Раздел 11. Изготовление и использование бланков документов, печатей и штампов

Раздел 11. Изготовление и использование бланков документов,
печатей и штампов

Изготовление и использование бланков документов

11.1. Бланки документов, применяемые в органах исполнительной власти Ленинградской области, должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям или лицам.

11.2. Бланки Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области являются бланками строгой отчетности и подлежат учету в протокольном отделе и секторе служебной корреспонденции общего отдела.

11.3. Бланки Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области используются при подготовке проектов документов в аппарате Губернатора и Правительства Ленинградской области.

11.4. Бланки Губернатора Ленинградской области могут выдаваться органам исполнительной власти Ленинградской области для оперативной подготовки проектов документов только по указанию (разрешению) Губернатора Ленинградской области, руководителя аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области или начальника управления делопроизводства.

В журнале учета выдачи бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области указываются номер выданного бланка, фамилия должностного лица, давшего разрешение на выдачу бланка, наименование органа исполнительной власти Ленинградской области и фамилия получившего бланк.

Орган исполнительной власти Ленинградской области представляет отчет об использовании полученных бланков по установленной управлением делопроизводства форме.

11.5. Введение в обращение новых бланков для органов исполнительной власти Ленинградской области осуществляется по согласованию с управлением делопроизводства на основании обращения органа исполнительной власти Ленинградской области в адрес управления делами с приложенным образцом (макетом) нового бланка.

Не разрешается изготовление бланков на компьютерах и копировально-множительных аппаратах.

11.6. Управление делопроизводства:

получает от органов исполнительной власти Ленинградской области заявки на изготовление бланков, а также образцы (макеты) бланков;

согласовывает заказы на изготовление в типографии печатно-бланочной продукции.

11.7. Управление делами Правительства Ленинградской области при изготовлении бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, гербовых бланков обеспечивает их максимальную защищенность от подделки.

Заказы на изготовление бланков Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, гербовых бланков размещаются в установленном порядке на предприятиях, имеющих лицензию на изготовление защищенной от подделок полиграфической продукции.

11.8. Управление делами Правительства Ленинградской области обеспечивает изготовление бланков и другой печатно-бланочной продукции по заказам органов исполнительной власти Ленинградской области.

11.9. Руководители органов исполнительной власти Ленинградской области несут ответственность за обеспечение сохранности неиспользованных бланков и правильность их использования.

Изготовление и использование печатей и штампов

11.10. Для удостоверения подлинности документов или соответствия копий документов подлинникам в органах исполнительной власти Ленинградской области используются гербовые и другие печати, если это предусмотрено положениями об органах исполнительной власти Ленинградской области.

11.11. Гербовые печати Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области хранятся у работников, перечень которых определяет руководитель аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

11.12. Печати с изображением Государственного герба Российской Федерации и/или герба Ленинградской области (далее - гербовая печать) могут иметь органы исполнительной власти Ленинградской области, если это предусмотрено положениями о них.

11.13. Гербовые печати проставляются на командировочных удостоверениях, платежных поручениях, других финансовых документах в установленных законодательством случаях.

11.14. Гербовые печати на удостоверениях работников проставляются управлением государственной службы и кадров аппарата Губернатора и Правительства Ленинградской области.

11.15. Для проставления отметок о получении, регистрации, прохождении и исполнении документов, других отметок справочного характера применяются соответствующие мастичные (резиновые) штампы.

11.16. На копиях областных законов, правовых актах Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области, подготовленных к тиражированию, проставляется круглая (негербовая) печать управления делопроизводства.

11.17. Печать управления делами Правительства Ленинградской области применяется при оформлении гарантийных писем и финансовых документов.

11.18. Оттиск печати проставляется на документах в строго определенном месте. При этом оттиск должен захватывать часть наименования должности лица, подписавшего документ.

11.19. Изготовление гербовых и других печатей, а также штампов для органов исполнительной власти Ленинградской области производится по их письменным заявкам управлением делами Правительства Ленинградской области при наличии образца (макета) оттиска печати или штампа.

11.20. Штампы и печати органов исполнительной власти Ленинградской области должны учитываться ответственными за делопроизводство в специальном журнале, выдаваться работникам под роспись и храниться в металлических шкафах или сейфах.

11.21. Контроль правильности хранения и использования печатей и штампов в органах исполнительной власти Ленинградской области осуществляет управление делопроизводства.

11.22. Пришедшие в негодность и аннулированные печати и штампы направляются в управление делопроизводства и уничтожаются по акту. В журналах учета проставляются соответствующие отметки.

11.23. Ответственность за хранение и контроль использования печатей и штампов в органах исполнительной власти Ленинградской области возлагается на их руководителей.

При смене руководителя органа исполнительной власти Ленинградской области печати и штампы передаются по акту с отметками в журналах учета.