Глава 9. Организация работы с обращениями граждан и организаций в Комитете

Глава 9. Организация работы с обращениями граждан и организаций
в Комитете

9.1. Поступающие в Комитет обращения регистрируются сектором контроля и исполнения распорядительных документов в этот же день. Письма, принесенные после 16 часов, могут регистрироваться следующим числом. В конце рабочего дня документы передаются председателю Комитета или исполняющему обязанности председателя Комитета в его отсутствие для рассмотрения и резолюции.

9.2. От председателя Комитета документы передаются в сектор контроля и исполнения распорядительных документов Аппарата вице-губернатора - председателя Комитета для внесения резолюции в компьютерную базу и постановки на контроль писем и обращений, требующих письменного ответа. Таким образом, документы, на которых поставлен гриф "Контроль" требуют обязательного письменного ответа от исполнителя, если исполнителей по работе с обращением назначено несколько, то ответ готовит первый в списке исполнителей. Оригиналы писем и обращений остаются в секторе контроля и исполнения распорядительных документов, копии - выдаются под подпись в реестре исполнителям на руки.

9.3. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством.

9.4. Срок рассмотрения обращения может быть продлен в порядке исключения вице-губернатором Санкт-Петербурга - председателем Комитета с обязательным уведомлением об этом заявителя.

9.5. Проекты всех ответов на письменные обращения, содержащих правовую информацию, после визирования должностными лицами соответствующих структурных подразделений Комитета, ответственных за их подготовку, в надлежащие сроки направляются в юридический отдел Комитета для проведения правовой экспертизы.

Срок рассмотрения проекта ответа на письменное обращение в юридическом отделе составляет один день. Срок может быть продлен до трех дней (в исключительном случае для осуществления комплексного юридического анализа и изучения дополнительных материалов).

9.6. Если в результате экспертизы не выявлено противоречий действующему законодательству начальник юридического отдела визирует представленный проект ответа.

Проект ответа на письменное обращение, не соответствующий требованиям законодательства, представленный с нарушением установленного порядка подготовки с соответствующим заключением юридического отдела, возвращается структурному подразделению, подготовившему проект.

9.7. Завизированный юридическим отделом проект ответа направляется вице-губернатору Санкт-Петербурга - председателю Комитета для подписания.

9.8. Рассмотрение обращения признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю дан письменный ответ.

9.9. Все письменные ответы на обращения подписываются вице-губернатором Санкт-Петербурга - председателем Комитета.

В исключительных случаях, когда ответ на письменное обращение содержит в себе только уведомительную, статистическую, методическую или заявительную информацию, ответ после предварительного согласования с вице-губернатором Санкт-Петербурга - председателем Комитета, может быть подписан заместителями председателя Комитета в установленные сроки в соответствии с их компетенцией. В письменном ответе обязательно указывается фамилия и инициалы исполнителя, его служебный телефон.

Заместители председателя Комитета, возглавляющие коллегиальные органы Комитета на основании распоряжений, приказов председателя Комитета, подписывают документы коллегиальных органов Комитета.

9.10. Сформированные дела (письма с приложенными к ним материалами) хранятся в секторе контроля и исполнения распорядительных документов три года, затем передаются в установленном порядке в архив Комитета.