Приложение. Положение об адаптации сотрудников Исполнительного комитета города Казани

Приложение
к распоряжению Руководителя Исполнительного
комитета города Казани
от 15 мая 2008 г. N 982р

Положение
об адаптации сотрудников Исполнительного комитета города Казани

1. Общие положения

1.1. Настоящее Положение об адаптации сотрудников Исполнительного комитета города Казани (далее - Положение) определяет:

- основные понятия, используемые для реализации процесса адаптации в Исполнительном комитете города Казани (далее - Исполнительный комитет);

- цель и задачи осуществления мероприятий по адаптации сотрудников Исполнительного комитета;

- порядок организации, прохождения и содержание процесса адаптации;

- ответственность всех участников процесса адаптации.

1.2. В Положении используются следующие основные понятия.

Адаптация сотрудников определяется как процесс приспособления работников к содержанию и условиям трудовой деятельности и непосредственной социальной среде, существующей в Исполнительном комитете.

Процедура адаптации направлена на обеспечение более быстрого и комфортного вхождения в должность нового сотрудника, уменьшение количества возможных ошибок, связанных с включением в работу, формирование позитивного образа Исполнительного комитета, уменьшение дискомфорта первых дней работы, а также на оценку уровня квалификации и потенциала сотрудника во время прохождения им испытательного срока.

Наставник - опытный сотрудник Исполнительного комитета, у которого другие работники могут получить совет или поддержку.

Стажер - лицо, осуществляющее свою деятельность под наблюдением наставника в течение определенного срока, отведенного для развития и оценки его профессионально-важных умений.

Оценка - это определение уровня эффективности выполнения работы сотрудником (стажером), измерение его достижений.

Требования к рабочему месту - совокупность знаний, умений и навыков, которыми должен обладать сотрудник, занимающий данную должность.

Недостающие образцы опыта - навыки, которых не хватает сотруднику для эффективного выполнения своих должностных обязанностей.

Мониторинг результатов труда - система наблюдений за результатами деятельности сотрудников Исполнительного комитета.

2. Цель и задачи комплекса мероприятий по адаптации сотрудников в Исполнительном комитете

Цель адаптации - достижение соответствия уровня профессионально-важных умений сотрудников требованиям рабочего места в новых или изменившихся обстоятельствах социально-трудовой среды.

Достижение данной цели основано на решении ряда взаимосвязанных задач, которыми являются:

- формирование представления о деятельности Исполнительного комитета в целом и структурного подразделения, в котором предстоит работать сотруднику, в частности;

- ознакомление с организационными условиями труда в Исполнительном комитете и оформление трудовых отношений;

- организация работы сотрудников таким образом, чтобы наиболее оптимально приспособить существующий опыт, а также наработать и закрепить недостающие образцы опыта, тем самым формируя профессиональные компетенции, соответствующие требованиям данного рабочего места;

- создание благоприятных социально-психологических условий деятельности;

- оценка уровня развития профессионально-важных умений стажеров;

- усвоение желаемых форм поведения, этических правил и норм муниципальных служащих, а также формирование корпоративной культуры и лояльности к Исполнительному комитету.

3. Организация и прохождение процесса адаптации сотрудниками Исполнительного комитета

Организация прохождения адаптационных мероприятий в Исполнительном комитете осуществляется для следующих категорий сотрудников:

- новых сотрудников (специалистов) на период прохождения ими испытательного срока;

- сотрудников, переведенных из одного структурного подразделения Исполнительного комитета в другое;

- сотрудников, перемещенных на руководящие должности в структурных подразделениях Исполнительного комитета.

Процесс адаптации сотрудников, вновь принятых в структурные подразделения Исполнительного комитета, состоит из двух этапов.

1-й этап - знакомство с деятельностью Исполнительного комитета, оформление трудовых отношений;

2-й этап - адаптация сотрудников к требованиям рабочего места.

Процесс адаптации новых сотрудников начинается после согласования кандидатуры с руководителем аппарата Исполнительного комитета и продолжается в течение всего испытательного срока (согласно статье 70 Трудового кодекса Российской Федерации) в следующем порядке.

3.1. Организационная беседа с сотрудниками Управления кадровой политики Исполнительного комитета города Казани (далее - Управление кадровой политики) проводится для ознакомления с особенностями прохождения испытательного срока и адаптационных мероприятий в Исполнительном комитете.

В ходе данного собеседования:

- разъясняются правила, порядок и сроки прохождения адаптации;

- оформляется бланк-памятка прохождения адаптации в Исполнительном комитете (приложение N 1 к Положению).

3.2. Вводное ориентационное обучение проводится для ознакомления стажера с основными направлениями деятельности органов местного самоуправления города Казани.

По окончании обучающих мероприятий выдаются методические материалы, включающие в себя информацию о целях и задачах, структуре Исполнительного комитета, общих положениях Устава муниципального образования города Казани, основах подготовки служебной документации, основных положениях Служебного регламента Исполнительного комитета.

Оценка полученных знаний проводится в виде тестирования сотрудниками Управления кадровой политики.

При неудовлетворительных результатах по итогам тестирования новый сотрудник получает дополнительное время на изучение методических материалов. Через одну неделю новый сотрудник вновь проходит оценку полученных знаний.

3.3. Ознакомление с документацией, регламентирующей трудовые взаимоотношения работодателя и сотрудника и организационные условия труда. Проводится согласно требованиям Трудового кодекса Российской Федерации специалистом отдела кадров структурного подразделения Исполнительного комитета. В рамках данного мероприятия новый специалист подписывает трудовое соглашение, должностные инструкции, ему разъясняются правила внутреннего трудового распорядка и др.

3.4. Представление нового сотрудника коллективу проводится либо специалистом отдела по работе с персоналом Управления кадровой политики, либо специалистом отдела кадров подотчетного структурного подразделения.

3.5. Собеседование с непосредственным руководителем проводится в свободной форме в рабочем порядке в первый день работы стажера, в ходе которого ему объясняются цели и задачи предстоящей деятельности, обозначаются требования к работе, обсуждаются вопросы, интересующие нового сотрудника.

3.6. Организация работы стажера на период испытательного срока осуществляется за счет прикрепления к нему наставника из числа опытных работников, который планирует, сопровождает и оценивает работу нового сотрудника. Все необходимые аспекты, связанные с осуществлением наставничества в организации, регламентируются распоряжением Руководителя Исполнительного комитета от 28.03.2008 N 615р "О наставничестве в Исполнительном комитете города Казани".

3.7. Оказание консультационной поддержки стажеру

В конце каждого месяца работы в рамках испытательного срока стажер прибывает в установленное время в Управление кадровой политики, где он представляет карточку мониторинга профессионального развития (приложение N 2 к Положению) за истекший период и может получить консультативную поддержку у сотрудников отдела.

3.8. Мероприятие по торжественному вручению стажерам удостоверений муниципальных служащих проводится по истечении первого месяца испытательного срока в целях формирования корпоративной культуры и лояльного отношения к Исполнительному комитету.

3.9. Оценка эффективности процесса адаптации

По истечении испытательного срока на основе материалов, представленных в Управление кадровой политики, проводится анализ усвоенных знаний, эффективности деятельности за данный период. 

Данный анализ является основой для оценки результатов прохождения сотрудником испытательного срока.

Перечень документов, являющихся основой для анализа:

1) полностью заполненная бланк-памятка прохождения адаптации в Исполнительном комитете (приложение N 1 к Положению);

2) карточки мониторинга профессионального развития сотрудника (приложение N 2 к Положению);

3) результаты тестирования и зачета по программе "Муниципальный служащий", полученные отделом корпоративного обучения Управления кадровой политики в соответствии с распоряжением Руководителя Исполнительного комитета г. Казани от 25.12.2007 N 1922р "О стажировке новых сотрудников Исполнительного комитета г. Казани",

Данная документация представляется не позднее 7 календарных дней до истечения испытательного срока.

Новый сотрудник (стажер) считается успешно прошедшим адаптацию, если:

- рабочие регламенты, нормативные документы изучены им в полном объеме, способы решения рабочих задач освоены на надлежащем уровне;

- уровень компетенции сотрудника полностью отвечает требованиям рабочего места, он может быть допущен к самостоятельной работе.

В противном случае стажер считается не прошедшим испытательный срок и подлежит увольнению из Исполнительного комитета согласно статье 71 Трудового кодекса Российской Федерации.

Организация процесса адаптации сотрудников, переведенных из одного структурного подразделения Исполнительного комитета в другое, включает в себя следующие этапы из вышеописанного комплекса:

- ознакомление с документацией, регламентирующей трудовые взаимоотношения;

- представление сотрудника коллективу структурного подразделения Исполнительного комитета;

- вводное собеседование с непосредственным руководителем;

- определение перечня рабочих задач, реализуемых сотрудником на рабочем месте;

- обучение недостающим образцам опыта в процессе деятельности на рабочем месте;

- оказание консультативной поддержки сотруднику по вопросам социально-психологической адаптации.

Организация процесса адаптации сотрудников, перемещенных на руководящие должности в структурных подразделениях Исполнительного комитета, наряду с мероприятиями, проводимыми для адаптации сотрудников, переведенных из одного структурного подразделения Исполнительного комитета в другое, включает также программу дополнительного обучения управленческим компетенциям.

4. Ответственность за организацию и контроль прохождения адаптации

В Исполнительном комитете ответственность за организацию и контроль прохождения процесса адаптации распределяется следующим образом.

Начальник Управления кадровой политики осуществляет контроль за организацией и эффективностью адаптационных мероприятий в целом, а именно за:

- подготовкой и своевременным представлением руководителю аппарата Исполнительного комитета отчетных материалов, оперативной информации о прохождении адаптации;

- обеспечением методического и информационного сопровождения процесса адаптации;

- систематическим учетом в базе данных сотрудников Исполнительного комитета фактов и результатов прохождения адаптации;

- мониторингом прохождения процесса адаптации новыми сотрудниками;

- систематическим анализом результатов прохождения процесса адаптации, эффективности работы системы адаптации в целом и подготовку соответствующих отчетных материалов;

- своевременным консультированием сотрудников Исполнительного комитета по вопросам организации процесса прохождения адаптации;

- оказанием консультативной поддержки стажерам по вопросам социально-психологической адаптации;

- выявлением причин низких результатов прохождения процесса адаптации и выработку соответствующих рекомендаций;

- осуществлением вводного ориентационного обучения стажеров Исполнительного комитета;

- обеспечением контроля знаний (тестирование, зачет) новых сотрудников по окончании вводного ориентационного обучения;

- информационно-методическим и организационным сопровождением программы "Муниципальный служащий" в соответствии с распоряжением Руководителя Исполнительного комитета от 25.12.2007 N 1922р "О стажировке новых сотрудников Исполнительного комитета г. Казани".

Руководители структурных подразделений Исполнительного комитета осуществляют контроль за организацией и эффективностью процесса адаптации в своих структурных подразделениях, а именно за:

- своевременным (не позднее 1-го дня с даты приема сотрудников на работу) представлением предложений о назначении наставников нового сотрудника в кадровую службу (сотруднику, ответственному за кадровую работу);

- осуществлением деятельности наставников;

- выяснением причин низкой эффективности прохождения процесса адаптации и подготовку соответствующих предложений по дальнейшему обучению стажеров.

Наставники стажеров несут ответственность в соответствии с распоряжением Руководителя Исполнительного комитета от 28.03.2008 N 615р "О наставничестве в Исполнительном комитете города Казани".

Кадровые службы (сотрудники, ответственные за кадровую работу) отвечают за:

1) своевременную подготовку и согласование приказов об организации процесса адаптации с указанием дат начала и окончания с учетом ее продолжительности, установленной Положением, а также назначении наставника нового сотрудника;

2) направление копий приказов обо всех кадровых перемещениях в отдел по работе с персоналом Управления кадровой политики;

3) ознакомление новых сотрудников с документацией, регламентирующей трудовые отношения, организационные условия труда, приказами и Положением;

4) консультирование стажеров по вопросам, находящимся в зоне компетенции;

5) обеспечение контроля за соблюдением установленных сроков прохождения адаптации;

6) ведение делопроизводства по вопросам прохождения адаптации, приобщение к личным делам стажеров оценочных листов, отражающих результаты прохождения сотрудником испытательного срока.

Сотрудник (стажер) отвечает за:

1) качественное и в полном объеме выполнение рабочих задач на своем рабочем месте;

2) выполнение рекомендаций наставника при освоении и реализации рабочих задач;

3) повышение уровня своей профессиональной компетенции;

4) представление отчетов о проделанной работе как в устной, так и в письменной форме.

5. Заключительные положения

Введение системы адаптации в Исполнительном комитете позволит в максимально короткие сроки наиболее оптимальным образом осуществлять достижение соответствия уровня профессионально-важных умений сотрудников требованиям рабочего места в новых или изменившихся обстоятельствах социально-трудовой среды.

Руководитель аппарата Исполнительного комитета города Казани

Д.Г. Калинкин