Глава 1. Порядок подготовки и принятия распорядительных документов в мэрии г.Тольятти

Глава 1. Порядок подготовки и принятия распорядительных документов
в мэрии г. Тольятти

1. Общие положения

1.1. По вопросам своей компетенции, установленной законодательством РФ и Самарской области, Уставом города Тольятти, мэр города Тольятти и его заместители издают распорядительные документы: мэр издает постановления и распоряжения, заместители мэра издают распоряжения по вопросам своего ведения.

1.2. Распорядительные документы мэра города и его заместителей, изданные в пределах их компетенции, обязательны к исполнению всеми структурными подразделениями мэрии, другими исполнительными органами местного самоуправления, а также предприятиями, учреждениями, организациями, должностными лицами и гражданами.

1.3. В случае отсутствия мэра города или невозможности исполнения им своих должностных обязанностей его полномочия осуществляет первый заместитель мэра.

При отсутствии первого заместителя обязанности мэра исполняет тот заместитель мэра, которому делегированы полномочия мэра на основании доверенности.

1.4. Мэр города имеет право передать своим заместителям право подписи распорядительных документов и договоров по вопросам, находящимся в пределах их ведения, согласно распределенных между заместителями обязанностей.

1.5. Право подписи заместителями мэра распорядительных документов и договоров устанавливается распоряжением мэра города и оформляется соответствующими доверенностями.

2. Виды распорядительных документов

2.1. Полная классификация распорядительных документов по видам, их назначение и состав приведены в "Типовой инструкции по делопроизводству в исполнительных органах местного самоуправления, муниципальных унитарных предприятиях и муниципальных учреждениях г. Тольятти", утвержденной постановлением мэра N 16-1/03-02 от 6 марта 2002 г. (далее по тексту - Типовая инструкция по делопроизводству).

2.2. Распорядительные документы подразделяются на нормативные и индивидуальные (ненормативные) правовые акты.

Нормативный правовой акт - это правовой акт, устанавливающий, изменяющий и (или) отменяющий правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, и рассчитанный на неоднократное применение.

Индивидуальный (ненормативный) правовой акт - это правовой акт, устанавливающий, изменяющий и (или) отменяющий права и обязанности конкретных лиц и (или) рассчитанный на однократное применение.

К нормативным правовым актам относятся постановления мэра.

К индивидуальным (ненормативным) правовым актам относятся распоряжения мэра и его заместителей.

По содержанию распоряжения делятся на два вида:

по основной деятельности;

по личному составу.

3. Основание для подготовки и принятия распорядительных документов,
сбор и анализ информации

Основанием для подготовки и принятия распорядительных документов в мэрии г. Тольятти являются:

1) Необходимость исполнения предписаний органов государственной власти и нормативных правовых актов органов местного самоуправления.

2) Необходимость осуществления собственной исполнительно-распорядительной деятельности, вытекающей из задач и функций исполнительных органов местного самоуправления, на основе:

квартальных планов нормотворческой деятельности (Приложение N 1 к настоящему Порядку); поручений мэра (заместителей мэра); инициативы руководителей структурных подразделений мэрии или подведомственных предприятий (учреждений);

исполнения ранее принятых распорядительных документов мэрии города. Собрав и изучив необходимые материалы (в том числе, ранее изданные по данному вопросу распорядительные документы), определив цель издания распорядительного документа, исполнитель приступает к подготовке его проекта.

4. Подготовка проектов распорядительных документов

4.1. Подготовка проектов распорядительных документов в мэрии производится в соответствии с настоящим Порядком и Типовой инструкцией по делопроизводству.

4.2. Исполнитель проектов распорядительных документов назначается:

руководителем структурного подразделения мэрии, руководителем службы из числа специалистов структурного подразделения мэрии либо другого исполнительного органа местного самоуправления;

председателем рабочей группы из числа членов рабочей группы (Приложение N 2 к настоящему Порядку).

4.3. Подготовку проектов распорядительных документов осуществляет структурное подразделение в соответствии со своими функциями и компетенцией на основании служебной записки руководителя структурного подразделения, заинтересованного в решении данного вопроса (например: Департамент финансов осуществляет подготовку проектов документов о перемещении бюджетных ассигнований; Департамент по управлению муниципальным имуществом - подготовку проектов документов по вопросам владения, пользования и распоряжения муниципальным имуществом и т.д.).

4.4. При создании рабочей группы подготовка проекта распорядительного документа осуществляется в соответствии со сроками и условиями, определенными в распоряжении мэра о создании рабочей группы и квартальных планах нормотворческой деятельности в мэрии г. Тольятти.

4.5. В случае, если в квартальном плане нормотворческой деятельности мэрии для подготовки проекта распорядительного документа предусмотрено создание рабочей группы, - проект распоряжения о создании рабочей группы готовит структурное подразделение, указанное в плане в качестве ответственного исполнителя за разработку распорядительного документа.

5. Оформление проектов распорядительных документов

5.1. Оформление проекта распорядительного документа производится в соответствии с настоящим Порядком и Типовой инструкцией по делопроизводству.

5.2. Подготовка проекта распорядительного документа на материальном носителе (бумажный и электронный вариант) осуществляется в службе исполнителя. Службам, не имеющим компьютера, набор текста проекта распорядительного документа вместе с приложениями осуществляют специалисты канцелярии (операторы ПЭВМ).

5.3. Проект распорядительного документа оформляется на стандартном листе бумаги с добавлением слова "Проект". В проекте документа указывается:

5.3.1. Вид документа - постановление мэра или распоряжение мэра (его заместителя).

5.3.2. Дата документа - для распорядительных документов датой документа является дата его подписания, которая проставляется мэром (заместителем мэра) при подписании документа. Документ регистрируется сразу после подписания, поэтому дата регистрации документа должна совпадать с датой его подписания.

5.3.3. Регистрационный номер документа присваивается канцелярией мэрии после подписания документа мэром (заместителем мэра), состоит из знака "N", порядкового номера документа и добавленного через тире индекса должностного лица, подписавшего документ (Приложение N 3). В зависимости от вида документа к регистрационному номеру через косую черту добавляется буквами "р" (для распоряжений по основной деятельности), "р-а" (для распоряжений по личному составу) или буквой "п" (для постановлений).

5.3.4. Место составления или издания документа включает название города и области, где был составлен и издан документ.

5.3.5. Заголовок к тексту распорядительного документа должен быть кратким, точно передавать смысл и содержание текста. Заголовок начинается с предлога "О" или "Об" (о чем постановление, распоряжение) и оформляется с заглавной буквы.

5.3.6. Текст распорядительного документа состоит из двух частей:

констатирующая часть (преамбула);

распорядительная часть (в постановлениях - постановляющая).

Констатирующая часть начинается словами: "В целях..." "В связи..." и включает причину, цели и задачи, факты, послужившие основанием для издания распорядительного документа; может содержать ссылку на закон или другой документ, лежащий в основе принятия этого решения. Констатирующая часть заканчивается словами: "постановляю:" (для постановлений), "считаю необходимым:" (для распоряжений).

Распорядительная часть излагается от первого лица единственного числа и состоит из пунктов. Пункты, при необходимости, могут подразделяться на подпункты, которые должны иметь порядковую нумерацию в пределах каждого пункта.

Распорядительная часть документа должна содержать перечисление предписываемых действий с указанием в отдельных пунктах исполнителя каждого действия и сроков исполнения. Пункты группируются по их значимости (от наиболее существенных вопросов к второстепенным) или в последовательности развития темы документа (хронологически и логически).

Пункт может быть:

а) утверждающим или назначающим. Такой пункт начинается глаголом неопределенной формы (утвердить, назначить, согласовать и т.п.) и содержит:

полное и точное наименование утверждаемого документа или полное и точное наименование занимаемой должности;

фамилию, имя, отчество назначаемого лица;

полное и точное наименование организации и должности, на которую осуществляется назначение.

б) содержащим поручение. Такой пункт начинается с предписываемого действия, выраженного глаголом неопределенной формы (обязать, поручить, указать и т.п.) и содержит:

фамилию, инициалы руководителя структурного подразделения и полное наименование структурного подразделения - исполнителя задания (поручения);

срок выполнения задания (поручения);

конкретное задание (поручение) исполнителю.

в) контрольным. Такой пункт является последним в каждом распорядительном документе и содержит поручение о контроле за исполнением документа в целом, с указанием должности и фамилии лица, осуществляющего контроль по исполнению документа в целом. Контроль не может быть возложен на должностное лицо, указанное в предыдущих пунктах в качестве исполнителя (соисполнителя).

Исключение составляют распорядительные документы, носящие характер длительного (постоянного) действия, и по своему содержанию не требующие контроля по исполнению документа. В этих документах пункт контроля отсутствует. (Например, распоряжения о регистрации актов приемки объектов, законченных новым строительством и т.д.)

г) Если вновь принимаемый документ изменяет, отменяет или дополняет ранее изданный документ или отдельные его положения, то один из пунктов распорядительной части документа должен содержать ссылку на ранее изданный документ (пункт документа) с указанием его номера, даты и заголовка, а также должностного лица, подписавшего документ.

5.4. При наличии приложений к распорядительному документу, в тексте документа на них делается ссылка. Приложения к распорядительному документу должны быть в обязательном порядке подписаны руководителем службы - исполнителя (подпись руководителя службы - исполнителя проставляется на каждом листе приложения), кроме приложений, содержащих тексты типовых Уставов, Положений, примерных договоров, составов комиссий и других совещательных органов.

5.5. Если приложение определяет размер, срок и порядок финансирования, а также формирования доходной части бюджета по налоговым и неналоговым доходам, то кроме руководителя службы оно должно быть обязательно подписано руководителем финансового органа (Департамента финансов) и (или) руководителем бухгалтерии.

6. Регистрация и согласование проектов распорядительных документов

6.1. По окончании процесса подготовки и оформления проекта распорядительного документа исполнитель проекта представляет в канцелярию мэрии:

а) проект документа на бумажном носителе;

б) электронный аналог проекта документа (Приложение N 5 к настоящему Порядку);

в) оформленный и подготовленный Лист согласования установленного образца (Приложение N 4 к настоящему Порядку), в котором специалист службы - исполнителя указывает:

вид проекта документа (постановление, распоряжение);

наименование проекта документа;

фамилию, инициалы исполнителя (исполнителей) проекта документа; его (их) подпись; занимаемую должность и номер телефона исполнителя; наименование структурного подразделения службы - исполнителя;

имя файла, содержащего проект распорядительного документа;

согласующие инстанции;

строку о целесообразности направления документа на опубликование (не заполняется);

реестр рассылки документа;

фамилию, инициалы руководителя службы - исполнителя проекта документа; занимаемую должность, подпись руководителя.

Перечень согласующих инстанций и должностных лиц, входящих в лист согласования и реестр рассылки к нему, определяет руководитель службы исполнителя проекта документа.

6.2. Канцелярия проверяет проект документа (в день его поступления) на правильность оформления согласно Типовой инструкции по делопроизводству и настоящему Порядку.

Если проект документа подготовлен по установленной форме, канцелярия в тот же день регистрирует его путем внесения записи в журнал регистрации проектов и проставления на листе согласования порядкового регистрационного номера проекта документа, а также даты поступления проекта. Электронный аналог проекта документа переписывается с дискеты, либо сетевого ресурса в базу данных канцелярии "Проекты распорядительных документов".

6.3. Передача проекта документа и листа согласования из одной согласующей инстанции в другую осуществляется через канцелярию мэрии в день поступления проекта документа путем проставления на листе согласования (напротив наименования подразделения) даты передачи на согласование и даты возвращения проекта в канцелярию.

6.4. Согласование проекта документа осуществляется путем визирования. Виза проставляется на листе согласования руководителем структурного подразделения (согласующей инстанции), а в его отсутствие - лицом, его замещающим.

Предусматривается следующий порядок:

для распорядительных документов, подписываемых по доверенности мэра:

Согласующая инстанция - должностные лица служб, указанные в проекте документа в качестве исполнителей заданий, поручений. Согласование производится с целью подтверждения возможности выполнения задания (поручения) в объеме и сроки, предлагаемые в проекте документа.

Перед подписанием документа лицом, уполномоченным мэром, документ направляется на юридическую экспертизу для определения соответствия проекта документа действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники.

Юридическую экспертизу проводят заместитель мэра - руководитель аппарата или сотрудники правового управления.

На проекте документа, соответствующего действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники обязательна подпись лица, проводившего юридическую экспертизу.

Заместитель мэра - руководитель аппарата, сотрудники правового управления, при необходимости, включают в лист согласования дополнительные согласующие инстанции и определяют целесообразность направления документа на опубликование.

для распорядительных документов, подписываемых мэром:

а) Первая согласующая инстанция - должностные лица служб, указанные в проекте документа в качестве исполнителей заданий, поручений. Согласование производится с целью подтверждения возможности выполнения задания (поручения) в объеме и сроки, предлагаемые в проекте документа.

б) Вторая согласующая инстанция - заместитель мэра, курирующий подразделение-исполнителя проекта документа. Согласование производится с целью подтверждения целесообразности разработки и принятия документа.

Перед подписанием документа мэром, проект документа направляется на юридическую экспертизу для определения соответствия проекта документа действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники.

Юридическую экспертизу проводят заместитель мэра - руководитель аппарата или сотрудники правового управления.

На проекте документа, соответствующего действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники обязательна подпись лица, проводившего юридическую экспертизу.

Заместитель мэра - руководитель аппарата, сотрудники правового управления, при необходимости, включают в лист согласования дополнительные согласующие инстанции и определяют целесообразность направления документа на опубликование.

6.5. Сроки согласования проектов распорядительных документов не должны превышать:

для всех согласующих инстанций - 2-х рабочих дней с момента поступления проекта в согласующую инстанцию;

для заместителей мэра и глав администраций районов - 3-х рабочих дней;

Срок проведения юридической экспертизы не должен превышать 7 рабочих дней;

По поручению мэра или заместителя мэра - руководителя аппарата, в отдельных случаях, могут быть установлены иные сроки согласования распорядительных документов.

При нарушении сроков согласования распорядительного документа, должностное лицо, допустившее нарушение, одновременно с листом визирования представляет на имя заместителя мэра, курирующего службу - исполнителя, докладную записку с объяснением причин нарушения.

При необходимости срочного согласования по поручению мэра или заместителя мэра - руководителя аппарата может быть уменьшено число согласующих инстанций, сжаты сроки согласования (до 1 дня для каждой согласующей инстанции) и применена веерная рассылка документов на согласование.

6.6. В случае, если курирующий заместитель мэра, руководитель структурного подразделения или исполнитель проекта документа приходят к выводу о нецелесообразности дальнейшего согласования и принятия распорядительного документа, решение о снятии проекта документа с согласования принимает заместитель мэра, курирующий подразделение - исполнителя проекта документа или руководитель структурного подразделения - исполнителя проекта, о чем заместитель мэра (руководитель структурного подразделения) проставляет соответствующую запись в листе согласования. Снятый с согласования проект и пакет документов к нему вместе с листом согласования передаются исполнителем в канцелярию мэрии.

6.7. Если в процессе согласования согласующая инстанция не имеет замечаний к представленному проекту распорядительного документа, в лист согласования вносится запись "Замечаний нет" в соответствующую графу.

6.8. Если в процессе согласования согласующая инстанция имеет замечания и дополнения к проекту документа, то они могут быть внесены непосредственно в текст проекта документа (непринципиальные замечания) или оформлены на отдельном листе (принципиальные замечания). При наличии принципиальных замечаний, они излагаются на отдельном листе, прилагаемом к проекту документа, и в лист согласования вносится соответствующая запись "С замечаниями на отдельном листе".

6.9. Если в процессе юридической экспертизы у лиц, проводивших ее, не возникло замечаний к представленному проекту распорядительного документа, то на каждом листе проекта документа проставляется подпись лица, проводившего экспертизу, и дата проведения экспертизы.

6.10. Если в процессе юридической экспертизы у лиц, проводивших ее, возникли замечания и дополнения к проекту документа, то они могут быть внесены непосредственно в текст проекта документа (непринципиальные замечания) или оформлены на отдельном листе (принципиальные замечания) в виде заключения. При наличии принципиальных замечаний, они излагаются на отдельном листе, прилагаемом к проекту документа, и в лист согласования вносится соответствующая запись "Заключение на отдельном листе."

6.11. Замечания к проекту распорядительного документа делятся на:

а) замечания по форме составления документа;

Исправление замечаний по форме составления проекта распорядительного документа в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству и настоящим Порядком осуществляет канцелярия мэрии.

б) непринципиальные замечания - стилистические или незначительные, не меняющие сути документа;

Внесение в проект распорядительного документа непринципиальных замечаний не влечет за собой повторного согласования с автором замечания. В этом случае руководитель службы - исполнителя самостоятельно определяет целесообразность внесения в проект распорядительного документа таких замечаний.

в) принципиальные замечания, существенно меняющие смысл и (или) содержание текста документа.

В случае согласия с принципиальными замечаниями исполнитель вносит их в текст проекта документа и передает документ через канцелярию мэрии для повторного согласования в срок не более 3-х дней.

В случае несогласия с принципиальными замечаниями исполнитель к проекту документа прилагает служебную записку за подписью руководителя службы -исполнителя с обоснованием своей позиции в срок не более 3-х дней.

Все документы передаются заместителю мэра, курирующему подразделение - исполнителя проекта документа, который при согласовании данного проекта выражает свое отношение ("Согласен с замечаниями или предложениями ...(указывает наименование структурного подразделения)").

6.12. Если проект распорядительного документа требует коллегиального обсуждения, то по инициативе курирующего заместителя мэра, заместителя мэра - руководителя аппарата, главы администрации района созывается специальное совещание с участием всех согласующих сторон и лиц, проводивших юридическую экспертизу. Совещание проводится под председательством инициатора созыва совещания, либо, по его поручению - руководителем службы - исполнителя.

Проект распорядительного документа рассылается всем участникам совещания не позднее, чем за 3 дня до даты его проведения.

По итогам совещания составляется протокол. Ответственность за ведение протокола возлагается на специалиста службы - исполнителя проекта распорядительного документа.

Протокол должен содержать:

дату, время проведения совещания;

список присутствующих на совещании;

повестку дня (указание наименования проекта распорядительного документа, вынесенного на обсуждение и согласование);

принятое решение (согласовать, единогласно, без дополнений и изменений, с дополнениями и изменениями, наличие особого мнения);

подпись председательствующего и секретаря совещания.

Если в проект документа предлагается внести замечания по его содержанию, все принятые изменения и дополнения фиксируются в протоколе совещания и вносятся в проект документа специалистом службы - исполнителя, либо отклоняются с письменным обоснованием причин отклонения. Проект документа с письменным обоснованием отклоненных поправок, протокол совещания и лист согласования направляются курирующему заместителю мэра, заместителю мэра - руководителю аппарата или главе администрации района для согласования. Согласованный курирующим заместителем мэра, заместителем мэра - руководителем аппарата или главой администрации района проект документа с письменным обоснованием отклоненных поправок направляется на подпись мэру.

6.13. Порядок согласования распорядительных документов, разработанных рабочей группой, определяется Положением о порядке создания и деятельности рабочих групп по подготовке распорядительных документов в мэрии г. Тольятти. (Приложение N 2 к настоящему Порядку).

6.14. Порядок и сроки согласования отдельных видов распорядительных документов (о предоставлении земельных участков для строительства, для целей, не связанных со строительством, по вопросам перевода помещений из жилого в нежилой фонд и обратно, по вопросам проведения массовых акций и другие) определяются законодательством РФ, Самарской области и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

6.15. В случае, если законодательством РФ, Самарской области и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления определены более сжатые сроки принятия соответствующих решений, - направление проектов распорядительных документов на согласование и юридическую экспертизу осуществляется веерной рассылкой всем инстанциям одновременно.

6.16. По окончании согласования проекта распорядительного документа исполнитель проекта передает в канцелярию согласованный проект документа с заполненным листом согласования и всеми замечаниями, не снятыми в процессе согласования. Одновременно в канцелярию мэрии исполнитель передает электронный аналог согласованного документа, который переписывается в базу данных "Проекты распорядительных документов" (Приложение N 5 к настоящему Порядку).

6.17. Специалисты канцелярии в день поступления проекта производят перенос проекта документа на бланк установленного образца из базы данных "Проекты распорядительных документов" и передают на подпись мэру (заместителю мэра) проект документа на бланке вместе с листом согласования и всеми замечаниями, не снятыми в процессе согласования.

7. Подписание распорядительных документов

7.1. Подписывается первый экземпляр распорядительного документа, изготовленный на бланке.

7.2. При наличии пункта о финансировании документ подписывается в 2-х экземплярах на бланках. Второй подлинный экземпляр предназначен для финансового органа (Департамента финансов) и (или) бухгалтерии мэрии. Один экземпляр распорядительного документа направляется в канцелярию мэрии, другой - в финансовый орган.

7.3. Датой принятия распорядительного документа является дата его подписания мэром (заместителем мэра).

8. Регистрация и рассылка распорядительных документов

8.1. Распорядительные документы после их подписания мэром (заместителем мэра) вместе с листом согласования и другими прилагаемыми документами передаются в канцелярию мэрии, где они регистрируются в тот же день.

8.2. Регистрация распорядительных документов производится по правилам, определенным п. 5.3.3 настоящего Порядка и Типовой инструкцией по делопроизводству.

8.3. Внесение исправлений в подписанные и зарегистрированные распорядительные документы запрещено за исключением орфографических, синтаксических, пунктуационных и технических (опечатки, помарки) ошибок.

8.4. Подписанные документы тиражируются и рассылаются в соответствии с реестром рассылки, указанным в листе согласования, в течение 3-х дней с момента их регистрации.

8.5. В реестр рассылки входят службы, указанные в документе в качестве исполнителей, правовое управление мэрии, должностное лицо, на которое возложен контроль по документу в целом и службы, в компетенцию которых входят вопросы по документу.

8.6. Копия распорядительного документа, имеющего гриф "На опубликование", передается в управление по информационному обеспечению и автоматизированным системам управления (далее - управление по ИО и АСУ) на материальном носителе (бумажный и электронный вариант). (Приложение N 5 к настоящему Порядку).

8.7. Первый экземпляр подписанного распорядительного документа хранится в канцелярии мэрии и по истечении срока хранения передается в архив в соответствии с номенклатурой дел.

9. Исполнение распорядительных документов

9.1. Распорядительные документы передаются на исполнение в службу исполнителя в день регистрации документа в канцелярии или на следующий день. Документ передается под роспись специалисту, ответственному за документооборот в службе исполнителя.

9.2. Руководитель структурного подразделения в день поступления документа в службу назначает непосредственного исполнителя (исполнителей) документа и срок предоставления отчета об исполнении (не позднее контрольного срока исполнения, указанного в документе). При необходимости размножения документа или других задержках по исполнению документа информирование исполнителя и руководителя структурного подразделения производится незамедлительно.

9.3. Документ считается исполненным после фактического исполнения всех указанных в нем поручений и предоставления отчета об исполнении руководителю структурного подразделения и должностному лицу, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом.

10. Контроль за подготовкой и оформлением,
регистрацией и согласованием,
исполнением распорядительных документов

10.1. Контролю подлежат все распорядительные документы, требующие исполнения, за исключением документов, указанных в п. 5.3.6 (в) настоящего Порядка;

10.2. Контроль осуществляется на всех этапах работы с распорядительными документами.

На этапе сбора и анализа информации для подготовки и разработки распорядительного документа:

10.2.1. Правовое управление мэрии осуществляет контроль за соответствием разрабатываемых нормативных правовых актов форме, срокам, иным условиям, определенным в распоряжении мэра о создании рабочей группы для подготовки правового акта, иным правовым актам органов местного самоуправления, квартальным планам нормотворчества.

На этапах подготовки и оформления проекта распорядительного документа:

10.2.2. Исполнитель проекта документа в службе осуществляет контроль за содержательной частью проекта документа, за соблюдением сроков подготовки проекта документа и подготовки его на материальном носителе (бумажный и электронный вариант).

10.2.3. Руководитель структурного подразделения мэрии (председатель рабочей группы, если документ готовился рабочей группой) осуществляет контроль за подготовкой проекта распорядительного документа в целом, за соблюдением качества и сроков подготовки проекта документа.

10.2.4. Канцелярия мэрии осуществляет контроль за правильностью оформления проекта документа согласно Типовой инструкции по делопроизводству.

На этапах регистрации и согласования проекта документа:

10.2.5. Сотрудники правового управления мэрии и заместитель мэра - руководитель аппарата в процессе проведения юридической экспертизы осуществляют контроль за соответствием проекта документа действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти, правилам юридической техники и определяют целесообразность направления документа на опубликование.

10.2.6. Канцелярия мэрии осуществляет контроль за соблюдением порядка и правил регистрации, согласования, рассылки и исполнения документов согласно настоящему Порядку и Типовой инструкции по делопроизводству.

На этапе исполнения:

10.2.7. Руководитель службы - исполнителя поручения осуществляет контроль по срокам, полноте и точности исполнения отдельного пункта (поручения) документа и подготовке отчета об исполнении документа.

10.2.8. Должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом (мэр, заместитель мэра) осуществляет контроль по срокам, полноте и точности исполнения поручений документа в целом, а также необходимости снятия документа с контроля (как исполненного) или продления контрольных сроков исполнения документа.

10.3. Постановка документа на контроль осуществляется в канцелярии мэрии автоматически в момент регистрации документа, подписанного мэром (заместителем мэра), и присвоения ему регистрационного номера.

10.4. Контрольные сроки исполнения могут быть индивидуальными (указаны непосредственно в пункте документа) или типовыми (до 30 календарных дней), установленными в соответствии с Типовой инструкцией по делопроизводству. Контрольные сроки исчисляются в календарных днях с момента регистрации документа в канцелярии мэрии.

10.5. При постановке на контроль распорядительных документов, содержащих несколько поручений, различных исполнителей и различные сроки исполнения, на контроль ставится каждое поручение отдельно в соответствии с указанным сроком.

10.6. Принять решение о продлении контрольных сроков исполнения распорядительного документа может только должностное лицо, его установившее (мэр, заместитель мэра), по представлению служебной записки от руководителя службы исполнителя с обоснованием необходимости продления контрольного срока. Продление контрольных сроков может осуществляться неоднократно, но на общий срок не более 6 месяцев. Вопрос о продлении срока исполнения документа свыше 6 месяцев или отмены документа решается после согласования с мэром.

10.7. Если при наступлении контрольного срока информация об исполнении документа не предоставлена, то по истечении 3-х дней от установленного в документе контрольного срока ответственный специалист канцелярии производит должностному лицу (лицам), указанному в документе в качестве исполнителя (исполнителей) устное напоминание.

Информация о допущенных нарушениях еженедельно предоставляется заместителю мэра города - руководителю аппарата мэрии.

10.8. Принять решение о снятии документа с контроля может только должностное лицо (мэр, заместитель мэра), на которое возложен контроль по документу в целом, после фактического выполнения всех поручений, указанных в документе, и предоставления отчета об исполнении всех поручений документа руководителями служб исполнителей.

11. Отмена действующих распорядительных документов

11.1. Отмена действующего распорядительного документа осуществляется принятием нового распорядительного документа, соответствующего предыдущему по виду, т.е. отмена действующего нормативного правового акта осуществляется принятием нового нормативного правового акта и, соответственно, индивидуального (ненормативного) правового акта - принятием нового индивидуального (ненормативного) правового акта.

11.2. В том случае, если документ исключает действие ранее принятого по этому вопросу документа или вносит изменения (дополнения) в его содержание, - во вновь принимаемом документе указывается факт отмены действия ранее принятого документа, с указанием момента наступления такого факта (со дня подписания или с конкретной установленной даты).

11.3. Проект распорядительного документа, исключающий действие ранее принятого по этому вопросу документа, готовит и согласовывает служба - исполнитель первоначального варианта документа либо правовое управление.

12. Ответственность

12.1. На всех этапах работы с распорядительными документами ответственность несут должностные лица, принимающие участие в их подготовке, оформлении, регистрации, согласовании, контроле и исполнении:

12.2. Исполнитель проекта документа несет персональную ответственность за содержательную часть проекта документа, подготовку проекта на материальном носителе (бумажный и электронный вариант), соблюдение сроков подготовки и согласования проекта документа.

12.3. Руководитель структурного подразделения мэрии (председатель рабочей группы) несет ответственность за подготовку проекта распорядительного документа в целом, за соблюдение качества и сроков подготовки проекта документа.

12.4. Руководитель канцелярии мэрии несет ответственность за:

12.4.1. правильность оформления проектов распорядительных документов согласно настоящему Порядку и Типовой инструкции по делопроизводству;

12.4.2. соблюдение сроков, порядка и правил регистрации, согласования и рассылки распорядительных документов согласно настоящему Порядку и Типовой инструкции по делопроизводству;

12.4.3. осуществление контроля за сроками исполнения и продления распорядительных документов.

12.5. Сотрудники правового управления мэрии и заместитель мэра - руководитель аппарата несут ответственность за:

12.5.1. соответствие проекта документа действующему законодательству РФ, Самарской области, нормативным правовым актам органов местного самоуправления г. Тольятти и правилам юридической техники;

12.5.2. соответствие разрабатываемых нормативных правовых актов форме, иным условиям, определенным в распоряжении мэра о создании рабочей группы для подготовки правового акта, иным правовым актам органов местного самоуправления, квартальным планам нормотворчества.

12.6. Руководитель службы - исполнителя поручения несет ответственность за соблюдение сроков, полноты и точности исполнения отдельных пунктов (поручений) документа и подготовку отчета об исполнении документа.

12.7. Должностное лицо, на которое возложен контроль за исполнением документа в целом (мэр, заместитель мэра) несет ответственность за:

12.7.1. соблюдение сроков, полноту и точность исполнения поручений документа в целом;

12.7.2. снятие документа с контроля, как исполненного, на основании отчета об исполнении;

12.8. Решение о применении дисциплинарных и иных мер воздействия к должностному лицу, допустившему нарушение, принимает мэр города по информации заместителя мэра - руководителя аппарата мэрии.

12.9. Привлечение к ответственности осуществляется в порядке, определенном действующим законодательством РФ, Самарской области и нормативными правовыми актами органов местного самоуправления.

13. Хранение распорядительных документов мэрии и передача их в архив

13.1. Порядок хранения и передачи распорядительных документов мэрии в архив осуществляется в соответствии с требованиями Типовой инструкции по делопроизводству.

13.2. Исполненные в течение года распорядительные документы мэрии со всеми рабочими материалами, листом согласования и реестром рассылки помещаются на хранение в текущий архив дел канцелярии мэрии до конца года.

13.3. В конце года исполненные документы оформляются в завершенные дела согласно номенклатуре дел и Типовой инструкции по делопроизводству.

13.4. Завершенные дела постоянного и временного хранения остаются в текущем архиве дел мэрии для работы в течение 2-х лет, а затем, после проведения экспертизы ценности документов, документы постоянного срока хранения передаются в ведомственный архив.