Инструкция по делопроизводству в Конституционном суде РТ (с изменениями и дополнениями)

Инструкция
по делопроизводству в Конституционном суде Республики Татарстан
(с изменениями и дополнениями, внесенными 25 декабря 2006 года, 6 мая 2010 года)
(утв. решением Конституционного суда РТ от 6 февраля 2006 г. N 3)

Инструкция по делопроизводству устанавливает единые требования к организации работы со служебными документами и оформлению их в Конституционном суде Республики Татарстан.

Требования настоящей Инструкции обязательны для исполнения судьями и сотрудниками аппарата Конституционного суда Республики Татарстан.

1. Общие положения

1.1. Инструкция по делопроизводству в Конституционном суде Республики Татарстан (далее - Инструкция) разработана в соответствии с Законом Республики Татарстан "О Конституционном суде Республики Татарстан" (далее - Закон), Регламентом Конституционного суда Республики Татарстан (далее - Регламент), а также с учетом ГОСТа Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов" и иных нормативных правовых актов по делопроизводству и судопроизводству.

1.2. Инструкция устанавливает общие требования к документационному обеспечению деятельности Конституционного суда Республики Татарстан (далее - суд) и к организации работы со служебными документами, единый порядок их подготовки, оформления и контроля за исполнением.

Положения Инструкции распространяются на организацию работы с документами (независимо от вида носителя), включая их подготовку, регистрацию, учет и контроль за исполнением, осуществляемые с помощью автоматизированных (компьютерных) технологий.

1.3. Ответственность за состояние делопроизводства в суде, соблюдение установленного порядка работы с документами и контроль за соблюдением требований настоящей Инструкции возлагается на общий отдел.

1.4. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в отделах, обеспечение контроля за соблюдением установленных правил работы с документами несут начальники отделов.

1.5. Судьи и работники аппарата суда несут предусмотренную законом ответственность за сохранность находящихся у них документов.

1.6. Передача документов, их копий, а также сведений, содержащихся в них, органам государственной власти, органам местного самоуправления, учреждениям и организациям, средствам массовой информации, а также гражданам осуществляется с разрешения Председателя суда.

1.7. Работа с документами, содержащими сведения, составляющие государственную тайну и служебную информацию ограниченного распространения, осуществляется в соответствии с Федеральным законом "О государственной тайне" и другими нормативными правовыми актами, регулирующими эти вопросы.

2. Прием и регистрация корреспонденции

2.1. Прием корреспонденции

2.1.1. Поступающая в суд корреспонденция принимается общим отделом.

2.1.2. При приеме корреспонденции общим отделом проверяется правильность ее доставки, сохранность упаковки, соответствие адресата, наличие вложенных документов и приложений к ним. Ошибочно поступившая в суд корреспонденция возвращается по принадлежности.

Заказная корреспонденция обязательно сверяется с записями почтовых реестров.

Наличие в приложении к обращению денежных знаков, наград, паспортов, военных билетов, трудовых книжек, пенсионных удостоверений и других документов отмечается в журнале регистрации входящей корреспонденции.

При отсутствии в корреспонденции указанных в приложении или в описи документов, а также при повреждении документа либо упаковки сотрудниками общего отдела в составе не менее двух человек составляется акт в трех экземплярах, один из которых прилагается к поступившим материалам и передается вместе с ними по принадлежности адресату, второй - направляется отправителю, третий - хранится в делах общего отдела.

2.2. Регистрация корреспонденции

2.2.1. Регистрации подлежит входящая, внутренняя и исходящая корреспонденция, за исключением книг, газет, журналов, брошюр, почтовых извещений и иной печатной корреспонденции.

2.2.2. Поступившая корреспонденция регистрируется в день поступления общим отделом в журнале регистрации входящей корреспонденции с указанием наименования организации или фамилии и инициалов лица, обратившегося в суд, порядкового номера и даты поступления обращения или документа, почтового адреса и количества листов.

При регистрации коллективных обращений указывается фамилия лица, первым подписавшего обращение, либо та, которая указана заявителями, а в необходимых случаях - наименование организации.

2.2.3. На поступившей корреспонденции сотрудники общего отдела проставляют регистрационный штамп суда в правом нижнем углу свободного от текста поля лицевой стороны первого листа, а при отсутствии свободного поля - на другом свободном от текста месте лицевой стороны первого листа документа и указывают дату его поступления. На служебном документе регистрационный штамп ставится на оборотной стороне последнего листа внизу слева.

2.2.4. Конверты от поступающих в суд обращений не подлежат уничтожению и приобщаются к ним.

При поступлении в одном конверте нескольких обращений по разным, не относящимся друг к другу вопросам конверт прилагается к тому из них, для которого наиболее важна дата отправления. К остальным документам прилагаются в необходимых случаях ксерокопии конверта.

2.2.5. Вся корреспонденция, за исключением корреспонденции с пометкой "Лично", передается Председателю суда в день регистрации.

2.2.6. Корреспонденция с пометкой "Лично" не вскрывается, регистрируется по данным, указанным на конверте, и направляется адресату. Если корреспонденция не носит личного характера, она передается адресатом в общий отдел для регистрации в установленном порядке.

2.2.7. Корреспонденция, поступившая в суд с нарочным, принимается общим отделом с проставлением даты, времени поступления и подписи лица, принявшего документ.

2.2.8. Поступившие телеграммы принимаются общим отделом под расписку с проставлением даты, времени приема и регистрируются, за исключением поздравительных телеграмм, по правилам регистрации корреспонденции.

2.2.9. Телефонограммы принимаются советником Председателя суда, регистрируются в журнале телефонограмм. Тексты телефонограмм передаются адресату.

2.2.10. Не подлежат регистрации почтовые отправления, возвращенные отделениями связи ввиду неполучения их адресатом. Указанные почтовые отправления с отметкой о времени получения их судом приобщаются общим отделом к исходящим документам.

2.3. Регистрация исходящей корреспонденции

2.3.1. Исходящая корреспонденция регистрируется общим отделом.

2.3.2. При регистрации исходящей корреспонденции проверяется правильность ее оформления:

- исполнение на соответствующем бланке суда;

- наличие подписи, даты;

- наличие заголовка к тексту, номера и даты документа, на который дается ответ;

- правильность адреса получателя;

- наличие указанных в документе приложений (в случае если это ответ на поступившее письмо - наличие материалов, на основании которых готовился исходящий документ);

- наличие печати в случаях, когда она полагается.

Документы, оформленные с нарушением требований настоящей Инструкции, возвращаются исполнителю.

2.3.3. После проверки оформления документ регистрируется в журнале исходящей корреспонденции и на всех экземплярах проставляется исходящий номер по порядку.

2.3.4. Первый экземпляр исходящего документа (письма) направляется адресату. Копия документа вместе с приложениями остается в общем отделе. Если на рассылку исходящего документа составлялся список рассылки, первый утвержденный экземпляр списка остается в делах общего отдела, второй - в отделе-исполнителе.

2.3.5. Сотрудник общего отдела оформляет копии документов и приложения к ним, вносит информацию об исполнении и отправке документов в контрольную карточку, электронную базу данных и подшивает в дело по номенклатуре.

2.4. Прием и обработка документов, поступающих по каналам электронной почты и факсимильной связи

2.4.1. Прием и передача электронных сообщений осуществляется отделом подготовки судебных заседаний и редакционно-издательской работы, а прием и передача информации по каналам факсимильной связи - советником Председателя суда.

2.4.2. Принятые по электронной почте и каналам факсимильной связи материалы, касающиеся деятельности суда, распечатываются на бумажные носители и передаются в общий отдел для регистрации и передачи адресату.

2.4.3. По каналу факсимильной связи и электронной почтой запрещается передавать секретные документы, документы ограниченного распространения и тексты документов "Не для печати".

2.4.4. Ответственность за содержание информации, передаваемой по факсимильной связи и электронной почтой, возлагается на начальника отдела и исполнителя, подготовившего материал к передаче.

3. Прохождение документов и исполнение поручений

3.1. Письменные поручения Председателя суда передаются на исполнение через общий отдел, который оформляет контрольную карточку с указанием исполнителя, даты поручения и срока исполнения. Устные поручения Председателя суда исполняются в установленные им сроки.

Поручения судей, изучающих обращение в предварительном порядке, а также поручения судей-докладчиков направляются в отделы через руководителя аппарата в письменном виде с указанием даты и срока исполнения, с оформлением контрольной карточки в общем отделе.

3.2. Если поручение дано нескольким отделам или нескольким сотрудникам, то отделу либо лицу, указанному в поручении первым, передаются подлинники поручения и документа (обращения), другим - их копии.

3.3. О поручениях, полученных отделом (сотрудником аппарата) непосредственно от Председателя суда, начальник отдела (сотрудник аппарата) извещает руководителя аппарата.

3.4. Поручение считается исполненным после его выполнения и сообщения результатов лицу, давшему поручение. По результатам исполнения при необходимости составляется справка.

3.5. Передача документов от одного исполнителя к другому при его временном отсутствии или переводе на другую должность либо при увольнении производится с согласия лица, давшего поручение. В случае адресного поручения Председателя суда передача документов от одного исполнителя другому производится с его разрешения. Передача неисполненных документов из одного отдела в другой отдел, другим сотрудникам суда оформляется через общий отдел, при этом в отделах делаются соответствующие отметки в контрольных карточках.

3.6. На документах, требующих ознакомления, ставятся подписи ознакомившихся с ними лиц и дата ознакомления.

3.7. Начальник общего отдела не реже одного раза в месяц информирует руководителя аппарата о движении документов.

4. Составление и оформление документов

4.1. При подготовке непроцессуальных документов соблюдаются следующие правила:

4.1.1. Документ оформляется на бланках суда.

4.1.2. Документы объемом более одной страницы должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание.

4.1.3. Документ должен быть кратким, аргументированным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие его содержания.

4.1.4. В реквизитах исходящего документа-ответа указываются дата и номер документа, на который дается ответ.

4.1.5. Документы подписываются должностными лицами в соответствии со своими полномочиями. В состав подписи входит наименование должности лица, подписывающего документ, его личная подпись и печатная расшифровка подписи с указанием инициалов. Если должностное лицо, указанное в документе, отсутствует, документ подписывается исполняющим обязанности этого должностного лица или его заместителем. При этом указывается фактическая должность лица, подписывающего документ, и его фамилия (исправления "и.о.", "зам." вносятся от руки или машинописным способом). Не допускается ставить предлог "за" или косую черту "/" перед наименованием должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагаются на одном уровне. При подписании документа несколькими лицами, занимающими разные должности, их подписи располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей рангу занимаемой должности.

4.1.6. Исходящая корреспонденция, адресованная органам государственной власти, органам местного самоуправления, учреждениям и организациям, подписывается Председателем суда, за исключением случаев, предусмотренных частью второй статьи 43 и частью второй статьи 51 Закона, а также судьей-докладчиком при работе по обеспечению исполнения итоговых решений суда.

4.1.7. Дата подписания, утверждения, согласования документа, а также даты, содержащиеся в тексте, указываются двумя парами арабских цифр (число и месяц), год - четырьмя арабскими цифрами, например: 14.03.2006. Дата проставляется в следующей последовательности: число, месяц, год. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты, например: 14 марта 2005 г., 5 июля 1984 года, 5 июля 2006 г. В тексте документа, содержащего ссылку на нормативный правовой акт, а также сведения финансового характера, применяется словесно-цифровой способ написания даты, например: 14 марта 2006 года.

4.1.8. На оборотной стороне последнего листа подлинника и копий исходящего документа в левом нижнем углу указывается фамилия исполнителя и номер его служебного телефона.

На документах, подготовленных для внутреннего пользования (справки, заключения, служебные и докладные записки и пр.), данные об исполнителе указываются на обороте последней страницы первого экземпляра.

Проекты документов за подписью Председателя суда, его заместителя визируются исполнителем, начальником соответствующего отдела и руководителем аппарата на лицевой стороне последнего листа второго экземпляра; проекты, подготовленные помощником и советником Председателя суда по его поручению, визируются исполнителями аналогичным образом.

Проекты документов за подписью руководителя аппарата визируются аналогично исполнителем и руководителем соответствующего отдела.

4.2. В качестве адресата могут быть организации, их структурные подразделения, должностные и физические лица.

При направлении документа конкретному должностному лицу наименование организации и подразделения указывается в именительном падеже, а должность и фамилия - в дательном падеже, например:

Министерство юстиции

Республики Татарстан

Управление делами

Начальнику отдела

А.А. Ивановой

При направлении документа руководителю организации ее наименование входит в состав наименования должности адресата, например:

Генеральному директору

Объединения "Татагропром"

А.А. Иванову

Если документ адресуют в однородные организации или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно, например:

Председателям

конституционных (уставных) судов

субъектов Российской Федерации

Полный почтовый адрес указывается при направлении документа разовым корреспондентам, в том числе гражданам, в соответствии с действующими Правилами оказания услуг почтовой связи, например:

Редакция журнала "Новый мир"

ул. Кремлевская, д. 12,

г. Казань, Республика Татарстан, 420040

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес, например:

Насыбуллину А.Г.

ул. Право-Булачная, д. 23, кв. 2,

г. Казань, 420011

При адресовании документа должностному лицу инициалы ставятся перед фамилией, при адресовании физическому лицу - после нее.

4.3. Исходящий документ не должен содержать более четырех адресатов, каждый экземпляр такого документа должен быть подписан. Слово "Копия" перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают.

При направлении документа более чем в четыре адреса составляется реестр на рассылку, на каждом документе указывается только один адресат.

4.4. Адрес не проставляется на документах, направляемых в правительственные учреждения и постоянным корреспондентам.

4.5. Если документ имеет приложения, названные в тексте, то отметка о них оформляется по следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, то необходимо указать их названия, количество листов и экземпляров каждого. При наличии нескольких приложений каждое из них нумеруется, например:

Приложение: 1. Проект постановления ... на 2 л. в 3 экз.

2. Справка о проверке ... на 3 л. в 3 экз.

Если к документу прилагается другой документ, также имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:

Приложение: обращение гражданки Петровой В.И. от 05.06.2006 и приложение к нему, всего на 30 л.

Если приложения сброшюрованы, то количество листов не указывается.

Приложения должны оформляться на стандартных листах и иметь необходимые для документа реквизиты.

В приложении к документу в правом верхнем углу первого листа указывается наименование распорядительного документа, его дата и номер, например:

Приложение N 2

к приказу Председателя

Конституционного суда

Республики Татарстан

от 12 августа 2005 г. N 6

4.6. При подготовке документов, направляемых в государственные органы, используется их полное наименование, не допускаются сокращения.

4.7. Первый экземпляр исходящего документа подписывается с указанием даты.

4.8. При ссылке в тексте на правовой акт указывается вид акта, дата его принятия, номер и название (например: постановление Кабинета Министров Республики Татарстан от 14 апреля 2005 года N 275 "О мерах по организации летнего отдыха детей и подростков в 2005 году").

При ссылке на иные документы указывается вид документа, его наименование, дата и номер (например: письмо Министерства социальной защиты Республики Татарстан "О вопросах организации социальной защиты малоимущих семей Республики Татарстан" от 12 февраля 2004 года N 4/12).

4.9. Текст телеграммы излагается кратко, без союзов и предлогов (если при этом не искажается его содержание), с сокращенными обозначениями знаков препинания (зпт, тчк), печатается без переноса слов, абзацев, исправлений.

5. Подготовка и оформление распорядительных документов

5.1. По организационным, кадровым, финансовым и другим вопросам Председателем суда издаются приказы, то есть правовые акты, в целях решения основных задач, стоящих перед судом.

Для разрешения оперативных вопросов Председателем суда издаются распоряжения, то есть правовые акты, имеющие ограниченный срок действия и касающиеся определенного круга исполнителей.

5.2. Указания по подготовке распорядительного документа даются в форме резолюции Председателя суда за его личной подписью с указанием исполнителя, содержания действий, срока исполнения, даты резолюции.

5.3. Проекты приказов должны иметь заголовок, раскрывающий их содержание.

В констатирующей части распорядительного документа кратко излагаются факты и события, цели и задачи, послужившие основанием для издания документа.

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием исполнителя каждого действия и сроков исполнения.

5.4. В качестве исполнителей указываются отделы или конкретные сотрудники суда. Пункты и подпункты приказа нумеруются арабскими цифрами. В последнем пункте распорядительной части документа могут содержаться указания об отделе или сотруднике суда, на которых возлагается контроль за исполнением.

5.5. Если распорядительный документ издается в дополнение к ранее изданным документам, изменяет отдельные их положения или отменяет полностью, в его тексте должна содержаться ссылка на изменяемый документ или его пункт, указывается дата документа, номер и заголовок. В случае отмены документа или его пункта распорядительный документ должен содержать указание об утрате соответствующим документом или пунктом юридической силы.

5.6. Представляемые на подпись Председателю суда распорядительные документы визируются исполнителями и начальниками заинтересованных отделов с указанием их должностей и даты согласования.

Визы ставятся на оборотной стороне последнего листа подлинника распорядительного документа или на листе согласования.

При несогласии с проектом распорядительного документа визирующий излагает свое мнение в письменной форме на отдельном листе, приводя мотивированные возражения или новую формулировку.

5.7. Приказы и распоряжения оформляются на бланках суда и должны иметь следующие реквизиты: наименование суда, наименование вида акта и его краткий заголовок (для приказов), дата подписания акта и его номер, наименование должности, фамилия и инициалы лица, подписавшего акт.

5.8. Распорядительные документы, подписанные Председателем суда, регистрируются в общем отделе.

Документы представляются в двух экземплярах, на которых указываются дата и порядковый номер. Первые экземпляры документов подшиваются по номенклатуре в дела: "Приказы Председателя Конституционного суда Республики Татарстан" и "Распоряжения Председателя Конституционного суда Республики Татарстан". Вторые экземпляры документов хранятся в деле по номенклатуре отдела, подготовившего документ.

5.9. Начальник отдела, отвечающий за исполнение приказа или распоряжения, знакомит под роспись с документом всех работников отдела, которых касается его исполнение, либо обеспечивает передачу им копий документа, организует и контролирует его исполнение.

6. Рассмотрение обращений

6.1. Обращения, поступившие в суд, рассматриваются в соответствии с Законом, Регламентом и настоящей Инструкцией.

6.2. Обращения и прилагаемые к нему документы по поручению руководителя аппарата изучаются специалистами научно-аналитического отдела и другими сотрудниками аппарата суда в сроки, установленные Регламентом. По результатам изучения обращения и прилагаемых к нему документов составляется справка об их соответствии или несоответствии требованиям Закона, которая подписывается руководителем аппарата.

6.3. Обращение, соответствующее требованиям Закона, вместе с прилагаемыми к нему документами и справкой аппарата Конституционного суда по результатам изучения обращения передается Председателю Конституционного суда, который на основании статьи 44 Закона поручает одному или нескольким судьям его предварительное изучение, о чем заявителю направляется письменное уведомление за подписью руководителя аппарата Конституционного суда.

При выявлении несоответствия обращения и прилагаемых к нему документов требованиям Закона руководитель аппарата уведомляет об этом заявителя и предлагает устранить выявленные несоответствия.

6.4. Обращения и прилагаемые к нему документы, поступившие повторно, передаются исполнителю с предыдущей перепиской.

6.5. В иных случаях, в том числе если заявитель потребовал принятия судом решения по его обращению, признанному аппаратом суда не соответствующим требованиям Закона, обращение и прилагаемые к нему документы, а также справка аппарата передаются Председателю суда для принятия им решения о предварительном изучении обращения судьей (судьями).

6.6. При устранении заявителем выявленных несоответствий и повторном обращении в суд оно вновь регистрируется общим отделом и с соответствующей справкой передается Председателю суда.

При повторном обращении течение процессуальных сроков рассмотрения обращения судом возобновляется со дня его последней регистрации.

6.7. В случае повторного обращения заявителя по вопросу, по которому ранее было вынесено постановление суда либо состоялось решение суда об отказе в принятии обращения к рассмотрению или о прекращении производства по основаниям, предусмотренным статьями 46 и 63 Закона, либо аппаратом суда обращение было признано явно неподведомственным суду по основаниям, предусмотренным статьей 43 Закона, заявителю вторично высылается копия соответствующего решения суда или ответа руководителя аппарата с одновременным уведомлением его о прекращении с ним переписки по данному вопросу.

6.8. Уведомление о прекращении переписки с заявителем подписывается заместителем Председателя суда. Дальнейшие заявления одних и тех же лиц по одному и тому же вопросу оставляются без ответа и передаются в общий отдел на хранение.

6.9. Контроль за сроками рассмотрения обращений осуществляет начальник общего отдела.

6.10. Обращения, требующие предварительного изучения судьей (судьями), докладываются руководителем аппарата Председателю суда и с поручением Председателя направляются через общий отдел судье (судьям) для исполнения.

6.11. После принятия судом обращения к рассмотрению советником судьи-докладчика готовятся уведомления о принятом решении, которые передаются в общий отдел для направления их сторонам. Стороне, не являющейся заявителем, наряду с уведомлением высылаются также копии обращения и приложенных к нему материалов.

6.12. Прием граждан в суде осуществляется судьями и сотрудниками аппарата ежедневно, кроме выходных дней, с оформлением карточек установленной формы. Карточки передаются в общий отдел.

Переданное на приеме письменное обращение регистрируется и рассматривается в установленном порядке.

7. Обеспечение судебных заседаний и совещаний судей, формирование судебных дел

7.1. Организационно-техническое, документационное обеспечение заседаний суда и совещаний судей, а также фонографирование, стенографирование и протоколирование заседаний суда осуществляются отделом подготовки судебных заседаний и редакционно-издательской работы.

7.2. Лица, участие которых в заседании суда признано необходимым, извещаются отделом подготовки судебных заседаний и редакционно-издательской работы заблаговременно.

7.3. Материалы дела в соответствии с Регламентом до начала слушания оформляются в судебное дело судьей-докладчиком.

7.4. В заседании суда ведется фонографирование с оформлением стенограммы и протокола. Протокол подписывается председательствующим и секретарем судебного заседания и приобщается к материалам судебного дела.

7.5. Протоколы и стенограммы судебных заседаний, подлинники итоговых решений и определений, содержащих правовую позицию суда, до завершения формирования судебного дела находятся на хранении у судьи-докладчика.

Протоколы рабочих совещаний судей, а также решения суда по вопросам организации его деятельности оформляются и находятся на хранении у судьи, исполняющего функции секретаря рабочего совещания (судебного заседания), в течение трех лет, а затем сдаются в архив суда на постоянное хранение.

7.6. Итоговые решения и определения суда подлежат регистрации общим отделом с присвоением им соответствующего порядкового номера.

7.7. Итоговые решения и определения, подлежащие опубликованию, печатаются на двух государственных языках.

7.8. Проект списка рассылки итоговых решений и определений суда готовится советником судьи, согласовывается с судьей-докладчиком и утверждается Председателем суда.

7.9. Общий отдел ведет реестр итоговых решений и определений, а также производит их рассылку согласно утвержденному Председателем суда списку.

7.10. В зависимости от срочности доставки исходящая корреспонденция отправляется адресатам почтой или фельдсвязью.

Телеграммы и срочные документы отправляются немедленно.

7.11. Формирование судебного дела завершается составлением заключения об исполнении итогового решения суда.

Заключение составляется заместителем Председателя суда, подписывается им, судьей-докладчиком, руководителем аппарата и утверждается Председателем суда.

Советник судьи-докладчика передает оформленное судебное дело в отдел подготовки судебных заседаний и редакционно-издательской работы на хранение до сдачи его в архив суда.

8. Организация работы с документами в делопроизводстве

8.1. Составление номенклатуры и сдача дел в архив

8.1.1. Организация работы с документами включает в себя виды работ, обеспечивающих сохранность, систематизацию документов, формирование и оформление дел в делопроизводстве и передачу их в архив суда.

8.1.2. Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень заголовков дел, заводимых судьями и подразделениями аппарата суда, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке.

8.1.3. Номенклатура дел предназначена для группировки исполненных документов в дела, систематизации, учета, индексации и определения сроков хранения дел, является основой для составления описей дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

8.1.4. В номенклатуру дел суда включаются заголовки дел, отражающие все документируемые участки работы. Наименования разделов номенклатуры дел соответствуют составу судей и названиям подразделений аппарата и располагаются в соответствии с утвержденной структурой.

8.1.5. В номенклатуру дел суда включаются все дела и документы, относящиеся к деятельности судей и отделов, за исключением периодических изданий.

8.1.6. Номенклатура дел судей и отделов составляется лицами, ответственными за делопроизводство у судей и в отделе, подписывается судьями или начальником отдела и передается в общий отдел для составления сводной номенклатуры дел.

8.1.7. Сводная номенклатура дел суда составляется общим отделом на основании номенклатур дел судей и отделов.

8.1.8. Сводная номенклатура дел суда подписывается начальником общего отдела, согласовывается с постоянно действующей экспертной комиссией суда и Экспертно-проверочной методической комиссией Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан, утверждается Председателем суда. Сводная номенклатура дел согласовывается с Экспертно-проверочной методической комиссией Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан не реже 1 раза в 5 лет, если не было коренных изменений в функциях и структуре суда.

8.1.9. После утверждения сводной номенклатуры дел судьи и отделы получают для последующей работы выписки соответствующих разделов.

8.1.10. Внесение изменений и дополнений в номенклатуру дел осуществляется при изменении структуры и штатного расписания аппарата суда, а также при появлении новых документируемых участков работы. Номенклатура дел ежегодно (не позднее 20 декабря текущего года) уточняется и вводится в действие с 1 января следующего года.

8.1.11. Графы номенклатуры дел заполняются следующим образом:

В графе 1 номенклатуры дел проставляются индексы каждого дела, включенного в номенклатуру. Индекс дела состоит из установленного в суде обозначения структурного подразделения и порядкового номера заголовка дела по номенклатуре в пределах структурного подразделения. Индексы дел обозначаются арабскими цифрами. Например: 1-05, где 1 - обозначение структурного подразделения, 05 - порядковый номер заголовка дела по номенклатуре.

В номенклатуре дел рекомендуется сохранять одинаковые индексы для однородных дел в пределах разных структурных подразделений; для переходящих дел индекс сохраняется.

В графу 2 номенклатуры дел включаются заголовки дел (томов, частей).

Заголовок дела должен четко, в обобщенной форме отражать основное содержание и состав документов дела.

Не допускается употребление в заголовке дела неконкретных формулировок ("разные материалы", "общая переписка" и т.д.), а также вводных слов и сложных оборотов. Не допускается употребление сокращенных слов и сокращенных наименований государственных органов и учреждений.

Заголовок дела состоит из элементов, располагаемых в последовательности: название вида дела (переписка, журнал и т.д.) или разновидности документов (протоколы, приказы и т.д.); название государственного органа или структурного подразделения (автор документа); название организации, которой будут адресованы или от которой будут получены документы (адресат или корреспондент документа); краткое содержание документов дела; название местности (территории), с которой связано содержание документов дела; дата (период), к которой относятся документы дела.

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, но не связанных последовательностью исполнения, в качестве вида дела употребляется термин "документы", а в конце заголовка в скобках указываются основные разновидности документов, которые должны быть сгруппированы в деле (планы, списки, доклады и т.д.), например:

Документы о проведении семинаров, конференций по вопросам конституционного судопроизводства (планы, списки, доклады, информация).

В заголовках дел, содержащих переписку, указывается, с кем и по какому вопросу она ведется.

В заголовках дел, содержащих переписку с однородными корреспондентами, последние не указываются, а указывается их общее видовое название, например:

Переписка с архивными учреждениями Республики Татарстан по вопросам архивного дела.

В заголовках дел, содержащих переписку с разнородными корреспондентами, последние не перечисляются, например:

Переписка о награждении работников, присвоении почетных званий.

В заголовке дела указывается конкретный корреспондент, если переписка ведется только с ним, например:

Переписка с Государственным Советом Республики Татарстан по вопросам подготовки законопроектов.

В заголовках дел, содержащих плановую или отчетную документацию, указывается период (квартал, год), на (за) который составлены планы (отчеты), например:

Годовой план финансирования мероприятий на 2006 год.

Годовой отчет о расходах на содержание автотранспорта за 2006 год.

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов и подразделов номенклатуры дел определяется степенью важности документов, составляющих дела, и их взаимосвязью. В начале располагаются заголовки дел, содержащих организационно-распорядительную документацию.

Заголовки дел могут уточняться в процессе формирования и оформления дел.

Графа 3 номенклатуры дел заполняется по окончании календарного года.

В графе 4 указываются срок хранения дела и номера статей согласно Перечню типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утвержденному Росархивом 6 октября 2000 года с изменениями от 27 октября 2003 года.

В графе 5 "Примечание" указывается название перечней документов, использованных при определении сроков хранения дел, проставляются отметки о заведении дел, о переходящих делах (например, переходящее с 2004 года), о выделении дел к уничтожению, о лицах, ответственных за формирование дел, о передаче дел в государственный орган или организацию для продолжения и др.

8.2. Формирование и оформление дел

8.2.1. Законченные делопроизводством документы группируются в дела в соответствии с номенклатурой.

Формирование дел по номенклатуре представляет собой объединение исполненных документов в дела и систематизацию документов внутри дела.

8.2.2. При формировании дел необходимо соблюдать следующие общие правила: помещать в дело только исполненные, правильно оформленные документы в соответствии с заголовками дел по номенклатуре; помещать вместе все документы, относящиеся к разрешению одного вопроса; группировать в дело документы одного календарного года, за исключением переходящих дел и личных дел работников; документы постоянного и временного сроков хранения группировать раздельно; приложения, указанные в документах, независимо от даты их утверждения или составления, присоединять к документам, к которым они относятся; при отсутствии приложений исполнитель обязан сделать об этом отметку на документе (возвращены заявителю, изъяты и т.п.); в дело не должны помещаться документы, подлежащие возврату, лишние экземпляры, черновики.

Объем дела не должен превышать 250 листов.

При наличии в деле нескольких томов индекс и заголовок дела проставляются на каждом томе с добавлением: т. 1, т. 2 и т.д.

В дело подшиваются все зарегистрированные документы.

8.2.3. Документы дела располагаются в хронологической, вопросно-логической последовательности или в их сочетании.

Приказы и распоряжения по вопросам деятельности суда группируются отдельно от приказов и распоряжений по кадровым вопросам.

Приказы и распоряжения оперативного характера (о командировках, отпусках) формируются в отдельное дело.

Документы в личных делах располагаются по мере их поступления. Дела подлежат оформлению при их заведении.

8.2.4. Оформление дела включает в себя комплекс работ по описанию дела на обложке, брошюровке, нумерации листов и составлению заверительной надписи.

8.2.5. В зависимости от сроков хранения проводится полное или частичное оформление дел.

Полному оформлению подлежат дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу.

Полное оформление дела предусматривает оформление реквизитов обложки дела, подшивку или переплет дела, нумерацию листов в деле, составление заверительной надписи дела, составление внутренней описи документов дела, внесение необходимых уточнений в реквизиты обложки дела (индекс, заголовки дела, даты дела и др.).

8.2.6. Обложка дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу оформляется по установленной форме: наименование организации - Конституционный суд Республики Татарстан - указывается полностью в именительном падеже, наименование отдела, индекс дела по номенклатуре, заголовок дела, дата дела.

Наименование судебного дела должно соответствовать названию решения суда (в скобках указывается номер и дата решения).

На обложке дела, кроме заголовка, указываются число, месяц, год начала и окончания дела. Начальной датой является дата регистрации входящего документа (если документ поступил извне) или дата принятого в суде документа, послужившего основанием для рассмотрения. Конечной датой является дата документа, закрывающего дело.

В целях обеспечения сохранности и закрепления порядка расположения документов, включенных в дело, все его листы (кроме листов заверительной надписи и внутренней описи) нумеруются арабскими цифрами валовой нумерацией в правом верхнем углу, не задевая текста документа, простым графитовым карандашом.

После завершения нумерации листов составляется заверительная надпись, которая располагается в конце дела. Заверительная надпись составляется в деле на отдельном листе-заверителе, где указывается цифрами и прописью количество листов в данном деле, должность составителя, расшифровка подписи и дата. Количество листов выносится на обложку дела в соответствии с итоговой надписью. На обложке дела указывается срок хранения дела, который переносится из номенклатуры. На обложке дела постоянного хранения пишется "Хранить постоянно". Архивный шифр дела (состоит из номера фонда, номера описи и номера дела) на обложках дел постоянного хранения проставляется в архиве суда только после включения этих дел в годовые разделы сводных описей, утвержденных Экспертно-проверочной методической комиссией Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан. На обложках дел постоянного хранения оставляется место сверху для названия архива, куда будут сдаваться дела - "Национальный архив Республики Татарстан".

8.2.7. Документы в деле подшиваются в 4 прокола в твердую обложку с учетом возможности свободного чтения текста. Все металлические крепления (скрепки, булавки и пр.) удаляются.

Дела временного (до 10 лет) хранения оформляются упрощенно: они могут оставаться в скоросшивателе, листы не нумеруются, заверительные надписи не составляются. Эти дела остаются у судей и в отделах до истечения срока хранения, после чего просматриваются и отбираются для уничтожения.

9. Организация оперативного хранения документов

9.1. С момента заведения и до передачи в архив суда дела хранятся по месту их формирования. Судьи и начальники отделов несут ответственность за сохранность документов и дел.

9.2. Изъятие документов из дел постоянного хранения допускается в исключительных случаях и производится с разрешения Председателя суда с обязательным оставлением в деле заверенной копии документа и акта о причинах выдачи подлинника, который подшивается в дело.

9.3. Сторонним организациям дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения Председателя суда или председателя постоянно действующей экспертной комиссии Конституционного суда Республики Татарстан по актам.

9.4. Дела и документы, выданные из архива суда сотрудникам под расписку, должны быть возвращены не позднее одного месяца со дня выдачи. При возврате дел в архив суда они подлежат проверке на сохранность. В архиве суда обязательно остается отметка в журнале регистрации, где указывается отдел, индекс дела, дата выдачи, кому выдано дело, дата возвращения, подписи.

При работе с архивными материалами запрещается изымать документы из дел, делать подчеркивания и какие-либо пометки на документах, загибать листы.

Наличие и состояние документальных материалов, хранящихся в архиве суда, проверяется не реже одного раза в 5 лет соответствующей комиссией, образованной судом.

9.5. Дополнение новыми материалами дел постоянного хранения после полного их оформления производится с разрешения Председателя суда с обязательным оформлением в деле дополнительной описи документов, которая также подшивается в дело.

10. Экспертиза ценности документов

10.1. Экспертиза научной и практической ценности дел и документов

Экспертиза научной и практической ценности дел и документов осуществляется постоянно действующей экспертной комиссией суда.

Постоянно действующая экспертная комиссия суда рассматривает проекты номенклатур, организует ежегодный отбор документов и дел на хранение и уничтожение, согласовывает описи дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу, а также акты о выделении к уничтожению дел и документов, не подлежащих дальнейшему хранению.

Описи, подготовленные судьями и отделами, служат основой для сводной описи, которую составляет работник, отвечающий за архив суда, и по которой он сдает дела в Национальный архив Республики Татарстан.

Описи дел составляются по установленной форме в четырех экземплярах.

На завершенные дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по кадровым вопросам, прошедшие экспертизу ценности, оформленные в соответствии с настоящими требованиями, ежегодно составляются описи. На дела временного (до 10 лет) хранения описи не составляются.

У каждого судьи и в каждом отделе описи на дела постоянного хранения составляются ежегодно. По этим описям документы сдаются в архив суда.

10.1.1. Экспертиза ценности документов - изучение документов на основании критериев их ценности в целях определения сроков хранения документов и их отбора.

10.1.2. Экспертиза ценности документов в суде на стадии делопроизводства проводится: при составлении номенклатуры дел, в процессе формирования дел и проверки правильности отнесения документов к делам, при подготовке дел к передаче в архив суда.

10.1.3. Для организации и проведения экспертизы ценности документов в суде создается постоянно действующая экспертная комиссия суда.

10.1.4. Функции и права постоянно действующей экспертной комиссии суда, а также организация ее работы определяются положением, которое утверждается приказом Председателя суда. Положение о постоянно действующей экспертной комиссии суда до его утверждения подлежит согласованию с Экспертно-проверочной методической комиссией Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан.

10.1.5. Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в структурных подразделениях суда непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства, совместно с постоянно действующей экспертной комиссией суда, под непосредственным методическим руководством Национального архива Республики Татарстан.

10.1.6. При проведении экспертизы ценности документов осуществляется отбор дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив суда; отбор дел с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности", подлежащих дальнейшему хранению в структурных подразделениях; выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.

10.1.7. Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел суда путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает постоянно действующая экспертная комиссия суда.

10.1.8. По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, а также акты о выделении дел к уничтожению.

10.1.9. Опись дел - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда и предназначенный для их учета и раскрытия содержания. Отдельная опись представляет собой перечень дел с самостоятельной валовой (порядковой) законченной нумерацией.

10.1.10. Описи составляются отдельно на дела постоянного хранения, временного (свыше 10 лет) хранения, по личному составу; на дела временного хранения (до 10 лет) хранения описи не составляются.

10.1.11. Описи дел структурных подразделений составляются по установленной форме и представляются в архив суда не позднее чем через 3 года после завершения дел в делопроизводстве.

10.1.12. Описательная статья описи дел структурного подразделения имеет следующие элементы: порядковый номер дела (тома, части) по описи, индекс дела (тома, части), заголовок дела (тома, части), дата дела (тома, части), количество листов в деле (в томе, в части), срок хранения дела.

10.1.13. При составлении описи дел соблюдаются следующие требования: каждое дело вносится в опись под самостоятельным порядковым номером (если дело состоит из нескольких томов (частей), то каждый том (часть), в том числе сформированное в отдельный том приложение к делу, вносится в опись под самостоятельным номером), порядок нумерации дел в описи - валовый; графы описи заполняются в точном соответствии с теми сведениями, которые вынесены на обложку дела; при внесении в опись подряд нескольких дел с одинаковыми заголовками пишется полностью заголовок первого дела, а все остальные однородные дела обозначаются словами "то же", при этом другие сведения о делах вносятся в опись полностью (на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью); графа описи "примечание" используется для отметок о приеме дел, особенностях их физического состояния, о передаче дел другим структурным подразделениям со ссылкой на необходимый акт, о наличии копий и т.п.

10.1.14. В конце описи вслед за последней описательной статьей делается итоговая запись, в которой указывается (цифрами и прописью) количество дел, числящихся по описи, первый и последний номера дел по описи, а также оговариваются особенности нумерации дел в описи (литерные номера и пропущенные номера).

10.1.15. Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению производятся после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Указанные описи и акты рассматриваются на заседании постоянно действующей экспертной комиссии суда одновременно. Рассмотренные постоянно действующей экспертной комиссией суда акты, описи дел постоянного хранения утверждаются Председателем суда только после согласования с Экспертно-проверочной методической комиссией Главного архивного управления при Кабинете Министров Республики Татарстан; после этого суд имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты, в соответствии с установленным порядком.

10.2. Порядок передачи дел на хранение в архив

10.2.1. В архив суда сдаются дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения через 3 года после завершения их делопроизводством и в сроки, установленные архивом суда. Дела временного (до 10 лет) хранения передаче в архив суда не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения уничтожаются в установленном порядке.

10.2.2. Дела передаются в архив суда по сдаточным описям, которые составляются в трех экземплярах, раздельно на дела постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения.

Передача дел в архив суда осуществляется лицом, ответственным за архив, в присутствии работника отдела. При этом на обоих экземплярах описи против каждого дела, включенного в нее, делается отметка о наличии дела. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью фактическое количество дел, дата передачи и подписи сдавших-принявших дела.

После приема дел от судей и отделов работник, ответственный за архив суда, составляет годовой раздел описи на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и дела по личному составу.

Дела постоянного хранения в архиве суда хранятся в течение 10 лет, после чего передаются по описи в Национальный архив Республики Татарстан.

11. Печатные и копировально-множительные работы

11.1. Печатные работы осуществляет общий отдел.

Печатаются документы только служебного характера. Полученные для печатания материалы учитываются в журнале.

11.2. Материалы для печатания передаются с указанием количества экземпляров, межстрочных интервалов, фамилии исполнителя и номера его служебного телефона, даты.

11.3. Общий отдел производит печатание в порядке поступления материалов. Документы, требующие срочного исполнения, печатаются вне очереди, о чем делается соответствующая отметка.

11.4. Материалы, сдаваемые в печать, должны быть написаны разборчиво темными чернилами или пастой либо представлены в печатном виде.

11.5. В отдельных случаях по разрешению Председателя суда могут быть напечатаны (размножены) документы представителей сторон, экспертов и других участников судебного процесса и приглашенных лиц.

11.6. Порядок служебного использования имеющейся в отделах копировально-множительной техники определяется руководителем аппарата.

Согласовано

Протокол ЭПМК

Главного архивного управления

при КМ РТ

от 24 ноября 2006 г. N 13