописной техники при соблюдении требований настоящей Инструкции и Правил оформления документов в подразделениях аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области.

(Указанные правила разрабатываются департаментом делопроизводства на основании действующих стандартов).

11.2. В бюро подготовки документов печатаются только служебные документы на русском языке. Печатание под диктовку не производится.

В первоочередном порядке печатаются проекты постановлений и распоряжений Губернатора и Правительства, законопроекты, документы аппарата Губернатора, документы к мероприятиям с участием Губернатора, а также другие документы, связанные с обеспечением деятельности Губернатора.

Срочные документы печатаются в очередности, определяемой заведующим протокольным сектором по согласованию с исполнителями, передавшими материал для печатания.

Передаваемые для печатания рукописи, равно как и вставки, сноски, поправки, должны быть написаны разборчиво, с соблюдением правил орфографии и пунктуации, на одной стороне листа, с использованием контрастных красителей. Не принимаются для печатания небрежно и неразборчиво написанные черновики с использованием других красителей, кроме указанных, или правленные карандашом.

При подготовке материалов к печатанию особое внимание следует обращать на четкое и разборчивое написание фамилий, специальных терминов, наименований ведомств и организаций, иностранных слов и географических названий. Применяются только общепринятые сокращения слов.

Перенос проектов нормативно-распорядительных актов на бланки производится только в бюро подготовки документов. Проекты, подготовленные с использованием ПЭВМ в подразделениях передаются для переноса на бланки вместе с магнитной записью соответствующих файлов.

Заказ на печатание документов оформляется на бланке установленной формы (приложение 4 к Инструкции) и подписывается исполнителем.

11.3. Печатание в бюро подготовки документов производится на бланках установленной формы или на бумаге стандартных размеров. Документ печатается, как правило, в одном экземпляре.

Корректорские работы специалистами, печатавшими документы, не производятся.

Вторая и последующие страницы документа должны быть пронумерованы. Номер проставляется посередине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова "страница" или "стр." и знаков препинания.

На последней странице отпечатанного документа в левом нижнем углу проставляются символы, содержащие номер документа, наименование файла, дату печатания, инициалы имени и фамилии специалиста, печатавшего документ.

Фамилия исполнителя и номер его служебного телефона проставляются на лицевой стороне последнего листа документа внизу слева.

11.4. В бюро подготовки документов сданные для печатания материалы и объемы выполненной работы учитываются в журнале.

Использованные при печатании документов бланки, имеющие номера, учитываются в специальном журнале, в котором указываются номер бланка, фамилия исполнителя, дата печатания.

11.5. В случае необходимости печатания срочного документа во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) подает заявку на имя начальника департамента делопроизводства.

Копирование (тиражирование) документов

11.6. Копировально-множительные работы в аппарате управления органами исполнительной власти осуществляются в бюро копировально-множительных работ. Копирование (тиражирование) небольших объемов документов может производиться непосредственно в подразделениях, имеющих множительную технику.

11.7. На копирование в бюро копировально-множительных работ сдаются только служебные документы вместе с заказом на бланке установленной формы (приложение 5 к Инструкции), подписанным руководителем подразделения.

При объемах тиражирования материалов для подразделений свыше 20 страниц и 20 экземпляров производится согласование заказа с начальником департамента делопроизводства.

Размножение бланков, используемых в Правительстве, не разрешается.

К тиражированию не принимаются книги, брошюры, журналы, другие периодические издания.

Документы передаются на копирование в несброшюрованном виде, четко напечатанными. На размножение сдаются, как правило, первые экземпляры (подлинники) документов. Заказы выполняются в порядке очередности их поступления.

В приоритетном порядке тиражируются материалы к заседаниям Правительства, Законодательного собрания, рассылочные экземпляры законов, постановлений, распоряжений, поручений Губернатора, документы аппарата Губернатора.

Тираж изготовленных копий должен соответствовать заказу и выдаваться исполнителю вместе с подлинником документа. О выполнении работы делается соответствующая отметка на бланке заказа.

11.8. В бюро копировально-множительных работ учет выполненных работ по копированию документов ведется на основании заказов в журналах установленной формы.

11.9. Порядок использования имеющейся множительной техники в структурных подразделениях устанавливается их руководителями с учетом требований, изложенных в пунктах 11.6 и 11.7 настоящей Инструкции.

11.10. В случае необходимости копирования документов во внерабочее время исполнитель заблаговременно (не менее чем за два часа до окончания рабочего дня) подает письменную заявку на имя начальника департамента делопроизводства.

Стенографирование

11.11. Стенографическую запись мероприятий, проводимых в Правительстве, обеспечивает специализированное предприятие по письменным заявкам структурных подразделений в департамент делопроизводства и согласованию с управлением делами.

Звукозапись мероприятий

11.12. Звукозапись мероприятий, проводимых в Правительстве, осуществляется специалистами комитета по информатизации и системам телекоммуникаций по заявкам руководителей структурных подразделений.

11.13. Учет, техническую обработку и хранение фонодокументов обеспечивает комитет по информатизации и системам телекоммуникаций.

11.14. Магнитные носители документов и справочные материалы, необходимые для расшифровки и печатания записи мероприятия, представляются в департамент делопроизводства с сопроводительным письмом руководителя подразделения или его заместителя, в котором должны быть указаны фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

Прием и оперативная передача текстов служебных
документов по официальным каналам факсимильной связи

11.15. Факсимильные аппараты (телефаксы), имеющие официальные номера Правительства, установлены в канцелярии.

Документ, принятый по факсимильной связи, не имеет юридической силы.

11.16. При передаче и приеме текстов служебных документов по указанным телефаксам необходимо руководствоваться следующими требованиями:

объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на писчей бумаге формата А4 (210 х 297) черным цветом, не должен превышать 5 листов;

документ для передачи по каналу факсимильной связи сдается с заявкой установленного образца (приложение 6 к Инструкции), подписанной руководителем подразделения. Заявки хранятся в течение одного года;

ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подготовившим факсограмму;

запрещается передавать тексты документов с пометкой "Для служебного пользования";

подлежащий передаче по телефаксу документ учитывается в журнале установленной формы (приложение 7 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа. Подлинники документов после передачи возвращаются исполнителям с отметкой о времени отправки;

поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы (приложение 8 к Инструкции) без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

факсограммы на иностранных языках передаются адресату без перевода.

11.17. Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в структурных подразделениях, осуществляется их руководителями.

Раздел 12. Формирование дел, передача их в архив,
использование архивных документов

Порядок составления и утверждения номенклатуры дел

12.1. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых в структурных подразделениях, с указанием сроков хранения дел.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, определения сроков их хранения и является основой для составления описей дел постоянного и временного (пять лет и более) хранения.

В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы подразделения, в том числе справочные и контрольные картотеки, личные дела, журналы учета документов.

12.2. При составлении номенклатуры дел следует руководствоваться положениями о структурных подразделениях, их штатным расписанием, планами и отчетами о работе.

12.3. Номенклатура дел подразделения аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области на следующий календарный год (приложение 9 к Инструкции) разрабатывается до 1 ноября текущего года службой делопроизводства (ответственным за делопроизводство), согласовывается с архивом, подписывается руководителем подразделения и представляется в департамент делопроизводства.

Вновь созданное структурное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения, согласовывает ее с архивом и представляет в департамент делопроизводства.

12.4. Сводная номенклатура дел аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области (приложение 10 к Инструкции) составляется на основании номенклатуры дел подразделений аппарата департаментом делопроизводства, подписывается его начальником, заведующим архивом, согласовывается с архивным управлением Санкт-Петербурга и Ленинградской области и утверждается Губернатором.

Названиями разделов сводной номенклатуры дел являются наименования структурных подразделений; разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой и штатным расписанием аппарата управления органами исполнительной власти Ленинградской области.

После утверждения сводной номенклатуры дел подразделения получают выписки соответствующих ее разделов для использования в работе.

В течение года департаментом делопроизводства по согласованию с архивным управлением в утвержденную сводную номенклатуру дел могут вноситься изменения и дополнения.

Сводная номенклатура дел в конце каждого года уточняется, утверждается и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

12.5. Графы сводной номенклатуры дел, номенклатуры дел подразделения заполняются следующим образом.

В графе "Индекс структурного подразделения" проставляется утвержденный индекс структурного подразделения, состоящий из цифрового обозначения подразделения.

В графе "Индекс дела" проставляется индекс дела, состоящий из индекса подразделения и цифрового обозначения дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений (отделов или секторов), в том числе если номенклатура дел подразделения построена по структурному принципу.

В графу "Заголовок дела" включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

Заголовок дела должен в краткой, обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела. Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов, сложных синтаксических оборотов, сокращенных слов и наименований организаций. Если заголовок включает в себя термин "документы", то в скобках дается расшифровка: планы, отчеты, записки и т.д.

Заголовки дел могут уточняться в процессе их формирования и оформления.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами: наименование организации, которой адресованы или от которой получены документы (адресат или корреспондент документа); наименование территории, с которой связано содержание документов дела; даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела; указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии), а при необходимости и другими документами.

В графе "Срок хранения" указывается срок хранения дела.

На дела временного срока хранения, в которых могут находиться документы, имеющие научную, историческую и практическую значимость, проставляются временный срок хранения и пометка "ЭК" (экспертная комиссия).

В графе "Приложение" приводятся дополнительные сведения к делам (о формировании дел, особенностях их заведения и индексирования, месте хранения), которые отражают специфику организации делопроизводства в подразделении.

Оформление документов, законченных делопроизводством

12.7. Законченные делопроизводством документы в 15-дневный срок должны быть оформлены в соответствии с требованиями настоящей Инструкции и списаны исполнителем "в дело" с расшифровкой своей подписи, отметкой о решении вопроса, указанием даты списания. В электронную карточку документа вносится отметка "в дело" о списании документа.

Неисполненные и неправильно оформленные документы возвращаются исполнителю.

12.8. Документы формируются в дела работником подразделения в соответствии с утвержденной номенклатурой дел.

При формировании дел соблюдаются следующие основные правила:

в дело помещаются только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел в номенклатуре;

все документы, относящиеся к решению одного вопроса, формируются в одно дело;

в дело группируются документы одного календарного года, за исключением переходящих дел;

документы постоянного и временного сроков хранения формируются в дела раздельно.

Дело не должно превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов (частей) индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением "т.1", "т.2" и т.д.

Экспертиза ценности документов

12.9. Экспертиза ценности документов проводится для установления научной, исторической и практической значимости документов с целью отбора их на хранение и установления сроков хранения.

Экспертиза ценности документов в подразделении проводится при составлении номенклатуры дел, формировании дел и проверке правильности включения документов в дела, при подготовке дел к передаче на хранение в архив. Экспертиза проводится постоянно действующей экспертной комиссией (далее - ЭК).

12.10. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор документов постоянного и временного сроков хранения для передачи в архив; отбор документов с временными сроками хранения и "до минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в подразделении; выделение к уничтожению документов и дел за прошлые годы, сроки хранения которых истекли.

При этом одновременно уточняются действующая номенклатура дел, сроки хранения дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел; проверяется соблюдение правил оформления документов и формирования дел.

12.11. Отбор документов для постоянного хранения проводится путем полистного просмотра дел. Из дел постоянного срока хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, варианты, неоформленные копии документов, факсограммы, документы, подлежащие возврату, и документы с временными сроками хранения.

Черновики, копии, варианты документов могут включаться в дело только в случае отсутствия подлинника документа, имеющего практическое, информационное и научное значение. Это относится прежде всего к документам, подписанным или правленным Губернатором Ленинградской области.

С факсограмм, при необходимости включения их в дело, снимается ксерокопия, которая подшивается в дело. На ксерокопии ставится отметка об уничтожении факсограммы.

Дела с отметкой "ЭК" также подвергаются полистному просмотру с целью определения документов, подлежащих постоянному хранению. Дела с отметкой "ЭК", содержащие документы постоянного срока хранения, подлежат переформированию. Выделенные из их состава документы постоянного срока хранения присоединяются к однородным делам или оформляются в самостоятельные дела.

12.12. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного и временного сроков хранения, а также акты о выделении документов (дел) к уничтожению (приложение 11 к Инструкции).

12.13. Документы, не подлежащие сдаче в архив, и дела трехлетнего и годичного сроков хранения уничтожаются в подразделении по акту (приложение 11 к Инструкции), который утверждается руководителем подразделения и хранится постоянно.

12.14. Подшивка дел производится только после проведения экспертизы ценности документов.

Систематизация документов внутри дела

12.15. В дело подшиваются все документы по конкретному вопросу вместе с приложениями, указанными в тексте документа. При отсутствии приложений, указанных в тексте документа, исполнитель обязан сделать запись на документе об их местонахождении.

12.16. Документы внутри дела располагаются по хронологии.

Нормативные и организационно-распорядительные документы и приложения к ним группируются в дела по видам актов и хронологии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если же они утверждены как самостоятельные документы, то группируются в самостоятельные дела.

Протоколы в деле располагаются по хронологии по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Дела переписки группируются, как правило, за период календарного года и систематизируются по хронологии; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

12.17. В делах, находящихся в делопроизводстве, документы текущего года располагаются по хронологии снизу вверх по мере поступления. При подготовке к сдаче в архив дела с документами постоянного и временного сроков хранения переформировываются в обратном порядке: документ, поступивший в календарном году последним, должен быть внизу дела, а первый документ календарного года - вверху дела, первым.

12.18. Все документы по одному вопросу, поступившие и рассмотренные в течение календарного года, группируются вместе в один раздел переписки. При возобновлении переписки по истечении года подшивка документов производится в дело переписки текущего года с обязательными взаимными ссылками.

12.19. При перешивке документов из одного дела в другое на прокладке указывается, куда перешит документ.

12.20. Если в деле имеются обращения нескольких организаций, поступившие в разные сроки и исполненные одним решением, то они группируются сначала по корреспондентскому признаку, а внутри этой группы - по хронологическому.

12.21. Если в переписке или в документах, послуживших основанием к выпуску решения Губернатора, Правительства, имеются секретные документы, то все документы по данному вопросу передаются в особую часть.

Оформление дел и нумерация листов

12.22. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного хранения. Полное оформление дела предусматривает: подшивку или переплет; нумерацию листов; составление заверительной надписи по образцу заверительного листа дела (приложение 12 к Инструкции); составление внутренней описи документов дела (приложение 13 к Инструкции); оформление реквизитов обложки.

Дела временного срока хранения не подшиваются, документы в них хранятся в скоросшивателях, внутренняя опись не составляется.

12.23. Обложка дела оформляется по установленной форме (приложение 14 к Инструкции). На обложке дела помещаются следующие реквизиты: название фондообразователя (аппарат управления органами исполнительной власти Ленинградской области), наименование структурного подразделения, индекс дела, заголовок, крайние даты помещенных в дело документов, количество листов в деле, срок хранения документов, фамилия работника, сформировавшего дело.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного срока хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения.

На корешке дела указываются индекс дела по номенклатуре, год и срок хранения.

12.24. При написании заголовка дела за основу берется формулировка, данная в номенклатуре дел.

12.25. Даты на обложке должны соответствовать году заведения и окончания дела. Крайними датами дела являются: начальная дата дела - это дата самого раннего документа в нем и конечная дата - дата самого позднего документа в деле. При этом учитываются даты входящих и исходящих документов (в случае их отсутствия - даты регистрации документов), справок подразделения.

При выведении крайних дат не учитываются даты списания документов в дело и дела в архив, резолюций, отметок исполнителя и даты, проставленные датером (за исключением случаев, когда на документах не имеется других дат, кроме перечисленных).

При написании крайних дат на обложках дел постоянного хранения число и год проставляются арабскими цифрами, а название месяца пишется прописью без сокращения. На обложках дел временного срока хранения указывается только год.

На обложках дел, состоящих из нескольких томов (частей), проставляются крайние даты каждого тома (части).

12.26. Надпись на обложке дела производится черными светостойкими чернилами или тушью.

12.27. По окончании календарного года в надписи на обложках дел постоянного и временного сроков хранения вносятся уточнения: при несоответствии заголовка дела на обложке содержанию подшитых документов в заголовок дела вносятся изменения и дополнения.

12.28. Листы в деле нумеруются простым карандашом сверху вниз, цифры проставляются в правом верхнем углу листа. Нумерация цветными карандашами и чернилами не допускается.

Лист большого формата, подшитый за один край, нумеруется, как один лист в правом верхнем углу; лист, сложенный и подшитый за середину, нумеруется как два листа. Документы с собственной нумерацией листов, в том числе печатные издания, нумеруются в общем порядке.

Подшитые в дело конверты с вложениями нумеруются: сначала конверт, а затем - очередным номером каждое вложение в конверте. Фотографии и другие иллюстративные материалы нумеруются на оборотной стороне в левом верхнем углу.

Приложение к делу, составляющее отдельный том, нумеруется отдельно.

12.29. Каждое дело заканчивается заверительным листом установленной формы (приложение 12 к Инструкции).

В заверительном листе дела постоянного срока хранения цифрами и прописью указываются фактическое количество листов в данном деле, количество листов внутренней описи и графические особенности отдельных документов (чертежи, фотографии, рисунки и т.п.), ставится дата, должность и подпись работника (с расшифровкой), сформировавшего дело. Если количество листов в деле изменяется, заверительная надпись составляется вновь.

Остальные реквизиты заверительного листа заполняются работниками архива.

По согласованию с архивом в подразделении на обложках дела может проставляться номер дела по описи, номер описи и фонда.

При изменении наименования структурного подразделения в течение периода, охватываемого документами дела, или при передаче дела в другое структурное подразделение на обложке дописывается новое наименование структурного подразделения.

В заверительных листах дел временного срока хранения указываются количество листов в деле, должность и фамилия работника, сформировавшего дело, дата.

Хранение документов и дел в структурном подразделении

12.30. С момента заведения и до передачи в архив дела хранятся по месту их формирования - в структурных подразделениях.

Руководители подразделений и работники службы делопроизводства ответственны за сохранность документов и дел.

Дела находятся в рабочих комнатах или специально отведенных для этой цели помещениях, хранятся в запирающихся шкафах, предохраняющих документы от пыли и воздействия солнечного света.

В целях обеспечения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел, копия которой помещается на дверце шкафа с внутренней стороны.

На корешках обложек дел указываются индексы дел по номенклатуре дел.

Хранить документы в неприспособленных шкафах и в рабочих столах запрещается.

12.31. К каждому делу оформляется "Справка о выдаче документов" (приложение 15 к Инструкции), в которой при ознакомлении работника подразделения с теми или иными документами, находящимися в деле, должна каждый раз делаться соответствующая отметка, включающая дату, должность и фамилию ознакомившегося, а также перечень документов, с какими он был ознакомлен.

Изъятие документов из дел постоянного срока хранения допускается в исключительных случаях и производится только с разрешения руководителя подразделения с обязательно оставленными в деле заверенной копией документа и актом об изъятии подлинника.

Передача дел в архив

12.32. Подготовка документов к сдаче в архив включает: проведение экспертизы ценности документов; оформление дел; составление описей дел; составление актов о выделении к уничтожению документов и дел.

12.33. Законченные делопроизводством дела в течение одного года хранятся в подразделении. Затем дела постоянного и временного сроков хранения сдаются в архив по графику, составленному департаментом делопроизводства и утвержденному Губернатором.

В случае ликвидации или реорганизации подразделения работники в течение двух месяцев с момента ликвидации или реорганизации подразделения формирует все имеющиеся документы в дела, оформляют дела и передают их в архив независимо от сроков хранения.

12.34. В подготовленном к сдаче в архив деле постоянного срока хранения на последнем листе внутренней описи делается надпись "в архив", которая заверяется подписью руководителя подразделения. В делах временного срока хранения, подлежащих передаче в архив, отметка о списании делается на последнем листе сдаточной описи.

12.35. Прием каждого дела в архиве производится в присутствии работника подразделения.

Дела, оформленные с нарушением установленных настоящей Инструкцией правил, возвращаются в подразделение для переоформления.

12.36. По указанию руководителя подразделения к сданному в архив делу могут быть приобщены дополнительные документы с соответствующей записью в заверительном листе. Эти документы подшиваются в дело непосредственно в архиве работником подразделения.

Составление описей дел и документов

12.37. На завершенные дела постоянного и временного сроков хранения в подразделении ежегодно составляются описи. Методическую помощь в проведении этой работы оказывает архив.

Описи дел составляются отдельно на дела постоянного и временного сроков хранения (приложения 16, 17 к Инструкции).

Дела, оставленные на контроле в подразделении, включаются в опись года. В графе "Примечание" карандашом делается запись "н/к" (на контроле).

12.38. Дела включаются в описи в соответствии с порядком их расположения в номенклатуре дел подразделения. Каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть имеет самостоятельный номер). Графы описи заполняются в соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела.

При внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками или нескольких томов пишется полностью заголовок первого дела, а на остальных однородных делах надписывается "то же", другие реквизиты дела указываются полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью).

12.39. Графа описи дел "Примечание" используется для проставления отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о наличии копий и т.д.

12.40. Опись дел составляется в двух экземплярах. Первый экземпляр остается в архиве, а второй хранится в подразделении в течение трех лет после передачи документов.

12.41. При передаче дел в архив на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически переданных (принятых) в архив дел, номера отсутствующих дел, проставляются подписи работников подразделения и архива, осуществляющих прием-передачу дел, указывается дата.

12.42. Вместе с делами подразделения в архив передаются учетно-контрольные карточки на документы, регистрационные журналы, которые включаются в опись как отдельные единицы хранения.

12.43. На дела постоянного срока хранения составляется внутренняя опись (приложение 13 к Инструкции), которая помещается в начале дела.

Листы внутренней описи нумеруются отдельно римскими цифрами.

Использование документов архива

12.44. Обработка документов, поступивших в архив, а также поиск архивных документов могут осуществляться с использованием автоматизированной системы "Архив".

12.45. Документы и дела, находящиеся на хранении в архиве, предоставляются работникам структурных подразделений для работы в помещении архива или во временное (не более недели) пользование вне архива под расписку в учетной карточке выдачи документов.

Работники подразделений ответственны за сохранность, правильное использование полученных архивных документов и неразглашение содержащейся в них информации.

12.46. Изъятие документов из архивных дел, передача работниками подразделений аппарата управления органами исполнительной власти архивных документов или их копий работникам других организаций не допускается.

При работе с архивными документами не разрешается вносить в них правку, делать пометки, работать с ними вне служебных помещений.

12.47. Подлинники законов Ленинградской области, постановлений и распоряжений Губернатора, Правительства и указатели рассылки из архива не выдаются.

12.48. Документы из архивного фонда аппарата управления органами исполнительной власти предоставляются учреждениям, организациям и гражданам по их письменным запросам с разрешения начальника департамента делопроизводства с отметкой в учетных документах архива (регистрационная карточка, лист использования) фамилии, инициалов имени и отчества должностного лица, давшего разрешение на выдачу документов, и даты.

Информация об изменениях:

Постановлением Губернатора Ленинградской области от 21 января 2005 г. N 7-пг текст Инструкции дополнен разделом 13

13. Порядок работы с судебными актами, актами прокурорского
реагирования, иными официальными обращениями надзирающих и
контролирующих органов

13.1. В настоящем разделе определены особенности работы с судебными актами (определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявлениями или жалобами в суд, представлениями и протестами прокурора, документами иных надзирающих и контролирующих органов, направленными в адрес Губернатора Ленинградской области или Правительства Ленинградской области.

Положения настоящего раздела не распространяются на судебные акты (определения, постановления, решения, запросы, исполнительные листы), заявления или жалобы в суд, представления и протесты прокурора, документы иных надзирающих и контролирующих органов, адресованные конкретному отраслевому органу или иному органу исполнительной власти Ленинградской области.

13.2. Любой из указанных в пункте 13.1 настоящей Инструкции документов регистрируется в день поступления управлением делопроизводства аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области и незамедлительно направляется Губернатору Ленинградской области, а его копия - в юридический комитет, который в течение двух дней должен определить ответственный за исполнение орган исполнительной власти Ленинградской области (далее - исполняющий орган) и направить ему эту копию с указанием сроков и порядка реагирования на поступивший документ.

13.3. Исполняющий орган в установленные юридическим комитетом сроки готовит и направляет в юридический комитет служебную записку, а также согласованный в установленном порядке (кроме согласования юридического комитета) проект документа (проект ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.), если это необходимо или предусмотрено юридическим комитетом. В случае положительного результата правовой (юридической) экспертизы такого проекта юридический комитет представляет его Губернатору Ленинградской области.

13.4. Юридический комитет самостоятельно в срочном порядке готовит проект ответа на указанные в пункте 13.1 настоящей Инструкции документы и при необходимости - проекты правовых актов в любом из следующих случаев:

пропуск исполняющим органом срока, установленного юридическим комитетом;

представление исполняющим органом несогласованного или не полностью согласованного проекта документа (проект ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.);

отрицательный результат правовой (юридической) экспертизы проекта документа (проект ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.), который был представлен исполняющим органом.

Подготовленный юридическим комитетом в срочном порядке проект правового акта может быть представлен Губернатору Ленинградской области без согласования.

13.5. Если руководитель органа исполнительной власти Ленинградской области не согласен с изложенным в судебном акте, заявлении или жалобе в суд, представлении или протесте прокурора, в иных официальных документах других надзирающих и контролирующих органов, в любом случае он обязан организовать участие подчиненных ему работников в судебном разбирательстве и/или иных процессуальных действиях, в том числе своевременно обеспечить их необходимыми доверенностями, материалами и документами.

13.6. Руководитель исполняющего органа, допустивший пропуск срока, установленного юридическим комитетом либо представивший юридическому комитету несогласованный или не полностью согласованный проект документа (проект ответа, договора, правового акта, отзыва и т.д.), несет дисциплинарную ответственность.

Приложение 1

Маршрутный лист
согласования (визирования) проекта
постановления, распоряжения

____________________________________________________________________

                  (наименование проекта документа)

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Подготовил _________________________________________________________

            (наименование структурного подразделения, Ф.И.О., N тел.

                                                        исполнителя)

------------------------------------------------------------------------

N |Дата и время|Кому передан проект|Подпись лица,|Дата и время|Примеча-

п/|  передачи  |  на визирование   | получившего |  возврата  |ния

п |  проекта   |(фамилия, инициалы)|   проект    |  проекта   |

--+------------+-------------------+-------------+------------+---------

  |            |                   |             |            |

--+------------+-------------------+-------------+------------+---------

  |            |                   |             |            |

--+------------+-------------------+-------------+------------+---------

  |            |                   |             |            |

--+------------+-------------------+-------------+------------+---------

  |            |                   |             |            |

--+------------+-------------------+-------------+------------+---------

  |            |                   |             |            |

--+------------+-------------------+-------------+------------+---------

  |            |                   |             |            |

------------------------------------------------------------------------

Проект передан в протокольный сектор "__" ___ 199 _ года в __ час. _ мин.

Сдал: _________________        Принял _____________________

          (подпись)                          (подпись)

Приложение 2

Перечень
нерегистрируемых документов, поступающих в Правительство
Ленинградской области

1. Копии нормативных документов Законодательного собрания Ленинградской области.

2. Копии нормативных актов муниципальных образований Ленинградской области.

3. Копии документов организаций и учреждений.

4. Ведомственные статистические отчеты, бюллетени, сборники и обзоры.

5. Пригласительные билеты, поздравительные письма, телеграммы и открытки.

6. Дайджест прессы (информационный экспресс-бюллетень), обзоры печати, книги, газеты, журналы и другие периодические издания, прейскуранты и каталоги, ведомственная техническая литература, проспекты с научно-технической информацией, рекламные материалы, информационные сводки, тематические и специальные сборники, прогнозы погоды и т.п.

7. Извещения о проведении конференций, совещаний и заседаний, программы их проведения и материалы к ним.

8. Аналитические обзоры комитетов и других органов исполнительной власти Ленинградской области, иные материалы, представляемые для сведения.

9. Планы основных мероприятий, проводимых Законодательным собранием, муниципальными образованиями, областными органами исполнительной власти.

10. Документы без подписи.

Приложение 3

Акт

" __ " __________ 199 __ года                        Санкт-Петербург

     Мы, нижеподписавшиеся  работники   канцелярии   общего   отдела

департамента делопроизводства, _____________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

_______________________________________________________________,

составили настоящий акт о том, что " __ " ______________ 199 __ года

при вскрытии пакета ________________________________________________

____________________________________________________________________

в нем оказалось ____________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

_______________________________________________

 Настоящий акт составлен в трех экземплярах.

     Подписи:                __________________________

                             __________________________

                             __________________________

Приложение 4

                Правительство Ленинградской области

                          Заказ N _____________

                    на выполнение машинописных работ

Подразделение ______________________________________________________

Фамилия _____________________ Телефон ______________________________

Наименование материала _____________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Вид бланка _________________________________________________________

Дата, время сдачи материала ________________________________________

Руководитель подразделения _________________________________________

____________________________________________________________________

                         (Ф.И.О., подпись)

Количество листов __________________________________________________

Дата, время исполнения заказа ______________________________________

Исполнитель заказа _________________________________________________

                                (Ф.И.О., подпись)

Приложение 5

                   Правительство Ленинградской области

                          Заказ N _____________

              на выполнение копировально-множительных работ

Подразделение ______________________________________________________

Фамилия _____________________ Телефон ______________________________

Наименование материала _____________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

Количество листов __________________________________________________

Формат _____________________________________________________________

                            (А3, А4, А5)

Тираж ______________________________________________________________

Руководитель подразделения _________________________________________

____________________________________________________________________

                         (Ф.И.О., подпись)

Дата, время исполнения заказа ______________________________________

Исполнитель заказа _________________________________________________

                                (Ф.И.О., подпись)

Приложение 6

                   Правительство Ленинградской области

                         Заявка N _____________

               на передачу служебной информации по каналам

                           факсимильной связи

Подразделение ______________________________________________________

Фамилия _____________________ Телефон ______________________________

Наименование передаваемой информации (полностью) ___________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

                   Прошу передать служебную информацию

Страна, код страны _________________________________________________

Город, код города __________________________________________________

Телефон ____________________________________________________________

Кому _______________________________________________________________

Объем передаваемого сообщения ___________________ листов

______________________________  _________  ________________________

   (наименование должности      (подпись)  (инициал имени, фамилия)

 руководителя подразделения)

" __ " ___________ 199 __ года

Приложение 7

Журнал
учета документов, отправляемых по каналам факсимильной связи

/-----------------------------------------------------------------------\

| N |Наименование|Адрес получате-|Коли- |Дата и время|Отправил| Отметка |

|п/п|подразделе- |ля,код,телефон,|чество|поступления,|(Ф.И.О.,|о возвра-|

|   |ния, Ф.И.О. |страна, город  |листов|  характер  | дата,  |те мате- |

|   |и телефон   |               |      | материала  | время) |  риала  |

|   |исполнителя |               |      |            |        |         |

|---+------------+---------------+------+------------+--------+---------|

|   |            |               |      |            |        |         |

|   |            |               |      |            |        |         |

|   |            |               |      |            |        |         |

|   |            |               |      |            |        |         |

|   |            |               |      |            |        |         |

|   |            |               |      |            |        |         |

|   |            |               |      |            |        |         |

Приложение 8

Журнал учета принятых факсограмм

-------------------------------------------------------------------------

 N |        Адрес        |        Принято        |      Направлено

п/п| корреспондента,     |-----------------------+-----------------------

   |  фамилия, телефон   |Дата и |Количе-|Ф.И.О. | Наименование | Дата и

   |                     |время  | ство  |       | структурного | время

   |                     |       |листов |       |подразделения,|отправки

   |                     |       |       |       | Ф.И.О. полу- |

   |                     |       |       |       |    чателя    |

---+---------------------+-------+-------+-------+--------------+--------

   |                     |       |       |       |              |

   |                     |       |       |       |              |

   |                     |       |       |       |              |

   |                     |       |       |       |              |

   |                     |       |       |       |              |

   |                     |       |       |       |              |

   |                     |       |       |       |              |

Приложение 9

Правительство

Ленинградской области

_________________________________________

(наименование структурного подразделения)

                            Номенклатура дел

                              на 199 __ год

____________________________________________________________________

                         (название раздела)

/-------------------------------------------------------------------\

|Индекс|  Заголовок дела |Количество дел |Срок хранения |Примечание |

| дела |                 |               |    дела      |           |

|------+-----------------+---------------+--------------+-----------|

|  1   |        2        |        3      |       4      |     5     |

|------+-----------------+---------------+--------------+-----------|

|      |                 |               |              |           |

|      |                 |               |              |           |

|      |                 |               |              |           |

|      |                 |               |              |           |

|      |                 |               |              |           |

Наименование должности

руководителя

подразделения Правительства  _____________  ________________________

                               (подпись)    (инициал имени, фамилия)

" __ " ________ 199 __ года

Согласовано с архивом:

                             _____________  ________________________

                               (подпись)    (инициал имени, фамилия)

" __ " ________ 199 __ года

Приложение 10

Утверждаю

Губернатор Ленинградской области

                                   ____________  ________________________

                                    (подпись)    (инициал имени, фамилия)

                                    " __ " __________________ 199 __ года

Сводная номенклатура дел
аппарата управления органами исполнительной власти
Ленинградской области
на 199 __ год

____________________________________________________________________

                         (название раздела)

/------------------------------------------------------------------\

|Индекс|  Заголовок дела |Количество дел |Срок хранения |Примечание|

| дела |                 |(томов, частей)|    дела      |          |

|------+-----------------+---------------+--------------+----------|

|  1   |          2      |        3      |       4      |     5    |

|------+-----------------+---------------+--------------+----------|

|      |                 |               |              |          |

|      |                 |               |              |          |

|      |                 |               |              |          |

|      |                 |               |              |          |

|      |                 |               |              |          |

|      |                 |               |              |          |

|      |                 |               |              |          |

Начальник департамента

делопроизводства             _____________  ________________________

                               (подпись)    (инициал имени, фамилия)

" __ " ________ 199 __ года

Согласовано с архивным управлением

Санкт-Петербурга и Ленинградской области

                             _____________  ________________________

                               (подпись)    (инициал имени, фамилия)

" __ " ________ 199 __ года

Приложение 11

Утверждаю

                             _______________________________________

                                 (наименование должности руководи-

                             _______________________________________

                                дителя структурного подразделения)

                              ____________  ________________________

                               (подпись)    (инициал имени, фамилия)

                               " __ " __________________ 199 __ года

Акт N ______
о выделении к унитожению документов (дел),
не подлежащих дальнейшему хранению

     Мы, ___________________________________________________________

          (перечислить фамилии, имена, отчества и должности лиц,

____________________________________________________________________

                      составивших данный акт)

____________________________________________________________________

отобрали к  уничтожению как не имеющие научно-исторической ценности

и утратившие практическое значение следующие документы (дела) ______

____________________________________________________________________

             (наименование структурного подразделения)

/------------------------------------------------------------------\

| N    |  Год  | Заголовок, номер доку-  |   Количество |Примечание|

|п/п.  |       |     мента (дела)        |              |          |

|------+-------+-------------------------+--------------+----------|

|      |       |                         |              |          |

|      |       |                         |              |          |

|      |       |                         |              |          |

|      |       |                         |              |          |

|      |       |                         |              |          |

Итого: за ____ год в акт N ____ внесено __________ документов (дел)

                                        (прописью)

                                            ________________________

                                                 (подписи лиц,

                                            ________________________

                                                  составивших

                                            ________________________

                                                      акт)

Документы сданы на переработку _____________________________________

                             (подпись лица, уничтожившего документы)

" __ " ________ 199 __ года

Приложение 12

Заверительный лист дела

В настоящем деле N ____________ опись N ____________________________

фонд N _____________________________________________________________

листов +____________________________________ листов внутренней описи

_________________________________ _________ ________________________

(наименование должности работника (подпись) (инициал имени, фамилия)

          подразделения)

" __ " ________ 199 __ года

Приложение 13

Фонд N ___________

Опись N __________

Дело N ___________

Внутренняя опись
документов дела _____________

/-------------------------------------------------------------------\

| N    |Дата и   | Краткое содержание до-  |  Номер     |Примечание |

|п/п.  |номер до-|       кумента           |  листа     |           |

|      | кумента |                         |            |           |

|------+---------+-------------------------+------------+-----------|

|  1   |   2     |          3              |     4      |     5     |

|------+---------+-------------------------+------------+-----------|

|      |         |                         |            |           |

|      |         |                         |            |           |

|      |         |                         |            |           |

|      |         |                         |            |           |

|      |         |                         |            |           |

Приложение 14

                   ПРАВИТЕЛЬСТВО ЛЕНИНГРАДСКОЙ ОБЛАСТИ

____________________________________________________________________

             (наименование структурного подразделения)

Фонд N ___________

Опись N __________

Дело N ___________

Дело
N ____________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

____________________________________________________________________

__________

                                       Начато _______ 199 _____ года

                                       Окончено ______ 199 ____ года

                                                    На ______ листах

                                      ______________________________

(инициал имени, фамилия)

Приложение 15

Справка о выдаче документов

     из дела " _____________________________________________________

___________________________________________________________________"

/-----------------------------------------------------------------\

|Дата  |  Кому    |Расписка работника,  |Дата, номер и |Отметка о |

|выдачи|(Ф.И.О.,  |получившего документ |краткое содер-| возврате |

|      |должность)|                     |жание доку-   |          |

|      |          |                     |    мента     |          |

|------+----------+---------------------+--------------+----------|

|      |          |                     |              |          |

|      |          |                     |              |          |

|      |          |                     |              |          |

|      |          |                     |              |          |

|      |          |                     |              |          |

|      |          |                     |              |          |

|      |          |                     |              |          |

Приложение 16

Архив за 199 ____ год   ____________________________________________

                          (наименование структурного подразделения)

Опись
дел постоянного срока хранения, сданных на хранение в архив

/------------------------------------------------------------------\

| N |Номер|Заголовок дела|Количество|  Год, месяц       |Примечание|

|п/п|дела |              |  листов  |-------------------|          |

|   |     |              |          | начала |окончания |          |

|   |     |              |          |  дела  |  дела    |          |

|---+-----+--------------+----------+--------+----------+----------|

| 1 |  2  |      3       |    4     |    5   |   6      |     7    |

|---+-----+--------------+----------+--------+----------+----------|

|   |     |              |          |        |          |          |

|   |     |              |          |        |          |          |

|   |     |              |          |        |          |          |

|   |     |              |          |        |          |          |

|   |     |              |          |        |          |          |

|   |     |              |          |        |          |          |

|   |     |              |          |        |          |          |

Сдал _________  ________________________  " __ " ______ 199 __ года

     (подпись)  (инициал имени, фамилия)

Принял в архив ________  _______________________ " _ " __ 199 _ года

               (подпись) (инициал имени, фамилия)

Приложение 17

Архив за 199 __ год       __________________________________________

                           (наименование структурного подразделения)

Опись
дел временного срока хранения, сданных на хранение в архив

/-------------------------------------------------------\

| N |Номер|Заголовок дела|        Год        |Примечания|

|п/п| дела|              |-------------------|          |

|   |     |              | начала | окончания|          |

|   |     |              |  дела  |   дела   |          |

|---+-----+--------------+--------+----------+----------|

| 1 |  2  |      3       |    4   |   5      |     6    |

|---+-----+--------------+--------+----------+----------|

|   |     |              |        |          |          |

|   |     |              |        |          |          |

|   |     |              |        |          |          |

|   |     |              |        |          |          |

|   |     |              |        |          |          |

|   |     |              |        |          |          |

|   |     |              |        |          |          |

Сдал _________  ________________________  " __ " ______ 199 __ года

     (подпись)  (инициал имени, фамилия)

Принял в архив ________  _______________________ " _ " __ 199 _ года

               (подпись) (инициал имени, фамилия)

Приложение 18

Определения терминов, применяемых в Инструкции
по делопроизводству

/-------------------------------------------------------------------\

|          Термины                |        Определения              |

|---------------------------------+---------------------------------|

|            1                    |            2                    |

|---------------------------------+---------------------------------|

Автоматизированная система  "Кан-  - комплекс программно-технических

целярия"                           средств, обеспечивающий централи-

                                   зованную регистрацию входящих до-

                                   кументов в Правительство  Ленинг-

                                   радской области,  учет и контроль

                                   исполнения документов в структур-

                                   ных подразделениях

Технологическая база данных  сис-  - база данных, обеспечивающая на-

темы "Канцелярия"                  копление информации о документах,

                                   полученной  из  общего отдела де-

                                   партамента делопроизводства

Электронная регистрационная  кар-  - аналог бумажной регистрационной

точка                              учетной  карточки, создаваемый на

                                   документ,  регистрируемый в авто-

                                   матизированной  системе "Делопро-

                                   изводство"

Автоматизированная система   "Ар-  - комплекс программно-технических

хив"                               средств и база данных об архивных

                                   документах,  обеспечивающие авто-

                                   матизированный  учет  документов,

                                   переданных в архив, получение ин-

                                   формации  о  них из автоматизиро-

                                   ванной  системы   "Делопроизводс-

                                   тво",  накопление  и поиск данных

                                   об архивных документах

Автоматизированная система "Указ"  - комплекс программно-технических

                                   средств  и база данных по обраще-

                                   ниям граждан,  обеспечивающие ав-

                                   томатизированный централизованный

                                   учет письменных и устных  обраще-

                                   ний граждан, контроль за их расс-

                                   мотрением,  а  также  накопление,

                                   поиск и анализ данных об этих об-

                                   ращениях

Акт                                - обобщающее  наименование  доку-

                                   ментов, имеющих правовое значение

                                   и оформленных в установленном по-

                                   рядке, к  которым  относятся акты

                                   органов государственной власти  и

                                   управления; документ,  составлен-

                                   ный несколькими  лицами  и  подт-

                                   верждающий   установленные  факты

                                   или события (например: акты унич-

                                   тожения  документов (дел),  прие-

                                   ма-передачи документов (дел), ма-

                                   териальных ценностей и т.п.)

Бланк документа                    - стандартный  лист  бумаги,   на

                                   часть  которого нанесена постоян-

                                   ная информация (реквизиты), а для

                                   помещения  переменной  информации

                                   предназначены   свободная   часть

                                   листа  или  специально отведенное

                                   (указанное) на нем место

Дело                               - совокупность  документов   (или

                                   документ),  относящихся  к одному

                                   вопросу или участку деятельности,

                                   помещенных в отдельную обложку

Документационное обеспечение (де-  - деятельность Губернатора,  Пра-

лопроизводство)                    вительства по документированию  и

                                   организации  работы с документами

                                   в  процессе  осуществления  своих

                                   функций

Доклад                             - документ, содержащий информацию

                                   о выполнении (исполнении)  приня-

                                   того решения (поручения) либо из-

                                   ложение определенных  вопросов  с

                                   выводами и предложениями

Документирование                   - создание документов

Документооборот                    - движение  документов  с момента

                                   их создания или получения до  за-

                                   вершения исполнения или отправки;

                                   характеризуется объемом, исчисля-

                                   емым количеством входящих,  исхо-

                                   дящих и внутренних документов  за

                                   определенный отрезок времени

Документ, документированная   ин-  - зафиксированная на материальном

формация                           носителе информация с  реквизита-

                                   ми, позволяющими ее идентифициро-

                                   вать, в том числе фотопленки, ки-

                                   нопленки,  видеопленки  и аудиоп-

                                   ленки, бумажные,  машинные и дру-

                                   гие носители информации

Внутренний документ                - документ, подготовленный в под-

                                   разделении  аппарата   управления

                                   органами  исполнительной  власти,

                                   не выходящий за пределы  аппарата

                                   (подразделения)

Входящий (поступивший) документ    - зарегистрированный   (учтенный)

                                   документ,  поступивший  в  Прави-

                                   тельство (в структурное подразде-

                                   ление)

Исходящий (отправляемый) документ  - документ,  отправляемый из Пра-

                                   вительства  (структурного подраз-

                                   деления) за подписью должностного

                                   лица  и  имеющий реквизиты Прави-

                                   тельства (структурного  подразде-

                                   ления)

Копия документа                    - экземпляр документа, в точности

                                   воспроизводящий  подлинник  доку-

                                   мента, при необходимости заверен-

                                   ный в установленном порядке

Нормативные документы              - правовые акты, решения и другие

                                   документы, в которых устанавлива-

                                   ются (содержатся) какие-либо нор-

                                   мы, правила, предписания, рассчи-

                                   танные на постоянное или  многок-

                                   ратное действие

Организационно-распорядительные    - документы, в которых фиксируют-

документы                          ся решения административных и ор-

                                   ганизационных  вопросов,  а также

                                   вопросов управления,  взаимодейс-

                                   твия, обеспечения и регулирования

                                   деятельности органов власти,  уч-

                                   реждений,  предприятий, организа-

                                   ций, их подразделений и должност-

                                   ных лиц (постановления и распоря-

                                   жения губернатора  Правительства,

                                   поручения,  письма,  протоколы  и

                                   др.)

Служебный документ                 - документ с необходимыми  рекви-

                                   зитами,  созданный или полученный

                                   Правительством (структурным  под-

                                   разделением,  работником) в связи

                                   с осуществлением служебных  функ-

                                   ций и полномочий

Подлинник документа                - первый или единственный экземп-

                                   ляр документа

Заключение                         - документ,  содержащий   мнения,

                                   оценки, выводы подразделения, ко-

                                   миссии, должностного лица     или

                                   специалиста по какому-либо вопро-

                                   су (документу)

Инструкция                         - правовой   акт,    утверждаемый

                                   (издаваемый) в целях установления

                                   правил,  регулирующих специальные

                                   стороны деятельности Правительст-

                                   ва  (подразделений,  работников);

                                   инструктивный характер носят так-

                                   же такие акты, как правила, реко-

                                   мендации,   методические рекомен-

                                   дации,   методические указания  и

                                   другие подобные документы

Информационная система             - организационно    упорядоченная

                                   совокупность документов (массивов

                                   документов) и информационных тех-

                                   нологий,  в том числе с использо-

                                   ванием средств     вычислительной

                                   техники и связи,  реализующих ин-

                                   формационные процессы

Методическое обеспечение делопро-  - совокупность документов по тех-

изводства                          нологии делопроизводства

Номенклатура дел                   - систематизированный    перечень

                                   наименований дел с указанием сро-

                                   ков их хранения

Поручение                          - документ  организационно-распо-

                                   рядительного характера, предписы-

                                   вающий  выполнение  заданий   или

                                   подтверждающий  (согласующий) це-

                                   лесообразность предлагаемых  мер,

                                   действий в целях разрешения преи-

                                   мущественно оперативных вопросов

Регистрация документов             - фиксация факта создания, приня-

                                   тия - либо получения документов с

                                   присвоением им порядковых номеров

                                   и записью сведений о них; на вхо-

                                   дящих  (поступивших)   документах

                                   при  их регистрации проставляются

                                   регистрационные штампы

Резолюция                          - указание руководителя или иного

                                   должностного  лица по организации

                                   исполнения документа или  поруче-

                                   ния

Реквизит документа                 - элемент служебного документа

Служба делопроизводства            - подразделение,  часть подразде-

                                   ления,  отдельные  работники,  на

                                   которых  возложены обязанности по

                                   организации     документационного

                                   обеспечения  и ведению делопроиз-

                                   водства

Служебная информация               - сведения служебного  характера,

                                   содержащиеся  в  различных  видах

                                   документов,  а также получаемые в

                                   связи   с  выполнением  служебных

                                   функций

Служебные письма                   - обобщенное  наименование   вида

                                   (видов, групп) документов различ-

                                   ного содержания,  служащих средс-

                                   твом общения Губернатора,  Прави-

                                   тельства (подразделений  и  долж-

                                   ностных  лиц) в процессе осущест-

                                   вления своих функций с учреждени-

                                   ями, организациями и частными ли-

                                   цами

Справка                            - документ,  содержащий текстовую

                                   и  /или/ табличную обобщенную ин-

                                   формацию по  какому-либо  опреде-

                                   ленному вопросу, истории вопроса,

                                   о состоянии дел,  характерные по-

                                   казатели,  описание и подтвержде-

                                   ние тех или иных фактов и событий

                                   (например,  справка  о  состоянии

                                   подготовки документов,  справка о

                                   документообороте, справка  о про-

                                   верке состояния работы с докумен-

                                   тами и т.д.)

Учет документов                    - фиксация  факта получения доку-

                                   ментов без  проставления  на  них

                                   регистрационных штампов