Приложение N 5. Требования по формированию базы данных "Распорядительные документы мэрии г.Тольятти"

Приложение N 5
к Порядку
подготовки и принятия
распорядительных документов,
подписания договоров
и выдачи доверенностей
в мэрии г. Тольятти

Требования
по формированию базы данных
"Распорядительные документы мэрии г. Тольятти"

1. Общие положения

1.1. Настоящие требования являются неотъемлемой частью автоматизированной системы документооборота мэрии г. Тольятти.

1.2. Настоящие требования разработаны с целью упорядочения формирования базы данных (банка данных) "Распорядительные документы мэрии г. Тольятти" и дальнейшего использования ее руководителями и специалистами структурных подразделений мэрии, а также оперативности принятия управленческих решений.

2. Требования, предъявляемые к проектам распорядительных документов

2.1. Проекты распорядительных документов, оформленные в соответствии с настоящим Порядком и Типовой инструкцией по делопроизводству, поступают в протокольное бюро канцелярии мэрии г. Тольятти (далее - протокольное бюро) в двух вариантах:

а) бумажный вариант должен быть напечатан на стандартном листе бумаги формата А4 (210 х 297мм) - 1 экз.

б) электронный вариант должен быть подготовлен в формате "rtf" и скопирован на дискету 3,5 дюйма либо сетевой ресурс мэрии с адресом: "\Main\project\"

2.2. Набор текста проекта распорядительного документа и приложений к нему осуществляется в службе (исполнителем проекта) либо в машинописном бюро канцелярии мэрии (для служб, не имеющих персональных компьютеров) с помощью текстового редактора Microsoft Word или другого, совместимого с ним редактора, шрифтом Times New Roman размером N12 через одинарный межстрочный интервал.

2.3. В листе согласования, приложенном к проекту распорядительного документа, должно быть указано имя файла, содержащего проект распорядительного документа, в строке ниже реквизита "Ф.И.О., должность, наименование подразделения исполнителя" с указанием места расположения его на сетевом ресурсе либо дискете.

3. Прием и передача проекта распорядительного
документа в протокольном бюро

3.1. Проекты распорядительных документов, не оформленные в соответствии с требованиями настоящего Порядка и Типовой инструкции по делопроизводству, а также в соответствии с требованиями Раздела 2 настоящей Процедуры, не принимаются в протокольном бюро для регистрации.

3.2. При поступлении проекта распорядительного документа специалист протокольного бюро проверяет правильность оформления бумажного варианта в соответствии с установленными требованиями и наличие электронного варианта на соответствующем ресурсе (дискета, сетевой ресурс).

3.3. Ответственность за соответствие бумажного и электронного вариантов проекта распорядительного документа, а также за наличие файла на соответствующем носителе (дискета, сетевой ресурс) несет исполнитель проекта распорядительного документа.

3.4. Специалист протокольного бюро фиксирует в электронном "Журнале проектов распорядительных документов" факт приема проекта распорядительного документа и переносит его электронный вариант в базу данных "Проекты распорядительных документов".

4. Обновление информации в базе данных
"Проекты распорядительных документов"
после завершения процедуры согласования.
Печать проекта документа на бланк

4.1. После завершения процедуры согласования проекта распорядительного документа происходит редактирование базы данных "Проекты распорядительных документов":

а) непринципиальные замечания (орфографические, пунктуационные, стилистические, опечатки и т.п.), вносятся специалистом канцелярии мэрии в электронный вариант проекта распорядительного документа в базе данных "Проекты распорядительных документов".

б) принципиальные замечания передаются в службу исполнителя для внесения их в проект документа. Отредактированный проект распорядительного документа возвращается в протокольное бюро. Специалист протокольного бюро проверяет соответствие бумажного и электронного вариантов проекта документа и обновляет электронный вариант в базе данных "Проекты распорядительных документов".

4.2. Специалист протокольного бюро проверяет файл, содержащий проект распорядительного документа в базе данных, на полноту и точность внесения всех замечаний, полученных в процессе согласования проекта документа.

4.3. Специалист протокольного бюро несет персональную ответственность за соответствие электронной версии проекта распорядительного документа, с которой печатается текст документа на бланк, окончательному варианту документа (на бумаге), прошедшему процедуру согласования.

4.4. После окончания процедуры согласования и внесения всех замечаний в электронный вариант проекта документа, соответствующий файл блокируется для редактирования и текст проекта документа переносится на бланк для подписания его мэром (заместителем мэра).

5. Формирование базы данных
"Распорядительные документы мэрии г. Тольятти"

5.1. После подписания проекта распорядительного документа мэром (заместителем мэра) специалист протокольного бюро регистрирует распорядительный документ в электронном "Журнале регистрации распорядительных документов".

5.2. В момент регистрации файл, содержащий проект распорядительного документа из базы данных "Проекты распорядительных документов" автоматически переписывается в базу данных "Распорядительные документы мэрии г. Тольятти".

6. Передача распорядительного документа для опубликования

6.1. Целесообразность опубликования распорядительного документа определяется сотрудниками правового управления мэрии, заместителем мэра - руководителем аппарата в процессе проведения юридической экспертизы.

6.2. По окончании процедуры согласования специалист протокольного бюро вносит в электронный "Журнал регистрации проектов распорядительных документов" признак "опубликование" для конкретного распорядительного документа.

6.3. Файл, содержащий распорядительный документ, подлежащий опубликованию, автоматически копируется из базы данных "Распорядительные документы мэрии г. Тольятти" на сетевой ресурс с адресом: "Main\public\" в момент регистрации распорядительного документа. Имя файла соответствует регистрационному номеру документа.

6.4. Специалист протокольного бюро после процедуры регистрации передает в отдел СМИ и управление по информационному обеспечению и АСУ копии распорядительных документов, подлежащих опубликованию, в бумажном варианте. Факт передачи фиксируется ответственными специалистами по документообороту в соответствующих журналах входящей корреспонденции отдела СМИ и управления по информационному обеспечению и АСУ.