Приложение. Положение об управлении по делам архивов Администрации Самарской области (утв. постановлением Губернатора Самарской области от 20 ноября 1998 г. N 284)

Приложение
к постановлению
Губернатора Самарской области
от 20 ноября 1998 г. N 284

Положение
об управлении по делам архивов
Администрации Самарской области

1. Общие положения

1.1. Управление по делам архивов Администрации Самарской области (далее - Управление) как структурное подразделение Администрации области образуется в соответствии с Уставом Самарской области, Законом Самарской области "Об Архивном фонде Самарской области и архивах", постановлением Губернатора области от 30 сентября 1997 г. N 285 "О внесении изменений в структуру Администрации области" и является правопреемником архивного отдела Администрации области, а также государственного архива области в части владения собственностью.

Управление осуществляет свою деятельность во взаимодействии с Федеральной архивной службой России по государственному регулированию и развитию архивного дела на территории Самарской области.

1.2. Управление организует выполнение возложенных на него задач непосредственно и через подведомственные ему архивные учреждения: государственный архив Самарской области; центр хранения документации новейшей истории Самарской области; государственный архив г. Сызрани; отдел формирования Архивного фонда Самарской области и его страхового копирования, а также через архивный отдел местного самоуправления и несет ответственность за состояние, дальнейшее развитие и совершенствование архивного дела в области.

1.3. Управление в своей деятельности руководствуется законодательством Российской Федерации, указами и распоряжениями Президента Российской Федерации, постановлениями и распоряжениями Правительства Российской Федерации, Законом Самарской области "Об Архивном фонде Самарской области и архивах", иными нормативными правовыми актами Самарской области, указаниями Федеральной архивной службы России, настоящим Положением.

1.4. Финансирование Управления осуществляется из областного бюджета за счет внебюджетных средств.

1.5. Управление является юридическим лицом, имеет самостоятельный баланс, смету, банковские счета, имущество, закрепленное за ним на праве оперативного управления, печать с изображением Губернского герба Российской Федерации, штампы и гербовые бланки со своим наименованием.

1.6. Подведомственные Управлению архивные учреждения наделяются Управлением необходимым для ведения архивного дела имуществом и работают в соответствии с утвержденными им положениями. Руководители архивных учреждений назначаются Управлением и действуют на основании доверенности.

2. Основные задачи Управления

2.1. Формирование, организация обеспечения сохранности и использования документов Архивного фонда Самарской области.

2.2. Анализ состояния и государственное регулирование развития архивного дела в Самарской области, управление подведомственными архивными учреждениями, обеспечение их функционирования, организационно - методическое руководство архивными отделами органов местного самоуправления.

2.3. Координация деятельности учреждений, организаций и предприятий (далее - учреждения) в вопросах архивного дела и организации документов в делопроизводстве, оказание организационно - методической помощи учреждениям в развитии и совершенствовании государственной системы делопроизводства и унифицированных систем документации, взаимодействие по этим вопросам с органами местного самоуправления.

2.4. Организация государственного учета документов Архивного фонда Самарской области, осуществление контроля за сохранностью и использованием этих документов.

3. Функции Управления

Управление в соответствии с возложенными на него задачами:

3.1. Осуществляет контроль за соблюдением законодательства Российской Федерации, Закона Самарской области "Об Архивном фонде Самарской области и архивах" и иных нормативных правовых актов Самарской области об Архивном фонде и архивах Самарской области.

3.2. Организует комплектование и определяет состав документов, подлежащих приему в государственные архивы и архивные отделы органов местного самоуправления, обеспечивает соблюдение установленного порядка передачи документов в государственные архивы и архивные отделы органов местного самоуправления.

3.3. Организует хранение и ведет государственный учет документов Архивного фонда Самарской области, хранящихся в государственных и ведомственных архивах, архивных отделах органов местного самоуправления, государственных музеях и библиотеках; представляет в установленном порядке сведения по учету документов Архивного фонда Самарской области в Федеральную архивную службу России.

3.4. Осуществляет отраслевое и межотраслевое организационно - методическое руководство ведомственными и межведомственными архивами, в том числе по личному составу, за организацией документов в делопроизводстве государственных учреждений, а также негосударственных организаций на договорной основе.

3.5. Проводит совместно с государственными учреждениями и органами самоуправления мероприятия по совершенствованию и развитию сети ведомственных и межведомственных архивов и организации их работы.

3.6. Разрабатывает и обеспечивает реализацию программ, перспектив развития архивного дела и ведет статистический учет состояния и деятельности подведомственных архивных учреждений, архивных отделов органов местного самоуправления.

3.7. Обеспечивает подготовку и вносит на рассмотрение Администрации Самарской области проекты правовых актов и нормативных документов по архивному делу и организации документов в делопроизводстве, предложения по развитию архивной службы.

3.8. Организует и проводит в установленном порядке работу по совершенствованию структуры Управления и подведомственных ему государственных архивов.

3.9. Разрабатывает и представляет предложения к проекту областного бюджета о расходах на содержание Управления и подведомственных ему архивных учреждений, обеспечивает их функционирование в пределах выделенных на соответствующий период.

3.10. Осуществляет расходование денежных средств по сметам расходов по бюджетному и внебюджетным средствам, ведет их учет, а также обеспечивает материально-техническое обслуживание государственных архивных учреждений.

3.11. Определяет и утверждает номенклатуру видов работ и услуг, оказываемых государственными архивами гражданам и учреждениям. Контролирует деятельность подведомственных архивных организаций по привлечению внебюджетных средств, в том числе по реализации платежных работ и услуг.

3.12. Ведет работу по профессиональному отбору кадров руководящих работников и специалистов подведомственных архивных учреждений.

Согласовывает кандидатуры на должности заведующих архивными отделами органов местного самоуправления.

Организует мероприятия по повышению квалификации и профессионального уровня работников подведомственных архивных учреждений, архивных отделов местного самоуправления, ведомственных архивов и служб делопроизводства учреждений области.

3.13. В соответствии с действующим законодательством решает вопросы о передаче в пределах Самарской области документов из одних государственных архивов в другие государственные архивы. Вносит предложения о передаче документов из государственных архивов области в государственные архивы других республик, краев и областей Российской Федерации.

3.14. В установленном порядке решает совместно с собственниками архивных документов вопросы об отнесении этих документов к составу Архивного фонда Самарской области.

3.15. В пределах своей компетенции организует создание автоматизированных баз данных, а также традиционных видов архивных справочников для обеспечения поиска информации о составе и содержании документов Архивного фонда Самарской области.

3.16. Координирует и направляет научно-исследовательскую и методическую работу государственных архивов, разрабатывает меры по внедрению научных исследований по вопросам архивоведения, документоведения и археографии в практику архивного дела. Сотрудничает по вопросам архивного дела с республиканским обществом историков - архивистов и Самарской областной организацией историков - архивистов.

3.17. В качестве базового архивного органа руководит работой научно - методического совета архивных учреждений субъектов Российской Федерации зоны Среднего Поволжья.

3.18. Разрабатывает и утверждает в пределах своей компетенции обязательные к исполнению учреждениями инструкции и методические пособия по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве.

3.19. Организует экспертизу научной и практической ценности документов в государственных архивах.

3.20. Проверяет выполнение учреждениями независимо от их ведомственной подчиненности, а также негосударственными организациями требований законодательства Российской Федерации, законодательных и иных правовых актов Самарской области в области архивного дела, обеспечение сохранности и использование фондов, организации документов в делопроизводстве.

3.21. Содействует совершенствованию организации документов в делопроизводстве учреждений на основе внедрения государственной системы делопроизводства и унификации форм собственности.

3.22. Оказывает содействие собственникам негосударственных архивов в сохранении, комплектовании и использовании их архивов.

3.23. Реализует право на приобретение документов негосударственной части Архивного фонда Самарской области.

3.24. Вносит в установленном порядке на рассмотрение Губернатора области предложения о выдаче юридическим и физическим лицам разрешений на временный вывоз документов государственной части Архивного фонда Самарской области за ее пределы.

3.25. Организует публикационную и научно - информационную деятельность государственных архивов; координирует работу по изучению общественных потребностей в ретроспективной документной информации.

3.26. Организует внедрение в практику работы архивных учреждений наиболее рациональных систем и методов хранения, реставрации, консервации, копирования, использования и охраны архивных документов.

3.27. Изучает, обобщает и распространяет передовой опыт работы государственных архивов, архивных отделов органов местного самоуправления, а также ведомственных архивов, проводит научно - практические конференции, совещания, семинары по архивному делу и организации документов в делопроизводстве.

3.28. Обеспечивает необходимые условия труда работников подведомственных архивных учреждений, вносит предложения в Администрацию области по улучшению их социальной защиты.

3.29. Контролирует соблюдение порядка пользования архивными документами. Организует своевременное рассмотрение предложений, заявлений и жалоб юридических и физических лиц и принимает по ним необходимые меры, проводит прием граждан по вопросам, относящимся к его компетенции. Осуществляет контроль за рассмотрением предложений, заявлений и жалоб, и также организацией приема граждан в государственных архивах.

3.30. Осуществляет по поручению Администрации области другие функции в пределах предоставленных ему полномочий.

4. Права Управления

Управление имеет право:

4.1. Запрашивать от учреждений независимо от их ведомственной подчиненности необходимые материалы о работе и состоянии ведомственных архивов и организации документов в делопроизводстве.

4.2. Заключать договоры с негосударственными организациями о взаимном сотрудничестве в вопросах организации делопроизводственных служб и ведомственного хранения документов, получать от этих организаций необходимые сведения о работе и состоянии ведомственных архивов.

4.3. Проверять работу ведомственных и межведомственных архивов, в том числе архивов по личному составу, и организацию документов в делопроизводстве государственных учреждений независимо от их ведомственной подчиненности, кроме федеральных органов, а также негосударственных организаций, с которыми имеются соответствующие договорные отношения.

4.4. В пределах своей компетенции давать учреждениям обязательные для использования по вопросам работы архивов и организации документов в делопроизводстве.

Должностные лица Управления для выполнения своих обязанностей имеют право посещать в установленном порядке архивы и делопроизводственные подразделения учреждений.

4.5. Ходатайствовать перед правоохранительными органами о привлечении руководителей учреждений независимо от их ведомственной подчиненности к уголовной, административной и иной установленной законодательством ответственности за нарушение законодательства об Архивном фонде и архивах в установленном законом порядке.

4.6. Создавать подразделения для выполнения на договорной основе платных работ и услуг гражданам и учреждениям.

4.7. Согласовывать инструкции, учебные программы и другие документы по вопросам архивного дела и организации документов в делопроизводстве, разрабатываемые учреждениями.

4.8. В установленном порядке владеть, пользоваться и распоряжаться закрепленным за ним имуществом, в том числе недвижимым, на праве оперативного управления.

5. Организация работы Управления

5.1. Управление возглавляет начальник, назначаемый и освобождаемый от должности Губернатором области. Начальник Управления несет персональную ответственность за выполнение возложенных на Управление задач.

5.2. Начальник Управления:

5.2.1. Издает в пределах своей компетенции приказы и распоряжения, дает указания, обязательные для исполнения подведомственными архивными учреждениями, организует контроль за их исполнением.

5.2.2. В необходимых случаях издает совместно с руководителями других органов государственной власти приказы и инструкции.

5.2.3. Распоряжается средствами в пределах утвержденных смет и ассигнований по всем банковским счетам.

5.2.4. Вносит предложения в Администрацию области по утверждению структуры и штатам Управления, утверждает структуру и штатные расписания подведомственных организаций, а также сметы расходов на их содержание.

5.2.5. Назначает и освобождает от должности работников Управления, подведомственных архивных учреждений.

5.2.6. Согласовывает кандидатуры при назначении на должности заведующих архивными отделами органов местного самоуправления, вносит предложения об освобождении от вышеназванных должностей.

5.2.7. Распределяет обязанности и устанавливает в соответствии с действующим законодательством Самарской области степень ответственности заместителей начальника Управления и руководителей структурных подразделений Управления, руководствуясь КЗоТ Российской Федерации.

5.2.8. Утверждает регламент коллегии Управления, Положения о централизованной бухгалтерии, о государственном архиве Самарской области, о центре хранения документации новейшей истории Самарской области, о государственном архиве г. Сызрани, об отделе формирования Архивного фонда Самарской области и его страхового копирования, об экспертно-проверочной комиссии Управления, о научном совете государственного архива Самарской области, о порядке образования и использования фондов, формирующихся из средств, полученных за выполнение платных работ и услуг, о материальном стимулировании; утверждает в установленном порядке программы и годовые планы работы подведомственных архивных учреждений.

5.2.9. Приостанавливает действие приказов и указаний руководителей подведомственных архивных учреждений в случае их несоответствия законодательству Российской Федерации, законам Самарской области, Положению об управлении по делам архивов Администрации Самарской области.

5.2.10. Открывает заказ на изготовление для подведомственных архивных учреждений платежей с изображением Государственного герба Российской Федерации, штампов и бланков для выполнения ими государственных функций.

5.3. В Управлении образуется коллегия в составе начальника Управления (председатель коллегии), его заместителей и членов коллегии.

Состав коллегии утверждается Администрацией области.

Коллегия Управления, являющаяся совещательным органом, рассматривает вопросы государственного регулирования развития архивного дела, деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, проверки исполнения, профессионального отбора кадров, проекты важнейших приказов и инструкций; заслуживает доклады руководителей подведомственных архивных учреждений, руководителей архивных отделов органов местного самоуправления, ведомственных архивов.

Решение коллегии оформляется приказами начальника Управления.

5.4. При Управлении действует экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) для рассмотрения вопросов, связанных с определением состава документов Архивного фонда Самарской области, отбором их на хранение в государственные архивы и экспертизой ценности документов.

Состав экспертно-проверочной комиссии и группы экспертов при ЭПК утверждается начальником Управления.

6. Реорганизация и ликвидация Управления

6.1. Реорганизация и ликвидация Управления осуществляется постановлением Губернатора области в соответствии с законодательством Российской Федерации, Уставом Самарской области, Законом Самарской области "Об Архивном фонде Самарской области и архивах".

6.2. При ликвидации Управления имущество и средства передаются правопреемнику, определенному постановлением о ликвидации Управления, при сохранении федеральной, государственной собственности Самарской области или муниципальной собственности на указанные документы.

6.3. Юридические адреса:

443096 г. Самара, ул. Мичурина,13.