1. Раздел. Порядок подготовки и проведения личного приема мэра и его заместителей

1. Раздел. Порядок подготовки и проведения
личного приема мэра и его заместителей

1.1. Основные положения

1.1.1. На личном приеме мэра и его заместителей рассматриваются как личные, так и коллективные обращения граждан.

1.1.2. Мэр и каждый из его заместителей проводит по два личных приема граждан в месяц согласно утвержденного "Графика приема граждан мэром и его заместителями".

1.2. Запись на прием.

1.2.1. Запись на прием к мэру или его заместителям производится при личном присутствии заявителя либо по телефону. Предъявление документов, удостоверяющих личность заявителя, при этом не требуется. Дата и время приема сообщаются заявителю при обращении. Основанием на прием к мэру являются предыдущие обращения в другие органы местного самоуправления или их подразделения (администрации районов, структурные подразделения мэрии и др.), где вопрос заявителя не был решен.

1.2.2. Запись на прием к мэру или его заместителям осуществляется в "Журнале регистрации личных приемов".

1.3. Подготовка приема.

1.3.1. Подготовка приема осуществляется за день до приема по окончании записи на прием. С "Журнала регистрации личных приемов" с помощью программного обеспечения "Общественная приемная" формируется титульная часть электронной регистрационно-контрольной карточки личного приема (далее по тексту - карточки личного приема) и производится электронная регистрация обращения заявителя. Форма регистрационноконтрольной карточки "Личного приема граждан" прилагается в (Приложении N 1).

1.3.2. Одновременно информация заявителя перепроверяется по компьютерной базе на предыдущие обращения по этому же вопросу и при наличии таковых из архива готовится подборка соответствующих документов. При необходимости специалисты общественной приемной могут запрашивать по вопросу заявителя любую дополнительную информацию в различных структурных подразделениях исполнительных органов местного самоуправления, которые обязаны ее предоставить по первому требованию.

1.3.3. За день до приема с компьютера получают карточки всех заявителей на текущий прием и "Список граждан на прием". Список передается помощникам мэра или заместителей мэра для ознакомления руководителей с перечнем заявителей и кратким содержанием вопроса.

1.4. Прием граждан.

1.4.1. Мэр или его заместители проводят прием заявителей согласно очередности по "Списку граждан на прием". На каждого заявителя предоставляются карточка личного приема и подготовленные по вопросу документы (ответы на запросы из структурных подразделений мэрии и администраций районов; архивные документы по предыдущим обращениям заявителя и др.). Личные документы (документы, удостоверяющие личность заявителя, подтверждающие льготы и прочие документы) заявителем предоставляются самостоятельно.

1.4.2. Итогом приема является наложение резолюции мэром или его заместителем: "вопрос закрыть" или "вопрос направить на исполнение".

В первом случае заявителю даны исчерпывающие разъяснения, и вопрос считается закрытым.

Во втором случае мэр (или его заместитель) в тексте резолюции назначает исполнителя (исполнителей по вопросу), излагает мероприятия и указывает контрольный срок их исполнения.

Если в резолюции мэра (или его заместителя) на обращение фигурирует несколько исполнителей, то окончательный ответ готовит исполнитель, указанный в резолюции первым, и являющийся ответственным исполнителем по вопросу.

1.4.3. Если в резолюции мэра (или его заместителя) не проставлен контрольный срок исполнения по вопросу, то контрольным сроком исполнения считается 30 дней от даты приема (25 дней дается на проработку вопроса, 5 дней - на оформление окончательного ответа) с письменным предупреждением исполнителя за 5 дней до истечения контрольного срока.

1.4.4. Резолюция мэра (или его заместителей) фиксируется в разделе электронной карточки личного приема "Наложение резолюции" программного обеспечения "Общественная приемная" в течение одного рабочего дня.

1.5. Передача карточки на исполнение.

1.5.1. По резолюции мэра (его заместителя) "на закрытие" общественной приемной вопрос оформляется в архив, по резолюции "на исполнение" передается исполнителю для работы.

1.5.2. В службу исполнителя передается карточка личного приема с резолюцией мэра (его заместителя) со всем пакетом прилагаемых документов ответственному за документооборот специалисту под роспись, которую он проставляет в ксерокопии оригинала карточки. Карточка личного приема и пакет документов могут передаваться неоднократно по списку исполнителей до истечения контрольного срока, указанного автором в резолюции. На передачу карточки личного приема и пакета прилагаемых документов через общественную приемную дается не более 1 дня.

1.5.3. Каждый акт передачи карточки личного приема и пакета прилагаемых документов очередному исполнителю и возвращения от него фиксируются в разделе электронной карточки "Передача документов" программного обеспечения "Общественная приемная".

1.6. Контроль за исполнением резолюции мэра (его заместителя).

1.6.1. Общественная приемная осуществляет контроль за исполнением резолюции мэра (его заместителя) на всех этапах работы. Контроль производится на полноту, точность и своевременность выполнения резолюции мэра (его заместителя).

1.6.2. При каждой передаче карточки личного приема и пакета документов через общественную приемную заведующий общественной приемной проверяет ответ исполнителя на полноту, точность и своевременность выполнения резолюции мэра или его заместителя. Если поручение автора резолюции выполнено не полностью и (или) неточно, карточка личного приема с пакетом документов возвращается исполнителю на доработку.

1.6.3. Контроль сроков исполнения по вопросу заявителя осуществляется ежедневно.

По контрольным срокам, проставленным автором резолюции, общественная приемная производит устное напоминание исполнителю заблаговременно до истечения контрольного срока.

По контрольным срокам, проставленным общественной приемной (30 дней), производится письменное напоминание исполнителю за 5 дней до истечения контрольного срока.

1.6.4. При необходимости продления контрольных сроков исполнитель готовит служебную записку на автора резолюции с обоснованием необходимости продления контрольных сроков. Мэр (его заместитель) либо закрывает вопрос, либо его продлевает, ставя новый контрольный срок исполнения, при этом общественная приемная обязана уведомить заявителя о продлении контрольных сроков по вопросу. Максимально автор резолюции может продлить контрольный срок исполнения по вопросу заявителя на месяц.

1.7. Закрытие вопроса.

1.7.1. Если при проверке заведующим общественной приемной ответ исполнителя полностью соответствует резолюции мэра (его заместителя), то карточка личного приема со всем пакетом документов направляется автору резолюции на закрытие.

Автор резолюции может отправить вопрос на доработку с указанием нового контрольного срока или закрыть его с указанием исполнителя, готовящего ответ заявителю. Резолюция "на закрытие" может быть в трех вариантах ответа:

- вопрос решен положительно;

- вопрос решен отрицательно;

- заявителю даны разъяснения.

1.7.2. При любом варианте заявителю направляется ответ, подготовленный службой-исполнителем либо общественной приемной мэрии за подписью руководителя службы-исполнителя, заведующего общественной приемной или автора резолюции.

1.8. Оформление дела в архив.

1.8.1. При закрытии вопроса карточка личного приема со всем пакетом документов и ответом заявителю оформляется в дело согласно номенклатуре дел и перечню нормативных архивных документов.

1.8.2. Завершенные дела остаются в текущем архиве дел общественной приемной для работы в течение 5 лет, а затем передаются в ведомственный архив согласно Экспертизе ценности документов.