3. Раздел. Порядок подготовки и проведения личного приема граждан специалистами общественной приемной

3. Раздел. Порядок подготовки и проведения личного
приема граждан специалистами общественной приемной

3.1. Основные положения

3.1.1. На личном приеме, проводимом работниками общественной приемной, рассматриваются как личные, так и коллективные обращения граждан, решения по которым находятся в компетенции заведующего общественной приемной. К таким случаям относятся типовые или часто повторяющиеся вопросы, требующие принятия одних и тех же решений.

3.1.2. Если компетенции заведующего общественной приемной недостаточно для решения вопроса, то заявителя записывают на прием к мэру (его заместителю), либо предлагают заявителю изложить вопрос в письменной форме и направить обращение на мэра либо его заместителя.

3.1.3. Специалисты общественной приемной проводят приемы граждан ежедневно.

3.1.4. Прием могут проводить все специалисты общественной приемной, но право наложения резолюции принадлежит заведующему общественной приемной, который напрямую направляет вопрос заявителя со своей резолюцией в службу-исполнитель.

3.2. Проведение приема.

3.2.1. Прием заявителей проводится специалистами общественной приемной в порядке живой очереди без предварительной записи на прием.

3.2.2. Если в процессе приема заявителю даны исчерпывающие устные разъяснения, то вопрос считается закрытым.

3.2.3. Если в процессе приема выясняется, что вопрос необходимо проработать, то он регистрируется в "Журнале регистрации устных обращений граждан".

3.3. Регистрация устных обращений.

3.3.1. В конце приемного дня с "Журнала регистрации устных обращений граждан" с помощью программного обеспечения "Общественная приемная" производится электронная регистрация обращения заявителя путем формирования электронной регистрационно-контрольной карточки устного обращения (далее по тексту -карточки устного обращения) и проставления в ней соответствующих данных.

3.3.2. Одновременно информация заявителя перепроверяется по компьютерной базе на предыдущие обращения по этому же вопросу и при наличии таковых из архива готовится подборка соответствующих документов. При необходимости специалисты общественной приемной могут запрашивать по обращению заявителя любую дополнительную информацию в различных структурных подразделениях исполнительных органов местного самоуправления, которые обязаны ее предоставить по первому требованию.

3.3.3. По окончании процесса регистрации устных обращений граждан с компьютера получают карточки всех заявителей и передают заведующему общественной приемной для наложения резолюции в течение рабочего дня.

3.4. Наложение резолюции.

3.4.1. Заведующий общественной приемной в тексте резолюции назначает исполнителя (исполнителей по вопросу), излагает мероприятия и указывает контрольный срок их исполнения, но не более 30 календарных дней от даты регистрации устного обращения (25 дней на проработку вопроса, 5 дней - на оформление окончательного ответа) с письменным предупреждением заявителя за 5 дней до истечения контрольного срока.

Если в резолюции заведующего общественной приемной фигурирует несколько исполнителей, то окончательный ответ готовит исполнитель, указанный в резолюции первым, и являющийся ответственным исполнителем по вопросу.

3.4.2. Резолюция заведующего общественной приемной фиксируется в соответствующем разделе программного обеспечения "Общественная приемная".

3.5. Передача карточки устного обращения на исполнение.

3.5.1. В службу исполнителя передаются карточка с резолюцией заведующего общественной приемной и пакет прилагаемых документов (архивные документы по предыдущим обращениям, ответы на запросы из структурных подразделений мэрии и администраций районов и др.) ответственному за документооборот специалисту под роспись, которую он проставляет в ксерокопии оригинала карточки. Карточка устного обращения и пакет прилагаемых документов могут передаваться неоднократно по списку исполнителей, указанному автором в резолюции.

3.5.2. Каждый акт передачи карточки устного обращения и пакета прилагаемых документов очередному исполнителю и возвращения от него фиксируется в соответствующем разделе программного обеспечения "Общественная приемная". На передачу карточки устного обращения и пакета прилагаемых документов через общественную приемную дается не более 1 дня.

3.6. Контроль за исполнением резолюции заведующего общественной приемной.

3.6.1. Контроль за исполнением резолюции заведующего общественной приемной осуществляется на всех этапах работы по устному обращению заявителя.

Контроль производится на полноту, точность и своевременность выполнения резолюции автора.

3.6.2. При каждой передаче карточки устного обращения и пакета документов через общественную приемную заведующий проверяет ответ исполнителя на полноту, точность и своевременность выполнения резолюции автора. Если поручение автора резолюции выполнено не полностью и (или) неточно, карточка личного приема с пакетом документов возвращается исполнителю на доработку.

3.6.3. Контроль сроков исполнения по обращению заявителя осуществляется ежедневно.

По контрольным срокам, проставленным заведующим общественной приемной (30 календарных дней) производится письменное напоминание исполнителю за 5 дней до истечения контрольного срока.

3.6.4. При необходимости продления контрольных сроков исполнитель готовит служебную записку на автора резолюции с обоснованием необходимости продления контрольных сроков по обращению заявителя. Заведующий общественной приемной либо закрывает вопрос, либо его продлевает, ставя новый контрольный срок исполнения; при этом общественная приемная обязана уведомить заявителя о продлении контрольных сроков по его обращению. Автор резолюции может продлить контрольный срок исполнения по обращению заявителя не более чем на месяц.

3.7. Закрытие вопроса по устному обращению.

3.7.1. Если при проверке заведующим общественной приемной ответ исполнителя полностью соответствует резолюции, то вопрос закрывается с указанием исполнителя, готовящего ответ заявителю. Резолюция "на закрытие" может быть в трех вопросах:

- вопрос решен положительно;

- вопрос решен отрицательно;

- заявителю даны разъяснения.

3.7.2. При любом варианте ответа заявителю отправляется ответ, подготовленный службой-исполнителем либо общественной приемной мэрии, за подписью руководителя службы-исполнителя или заведующего общественной приемной.

3.8. Оформление дела в архив.

3.8.1. При закрытии вопроса карточка устного обращения со всем пакетом документов и копией ответа заявителю оформляется в дело согласно номенклатуре дел и перечню нормативных архивных документов.

3.8.2. Завершенные дела остаются в текущем архиве дел общественной приемной для работы в течение 5 лет, а затем передаются в ведомственный архив согласно Экспертизе ценности документов.