Приказ Министерства экологии и природных ресурсов РТ от 27 октября 2003 г. N 1128 "Об утверждении "Инструкции по делопроизводству в Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Татарстан" (утратил силу)

Приказ Министерства экологии и природных ресурсов
Республики Татарстан
от 27 октября 2003 г. N 1128
"Об утверждении "Инструкции по делопроизводству в Министерстве
экологии и природных ресурсов Республики Татарстан"

ГАРАНТ:

Приказом Министерства экологии и природных ресурсов РТ от 19 июня 2007 г. N 654 настоящий приказ признан утратившим силу

В связи с принятием и введением в действие постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 г. N 65-ст "Унифицированной системы организационно-распорядительной документации" (ГОСТ Р 6.30-2003) приказываю:

1. Утвердить прилагаемую "Инструкцию по делопроизводству в Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Татарстан".

2. Считать утратившим силу приказ от 19.07.02 г. N 739.

3. Контроль за исполнением настоящего приказа возложить на Управляющего делами Савватина А.Г.

Министр

Б.Г. Петров

Инструкция
по делопроизводству в Министерстве экологии и природных ресурсов
Республики Татарстан

I. Общие положения

1.1. Настоящая "Инструкция по делопроизводству в Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Татарстан" (далее - Инструкция) разработана в соответствии с действующим законодательством на основании "Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти", утвержденной приказом Федеральной архивной службы России от 27.11.2000 N 68, Унифицированной системы организационно-распорядительной документации (ГОСТ Р С.30-2003), положением о Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Татарстан утвержденного постановлением Кабинета Министров Республики Татарстан от 09.07.2001 г. N 433 (в редакции от 27.08.2003 г. N 456).

ГАРАНТ:

См. Положение о Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Татарстан, утв. постановлением КМ РТ от 6 июля 2005 г. N 325

1.2. Настоящая инструкция предусматривает:

- установление единой системы делопроизводства в Министерстве экологии и природных ресурсов Республики Татарстан (далее министерство);

- определение порядка регистрации, прохождения, подготовки, оформления и рассылки документов;

- ведение порядка оформления дел в текущем делопроизводстве, их систематизацию и подготовку дел к сдаче в архив.

1.3. Документы министерства являются собственностью государства, вопросы работы с ними регулируются законодательством Российской Федерации; Республики Татарстан, нормативно-методическими документами Федеральной архивной службы России и Национального архива Республики Татарстан.

1.4. Ответственность за соблюдение правил ведения делопроизводства, установленных настоящей Инструкцией, за состояние делопроизводства в отделах возлагается на руководителей структурных подразделений.

1.5. Руководитель структурного подразделения обязан:

- обеспечить своевременное и правильное исполнение документов и устных поручений руководства министерства;

- не допускать ведения переписки по вопросам, которые можно решить путем переговоров;

- обеспечить сохранность документов в текущем делопроизводстве и своевременную сдачу документальных материалов в архив министерства.

1.6. Непосредственное ведение делопроизводства в министерстве возлагается на начальника сектора делопроизводства.

1.7. Указания сектора делопроизводства по вопросам организации делопроизводства обязательны для всех сотрудников министерства.

1.8. Передача документов, их копий работникам сторонних организаций допускается с разрешения руководства министерства или структурных подразделений.

1.9. Все работники министерства должны быть ознакомлены с настоящей инструкцией.

II. Требования к подготовке и представлению проектов законодательных
и нормативных актов

2.1. Подготовка и оформление проектов законодательных актов
Республики Татарстан

2.1.1. Разработка законопроектов, предусмотренных для внесения Кабинетом Министров Республики Татарстан в Государственный Совет Республики Татарстан осуществляется министерством в соответствии с планом законопроектных работ Государственного Совета Республики Татарстан и Регламентом Кабинета Министров Республики Татарстан.

2.1.2. Законопроекты вносятся в Кабинет Министров Республики Татарстан с приложением следующих сопроводительных материалов:

- пояснительная записка, содержащая изложение предмета законодательного регулирования и концепции прилагаемого законопроекта:

- финансово-экономическое обоснование принимаемых решений (в случае внесения законопроекта, предусмотренного частью 3 статьи 104 Конституции Российской Федерации);

- перечень законов и иных нормативных правовых актов, отмены, изменения, дополнения или принятия которых потребует принятие данного законопроекта;

- заключение Министерства юстиции Республики Татарстан о соответствии законопроекта законодательству Российской Федерации, Республики Татарстан.

2.1.3. Законопроект, представляемый в Кабинет Министров Республики Татарстан, должен быть завизирован руководителями министерства, подготовившего (вносящего) законопроект, руководителем Министерства юстиции Республики Татарстан или его заместителем, в соответствии с распределением обязанностей, а также руководителями других заинтересованных органов и организаций.

2.1.4. Законопроект, подготавливаемый для внесения в Кабинет Министров Республики Татарстан, печатается шрифтом размером N 14 на стандартных листах бумаги формата А4.

На расстоянии 2 межстрочных интервалов от пометки у правой границы текстового поля печатается слово "Проект".

2.1.5. Законопроект имеет следующие реквизиты:

Наименование вида акта - Закон Республики Татарстан - отделяется от первого реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается прописными буквами размером шрифта не более N 16 и может быть выделено полужирным шрифтом. Выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 3 межстрочными интервалами и печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Пишется с прописной буквы и отвечает на вопрос: "О чем?" издан закон или в нем приводится название кодекса (например: Арбитражный процессуальный кодекс Российской Федерации). Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке законопроекта о внесении изменений в действующие законы необходимо называть причины внесения изменений или конкретную норму, в которую вносятся изменения, а в случае неоднократного изменения одной и той же нормы - дополнительно указывать, в какой именно части она изменяется.

Например:

      О внесении изменений в пункт 2 статьи 855 Гражданского кодекса

  Российской Федерации в части платежей в бюджет и во внебюджетные фонды

Текст отделяется от заголовка 3-4 межстрочными интервалами и печатается через 2 интервала.

Текстовая часть законопроекта может подразделяться на преамбулу и основную часть.

Текст законопроекта может подразделяться на части, разделы, главы, статьи.

Заголовки частей, разделов и глав, если они имеются, печатаются прописными буквами, шрифтом размером N 14 и выравниваются по центру. Заголовки могут выделяться полужирным шрифтом. Точка в конце заголовка не ставится. Номера глав проставляются римскими цифрами.

Заголовки статей печатаются строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяются полужирным шрифтом и выравниваются по левой границе. Точка в конце заголовка не ставится. Слово "статья" печатается с красной строки с прописной буквы в разрядку. Номер статьи проставляется арабскими цифрами.

При отсутствии заголовка слово "статья" и номер выделяются полужирным шрифтом. Текст статьи печатается в строку.

Статьи имеют сквозную единую нумерацию.

В зависимости от содержания текст статьи может подразделяться на части, пункты, подпункты, абзацы. Нумерация пунктов осуществляется арабскими цифрами в пределах каждой статьи.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами и состоит из слов "Президент Республики Татарстан". Слова "Президент" и "Республики Татарстан" печатаются в 2 строки через один межстрочный интервал. Слова "Республики Татарстан" печатаются от левой границы текстового поля, а слово "Президент" выравнивается по центру относительно этих слов.

Инициалы имени и фамилия Президента Республики Татарстан указываются при оформлении принятого закона в Государственном Совете Республики Татарстан.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта.

2.1.6. Требования по оформлению пояснительной записки к законопроекту.

Пояснительная записка к законопроекту оформляется на стандартных листах бумаги формата А4 и имеет следующие реквизиты.

Наименование вида документа - печатается прописными буквами 2 межстрочными интервалами ниже верхней границы текстового поля, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру.

Заголовок отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается строчными буквами через 1 межстрочный интервал, выделяется полужирным шрифтом и выравнивается по центру. Точка в конце заголовка не ставится.

В заголовке к тексту указывается полное название законопроекта, к которому подготовлена пояснительная записка.

Например:

     К проекту закона Республики Татарстан "О внесении изменений в статью

3 Закона Республики Татарстан "Об охране окружающей природной среды...".

Текст отделяется от заголовка 3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля.

Текст должен содержать обоснование необходимости принятия законопроекта, включающее развернутую характеристику законопроекта, его целей, основных положений, места в системе действующего законодательства, а также прогноз социально-экономических и иных последствий его принятия.

Визы проставляются на лицевой стороне последнего листа законопроекта в нижней его части.

Внесение законопроектов в Государственный Совет Республики Татарстан, минуя Кабинет Министров Республики Татарстан, не допускается.

2.2. Подготовка и оформление проектов актов (постановлений
и распоряжений) Кабинета Министров Республики Татарстан

2.2.1. Проекты актов Кабинета Министров Республики Татарстан вносятся с сопроводительным письмом с приложением пояснительной записки. В сопроводительном письме указывается основание внесения проекта, существо вопроса, сведения о согласовании проекта. В пояснительной записке приводятся результаты проработки вопроса и проведения экспертизы, необходимые расчеты, обоснования и прогнозы социально-экономических и иных последствий реализации предлагаемых решений.

2.2.2. Если в тексте проекта акта Правительства Республики Татарстан упоминаются ранее принятые акты Президента Российской Федерации, Президента Республики Татарстан или Правительства Российской Федерации, Республики Татарстан, то делается ссылка на соответствующий официальный источник их опубликования, например: (Собрание законодательства Российской Федерации, 1998, N 5. ст. 615).

Если подготовляемый акт Кабинета Министров Республики Татарстан влечет за собой внесение изменений или дополнений в другие акты Кабинета Министров Республики Татарстан, эти изменения или дополнения включаются в проект подготавливаемого акта или представляются в виде самостоятельного акта одновременно с ним.

Документы (программы, положения, планы, нормы и т.п.), которые предлагается утвердить подготавливаемым проектом акта Кабинета Министров Республики Татарстан, в обязательном порядке прилагаются к данному проекту акта.

Проект акта Кабинета Министров Республики Татарстан по организации исполнения федерального закона или акта Президента Республики Татарстан должен содержать ссылку на соответствующий федеральный закон или акт Президента Республики Татарстан.

2.2.3. В проектах постановлений Кабинета Министров Республики Татарстан употребляются полные официальные наименования органов и организаций, в проектах распоряжений - их сокращенные официальные наименования.

2.2.4. Постановления Кабинета Министров Республики Татарстан должны иметь заголовок, в краткой форме отражающий их содержание.

Распоряжения Кабинета Министров Республики Татарстан заголовка, как правило, не имеют.

2.2.5. Проекты актов Кабинета Министров Республики Татарстан подлежат согласованию, которое оформляется визой.

Проекты актов Кабинета Министров Республики Татарстан нормативного характера подлежат согласованию с Министерством юстиции Республики Татарстан после их согласования с заинтересованными органами и организациями.

Проекты постановлений и распоряжений, которыми предусматриваются материальные затраты, по вопросам бюджетно-финансового регулирования подлежат обязательному согласованию с Министерством финансов Республики Татарстан и Министерством экономики Республики Татарстан. Возражения по проектам постановлений излагаются в письменной форме и прилагаются к проектам.

Все проекты постановлений до рассмотрения Премьер-министром Республики Татарстан и Руководителем Аппарата Кабинета Министров Республики Татарстан визируются начальником правового управления Аппарата Кабинета Министров Республики Татарстан.

Если в ходе проработки или согласования проекта акта Кабинета Министров Республики Татарстан в него вносятся существенные изменения, то он подлежит повторному визированию. Повторного визирования не требуется, если при доработке в проект акта Кабинета Министров Республики Татарстан внесены уточнения, не меняющие его сущности (определяется руководителем подразделения-исполнителя).

2.2.6. Проект акта Кабинета Министров Республики Татарстан печатается на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) шрифтом размером N 13.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами и печатается шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала.

Текст печатается от левой границы текстового поля и выравнивается по левой и правой границам текстового поля. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы поля.

Текст может подразделяться на констатирующую часть (преамбулу) и постановляющую часть (в распоряжениях - распорядительную).

Преамбула в проектах постановлений Кабинета Министров Республики Татарстан завершается словами "Кабинет Министров Республики Татарстан п о с т а н о в л я е т:", последнее слово печатается полужирным шрифтом в разрядку.

Преамбула может отсутствовать, если предписываемые действия не нуждаются в разъяснении.

Постановляющая (распорядительная) часть проектов постановлений (распоряжений) Кабинета Министров Республики Татарстан, как правило, подразделяется на пункты.

Пункты нумеруются арабскими цифрами с точкой и заголовок не имеют.

При наличии приложений к постановлению (распоряжению) Кабинета Министров Республики Татарстан в тексте на них обязательно делается ссылка.

Приложения к проектам актов (постановлений и распоряжений) Кабинета Министров Республики Татарстан печатаются на отдельных листах бумаги и подписываются.

2.3. Подготовка и оформление проектов нормативных актов

2.3.1. Нормативные правовые акты издаются в пределах компетенции министерства в соответствии с положением о министерстве в виде постановлений, приказов, распоряжений, правил, инструкций и положений.

2.3.2. Рассмотрение и согласование проектов нормативных документов в министерстве должно происходить в соответствии с Порядком рассмотрения и согласования проектов нормативных документов, утвержденным приказом Министерства экологии и природных ресурсов Республики Татарстан от 22.10.01 г. N 461.

III. Правила подготовки и оформления отдельных видов документов

3.1. Приказ, распоряжение

3.1.1. Приказами и распоряжениями оформляются решения нормативного характера, а также по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы министерства.

3.1.2. Проекты приказов (распоряжений) и приложения к ним визируются исполнителем и руководителем подразделения, внесшим проект, руководителями подразделений, которым в проекте предусматриваются задания и поручения, а также руководителем юридической службы. Виза проставляется в нижней части оборотной стороны подлинника. Возражения по проекту приказа (распоряжения), возникающие при согласовании, излагаются в справке, которая прилагается к проекту.

Если в процессе согласования в проект приказа вносятся изменения принципиального характера, то он подлежит перепечатке и повторному согласованию.

Проекты приказов (распоряжений), представляемые министру на подпись, визируются заместителями министра в соответствии с распределением обязанностей.

3.1.3. Проекты приказов (распоряжений) печатаются на стандартных бланках установленной формы, шрифтом размером N 13. Датой приказа является дата его подписания.

Проекты приказов (распоряжений), подготовленных совместно с другими органами и организациями, печатаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм) без бланка, с указанием названий организаций.

3.1.4. Приказ (распоряжение) имеет следующие реквизиты:

Наименование министерства.

Наименование вида документа - приказ.

Дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.

Дата оформляется цифровым или словесно цифровым способом, например: 15 января 2001 г. N 29, или 15.01.2001 N 29.

Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа, распоряжения.

Точка в конце заголовка не ставится.

Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал.

     Например: О командировании

               работников министерства...

Заголовок к документам, оформленным на бланках с продольным расположением реквизитов, выравнивается по центру.

Распоряжение, как правило, заголовка не имеет.

Текст отделяется от заголовка 2-3 межстрочными интервалами, и печатаются шрифтом размером N 13 через 1,5 интервала.

3.1.5. Приказы нумеруются в отделе кадров порядковыми номерами в пределах календарного года. Приказы по основной деятельности нумеруются отдельно от приказов по личному составу и от приказов о командировках.

3.1.6. Копии приказов (распоряжений) или их размноженные экземпляры отдел кадров заверяет печатью и доводит под роспись адресатам в соответствии с указателем рассылки - список N 1 или N 2 (приложение N 1-2), который составляется и подписывается исполнителем. Копия приказа обязательно направляется также исполнителю.

3.1.7. Ознакомление с приказами и распоряжениями и доведение до сотрудников своих подразделений обеспечивают руководители департаментов и управлений министерства.

3.1.8. Обеспечение качественной подготовки проектов приказов (распоряжений) и их согласование с заинтересованными сторонами возлагается на руководителей подразделений, которые готовят и вносят проект.

Обеспечение правильности оформления проектов приказов (распоряжений) является обязанностью сектора делопроизводства.

3.2. Распоряжение

3.2.1. Распоряжение - это правовой акт, издаваемый единолично министром для решения оперативных вопросов. Распоряжение, как правило, не согласовывается.

3.2.2. Проекты распоряжений разрабатываются структурными подразделениями министра по поручению руководства или по собственной инициативе и печатаются на бланках установленной формы.

3.2.3. В проекте распоряжения должны быть перечислены действия, которые предписывается выполнить.

При необходимости в проект распоряжения допускается включать констатирующую часть, которая помещается в первой фразе документа и начинается формулировками типа: "В соответствии...", "В связи...", "В целях..." и т.д.

Проект распоряжения (распорядительную часть) необходимо излагать в повелительной форме и начинать с указания предписываемого действия, выраженного глаголом в неопределенной форме. Например: передать, утвердить, обязать и т.п.

Если распоряжение дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные распоряжения или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте.

Проект распоряжения представляется на подпись министру и заместителям министра.

3.3. Приказы

3.3.1. Приказ - распорядительный документ министерства.

Проекты приказов разрабатываются структурными подразделениями министерства по поручению руководства или по собственной инициативе. Проекты приказов по кадровым вопросам готовит кадровая служба на основании соответствующих представлений.

3.3.2. Текст приказа состоит из констатирующей и распорядительной частей.

В констатирующей части излагаются цели и задачи предписываемых действий. Если основанием к изданию приказа является правовой акт или поручение вышестоящих органов, то в констатирующей части указывается его вид, дата, номер, заголовок и передается содержание той его части, которая непосредственно касается министерства. Констатирующая часть может начинаться словами "в целях", "в соответствии", "во исполнение".

Распорядительная часть начинается словом "ПРИКАЗЫВАЮ".

В пунктах распорядительной части приказа указываются исполнители, конкретные действия и сроки исполнения предписываемых действий.

Если приказ дополняет, отменяет или изменяет ранее изданные приказы или их отдельные пункты, это оговаривается в тексте приказа. Один из пунктов распорядительной части текста должен содержать ссылку на отменяемый документ с указанием его даты, номера и заголовка. Текст пункта должен начинаться словами "Признать утратившим силу...".

В последующем пункте распорядительной части приказа указывается должностное лицо, на которое возлагается контроль за исполнением приказа в целом.

3.3.3. В приказ не следует включать пункт "Приказ довести до сведения...". Подразделения (должностное лицо) до сведения которых доводится приказ, указываются в указателе рассылки, который готовит исполнитель вместе с проектом приказа.

3.3.4. Приказ подписывает министр или по его поручению заместитель министра. Приложения к приказу подписываются руководителями структурных подразделений, подготовивших проект. Подпись ставится на оборотной стороне последнего листа приложения.

3.4. Положения, правила, инструкции

3.4.1. Положение принимается в том случае, если в нем устанавливаются системно связанные между собой правила по вопросам, отнесенным к компетенции министерства.

В правилах устанавливаются нормы и требования, обязательные для выполнения.

В инструкции излагается порядок осуществления какой-либо деятельности или порядок применения положений законодательных и иных нормативных актов.

Положения (правила, инструкции) применяются как самостоятельные правовые акты, которые подписываются министром, или как акты, утверждаемые министерством; утверждение оформляется в форме грифа утверждения или путем издания распорядительного документа об их утверждении. Решение о порядке принятия положений, правил и инструкций находится в ведении министерства.

3.4.2. Порядок подготовки проекта положения (правил, инструкции) соответствует общему порядку подготовки проектов нормативных актов.

3.4.3. Текст проекта положения (правил, инструкции) печатается на общем бланке министерства.

Текст излагается от третьего лица единственного или множественного числа. В тексте используются слова: "должен", "следует", "необходимо", "запрещается", "не допускается".

Заголовок к тексту положения (правил, инструкции) отвечает на вопрос "О чем?"; заголовок к инструкции, содержащей должностные требования и порядок проведения работ (должностная инструкция), отвечает на вопрос "Кому?" (Должностная инструкция главному специалисту).

Констатирующей частью положения (правил, инструкции) служит раздел "Общие положения", в котором указываются основания разработки, основное назначение нормативного акта и сфера его распространения, ответственность за нарушение установленных правил и технологий.

Основной текст положения (правил, инструкции) может делиться на главы, пункты и подпункты. Главы должны иметь названия.

Главы нумеруются римскими цифрами. Нумерация пунктов и подпунктов производится арабскими цифрами.

3.5. Протокол

3.5.1. Протокол составляется на основании записей, произведенных во время совещания (заседания), представленных тезисов докладов и выступлений, справок, проектов решений и др.; материалы к обсуждению представляются структурными подразделениями министерства и другими организациями, на которые возложена их подготовка, не позднее, чем за 15 дней до даты, предусмотренной планом работы коллегиального органа. Справки подписываются руководителями подразделений-исполнителей.

Записи во время заседания, сбор материалов и подготовка текста возлагается на секретаря коллегиального органа и сотрудников подразделений, готовивших вопросы к обсуждению. Текст протокола должен быть подготовлен не позднее, чем через 3 дня со дня заседания. Проекты соответствующих пунктов протокола визируются подразделением, ответственным за подготовку.

3.5.2. Подлинники документов по вопросам, рассмотренным на заседании, направляются для подшивки в дело в подразделение-исполнитель вместе с выпиской из протокола о принятых решениях.

Копии протоколов заседаний, копии повесток для заседаний и материалов к заседаниям уничтожаются по миновании надобности в них, причем копии протоколов - по акту.

На протоколе, содержащем информацию ограниченного распространения, проставляется пометка "Для служебного пользования".

3.5.3. Текст протокола, как правило, состоит из двух частей: вводной и основной.

Во вводной части оформляются следующие реквизиты:

Председатель или Председательствующий

Секретарь

Присутствовали - список присутствующих или отсылка к прилагаемому

списку присутствующих

Повестка дня

Докладчики по каждому пункту повестки дня

Основная часть протокола состоит из разделов, соответствующих пунктам повестки дня. Текст каждого раздела строится по схеме:

СЛУШАЛИ - ВЫСТУПИЛИ - ПОСТАНОВИЛИ (РЕШИЛИ).

Основное содержание докладов и выступлений помещается в тексте протокола или прилагается к нему; в последнем случае делается в тексте сноска "Текст выступления прилагается". Постановление (решение) - в тексте протокола печатается полностью; при необходимости приводятся итоги голосования.

Содержание особого мнения, высказанного во время обсуждения, записывается в тексте протокола после соответствующего постановления (решения).

Допускается форма составления протокола, при которой фиксируются только принятые постановления (решения) по соответствующим вопросам.

3.5.4. Протокол подписывается председательствующим на заседании и секретарем. Датой протокола является дата заседания.

Протоколам присваиваются порядковые номера в пределах календарного года отдельно по каждой группе протоколов: протоколы заседаний коллегии, протоколы технических, научных и экспертных советов и др. Протоколы совместных заседаний имеют составные номера, включающие порядковые номера протоколов организаций, принимающих участие в заседании.

Номера постановлений (решений), принятых на заседаниях, состоят из номера протокола, номера рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса.

3.5.5. Копии протоколов при необходимости рассылаются заинтересованным организациям и должностным лицам в соответствии с указателем рассылки; указатель составляет, и подписывает ответственный исполнитель подразделения, готовившего рассмотрение вопроса.

Принятые решения доводятся до исполнителей в виде выписок из протоколов, которые оформляются на соответствующем бланке.

3.5.6. Протоколы печатаются на стандартном бланке протокола формата А4 и имеют следующие реквизиты:

Наименование документа - слово П р о т о к о л печатается от границы верхнего поля прописными буквами в разрядку, полужирным шрифтом и выравнивается по центру;

Вид заседания, совещания - отделяется от предыдущего реквизита 2 межстрочными интервалами, печатается через 1 интервал и выравнивается по центру.

Место проведения заседания, совещания указывается при оформлении протоколов совещания в том случае, если оно происходило не на обычном месте.

Печатается через 2 межстрочных интервала после реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой и выравнивается по центру.

Дата и номер протокола. Дата оформляется цифровым или словесно-цифровым способом и печатается через 2 межстрочных интервала ниже предыдущего реквизита.

Основная часть протокола печатается через 1,5 межстрочных интервала.

Каждый вопрос нумеруется арабской цифрой и его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), которое печатается центровано другим размером шрифта и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой в скобках указываются фамилии должностных лиц выступающих на заседании (совещании) и краткое содержание выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса. Фамилии печатаются через 1 межстрочный интервал.

Затем указывается принятое по этому вопросу решение.

Подпись отделяется от текста 3 межстрочными интервалами.

3.6. Служебные письма

3.6.1. Служебные письма министерства готовятся:

как ответы о выполнении поручений Президента Республики Татарстан и Кабинета Министров Республики Татарстан;

как исполнение поручений Президента Республики Татарстан и Кабинета Министров Республики Татарстан по обращениям граждан по вопросам, относящимся к компетенции министерства;

как сопроводительные письма к проектам законодательных актов Республики Татарстан, проектов актов Президента Республики Татарстан и актов Кабинета Министров Республики Татарстан;

как ответы на запросы различных организаций, предприятий и частных лиц;

как инициативные письма.

3.6.2. Сроки подготовки ответных писем устанавливаются резолюцией министра на основании имеющихся сроков исполнения поручений, запросов или по решению автора резолюции.

Тексты ответных писем должны точно соответствовать заданиям, зафиксированным в резолюции руководства. Сроки подготовки инициативных писем определяются руководителями структурных подразделений.

3.6.3. Служебные письма печатаются на стандартных бланках формата А4 или А5; изготовление бланков писем с изображением государственного герба Республики Татарстан средствами электронно-вычислительной техники запрещается.

При оформлении письма на двух и более страницах вторая и последующая страницы нумеруются по середине верхнего поля листа арабскими цифрами.

Текст служебного письма, как правило, должен касаться одного вопроса или нескольких вопросов, если они взаимосвязаны и будут рассматриваться в одном структурном подразделении.

3.6.4. Тексты документов оформляются в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде соединения этих структур.

Если письмо оформлено на бланке должностного лица, то его текст излагается от 1-го лица единственного числа: "прошу...", "направляю...".

Текст письма, как правило, состоит из двух частей. В первой части излагается причина, основание или обоснование составления письма, приводятся ссылки на документы, являющиеся основанием подготовки письма. Во второй части, начинающейся с абзаца, помещаются выводы, предложения, просьба, решения и т.д.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его можно разбивать на разделы, подразделы, пункты.

В документах (приказ, распоряжение и т.д.), текст излагают от первого лица единственного числа ("приказываю", "предлагаю", "прошу").

В совместных документах текст излагают от первого лица множественного числа ("приказываем", "решили").

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа ("слушали", "выступили", "постановили", "решили").

В письмах используют следующие формы изложения:

- от первого лица множественного числа ("просим направить", "направляем на рассмотрение");

- от первого лица единственного числа ("считаю необходимым", "прошу выделить");

- от третьего лица единственного числа ("министерство не возражает...").

3.6.5. Дата письма - дата принятия решения, зафиксированного в тексте. Датой письма является дата его подписания.

Право подписи служебных писем устанавливается в положении, в том числе, в положениях о структурных подразделениях и должностных инструкциях; в названных документах должен быть предусмотрен порядок подписания при отсутствии руководящих должностных лиц.

3.7. Телеграмма

Телеграммы составляются в тех случаях, когда отправление документов почтой не обеспечивает своевременного решения вопросов.

Составление телеграммы производится с соблюдением следующих правил: перед адресом указывается категория телеграммы ("правительственная", "срочная");

адрес телеграммы состоит из телеграфного наименования пункта назначения, номера отделения связи и точного наименования адресата;

вместе с телеграммой одного содержания, направляемой в несколько адресов, дается перечень рассылки;

телеграммы печатаются через два интервала, прописными буквами, без красной строки, переноса и без абзацев на одной стороне листа. Все исправления в тексте телеграммы заверяются исполнителем;

в тексте телеграммы не пишутся союзы, предлоги, местоимения, знаки препинания, если их отсутствие не искажает смысл. При необходимости знаки препинания обозначаются буквами:

тчк, зпт, двтч, квч.

Цифры в тексте телеграммы пишутся, как правило, прописью.

В ответных телеграммах перед текстом указывается номер или название документа, на который дается ответ.

Проект телеграммы до представления ее на подпись руководству визируется исполнителем на втором экземпляре.

Подпись в телеграмме оформляется отдельной строкой и начинается с абзаца. В подписи указывается сокращенное наименование должности и фамилия лица, подписавшего телеграмму.

В телеграммах, подписанных руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью организации.

Подписанная телеграмма передается в сектор делопроизводства министерства для отправки. Первый экземпляр телеграммы передается в отделение связи по отдельным описям, составляемым в двух экземплярах. Второй экземпляр телеграммы и описи подшивается в дело с указанием времени и даты отправки. Отправление телеграмм осуществляется в соответствии с Правилами предоставления услуг телефонной связи, утвержденными постановлением Правительства Российской Федерации от 28.08.97 г. N 1108.

3.8. Телефонограмма

Телефонограмма применяется для срочных кратких сообщений. Телефонограмму рекомендуется применять для передачи вызова на совещание, заседание, а также для получения сведений оперативного характера, требующих документального оформления.

Телефонограммы за подписью министра или его заместителей передаются, а поступающие на их имя принимаются секретарем, а телефонограммы, подписанные руководителями структурных подразделений передаются и поступающие на их имя принимаются лицами, ответственными за ведение делопроизводства в структурных подразделениях.

После сверки с принимающим текста телефонограммы передающий заполняет справочные реквизиты:

в графе "Принял" указывают должность и фамилию лица, принявшего телефонограмму, и номер его телефона;

в графе "Передал" указывают должность, фамилию, номер телефона, по которому телефонограмма была передана, время передачи телефонограммы (часы и минуты) и дату.

К телефонограммам, содержание которых требуется передать нескольким адресатам, на обороте телефонограммы составляется список адресатов и номера телефонов, по которым она должна быть передана.

Полученная телефонограммы должна быть считана, зарегистрирована и доложена руководителю в возможно короткий срок.

IV. Основные требования к оформлению документов

4.1. Бланки документов

4.1.1. Все виды организационно-распорядительных документов в министерстве оформляются на бланках установленного образца (приложения N 1-4):

- бланк распоряжения;

- бланк приказа;

- общий бланк министерства;

- бланк с указанием должности министра и его заместителей;

- бланки с наименованием структурных подразделений, имеющих право осуществлять переписку со сторонними организациями.

4.1.2. Бланки документов изготавливаются на стандартных листах бумаги формата А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм).

4.1.3. Документы, издаваемые от имени двух или более организаций, оформляются на стандартных листах бумаги без бланка.

4.1.4. Бланки документов подлежат учету и должны использоваться строго по назначению и без соответствующего разрешения не могут передаваться другим организациям и лицам.

4.1.5. Бланки с воспроизведением Государственного герба изготавливаются полиграфическими предприятиями.

4.1.6. Введение в обращение по мере необходимости новых бланков документов осуществляется по разрешению (поручению) министра.

4.2. Оформление реквизитов документов

4.2.1. При подготовке организационно-распорядительных документов работники министерства обязаны соблюдать правила оформления реквизитов.

4.2.2. Заголовок к тексту документа

Заголовок к тексту документа должен быть кратким, точно передавать смысл текста и отвечать на вопрос "о чем?" - "о выделении", "об изменении" или "чего (кого)?" - Должностная инструкция ведущего специалиста.

Заголовок составляется лицом, готовящим проект документа к тексту документов, оформленных на бланках формата А5, заголовок допускается не указывать.

4.2.3. Дата документа

Датой документа является дата его подписания. Для документа, принимаемого коллегиальным органом - дата его принятия; для утверждаемого документа - дата утверждения. Дата документа проставляется должностным лицом, подписывающим или утверждающим документ.

Документы вступают в силу с момента их подписания (или утверждения), если в тексте или законодательством не предусмотрена другая дата.

Документы, подлежащие регистрации в Министерстве юстиции Республики Татарстан, вступают в силу в сроки, установленные актами законодательства.

Документы, изданные совместно двумя или более организациями, должны иметь одну (единую) дату.

Даты подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, должны оформляться цифровым способом, элементы даты приводятся арабскими цифрами в одну строку в последовательности: число, месяц, год. Например: 30.03.2001 г. В нормативных документах определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера применяется словесно-цифровой способ - 30 марта 2001 года.

4.2.4. Индекс документа

Индекс документа состоит из порядкового номера в пределах регистрируемого массива документов, который, исходя из задач поиска, дополняется кодами корреспондента, должностного лица, подписавшего документ.

Регистрационный номер документа, составленного двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров документа каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.

4.2.5. Подпись документа

Документы, направляемые министерством в вышестоящие органы, органы представительной и судебной власти, подписываются министром или, по его поручению, первым заместителем министра.

Документы, направляемые подчиненным и сторонним организациям, гражданам подписываются министром, его заместителями или руководителями структурных подразделений в соответствии с их компетенцией.

В состав подписи входят: наименование должности лица, подписавшего документ, личная подпись и ее расшифровка (инициалы и фамилия).

Если должностное лицо, подпись которого заготовлена на проекте документа отсутствует, то документ подписывает лицо, исполняющее его обязанности или его заместитель. При этом обязательно указывается фактическая должность лица, подписавшего документ и его фамилия. Не допускается подписывать документы с предлогом "за" или проставлением косой черты перед наименованием должности.

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

При подписании документа несколькими лицами, равными по должности, но представляющими разные органы подписи располагают на одном уровне.

4.2.6. Адресование документа

Документы адресуются в организации, их структурные подразделения или конкретному должностному лицу.

При адресовании документа в организацию или ее структурное подразделение без указания должностного лица их наименования пишут в именительном падеже. Например:

                                                     Министерство

                                                     финансов

                                                     Республики Татарстан

При направлении документа должностному лицу название организации указывается в именительном падеже, а должность и фамилия адресата - в дательном. Инициалы указывают перед фамилией. Например:

                                                     Министерство

                                                     здравоохранения

                                                     Республики Татарстан

                                                     начальнику отдела

                                                     кадров

                                                     Н.Х. Сафину

При адресовании документа руководителю организации наименование ее входит в состав наименования должности адресата. Например:

                                                   Генеральному директору

                                                   объединения "Агропром"

                                                   А.К. Иванову

При адресовании документа в несколько однородных организации# их названия следует указывать обобщенно. Например:

                                            Начальникам территориальных

                                            управлений (ТУ) Министерства

                                            экологии и природных ресурсов

                                            Республики Татарстан

При адресовании документа физическому лицу указывают инициалы и фамилию получателя, затем почтовый адрес. Например:

                                               А.П. Захарову

                                               ул. Толстого д. 137, кв. 8

                                               г. Чистополь. 422950

Почтовый адрес корреспондентов указывается полностью в соответствии с почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово "копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При направлении документа более чем в четыре адреса составляется список на рассылку, и на каждом документе проставляется только один адресат.

При адресовании письма в организацию указывают ее наименование, затем почтовый адрес. Например:

                                                 Ассоциация "Промышленные

                                                 Минералы"

                                                 2-я Тверская ул., д. 18, Москва,

                                                 125047

4.2.7.Согласование документа

При необходимости оценки документа, его обоснованности, соответствия действующему законодательству и правовым актам проводится согласование документа.

Согласование может проводиться как внутри организации (подразделениями и должностными лицами), так и вне ее (с подчиненными и неподчиненными организациями).

Внутреннее согласование оформляется путем визирования проекта документа должностным лицом. Виза включает в себя должность визирующего документ, личную подпись, ее расшифровку (инициалы, фамилия) и дату.

Представляемые на подпись документы визируются исполнителем (ответственным исполнителем) и руководителями подразделения, где готовился проект документа.

Замечания и дополнения к проекту документа излагаются на отдельном листе, о чем при визировании ставится отметка "Замечания прилагаются". Замечания обязательно докладываются руководителю, подписавшему документ.

Для документа, подлинник которого отправляют из министерства, визы проставляются в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа. Проекты распоряжений, постановлений, приказов визируются на первом экземпляре в нижней части оборотной стороны последнего листа документа.

Внешнее согласование оформляется соответствующим грифом. Гриф согласования располагается ниже подписи на лицевой стороне документа и включает в себя слово "СОГЛАСОВАНО", наименование должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личную подпись, расшифровку подписи и дату согласования, например:

СОГЛАСОВАНО

Первый заместитель министра

экологии и природных ресурсов

Республики Татарстан

______________________ ___________________________

   (личная подпись)        (инициалы, фамилия)

30.01.2002

Если согласование производится с коллегиальным органом посредством письма, то гриф согласования оформляется следующим образом:

СОГЛАСОВАНО

Протокол заседания...

(наименование коллегиального органа)

30.01.2002 N 14

Грифы согласования могут располагаться на отдельном "Листе согласования", если содержание документа затрагивает интересы нескольких организаций. На документе делается отметка "Лист согласования прилагается".

Согласование в зависимости от содержания документа осуществляется в следующей очередности:

- с подведомственными министерству и сторонними организациями, когда они выступают обязательной строкой в правоотношениях, возникающих вследствие издания документа, или когда содержание документа затрагивает их интересы;

- с общественными организациями - в случаях необходимости или предусмотренных положениями об этих организациях;

- с органами, осуществляющими государственный надведомственный контроль (надзор) в определенной области, с общественными организациями;

- с вышестоящими органами - в случаях, когда законодательством предусматривается возможность совершенствования управленческих действий только с согласия этих органов.

4.2.8. Утверждение документа

Документы утверждаются министром или его заместителем.

Утверждение документов производится проставлением грифа утверждения или изданием распорядительного документа (в тех случаях, когда требуется дополнительные предписания и разъяснения) в правом верхнем углу первого листа документа.

При утверждении документа должностным лицам, грифы утверждения оформляются следующим образом:

                                                     УТВЕРЖДАЮ

                                                     Министр экологии

                                                     и природных ресурсов

                                                     Республика Татарстан

                                                     (личная (инициалы,

                                                     подпись фамилия

                                                     30.02.2002

При необходимости дополнительных предписаний и разъяснений документ может утверждаться приказом министерства

                                                    УТВЕРЖДЕНО

                                                    Приказом Министерства

                                                    экологии и

                                                    природных ресурсов

                                                    Республики Татарстан

                                                    от 30.01.2002 N _____

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагаются на одном уровне.

4.2.9. Резолюция

В резолюции даются указания по исполнению документа. В состав резолюции должны входить следующие элементы: фамилия исполнителя, содержание поручения, срок исполнения, подпись, дата.

Допускается оформление резолюции на отдельном листе.

В случаях, когда поручение дано нескольким должностным лицам, основным исполнителем является лицо, указанное в поручении первым. Ему предоставляется право созыва соисполнителей и координации их работы.

Основной исполнитель и соисполнитель вправе давать поручения в виде резолюций лицам, непосредственно им подчиненным.

На документах, не требующих указаний по исполнению и имеющих типовые сроки исполнения, в резолюции указывается исполнитель, подпись, дата.

4.2.10. Отметка об исполнении

Отметка об исполнении документа проставляется в левом нижнем углу лицевой или оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Отметка включает фамилию (фамилия, имя, отчество) исполнителя, номер его телефона, например:

Максимова Нина Сергеевна

64-13-48

или

Максимова

64-13-48

На документе, подготовленном по поручению руководителя группой исполнителей, в отметке об исполнителе указывается фамилия основного исполнителя.

4.2.11. Оформление приложений к документу

Приложения к документу могут быть трех видов:

- приложения, утверждаемые или вводимые в действие соответствующими распорядительными документами;

- приложения, поясняющие или дополняющие содержание основного документа;

- приложения, являющиеся самостоятельными документами, направляемые с сопроводительными письмами.

Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подпись лиц, ответственных за их содержание, дату, отметки о согласовании и т.д.).

Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить из названия, количество листов и экземпляров каждого.

Приложение: 1. Штатное расписание... на 4 л. в 3 экз.

            2. Смета расходов... на 3 л. в 3 экз.

Если приложения сброшюрованы, количество листов не указывается.

При наличии нескольких приложений они нумеруются.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу первого листа следует делать пометку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

                                                 Приложение N 2 к приказу

                                                 Министерства экологии

                                                 и природных ресурсов

                                                 Республики Татарстан

                                                 от 10.01.2002 N 12

При наличии нескольких приложений к распорядительному документу на них проставляются порядковые номера: Приложение N 1, приложение N 2 и т.д.

Если приложение направляется не вовсе указанные в документе адреса, то отметки о его наличии оформляют следующим образом:

                                                 Приложение на 3 л.

                                                 в 2 экз. только в первый

                                                 адрес

V. Организация документооборота и исполнения документов

5.1. Порядок прохождения входящих документов

5.1.1. Прием и первоначальная обработка поступлений корреспонденции осуществляется в централизованном порядке сектором делопроизводства.

Первоначальная обработка поступающей корреспонденции заключается в проверке правильности доставки и целостности вложений, фиксации факта поступления документа в министерство и подготовке корреспонденции к передаче по назначению.

Проверка правильности доставки имеет целью выявление корреспонденции, доставленной не по назначению. Ошибочно доставленная корреспонденция пересылается по принадлежности.

Все конверты, за исключением личной корреспонденции вскрываются. При этом проверяется целостность конвертов и наличие вложенных в них документов. При обнаружении повреждения, отсутствия документов или приложения к ним необходимо сообщить об этом отправителю. Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда по конверту можно установить адрес отправления или время отправки и получения документа.

5.1.2. Документы в секторе делопроизводства предварительно рассматриваются, а затем направляются руководству или в подразделения.

Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на требующие обязательного рассмотрения руководством и направляемые непосредственно в структурные подразделения.

Без предварительного рассмотрения передаются по назначению документы, адресованные непосредственно структурным подразделениям.

5.1.3. На входящих документах проставляется регистрационный номер и дата поступления документа в министерство.

5.1.4. Документы в секторе делопроизводства сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы, документы в адрес общественных организаций, и с пометкой "лично" непосредственно передаются по назначению.

В перечень нерегистрируемых документов включаются документы, подвергающиеся в структурных подразделениях оперативному учету в специальных учетных формах, а также документы, присылаемые для информации, поздравительные письма, пригласительные билеты и.п. (приложение N 6).

Все служебные документы после регистрации безотлагательно передаются руководителям министерства в соответствии с распределением обязанностей и в подразделения министерства для рассмотрения.

5.2. Порядок прохождения исходящих документов

5.2.1. Документы, отправляемые министерством, передаются почтовой и электрической связью.

Обработка документов для отправки почтовой связью осуществляется сектором делопроизводства.

Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление реестра на заказную почту и сдачу в отделение связи.

Документы для отправки передаются работниками структурных подразделений, полностью оформленными с указанием почтового адреса или с указанием на рассылку.

5.2.2. Сектор делопроизводства проверяет правильность оформления документов, наличие приложений. Документы, оформленные с нарушением установленного порядка, возвращаются исполнителям.

5.3. Порядок прохождения внутренних документов

5.3.1. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления должно соответствовать прохождению отправляемых документов, а на этапе исполнения - поступающих документов.

5.3.2. Проекты распорядительных документов после подготовки и согласования с заинтересованными подразделениями и должностными лицами передаются в юридическую службу для проверки соответствия содержания документов действующему законодательству.

Оформленные документы передаются на подпись руководству в соответствии с правом подписи документов и распределением обязанностей.

5.3.3. Передача документов между структурными подразделениями осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство в структурных подразделений.

5.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам
электронной почты и факсимильной связи

5.4.1. Электронная почта - один из компонентов системы автоматизации документооборота, средство доставки, отправки информации и ее передачи между пользователями как внутри министерства, так и между организациями, имеющими соответствующие аппаратные и программные средства.

5.4.2. Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях, при наличии определенной специфики в процессе исполнения.

5.4.3. Отправитель электронного сообщения запускает программу отправки почты и создает файл сообщения, указывает его имя, дату и время отправки. Сообщения можно вводить и редактировать с помощью текстовых редакторов. Электронные сообщения передаются адресатам в соответствии с указателем на рассылку.

Адресат получает изображение документа на экране компьютера, а затем распечатывает его на бумажный носитель.

Каждому абоненту в электронной почте выделяется индивидуальный почтовый ящик (область памяти ЭВМ), которому присваивается код пользователя, и обмен электронными сообщениями осуществляется через эти почтовые ящики.

При передаче и приеме текстов служебных документов по каналам факсимильной связи необходимо руководствоваться следующими требованиями:

- объем передаваемого документа (текста, схемы, графического изображения), выполненного на бумаге формата А4 черным цветом, не должен превышать 5 листов:

- ответственность за содержание передаваемой информации возлагается на исполнителя, подготовившего документ к передаче, и руководителя соответствующего подразделения;

- факсограммы на иностранных языках отправляются при наличии перевода, заверенного лицом, подписавшим факсограмму:

- запрещается передавать текст документов с пометкой "Для служебного пользования";

- подлежащий передаче документ и поступившие факсограммы учитываются в журнале установленной формы, без проставления регистрационного штампа, передаются адресатам под расписку в день их приема, срочные - немедленно;

- факсограммы на иностранных языках доставляются адресату без перевода.

Контроль за использованием факсимильной техники, установленной в подразделениях, осуществляется их руководителями.

5.5. Работа исполнителей с документами и письмами

5.5.1. Руководители структурных подразделений министерства обеспечивают оперативное рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов.

5.5.2. При рассмотрении документов руководитель подразделения выделяет документы, требующие срочного исполнения.

Исполнитель получает документы в день их регистрации или на следующий день в соответствии с указанием руководителя структурного подразделения.

Срочные документы передаются немедленно.

5.5.3. Исполнение документа предусматривает: сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование, представление на подписание (утверждение) руководством министерства или руководителями структурных подразделений, подготовку к пересылке адресату.

Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа, передает на тиражирование и рассылаемый документ направляет для отправки в сектор делопроизводства. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит указатель на рассылку.

5.5.4. При оперативном решении вопросов без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе: о дате поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в министерство и его доставкой исполнителю), о датах промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), о дате и результатах окончательного исполнения.

Все отметки размещаются на свободных от текста местах.

5.5.5. Исполнитель для удобства работы заводит следующие папки для исполнения документов: "Срочно", "На доклад (подпись)", "На отправку" с указанием на папках своей фамилии, инициалов, номера телефона.

5.5.6. Исполнитель несет ответственность за соблюдение требований исполнительской дисциплины, за не использование действующих нормативных актов по подготовке, оформлению, представлению и срокам исполнения документов.

5.5.7. Исполнитель имеет право пользоваться автоматизированными банками данных министерства, справочно-информационными фондами и библиотеками для получения необходимой информации.

5.5.8. При наличии ответственного исполнителя, все остальные исполнители ответственны за своевременный и качественный анализ информации и представление ответственному исполнителю в установленные им сроки необходимых материалов (проектов документов, справок, сведений и т.д.).

Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.

5.6. Организация работы с письменными обращениями граждан

5.6.1. Поступающие в министерство письменные обращения граждан рассматриваются в соответствии с требованиями Указа Президиума Верховного Совета СССР от 12 апреля 1968 г. N 2534-VII "О порядке рассмотрения предложений, заявлений и жалоб граждан", Закона Республики Татарстан от 12 мая 2003 г. N 16-ЗРТ "О порядке рассмотрения обращений граждан в Республике Татарстан".

5.6.2. Письма граждан регистрируются в день поступления и в этот же день представляются руководству министерства для рассмотрения.

На каждое обращение граждан заводится регистрационная карточка по контролю за исполнением резолюции руководства и сроков направления ответа заявителям.

5.6.3. Карточки на письма, подлежащие контролю, раскладываются и хранятся в картотеке в алфавитном порядке.

5.6.4. Обращения граждан, разрешение которых относится к ведению других организаций и учреждений, направляются в пятидневный срок по принадлежности с извещением об этом заявителей. Запрещается направлять жалобы граждан тем органам или должностным лицам, действия которых обжалуются.

5.6.5. Письма, не требующие проверки, рассматриваются исполнителями безотлагательно, но не более 15 дней. Если в ходе рассмотрения письма необходимо провести проверку фактов, запросить дополнительные сведения, оно рассматривается в срок до 1 месяца со дня поступления.

Продление срока рассмотрения возможно как исключение с разрешения руководителей министерства, но на срок не более месяца с обязательным промежуточным ответом заявителю, в котором указывается срок окончательного ответа.

5.6.6. Письма, поступившие из вышестоящих организаций, редакций центральных газет, журналов, радио и телевидения рассматриваются в сроки, указанные в них, но не позднее одного месяца со дня их получения. Срок рассмотрения может быть продлен только с согласия органа, направившего письмо в министерство. Ответы на данные письма подписываются только руководителями министерства. После направления заявителю (или вышестоящей организации) окончательного ответа письмо считается рассмотренным.

5.6.7. Ответственные исполнители, рассматривающие письма граждан, могут давать как письменные, так и устные ответы на них. В случае устного ответа на письмо, как правило, составляется справка, подписываемая исполнителем, в которой указывается, какие меры приняты по письму, когда, кем и кому дан устный ответ, удовлетворен ли заявитель ответом. В отдельных случаях эти же сведения могут быть указаны на самом письме. По требованию заявителя после устного ответа должен даваться и письменный ответ.

5.6.8. Все документы, сформированные в ходе рассмотрения писем граждан, сдаются в сектор делопроизводства и вместе с копией ответа формируются в дела, которые хранятся в течение пяти лет.

Сектор делопроизводства организует хранение дел, обеспечивает работников аппарата и граждан справочной информацией, касающейся рассматриваемых писем.

5.7. Работа с обращениями и запросами депутатов

5.7.1. Подготовка и направление ответов на обращения, и запросы депутатов разных уровней осуществляется министерством в соответствии с законодательством о статусе депутата.

5.7.2. В качестве обращения и запроса рассматривается письмо, написанное на бланке депутата, имеющее подпись депутата и дату.

При обращении депутата в министерство должностные лица должны предоставить депутату всю информацию, связанную с его депутатской деятельностью.

При обращении депутата должностные лица безотлагательно (а при необходимости получения дополнительных материалов - не позднее 30 дней со дня получения обращения) дают ответ на это обращение и предоставляют запрашиваемые документы или сведения. При этом сведения, составляющие государственную тайну, предоставляются в порядке установленном федеральным законом о государственной тайне.

Должностное лицо, которому направлен запрос депутата Государственного Совета Республики Татарстан, должно дать ответ на него в письменной или устной форме не более чем в 3-дневный срок со дня его получения или в иной, согласованной с инициатором запроса срок.

5.7.3. В случае необходимости проведения в связи с обращением или запросом дополнительной проверки или дополнительного изучения каких-либо вопросов следует сообщить об этом автору обращения или запроса в 3-дневный срок со дня его получения. Окончательный ответ депутату представляется не позднее 30 дней со дня поступления обращения или запроса.

5.7.4. Должностное лицо, которому направлен парламентский запрос должно дать ответ на него в устной или письменной форме не позднее чем через 15 дней со дня получения парламентского запроса или в иной, установленный палатой Федерального Собрания Российской Федерации срок. Ответ должен быть подписан тем должностным лицом, которому направлен парламентский запрос, либо лицом, временно исполняющим его обязанности.

5.7.5. Прием, обработка и направление поступающих обращений и запросов депутатов осуществляется сектором делопроизводства министерства в соответствии с установленным порядком работы с поступающими документами.

5.7.6. В структурных подразделениях министерства по обращениям и запросам в соответствии с указаниями руководства оперативно готовятся проекты ответов, а в необходимых случаях проекты поручений соответствующим организациям.

5.7.7. Обращения и запросы депутатов, и документы по их рассмотрению формируют в дела в соответствии с номенклатурой дел.

5.8. Выполнение копировально-множительных работ

5.8.1. Размножение документов производится в отделе программирования и информационных технологий министерства.

5.8.2. К документу, который необходимо размножить, должна быть приложена служебная записка установленной формы на имя Управляющего делами (приложение N 7).

5.8.3. Учет размножения служебных документов и контроль за использованием копировально-множительной техники в Департаментах министерства возлагается на ответственных за ведение делопроизводства.

VI. Поисковая система документов

6.1. Регистрация документов

6.1.1. Основой построения поисковых систем является регистрация документов - фиксация факта создания или поступления в министерство документа путем проставления на нем регистрационного индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.

6.1.2. Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях как создаваемые в министерстве, так и поступающие из других организаций и от частных лиц.

6.1.3. Документы регистрируются в министерстве один раз: поступающие - в день поступления, создаваемые - в день утверждения или подписания. При передаче документа из одного подразделения в другое он повторно не регистрируется.

6.1.4. Регистрация документов осуществляется централизованно в секторе делопроизводства министерства. Децентрализованная регистрация производится в территориально разобщенных структурных подразделениях.

6.1.5. Документы вышестоящих органов и документы сторонних организаций регистрируются отдельно. В электронную карточку вносятся следующие данные на каждый регистрируемый документ:

- дата и входящий номер министерства;

- корреспондент;

- дата и исходящий номер корреспонденции;

- краткое содержание;

- резолюция;

- срок исполнения.

6.1.6. При регистрации исходящих документов проставляется регистрационный номер, который состоит из индекса структурного подразделения, разделенных косой чертой, и порядкового номера в пределах соответствующего массива (приложение N 5).

VII. Контроль исполнения документов

7.1. Организация контроля исполнения

7.1.1. Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах.

7.1.2. Контролю подлежат все зарегистрированные документы, требующие исполнения, перечень которых утверждается министром.

Контроль исполнения обеспечивают руководители министерства, ответственные исполнители.

7.1.3. Контроль исполнения включает постановку документа на контроль, проверку своевременного доведения документа до исполнителя, предварительную проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов контроля исполнения, информирование руководства.

7.1.4. Контроль за исполнением документов осуществляют:

Управление анализа и методологического обеспечения

- постановлений, распоряжений Правительства Республики Татарстан;

- решений совещаний у Премьер министра Республики Татарстан;

- решений коллегий, решений совещаний у министра.

Сектор делопроизводства

- поручений, поступающих из Аппарата Президента Республики Татарстан, из Государственного Совета и Кабинета Министров Республики Татарстан, Министерство природных ресурсов Российской Федерации;

- писем и запросов депутатов, писем граждан.

Спецчасть

- секретных документов.

Структурные подразделения

- документов, имеющих поручения руководства.

7.1.5. Функции контроля исполнения в структурных подразделениях возлагаются их руководителями на лиц, ответственных за делопроизводство, которые систематически анализируют состояние исполнительской дисциплины в подразделении и в установленном порядке информируют сектор делопроизводства о ходе выполнения контрольных документов.

На документах, взятых на контроль проставляется штамп "КОНТРОЛЬ".

Эти же обозначения проставляются и на экземплярах регистрационных карточек.

7.1.6. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеют право только вышестоящие органы или автор документа.

7.1.7. В случае исполнения документа несколькими структурными подразделениями подлинник документа направляется ответственному исполнителю, остальные исполнители получают копии документа.

7.1.8. При уходе в отпуск, выбытии в командировку, в случае болезни, увольнении или перемещении, работник, ответственный за контроль исполнения документов, обязан передать другому работнику по согласованию с непосредственным руководителем.

7.1.9. Проверка хода исполнения осуществляется до истечения сроков исполнения документов (предварительный контроль) в следующем порядке: задания последующих лет - не реже одного раза в год; задания последующих месяцев текущего года - не реже одного раза в месяц; задания текущего месяца - каждые десять дней и за пять дней до истечения срока.

7.1.10. Документ считается исполненным и снимается с контроля после фактического выполнения поручений по существу, документированного подтверждения исполнения и сообщения результатов заинтересованным организациям и лицам или, если в представленных по нему материалах о выполнении не дано дополнительных поручений и материалы не возвращены на доработку.

На документе и электронной карточке представляется отметка об исполнении, подпись лица, подтверждающего исполнение (ответственный исполнитель), дата.

7.2. Сроки исполнения

7.2.1. Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях. Поступающие из вышестоящих органов государственной власти - с даты подписания (утверждения) документа, а поступающих из других организаций и обращений граждан - с даты их поступления в министерство.

7.2.2. Сроки исполнения документов определяются министром, исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.

Документы подлежат исполнению в следующие сроки:

с конкретной датой исполнения - в указанный срок;

без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку незамедлительно - 1 день; "срочно" - исполняются в 3-дневной# срок; имеющие пометку "оперативно" - в 10-дневный срок, остальные - в срок не более месяца;

по запросам депутата Государственного Совета Республики Татарстан - не более чем в 3-дневной срок;

по парламентским запросам - не позднее, чем через 15 дней со дня получения;

по запросам членов Совета Федерации, депутатов Государственной Думы - не позднее, чем через 30 дней со дня получения;

по поручениям Кабинета Министров Республики Татарстан по доработке проектов постановлений и распоряжений, рассмотренных на заседаниях Кабинета Министров Республики Татарстан, а также по проектам постановлений и распоряжений Кабинета Министров Республики Татарстан, поступившим от ответственного исполнителя на согласование - до 10 дней;

по обращениям граждан, поступившим в министерство и требующим дополнительного изучения и проверки - до одного месяца со дня их регистрации, по остальным обращениям - не более 15 дней.

Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.

7.2.3. Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в регистрационно-контрольной форме.

7.2.4. При необходимости изменения срока исполнения документа ответственный исполнитель представляет на имя руководителя, давшего поручение, мотивированную просьбу о его продлении - не позднее 3-х дней до истечения этого срока.

Продление срока исполнения поручения Президента Республики Татарстан или Кабинета Министров Республики Татарстан допускается в исключительных случаях, когда исполнение поручения невозможно осуществить в указанный срок по объективным причинам. В этом случае, представляются автору поручения мотивированные предложения о продлении срока с указанием планируемой даты исполнения. Такие предложения представляются не позднее чем в 10-дневный срок с даты подписания поручения. Сроки исполнения срочных и оперативных поручений не продлеваются.

7.2.5. О всех случаях изменения срока исполнения документов ответственный исполнитель своевременно информирует сектор делопроизводства министерства.

VIII. Составление номенклатур дел и формирование дел

8.1. Составление номенклатур дел

8.1.1. Номенклатура дел - систематизированный перечень заголовков (наименований) дел, заводимых в министерстве с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации и учета дел, индексации дел и определения сроков их хранения. Номенклатура дел используется при построении информационно-поисковой системы и является основой для составления описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, а также для учета дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

8.1.2. Составляется номенклатура дел в структурных подразделениях лицом, ответственным за ведение делопроизводства. Номенклатура дел министерства, предварительно согласованная с сектором делопроизводства, с Центральной экспертной комиссией (ЦЭК) министерства, согласовывается с экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) Архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан, и утверждается министром.

8.1.3. При составлении номенклатур дел следует руководствоваться положениями о министерстве и его структурных подразделениях, штатным расписанием, планами и отчетами о работе, перечнями документов с указанием сроков их хранения, номенклатурами дел за предыдущие годы. Изучаются документы, образующиеся в деятельности министерства, их виды, состав и содержание.

8.1.4. Названиями разделов номенклатуры дел министерства являются названия структурных подразделений: разделы располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

После утверждения номенклатуры дел министерства структурные подразделения получают выписки из соответствующих ее разделов для использования в работе.

Сводная номенклатура дел печатается в необходимом количестве экземпляров.

8.1.5. Уточняется и утверждается номенклатура в конце каждого года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года.

8.1.6. В номенклатуру дел включаются заголовки дел, отражающих документированные участки работы министерства.

В номенклатуру дел не включаются периодические издания.

8.1.7. Графы номенклатуры дел министерства, его структурных подразделений заполняются следующим образом.

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в министерстве цифрового обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 12-05, где 12 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений, для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью.

В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию. Далее располагаются заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и т.д.

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел. Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в следующей последовательности:

- название вида дела (переписка, документы к заседаниям коллегии и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.);

- название министерства или структурного подразделения;

- краткое содержание документов дела.

Заголовок может быть дополнен следующими элементами:

- название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа);

- название территории, с которой связано содержание документов дела;

- указание на копийность документов дела (если в деле подшиты копии);

- даты (хронологические рамки), к которым относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.).

Например: Документы о проведении тематических выставок

(планы, списки, доклады)

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается с кем и по какому вопросу она ведется.

При составлении заголовков дел используются формулировки статей ведомственного или типового перечня документов.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указывается срок хранения дела, номера статей по перечню, а при отсутствии - по типовой или примерной номенклатуре дел или согласованный с Национальным архивом Республики Татарстан срок хранения.

В графе 5 "Примечание" указываются названия перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах, о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в другую организацию для продолжения и др. Новые дела дополнительно вносятся по окончании года в конце номенклатуры дел.

По окончании года в конце номенклатуры дел делается итоговая запись о количестве заведенных дел (томов).

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Формирование дел - группировка исполненных документов в дела в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела.

8.2.2. Дела в министерстве формируются децентрализованно, т.е. в структурных подразделениях.

8.2.3. Формированием дел занимаются лица, ответственные за ведение делопроизводства в подразделении.

8.2.4. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы одного календарного года, за исключением переходящих дел; раздельно группировать в дела документы постоянного хранения и временных сроков хранения; помещать в дела машинограммы на общих основаниях. В дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики; дело не должно превышать 250 листов.

8.2.5. Документы внутри дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или их сочетании.

Распорядительные документы группируются в дела по их видам и хронологии с относящимися к ним приложениями.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются в дела по направлениям деятельности.

В отдельные дела по хронологии, в зависимости от вида документов, формируются папки принятых Законов Республики Татарстан, Указов Президента, постановлений и других документов Правительства Российской Федерации и Кабинета Министров Республики Татарстан.

Все документы отчетного и информационного характера по исполнению поручений Президента Республики Татарстан и Кабинета Министров Республики Татарстан, находящиеся на контроле, подшиваются в заведенное для этих документов дело. Если дело не заводилось, отчетные документы подшиваются в дело переписки постоянного срока хранения за текущий год

Документы коллегий группируются в два дела: протоколы и решения коллегии, документы к заседаниям коллегии.

Положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждены в качестве самостоятельного документа, то их группируют в самостоятельные дела.

Приказы по основной деятельности группируются отдельно от приказов по личному составу.

Приказы оперативного характера (о командировках, отпусках, взысканиях) формируются в отдельное дело.

Протоколы в деле располагаются в хронологическом порядке по номерам. Документы к протоколам, сгруппированные в отдельные дела, систематизируются по номерам протоколов.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие документы группируются отдельно от проектов.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления.

Лицевые счета рабочих и служащих группируются в самостоятельные дела и располагаются в них в порядке строгого алфавита по фамилиям, именам и отчествам.

Предложения, заявления и жалобы граждан по вопросам работы министерства и все документы по их рассмотрению и исполнению группируются раздельно от предложений, заявлений и жалоб граждан по личным вопросам.

Переписка группируется за период календарного года и систематизируется в хронологической последовательности; документ-ответ помещается за документом-запросом. При возобновлении переписки по определенному вопросу, начавшейся в предыдущем году, документы включаются в дело текущего года с указанием индекса дела предыдущего года.

С момента заведения и до передачи в архив министерства дела хранятся по месту их формирования.

8.2.6. Руководители структурных подразделений и сотрудники, отвечающие за делопроизводство, обязаны обеспечивать сохранность документов и дел.

8.2.7. В целях повышения оперативного поиска документов дела располагаются в соответствии с номенклатурой дел. Выписка из номенклатуры дел помещается для удобства на внутренней стороне шкафа. На корешках обложки дел указываются индексы по номенклатуре.

8.2.8. Завершенные дела постоянного и долговременного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение 2 лет.

8.2.9. Выдача дел другим подразделениям или сторонним организациям производится только с разрешения руководства и согласно акта.

На выданное дело заводится карта-заместитель.

Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения руководства с обязательным оставлением в деле заверительной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника.

IX. Порядок подготовки и передачи дел на хранение в архив

9.1. Экспертиза ценности документов

9.1.1. Экспертиза ценности документов - отбор документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев.

9.1.2. Экспертиза ценности документов в министерстве проводится:

при составлении номенклатур дел; при формировании дел и проверке правильности отнесения документов к делам; при подготовке дел к следующему хранению.

9.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в министерстве создается постоянно действующая центральная экспертная комиссия (ЦЭК).

9.1.4. Экспертиза ценности документов ежегодно осуществляется в структурных подразделениях министерства лицами, ответственными за ведение делопроизводства, с привлечением соответствующих специалистов. Окончательное решение принимает ЦЭК министерства.

Функции и права центральной экспертной комиссии министерства, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается руководителем.

9.1.5. Отбор документов дел постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры для министерства путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дубликатные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения.

По результатам экспертизы ценности документов составляются описи для постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

9.2. Оформление дел

9.2.1. Дела министерства подлежат оформлению при их заведении и по завершении года. Оформление дел включает комплекс работ по их технической обработке и проводится сотрудниками соответствующих структурных подразделений при методической помощи и под контролем архива министерства.

9.2.2. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает:

- подшивку или переплет дела; нумерация листов в деле;

- составление заверительной надписи дела;

- составление, в необходимых случаях описи документов дела;

- внесение необходимых уточнений и оформление реквизитов обложки дела (уточнение названия организации, индекса и заголовка дела; даты дела и др.).

Дела временного (до 10 лет включительно) хранения подлежат частичному оформлению: дела допускается хранить в скоросшивателях, уточнения обозначений на обложке не производится, листы дела не нумеруются, описи на дела не составляются, учет ведется по номенклатуре дел.

9.2.3. В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все листы его, кроме листов заверительной надписи и внутренней описи, нумеруются цифрами в правом верхнем углу простым графическим карандашом или нумератором.

9.2.4. Количество листов каждого дела не должно превышать 200-250 листов. Если количество листов в деле превышает указанные размеры, оно должно быть разделено на 2 тома. Каждый том нумеруется отдельно.

9.2.5. Обложка для постоянного и временного хранения оформляется по установленной форме.

По окончании года в надписи на обложках дел постоянного и временного хранения вносятся уточнения: проверяется соответствие заголовков дел на обложке содержанию подшитых документов, в необходимых случаях в заголовок дела вносятся дополнительные сведения (проставляются номера приказов, протоколов, виды и формы отчетности и т.п.).

9.3. Составление описей дел

9.3.1. На завершение дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

9.3.2. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения; дела временного (свыше 10 лет) хранения; дела по личному составу; дела со специальной документацией (научные отчеты по темам, судебные и следственные дела и т.д.).

9.3.3. В министерстве в каждом структурном подразделении описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно под непосредственным методическим руководством Национального архива Республики Татарстан. По этим описям документы сдаются в Национальный архив Республики Татарстан. Описи, подготовленные структурными подразделениями, служат основой для подготовки сводной описи министерства, которую готовит Национальный архив Республики Татарстан, и по которой он сдает дела на государственное хранение.

9.3.4. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования:

заголовки дел вносятся в опись в соответствии с принятой схемой систематизации на основе номенклатуры дел; каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов или частей, то каждый том или часть вносятся в опись под самостоятельным номером); порядок нумерации дел в описи валовой за несколько лет; порядок присвоения номеров описям структурных подразделений устанавливается по согласованию с Национальным архивом Республики Татарстан; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же" при этом, другие сведения о делах вносятся в опись полностью.

Графа описи "примечания" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

Описи дел поставляются по установленной форме в трех экземплярах. В конце описи делается итоговая запись, в которой цифрами и прописью указывается количество дел в описи, первый и последний номера дел и оговариваются особенности нумерации. Опись подписывается составителем, согласовывается с сектором делопроизводства и утверждается руководителем структурного подразделения.

9.4. Передача дел на архивное хранение

9.4.1. Документы, образовавшиеся и образующиеся в деятельности министерства, имеющие историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или иное культурное значение, входят в состав Архивного фонда Республики Татарстан и независимо от ведомственной принадлежности, времени происхождения, места хранения, техники и способа закрепления информации подлежат передаче на государственное хранение.

9.4.2. Для хранения документов Архивного фонда Республики Татарстан и документов временного (свыше 10 лет) срока хранения, имеющих практическое значение, а также документов по личному составу, их учета, использования, отбора и подготовки к передаче на государственное хранение министерство образует центральный архив.

9.4.3. В своей практической деятельности архив министерства руководствуется законодательством Российской Федерации, приказами и указаниями министерства, нормативными и методическими документами Национального архива, других организаций Государственной архивной службы Республики Татарстан, положением о центральном архиве министерства.

9.4.4. Центральный архив министерства хранит документы центрального аппарата, при необходимости, других организаций в соответствии со списком организаций-источников комплектования архива, утвержденным руководителем министерства.

9.4.5. В центральный архив передаются дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Их передача производится только по описям.

9.4.6. Дела временного (до 10 лет включительно) хранения передаче в центральный архив, как правило, не подлежат. Они хранятся в структурных подразделениях и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.

9.4.7. Передача дел в центральный архив осуществляется по графику, составленному архивом, согласованному с руководителями структурных подразделений.

9.4.8. Прием каждого дела производится архивным работником в присутствии работника структурного подразделения. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указываются цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи архивного работника министерства и лица, передавшего дело.

9.4.9. Вместе с делами в центральный архив министерства передаются регистрационные картотеки на документы. Заголовок каждой картотеки включается в опись.

9.4.10. В случае ликвидации или реорганизации структурного подразделения министерства лицо, ответственное за ведение делопроизводства данного подразделения в период проведения ликвидационных мероприятий формирует имеющиеся документы в дела, оформляет дела и передает их в архив министерства независимо от сроков хранения.

Передача дел осуществляется по описям и номенклатуре дел.