Глава 9. Организация приема граждан и представителей организаций в Комитете

Глава 9. Организация приема граждан и представителей организаций в
Комитете

9.1. Организацию приема граждан и представителей организаций (далее - прием граждан), обращающихся в Комитет, обеспечивает организационный отдел.

9.1.1. Организация приема граждан включает в себя:

прием граждан, оказание консультационно-правовой помощи по обращениям;

составление графика приема граждан председателем, первым заместителем, заместителями (далее - должностные лица Комитета);

предварительную запись на прием к должностным лицам Комитета;

документационное обеспечение приема граждан;

контроль за исполнением решений, принятых руководителем, ведущим прием;

подготовку информационно-аналитических материалов с анализом причин и характера устных обращений граждан, а также предложений по совершенствованию работы по личному приему граждан.

9.1.2. Для решения вопроса о записи на прием к должностным лицам Комитета сотрудник организационного отдела принимает от гражданина заявление, которое должно быть аргументированным, содержать подробную информацию о том, куда гражданин обращался за решением вопроса, в том случае, если решение вопроса отнесено законодательством к компетенции соответствующих органов. Оценку предъявляемых документов делает сотрудник организационного отдела и по результатам рассмотрения представленных документов осуществляет запись на прием к должностному лицу Комитета по принадлежности вопроса.

В записи на прием может быть отказано, если решение вопроса не относится к компетенции Комитета либо представленные документы не удовлетворяют требованиям части первой настоящего пункта.

В записи на прием также может быть отказано, если дело находится в судебном споре или имеется вступившее в силу решение суда.

9.2. Сотрудник организационного отдела осуществляет регистрацию обращений граждан, касающихся записи на прием, и их документальное оформление в подсистеме "Письма и обращения граждан" Единой системы электронного документооборота.

9.3. В случае записи гражданина на прием к должностному лицу Комитета сотрудник организационного отдела подготавливает следующие документы:

карточку личного приема граждан руководителями Комитета;

справки структурных подразделений Комитета и подведомственных организаций, рассматривавших обращение;

дело, в которое включают копии нормативных правовых актов Российской Федерации и Санкт-Петербурга по данному вопросу, справки структурных подразделений и подведомственных организаций, рассматривавших обращение.

9.4. После приема принятое должностным лицом решение записывается в карточке личного приема в виде резолюции, содержащей поручение исполнителю, регистрируется в подсистеме "Письма и обращения граждан" и направляется в соответствии с резолюцией специалистом организационного отдела на рассмотрение в структурные подразделения Комитета, иные органы и подведомственные организации.

Руководитель, ведущий прием, несет персональную ответственность за принятие решений по рассматриваемым обращениям.

9.5. Поручение должностного лица Комитета ставится на контроль в соответствии с инструкцией по делопроизводству. Контроль за исполнением принятых по обращениям решений осуществляет специалист организационного отдела.

9.6. Поручение должностного лица Комитета по обращению гражданина должно исполняться в срок, не превышающий 30 дней, если иное не установлено в поручении. Поручения по рассмотрению обращений, не требующих дополнительного изучения и проверки, исполняются безотлагательно.

9.7. Продление сроков исполнения поручений возможно только руководителем, установившим срок исполнения, либо по его поручению начальником организационного отдела. Продление срока исполнения поручения должно быть оформлено не менее чем за 2-3 дня до его истечения с уведомлением об этом гражданина, обратившегося в Комитет.

9.8. Справки-ответы исполнителей анализируются сотрудником организационного отдела и докладываются должностному лицу Комитета, направившему документы для рассмотрения в структурное подразделение или в подведомственную организацию. Помимо справок-ответов исполнители готовят проект ответа заявителю.

В случае если поступившая от исполнителя информация не отвечает предъявляемым требованиям, специалист организационного отдела повторно направляет документы в структурное подразделение или подведомственную организацию с поручением для рассмотрения по существу и ответа.

9.9. Поручение снимается с контроля, если вопрос решен, а также если структурным подразделением или подведомственной организацией дан обоснованный отказ в выполнении требований гражданина и должностное лицо Комитета, давшее поручение рассмотреть обращение, согласно с доводами исполнителя.

9.10. В целях информирования должностных лиц Комитета о состоянии и характере обращений граждан в сектор приема работники организационного отдела готовят:

статистические справки о количестве граждан, принятых должностными лицами Комитета - 1 раз в месяц, квартал, год;

статистические справки о выполнении поручений должностных лиц Комитета по рассмотрению обращений - 1 раз в месяц, квартал, год.