Глава 5. Порядок подготовки и проведения заседаний коллегии

Глава 5. Порядок подготовки и проведения
заседаний коллегии

5.1. Коллегия Управления - постоянно действующий коллегиальный совещательный орган при главе Управления.

5.2. Заседания коллегии проводятся по четвергам в соответствии с квартальным планом.

5.3. Заседание коллегии считается правомочным, если на нем присутствует не менее двух третей членов коллегии. Решение считается принятым, если за него проголосовало более половины присутствующих членов коллегии.

5.4. В случае невозможности прибыть на заседание член коллегии обязан заблаговременно известить об этом главу Управления.

5.5. Вопросы, вносимые на рассмотрение коллегии, ежеквартально формируются Организационно-административным отделом и утверждаются распоряжением главы Управления.

5.6. Проекты распоряжений и все необходимые материалы, согласованные с заместителями главы территориального управления, соответствующими подразделениями, Организационно-административным и Юридическим отделами, передаются в протокольный сектор не позднее чем за 2 дня до проведения заседания коллегии для представления главе Управления.

Повестка дня заседания коллегии окончательно формируется протокольным сектором после возврата документов от главы Управления и в электронном виде передается в Информационно-аналитический отдел для размещения на сервере Управления.

5.7. Разработку порядка ведения заседания и составление списка приглашенных, согласованных с куратором и утвержденных главой Управления, оповещение приглашенных и их регистрацию осуществляет структурное подразделение, ответственное за подготовку вопроса.

Оповещение членов коллегии, ознакомление с материалами по рассматриваемым вопросам, их регистрацию обеспечивает протокольный сектор.

Организационно-административный отдел передает регистрационный лист приглашенных председательствующему перед началом заседания коллегии.

Проекты распоряжений, не представленные в установленные сроки, в повестку предстоящего заседания не включаются.

Повестка дня заседания коллегии утверждается непосредственно на заседании.

5.8. В заседаниях участвуют члены коллегии, лица, приглашенные для участия в рассмотрении соответствующих вопросов.

На заседаниях коллегии присутствуют лица, осуществляющие материально-техническое и организационное обеспечение заседания.

На заседания коллегии могут быть приглашены депутаты Законодательного Собрания Санкт-Петербурга, представители Администрации Санкт-Петербурга и органов местного самоуправления, средств массовой информации и общественных объединений.

5.9. Заседание коллегии проходит под председательством главы или его заместителей.

Председательствующий открывает, ведет и закрывает заседание, поддерживает порядок, ставит предложения на голосование и объявляет результаты голосования, осуществляет иные полномочия.

5.10. Участвующий в заседании имеет право выступать, участвовать в прениях по обсуждаемому вопросу, обращаться с вопросами, давать справки, просматривать протокол своего выступления, пользоваться иными правами в соответствии с настоящей главой.

5.11. Обсуждение вопроса на заседании коллегии, как правило, состоит из доклада, содоклада, вопросов и ответов на вопросы, выступлений в прениях, справок, заключительных выступлений докладчика и содокладчика.

На заседании коллегии время для выступлений устанавливается председательствующим. Как правило, для докладов - до 15 минут, для содокладов - до 10 минут, для выступлений в прениях - до 5 минут, для справок и заключительных выступлений - до 3 минут. Прения прекращаются по предложению председательствующего.

По истечении установленного времени в случае необходимости председательствующим на заседании коллегии может быть принято решение о продлении обсуждения (одного из этапов обсуждения) соответствующего вопроса на определенное время.

5.11.1. Доклад, как правило, делается автором проекта распоряжения коллегии по обсуждаемому вопросу. При наличии альтернативного проекта распоряжения коллегии по обсуждаемому вопросу автором альтернативного проекта делается содоклад. По окончании выступлений докладчик и содокладчик отвечают на вопросы.

5.11.2. После ответов на вопросы лицам, участвующим в заседании, предоставляется слово для выступления в прениях.

5.11.3. По завершении прений содокладчик и докладчик, как правило, выступают с заключительным словом, в котором комментируют замечания, высказанные в прениях, и излагают дополнительные аргументы, обосновывающие их позицию.

5.11.4. Слово для справки, выступление по порядку ведения предоставляется сразу после просьбы об этом, но не ранее чем завершится объявленное выступление.

В этом случае выступление начинается с объявления о его характере (справка, выступление по порядку ведения).

5.11.5. Слово для справки предоставляется:

для напоминания точной формулировки нормативного акта или другого документа, имеющего прямое отношение к рассматриваемому вопросу;

для сообщения существенных для обсуждения числовых данных, названий, цитат из документов со ссылкой на источник информации;

для сообщения иной информации справочного характера, без которой обсуждение вопроса было бы неполным.

5.12. Проект распоряжения, принятый на заседании коллегии с замечаниями, дорабатывается руководителем подразделения Управления в недельный срок или в срок, установленный на заседании, согласовывается с куратором, начальником Юридического отдела и сдается в протокольный сектор. При значительном изменении текста - перевизируется вновь.

Подразделение, отвечающее за подготовку вопроса, на следующий день после заседания коллегии анализирует явку приглашенных и список с указанием причин их отсутствия сдает в протокольный сектор.

5.13. На заседании коллегии ведется протокол, который оформляется в течение 5 рабочих дней после заседания начальником протокольного сектора и передается на подпись председательствовавшему.

5.14. Решения коллегии, не требующие издания распоряжения главы, оформляются протокольно и доводятся до сведения исполнителей протокольным сектором и сектором делопроизводства путем направления им выписки из протокола соответствующего заседания коллегии и контрольной карты.

5.15. Официальную информацию средствам массовой информации о повестках дня заседаний коллегии и об их проведении предоставляет Организационно-административный отдел (по согласованию).

5.16. Присутствие представителей средств массовой информации и проведение фотосъемок, видео- и звукозаписи на заседаниях коллегии организуется Организационно-административным отделом (по согласованию).

Приглашенным на заседание коллегии запрещается приносить и использовать в зале заседаний фотоаппаратуру, видео- и звукозаписывающие устройства, радиотелефоны.