Глава 9. Организация работы с письменными обращениями граждан

Глава 9. Организация работы с письменными
обращениями граждан

9.1. Письменные обращения граждан рассматриваются в соответствии с требованиями действующего законодательства.

9.2. Единую систему работы с обращениями, поступающими в Управление и подчиненные ей структуры, организует сектор делопроизводства.

9.3. Сектор делопроизводства устанавливает:

- правильность адресования обращений;

- наличие перечисленных в обращении приложений;

- повторность обращений;

- принадлежность обращения (в срок не более одного дня без учета дня поступления) и проводит регистрацию обращения.

9.4. Если рассмотрение изложенных в обращении вопросов не входит в компетенцию подразделений Управления и служб, находящихся с ним во взаимодействии, сектор делопроизводства в течение 3 дней направляет такие обращения по принадлежности, извещая об этом заявителя.

Обращения граждан не направляются для разрешения тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

9.5. Обращения граждан, направленные для рассмотрения из вышестоящих органов, а также содержащие сведения о серьезных нарушениях законности, ущемлении прав граждан со стороны органов управления, берутся на особый контроль.

9.6. Сроки рассмотрения обращений установлены действующим законодательством. Контроль за соблюдением сроков рассмотрения обращений осуществляет сектор делопроизводства.

9.7. Сроки рассмотрения обращений могут быть в порядке исключения продлены с согласия руководителя Управления, рассматривающего обращение, с обязательным уведомлением об этом заявителя.

Сроки рассмотрения обращений, поступивших в Управление из вышестоящих органов, могут быть продлены только с согласия этих органов.

9.8. Обращение признается завершенным и снимается с контроля, если рассмотрены все поставленные в нем вопросы, приняты необходимые меры и заявителю (по его требованию) дан письменный либо, с его согласия, устный ответ.

В случае устного ответа на обращение, как правило, составляется справка, подписываемая исполнителем, в которой указывается, какие меры приняты, когда, кем и кому дан устный ответ.

Если к письменным обращениям были приложены подлинные документы (удостоверения, справки и т.п.), они могут быть возвращены заявителю по его требованию.

9.9. Письменные ответы подписываются руководителями или иными должностными лицами в соответствии с их компетенцией. В ответе обязательно указываются фамилия исполнителя и его служебный телефон.

9.10. Все документы, использованные в ходе рассмотрения обращений, вместе со справками и копией ответа формируются в дела, которые хранятся в секторе делопроизводства в течение 5 лет, после чего уничтожаются по акту, согласно номенклатуре дел.

9.11. Сектор делопроизводства контролирует правильность рассмотрения обращений подразделениями Управления, службами, находящимися с ним во взаимодействии, должностными лицами предприятий, учреждений и организаций районного подчинения, еженедельно рассылает исполнителям напоминания.

9.12. Сектор делопроизводства в установленные сроки готовит для представления в Управление по обращениям и жалобам Администрации Санкт-Петербурга не позднее 15 числа месяца, следующего за отчетным, ежеквартальный отчет о работе с обращениями и жалобами, а также предложения по совершенствованию этой работы.

9.13. Подразделения Управления, службы, находящиеся с ним во взаимодействии, ежеквартально до 5-го числа первого месяца следующего квартала представляют в сектор делопроизводства отчет о проделанной работе с обращениями граждан за истекший период и предложения по улучшению этой работы.

9.14. Сектор делопроизводства проводит анализ деятельности подразделений Управления, служб, находящихся с ним во взаимодействии, и должностных лиц по работе с обращениями, состояния законности и исполнительской дисциплины, готовит заключения (обзоры) с соответствующими выводами и предложениями.