Раздел 7. Прием, учет, регистрация и распределение документов и материалов, поступивших на имя Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области

Раздел 7. Прием, учет, регистрация и распределение документов
и материалов, поступивших на имя Губернатора Ленинградской области
и Правительства Ленинградской области

7.1. Документы и материалы, поступившие на имя Губернатора Ленинградской области, Правительства Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области, а также в аппарат Губернатора и Правительства Ленинградской области принимаются, учитываются и регистрируются в секторе служебной корреспонденции общего отдела управления делопроизводства.

7.2. Утратил силу.

Информация об изменениях:

См. текст пункта 7.2

7.3. Прием и регистрация писем, телеграмм граждан в адрес Губернатора Ленинградской области и Правительства Ленинградской области осуществляются отделом по работе с обращениями граждан управления делопроизводства.

7.4. Информация о зарегистрированных документах заносится в электронную карточку системы "Канцелярия" и передается в электронные базы данных органов исполнительной власти, подключенных к единой системе электронного документооборота (ЕСЭД) Администрации Ленинградской области.

7.5. Телефонограммы в адрес Губернатора Ленинградской области, первого вице-губернатора Ленинградской области и вице-губернаторов Ленинградской области принимаются работниками их секретариатов.

7.6. Корреспонденция на иностранных языках после регистрации передается для перевода в комитет международных и региональных связей Ленинградской области и с текстом перевода направляется адресату.

7.7. Не подлежат регистрации статистические сборники, книги, периодические издания, проспекты с научно-технической информацией, поздравительные письма и телеграммы, открытки, пригласительные билеты и другие документы по определению начальника управления делопроизводства. Перечень нерегистрируемых документов, поступающих в Администрацию Ленинградской области, приведен в приложении 2 к настоящей Инструкции.

7.8. При вскрытии конвертов с документами работником сектора служебной корреспонденции проверяется правильность адресования и оформления, комплектность и целостность документов, приложений к ним; сверяются номера документов с номерами, указанными на конвертах. В правом верхнем углу входящего документа проставляется регистрационный штамп установленной формы.

Неправильно адресованные и оформленные, ошибочно вложенные в конверт документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю.

При недостаче документов (отдельных их листов) или приложений к ним составляется акт (по форме согласно приложению 3 к настоящей Инструкции) в трех экземплярах, один из которых остается в секторе служебной корреспонденции, другой приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю.

На оборотной стороне последнего листа поврежденного документа делается запись или ставится штамп "Документ получен в поврежденном виде".

Конверты, в которые были вложены документы, не уничтожаются в тех случаях, когда только по конвертам можно установить адрес отправителя, дату отправления и получения документов.

На конвертах с пометкой "Лично" проставляются дата поступления и учетный номер, конверты передаются адресатам без вскрытия и учитываются в обычном порядке по реквизитам, указанным на конвертах.

7.9. В секторе служебной корреспонденции документы, кроме срочных, поступившие до 15 часов, регистрируются в день поступления, поступившие после 15 часов, регистрируются датой следующего дня.

Информация о зарегистрированных документах, их прохождении и исполнении хранится в технологической базе данных автоматизированной системы "Канцелярия" не менее трех лет.

7.10. Сектор служебной корреспонденции направляет поступившие документы адресатам по назначению.

Документы, адресованные Губернатору Ленинградской области, Правительству Ленинградской области, при необходимости предварительной проработки, подготовки информации и предложений могут направляться по поручению (указанию) начальника управления делопроизводства вице-губернаторам в соответствии с распределением обязанностей или в органы исполнительной власти Ленинградской области.

Документы, адресованные первому вице-губернатору Ленинградской области и вице-губернаторам Ленинградской области, направляются в их секретариаты.

7.11. Документы передаются адресатам в день их регистрации (учета), а имеющие пометки "Срочно" или "Вручить немедленно" (далее - срочные документы) передаются немедленно.

Зарегистрированные документы передаются под роспись в реестре с указанием даты, времени передачи документа и фамилии работника, принявшего документ.

Документы, подготовленные в органе исполнительной власти Ленинградской области и используемые внутри его, относятся к категории внутренних документов и регистрируются (учитываются) службой делопроизводства в соответствующем журнале, карточке или автоматизированной системе.

Переписка по вопросам текущей деятельности между подразделениями органов исполнительной власти Ленинградской области, как правило, не допускается. В исключительных случаях переписка ведется без регистрации документов в службе делопроизводства.

7.12. Зарегистрированные в секторе служебной корреспонденции документы передаются из одного органа исполнительной власти Ленинградской области в другой только через сектор служебной корреспонденции с переадресацией в автоматизированной системе "Канцелярия".

Передача документов внутри органа исполнительной власти Ленинградской области осуществляется через службу делопроизводства.

7.13. При работе с документами, поступившими в орган исполнительной власти Ленинградской области и зарегистрированными в установленном порядке, не разрешается вносить в них какие-либо правки и пометки, кроме предусмотренных настоящей Инструкцией.

7.14. При уходе в отпуск, убытии в командировку, в случае болезни работник с разрешения непосредственного руководителя передает другому работнику через службу делопроизводства находящиеся у него на исполнении документы. При увольнении числящиеся за исполнителем документы сдаются в службу делопроизводства.

Контроль за передачей документов осуществляется руководителем соответствующего подразделения.

7.15. Поступившие документы представляются работником службы делопроизводства руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области и согласно его резолюциям передаются на исполнение. Резолюция включает фамилию исполнителя (исполнителей), текст поручения, срок исполнения, подпись руководителя и дату.

7.16. Состояние работы с документами в органе исполнительной власти Ленинградской области (на подготовке, на докладе, на контроле, исполнено, доложено, списано в дело) фиксируется работником службы делопроизводства.

Служба делопроизводства ежемесячно сверяет наличие документов, находящихся на исполнении, с данными, занесенными в базу данных "Канцелярия", представляет руководителю органа исполнительной власти Ленинградской области справку о прохождении и исполнении документов.