Приложение. Инструкция о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в администрации города Самары

Приложение
к распоряжению
Главы Администрации города Самары
от 27 марта 2002 г. N 71-р

Инструкция
о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных
документов в администрации города Самары

С изменениями и дополнениями от:

4 июня 2004 г., 15 января 2007 г., 26 июня 2015 г.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 26 июня 2015 г. N 170-р в раздел 1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

1. Общие положения

1.1. Настоящая Инструкция о подготовке, оформлении и прохождении распорядительных документов в администрации городского округа Самары (далее - Инструкция) принимается с целью упорядочения подготовки, оформления и прохождения правовых актов Главы Администрации городского округа Самара.

1.2. Распорядительными документами администрации городского округа Самары являются: Постановления Главы Администрации городского округа Самара, Распоряжения Главы Администрации городского округа Самара.

Постановления Главы Администрации городского округа Самара, носящие нормативный характер, устанавливают, изменяют и (или) отменяют правовые нормы, обязательные для неопределенного круга лиц, и рассчитаны на неоднократное применение.

Распоряжения Главы Администрации городского округа Самара, носящие ненормативный характер, устанавливают, изменяют и (или) отменяют права и обязанности конкретных лиц, и (или) рассчитаны на однократное применение.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 26 июня 2015 г. N 170-р в раздел 2 настоящего приложения внесены изменения

См. текст раздела в предыдущей редакции

2. Порядок подготовки проектов
распорядительных документов

2.1. Проекты распорядительных документов разрабатываются отраслевыми (функциональными) и территориальными органами Администрации городского округа (в соответствии с их компетенцией) по поручению Главы Администрации городского округа, первых заместителей (заместителей) главы Администрации городского округа, в компетенции которых находится данный вопрос.

Правовой департамент Администрации городского округа осуществляет подготовку проектов постановлений и распоряжений Администрации городского округа, подписываемых Главой Администрации городского округа, по собственной инициативе и непосредственно по поручению Главы Администрации городского округа.

Не допускается подготовка проектов распорядительных документов работниками сторонних организаций.

2.2. Исполнитель проекта распорядительного документа определяется из числа руководителей структурных подразделений администрации Главой города.

2.3. К проекту Постановления Главы города, носящему нормативный характер, прилагается пояснительная записка, которая должна содержать:

- обоснование необходимости подготовки данного правового акта и практической значимости ожидаемого результата;

- финансово-экономическое обоснование (в случае внесения проекта, реализация которого потребует дополнительных материальных и иных затрат);

- перечень законодательных актов, на основании которых подготовлен проект;

- анализ возможных последствий (финансовых, управленческих, правовых и других);

- сроки исполнения;

- наименование структурного подразделения администрации, которое подготовило проект и дату его подготовки.

К проекту Постановления Главы города, распоряжения главы администрации города прилагаются необходимые справочные материалы.

2.4. Пояснительная записка готовится на имя Главы города на бланке структурного подразделения Администрации городского округа и подписывается его руководителем.

3. Требования к составлению проектов
распорядительных документов

Информация об изменениях:

Распоряжением Главы городского округа Самара от 15 января 2007 г. N 1-р пункт 3.1 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.1. Проекты распорядительных документов изготавливаются исполнителем на бланках установленного образца с надписью в правом верхнем углу "Проект N ____.

3.2. При составлении проекта распорядительного документа необходимо соблюдать следующие требования:

3.2.1. Распорядительный документ должен иметь определенный комплекс реквизитов и порядок их расположения в соответствии с ГОСТом Р6.30-97 "Унифицированная система организационно-распорядительной документации".

3.2.2. Текст документа должен иметь поля: левое - 35 мм, правое - 10 мм, верхнее и нижнее - 20 мм. Текст документов готовится с помощью компьютера, с использованием редактора MS Word, шрифта Arial, размер 12, печатается через одинарный межстрочный интервал.

3.2.3. Заголовок печатается через 1 интервал, выделяется полужирным шрифтом, размер 14, выравнивается по центру, не подчеркивается. Объем не должен превышать 5 строк. Допускается продлевать заголовок при большом его объеме до границы левого и правого полей, избегать переноса слов. В конце заголовка точка не ставится. Заголовок не берется в кавычки.

3.2.4. Расстояние между заголовком и текстом - 2-3 интервала, между текстом и подписью - 4-5 интервалов.

3.2.5. При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц должны быть проставлены посередине верхнего поля листа арабскими цифрами.

3.2.6. Фамилию исполнителя документа и номер его служебного телефона располагают на лицевой стороне последнего листа проекта документа в левом нижнем углу, например:

Мельников

21-16-07

3.2.7. Дата оформляется арабскими цифрами в следующей последовательности: число, месяц, год: 20.01.2002.

3.2.8. Проект распорядительного документа должен содержать пункты:

- об отмене, изменениях или дополнениях правовых актов либо их отдельных пунктов, если вновь принимаемый документ исключает действие ранее принятых;

- о приведении в соответствие с вновь принятым правовым актом ранее изданных правовых актов.

3.3. Текст проекта распорядительного документа, носящего нормативный характер состоит из двух частей: констатирующей и постановляющей (распорядительной). Текст проекта распорядительного документа, носящего ненормативный характер, может не содержать констатирующей части.

В констатирующей части указываются причины, основания, цели составления документа.

Постановляющая (распорядительная) часть излагается по пунктам в повелительной форме ("обязать", "поручить", "выделить"). В случаях, когда исполнителем является организация, не подчиненная городской администрации, применяется рекомендательная форма ("предложить", "рекомендовать").

Каждый пункт должен содержать конкретную задачу по решению общего вопроса, название структурного подразделения и срок исполнения.

3.4. Пункты текста нумеруются арабскими цифрами.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 26 июня 2015 г. N 170-р в пункт 3.5 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.5. Если проект распорядительного документа имеет приложения, то об этом указывается в тексте проекта. Приложения содержат в верхнем правом углу первого листа отметку с указанием наименования распорядительного документа, его даты и номера по форме:

Приложение N

к Постановлению (Распоряжению)

Администрации городского округа

от _________ N ______

3.6. При наличии нескольких приложений к распорядительным документам на них проставляются порядковые номера: приложение N 1, приложение N 2 и т.д. Приложения нумеруются арабскими цифрами.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 26 июня 2015 г. N 170-р в пункт 3.7 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.7. Приложение к проекту распорядительного документа визируется ответственным исполнителем на оборотной стороне каждого листа и подписывается первым заместителем (заместителем) Главы Администрации городского округа в компетенции которого находится данный вопрос. В случае, если исполнителем распорядительного документа является структурное подразделение, находящееся в непосредственном подчинении Главы города, то приложение визируется его начальником.

3.8. Название всех муниципальных должностей, кроме Главы города, следует писать со строчной буквы. Не допускается сокращение названий должностей.

3.9. Сокращения, применяемые в тексте, должны быть официально принятыми. Если в тексте документа часто употребляется длинное название какого-либо учреждения, предприятия, организации и т.п., допускается его сокращение в следующем порядке: после первого употребления этого названия, например: производственный жилищно-ремонтный трест "Универсал", следует сделать пометку: (далее - ПЖРТ "Универсал") и в последующих случаях пользоваться указанным сокращением.

3.10. К проекту распорядительного документа, имеющему ссылки на ранее принятые документы, необходимо прилагать их копии.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 26 июня 2015 г. N 170-р в пункт 3.11 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

3.11. Проекты распорядительных документов, в случае необходимости, должны содержать пункт о контроле за их выполнением.

Контроль возлагается на одного или нескольких заместителей главы Администрации городского округа, руководителя Правового департамента Администрации городского округа, в соответствии с имеющейся компетенцией.

4. Порядок прохождения и согласования проектов
распорядительных документов

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 26 июня 2015 г. N 170-р в пункт 4.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.1. Прохождение и согласование распорядительных документов осуществляется в порядке, установленном настоящей инструкцией, если иное не предусмотрено Регламентом, распоряжением Главы Администрации городского округа о порядке прохождения и согласования отдельных видов распорядительных документов.

Информация об изменениях:

Распоряжением Главы городского округа Самара от 15 января 2007 г. N 1-р пункт 4.2 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.2. Проект распорядительного документа представляется в Отдел подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов для регистрации как на бумажном носителе, так и в электронном виде на магнитном носителе (диск 3,5 ").

4.3. Работники Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов обязаны:

- проверить соответствие представленных документов требованиям Регламента и соответствующих инструкций;

- возвратить исполнителям для доработки проекты распорядительных документов, оформленные с нарушением установленного порядка.

Информация об изменениях:

Распоряжением Главы городского округа Самара от 15 января 2007 г. N 1-р пункт 4.4 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.4. Согласование проектов распорядительных документов осуществляется через Отдел подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов с контролем промежуточных сроков согласования.

Согласование проектов распорядительных документов с органами и организациями, не входящими в структуру Администрации городского округа, осуществляется ответственным исполнителем документа.

Информация об изменениях:

Распоряжением Главы городского округа Самара от 15 января 2007 г. N 1-р пункт 4.5 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.5. Все визы согласования должны содержать наименование должности, подпись должностного лица, расшифровку подписи и дату визирования.

Информация об изменениях:

Распоряжением Главы городского округа Самара от 15 января 2007 г. N 1-р пункт 4.6 настоящей Инструкции изложен в новой редакции

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.6. Срок рассмотрения проекта распорядительного документа не должен превышать 2-х дней с момента получения на согласование.

Общий срок рассмотрения распорядительных документов не должен превышать 30 дней.

4.7. Визы согласования на номерном бланке располагают на оборотной стороне каждого листа проекта распорядительного документа в нижней его части.

4.8. Гриф согласования документа состоит из слова "Согласовано", фактической должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование структурного подразделения), личной подписи, расшифровки подписи (инициалов, фамилии) и даты согласования. Не допускается ставить предлог "За", надпись от руки "Зам" или косую черту перед наименованием должности.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 26 июня 2015 г. N 170-р в пункт 4.9 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.9. Подписи согласования (визирования) располагаются на оборотной стороне каждого листа проекта распорядительного документа в нижней его части в следующей последовательности:

- первый заместитель Главы Администрации городского округа, в компетенции которого находится данный вопрос;

- заместитель Главы Администрации городского округа, в компетенции которого находится данный вопрос;

- руководитель Правового департамента Администрации городского округа Самара (в отношении проектов постановлений и распоряжений Администрации городского округа Самара, подписываемых Главой Администрации городского округа Самара);

- руководитель правовой службы отраслевого (функционального) и территориального органа Администрации городского округа (управления, отдела, сектора), за исключением проектов постановлений и распоряжений Администрации городского округа Самара, подписываемых Главой Администрации городского округа Самара;

- глава администрации района;

- руководитель структурного подразделения администрации города, указанный в качестве исполнителя;

- заявитель.

Обязательными в проекте распорядительного документа должны быть визы:

- первого заместителя (заместителя) Главы Администрации городского округа, в компетенции которого находится данный вопрос;

- руководителя Правового департамента Администрации городского округа Самара (в отношении проектов постановлений и распоряжений Администрации городского округа, подписываемых Главой Администрации городского округа Самара);

- руководителя правовой службы отраслевого (функционального) и территориального органа Администрации городского округа (управления, отдела, сектора), за исключением проектов постановлений и распоряжений Администрации городского округа Самара, подписываемых Главой Администрации городского округа Самара.

Правовой департамент Администрации городского округа Самара осуществляет правовую и антикоррупционную экспертизу проектов постановлений и распоряжений Администрации городского округа, подписываемых Главой Администрации городского округа Самара, на предмет их соответствия законодательству, требованиям юридической техники на заключительном этапе согласования указанных проектов в течение 7 рабочих дней со дня их поступления в департамент.

В случае необходимости срок рассмотрения проекта постановления и распоряжения Администрации городского округа, подписываемого Главой Администрации городского округа Самара, может быть продлен Правовым департаментом не более чем на 10 рабочих дней.

Срок рассмотрения Правовым департаментом Администрации городского округа Самара проекта постановления и распоряжения Администрации городского округа, подписываемого Главой Администрации городского округа Самара, может быть сокращен по поручению Главы Администрации городского округа Самара о необходимости сокращения срока рассмотрения проекта.

В случае если в результате проведения правовой и антикоррупционной экспертизы проекта Правовым департаментом Администрации городского округа Самара установлено несоответствие проекта законодательству, требованиям юридической техники, выявлен (ы) коррупциогенный (ые) фактор (ы), проект с соответствующим заключением возвращается его исполнителю для устранения имеющихся замечаний.

Исполнитель проекта обязан своевременно обеспечить его доработку с целью устранения выявленных замечаний.

После устранения замечаний исполнитель проекта направляет его в Правовой департамент для проведения правовой и антикоррупционной экспертизы.

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 26 июня 2015 г. N 170-р в пункт 4.10 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

4.10. Согласованный проект распорядительного документа печатается Отделом подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов на специальном бланке установленного образца.

На оборотной стороне каждого листа распорядительного документа в верхней его части должен быть текст следующего содержания:

"Все согласования и положительные заключения, предусмотренные действующим законодательством и правовыми актами органов местного самоуправления, получены.

Требования, предъявляемые к данному виду распорядительных актов органов местного самоуправления, соблюдены.

Проект постановления (распоряжения) готов к подписанию Главой Администрации городского округа.

Данный текст должен содержать следующие визы:,

- руководителя отраслевого (функционального) и территориального органа Администрации городского округа, ответственного за подготовку распорядительного акта;

- руководителя правовой службы данного отраслевого (функционального) и территориального органа (управления, отдела, сектора); при отсутствии правовой службы в отраслевом (функциональном) и территориальном органе данный текст визируется руководителем Правового департамента Администрации городского округа Самара (в отношении проектов постановлений и распоряжений Администрации городского округа, подписываемых Главой Администрации городского округа Самара).

В нижней части листа располагается виза заместителя Главы Администрации городского округа по организационным вопросам.

4.11. Внесение в проект незначительных, не меняющих сути документа изменений не влечет за собой повторного визирования.

4.12. При появлении замечаний, имеющих принципиальное значение, ответственный исполнитель должен заново согласовать проект.

4.13. Отказ в согласовании или возражения по конкретным пунктам проекта не препятствуют дальнейшему движению проекта. Замечания, не учтенные исполнителем, излагаются на отдельном листе (лист разногласий).

Информация об изменениях:

Распоряжением Главы городского округа Самара от 15 января 2007 г. N 1-р настоящая Инструкция дополнена пунктом 4.14

4.14. Органы, входящие в структуру местного самоуправления городского округа (Департамент управления имуществом, Департамент строительства и архитектуры), представляют в Отдел подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов полностью согласованный проект распорядительного документа.

5. Окончательное оформление распорядительных документов

5.1. Подписанный проект регистрируется в Отделе подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города, ему присваивается соответствующий номер и дата.

5.2. Проекты распорядительных документов должны иметь листы рассылки, подготовленные и подписанные исполнителем. В лист рассылки исполнителем включаются структурные подразделения администрации города, организации, предприятия, учреждения города, администрации районов, которые указаны в проекте распорядительного документа как исполнители, должностные лица администрации города, заявители.

5.3. Внесение каких-либо исправлений в подписанные распорядительные документы запрещается.

5.4. Отправку распорядительных документов осуществляет канцелярия по рассылочному листу в 3-дневный срок, а по срочным вопросам - в течение суток с момента подписания.

6. Печати

Информация об изменениях:

Распоряжением Администрации городского округа Самара от 26 июня 2015 г. N 170-р в пункт 6.1 настоящего приложения внесены изменения

См. текст пункта в предыдущей редакции

6.1. Гербовая печать администрации города ставится начальником Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города на документах при заверении подлинности подписей Главы города.

Гербовая печать ставится также на документах, где воспроизведение оттиска гербовой печати специально предусматривается нормативным актом. Кроме того, применение печати необходимо во всех случаях удостоверения прав физических и юридических лиц, установления фактов, вызывающих расходование денежных средств, материальных ценностей, а также на уставах (положениях) учреждений, организаций, предприятий, доверенностях, договорах, удостоверениях.

Оттиск печати должен захватывать начало наименования должности лица, подписавшего документ.

6.2. Печать Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов ставится на копиях распорядительных документов и документах, выданных и заверенных архивом, направляемых в другие учреждения, организации при рассылке и выдаче.

6.3. Обеспечивает хранение гербовой печати и печати Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города начальник отдела.

7. Ответственность за подготовку проектов
распорядительных документов

7.1. Ответственность за содержание и качество подготовки проектов распорядительных документов, а также соответствие внесенным в проект изменениям и дополнениям возлагается на исполнителя, представившего проект распорядительного документа.

7.2. Ответственность за соблюдение требований настоящей Инструкции возлагается на начальника Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города.

8. Формирование дел, архивное хранение

8.1. По завершении календарного года распорядительные документы переплетаются и сдаются в архив.

8.2. Формирование распорядительных документов в дело осуществляется в соответствии с номенклатурой дел в Отделе подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города.

8.3. Контроль и практическую помощь в формировании дел в соответствии с установленными требованиями осуществляет начальник Архивного отдела администрации города.

8.4. Оформление дел, составление их описей и передачу дел на архивное хранение обеспечивает начальник Отдела подготовки, прохождения и контроля распорядительных документов администрации города.

Начальник Правового управления

О.А. Богорадникова